Microsoft 365 Copilot voi auttaa sinua tuottamaan päätöskirjelmän nopeammin, mutta kaikkia toimeksiannon osia ei pidä delegoida. Päätöskirjelmät sisältävät usein tutkimusta, analyysia, harkintaa ja sitoumuksia. Osa tästä työstä sopii hyvin Copilotille. Osa siitä vaatii edelleen sinun johtamistasi.
Tässä skenaariossa näytetään, miten voit päättää, mitkä päätöksenteon osat Copilotin tulisi käsitellä. Tavoitteena ei ole käyttää Copilotia kaikkialla, vaan käyttää sitä siellä, missä se tuo lisäarvoa vähentämättä vastuuvelvollisuutta.
Tilanne: Jaa päätösten lyhyt työ tehtäviin ennen delegointia
Valmistelet ylemmälle johdolle päätöskirjettä siitä, jatketaanko, muutetaanko vai lopetetaanko pilottikokeilua vaihtelevien tulosten jälkeen. Jotkut tiimit ovat havainneet hyötyjä, mutta käyttöönotto vaihtelee, palautteessa on sekä innostusta että huolta, ja kustannukset tai henkilöstövaikutukset ovat edelleen epäselviä.
Sinulla on lähdemateriaalia, kuten pilottiyhteenvetoja, kokousmuistiinpanoja, palauteteemoja, käyttöönottotietoja ja alkuvaiheen kustannusarvioita. Päätösyhteenveto voi vaikuttaa tuleviin investointeihin, laajentumiseen, käyttöönottomuutoksiin tai siihen, loppuuko työpanos.
Ennen Copilotin käyttämistä jaa työ pienempiin tehtäviin. Rutiinityöt, kuten lähdemateriaalin järjestäminen, palautekaavojen yhteenveto ja jäsennyksen laatiminen, on usein helpompi tarkastella ja delegoida. Tehtävät, jotka muokkaavat suosituksia, tulkitsevat näyttöä tai vaikuttavat päätöksiin, edellyttävät enemmän ihmisen osallistumista.
Sinun tehtäväsi on päättää, missä Copilot voi luonnostella, missä se voi tukea ajatteluasi ja missä sinun on pysyttävä täysin johdossa. Copilot voi auttaa syntetisoimaan tietoja ja jäsentämään luonnoksen, mutta sinä olet edelleen vastuussa suosituksesta.
Ohjevalikko päätöslyhyttyötä ennen sen delegoimista?
Käytä kuhunkin tehtävään näitä neljää kysymystä:
- Toistettavuus: Noudattaako tämä vaihe ennakoitavaa kaavaa?
- Vaikutus: Mitä tapahtuu, jos tämä osa on virheellinen?
- Virheen havaittavuus: Olisiko virheiden havaitseminen helppoa?
- Aikaherkkyys: Auttaisiko Copilotin käyttö sinua etenemään nopeammin tässä tehtävässä lisäämättä tarpeettomia riskejä?
Miten päätösyhteenvetotyö kannattaa jakaa Copilotin ja ihmisten kesken?
Seuraavassa taulukossa on käytännöllinen tapa jakaa työ, jotta Copilot auttaa sinua kokoamaan ja luonnostelemaan, samalla kun käyttäjät ovat vastuussa vahvistuksesta, strategiasta ja hyväksynnästä.
| Päätöksen lyhyt vaihe | Suositeltava toimintatapa | Miksi |
|---|---|---|
| Kerää muistiinpanot, päätökset ja aiemmin luodut lähdemateriaalit. | Copilot käsittelee toimintoja ihmisen tekemällä tarkistuksen. | Tämä on usein toistettavissa ja nopeampi syntetisoida kuin tehdä manuaalisesti. |
| Luonnostele ensimmäisen vaiheen jäsennys tai vakio-osat. | Copilot käsittelee toimintoja ihmisen tekemällä tarkistuksen. | Rakenteen ja ensimmäisten luonnosten riski on yleensä pieni , jos tarkistat ja tarkennat niitä. |
| Tee yhteenveto pilotin tunnetuista tavoitteista, välitavoitteista, havainnoista tai taustasta. | Copilot käsittelee toimintoja ihmisen tekemällä tarkistuksen. | Tämä voi säästää aikaa, mutta sinun on silti varmistettava, mikä on ajankohtaista, täydellistä ja oleellinen. |
| Muotoile suositus, kompromissit ja liiketoimintatapaus. | Copilot tukee, mutta pysyy ihmisjohtoisena. | Tämä on tuomitsevaa työtä. Omistat logiikan, sijoittelun ja lopullisen viestin. |
| Vahvista päivämäärät, budjetti, omistajat, laajuus, riippuvuudet ja oletukset. | Pysy ihmisjohtoisena. | Näillä tiedoilla voi olla suuri vaikutus, ja ne on vahvistettava luotettavista lähteistä. |
| Hyväksy lopullinen päätöskirjelmä ja päätä jakaa se. | Pysy ihmisjohtoisena. | Vastuullisuutta, hyväksyntää ja sidosryhmien arviointia ei tule delegoida. |
Ohjevalikko käyttää Copilotia ja pysyä tilivelvollisena?
Kun tiedät, mitä osia Copilotin tulisi käsitellä, voit käyttää sitä tarkoituksellisemmin.
Voit pyytää Copilotia esimerkiksi tekemään seuraavat toimet:
- Tee yhteenveto pilottipalautteesta ja käyttöönottoon liittyvistä muistiinpanoista lyhyessä taustaosiossa.
- Muuta karkeat kohdat päätöksenteon ensimmäiseksi luonnokseksi.
- Ehdota selkeämpää rakennetta löydöksille, riskeille, riippuvuuksille ja vaihtoehdoille.
Nämä osat tulisi yleensä pitää ihmisjohtoisina:
- Lopullinen suositus.
- Miten sekanäyttöä tulisi tulkita.
- Luottamustaso päätöskirjelmää kohtaan.
- Miten kompromissit on kehystetty.
- Mitä pyydät sidosryhmiltä hyväksymään.
- Onko päätöstiivistelmä valmis jaettavaksi.
Copilot voi auttaa sinua etenemään nopeammin, mutta se ei vaadi vastuuta päätöksestä. Jos suositus on heikko, puutteellinen tai harhaanjohtava, se on silti sinun vastuullasi.
Esimerkkejä kehotteista, joiden avulla voit soittaa
Copilotin avulla voit päättää, kuinka suuri osa päätöksenteon työnkulusta delegoidaan.
Jaa työ tehtäviksi
Luettele tämän päätöskirjelmän valmistelun tärkeimmät tehtävät. Erilliset luonnostelu-, analyysi-, validointi- ja hyväksyntätyöt. |
|---|
Kunkin tehtävän arviointi
|
Arvioi kunkin tehtävän kohdalla toistettavuus, vaikutus, virheiden havaittavuus ja aikaherkkyys. Määritä, mitkä tehtävät sopivat Copilot-luonnosteluun ja mitkä tulisi pysyä ihmisjohtoisina. |
|---|
Pyydä suositus
|
Suosittele, mitkä päätöksenteon lyhyet tehtävät tulisi automatisoida ihmisen tekemällä tarkistuksella, Copilotin tukemana pysyen ihmisjohtoisena tai kokonaan henkilön hoidettavana. Selitä perustelut. |
|---|
Pikapäätösten tarkistusluettelo
Ennen kuin käytät Copilotia päätöksenteon osien luonnosteluun, vahvista:
✔️ Toistettavuus: Tehtävä on riittävän ennustettavissa, jotta Copilot voi käsitellä sen hyvin.
✔️ Vaikutus: Virheiden riskit ja vaikutukset ymmärretään.
✔️ Virheen havaittavuus: Voit helposti tarkastella ja vahvistaa tuloksen.
✔️ Aikaherkkyys: Nopeus tuo todellista lisäarvoa.
Jos jokin näistä on epäselviä, delegoitavien tehtävien laajuutta. Lataa Päätä, milloin Copilot tai agentti on oikea työkalu työhösi -pikaopas, käytännöllinen resurssi, johon voit palata työskennellessäsi.
Miksi tämä päätös on tärkeä
Tällainen päätöskirjelmä ei ole pelkkä asiakirja. Se on suositus siitä, mitä pitäisi tapahtua seuraavaksi, kun todisteet ovat ristiriitaisia ja panokset ovat todellisia. Copilot voi säästää aikaa luonnostelussa ja synteesissä, mutta harkintakykysi tekee päätöksestä lyhyen vastuullisen jakaa.
Käytä Copilotia, jossa se auttaa sinua liikkumaan nopeammin. Pidä ihmiset johdossa, kun työ riippuu arvostelukyvystä, tulkinnasta, riskeistä ja vastuullisuudesta.
Vihje
Lataa Päätä, milloin Copilot tai agentti on oikea työkalu työhösipikaopas, käytännöllinen resurssi, johon voit palata työskennellessäsi.