En Microsoft Excel, puede vincular una celda de un libro a otro libro mediante una fórmula que haga referencia al libro externo. Esto se denomina vínculo de libro. Cuando se crea este vínculo de libro, puede usar una ruta de acceso relativa, lo que puede permitirle mover los libros sin romper el vínculo. En este artículo se describe cómo Excel almacena los vínculos de libros en diferentes circunstancias y puede ayudarle cuando intente corregir un vínculo roto.
Cómo se administran las rutas de vínculo de los libros cuando se abre un libro de destino
Cuando Excel abre un libro de destino que contiene vínculos de libro, combina dinámicamente las partes de los vínculos de libro almacenadas en el libro con las partes necesarias de la ruta actual del libro de origen para crear una ruta absoluta.
También es importante tener en cuenta que lo que aparece en la barra de fórmulas no es necesariamente lo que se almacena. Por ejemplo, si el libro de origen está cerrado, verá una ruta de acceso completa al archivo, aunque solo se puede almacenar el nombre de archivo.
Vínculos relativos frente a absolutos
Libros: los vínculos a los libros de origen se crean de forma relativa, siempre que sea posible. Esto significa que no se registra la ruta de acceso completa al libro de origen, sino la parte de la ruta de acceso relacionada con el libro de destino. Con este método, puede mover los libros sin romper los vínculos entre ellos. Sin embargo, los vínculos del libro permanecen intactos solo si los libros permanecen en la misma ubicación entre sí. Por ejemplo, si el libro de destino es C:\Mydir\Destination.xlsx y el libro de origen es C:\Mydir\Files\Source.xlsx, puede mover los archivos a la unidad D siempre que el libro de origen siga ubicado en una subcarpeta denominada "Files".
Los vínculos relativos pueden causar problemas si mueve el libro de destino a diferentes equipos y el libro de origen se encuentra en una ubicación central.
Los tres tipos de configuraciones de almacenamiento de vínculos de libro
La manera en que se almacenan los vínculos del libro varía de las siguientes maneras:
Tipo de almacenamiento 1: La misma unidad con la misma carpeta o carpeta secundaria
El libro de origen está en la misma carpeta o en una carpeta secundaria que el libro de destino. En este caso, almacenamos la ruta de acceso relativa al archivo, por ejemplo, subcarpeta / source.xlsx y destination.xlsx.
Este tipo funciona mejor para libros basados en la nube y cuando se mueven ambos libros.
Tipo de almacenamiento 2: la misma unidad pero con carpetas relacionadas diferentes
Los libros de origen y de destino se encuentran en la misma unidad, pero en carpetas distintas del mismo nivel. En este caso, almacenamos una ruta relativa al servidor, por ejemplo, /root/parent/sibling1/source.xlsx y /root/parent/sibling2/destination.xlsx.
Este tipo funciona mejor si el libro de destino se mueve dentro de la misma unidad, pero el libro de origen permanece en la misma ubicación.
Tipo de almacenamiento 3: unidades diferentes
El libro de origen está en una unidad diferente del libro de destino. Por ejemplo, la carpeta del libro de destino está en la unidad C y la carpeta del libro de origen está en la unidad H. En este caso, almacenamos la ruta absoluta, por ejemplo, H:\folder\source.xlsx o https://tenant.sharepoint.com/teams/site/folder/source.xlsx.
Este tipo funciona mejor si se mueve el libro de destino, pero el libro de origen permanece en la misma ubicación. Esto supone que el libro de destino todavía puede tener acceso al libro de origen.
Descripción de XLStart y las carpetas Office
Si el libro de origen se encuentra en la carpeta XLStart, Ubicación de archivo de inicio alternativa o Biblioteca , se escribe una propiedad para indicar una de estas carpetas y solo se almacena el nombre de archivo.
Excel reconoce dos carpetas XLStart predeterminadas desde las que abrir archivos automáticamente al inicio. Las dos carpetas son las siguientes:
La carpeta XLStart que se encuentra en el perfil del usuario es la carpeta XLStart que se almacena como una propiedad para el vínculo del libro. Si usa la carpeta XLStart que se encuentra en la carpeta de instalación de Office, esa carpeta XLStart se trata como cualquier otra carpeta del disco duro.
El nombre de la carpeta Office cambia entre las versiones de Office. Por ejemplo, el nombre de la carpeta Office puede ser Office14, Office15 u Office16, dependiendo de la versión de Office que esté ejecutando. Este cambio de nombre de carpeta provoca que los vínculos del libro se rompan si se mueve a un equipo que ejecuta una versión de Excel diferente de la versión en la que se estableció el vínculo.
- La carpeta XLStart que se encuentra en la carpeta de instalación de Office, como C:\Program Files\Microsoft Office\<Office folder>\XLStart
- La carpeta XLStart que se encuentra en el perfil del usuario, como C:\Documents and Settings\<username>\Application Data\Microsoft\Excel\XLStart
Descripción de las unidades asignadas frente a UNC
Cuando se vincula un libro de origen, el vínculo del libro se establece en función de la forma en que se abrió el libro de origen. Si el libro se abrió en una unidad asignada, el vínculo del libro se crea mediante una unidad asignada. El vínculo del libro permanece así independientemente de cómo se abra el libro de origen en el futuro. Si el libro de origen se abre mediante una ruta UNC, el vínculo del libro no se revertirá a una unidad asignada, incluso si hay disponible una unidad coincidente. Si tiene vínculos de libro de la unidad asignada y UNC en el mismo archivo, y los libros de origen están abiertos al mismo tiempo que el libro de destino, solo los vínculos que coincidan con la forma en que se abrió el libro de origen reaccionarán como hipervínculo. Específicamente, si abre el libro de origen a través de una unidad asignada y cambia los valores del libro de origen, solo los vínculos creados a la unidad asignada se actualizarán inmediatamente.
Además, el vínculo del libro que se muestra en Excel puede aparecer de forma diferente según cómo se haya abierto el libro. Puede parecer que el vínculo del libro coincide con el recurso compartido UNC raíz o con la letra de unidad raíz que se usó para abrir el archivo.
Escenarios que pueden hacer que los vínculos al libro no funcionen según lo esperado
Hay varias circunstancias en las que los vínculos de libro entre libros pueden señalarse inadvertidamente a ubicaciones erróneas. A continuación se muestran dos de los escenarios más comunes.
Escenario 1
- Asigna una unidad debajo de la raíz de un recurso compartido. Por ejemplo, asigna la unidad Z a \\MyServer\MyShare\MyFolder1.
- Crea vínculos de libro a un libro de origen que se almacena en la ubicación asignada después de abrir el libro de destino a través de esa unidad asignada.
- Abre el libro de destino mediante una ruta UNC.
- Como consecuencia, se romperá el vínculo del libro.
Si cierra el libro de destino sin guardarlo, los vínculos del libro no cambiarán. Sin embargo, si guarda el libro de destino antes de cerrarlo, guardará los vínculos del libro con la ruta de acceso rota actual. Las carpetas situadas entre la raíz del recurso compartido y la carpeta asignada quedarán fuera de la ruta de acceso. En el ejemplo anterior, el vínculo cambiaría a \\MyServer\MyFolder1. En otras palabras, el nombre del recurso compartido se elimina de la ruta del archivo.
Escenario 2
- Asigna una unidad debajo de la raíz de un recurso compartido. Por ejemplo, asigna la unidad Z a \\MyServer\MyShare\MyFolder1.
- Abre el archivo mediante una ruta UNC o una unidad asignada asignada a una carpeta diferente del recurso compartido, como \\MyServer\MyShare\MyFolder2.
- Como consecuencia, se romperá el vínculo del libro.
Si cierra el libro de destino sin guardarlo, los vínculos del libro no cambiarán. Sin embargo, si guarda el libro de destino antes de cerrarlo, guardará los vínculos del libro con la ruta de acceso rota actual. Las carpetas situadas entre la raíz del recurso compartido y la carpeta asignada quedarán fuera de la ruta de acceso. En el ejemplo anterior, el vínculo cambiaría a \\MyServer\MyFolder1. En otras palabras, el nombre del recurso compartido se elimina de la ruta del archivo.