Vaikka on tärkeää palauttaa tehtävien työtunnit Project Web Appissa, on yhtä tärkeää viestiä projektipäällikön kanssa siitä, miten asiat etenevät yleisemmin.
Tässä artikkelissa kerrotaan:
- Ajankäyttö ja tehtävän edistyminen: mikä niiden ero on?
- Mihin kirjaan tehtävän edistymisen?
- Kommenttien lisääminen työstä
Ajankäyttö ja tehtävän edistyminen: mikä niiden ero on?
Ennen kuin kerromme tehtävän edistymisestä Project Web Appissa, on tärkeää varmistaa, että ajan ja tehtävän edistymisen väliset erot ovat selvillä.
|
Ajankäytöllä tarkoitetaan tiettyyn tehtävään käyttämiesi tuntien todellista lukumäärää.
Merkitse tämä lukumäärä työaikaraporttiin tallentaessasi tuntimäärää, jonka käytit eri tehtäviin työviikkosi aikana. |
|---|---|
|
Tehtävän edistyminen on yläkäsite, joka sisältää esimerkiksi tehtävän valmistumisprosentin (prosenttia valmiina) ja tehtävän valmistumisen edellyttävän työmäärän (jäljellä oleva työmäärä). |
Tehtävän edistymistä koskevien tietojen lähettäminen antaa laajemman kuvan tehtävien sujumisesta.
Katsotaan esimerkkiä...
Tässä esimerkissä sinulle on määritetty tehtävä, jonka on arvioitu kestävän 40 tuntia.
Käytit tehtävään maanantaina 8 tuntia, tiistaina 4 tuntia ja keskiviikkona 8 tuntia. Tämä tekee yhteensä 20 tuntia.
| Ma | Ti | Ke | To | Pe | SUMMA | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Todellinen | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| Suunniteltu | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
Tämä on aika , jolloin kirjoitat työaikaraporttiin.
Tarkastellaan nyt tehtävän edistymisen näkökulmasta tekemääsi työtä.
Olet käyttänyt tehtävään 20 tuntia 40 tunnista, mutta et ehkä koe, että 50 % tehtävästä on valmiina.
Toisaalta sinusta saattaa tuntua siltä, että tehtävästä on valmiina enemmän, esimerkiksi 75 prosenttia, tai vähän vähemmän, vaikkapa 25 prosenttia.
20 tuntia 40 tunnista näyttää tältä:
Todellisuudessa saatat kuitenkin olla aikataulusta edellä, näin:
Tai jäljessä, näin:
Kun ilmoitat arvioidun valmistumisprosentin, tämä on tehtävän edistyminen. Tehtävän edistymisessä otetaan huomioon myös arviosi jäljellä olevasta työtuntimäärästä (jäljellä oleva työmäärä).
Esimerkin jatkaminen, kun olet suorittanut 20 ajoitetusta 40 tunnista, saatat tuntea, että sinulla on yli 20 tuntia työtä jäljellä, ennen kuin tehtävä on valmis. Toimittamalla arvion jäljellä olevasta työajasta esimiehellesi kerrot hänelle tehtävän edistymisestä.
Kerrataan vielä, miksi tämä on tärkeää.
Muista, että kuten työaikaraporteissa, tehtävän edistymisestä raportoinnissa ei suoraan sanottuna ole kyse sinusta. Se koskee koko projektia ja varmistaa, että asiat hoidetaan ajallaan ja budjetin rajoissa.
Jos käsittelemäsi tehtävä kestää odotettua kauemmin, projektipäällikkö voi jostain syystä järjestää asiat uudelleen niin, että koko projekti ei suistu raiteiltaan.
Vaikka tekisit työsi parhaan kykysi mukaan, asiat eivät aina toimi suunnitelmien mukaan. Kaikki hyvät projektipäälliköt tietävät tämän, joten älä korosta sitä, jos tehtävän edistyminen ei vastaa aikataulua. Ole rehellinen, kerro, miten asiat etenevät, niin teet osasi pitääksesi projektin ajan tasalla.
Mihin kirjaan tehtävän edistymisen?
Tämä on hankala kysymys. Voit määrittää Project Web Appin tehtävän edistymisen määrittämiseen kahdella tavalla.
Ajankäytölle ja tehtävän edistymiselle voi olla erilliset näkymät. Jos organisaatiosi on määrittänyt Project Web Appin tällä tavalla, työryhmän jäsenet kirjoittavat ja lähettävät aikaa työaikaraporttinäkymässä sekä tehtävän edistymisen Tehtävät-näkymässä .
- Ajankäytön kirjaus: Työaikaraportti-näkymän tunnit
- Tehtävän edistymisen kirjaus: Valmistumisprosentti Tehtävät-näkymässä + Jäljellä oleva työ Tehtävät-näkymässä
Ajankäytölle ja tehtävän edistymiselle voi olla yksi yhdistetty näkymä. Jos organisaatiosi on määrittänyt Project Web Appin tällä tavalla, työryhmän jäsenet voivat tallentaa sekä ajan että tehtävän edistymisen työaikaraporttinäkymässä . Tehtävän edistyminen esitetään tässä tapauksessa valmistumisprosentin sijaan tuntimääränä jäljellä olevan työmäärän lisäksi.
- Ajankäytön kirjaus: Työaikaraportti-näkymän tunnit
- Tehtävän edistymisen kirjaus: Jäljellä oleva työ Tehtävät-näkymässä
Yhdistetyn näkymän menetelmä (jota järjestelmänvalvoja saattaa pitää "yksittäisenä syöttötilana") estää asioiden tallentamisen kahteen paikkaan, mutta menetät mahdollisuuden raportoida valmistumisprosentin yleisemmässä merkityksessä ("Olen tehnyt tämän tehtävän noin 25 %:lla"). Joten on olemassa haittoja ja haittoja. Viime kädessä tiimin jäsenenä käytät vain sitä, mitä organisaatiosi on valinnut, mutta joskus on hyödyllistä tietää kulissien takana olevat yksityiskohdat.
Oletko valmis lisäämään tehtävän edistymisen?
Kommenttien lisääminen työstä
Toinen tapa kertoa tehtävän edistymisestä on lisätä kommentteja, kun lähetät päivityksiä projektipäällikölle. Joskus sinun on ehkä selitettävä, miksi asiat kestävät suunniteltua kauemmin ("Lisäsin 20 tuntia jäljellä olevaa työtä, koska..."), tai haluat ehkä antaa muutamia lisätietoja kyseisellä viikolla tekemästäsi työstä ("Käytin 6 tuntia tähän tehtävään tiistaina...")
Voit lisätä kommentteja valitsemalla Kommentti lähetettäessä -valintaruudun, ennen kuin lähetät työaikaraportin tai tehtävän edistymisen, ja voit täyttää kommenttiruudun, ennen kuin tekemäsi muutokset lähetetään projektipäälliköllesi.