|
Kun määrität projektiin henkilöitä, pidä mielessä kaksi asiaa:
Muita projektinhallinnan opassarjaan liittyviä artikkeleja on ohjeaiheessa Projektinhallinnan suunnittelu. |
|---|
Projektinhallintavinkkejä ennen aloittamista. . .
Jos sinulla ei vielä ole kokemusta projektinhallinnasta Jos sinulla ei vielä ole kokemusta projektinhallinnasta, saatat huomata, että asiaan liittyy muutakin kuin vain tehtävien lisäämistä. Huomioon on otettava esimerkiksi tehtäviin lisättävien henkilöiden määrä, henkilöiden loma-ajat sekä henkilökohtaisten tietojen, kuten puhelinnumeroiden, sähköpostiosoitteiden ja palkkatietojen, lisäystapa ja -paikka.
Seuraavien vihjeiden avulla pääset alkuun.
Ota selvää, millaisia resurssityyppejä voit varata tehtäviin Kun sinulla on tarvitsemasi tiedot projektitehtävistä, selvitä tarvitsemasi resurssityypit.
- People resources Nämä resurssit työskentelevät yleensä tehtävien parissa. Projektipäälliköt kutsuvat niitä joskus työresursseiksi erottaakseen ne materiaaleista ja laitteista.
- Yritysresurssit Nämä ovat työresursseja, joita hallitaan ja jaetaan koko organisaation kesken. Yritysresursseja käytetään Project Professionalilla.
- Materiaaliresurssit Nämä resurssit sisältävät tietokoneita tai muita laitteita, joita käytetään tehtävien tekemiseen.
- Yleiset resurssit Nämä resurssit määrittävät tehtävien henkilöstövaatimuksia (esimerkiksi kirvesmiehet tai rakennuttajat) mutta eivät tiettyjä henkilöitä.
Mieti, miten resurssien määrä muuttuu kestoon Kun varaat tehtävään useita resursseja, tehtävän kesto lyhenee. Monissa tapauksissa henkilöiden lisäämisellä tehtävään voi kuitenkin olla päinvastainen vaikutus. Se voi lisätä ylimääräisiä kustannuksia, ylimääräistä viestintää ja muita tehottomuuksia. Esimerkiksi uuden maksullisen sillan suunnittelu ei todennäköisesti suju nopeammin, jos projektiin tarvitaan kaksinkertainen määrä arkkitehtejä. Projectin avulla voit hallita, mitä tehtävien kestoille tapahtuu tehtävien lisäämisen jälkeen.
Mieti, miten henkilön kyvyt vaikuttavat tehtävien kestoihin Henkilön kokemus voi vaikuttaa suoraan tehtävän kestoon. Saatat olettaa, että henkilö, jolla on viiden vuoden kokemus, suorittaa tehtävän nopeammin kuin joku, jolla on kaksi vuotta.
Jos olet kokenut projektipäällikkö Projektien kasvaessa myös ajatuksia täytyy lisääntyä. Nyt sinua vaivaavat muiden osastojen resurssien käyttäminen, alihankkijoiden palkkaaminen, sadan ihmisen työn seuranta, raporttien luominen johdolle ja monet muut monimutkaiset asiat, joita et ole vielä edes ajatellut. Microsoft Project tarjoaa onneksi tarvittavat asiantuntijatyökalut.
Seuraavilla vihjeillä voit kasvattaa asiantuntemustasi.
Kestoarvioiden tarkasteleminen ja tarkentaminen Tarkenna kestoarvioitasi käyttämällä nykyisestä projektista ja muista samanlaisista projekteista saamiasi tietoja. Resurssivaatimusten (sekä projektikustannusten) arvioiden tarkkuus määräytyy pitkälti tehtävien kestoarvioiden tarkkuuden mukaan.
Resurssien edistymisen seuranta Varmista, että projektissa työskentelevät henkilöt lähettävät tehtävän tilapäivityksiä säännöllisesti. Microsoft Projectin näkymät ja raportit auttavat seuraamaan muiden toimia.
Resurssien ylivarausongelmien tunnistaminen Project voi auttaa sinua huomaamaan, jos henkilöt työskentelevät liian monessa tehtävässä samaan aikaan.
Seuraa perusaikatauluja Perusaikataulujen avulla saat tilannevedoksen projektista, joten voit verrata projektin nykyistä edistymistä siihen, mitä olit projektin alussa suunnitellut.
Työn jakaminen tasaamisen avulla Kun henkilöt työskentelevät liian monessa tehtävässä samaan aikaan, Project voi säätää työmäärää realistisempaan suuntaan. Resurssivarausten tasaaminen on yksi tapa tasata työmäärää.
Projektitietojen vieminen Exceliin lisäanalyysiä varten Excel voi auttaa projektitietojen tarkemmassa analyysissä. Voit esimerkiksi viedä tehtävä- ja resurssitietoja Exceliin kehittyneitä ansaitun arvon raportteja varten ja näyttää sitten tiedot Sparkline-kaavioissa nähdäksesi kustannukset suhteessa tehdyn työn määrään.
Uusien taitojen opettaminen työntekijöille Suuret organisaatiot sijoittavat aikaa ja rahaa työntekijöiden kouluttamiseen uusiin taitoihin ja työskentelyyn erilaisissa ympäristöissä. Nykyisten työntekijöiden kouluttaminen voi olla kustannustehokkaampi keino suorituskyvyn parantamiseen kuin uusien työntekijöiden palkkaaminen.
Vaihe 1: Henkilöiden lisääminen projektiin
| Henkilöiden lisääminen projektiin | Sinun on lisättävä projektiin henkilöitä ja muita resursseja, ennen kuin voit määrittää heidät tehtäviin. Muita resursseja voivat olla esimerkiksi materiaaliresurssit, kuten sementti tai maali, sekä kustannusresurssit, kuten lentoliput ja ruokailu. |
|---|---|
| Projektikalenterin työpäivien muuttaminen | Kun olet lisännyt projektiin henkilöitä, muokkaa heidän työkalentereitaan ottamaan työaika huomioon. Project olettaa, että useimmat ihmiset työskentelevät arkipäivisin maanantaista perjantaihin kahdeksasta viiteen. Tätä työaikataulua ei kuitenkaan ole pakko noudattaa. |
| Juhla- ja vapaapäivien lisääminen | Kaikki tarvitsevat toisinaan lomaa. Jokainen sairastuu joskus. Ja vapaapäiviä ei kukaan halua jättää väliin. Opettele ottamaan tämä ajoittamaton aika huomioon lisäämällä se aikatauluun. |
| Henkilöiden jakaminen resurssivarannon avulla | Voit lisätä projektiin henkilöitä resurssivarannosta. Resurssivarannon avulla voit säilyttää kaikki henkilötiedot yhdessä projektitiedostossa, jota voi käyttää osana pääprojekteja. |
| Luottamuksellisia tietoja sisältävän sarakkeen piilottaminen | Voit lisätä projektiin luottamuksellisia tietoja, kuten palkkatiedot ja puhelinnumerot, mutta piilottaa ne tietoja menettämättä. |
Sivun alkuun
Vaihe 2: Henkilöiden ja muiden resurssien varaaminen tehtäviä varten
| Henkilöiden varaaminen tehtäviä varten | Lisättyäsi aikatauluun tehtäviä voit varata niihin henkilöitä. |
|---|---|
| Resurssin työmäärä- ja käytettävyystietojen tarkasteleminen | Voit etsiä yhdestä tai useasta projektista yli- tai alivarattuja resursseja ja nähdä, ovatko tekemäsi varaukset aiheuttaneet ristiriitoja. |
| Tehtävien nimien näyttäminen Gantt-kaavion palkkien vieressä | Gantt-palkkeja on helpompi tulkita, jos tehtävien nimet näkyvät niiden vieressä. Tästä on apua raporteissa ja kokousten aikana. |
| Henkilö- ja materiaalikustannusten kirjaaminen | Kun lisäät projektiin henkilöitä, lisäät myös henkilöiden kustannukset. Varattuasi henkilöt tehtäviin Microsoft Project laskee automaattisesti projektin kustannukset. |
| Tilapäivitysten tarkistaminen | Jos henkilöt ovat syöttäneet työnsä tilan Project Web Appiin, näet aikataulun muutokset Projectissa. |
| Henkilön poistaminen projektista | Haluat ehkä poistaa resursseista työntekijän, joka ei ole enää mukana projektissa tai on lähtenyt yrityksen palveluksesta, tai haluat vain poistaa henkilön nimen, jonka olet kirjoittanut väärin. Saatat joutua poistamaan henkilöitä projektista kaikkien näiden syiden vuoksi. |
Sivun alkuun
Vaihe 3: Henkilöiden ja muiden resurssien hallinta
| Oikean näkymän valitseminen resurssien tarkastelua varten | Kun olet varannut henkilöt tehtäviin ja työ on alkanut, voit seurata edistymistä sekä tehdä muutoksia aikatauluun Projectin näkymien avulla. |
|---|---|
| Tehtävän keston muuttaminen | Yksi keino ratkaista työmäärään liittyviä ongelmia on lyhentää tehtävien kestoja. |
| Työn jakaminen yksittäisten henkilöiden työmäärän vähentämiseksi | Jos projektin henkilöt työskentelevät liian monen tehtävän parissa samaan aikaan, Project voi jakaa työmäärän tasaisemmin. |
| Tehtävätyyppien työmäärään perustuvan asetuksen muuttaminen | Kun lisäät henkilöitä tehtävään tai poistat heitä siitä, Project pidentää tai lyhentää tehtävän kestoa. Tätä kutsutaan työmäärään perustuvaksi ajoittamiseksi. Jos haluat keston pysyvän samana, voit muuttaa tehtävän työmäärään perustuvan asetuksen. |
| Aikataulun etenemisen seuranta | Projektin työn seuraaminen ei ole tärkeää vain siksi, että projekti päättyisi ajoissa. Sen avulla voi myös oppia virheistä ja projektin onnistumisista. |
| Perusaikataulun tallentaminen | Kun esimiehesi kysyy, onko projekti pysynyt aikataulussa, et todennäköisesti halua vastata "en tiedä". Pysyt projektin edetessä tilanteen tasalla, jos perusaikataulun alkuperäisestä versiosta on tallennettu tilannevedos ennen projektin käynnistymistä. |
| Henkilöiden edistymistä koskevan projektiraportin näyttäminen | Voit luoda ja mukauttaa graafisia raportteja projektin etenemisestä. Voit tarkastella näitä raportteja Projectissa tai viedä ne muihin sovelluksiin, kuten PowerPointiin, Wordiin tai Exceliin. |
Palaa ohjeaiheeseen Projektinhallinnan suunnittelu