Forms son objetos esenciales en una base de datos y sirven como ventanas a través de las cuales los usuarios pueden ver y obtener acceso a sus datos. Si alguna vez ha querido comprender de forma holística los conceptos básicos de los formularios de Microsoft Access, como qué tipos de formularios están disponibles, cómo crearlos, personalizarlos y administrarlos, este artículo le ofrece una serie de recursos para ayudarle a comprender esta imagen.
En este artículo
Información general
Un formulario es un objeto de base de datos que puede usar para crear una interfaz de usuario que permite a los usuarios escribir y editar los datos. Forms suelen contener controles que realizan varias tareas. Aunque puede crear una base de datos sin usar formularios simplemente editando los datos en la tabla en la que la mayoría de los usuarios prefieren usar formularios para ver, escribir y editar los datos contenidos en las tablas. Los formularios también le permiten controlar de qué manera otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre solo determinados campos y permita que se realicen únicamente ciertas operaciones. Esto ayuda a proteger los datos y a reducir los posibles errores en la entrada de datos. En este artículo se proporciona una serie de recursos que van desde los conceptos básicos de los formularios de Access hasta la creación y personalización de formularios.
Una forma excelente de comprender el rol y la función de los formularios en la base de datos de Microsoft Access es comenzar con una descripción general de las distintas partes de una base de datos y el rol de los formularios en una base de datos para obtener más información, empezando desde una vista de los conceptos básicos de la base de datos.
A continuación, vamos a centrarnos en los formularios con Introducción a los formularios.
Antes de crear un formulario, eche un vistazo a los controles, una característica esencial de la mayoría de los formularios. Los controles permiten a los usuarios escribir, editar o mostrar datos de la base de datos. Conocer los distintos tipos de controles disponibles en Access puede ser útil a la hora de personalizar los formularios. Para obtener más información sobre los controles, vea Introducción a los controles.
Tipos de formularios
Access le ofrece varias maneras de crear formularios en función del tipo de formulario que desee crear. Obtenga información sobre algunos tipos de formularios comunes y cómo crearlos:
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¿Qué tipo de formulario necesita? |
Más información |
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Formulario de detalle: Formulario de Access en blanco que muestra información sobre un registro a la vez. |
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Formulario de varios elementos: también conocido como formulario continuo, muestra información de más de un registro a la vez. Es similar a una hoja de datos, pero le ofrece más control sobre aspectos como el formato de texto, agregar gráficos, botones y otros controles |
Crear un formulario mediante la herramienta Varios elementos |
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Formulario dividido: Muestra simultáneamente los datos en las vistas Formulario y Hoja de datos. Es útil cuando necesita ver grandes cantidades de datos, pero solo necesita cambiar un registro a la vez. |
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Formulario de navegación: Formulario que contiene un control de navegación. Los formularios de navegación son especialmente importantes para navegar por la base de datos si su plan incluye la publicación de la base de datos en la Web, ya que el panel de navegación de Access no está disponible en un explorador. |
Formas adicionales de crear un formulario
Use la pestaña Crear y pruebe las opciones del grupo Forms para crear nuevos formularios rápidamente. También puede seleccionar una tabla o consulta en el panel de navegación y crear rápidamente un nuevo formulario basado en ese objeto mediante el comando Formulario.
Eche un vistazo a los recursos de la tabla siguiente para obtener información sobre algunas formas comunes de crear formularios:
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Métodos para crear formularios |
Obtenga información sobre cómo |
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Herramienta Formulario : para crear rápidamente un formulario de un solo elemento que muestre información sobre un registro a la vez. |
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Asistente para formularios: use esta herramienta para crear un formulario cuando quiera ser más selectivo con los campos que aparecen en el formulario. También le permite definir cómo se agrupan y ordenan los datos. |
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Formulario en blanco:si la herramienta de formulario o el asistente no satisfacen sus necesidades, la herramienta Formulario en blanco ofrece una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si planea agregar solo algunos campos al formulario. |
Vea la sección sobre cómo crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco en el artículo Introducción a los formularios. |
Usar diferentes vistas para formularios
Como ya ha aprendido de algunos de los artículos mencionados en las secciones anteriores, los formularios de Access se pueden ver en tres vistas diferentes, la vista Formulario, la vista Diseño y la vista Presentación. Conocer qué vista usar para una tarea específica puede ser útil. Por ejemplo, puede usar la vista Diseño o Presentación para personalizar un formulario. La vista Formulario es la vista predeterminada de un formulario y se usa principalmente para ver un formulario con los datos o para escribir datos. Puesto que las vistas Presentación y Diseño se usan para realizar cambios de diseño en un formulario, vea los recursos de la tabla siguiente para obtener más información sobre el uso de estas vistas:
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Tipo de vista |
Usado para |
Más información |
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Vista Presentación |
Realizar la mayoría de los tipos de cambios en un formulario. Puede ver los datos a medida que modifica el diseño, lo que resulta muy útil al establecer el tamaño de los controles o cualquier otro cambio de diseño que afecte a la apariencia y la facilidad de uso del formulario. |
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vista Diseño |
Realizar cambios que requieran una vista más detallada de la estructura del formulario, como las secciones Encabezado, Detalle y Pie de página. No puede ver los datos subyacentes al diseñar changes.in la vista Diseño. ¿Qué tiene de bueno usar la vista Diseño?
Cambiar determinadas propiedades de formulario que no se pueden cambiar en la vista Presentación |
Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño |
Hacer más con formularios
Ahora que ha diseñado la estructura del formulario, si es un formulario dependiente, querrá que se conecte a un origen de datos. Los orígenes de datos pueden ser una tabla, consulta o instrucción SQL que contiene los datos que se muestran en el formulario. Un formulario "independiente" no se vincula directamente a un origen de datos, pero contiene botones de comando, etiquetas u otros controles que necesita para ejecutar la aplicación. Para comprender cómo trabajar con orígenes de registros, vea: Establecer el origen de registros para un formulario o informe.
Un formulario visualmente atractivo hace más agradable y eficiente el trabajo con la base de datos, además de evitar que se introduzcan datos erróneos. Si quiere ir más allá de crear un formulario básico para agregar algunos toques personalizados y hacerlo exclusivo suyo, Access le ofrece varias maneras de lograrlo. Algunas opciones pueden requerir práctica antes de obtener el aspecto que quería para el diseño, pero, si no le gusta un diseño, cambiarlo siempre es posible.
La tabla siguiente presenta recursos para llevar el formulario al siguiente paso de agregar campos y personalizarlo:
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¿Qué desea hacer? |
Obtenga información sobre cómo |
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Agregar rápidamente campos a un formulario |
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Mejore la organización del formulario, reduzca el desorden y facilite el trabajo con él. |
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Especifique el orden en que los controles del formulario responden a la tecla TAB. En un formulario bien diseñado, los controles responden a la tecla TAB en un orden lógico, por ejemplo, de arriba a abajo y de izquierda a derecha, para que el formulario sea más fácil de usar. |
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Cree un subformulario o un formulario anidado en un formulario principal. Los subformularios son útiles para ver datos de varias tablas o consultas relacionadas en el mismo formulario. |
Crear un formulario que contiene un subformulario (formulario de uno a varios) |
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Haga que determinados campos y datos de mi formulario sean más destacados. |
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Establecer opciones de diseño para todos los formularios de la base de datos. |
Personalizar la configuración de diseño para objetos de la base de datos |
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Agregue un control de cuadro de texto que muestre un valor de otro formulario. Puede usarse para mostrar los resultados de un subformulario que contiene un cuadro de texto calculado en el formulario principal. |
Crear un control que hace referencia a un control de otro formulario |
Trabajar con formularios en una base de datos web
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Opciones de formulario de base de datos web |
Obtenga información sobre cómo |
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Un formulario de navegación es, simplemente, un formulario que contiene un control de navegación. Este tipo de formularios constituye un enorme aliciente en cualquier base de datos, pero crear uno resulta especialmente importante si tiene previsto publicar una base de datos en la web, ya que el panel de navegación de Access no se muestra en un explorador. |
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Access 2010 incluye un control de explorador web que puede usar para mostrar páginas web en un formulario |
Algunos pasos siguientes
Pruebe algunas de estas características en sus formularios:
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¿Cómo crear un formulario (tablero de control) que los usuarios ven al abrir la base de datos? Establezca el formulario predeterminado que aparece al abrir una base de datos de Access.
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Agregar una lista desplegable que le permite buscar un registro en un formulario Crear una lista de opciones mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado
