Käytitpä sitten Microsoft 365 Copilot yhteenvetoja, yhteenvetoja, päivityksiä tai tiedotustilaisuuksia varten, haasteena ei ole vain sisällön tuottaminen. Kyse on siitä, mitä viedään eteenpäin, merkitään, mitä jätetään pois ja missä ihmiset puuttuvat asiaan ennen kuin jotain jaetaan tai sen perusteella toimitaan.
Copilot ja agentit toimivat rajojen sisällä. Määrität nämä rajat ja tarkistuspisteet, jotta oikea tieto siirtyy eteenpäin oikeantasoisella ihmisen tekemällä arvioinnilla.
Miksi rajoilla on merkitystä Copilotin kanssa työskennellessä?
Copilot voi nostaa esiin teemoja, päätöksiä ja toimintoja. Edustajat voivat laajentaa tämän jatkotoimiin tai reititykseen. He eivät voi tietää seuraavia asioita:
- Mitkä tiedot ovat edelleen ajan tasalla.
- Kohdat, jotka ovat puutteellisia tai tarvitsevat kontekstia.
- Mitä tietoja ei tule toistaa tietylle käyttäjäryhmälle.
- Mitkä suositukset tai seuraavat vaiheet ovat turvallisia toimia ilman ihmisen tekemää arviointia.
Ilman rajoja tulos voi välittää vanhentuneita, puutteellisia tai arkaluonteisia tietoja. Agenttien työnkuluissa heikot rajat voivat ohjata toimintaa puutteellisten tietojen perusteella.
Ohjevalikko Copilot-avusteisen työn rajat?
Käytä näitä viittä rajaa, kun suunnittelet Copilot-avustettua tai agentin tukemaa työtä. Rajoja ovat tavoite, ajantasaisuus, konteksti, yleisö ja tarkistuspisteet.
Tavoite
Ohjevalikko määritän Copilotin tehtävän laajuuden?
| Määritettävät tiedot | Miksi se on tärkeää | Kysy Copilotilta |
|---|---|---|
| Mikä tietty työ Copilotin pitäisi suorittaa – ja mitä sen tulisi jättää pois? Jos agentti on mukana, määritä, mitä se voi välittää, suositella tai käynnistää. | Jos laajuus on epämääräinen, Copilot optimoi yleistä hyödyllisyyttä aiotun tuloksen sijaan. | "Luo yhteenveto, joka keskittyy päätöksiin, esteisiin ja seuraaviin vaiheisiin. Jätä tausta pois, ellei se muuta lopputulosta." |
Tuoreus
Ohjevalikko varmistan, että Copilotin tulos heijastaa uusimpia päätöksiä?
| Tarkistettavat asiat | Miksi se on tärkeää | Kysy Copilotilta |
|---|---|---|
| Kuvastetaanko tiedoissa ajankohtaisimpia päätöksiä ja hyväksyttyä suuntaa. | Vanhat ehdotukset voivat kuulostaa lopullisilta, kun niistä tehdään yhteenveto, mikä aiheuttaa tarpeettomia riskejä. Tällä on vielä enemmän merkitystä, kun tuotokset antavat tietoa jatkotoimista. | "Tunnista, mitkä kohdat ovat ajankohtaisia ja lopullisia. Merkitse kaikki, mikä on ehkä päivitetty tai korvattu." |
Konteksti
Ohjevalikko tarkistan, että Copilot-tulos on riittävän täydellinen käytettäväksi?
| Tarkistettavat asiat | Miksi se on tärkeää | Kysy Copilotilta |
|---|---|---|
| sisältääkö jokainen kohta riittävästi kontekstia, omistajuutta ja yksityiskohtia erillään. | Tiivis tulos voi silti johtaa harhaan, jos avainkonteksti, omistajuus tai riippuvuudet puuttuvat. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun tietoja käytetään jatkotoimien tukena. | "Merkitse kaikki kohteet, jotka edellyttävät lisäkontekstia, perusteluja tai omistajuutta, jotta ne ymmärretään oikein." |
Kohderyhmä
Sopiiko tämä tulos halutulle käyttäjäryhmälle?
| Tarkistettavat asiat | Miksi se on tärkeää | Kysy Copilotilta |
|---|---|---|
| Sopiiko tuotos halutulle käyttäjäryhmälle ja tarkoitukseen. | Tarkkoja tietoja ei silti voida jakaa laajasti. | "Tunnista tulos, joka saattaa olla arkaluonteinen, spekulatiivinen tai sopimaton tälle käyttäjäryhmälle." |
Tallennuspisteet
Missä vaaditaan ihmisen suorittamaa tarkastusta ennen tietojen jakamista, käsittelyä tai automatisointia?
| Määritettävät tiedot | Miksi se on tärkeää | Kysy Copilotilta |
|---|---|---|
| Kun tarvitaan ihmisen suorittamaa tarkistusta ennen sen jatkamista. | Kaikki sisältö ei sisällä yhtä suurta riskiä – päätöksiä ja prioriteettimuutoksia ei pitäisi koskaan edetä tarkistamatta. | "Erota kohteet, jotka ovat turvallisia käyttää, niistä, jotka vaativat ihmisen tarkastelua ennen jakamista tai toimintaa." |
Ohjevalikko muutan rajat selkeiksi päätöksiksi?
Kun olet ottanut viitekehyksen käyttöön, luokittele tiedot kolmeen ryhmään: Siirrä eteenpäin, Siirrä eteenpäin huolellisesti tai Jätä pois.
| Siirrä eteenpäin | Suorita eteenpäin varoen | Jätä pois |
|---|---|---|
| Vahvistetut päätökset Nimetyt seuraavat vaiheet omistajien kanssa Hyväksytyt aikataulut Selkeät ja vahvistetut tilapäivitykset |
Osittaiset tai kehittyvät päivitykset Varhaiset ideat tai ristiriitaiset syötteet Kontekstista riippuvat lausekkeet Toiminnot, joilla ei ole selkeää omistajuutta |
Vanhentuneet tai korvatut ehdotukset Hyväksymättömät päätökset Sivukeskustelut Arkaluonteiset tai rajoitetut tiedot Monitulkintaiset lausunnot, jotka voivat johtaa harhaan |
Tämä luokitus on keskeistä rajojen suunnittelussa. Päätät, mikä pysyy hyödyllisenä ja vastuullisena, kun tiedot erotetaan alkuperäisestä kontekstistaan.
Esimerkki: Suunnittele ajan tasalle jäävä kertaus
Kun kertaus yhdistää useita lähteitä tuotokseksi, jonka perusteella ihmisten on toimittava nopeasti, tämä on hyvä tilaisuus määritellä rajat.
Määritä rajat ennen kertauksen luomista:
- Tavoite: Valmistaudu tämän päivän keskusteluun – älä koko historiaan.
- Tuoreus: Sisällytä vain uusimmat vahvistetut päätökset ja aktiiviset esteet.
- Konteksti: Merkitse kohteet, joista puuttuu konteksti tai joiden omistajuus on epäselvä.
- Yleisö: Sulje pois arkaluontoinen tai rajoitetun yleisön keskustelu.
- Tallennuspisteet: Edellytä ihmisen arviota päätöksille, esteille ja riippuvuuksille.
Esimerkki: Sisäisten pyyntöjen tarkastelu ja reitittäminen
Tiimit vastaanottavat pyyntöjä sähköpostin, keskustelun ja lomakkeiden kautta. Agentit voivat organisoida ja reitittää heitä, kun taas ihmiset käsittelevät työtä, joka vaatii harkintaa tai hyväksyntää.
Rakenteen rajojen käyttäminen
- Tavoite: Käsittele vakiokeräys ja reitti kriteerien mukaan, ei poikkeuksien tai epäselvien tapausten mukaan.
- Tuoreus: Käytä nykyisiä reitityssääntöjä, omistajia ja ohjeita.
- Konteksti: Merkitse pyynnöistä, joista puuttuvat tärkeimmät tiedot, kuten omistaja, määräaika tai vaikutus.
- Yleisö: Vältä arkaluonteisten tai rajoitettujen pyyntöjen reitittämistä ilman tarkistusta.
- Tallennuspisteet: Vaadi ihmisen arviota poikkeuksista, epäselvistä prioriteeteista tai ihmisiin tai sitoumuksiin vaikuttavista päätöksistä.
Copilot-kehotteiden käyttäminen suunnittelun tukena
Et tarvitse monimutkaisia kehotteita – tarvitset vain muutaman kohdennetun tarkistuksen.
| Tarkistus | Kysy Copilotilta |
|---|---|
| Säilytä vain nykyinen sisältö | "Tee yhteenveto vain vahvistetuista tuloksista ja aktiivisista estäjistä." |
| Erota lopullinen suunta keskustelusta | "Erota päätökset aikaisemmasta tutkimisesta." |
| Etsi puuttuva konteksti | "Merkitse asiat, jotka ovat riippuvaisia taustasta tai oletuksista." |
| Yleisön sovituksen tarkistaminen | "Poista tai säädä arkaluontoista tai epäselvää sisältöä." |
| Tarkistuspisteiden lisääminen | "Merkitse kohteet, jotka edellyttävät ihmisen hyväksyntää." |
| Ennenaikaisten toimien ehkäiseminen | "Tunnista kaikki, jotka henkilön tulisi tarkistaa, ennen kuin sitä käytetään suosittelemaan, reitittämään tai käynnistämään seuraavat vaiheet." |
Nopean valmiuden tarkistusluettelo
Ennen kuin luotat Copilot-tuloksiin, vahvista:
✔️ Tavoite: Työ on selkeä ja kohdennettu.
✔️ Tuoreus: Uusin suunta heijastuu.
✔️ Konteksti: Keskeiset kohdat ovat omillaan.
✔️ Yleisö: sisältö sopii yleisölle.
✔️ Tarkistuspisteet: Ihmisen tekemät tarkistuspisteet on määritetty.
Jos jokin näistä on epäselvä, tarkenna rajoja ennen jatkamista. Lataa Copilot-työn rajojen ja tarkistuspisteiden suunnittelun pikaopas, käytännöllinen resurssi, johon voit palata työskennellessäsi.
Miksi suunnittelulla on merkitystä Copilotin kanssa työskennellessä
Copilotin avulla voit edetä nopeammin. Suunnittelu varmistaa, että liikut oikeaan suuntaan.
Kun rajat ja tallennuspisteet ovat selkeitä:
- Tuloksiin on helpompi luottaa.
- Vahvistaminen on nopeampaa.
- Väärien tietojen siirtämisen riski.
- Suositukset ja toimet on helpompi tarkistaa, ennen kuin ne vaikuttavat tuotantoketjun lopputyöhön.
Kun käytössä ovat tehokkaat rajat ja tarkistuspisteet, voit paremmin vahvistaa Copilotin tuotoksen ennen suositusten, päätösten tai luodun sisällön käsittelemistä.
Vihje
Lataa Copilot-työn rajojen ja tarkistuspisteiden suunnittelun pikaopas, käytännöllinen resurssi, johon voit palata työskennellessäsi.