Arkistointi: luettelonäkymän suodattaminen SharePoint

Suodattimet vähentävät palautettujen tietojen määrää valitsemalla kohteita toimintojen perusteella (kuten suurempi tai pienempi kuin) ja täsmäämällä tietoja. Kun luot suodatetun näkymän, ensimmäisen indeksoidun sarakkeen pitäisi pienentää suodatinlausekkeen tietojoukkoa mahdollisimman paljon. Esimerkiksi osavaltion tai päivämääräkentän suodattaminen voi usein pienentää tietojoukkoa huomattavasti. Jos sinulla on 15 000 kohdetta, haluat ensimmäisen indeksin palauttavan alle 5 000 kohdetta. Jos tietojoukko ei ole yli 5 000 kohdetta, se on silti hyvä käytäntö.

SharePoint valitsee kyselyn ensimmäisen indeksoidun sarakkeen ja valitsee sitten tiedot muiden sarakkeiden avulla. Muut näkymäsuodattimessa määritettävät sarakkeet voidaan indeksoida tai olla indeksoitu. Näkymässä ei ole kyseisiä indekseja, vaikka suodattimen näkymän tulos palauttau luettelonäkymän raja-arvoa vähemmän.

Sinulla on esimerkiksi kysely: koko = suuri JA väri = punainen. Luettelossa kokoa ei indeksoida, mutta väri on. Jos luettelossa on alle 5 000 punaista kohdetta, kysely onnistuu suuressa luettelossa. Jos kyselyn koko on suuri TAI väri = punainen, tietokanta saattaa kuitenkin löytää kaikki punaiset kohteet, mutta sen on etsittävä kaikki suuret kohteet koko luettelosta. Jos palautettuja kohteita on yli 5 000, kyselyä on muokattu.

Jos käytät suodatinlausekkeessa vähintään kahta saraketta, määräävässä indeksissä tai indeksit-lausekkeessa on käytettävä AND-operaattoria. Jos esimerkiksi haluat palauttaa Koirat suuresta eläinluettelosta. Sinulla on indeksoitu sarake nimeltä Laji, jossa koira on arvona. Jos kyse on vain Laji = Koira-kyselystä, kyselyäsi ei ole. Jos sinulla on indeksoitu sarake nimeltä Luokka, kyselystä tulee Luokka = Nisäkkäät JA Laji = Koira. Voit myös etsiä kissoja ja koiraa kyselyllä Luokka = Nisäkkäät JA (Laji = KOIRA TAI Laji = Kissat). Toinen kysely valitsee kaikki Nisäkkäät ja suodattaa sitten Koirat ja Kissat.

Jos suodatettavien sarakkeiden indeksit eivät ole käytössä, aloita luomalla indeksit. Lisätietoja on kohdassa Indeksin lisääminen SharePoint sarakkeeseen.

Kun olet indeksoinut sarakkeen, voit lisätä sen, kun luot tai muokkaat näkymää, ja suodattaa sitten näkymän sen avulla. Ennen näkymän luomista luetteloon voi lisätä sarakkeita, jotta lajittelu, ryhmittely ja suodatus ovat joustavampia. Lajittelua ja suodatusta varten voit valita sarakkeet, jotka ovat tietojoukkossa, mutta joita ei näytetä.

Näkymän luominen

Avaa luettelo tai kirjasto, johon haluat luoda näkymän.

Tee versiostasi riippuen jokin seuraavista:

• TeeSharePoint-luettelossa seuraavasti:

1. Napsauta sen sarakkeen otsikkoa, jonka mukaan haluat suodattaa, ja valitse valikkovaihtoehdoista Suodata.
   
   

2. Valitse sivun oikeaan reunaan avautuu suodatinruutu, jonka mukaan haluat suodattaa luettelon. Kun olet valmis, napsauta Käytä-painiketta.
   
   
   
   Nyt sinun pitäisi huomata, että sarakeotsikossa on suodatinkuvake sen vieressä sen merkkinä siitä, että luettelo on suodatettu sarakkeen arvojen mukaan.
   
   
   
   Jos haluat lisätietoja suodattimet-ruudusta ja useiden eri sarakkeisiin tallennettujen arvojen mukaan suodattamista varten, lue mikä on luettelon ja kirjaston suodattimet -ruutu?

3. Katso näkymävalikkoa luettelon tai kirjaston oikeassa yläkulmassa. Huomaa nykyisen näkymän nimi, ja sen vieressä pitäisi olla tähti (*). Tämä tarkoittaa, että näkymää ei ole tallentanut. Jos haluat luoda uuden näkymän, valitse nykyisen näkymän nimi ja valitse sitten valikosta Tallenna näkymä nimellä.
   
   

4. Kirjoita näkyviin tulevaan Tallenna nimellä -ruutuun näkymän uusi nimi. (Jos haluat, että kaikki voivat nähdä näkymäsi, jätä Tee tästä julkiseksi näkymäksi -valintaruutu valittuna. Jos haluat tehdä näkymästä yksityisen niin, että vain sinä näet sen, poista valintaruudun valinta.) Luo uusi näkymä napsauttamalla Tallenna-painiketta.
   
   
   
   Luettelossa tai kirjastossa pitäisi nyt olla suodatettu näkymä.

   Huomautus: Luetteloa tai kirjastoa voi suodattaa tallentamatta sitä näkymäksi. 

• Tee SharePoint 2016:ssa, 2013:ssa, 2010:ssä tai SharePoint perinteisessä käyttökokemuksessa seuraavasti.

1. Valitse Luettelo- taiKirjasto-välilehti ja valitse sitten Luo näkymä.
   
   

2. Valitse Näkymän tyyppi -sivulla näkymä, jota haluat käyttää. Jos et ole varma, valitse Vakionäkymä.

   

3. Kirjoita näkymän nimi.

   

4. Muokkaa näkymän verkko-osoitetta tai hyväksy oletusosoite. Voit palata takaisin ja muuttaa tätä myöhemmin.

5. Valitse Suodatin-osassa Näytä kohteet vain,kun seuraava on tosi , ja valitse sitten, miten haluat suodattaa kohteet yhden indeksoidun sarakkeen perusteella.

   Jos esimerkiksi haluat luoda näkymän vain kohteista, jotka ovat muuttuneet tänään, valitse Muokattu (indeksoitu) -sarake ja on yhtä suuri kuin -ehto ja kirjoita sitten [tänään].

   

   Huomautus: Jos nimen perässä ei ole indeksoituja sarakkeita, luettelossa tai kirjastossa ei ole indeksoituja sarakkeita. Sinun on ensin luotava yksinkertainen indeksi tai yhdistelmäindeksi.

6. Voit rajoittaa jokaisella sivulla näytettä olevien kohteiden määrää vierittämällä alaspäin Kohderajoitus-kohtaan ja asettamalla näytettä olevien kohteiden määrä -arvon. Kun luot näkymän, näytettä olevien kohteiden oletusmäärä on 30.

   

7. Voit valita sivun kohderajoituksen kahdella eri vaihtoehdolla:

   • Näytä kohteet määritetyn koon erissä, mikä luo tiedoista sivu by-sivu-näytön, josta on hyötyä, kun selaat kohteita ei-vuorovaikutteisella tavalla.

     Jos rajoitusasetustasi enemmän kohteita on, näyttö sivutetaan.

     

   • Rajoita palautettujen kohteiden kokonaismäärä määritettyyn määrään luo kovan rajan, joka saattaa palauttaa koko suodatustoiminnon tulokset tai olla palauttattatta. Tästä voi olla hyötyä, kun testaat näkymää, luot prototyypin tai haluat noutaa vain näkymän ylimmät arvot.

8. Tyyli-kohdassavoit valita Esikatseluruutu, jos haluat nähdä luettelon kohteiden kaikki tiedot pystysuuntaisessa ruudussa. Esikatseluruutu on yksi näkymätyyleistä, jotka voit valita Tyyli-kohdassa muokatessasi tai luodessasi näkymää.

   

   Voit siirtyä tiedoista nopeammin viemällä hiiren näppäimen kohteen otsikon päälle sivun vasemmassa reunassa olevassa vieritysalueella, jotta näet nykyisen kohteen kaikki sarakearvot pystysuunnassa sivun oikeassa reunassa. Näkyvissä on vähemmän alustavia tietoja, mikä nopeuttaa näkymän näyttämista. Tämä tyyli on myös erittäin hyödyllinen silloin, kun luettelo on leveä tai siinä on useita sarakkeita, ja tietojen tarkasteleminen edellyttää vaakasuuntaista vieritystä.

   

9. Valitse OK.

Voit tehdä näkymän avulla lisää toimia, mutta tämä riittää luettelonäkymän raja-arvon ylittymiseen, jos sinut estetään. Voit myös lajitella tai ryhmitellä, määrittää summat, laajentaa kansioita ja optimoida näkymän katselun mobiililaitteella.

Näkymän muokkaaminen

Avaa luettelo tai kirjasto, johon haluat luoda näkymän.

TeeSharePoint-luettelossa seuraavasti:

1. Tee näkymään lisämuutos, kuten lajittelu, ryhmittely tai lisäsuodattimien lisääminen.

2. Noudata edellä vaiheissa 3 ja 4 annettuja ohjeita, mutta älä tällä kertaa muuta näkymän nimeä. Napsauta Tallenna-painiketta. Tämä korvaa aiemmin luodun näkymän.
   
   Jos haluat hallita näkymää tarkemmin, voit tehdä sen muokkaamalla näkymää perinteisessä näkymäeditorissa. Voit tehdä tämän valitsemalla näkymävalikosta nykyisen näkymäsi nimen ja valitsemalla sitten valikkovaihtoehdoista Muokkaa nykyistä näkymää ja noudattamalla edellä lueteltuja ohjeita, jotka koskevat SharePoint perinteistä käyttöliittymää.
   
   

Tee SharePoint 2016:ssa, 2013:ssa, 2010:ssä tai SharePoint perinteisessä käyttökokemuksessa seuraavasti:

1. Valitse Luettelo- taiKirjasto-välilehti, valitse näkymä Nykyinen näkymä -kohdassaja valitse sitten Muokkaa näkymää.
   
   

2. Vieritä alaspäin Näkymät-osaan ja valitse näkymä.

3. Sen jälkeen voit muuttaa asetuksia edellä olevassa Luo näkymä -ohjeen vaiheissa 5–9 kuvatuilla tavalla.

4. Valitse OK.

Jotta näkymä voi suodattaa nopeasti useita kohteita, suodattimen ensimmäinen sarake on indeksoitu. Muut näkymäsuodattimessa määritettävät sarakkeet voidaan indeksoida tai niitä ei ehkä indeksoida, mutta näkymä ei käytä näitä indekseja. Suodattimen ensimmäisen sarakkeen pitäisi palauttaa luettelonäkymän raja-arvoa vähemmän kohteita.

Jos suodattimen ensimmäinen sarake palauttaa enemmän kohteita kuin Luettelonäkymän raja-arvo -arvo on, voit käyttää suodatinta, jossa on vähintään kaksi saraketta. Kun määrität suodatetun näkymän, jossa käytetään vähintään kahta saraketta, rajoita palautettujen kohteiden kokonaismäärää AND-operaattorin avulla. Myös tässä tapauksessa sinun on silti määritettävä suodattimen ensimmäiseksi sarakkeeksi sarake, joka todennäköisesti palauttaa pienimmän tietomäärän. TAI-suodattimen käyttö lisää lähes aina palautettujen kohteiden määrää, eikä se ole voimassa näissä tilanteissa.

Lisätietoja näkymistä on kohdassa Luettelon tai kirjaston näkymän luominen,muuttaminen tai poistaminen.

Voit suodattaa kahden avainsanan perusteella nykyisen päivän perusteella [tänään] tai nykyisen käyttäjän perusteella [minä]. Nämä ovat dynaamisia, kun ne muuttuvat käyttäjän tai päivämäärän mukaan.

[Minä]-vaihtoehdot voivat olla hyödyllisiä, kun haluat vain tarkastella tiedostoja suuressa kirjastossa. [Minä] toimii henkilöpohjaisia sarakkeita, kuten Tekijä tai Muokkaaja. Jos esimerkiksi haluat nähdä kaikki luomasi tiedostot, määritä Suodatin, jonka Tekijä-sarakkeen arvo on [minä]. Jos olet muokkaaja ja haluat nähdä viimeksi työstäsit tiedostoja, määritä Muokkaaja-sarakkeeseen suodatin, joka on yhtä suuri kuin [minä]. Jos haluat nähdä molemmat, luo kaksi Tai-suodattimella yhdistettyä suodatinta.

Avainsana [tänään] toimii päivämääräpohjaisia sarakkeita varten. Matemaattisten laskujen avulla saat alueet, jotka muuttuvat tämän päivän päivämäärän mukaan. Jos esimerkiksi haluat nähdä kaikki tiedostot, joita on muokattu viimeisen 30 päivän aikana, voit luoda Päivämäärä-sarakkeeseen suodattimen, joka on suurempi tai yhtä suuri kuin [tänään] - 30. Jos haluat poistua nykyisestä päivästä, määritä Päivämäärä-sarakkeeseen toinen suodatin, joka on pienempi kuin [tänään] ja yhdistä ne Ja-suodattimella.

Voit suodattaa SharePoint, jossa on metatietosarake. 

Metatietosarakkeen lisääminen luetteloon

Siirry luetteloon ja valitse +Lisää sarake.

Valitse Lisää... Hallitut metatiedot -valintanappi ja valitse sitten OK.

Kun olet luonut Hallitut metatiedot -sarakkeen ja lisännyt kohteita luetteloon, voit myös lisätä metatietotunnisteita napsauttamalla Tunniste-kuvaketta luettelokohteen ruudussa.

Käytä metatietotunnisteita Puunäkymä-ruudussa.

Hallittujen metatietojen tunnisteiden suodattaminen

1. Valitse suodatinkuvake pääset suodatinruutuun.

   

   Huomautus: Voit valita Puunäkymä-vaihtoehdon ruudun yläreunassa olevasta avattavasta luettelosta, jossa näkyy valittuun sarakkeeseen liittyvät termit hierarkkisessa näkymässä.

2. Valitse metatietotunniste(t), jonka perusteella haluat suodattaa.

   

3. Jos Hallitut metatiedot -sarakkeessa on määritettynä vähintään viisi arvoa, voit tarkastella suodatinruutua valitsemalla Näytä kaikki -linkin.

   

4. Tarkista metatietotunniste(t), joita haluat suodattaa, ja valitse Käytä.

Seuraavassa on joitakin ehdotuksia tavallisille näkymissä, jotka toimivat hyvin indeksoiduissa sarakkeissa:

Suodatus:	Indeksoi seuraavat:	Esimerkki:
Viimeksi muuttuneet kohteet	Muokattu-sarake	Jos haluat tarkastella vain kohteita, jotka ovat muuttuneet viime viikon aikana, käytä suodatinta Muokattuonsuurempi kuin[tänään]-7.
Uudet kohteet	Luotu sarake	Jos haluat luoda näkymän vain viime viikon aikana lisätyistä kohteista, käytä suodatintaLuotu onsuurempi kuin[tänään]-7.
Omat kohteet	Tekijä-sarake	Jos haluat luoda näkymän vain lisätyista kohteista, käytä suodatintaTekijäon yhtä suuri kuin[minä].
Kohteet, jotka erääntyy tänään	Määräpäivä-sarake (jonka olet luonut luettelossa tai kirjastossa)	Jos haluat luoda näkymän vain kohteista, joiden määräpäivä on tänään, käytä suodattimen Määräpäiväonyhtä suuri kuin[tänään].
Keskustelupalstan päivitykset	Viimeksi päivitetty -sarake	Jos haluat luoda näkymän vain viime kuussa päivitetyistä keskusteluista, käytä suodatinta Viimeksi päivitetty on suurempi kuin [tänään]-30.
Tiedostokirjaston tiedostojen arkistoiminen	Muokkauspäivämäärä	Jos haluat luoda näkymän tiedostoista, joita ei ole muutettu vuoden 2016 jälkeen (jonka haluat arkistoida), käytä suodatinta Muokkauspäivämäärä on pienempi kuin 31.12.2016.
Taloustietojen alijoukon etsiminen	Alue, Vuosi (kahtena yksinkertaisena indeksinä)	Jos haluat luoda näkymän koillisen alueen taloustiedot vuonna 2015, käytä suodatinta Alue on yhtä suuri kuin NE JA Vuosi on yhtä suuri kuin 2015, koska Alue-sarakkeessa on todennäköisesti vähemmän arvoja kuin Vuosi-sarakkeessa.
Metatiedot	Hallitut metatiedot -sarake	Jos haluat luoda hallittujen metatietojen näkymän, käytä suodatinta, joka perustuu luettelo- ja kirjastosuodattimet -ruudussa määrittämiasi metatietotunnisteisiin. Lisätietoja on kohdassa Mikä on luettelon ja kirjaston suodattimet -ruutu?

Tuetut saraketyypit Yksi tekstirivi Vaihtoehto (yksi arvo) Numero Valuutta Päivämäärä ja aika Henkilö tai ryhmä (yksiarvoinen) Hallitut metatiedot Kyllä/Ei Haku

Saraketyypit, joita ei tueta Useita tekstirivejä Vaihtoehto (moniarvoinen) Laskettu Hyperlinkki tai kuva Mukautetut sarakkeet Henkilö tai ryhmä (moniarvoinen) Ulkoiset tiedot