Jakaminen Outlookissa riippuu siitä, mitä haluat jakaa ja millaiset käyttöoikeudet haluat antaa henkilöille, joiden kanssa jaat.
Voit esimerkiksi jakaa yksittäisen postilaatikon useille henkilöille, jolloin kaikki saapuva ja lähtevä posti tulee kyseisestä postilaatikosta. Voit myös jakaa yhden tai useamman kansion tai koko postilaatikkosi muiden kanssa. Voit antaa muiden hallita myös kalenteriasi tai postilaatikkoasi.
Kun myönnät jollekulle postilaatikkosi hallintaoikeuden, myönnät hänelle edustajakäyttöoikeuden. Tämä ylittää muokkausoikeudet, ja sen avulla käyttäjä voi lähettää sähköpostia tai kalenterikohteita tai vastata niihin puolestasi. Erikoistapauksissa voit jopa sallia postilaatikon ja kalenterin täyden hallinnan, jolloin edustajalla on oikeus toimia sinun roolissasi , kun hän luo viestejä tai tapahtumia tai vastaa niihin. Lisätietoja edustajista on kohdassa Tietoja edustajista: Anna toisen henkilön hallita sähköpostiasi ja kalenteriasi Outlookissa.
Se, voitko käyttää näitä jakamisasetuksia Outlookissa ja miten niitä voi käyttää, riippuu myös käyttämästäsi tilityypistä. Esimerkiksi jotkin jakamisasetukset on rajoitettu organisaatiossa käytettäviin työpaikan tai oppilaitoksen tileihin. Muilla asetuksilla, kuten kalenterin jakamisella, on laajempi käyttöoikeus, ja ne voidaan tehdä myös henkilökohtaisella tilillä, kuten Outlook.com- tai Hotmail.com-tilillä.
Vihje
Lisätietoja tileistä on ohjeaiheessa Mitä eroa on Microsoft-tilillä ja työpaikan tai oppilaitoksen tilillä?
Eri tapoja jakaa Outlookissa
Alla olevassa taulukossa kuvataan eri jakamistapoja Outlookissa, tarvittavan tilin tyyppi ja se, tarvitsetko organisaatiosi IT-Hallinnan määrityksiä.
| Jakamisen tyyppi | Kuvaus | Esimerkkejä eri tilanteista | Tilin tyyppi | Edellyttää IT-järjestelmänvalvojan määrityksiä |
|---|---|---|---|---|
| Jaettu postilaatikko | Jaetun postilaatikon avulla voit ryhmän tai yksittäisen käyttäjän käyttää koko postilaatikkoa. Tämä sisältää postilaatikon sisällön, kuten kansiot, kalenterit ja yhteystiedot. Kun ryhmän jäsen vastaa jaettuun postilaatikkoon lähetettyyn viestiin, sähköpostin lähettäjäksi tulee jaettu osoite eikä yksittäinen käyttäjä. Jaettujen postilaatikoiden käyttöoikeudet voivat vaihdella jäsenten välillä. |
Asiakaspalvelutiimi haluaa yhden postilaatikon, johon kaikki saapuvat ja lähtevät sähköpostit menevät info@contoso.com. Kaikki asiakaspalvelutiimin jäsenet, joilla on jaetun postilaatikon käyttöoikeus, voivat vastaanottaa viestejä ja vastata niihin. Vastaukset lähetetään info@contoso.com aina riippumatta siitä, kuka ryhmän jäsen vastaa viestiin. |
Työpaikan tai oppilaitoksen tilit | Kyllä, edellyttää järjestelmänvalvojan määrityksiä. Järjestelmänvalvoja määrittää käyttöoikeudet kaikille käyttäjille, jotka tarvitsevat jaetun postilaatikon käyttöoikeuden. |
| Jaetut kalenterit | Jaetut kalenterit koskevat vain postilaatikon kalenterikansiota. Voit valita, jaatko kalenterisi yhden tai useamman henkilön kanssa. Käyttöoikeudet voivat vaihdella niiden henkilöiden välillä, joiden kanssa jaat kalenterisi, ja ne riippuvat myös siitä, mitä tiliä käytät kalenterin jakamiseen. Jotkin kalenterien jakamiseen liittyvät osa-alueet koskevat vain työpaikan tai oppilaitoksen tilejä. |
Haluat ehkä jakaa kalenterit ajoittajien, johdon järjestelmänvalvojien, työtovereiden, ystävien, perheenjäsenten tai muiden luottamiesi henkilöiden kanssa. | Työpaikan tai oppilaitoksen tilit ja henkilökohtaiset tilit | Järjestelmänvalvojan määritystä ei tarvita. Useimmissa tapauksissa voit valita jaettavan kalenterin ja määrittää käyttöoikeudet suoraan Outlookissa. Jos käytät työpaikan tai oppilaitoksen tiliä, voit myöntää edustajan oikeudet, joiden avulla edustaja voi lähettää kokouskutsuja ja vastata niihin puolestasi. |
| Jaetut kansiot | Voit valita, haluatko jakaa postilaatikossasi olevan kansion tai useita kansioita organisaatiosi muiden käyttäjien kanssa. Voit määrittää käyttöoikeustason kullekin henkilölle, jonka kanssa jaat tiedoston, myöntämällä tarkastelu-, muokkaus- tai delegointioikeudet. Delegointioikeuksia on kahdenlaisia. Voit valita, lähettävätkö henkilöt puolestasi vai lähettävätkö henkilöt puolestasi. |
Tilanne 1: Haluat jakaa kansion vain tarkastelu -oikeuksilla. Oletetaan esimerkiksi, että hallitset projektia ja haluat antaa jollekin työryhmäsi jäsenelle oikeuden käyttää kaikkia siinä olevia sähköposteja. Voit antaa tälle henkilölle oikeuden vastata viesteihin, mutta hän voi vastata vain omana nimenään, ei puolestasi. Skenaario 2: Esimies määrittää avustajalle edustajan oikeudet, jotta avustaja voi valvoa sähköposteja ja vastata niihin hänen puolestaan. Hän voi myös antaa avustajalle postilaatikon täyden hallinnan ja antaa hänelle Lähetä muodossa -käyttöoikeudet. Molemmissa tapauksissa esimies voi jakaa koko postilaatikkonsa (kalenteri mukaan lukien) tai vain valitut kansiot. |
Työpaikan tai oppilaitoksen tilit | Riippuen siitä, miten haluat muiden käyttävän, saatat joutua tekemään järjestelmänvalvojan määrityksen. Voit jakaa kansioita organisaatiosi muiden käyttäjien kanssa. Tämä sisältää henkilön lisäämisen edustajaksi ja Lähetä puolesta -oikeuksien myöntämisen. Jos haluat myöntää Lähetä muodossa -käyttöoikeudet jollekulle, sinun on otettava yhteyttä organisaatiosi Outlookin hallinnasta vastaavaan IT-järjestelmänvalvojaan, joka määrittää nämä oikeudet puolestasi. |
Oletko valmis aloittamaan jakamisen?
Valitse alta artikkeli, jossa kerrotaan, miten ja mitä haluat jakaa.
- Tietoja edustajista Outlookissa
- Jaetun postilaatikon avaaminen ja käyttäminen
- Vain tarkastelu -kalenterin jakaminen ja käyttäminen
- Kalenterin jakaminen ja käyttäminen muokkaus- ja delegointioikeuksilla
- Toisen henkilön postilaatikon tai kansion jakaminen ja käyttäminen Outlookissa
- Salli viestien lähettäminen puolestasi jaettaessa kansio tai postilaatikko