Planear el contenido de su sitio de SharePoint

Cuando el contenido de un sitio se organiza de manera lógica y es fácil de encontrar, es más fácil de mantener y administrar, y los usuarios del sitio son más productivos. Como administrador de la colección de sitios o propietario del sitio, es posible que desee planear la estrategia del sitio antes de crear el sitio. En este artículo, exploraremos:

¿Qué tipo de contenido tendrá en los sitios?

Una vez que haya pensado el número y el tipo de sitios que desea, haga algo de planeación del contenido que se almacenará en estos sitios. El objetivo de esta planificación del contenido es determinar:

  • Qué tipos de listas, bibliotecas o páginas desea crear en los sitios para organizar el contenido    Las bibliotecas se pueden usar para almacenar documentos y otros archivos, y las listas pueden resultar útiles para realizar un seguimiento de tareas o problemas. Las páginas son elementos individuales dentro de un sitio donde puede mostrar contenido, aplicaciones, vínculos y más.

  • Qué tipos de aplicaciones quiere incluir   SharePoint aplicaciones integradas, como listas y bibliotecas de documentos, pero también puede crear sus propias aplicaciones o comprar aplicaciones de terceros en la tienda SharePoint.

  • Si desea crear tipos de contenido    Tipos de contenido que le permiten personalizar el modo en que controla y realiza el seguimiento de tipos de contenido específicos.

Es posible que su organización desee realizar este tipo de planeación de forma centralizada (especialmente para los tipos de contenido), pero también es el tipo de planificación que debe alentar a los propietarios de sitios individuales a que personalicen los sitios de los que son responsables.

¿Qué tipos de aplicaciones desea agregar?

Además de pensar acerca de los tipos de contenido, puede pensar en las otras clases de información que se almacenarán en los sitios, o en las clases de tareas que los usuarios de la organización desearían administrar con los sitios. Esto le ayudará a planear las diferentes clases de aplicaciones que puede ser conveniente agregar a los sitios para empezar. Por ejemplo, si sabe que desea disponer de un sitio para almacenar documentos, probablemente desee agregar una biblioteca de documentos. Si sabe que desea realizar un seguimiento de fechas importantes, probablemente necesite un calendario.

No es necesario agregar todas las aplicaciones que podría llegar a necesitar inmediatamente. Los propietarios de los sitios pueden agregar y quitar aplicaciones más adelante, a medida que cambien las necesidades de la empresa. Sin embargo, planear con anterioridad cómo personalizar el contenido de los sitios puede ayudarle a asegurarse de que los sitios sean inmediatamente útiles para los usuarios.

SharePoint incluye aplicaciones integradas que son útiles para una variedad de propósitos empresariales, desde almacenamiento y administración de documentos hasta Administración y seguimiento de proyectos, hasta comunicaciones. Puede agregar varias instancias de estos tipos de aplicaciones a los sitios. También puede comprar y agregar aplicaciones de terceros desde la Tienda SharePoint a su sitio.

Para obtener más información, vea Agregar una aplicación a un sitio y Comprar una aplicación desde la Tienda SharePoint.

¿Necesita definir tipos de contenido?

Los tipos de contenido permiten a los usuarios del sitio crear rápidamente tipos de contenido especializados mediante el comando Nuevo elemento o Nuevo documento en una lista o una biblioteca. Los tipos de contenido son útiles ya que proporcionan a los propietarios de sitios una forma de garantizar que el contenido sea coherente en todos los sitios. Los tipos de contenido también permiten que una sola lista o biblioteca contenga varios tipos de elementos o tipos de documentos. Los propietarios de sitios pueden configurar previamente detalles específicos sobre el contenido al configurar los tipos de contenido para un sitio, una lista o una biblioteca.

Los propietarios de sitios pueden definir tipos de contenido para elementos de lista, documentos o carpetas.

Puede resultarle útil definir tipos de contenido para algunos de sus contenidos si los contenidos cumplen alguno de los siguientes criterios:

Si esto es verdadero:

Los tipos de contenido pueden ser útiles de las siguientes maneras:

Tiene determinados tipos de documentos con un formato o propósito estándar y desea que sean uniformes en toda la organización.

Configure tipos de contenido de sitio para estos tipos de documentos en el nivel del sitio de grupo para que estén disponibles para usarlos en todos los subsitios del sitio de grupo. De este modo, todos los usuarios de la organización crearán estos documentos de manera coherente.

Tiene determinadas plantillas que los usuarios deben usar para determinados tipos de documentos.

Agregue estas plantillas de documento a los tipos de contenido relevantes para que todos los documentos nuevos creados a partir del tipo de contenido usen la plantilla.

Existe un conjunto estándar de información de cuyos tipos de documentos o elementos concretos desea realizar el seguimiento.

Agregue columnas al tipo de contenido para realizar un seguimiento de esta información. Si algún dato es particularmente vital, puede designar estas columnas como obligatorias. También puede proporcionar valores predeterminados para columnas específicas cuando configure el tipo de contenido.

Hay un proceso de negocio definido para la forma en que se administran o revisan siempre tipos de documentos específicos.

Considere configurar flujos de trabajo para tipos de contenido específicos. Puede usar flujos de trabajo para administrar procesos de negocio, como la revisión o aprobación de documentos.

Después de identificar el contenido para el que es posible que desee definir tipos de contenido, debe pensar en dónde desea definir los tipos de contenido. Si define tipos de contenido de sitio en el nivel del sitio de grupo, estarán ampliamente disponibles para su reutilización en las listas y bibliotecas de todos los subsitios del sitio de grupo. Los propietarios de sitios individuales también pueden definir tipos de contenido de sitio para sus sitios, aunque estos tipos de contenido estarán disponibles para usarlos en listas y bibliotecas solo en ese sitio y en los sitios que contengan.

Es posible que le resulte útil crear una hoja de cálculo o una tabla que capture la información que desea incluir al definir los tipos de contenido. Por ejemplo, puede empezar por crear algo básico como la tabla siguiente y, luego, adaptarlo de forma que incluya toda la información adicional de la que quiera realizar un seguimiento, como los sitios o los equipos que usarán los tipos de contenido:

Nuevo tipo de contenido

Tipo de contenido primario

Columnas

Plantilla de documento

Flujos de trabajo

Especifique el nombre del tipo de contenido que desea crear.

Especifique el tipo de contenido primario a partir del que se creará.

Enumere la columna nueva o existente que desea agregar al tipo de contenido.

Especifique si habrá una plantilla de documento asociada al tipo de contenido.

Especifique si habrá flujos de trabajo asociados al tipo de contenido.

Para obtener más información acerca de cómo trabajar con tipos de contenido, consulte Creación o personalización de un tipo de contenido.

¿Cómo buscarán el contenido y obtendrán acceso a él los usuarios?

Piense en cómo buscarán los usuarios del sitio y usarán el contenido de sus sitios de SharePoint. Este tipo de planificación le ayudará a tomar decisiones sobre cómo configurar la navegación y la búsqueda en el Sitio de grupo y sus subsitios.

¿Qué sitios quiere incluir en la navegación global?

Para planear la navegación, puede resultarle útil crear un diagrama de los sitios de la jerarquía de sitios. Si ya creó un diagrama al planificar los sitios, puede empezar por ese diagrama y modificarlo. Incluya todos los subsitios del Sitio de grupo. Es posible que también desee incluir cualquier lista o biblioteca importante que exista en el sitio de grupo y sus subsitios. Esto le ayudará a identificar de un vistazo los destinos importantes que los usuarios del sitio pueden buscar si se inician desde la Página principal del sitio de grupo.

La navegación superior de un sitio proporciona lo que se conoce como navegación global.

Vínculos principales con una seleccionada.

De forma predeterminada, cada sitio utiliza su propia navegación superior, pero puede optar por permitir que los sitios hereden la navegación superior del sitio primario, de modo que la experiencia de navegación de todos los sitios sea coherente. Puede configurar qué sitios aparecerán en la navegación superior. También puede incluir vínculos a todas las demás direcciones URL que desee, si quiere integrar vínculos a recursos externos en la navegación del sitio. Para obtener más información sobre cómo personalizar la navegación superior, consulte Personalización de la navegación del sitio de grupo.

Si tiene varios subsitios para el sitio de grupo, es posible que no desee exponerlos a todos en la barra de vínculos superior porque podría ser abrumadora para los usuarios del sitio. Pero tampoco querrá que el contenido o los sitios más importantes sean imposibles de encontrar. Utilice el diagrama de jerarquía del sitio para identificar los sitios clave que quiere exponer en la navegación global.

¿Cómo navegarán los usuarios dentro de los sitios?

Además de la navegación superior, los sitios también muestran un elemento de navegación en el lado izquierdo de la página denominada Inicio rápido.

En general, el Inicio rápido muestra vínculos específicos del sitio en el que se encuentra el usuario, y también se puede usar para resaltar el contenido más importante. Al crear una lista o una biblioteca, aparece un vínculo automáticamente en Recientes en el Inicio rápido. La sección Recientes muestra únicamente los cinco vínculos más recientes.

El vínculo Recientes en el Inicio rápido muestra las páginas, listas y bibliotecas recién creadas

Puede personalizar el inicio rápido para agregar o quitar vínculos a las listas y bibliotecas del sitio. También puede agrupar los vínculos en encabezados personalizados. Si decide que todos los subsitios hereden la navegación global, será importante que los propietarios de los sitios personalicen la navegación en el inicio rápido porque será la forma principal en la que los usuarios encontrarán contenido dentro de un sitio cuando lo visiten. Si decide no que los subsitios hereden la navegación global del sitio de grupo, los usuarios podrán usar tanto la barra de vínculos superior como el inicio rápido en un subsitio para buscar el contenido que contiene. Para obtener más información sobre cómo editar los vínculos en Inicio rápido, vea personalizar la navegación en el sitio de grupo.

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¿En qué debe pensar al planificar la búsqueda?

Es más probable que los usuarios deseen usar SharePoint cuando puedan encontrar fácilmente la información que necesitan. Al usar características de contenido, como tipos de contenido, o al agregar columnas de metadatos a las listas y bibliotecas, puede ayudar a que el contenido sea más reconocible a través de la búsqueda.

Los administradores de la colección de sitios y los administradores de sitios pueden realizar varias configuraciones para personalizar la experiencia de búsqueda de los usuarios.

Para ello, realice lo siguiente:

Consulte este tema:

Personalizar el estilo y la configuración que afectan a los resultados de la búsqueda, puede personalizar el centro de búsqueda y los elementos Web usados en las páginas del centro de búsqueda.

Administrar el centro de búsqueda en SharePoint

Cree reglas de consulta para mejorar la forma en que la búsqueda responde al intento del usuario.

Administrar reglas de consulta

Personalizar los orígenes de resultados de las búsquedas.

Administrar orígenes de resultados

Ver, crear o cambiar propiedades administradas o asignar propiedades rastreadas a propiedades administradas.

Administrar el esquema de búsqueda en SharePoint

Para exportar e importar parámetros de configuración de búsqueda personalizada entre sitios. Entre los valores que se exportan e importan se incluyen todas las reglas de consulta, orígenes de resultados, tipos de resultados, modelos de clasificación y configuración de búsqueda de sitios personalizados.

Exportar e importar valores de configuración de búsquedas personalizadas

De qué manera el contenido está disponible en la búsqueda

El servicio de búsqueda está programado para rastrear SharePoint contenido cada cinco minutos. Después de agregar un elemento a un sitio SharePoint, habrá un período de tiempo antes de que se Indice y se devuelva en los resultados de la búsqueda. La cantidad de tiempo varía según las actividades del usuario actual. Por ejemplo, las tareas de migración, actualización y mantenimiento de un sitio aumentan la carga en la canalización de indización. Los nuevos elementos de contenido deberían mostrarse normalmente en los resultados de búsqueda en una hora.

¿Qué necesitan hacer los usuarios con el contenido?

Al formular algunas preguntas básicas acerca de qué usuarios del sitio necesitan hacer con el contenido, puede determinar cómo es posible que necesite configurar sitios, listas o bibliotecas específicos, así como qué características específicas pueden necesitar los usuarios del sitio.

Preguntas para tener en cuenta:

Consideraciones para configurar el contenido:

¿Necesita realizar el control de versiones de determinados tipos de documentos o elementos de lista?

  • Considere la posibilidad de habilitar el control de versiones en estas listas o bibliotecas.

  • Considere la posibilidad de solicitar que los documentos o elementos se desprotejan para que puedan ser modificados.

¿Los usuarios de los sitios necesitarán poder trabajar o colaborar simultáneamente en determinados tipos de documentos?

  • Considere habilitar la co-autoría para las bibliotecas relevantes con el fin de facilitar la colaboración.

Hacer que determinados tipos de contenido tengan que ser aprobados antes de que sean accesibles ampliamente

  • Considere habilitar la aprobación de contenido para bibliotecas, o bien usar flujos de trabajo para administrar la aprobación.

¿Determinados tipos de documentos están sujetos a procesos de negocios o flujos de trabajo específicos?

  • Considere crear o configurar flujos de trabajo para los tipos de contenido que se aplican a dichos documentos o para las bibliotecas en las que residirán dichos documentos.

¿Usará listas para impulsar o administrar procesos?

  • Puede crear o configurar flujos de trabajo basados en listas para procesos como la administración y el seguimiento de problemas.

¿Habrá contenido confidencial en sitios que necesiten restricciones de acceso general

  • Puede crear bibliotecas o sitios específicos que estén configurados con permisos únicos para almacenar contenido confidencial.

  • Considere el permiso de nivel de elemento si hay una necesidad mínima para restringir el acceso al contenido.

  • Considere usar identificación de audiencia para mostrar distinto contenido a diferentes usuarios.

  • Considere si es necesario excluir determinadas listas o bibliotecas de la indización de búsqueda.

¿Los usuarios tendrán que recibir actualizaciones acerca de los cambios en el contenido?

  • Considere la posibilidad de habilitar RSS para listas y bibliotecas clave.

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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