Kui häälestate SharePointi teenusekomplektis Microsoft 365 teenusekomplektis Microsoft 365, on teil tõenäoliselt dokumente ja faile, mida soovite meeskonnatöö saidile lisada. Siin on välja toodud mõned viisid, kuidas saate meeskonnatöö saidile mitmesugust tüüpi sisu lisada.
Märkus.
Artikli oneDrive'i häälestamise kohta töö- või koolitöö ja meeskonnatöö saitide jaoks, et saaksite neid koos kasutada, leiate artiklist Failide talletamise ja ühiskasutuse Office 365 häälestamine.
Selle artikli teemad
- Enne alustamist
- Kaustade, teekide ja alamsaitide loomine
- Dokumentide, piltide ja failide üleslaadimine
- Kontaktide, kalendrite ja arvutustabelite jaoks SharePointi loendite loomine
- SharePointi lahendused tavaliste ärivajaduste jaoks
- Saidikasutajatel sisu otsimise hõlbustamine
Enne alustamist
Enne failide teisaldamise alustamist vaadake, kui palju on Microsoft 365-s Microsoft 365 SharePointi salvestusruumi. Teavet Microsoft 365 SharePointi salvestuslimiitide kohta leiate teemast SharePointi piirangud.
Näpunäide.
Oluline on meeles pidada, et Microsoft 365 puhul erinevad SharePointi salvestuslimiidid teenusekomplektis Microsoft 365 (teie meeskonnatöö sait) Exchange Online (meilikontode) salvestuslimiitidest. Postkasti salvestuslimiitide kohta leiate lisateavet artikli Microsoft 365 teenusekirjeldused Exchange Online jaotisest Adressaadid.
Järgmiseks tuleb analüüsida sisu, mis teil praegu on. See hõlmab dokumente, pilte, vorme jne.
Näpunäide.
File Exploreris saate faile otsida mahu ja kuupäeva alusel. See aitab teil kiiresti üles leida hiljuti kasutatud või väga suured failid.
Mõelge, kui palju sisu regulaarselt kasutatakse ja kas soovite kogu sisu Microsoft 365-s talletada. Nii nagu väiksemasse korterisse kolimisel, on ka siin tarvis otsustada, mis uuele saidile ära mahub. Näiteks kui teie ettevõte kasutab microsoft 365 SharePointi jaoks rohkem salvestusruumi kui Microsoft 365 limiit, peate tegema järgmised otsused.
- Milliseid faile soovite teisaldada?
- Kas soovite osta lisatalletusruumi?
- Kas peaksite varuma saidi kasvamiseks ruumi? (Tavaliselt läheb seda vaja.)
Kui teie ettevõte on suur või keeruka ülesehitusega, võiksite appi kutsuda eksperdi. Usaldusväärset abi leiate Microsoft Pinpointist. Pinpoint pakub ettevõtetele kogu maailmas kiiret ja hõlpsat viisi Microsofti sertifitseeritud asjatundjate ning professionaalsete teenuste otsimiseks
Kaustade, teekide ja alamsaitide loomine
Kui olete kindlaks teinud sisu, mida soovite teisaldada, mõelge sellele, kuidas seda korraldada soovite. Alustada võiksite näiteks failide üleslaadimisega meeskonnatöö saidi dokumenditeeki. Sisu korraldamine on hea mõte, eriti kui eeldate, et lõpuks on teil palju faile. Sisu mahu kasvades soovite ehk sisu talletamiseks luua täiendavaid dokumenditeeke, vormiteeke ja pilditeeke. Samuti saate erinevat tüüpi dokumentide või projektide jaoks luua alamsaite.
Lisateavet selle kohta, kuidas saidil sisu korraldamiseks struktuuri kavandada, leiate artiklist Meeskonnatöö saidi sisu kavandamine.
Dokumentide, piltide ja failide üleslaadimine
Laadige failid (nt Wordi dokumendid, PDF-failid või JPG-pildid) teeki või teegi kausta.
Märkus.
Ühe Microsoft 365 teegis SharePointi üleslaaditava faili suurim lubatud maht on praegu 2 GB. Lisaks saate korraga üles laadida üksnes kuni 100 faili.
Parim viis selle tegemiseks sõltub failide arvust. Kõigepealt liikuge sirvides sihtteeki ja valige järgmisest tabelist sobiv toiming.
| Failide arv | Üleslaadimisviis |
|---|---|
| Üks dokument | Valige Uus dokument>LAADI ÜLES OLEMASOLEV FAIL ja otsige fail oma arvutist üles. |
| Mitu dokumenti ja kausta | Valige lindi menüüs Teek nupp Ava Exploreris. Seejärel pukseerige failid File Explorer abil. |
Lisateavet leiate teemast Failide üleslaadimine teeki.
Märkus.
Teatud tüüpi faile ei saa teeki üles laadida. Nende failide loendi leiate artiklist Failitüübid, mida ei saa lisada loendisse ja teeki.
Kontaktide, kalendrite ja arvutustabelite jaoks SharePointi loendite loomine
Igal ettevõttel on andmeid mitmel kujul (nt kalendrid, tööülesanded ja arvutustabelid). Seda tüüpi andmete puhul saate sisu teisaldada või teisendada oma saidi loendiks. Näiteks saate ärikontaktide loendi teisendada kontaktiloendiks. Lisaks saate sageli teisendada kalendrid SharePointi Calendar, mis on erilist tüüpi loend.
- Microsoft 365-s SharePointis rühmakalendri loomise kohta leiate teavet järgmisest videost : Video: oma kalendri loomine.
Kui kasutate nüüd teabe jälitamiseks Microsoft Exceli arvutustabeleid, saate need otse Microsoft 365 SharePointi dokumenditeeki üles laadida. Samuti saate arvutustabeli SharePointi loenditena importida. Kuna loendit saab korraga värskendada mitu inimest, aitavad SharePointi loendid koostööd edendada. Ainult soovitud teabe kuvamiseks saate luua loendite eri vaateid.
- Lisateavet loenditega töötamise kohta leiate teemast Koolitus: loendi loomine ja häälestamine (inglise keeles).
SharePointi lahendused tavaliste ärivajaduste jaoks
Sisu teisaldamiseks saate kasutada SharePointi lahendust, mis võimaldab kindlat toimingut paremini hallata. Näiteks soovib enamik ettevõtteid töötajate igapäevateadmisi talletada ja töötajate vahel jagada. Selleks sobib hästi saidil olev viki.
Järgnevas tabelis kirjeldatakse SharePointi funktsioone, mis aitavad teil äriprotsesse paremini hallata.
| Äriprotsessid | Kirjeldus |
|---|---|
| Koostöö ja meeskonnateadmiste ühiskasutus viki abil | Viki on sait, kus kasutajate kogukond loob ja haldab teavet. Viki on suurepärane vahend tööks olulise protsessiteabe ja üldiste abimaterjalide talletamiseks ning ühiskasutuseks.
|
| Ressursiplaanimise teisaldamine SharePointi rühmakalendritesse | Rühmakalender on hea viis tavapäraste ressursside (nt konverentsiruumid, helivarustus jne) plaanimiseks. Kuna rühmakalender asub Microsoft 365 saidil SharePointi saidil, saavad kõik teie meeskonnaliikmed seda sharePointis või Outlookis hõlpsalt vaadata.
|
| Andmebaasiprogrammide teisendamine Accessi rakenduseks | Andmebaaside kujundamiseks ja avaldamiseks saate kasutada rakendust Microsoft Access 2013. Seejärel saate luua Accessi rakenduse, et andmebaasi kasutada ka oma meeskonnatöö saidil.
|
| Töövoogude abil äriprotsesside automatiseerimine | Töövood automatiseerivad ja jälgivad äritoimingute käigus tehtavaid põhiülesandeid. Töövood sobivad selliste ülesannete jaoks nagu kinnitamisprotsessid ja tagasiside kogumine. |
Saidikasutajatel sisu otsimise hõlbustamine
Pärast dokumentide ja failide teisaldamist meeskonnatöö saidile teavitage sellest teisi saidikasutajaid. Saidilt sisu otsimiseks saate neile pakkuda erinevaid võimalusi.
Järgnevas tabelis kirjeldatakse neid erinevaid viise, mida saate kasutada.
| Meetod | Kirjeldus |
|---|---|
| Otsingu kasutamine sisu leidmiseks | Lihtsaim viis Sisu otsimiseks Microsoft 365 saidil SharePointis on kasutada otsingufunktsiooni.
|
| Loendite ja teekide vaadete konfigureerimine sisu hõlpsamaks leidmiseks | Vaates kuvatavad üksused saate ise valida. Näiteks saate ühes vaates kuvada pealkirja ja autori. Järgmises vaates omakorda võite kuvada ainult kindlatel kuupäevadel lisatud üksused.
|
| Saidil navigeerimise kohandamine | Sisu hõlpsamaks otsimiseks saate meeskonnatöö saidil navigeerimist kohandada.
|
| Veebist teabe otsimine võrguühenduseta režiimis | OneDrive'i abil saate tööl või koolis või Outlookis otsida Sisu, mis on Microsoft 365 saidil SharePointis võrguühenduseta režiimis
|
| Sisuvärskenduste jälgimine |
|
Lisateavet selle kohta, kuidas saidikasutajatel sisu otsimist hõlbustada, leiate plaanimisjuhendi artiklist Meeskonnatöö saitide sisu plaanimine .
Saatke meile kommentaar
Kas sellest artiklist oli abi? Kui jah, siis palun andke meile sellest lehe allservas teada. Kui te abi ei saanud, siis kirjutage, mis jäi arusaamatuks või ebaselgeks. Vaatame teie tagasiside põhjal faktid üle, lisame teabe ja täiendame seda artiklit.