Descripción de la administración de vínculos y almacenamiento en Excel

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Resumen

En Microsoft Excel, puede vincular una celda de un libro a otro libro usando una fórmula que haga referencia al libro externo. Cuando se crea este vínculo, puede usar una ruta de acceso relativa. Con un vínculo relativo, puede mover los libros sin romper el vínculo. En este artículo se explica cómo Excel almacena las referencias a libros vinculados en diferentes circunstancias.

Más información

Cómo se administran las rutas de vínculos al abrir un archivo

Cuando Excel abre un archivo que contiene vínculos (libro vinculado), combina las partes de los vínculos almacenadas en el archivo con las partes necesarias de la ruta de acceso actual del libro vinculado.

Cómo se almacenan las rutas de vínculos

Cuando Excel almacena la ruta de acceso a un archivo vinculado, usa las siguientes reglas para determinar qué se va a almacenar.Nota Subir una ruta indica que se hace referencia a las carpetas alejándose de la unidad raíz o del recurso compartido. Bajar una trayectoria indica que está desplazándose más cerca de la unidad raíz o del recurso compartido.

  • Si el archivo vinculado y el archivo de datos de origen no se encuentran en la misma unidad, la letra de unidad se almacena con una ruta de acceso al archivo y al nombre de archivo.

  • Si el archivo vinculado y el archivo de datos de origen están en la misma carpeta, solo se almacena el nombre de archivo.

  • Si el archivo de datos de origen se encuentra en una carpeta que está anidada en la misma carpeta raíz que el archivo vinculado, se almacena una propiedad para indicar la carpeta raíz. No se almacenan todas las partes de la ruta de acceso que se comparten. Por ejemplo, si el archivo vinculado C:\Mydir\Linked.xls depende de C:\Mydir\Files\Source.xls, la única parte de la ruta de acceso que se almacena es \Files\Source.xls.

  • Si el archivo de datos de origen es una carpeta desde el archivo vinculado, se almacena una propiedad para indicarlo. Por ejemplo, el archivo vinculado es C:\Mydir\Files\Myfile\Linked.xls y el archivo de datos de origen es C:\Mydir\Files\Source.xls. Excel solo almacena \MyDir\Files\.. \Source.xls.Nota Esto permite que se mantenga un vínculo cuando el archivo vinculado se copia en una subcarpeta adicional de la carpeta en la que se encuentra el archivo de origen. Por ejemplo, el archivo vinculado es C:\Mydir\Files\Myfiles1\Linked.xls y el archivo de datos de origen es C:\Mydir\Files\Source.xls, el archivo vinculado, vinculado. xls, se copia de la carpeta C:\Mydir\Files\Myfiles1 a una carpeta denominada C:\Mydir\Files\Myfiles2 y se mantiene el vínculo a C:\Mydir\Files\Source.xls.

  • Si el archivo de datos de origen se encuentra en la carpeta XLStart, en la ubicación de un archivo de inicio alternativoo en la de la biblioteca , se escribirá una propiedad para indicar una de estas carpetas y solo se almacenará el nombre de archivo.Nota Excel reconoce dos carpetas XLStart predeterminadas de las cuales se abren automáticamente los archivos al inicio. Las dos carpetas son las siguientes:

    • La carpeta XLStart que se encuentra en la carpeta de instalación de Office, como C:\Archivos de Programa\microsoft Office \Office carpeta\XLStart

    • La carpeta XLStart que está en el perfil del usuario, como C:\Documents and Settings \username\Datos de Data\Microsoft\Excel\XLStart

    La carpeta XLStart que está en el perfil del usuario es la carpeta XLStart que se almacenará como una propiedad para el vínculo. Si utiliza la carpeta XLStart, que se encuentra en la carpeta de instalación de Office, esta carpeta XLStart se trata como cualquier otra carpeta del disco duro. El nombre de la carpeta Office cambia entre las versiones de Office. Por ejemplo, el nombre de la carpeta de Office es Office, Office10, Office11 u Office12, según la versión de Office que se esté ejecutando. Este cambio de nombre de carpeta hace que los vínculos se rompan si se mueve a un equipo que ejecuta una versión de Excel diferente de la versión con la que se estableció el vínculo.

También es importante tener en cuenta que lo que aparece en la barra de fórmulas no es necesariamente el que se almacena. Por ejemplo, si el archivo de datos de origen está cerrado, verá una ruta de acceso completa al archivo, aunque solo se puede almacenar el nombre de archivo.

Vínculos relativos y absolutos

Los vínculos a libros externos se crean de forma relativa siempre que sea posible. Esto significa que no se graba la ruta de acceso completa del archivo de datos de origen, sino la parte de la ruta de acceso en relación con el libro vinculado. Con este método, puede mover los libros sin romper los vínculos entre ellos. Sin embargo, los vínculos permanecen intactos, solo si los libros permanecen en la misma ubicación en relación entre sí. Por ejemplo, si el archivo vinculado es C:\Mydir\Linked.xls y el archivo de datos de origen es C:\Mydir\Files\Source.xls, puede mover los archivos a la unidad D siempre que el archivo de origen siga ubicado en una subcarpeta denominada "archivos". Los vínculos relativos pueden causar problemas si mueve el archivo vinculado a otros equipos y el origen se encuentra en una ubicación central.

Unidades asignadas frente a UNC

Cuando se vincula un libro de datos de origen, el vínculo se establece en función de la forma en que se abrió el libro. Si el libro se abrió en una unidad asignada, el vínculo se crea mediante una unidad asignada. El vínculo permanecerá así independientemente de cómo se abra el libro de datos de origen en el futuro. Si el archivo de datos de origen se abre mediante una ruta de acceso UNC, el vínculo no vuelve a una unidad asignada, incluso si está disponible una unidad coincidente. Si tiene vínculos UNC y de unidad asignada en el mismo archivo y los archivos de origen están abiertos al mismo tiempo que el archivo de destino, solo los vínculos que coincidan con la manera en que se abrió el archivo reaccionarán como hipervínculo. En concreto, si abre el archivo a través de una unidad asignada y cambia los valores del archivo de origen, solo los vínculos creados en la unidad asignada se actualizarán inmediatamente. El vínculo que aparece en Excel puede aparecer de forma diferente según el modo en que se abrió el libro. El vínculo puede parecer coincidir con el recurso compartido raíz UNC o la letra de la unidad raíz que se usó para abrir el archivo.

Escenarios en los que es posible que los vínculos no funcionen según lo esperado

Hay varias circunstancias en las que los vínculos entre archivos se pueden hacer de forma inadvertida para apuntar a ubicaciones incorrectas. A continuación se muestran dos de los escenarios más comunes. Escenario 1:

  1. Asigne una unidad en la raíz de un recurso compartido. Por ejemplo, asigne la unidad Z a \ \Server\share\Folder1.

  2. Cree vínculos a un libro que está almacenado en la ubicación asignada después de abrir el archivo a través de esa unidad asignada.

  3. Abra el archivo con una ruta de acceso UNC.

  4. Como consecuencia, el vínculo se romperá.

Si cierra el archivo sin guardarlo, los vínculos no se cambiarán. Sin embargo, si guarda el archivo antes de cerrarlo, guardará los vínculos con la ruta de acceso dañada actual. Las carpetas entre la raíz del recurso compartido y la carpeta asignada se dejarán fuera de la ruta de acceso. En el ejemplo anterior, el vínculo cambiaría a \ \Server\Folder1. En otras palabras, el nombre del recurso compartido se elimina de la ruta de acceso. Escenario 2:

  1. Asigne una unidad en la raíz de un recurso compartido. Por ejemplo, asigne la unidad Z a \ \Server\share\Folder1.

  2. El archivo se abre mediante una ruta de acceso UNC o una unidad asignada asignada a otra carpeta del recurso compartido, como \ \servidor\compartir\Folder2.

  3. Como consecuencia de ello, el vínculo se romperá.

Si cierra el archivo sin guardarlo, los vínculos no se cambiarán. Sin embargo, si guarda el archivo antes de cerrarlo, guardará los vínculos con la ruta de acceso dañada actual. Las carpetas entre la raíz del recurso compartido y la carpeta asignada se dejarán fuera de la ruta de acceso. En el ejemplo anterior, el vínculo cambiará a \ \Server\carpeta1.

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