Al configurar SharePoint en Microsoft 365 en Microsoft 365, es probable que tenga documentos y archivos que quiera agregar al sitio de grupo. Estas son algunas maneras de agregar diferentes tipos de contenido a su sitio.
Nota
Para obtener un artículo sobre cómo configurar OneDrive para el trabajo o la escuela y sitios de grupo para que puedan usarlos juntos, vea Configurar el almacenamiento y el uso compartido de archivos de Office 365.
En este artículo
- Antes de comenzar
- Crear carpetas, bibliotecas y subsitios
- Cargar documentos, imágenes y archivos
- Considere la posibilidad de crear listas de SharePoint para contactos, calendarios y hojas de cálculo
- Considere las soluciones de SharePoint para las necesidades empresariales ordinarias
- Ayude a los usuarios del sitio a encontrar su contenido
Antes de comenzar
Antes de empezar a mover archivos, compruebe cuánto almacenamiento tiene para SharePoint en Microsoft 365. Para obtener información sobre los límites de almacenamiento de SharePoint en Microsoft 365, consulte Límites de SharePoint.
Recomendación
Es importante recordar que en Microsoft 365, los límites de almacenamiento de SharePoint en Microsoft 365 (su sitio de grupo) difieren de los límites de almacenamiento de Exchange Online (para cuentas de correo electrónico). Para obtener más información acerca de los límites de almacenamiento de buzones, vea Destinatarios, en las Descripciones de servicio de Microsoft 365 para Exchange Online.
El siguiente paso es analizar el contenido que tiene actualmente. Esto incluye documentos, imágenes, formularios, etc.
Recomendación
En el Explorador de archivos, busque los archivos existentes por tamaño y fecha. Esto puede ayudarle a identificar rápidamente los archivos que se han usado recientemente o que son muy grandes.
Piense en cuánto contenido se usa con regularidad y si desea almacenarlo todo en Microsoft 365. Al igual que lo haría cuando se muda a una casa más pequeña, el objetivo es decidir qué encajará en el nuevo sitio. Por ejemplo, si su organización ahora usa más almacenamiento que el límite de Microsoft 365 para SharePoint en Microsoft 365, debe tomar decisiones como estas:
- ¿Qué archivos desea mover?
- ¿Quieres comprar más espacio de almacenamiento?
- ¿Debería planear tener espacio para que su sitio crezca? (Definitivamente lo hará)
Si su organización es grande o compleja, considere la posibilidad de invitar a un experto para que le ayude. Puede encontrar asistencia acreditada en Microsoft Pinpoint. Pinpoint es una forma rápida y sencilla para que las empresas de todo el mundo encuentren expertos certificados de Microsoft y servicios profesionales
Crear carpetas, bibliotecas y subsitios
Después de identificar el contenido que desea mover, piense en cómo desea organizarlo. Para empezar, cargue los archivos en la biblioteca de documentos del sitio de grupo. Es una buena idea organizar el contenido, especialmente si espera que eventualmente tendrá muchos archivos. A medida que crece el volumen de contenido, puede crear bibliotecas de documentos, bibliotecas de formularios y bibliotecas de imágenes adicionales para almacenar ese contenido. También puede crear subsitios para distintos tipos de documentos o proyectos.
Para obtener más información sobre cómo planear una estructura para organizar el contenido del sitio, vea Planear el contenido del sitio de grupo.
Cargar documentos, imágenes y archivos
Para cargar archivos, como documentos de Word, PDF o fotos JPG, cárguelos en una biblioteca o en una carpeta de una biblioteca.
Nota
El tamaño máximo de archivo para un único archivo que se puede cargar en una biblioteca de SharePoint en Microsoft 365 es actualmente de 2 GB. Además, solo puede cargar 100 o menos archivos a la vez.
La mejor manera de hacerlo depende del número de archivos. En primer lugar, vaya a la biblioteca de destino y, a continuación, use esta tabla para elegir un método:
| Número de archivos | Método de carga |
|---|---|
| Documento único | Seleccione Nuevo documento>CARGAR ARCHIVO EXISTENTE y, a continuación, busque el archivo en el equipo. |
| Muchos documentos y carpetas | Selecciona el botón Abrir con el Explorador en la pestaña Biblioteca de la cinta de opciones. A continuación, arrastre y coloque los archivos mediante el Explorador de archivos. |
Para obtener más información, vea Cargar, crear o eliminar archivos en una biblioteca.
Nota
Hay ciertos tipos de archivo que no se pueden cargar en una biblioteca. Para obtener una lista de estos, vea el artículo Tipos de archivos que no se pueden agregar a una lista o biblioteca.
Considere la posibilidad de crear listas de SharePoint para contactos, calendarios y hojas de cálculo
Cada empresa tiene datos en muchas formas, como calendarios, tareas y hojas de cálculo. Para este tipo de datos, puede mover o convertir ese contenido en una lista en su sitio. Por ejemplo, puede convertir su lista de contactos profesionales en una lista de contactos. Además, a menudo puede convertir calendarios en un Calendario de SharePoint, que es un tipo especial de lista.
- Para obtener información sobre cómo crear un calendario de grupo en SharePoint en Microsoft 365, vea este vídeo: Vídeo: Crear su propio calendario.
Si ahora usa hojas de cálculo de Microsoft Excel para realizar un seguimiento de la información, puede cargar estas hojas de cálculo directamente en una biblioteca de documentos de SharePoint en Microsoft 365. O bien, puede importar una hoja de cálculo como listas de SharePoint. Como muchas personas pueden actualizar una lista al mismo tiempo, las listas de SharePoint ayudan a fomentar la colaboración. Puede crear diferentes vistas de listas para exponer exactamente la información que desea.
- Para obtener más información sobre cómo trabajar con listas, consulte Aprendizaje: Crear y configurar una lista.
Considere las soluciones de SharePoint para las necesidades empresariales ordinarias
Otra manera de mover contenido es usar una solución de SharePoint para administrar mejor una tarea existente. Por ejemplo, la mayoría de las organizaciones quieren capturar y compartir el conocimiento diario de las personas que trabajan allí. Un wiki en su sitio podría ser ideal exactamente para este tipo de intercambio.
En esta tabla se describen las características de SharePoint que pueden ayudarle a administrar procesos empresariales.
| Proceso empresarial | Descripción |
|---|---|
| Usar un wiki para compartir conocimientos del equipo y colaborar | Los wikis son sitios especiales en los que una comunidad de usuarios crea y almacena información. Los wikis pueden ser una excelente herramienta para capturar y compartir información del proceso o información de referencia general que sea importante para su trabajo.
|
| Mover la programación de recursos a los calendarios de grupo de SharePoint | Un calendario de grupo puede ser una buena manera de programar recursos comunes, como salas de conferencias, equipos audiovisuales, etc. Dado que un calendario de grupo se encuentra en un sitio de SharePoint in Microsoft 365, todos los miembros de su equipo pueden verlo fácilmente en SharePoint o en Outlook. |
| Convertir programas de base de datos en una aplicación de Access | Puede usar Microsoft Access 2013 para diseñar y publicar una base de datos y, después, crear una aplicación de Access para usar la base de datos en su sitio de grupo. |
| Automatización de procesos empresariales con flujos de trabajo | Los flujos de trabajo automatizan y realizan un seguimiento de las tareas clave de un proceso empresarial. Son ideales para tareas como procesos de aprobación o recopilación de comentarios. |
Ayude a los usuarios del sitio a encontrar su contenido
Después de mover los documentos y archivos al sitio de grupo, informe a otros usuarios del sitio. Puede ofrecer varias maneras diferentes que ellos pueden usar para encontrar contenido en el sitio.
En esta tabla se describen diferentes métodos que puede usar.
| Método | Descripción |
|---|---|
| Usar la búsqueda para localizar contenido | La manera más fácil de buscar contenido en un sitio de SharePoint en Microsoft 365 es usar la característica de búsqueda.
|
| Configurar vistas en listas y bibliotecas para que el contenido sea detectable | Puede seleccionar los elementos que aparecen en una vista. Por ejemplo, en una vista, puede mostrar el título y el autor. En una vista diferente, es posible que quiera mostrar solo los elementos que se agregaron después de una fecha determinada. |
| Personalizar la navegación del sitio | Puede personalizar la navegación del sitio de grupo para facilitar a los usuarios del sitio la búsqueda de contenido. |
| Buscar contenido en línea cuando esté sin conexión | Puede usar OneDrive para el trabajo, la escuela o Outlook para buscar contenido que esté en el sitio de SharePoint en Microsoft 365 cuando esté sin conexión |
| Realizar un seguimiento de las actualizaciones de contenido |
Para obtener más información sobre las formas en que puede ayudar a los usuarios del sitio a encontrar contenido fácilmente, vea el artículo de la guía de planeación Planear el contenido de los sitios de grupo .
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