Microsoft 365 Copilot voi tuottaa vankan ensimmäisen luonnoksen nopeasti, mutta viimeistelty luonnos voi silti mennä ohi. Kun tulos on lähellä, mutta ei aivan oikea, iteraation avulla voit parantaa sitä aloittamatta alusta.
Tässä skenaariossa vahvistat Copilotin luomaa ehdotusta korjaamalla suurimmat puutteet ja tekemällä kohdennettuja muutoksia, joiden avulla johdon sidosryhmät voivat arvioida suositusta.
Skenaario: Paranna ehdotusluonnosta aloittamatta alusta
Työskentelet samaan ehdotukseen johdolle: viikoittaisen tilaraportoinnin automatisointi useille tiimeille. Ehdotuksen tavoitteena on vähentää manuaalista työtä, parantaa raportoinnin johdonmukaisuutta ja antaa johtajille parempi näkyvyys riskeihin ja viivästyksiin pilottiprojektin ja laajemman käyttöönoton avulla, jos se onnistuu.
Kun olet diagnosoinut ensimmäisen luonnoksen, olet tunnistanut suurimmat ongelmat:
- Ehdotus ei selitä selvästi, mitä johtajia pyydetään hyväksymään.
- Riskejä ja riippuvuuksia, kuten henkilöstöä, käyttöönottoa ja tietojen yhdenmukaisuutta, on aliarvioitu.
- Raportointiongelman, pilotin laajuuden, omistajien ja aikajanojen konteksti puuttuu tai on epäyhtenäinen.
- Jotkut väitteet, erityisesti tehokkuuden kasvusta, ovat liian laajoja vaikuttaakseen uskottavilta.
- Jotkin tiedot eivät välttämättä vastaa viimeisintä käyttöönottosuunnitelmaa.
Varaus on tarpeeksi vahva rakentamiseen. Sen sijaan, että aloittaisit alusta, keskity ensin suurimpaan aukkoon, paranna kyseistä osiota ja säilytä jo toimiva. Tarkista jokaisen tarkistuksen jälkeen, onko ehdotus selkeämpi, uskottavampi ja hyödyllisempi johtajille, jotka päättävät projektin rahoittamisesta.
Ohjevalikko parantaa ehdotusluonnosta iteroimalla?
Näiden iteraatiotarkistusten avulla voit tehdä kohdennettuja muutoksia, jotka vahvistavat luonnosta: tavoite, käyttäjäryhmä,rajoitukset, todisteet ja rakenne.
Tavoite: Luonnoksen kohdistaminen uudelleen tarvittavaan päätökseen
| Ennen: Copilot-luonnos | Jälkeen: Päivitetty versio |
|---|---|
| "Tässä ehdotuksessa hahmotellaan raportoinnin parantamisaloitteen laajuus ja tavoitteet." | "Tässä ehdotuksessa suositellaan vaiheittaista käyttöönottoa viikoittaisen tilaraportoinnin automatisoimiseksi neljälle tiimille, jotta johtajat näkevät riskit ja viivästykset nopeammin ja vähentävät samalla päivitysten valmisteluun tarvittavaa manuaalista työtä." |
| Mitä tämä luonnos jättää epäselväksi: Se pysyy yleisluontoisena eikä kerro selkeästi, mitä päätös johdon sidosryhmien on tehtävä. | Mikä on parantunut: Muutos nimeää toiminnon, määrittää ensimmäisen vaiheen ja selittää liiketoiminta-arvon heti. |
Kysy Copilotilta
"Tarkistetaan avausta niin, että suositus, ensimmäisen vaiheen laajuus ja toimeenpanopäätös ovat selvät kahdessa ensimmäisessä lauseessa."
Käyttäjäryhmä: Säädä luonnos johdon sidosryhmiä varten
| Ennen: Copilot-luonnos | Jälkeen: Päivitetty versio |
|---|---|
| "Ajan myötä useat tiimit ovat käyttäneet erilaisia raportointitapoja, ja keskusteluja prosessien johdonmukaisuudesta ja päivitysten laadusta on käyty jatkuvasti." | "Nykyään tiimit keräävät viikoittaisia päivityksiä manuaalisesti ja käyttävät epäyhdenmukaisia muotoja, mikä vaikeuttaa johtajien havaitsemista ja viivästyksiä eri ohjelmissa." |
| Mitä tämä luonnos jättää epäselväksi: Se käyttää aikaa yleiseen taustaan sen sijaan, että se nopeasti muotoilisi liiketoimintaongelmaa. | Mikä on parantunut: Tarkistus antaa johtajille heidän tarvitsemansa kontekstin viivyttämättä asiaa. |
Kysy Copilotilta
"Kirjoita tämä uudelleen johdon sidosryhmille. Säilytä vain konteksti, joka selittää nykyisen raportointiongelman ja miksi sillä on merkitystä nyt."
Rajoitukset: Leikkaa oikeaan pituuteen, laajuuteen ja muotoon
| Ennen: Copilot-luonnos | Jälkeen: Päivitetty versio |
|---|---|
| "Tämä ehdotus sisältää taustaa aiempiin raportointikeskusteluihin, prosessinäkökohtia, useita tulevaisuuden tilavaihtoehtoja ja useita havaintoja tiimin keskusteluista." | "Tämä ehdotus keskittyy neljään kohtaan: nykyiseen raportointiongelmaan, ensimmäisen vaiheen pilottiin, odotettuun arvoon ja nyt tarvittavaan päätökseen." |
| Mitä tämä luonnos jättää epäselväksi: Osio on liian laaja eikä vastaa johtajien vaatimaa tiukempaa muotoa. | Mikä on parantunut: Muutos kaventaa laajuutta ja helpottaa sisällön nopeaa tarkastelua. |
Kysy Copilotilta
"Tiukenna tätä kohtaa johdon tarkastelua varten. Poista vähäarvoinen tausta ja säilytä vain se, mikä tukee ensimmäisen vaiheen suositusta."
Todisteet: Anna konkreettisia yksityiskohtia, jotka tukevat suositusta
| Ennen: Copilot-luonnos | Jälkeen: Päivitetty versio |
|---|---|
| "Tämä aloite tuo merkittäviä tehokkuushyötyjä ja parantaa tiimien välistä näkyvyyttä." | "Tämä aloite automatisoisi pilottitiimien viikoittaisen tilankeruun, vähentäisi päivitysten kokoamiseen käytettyä aikaa ja antaisi johtajille johdonmukaisemman kuvan riskeistä, viivästyksistä ja omistajista viikoittaisen raportointisyklin aikana." |
| Mitä tämä luonnos jättää epäselväksi: Se lupaa parannusta, mutta se ei selitä mitä muutoksia tai miksi väitteen pitäisi tuntua uskottavalta. | Mikä on parantunut: Tarkistus sitoo hyödyn varsinaiseen raportointiongelmaan ja selittää automaation erityisarvon. |
Kysy Copilotilta
"Tee tästä väitteestä konkreettisempi käyttämällä nykyisiä raportoinnin kipupisteitä, pilottilaajuutta ja lähdemuistiinpanoja."
Rakenne: Muotoile luonnos uudelleen, jotta se on helpompi silmäillä ja käsitellä
| Ennen: Copilot-luonnos | Jälkeen: Päivitetty versio |
|---|---|
| "Tässä ehdotuksessa suositellaan automaatiotoimien aloittamista ensimmäisessä vaiheessa valituilla tiimeillä edellyttäen, että henkilöstö ja käyttöönotto ovat valmiita, ja pyytää johtoa tarkistamaan suosituksen ja seuraavaksi." |
Suositus: Aloita ensimmäisen vaiheen pilotti neljälle tiimille. Tärkeimmät riippuvuudet: Vahvista henkilöstö, raportointisyötteet ja käyttöönottovalmius. Päätöstä tarvitaan nyt: Hyväksy pilotin laajuus ja seuraavan vaiheen suunnittelu. |
| Mitä tämä luonnos jättää epäselväksi: Tärkeimmät kohdat ovat kaikki läsnä, mutta ne on pakattu yhteen tavalla, joka vaikeuttaa niiden skannaamista ja nopeaa reagoimista. | Mikä on parantunut: Muutos erottaa pääkohdat muotoon, jonka johtajat voivat tarkistaa nopeammin. |
Kysy Copilotilta
"Muotoile tämä lyhyeksi tiivistelmäksi, jossa on kolme luettelomerkkiä: suositus, keskeiset riippuvuudet ja päätös tarvitaan nyt."
Nopean valmiuden tarkistusluettelo
Ennen kuin siirryt eteenpäin, vahvista, että jokainen muokkaus on parantanut jotakin viidestä linssistä:
✔️ Tavoite: Luonnos tukee nyt päätöstä, joka johtajien on tehtävä.
✔️ Yleisö: sävy ja yksityiskohtaisuus sopivat johdon sidosryhmille.
✔️ Rajoitukset: Kestoa, laajuutta ja muotoa hallitaan.
✔️ Todisteet: Väitteet ovat konkreettisia ja perusteltuja raportointiskenaarioon.
✔️ Rakenne: Ehdotusluonnos on helppo skannata ja toimia.
Jos jokin alue on heikko, toistaa uudelleen. Toinen tai kolmas tarkistus on normaalia. Lataa Toista Copilot-tuotoksessa saadaksesi parempia tuloksia -pikaopas, käytännöllinen resurssi, johon voit palata työskennellessäsi.
Miksi iteraatiolla on merkitystä
Ensimmäisen luonnoksen ei tarvitse olla täydellinen. Kun suunta on oikea, iteraatio auttaa vahvistamaan heikkoja kohtia, säilyttämään toimivat kohdat ja parantamaan ehdotusta aloittamatta koko valintaa alusta.
Vihje
Lataa Toista Copilot-tuotoksessa saadaksesi parempia tuloksia -pikaopas, käytännöllinen resurssi, johon voit palata työskennellessäsi.