Word kataloogifunktsioon ühendab andmed ühte dokumenti (nt liikmestaatuse kataloogi, kataloogi või osade loendisse). Kuna saate ühendada mitut tüüpi andmeallikaid, saate luua andmebaasidest (nt Accessist) aruandeid, kasutades kõiki Word vormindusfunktsioone.
Dokumendi käivitamine
- Avage tühi dokument.
- Avage Postitused>Alusta kirjakoostet>Alusta kirjakoostekataloogi>.
Adressaatide valimine
- Avage Postitused>Alusta kirjakoostet>Valige adressaadid.
- Valige andmeallikas. Lisateavet leiate artiklist Kirjakoosteks kasutatavad andmeallikad.
- Valige Fail>Salvesta.
Kui teil on vaja postitusloendit redigeerida, avage Kirjakooste: Adressaatide redigeerimine.
Väljakoodide lisamine
Ärge kaasake teksti, mida soovite prinditavasse kataloogidokumenti ainult üks kord printida.
Tippige tekst, mida soovite korrata iga kataloogiüksuse puhul (nt Nimi: või Aadress: üksikute kirjete sildid).
Klõpsake või puudutage dokumendis kohta, kuhu soovite koostevälja lisada ja kuhu soovite koostevälja lisada. Lisateavet leiate artiklist Kirjakoosteväljad
Näpunäide.
- Ühe sildi või päisereaga tabeli loomiseks looge dokumendi päis. Asetage tabeli sildirida päisesse. Seejärel paigutage koosteväljad dokumendi sisusse.
-
- See toimib hästi mitmele leheküljele ulatuvate pikkade kataloogide puhul, kuna iga lehe jaoks luuakse päis.
Te ei saa koosteväljamärke (« ») käsitsi tippida. Tööpaani Kirjakooste kasutamiseks valige Postituste>kirjutamine & Lisa väljad>Lisa koosteväli.
Kui koosteväljad kuvatakse looksulgudes (nt { MERGEFIELD City }), kuvab Word väljatulemite asemel väljakoodid. See ei mõjuta ühendamist, kuid seda on keeruline vormindada. Paremklõpsake väljakoodi ja valige kiirmenüüs Lülita väljakoodid sisse/ välja.
Kui mõni teie aadressi osa on puudu, lugege selle parandamiseks teemat Kirjakooste: Väljade vastavus .Korrake vastavalt vajadusele 2. juhist.
Kui olete põhidokumendi lõpule viinud ja kõik koosteväljad lisanud, avage fail>Nimega salvestamine.
Kataloogi eelvaade
- Avage postituste>eelvaate tulemite>eelvaade.
- Andmete sirvimiseks saate kasutada nuppe Tagasi ja Edasi või kindlate kirjete otsimiseks nuppu Otsi adressaati .
- Kui soovite redigeerida, valige koosteväljavaatesse naasmiseks tulemuste eelvaade .
Ühendamise lõpuleviimine
Valige Postitused>Valmis>, & Ühenda, ja valige Redigeeri üksikdokumente. Kuvatakse veel kaks võimalust, kuid te ei saa neid kataloogis kasutada.
Tehke üks järgmistest valikutest:
- Kõigi kirjete ühendamiseks valige Kõik.
- Ainult dokumendiaknas kuvatava kirje ühendamiseks valige Praegune kirje.
- Kirjevahemiku ühendamiseks tippige kirjenumbrid väljadele Alates ja Kuni .
Klõpsake nuppu OK.
Lisage uude dokumenti tekst, mida soovite printida ainult üks kord (nt päised, jalused, veerupäised või mis tahes muu tekst).
Saate kataloogi salvestada või printida samamoodi nagu tavalises dokumendis.
