Si es el encargado de administrar todos los sitios de grupo de su organización para su suscripción de Office 365 Pequeña Empresa, este artículo le guiará a través de algunas de las tareas y conceptos clave relacionados con la administración de una colección de sitios y sus usuarios.
En este artículo
¿Qué es una colección de sitios?
Los sitios predeterminados de Microsoft SharePoint en Office 365 Pequeña Empresa forman parte de una sola colección de sitios. Una colección de sitios es un grupo de sitios de SharePoint que tienen el mismo propietario y comparten la configuración de administración, como los permisos. Las colecciones de sitios son jerárquicas y siempre incluyen un sitio de nivel superior y todos los sitios que se encuentran por debajo de este.
Al SharePoint su colección de sitios tiene tres colecciones de sitios: el Sitio de grupo y Mis sitios. Puede crear más subsitios debajo del Sitio de grupo. Los usuarios pueden crear también subsitios debajo de Mis sitios.
Nota: No puede crear más colecciones de sitios en SharePoint para Office 365 Pequeña Empresa.
Sitio de grupo El Sitio de grupo, y todos los sitios que cree bajo él, están disponibles para los usuarios a los que invite y para los usuarios externos con los que comparta explícitamente el sitio mediante la característica de uso compartido externo. De forma predeterminada, todos los usuarios del Microsoft 365 directory se agregarán como Miembros a la colección de sitios interna y como Visitantes a la colección de sitios pública. Con un sitio de grupo, su organización, equipo o grupo puede conectarse entre sí y colaborar en documentos y otros archivos, publicar anuncios, programar reuniones, mantener tareas, realizar un seguimiento de problemas o elementos de acción, almacenar información en listas, y así sucesivamente. También puede crear varios subsitios a partir de las plantillas de sitio disponibles en el sitio de grupo.
Los sitios personales (sitios web de Mi sitio) proporcionan a los usuarios de la organización una amplia variedad de características de redes sociales. Entre estas características se incluyen:
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Suministro de noticias: una página donde pueden interactuar los usuarios
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OneDrive para el trabajo o la escuela: un lugar donde los usuarios pueden almacenar, compartir y sincronizar sus documentos, fotos u otros archivos multimedia profesionales
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Sitios: una página personalizada donde los usuarios pueden guardar accesos directos a sitios web que les resulten útiles
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Perfil: una página donde los usuarios pueden presentarse a los demás usuarios y a la organización.
Administración de una colección de sitios
Como administrador de la colección de sitios, dispone del nivel de permisos Control total en la colección de sitios. Esto significa que tiene acceso al contenido de todos los subsitios del sitio de grupo. Puede administrar los permisos de usuario del Sitio de grupo y realizar tareas administrativas relacionadas con el sitio. Además de estas tareas, es posible que tenga que llevar a cabo otras tareas de su rol como administrador de la colección de sitios.
Responsabilidades habituales del administrador de la colección de sitios
Si es un administrador de la colección de sitios de su SharePoint las siguientes responsabilidades:
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Servir como punto de contacto entre sus usuarios y el Microsoft 365 global (si usted no es también esa persona).
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Conceder a los usuarios los permisos para obtener acceso al Sitio de grupo.
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Decida quién puede tener acceso al contenido importante almacenado en SharePoint sitios configurando permisos de nivel de colección de sitios.
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Decidir qué características se pondrán a disposición de los usuarios que utilizarán los sitios de la colección de sitios.
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Proporcionar parte del soporte técnico a los usuarios de la colección de sitios.
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Elegir un administrador de colección de sitios secundario para la colección de sitios.
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Ayudar a administrar ciertas características, como:
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Activar o desactivar las características disponibles de la colección de sitios.
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Crear o personalizar los tipos de contenido del sitio.
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Establecer la configuración regional.
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Planificación de los sitios de una colección de sitios
Aunque crear sitios adicionales para el grupo es bastante sencillo, es buena idea planear los sitios que desea, ya que puede ayudar a que los sitios de SharePoint se puedan administrar con el tiempo. También debe plantearse si quiere permitir que los usuarios de su compañía creen sus propios sitios de grupo nuevos para administrar proyectos. Si quiere tener un control más centralizado de los sitios que se crean, puede desactivar esta opción (siempre puede volver a activarla más tarde si cambia de opinión). Para obtener más información, vea Administrar la creación de sitios en SharePoint.
Aquí tiene una lista de las plantillas de sitio que están disponibles en SharePoint para Office 365 Pequeña Empresa, junto con una descripción de cada plantilla. Use esta lista para decidir qué tipos de sitios son más adecuados para su organización.
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Blog Un sitio para que una persona o un grupo publiquen ideas, observaciones y conocimientos sobre los que los visitantes del sitio pueden agregar comentarios.
Nota: Vamos a retirar los blogs clásicos de SharePoint. A partir del 18 de enero de 2020, el nombre de la plantilla de sitio del blog clásico pasará a ser "Blogs (retirados)". A partir del 17 de julio de 2020, desaparecerá la opción de crear sitios de blog clásicos en la interfaz de usuario.
Para una alternativa a los blogs clásicos, consulte Cómo crear un blog con sitios de comunicación y publicaciones de noticias. -
<c0>Sitio de la comunidad</c0>. Un sitio para participar en las discusiones de la comunidad.
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<c0>Sitio de proyecto</c0>. Un sitio para administrar un proyecto y colaborar en él.
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Sitio de grupo Un sitio para que los grupos organicen, creen y compartan información rápidamente. Proporciona una biblioteca de documentos y listas para la administración de anuncios, elementos de calendario, tareas y discusiones.
Gobierno
El gobierno es el conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que guían, dirigen y controlan el modo en el que los equipos de una organización cooperan para lograr los objetivos empresariales. En lo que respecta SharePoint colección de sitios, un plan de gobierno puede ser una guía para ayudar a planear los roles, responsabilidades y directivas necesarios para la colección de sitios. Esto puede incluir, sin limitación, las siguientes consideraciones:
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Arquitectura de la información, que incluye páginas web, documentos, listas y datos
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Actividades de mantenimiento, incluida la administración de cuentas de usuario
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Directivas de marca y personalización
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Aprendizaje
Es importante preparar un plan de gobierno para su organización. Participar en el desarrollo de un plan de gobierno puede ayudar a identificar la propiedad de los grupos comerciales y técnicos, al definir quién es responsable de cada área del sistema. Para obtener más información acerca del desarrollo de un plan de gobierno, consulteProcedimientos recomendados para crear y administrar sitios de grupo.
Administrar usuarios
Las cuentas de usuario las crea el Microsoft 365 administrador global. Como administrador de la colección de sitios, puede asignar permisos a estos usuarios mediante la configuración 
Cuentas de usuario en Microsoft 365
El administrador global agrega nuevos usuarios a Office 365 Pequeña Empresa mediante el Centro de administración de Microsoft 365, que es el portal para administrar usuarios y configurar servicios. Al agregar un usuario nuevo, el administrador global hace lo siguiente:
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Especifica si ese usuario también puede tener acceso al Centro de administración.
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Establece la ubicación geográfica del usuario.
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Selecciona el tipo de licencia del usuario.
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Crea un nombre de usuario y una contraseña para el usuario.
Usuarios del Sitio de grupo
Después de agregar un nuevo usuario al directorio de usuarios de Office 365 Pequeña Empresa, ese usuario se agrega automáticamente a un grupo de SharePoint llamado Miembro (personas que pueden editar contenido y páginas) en el sitio interno, y Visitante (personas que pueden ver y leer) en los sitios públicos. Si necesita que algunos usuarios tengan más acceso que el de Visitante o Miembro, puede ajustar los permisos de esos usuarios agregándolos a otros grupos de SharePoint, como Propietarios (usuarios con control total del sitio). Los niveles de permisos y la pertenencia a grupos de SharePoint se especifican en Configuración, en Usuarios y permisos. Para obtener más información acerca de los niveles de permisos y la pertenencia a grupos, consulte la sección Niveles de permisos y pertenencia a grupos de este artículo.
Niveles de permisos y pertenencia a grupos
Los niveles de permisos son colecciones de permisos (o derechos de SharePoint) que permiten a los usuarios realizar un conjunto de tareas relacionadas. Por ejemplo, el nivel de permisos Leer incluye los permisos Ver elementos, Abrir elementos, Ver páginas y Ver versiones (entre otros), todos ellos, necesarios para ver páginas, documentos y elementos en un sitio de SharePoint. Los permisos pueden estar incluidos en varios niveles de permisos.
No se recomienda asignar permisos directamente a usuarios individuales: puede resultar muy complicado realizar un seguimiento de quién tiene acceso a los sitios y administrarlos. En lugar de asignar permisos individuales, asigne permisos a grupos de SharePoint y, luego, asigne usuarios individuales a los grupos de SharePoint correspondientes. También puede usar los grupos de SharePoint que se crearon para usted de forma predeterminada.
Un grupo de SharePoint es un conjunto de usuarios definido en el nivel de la colección de sitios para administrar fácilmente los permisos. A todos los grupos se les asigna un nivel de permisos predeterminado.
Nota: Al asignar niveles de permisos a grupos de SharePoint en el nivel de la colección de sitios, de forma predeterminada, todos los sitios y el contenido de los sitios heredan esos niveles de permisos. Este comportamiento predeterminado se denomina herencia de permisos. También puede especificar si desea interrumpir la herencia de permisos o conceder permisos únicos. Resulta muy útil si tiene archivos que solo deban ver algunos usuarios. Después de interrumpir la herencia de permisos, puede quitar todos los demás grupos de SharePoint y conceder acceso solamente a grupos o usuarios de SharePoint concretos.
Dado que los permisos de un usuario determinan qué puede ver y a qué puede tener acceso dentro de un sitio, debe tener cuidado al decidir a qué grupos de SharePoint pertenecerá. Por ejemplo, un usuario responsable de la creación y la personalización de sitios debe ser miembro del grupo Diseñador como mínimo. Por otra parte, es posible que un usuario que solo necesite leer contenido y, quizás, agregar comentarios en un blog, necesite solamente ser miembro del grupo Miembros.
Roles predeterminados
Estos son los roles predeterminados de SharePoint, con una descripción de las actividades que un usuario con un rol determinado puede realizar en el sitio.
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Administradores de la colección de sitios Los administradores de la colección de sitios tienen el nivel de permisos Control total. Tienen acceso al contenido de todos los subs sitios en el sitio de grupo. Pueden agregar usuarios al sitio de grupo y realizar tareas administrativas y de auditoría relacionadas con los sitios.
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Propietarios de sitio De forma predeterminada, los miembros del grupo Propietarios tienen el nivel de permisos Control total en el sitio que crearon en el sitio de grupo. Pueden agregar usuarios y realizar cualquier tarea administrativa relevante para su sitio.
Sugerencia: Es buena idea agregar la información de contacto de un propietario del sitio a la página principal del sitio. Puede ayudar a los usuarios a buscar al propietario cuando necesiten asistencia administrativa.
Nota: Los usuarios que crean un sitio debajo de un sitio del nivel superior del Sitio de grupo, automáticamente, se convierten en propietarios de sitio de ese sitio.
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Diseñador De forma predeterminada, los miembros del grupo Diseño tienen el nivel de permisos Diseñar. Pueden crear listas y bibliotecas de documentos, modificar páginas y aplicar temas, bordes y hojas de estilos al Sitio de grupo.
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Editar De forma predeterminada, los usuarios del grupo Miembros tienen el nivel de permisos Editar. El sitio de grupo, los editores pueden ver, agregar, actualizar, eliminar, aprobar y personalizar listas y bibliotecas.
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Colaborador No hay ningún grupo que tenga el nivel de permisos Contribuir de forma predeterminada. En el Sitio de grupo, los Colaboradores solo pueden agregar, modificar y eliminar elementos de listas y bibliotecas de documentos existentes, además de trabajar con elementos web.
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Visitante De forma predeterminada, los miembros del grupo Visitantes tienen el nivel de permisos Leer. En el Sitio de grupo, los visitantes solo pueden ver páginas, elementos de listas y documentos.
Roles administrativos
Cuando se SharePoint su sitio de trabajo, se crean de forma predeterminada los siguientes roles administrativos:
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Administrador global El administrador de nivel superior de Microsoft 365. Cuando te registras para comprar una Microsoft 365, te conviertes en administrador global. Los administradores globales tienen acceso Microsoft 365 todas las características del Centro de administración de Microsoft 365 (como agregar usuarios al directorio, agregar dominios y administrar la configuración del servicio), y solo los administradores globales pueden asignar otros roles de administrador. Puede haber más de un administrador global en su empresa, pero el primer administrador global se convierte de forma predeterminada en el administrador de la colección de sitios predeterminado en SharePoint.
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Administrador de la colección de sitios Los administradores de la colección de sitios tienen el control total de la SharePoint de sitios. Tienen acceso al contenido de todos los subsitios del sitio de grupo. Pueden agregar usuarios al sitio de grupo y realizar tareas administrativas y de auditoría relacionadas con el sitio. Los administradores de la colección de sitios pueden agregar otros administradores de la colección de sitios, o cambiar el administrador de la colección de sitios, a través de la página Configuración del sitio.
Para obtener más información sobre cómo administrar usuarios permisos, vea Planear la estrategia de permisos, Información sobre los niveles de permisos en SharePoint y Crear y administrar grupos de SharePoint.
Planificación del uso de las características de la colección de sitios
Como administrador de la colección de sitios SharePoint e, administrará las características de la colección de sitios. Entre estas tareas, se pueden incluir la activación o la desactivación de características, en función de su plan de gobierno. Para obtener más información, vea Habilitar o deshabilitar características de colecciones de sitios. Vea también Administrar la Papelera de reciclaje de una colección de sitios de SharePoint.
Planificación de la habilitación de varios idiomas en los sitios
Como administrador de la colección de sitios, puede habilitar la característica Interfaz de usuario multilingüe (MUI) para permitir que los usuarios vean los sitios en otros idiomas distintos del idioma predeterminado configurado en la colección de sitios.
Cuando MUI está habilitado, los usuarios pueden ver los siguientes elementos en otro idioma:
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Título y descripción del sitio
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Menús y acciones predeterminados de SharePoint
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Columnas predeterminadas
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Columnas personalizadas (lista o sitio)
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Vínculos de la barra de navegación
Para obtener más información sobre la Interfaz de usuario multilingüe (MUI), vea Introducción a las características multilingüe.
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