Al crear un mensaje para una audiencia interna, hay consideraciones que se deben tomar para determinar cómo comunicarse de forma eficaz en toda la organización.
Paso 1. Comprender los tipos de audiencia interno de su organización
Al elaborar un mensaje para un público interno, es importante comprender quién es su público. Esto le ayudará a determinar el idioma, el tono y el nivel de detalle adecuados para introducirse al elaborar un mensaje para su campaña de comunicación. También le ayudará a identificar qué fragmentos de información son los más importantes.
Las audiencias internas se pueden agrupar en función de la estructura organizativa, los intereses, la competencia técnica, la ubicación, el idioma y mucho más. Tenga en cuenta las siguientes categorías de audiencia al determinar quién es su audiencia:
Jerarquía organizativa
Tenga en cuenta el ámbito de responsabilidad de su audiencia. Algunos miembros de una organización se centran en áreas de una empresa a un nivel más alto que otros. Algunos miembros de una organización se centran en las cosas que afectan a sus actividades diarias en el trabajo.
Role
Las audiencias internas también se pueden segmentar por rol. Por ejemplo, los empleados a tiempo completo pueden verse afectados por cambios internos específicos que no afectan a los empleados a tiempo parcial. Los empleados basados en proyectos pueden necesitar mensajes que se centren específicamente en pequeños detalles o que solucione problemas directamente, mientras que otros empleados solo necesitan actualizaciones generales que no contengan demasiados detalles pequeños.
Department
También podría ser beneficioso segmentar las audiencias en función del departamento. Los miembros de un departamento de TI pueden verse afectados por un evento específico que no afecte a los miembros del departamento de marketing. Piense en a quién está destinado su mensaje y adapte su mensaje en consecuencia.
Idioma o ubicación
En organizaciones grandes, la ubicación geográfica desempeña un papel importante en el tipo de impacto que el mensaje puede tener o no en diferentes grupos de personas. Al preparar un mensaje que afecte a toda la organización, asegúrese de que está al día con los eventos actuales y las cosas que pueden afectar a determinadas ubicaciones. Esto le ayudará a evitar (sonar tonos sordos) al crear un mensaje. También le permitirá personalizar mejor el mensaje cuando hable solo a audiencias específicas de diferentes idiomas y ubicaciones.
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Paso 2. Comprender los dispositivos que se usan para acceder a las comunicaciones internas
La mayoría de las organizaciones incluyen una variedad de tipos de audiencia que consisten en trabajadores de primera línea, trabajadores en oficina y trabajadores remotos.
Los trabajadores frontline trabajan normalmente desde dispositivos móviles y tabletas y no se sientan delante de un equipo para completar la mayoría de las tareas. Al elaborar mensajes para los trabajadores de primera línea, mantenga sus mensajes concisos, fáciles de acceder y visualmente atractivos.
Los trabajadores en oficina y los trabajadores remotos, por otro lado, suelen sentarse en un escritorio en un entorno de oficina tradicional y usar un equipo o portátil para acceder a las comunicaciones corporativas y participar en ellas. Esta audiencia también puede usar dispositivos móviles para acceder a las comunicaciones corporativas y participar en ellas de vez en cuando. Los mensajes de este grupo deben incluirse para adaptarse a una variedad de horarios de trabajo, acceso a Internet, idiomas y zonas horarias. En los trabajadores de oficina, por lo general, se involucran entre sí en persona. Al dirigirse a trabajadores de la oficina, mantenga los mensajes concisos, informativos y breves.
Al comunicarse con los trabajadores de primera línea y remotos, considere la posibilidad de usar más de un canal de distribución para llegar a diferentes empleados con diferentes estilos de trabajo. También puede crear oportunidades para que los empleados participen en conversaciones, compartan su perspectiva y red con otras personas para que se sientan conectados.
Paso 3. Tenga en cuenta el tamaño y la ubicación de su audiencia
Use el tamaño y la ubicación de su audiencia para determinar los métodos y canales de distribución adecuados que emplear para llegar a ellos y fomentar la participación. Por ejemplo, los anuncios rápidos realizados a todo el departamento de TI o a la comunidad interna de entusiastas de la tecnología pueden ser más adecuados como una publicación de Viva Engage, mientras que los mensajes de varias partes de gran tamaño destinados a toda la organización pueden ser más adecuados para publicarse como una página de SharePoint.
Las grandes organizaciones también deben centrarse en garantizar que la mensajería y el lenguaje utilizados en su campaña de comunicaciones sean inclusivos y funcionen bien para consideraciones multinacionales. Tenga en cuenta la ubicación de su audiencia para asegurarse de que el contenido del mensaje se localiza correctamente y tenga en cuenta los eventos actuales en la ubicación en la que se encuentra la audiencia para la que está elaborando el mensaje.
Paso 4. Elegir los canales de distribución
Ahora que comprende los segmentos de audiencia, los dispositivos que usan para acceder a las comunicaciones corporativas y participar en ellas, así como el tamaño y la ubicación de su audiencia, use esa información para seleccionar los canales de distribución adecuados para su campaña de comunicación.
