Jokainen malli, joka sisältyy Access on täydellinen seurantasovellus, joka sisältää ennalta määritettyjä taulukoita, lomakkeita, raportteja, kyselyjä, makroja ja yhteyksiä. Nämä mallit on suunniteltu käyttökelpoisiksi heti, jotta voit luoda uuden malliin perustuvan tietokannan ja aloittaa käytön nopeasti. Saatat kuitenkin joskus haluta muokata uutta tietokantaa , esimerkiksi lisätä kentän tai nimetä sen uudelleen tai muuttaa raporttia.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit tehdä yleisimmät muutokset, joita haluat ehkä käyttää mallista luotuun tietokantaan. Linkkejä artikkeleihin saat tarkempia tietoja erityisistä alueista.

Sisältö

Taulukoiden ja kenttien perusteet

Kun luot tietokannan, tallennat tiedot taulukoihin – aihepohjaisiin rivien ja sarakkeiden luetteloihin. Tallensit tietokohteet, joita haluat seurata kentissä (eli sarakkeissa). Voit esimerkiksi luoda Yhteystiedot-taulukossa kentät sukunimiä, etunimeä, puhelinnumeroa ja osoitetta varten. Tuotteet-taulukossa voit luoda kenttiä tuotteen nimeä, tuotetunnusta ja hintaa varten.

On tärkeää, että valitset kentät huolellisesti. Yleensä on esimerkiksi huonoa luoda kenttä lasketun arvon tallenta varten. Useimmissa tapauksissa voit määrittää, Access laskea arvon tarvittaessa. Kun valitset kenttiä, yritä tallentaa tiedot pienimpiin käyttökelpoisiin osiin. Esimerkiksi koko nimen sijaan voit tallentaa etu- ja sukunimiä erikseen. Yleensä jos haluat raportoida, lajitella, hakea tai suorittaa laskutoimituksen tietokohteen perusteella, lisää se itse kenttään.

Lisätietoja tietokannan suunnittelemisesta ja kenttien valitsemisesta on artikkelissa Tietokannan suunnittelun perusteet.

Kentällä on tietyt määrittelevä ominaisuus. Esimerkiksi jokaisella kentällä on nimi, joka yksilöi taulukon kentän. Kentällä on myös tietotyyppi, joka vastaa tallennettavaa tietoa. Tietotyyppi määrittää tallennettavat arvot, kyseisille arvoille suoritettavat toiminnot sekä kullekin arvolle varattavan tallennustilan. Jokaisessa kentässä on myös niihin liittyviä asetuksia, joita kutsutaan ominaisuuksiksi, jotka määrittävät kentän ulkoasun tai toiminnan ominaisuudet. Esimerkiksi Muoto-ominaisuus määrittää kentän näyttöasettelun eli sen, miltä sen pitäisi näyttää, kun se näytetään.

Uuden kentän lisääminen tai luominen taulukossa

Voit helposti lisätä kentän taulukkoon taulukkonäkymässä. Voit kuitenkin lisätä kentän taulukkoon myös rakennenäkymässä. Taulukkonäkymässä voit lisätä kentän kirjoittamalla tietoja Napsauttamalla lisää sarakeotsikko -kohdan alapuolella olevalle solulle. Voit myös lisätä kentän taulukkoon rakennenäkymässä.

Lisätietoja kentän lisäämisestä taulukkonäkymään on artikkelissa Taulukon sarakkeen lisääminen tai poistaminen.

Lisätietoja kentän lisäämisestä taulukkoon rakennenäkymässä on artikkelissa Taulukon luominen ja kenttien lisääminen.

Huomautus: Kun lisäät taulukkoon uuden kentän, kenttää ei lisätä automaattisesti aiemmin luotuihin lomakkeisiin ja raportteihin. Kenttä on lisättävä manuaalisesti näihin lomakkeisiin ja raportteihin, jotta se näkyy lomakkeissa.

Kentän poistaminen taulukosta

Vältä mahdollisuuksien mukaan kentän poistamista tietokannasta, joka on luotu jossakin toimitetuista malleista. Kenttää käytetään todennäköisesti muissa tietokantaobjekteissa, kuten lomakkeissa ja raporteissa. Tämän vuoksi kentän poistaminen aiheuttaa seurauksia, kun yrität käyttää muita kenttää käyttävät tietokantaobjektit. Tietokantaobjektit eivät toimi odotetulla tavalla. Sinun on poistettava viittaukset kenttään kaikista objekteista, jotka käyttävät sitä, jotta muut objektit toimivat oikein.

Kun haluat poistaa kentän mallista luodusta tietokannasta, voit tehdä sen joko taulukkonäkymässä tai rakennenäkymässä. Muista, että jos muut tietokantaobjektit viittaavat poistettuihin kenttiin, sinun on muokattava kyseisiä muita objekteja viittauksen poistamiseksi. Jos raportti sisältää esimerkiksi ohjausobjektin, joka on sidottu poistettuun kenttään ja suoritat raportin, näyttöön tulee virhesanoma, koska Access ei löydä kentän tietoja.

Kun poistat kentän, kaikki kenttään tallennetut tiedot poistetaan pysyvästi. Siksi kenttiä poistettaessa kannattaa olla varovainen, ja tietokannasta on luotava varmuuskopio ennen kentän poistamista.

Ennen kuin voit poistaa kentän, varmista, että se ei osallistu mihinkään taulukoiden yhteyksiin. Jos yrität poistaa kentän, jonka yhteyksiä on olemassa, Access varoittaa, että yhteydet on ensin poistettava.

Vaiheittaiset ohjeet taulukon yhteyden poistamiseen ovat artikkelissa Yhteyden luominen, muokkaaminen tai poistaminen.

Vaiheittaiset ohjeet kenttien poistamiseen taulukoista on artikkelissa Kentän poistaminen.

Kentän tai taulukon nimeäminen uudelleen

Jos mahdollista, sinun ei tulisi nimetä uudelleen kenttää tai taulukkoa tietokannassa, joka on luotu jossakin toimitetuista malleista. On todennäköistä, että kenttää tai taulukkoa käytetään muissa tietokantaobjekteissa, kuten lomakkeissa ja raporteissa. Tämän vuoksi kentän tai taulukon uudelleennimeämisellä voi olla seurauksia, kun yrität käyttää muita kenttää tai taulukkoa käyttävät tietokantaobjektit. Muut objektit eivät ehkä toimi odotetulla tavalla, jos ne edelleen viittaavat vanhaan nimeen. Jotta muut objektit toimivat oikein, vanha nimi on muutettava uudella nimellä. Jos Suorita nimen automaattinen korjaus -valintaruutu on valittuna Accessin asetukset -valintaikkunan Nykyinen tietokanta -luokassa, suuri osa tästä työstä tehdään automaattisesti.

Haluat ehkä muuttaa sarakeotsikossa näkyvää tekstiä taulukkonäkymässä. Voit tehdä tämän nimeämättä kenttää uudelleen. Jos haluat muuttaa vain sarakeotsikossa olevan tekstin etkä halua nimetä kenttää uudelleen, katso lisätietoja osiosta Sarakeotsikossa näkyvän tekstin muuttaminen.

Voit tarvittaessa nimetä taulukon uudelleen siirtymisruudussa tai nimetä kentän uudelleen joko taulukko- tai rakennenäkymässä. Ennen kuin otat nimen automaattisen korjauksen käyttöön, ota se käyttöön, jos se ei ole jo käytössä.

Nimen automaattisen korjauksen käyttöönottaaminen

Kun nimeät tietokantaobjektin, kuten kentän, taulukon, lomakkeen tai raportin uudelleen, haluat yleensä nimen muutoksen välittymään koko tietokantaan. Muussa tapauksessa vanhaan nimeen viittaavat objektit eivät toimi odotetulla tavalla. Access nimen automaattisen korjauksen ominaisuuden, joka välittää nimen muutokset. Nimen automaattinen korjaus on oletusarvoisesti käytössä kaikissa uusissa tietokannoista Access. Jos se on poistettu käytöstä, voit ottaa sen käyttöön seuraavasti.

Nimen automaattisen korjauksen käyttöönottaaminen

  1. Valitse Tiedosto > Asetukset

  2. Valitse Accessin asetukset -valintaikkunan vasemmanpuoleisessa ruudussa Nykyinen tietokanta.

  3. Valitse Nimen automaattisen korjauksen asetukset -kohdassa Jäljitä nimen automaattisen korjauksen tiedot -valintaruutu ja valitse sitten Suorita nimen automaattinen korjaus -valintaruutu.

  4. Jos haluat säilyttää taulukon, joka kirjaa kaikki nimen automaattisen korjauksen tekemät muutokset, valitse Lokin nimen automaattinen korjaus -valintaruutu.

  5. Napsauta OK.

  6. Tallenna muutokset valitsemalla pikatyökaluriviltä Tallenna.

Huomautus: Nimen automaattinen korjaus -toiminto ei ole sama kuin automaattinen korjaustoiminto. Nimen automaattinen korjaus -toiminto korjaa objektien väliset viittaukset. Automaattinen korjaus -toiminto korjaa usein väärin kirjoitetut sanat tai lauseet.

Kentän nimeäminen uudelleen taulukkonäkymässä

  1. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, jossa haluat nimetä kentän uudelleen.

    Taulukko avataan taulukkonäkymässä.

  2. Napsauta uudelleennimettävän kentän sarakeotsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Nimeä kenttä uudelleen.

  3. Kirjoita kentän uusi nimi ja paina sitten ENTER-näppäintä.

Kentän nimeäminen uudelleen rakennenäkymässä

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, jonka kentän haluat nimetä uudelleen, ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.

    Taulukko avataan rakennenäkymässä.

  2. Napsauta uudelleennimettävän kentän Kentän nimi -sarakkeen solua.

    Vihje: Jos haluat valita koko kentän nimen, osoita nimen ensimmäisen merkin vasemmalla puolella, kunnes osoitin muuttuu nuoleksi, ja napsauta sitten.

  3. Nimeä kenttä uudelleen muokkaamalla tekstiä.

  4. Tallenna muutokset valitsemalla pikatyökaluriviltä Tallenna.

Taulukon nimeäminen uudelleen

Voit nimetä taulukon ja useimmat muut tietokantaobjektit uudelleen suoraan siirtymisruudusta.

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, jonka haluat nimetä uudelleen, ja valitse sitten pikavalikosta Nimeä uudelleen.

    Huomautus: Sinun on suljettava kaikki taulukkoon viittaavat avoimet objektit, ennen kuin voit nimetä sen uudelleen.

  2. Kirjoita uusi nimi ja paina sitten ENTER-näppäintä.

  3. Tallenna muutokset valitsemalla pikatyökaluriviltä Tallenna.

Sarakeotsikossa näkyvän tekstin muuttaminen

Kuvateksti on otsikko tai otsikko, jonka voit määrittää kentälle määrittämällä kentän Kuvateksti-ominaisuuden. Otsikko on kentän nimestä riippumaton: jokaisella kentällä on kentän nimi ja sillä voi myös olla kuvateksti. Voit esimerkiksi haluta kentän nimen yksittäiseksi sanaksi ilman upotettuja välilyöntejä. Sen jälkeen voit luoda Kuvateksti-ominaisuuden avulla kuvaavan nimen, joka sisältää välilyöntejä. Access näyttää kuvatekstin kentän nimen paikalla taulukkonäkymässä sekä kyselyiden, lomakkeiden ja raporttien otsikoissa ja otsikoissa.

Jos et lisää tekstiä Kuvateksti-ominaisuudelle, kentän nimeä käytetään oletusarvoisesti.

Jos haluat muuttaa taulukkonäkymän sarakkeen otsikossa näkyvää nimeä, voit tehdä sen muuttamatta kentän nimeä määrittämällä kentän Kuvateksti-ominaisuuden. Voit muuttaa kentän Kuvateksti-ominaisuutta seuraavasti:

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, jonka kuvatekstiä haluat muuttaa, ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.

    Taulukko avataan rakennenäkymässä.

  2. Napsauta sen kentän Kentän nimi -sarakkeen solua, jonka Kuvateksti-ominaisuuden haluat määrittää.

  3. Valitse alaosan Kentän ominaisuudet -kohdanYleiset-välilehdessäKuvateksti.

  4. Kirjoita kentälle uusi otsikko.

  5. Tallenna muutokset valitsemalla pikatyökaluriviltä Tallenna.

Kun seuraavan kerran avaat taulukon taulukkonäkymässä, otsikko kentän nimen sijaan näkyy sarakeotsikossa.

Sivun alkuun

Kentän lisääminen lomakkeeseen tai raporttiin

Kun luot malliin perustuvan tietokannan, tietokanta sisältää useita valmiiksi suunniteltuja lomakkeita ja raportteja, joita voit käyttää heti. Saatat kuitenkin haluta lisätä lomakkeeseen tai raporttiin lisäkentän. Kun lisäät kentän lomakkeeseen tai raporttiin, luot ohjausobjektin.

Ohjausobjektit ovat objekteja, jotka tuovat näkyviin tietoja, suorittavat toimintoja ja sallivat käyttöliittymää tehostavien tietojen, kuten otsikoiden ja kuvien, tarkastelemisen ja käyttämisen. Ohjausobjektit voivat olla sidottuja, ei-sidottuja ja laskettuja.

Täydellinen luettelo ohjausobjektityypeistä, jotka voit käyttää lomakkeissa ja raporteissa, on artikkelissa Johdanto ohjausobjekteihin.

Kentän lisääminen lomakkeeseen tai raporttiin asettelunäkymässä

Kun olet luonut lomakkeen tai raportin, voit helposti hienosäätää sen rakennetta asettelunäkymässä. Käyttämällä todellisia reaaliaikaisia tietoja oppaana voit muuttaa kenttien leveyttä ja järjestellä kenttiä uudelleen. Voit sijoittaa lomakkeeseen tai raporttiin uusia kenttiä ja määrittää lomakkeen tai raportin ja niiden ohjausobjektien ominaisuudet.

Voit siirtyä asettelunäkymään napsauttamalla siirtymisruudussa lomaketta tai raporttia hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten pikavalikosta Asettelunäkymä. Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa Asettelunäkymä-painiketta Accessin tilarivillä tai napsauttaa lomakkeen tai raportin tiedostovälilehteä hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten pikavalikosta Asettelunäkymä.

Ominaisuusikkunan avaaminen

  • Valitse Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmästä Ominaisuusikkuna.

    Pikanäppäin Paina F4-näppäintä.

Kenttäluettelo-ruudun avulla voit lisätä kenttiä pohjana olevasta taulukosta tai kyselystä rakenteen. Jos haluat näyttää Kenttäluettelo-ruudun,valitse Muotoile-välilehden Ohjausobjektit-ryhmässäLisää aiemmin luotuja kenttiä. Sen jälkeen voit vetää kentät suoraan Kenttäluettelo-ruudusta rakenteen mukaan.

Kenttäluettelo-ruudun näyttäminen

  • Valitse Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmästä Lisää aiemmin luodut kentät.

Kentän lisääminen Kenttäluettelo-ruudusta

  • Jos haluat lisätä yksittäisen kentän, vedä kenttä Kenttäluettelo-ruudusta osaan, jossa haluat sen näkyvän lomakkeessa tai raportissa.

  • Voit lisätä useita kenttiä kerralla pitämällä CTRL-näppäintä painettuna ja napsauttamalla haluamiasi kenttiä. Vedä valitut kentät lomakkeeseen tai raporttiin.

Kun pudotat kentät osaan, Access luo sidotun tekstiruutuohjausobjektin kullekin kentälle ja sijoittaa automaattisesti otsikkoohjausobjektin kunkin kentän viereen.

Lisätietoja lomakkeista ja raporteista on artikkeleissa Kentän lisääminen lomakkeeseen tai raporttiin, Lomakkeen luominen Accessissaja Yksinkertaisen raportin luominen.

Tiedostojen tai kuvien säilön lisääminen kenttään

Voit Access liitetietotyypillä varustettuun kenttään yhden tai useamman tiedoston, tiedoston tai kuvan tallentamista varten. Liitekentän avulla voit tallentaa useita tiedostoja yhteen kenttään. Kenttään voi tallentaa myös useita tiedostoja. Esimerkiksi työhön liittyvät ehdokkaat -tietokannassa voit liittää yhden tai useamman ansioluettelon valokuvan lisäksi kunkin yhteyshenkilön tietueeseen.

Liitekentän lisääminen taulukkoon

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, johon haluat lisätä kentän, ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.

    Taulukko avataan rakennenäkymässä.

  2. Napsauta Kentän nimi -sarakkeessa ensimmäistä tyhjää riviä ja kirjoita uudelle kentälle nimi.

  3. Napsauta tietotyyppisarakkeen viereistä solua ja valitse luettelosta Liite.

  4. Tallenna muutokset valitsemalla pikatyökaluriviltä Tallenna.

    Access saattaa näyttää sanoman, jossa sanotaan, että muutoksia ei voi kumota taulukon tallentamisen jälkeen. Tämä tarkoittaa, että et voi muuntaa kenttää toiseen tietotyyppiin, mutta voit poistaa kentän, jos olet mielestäsi tehnyt virheen.

  5. Vahvista muutos valitsemalla Kyllä.

Kun olet lisännyt Liite-kentän taulukkoon, voit lisätä tietueeseen asiakirjoja, tiedostoja tai kuvia Liitteet-valintaikkunan avulla.

Liitteen lisääminen kenttään

  1. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, johon haluat lisätä liitteen.

    Taulukko avataan taulukkonäkymässä.

  2. Kaksoisnapsauta liitekenttää taulukossa.

    Näyttöön tulee Liitteet-valintaikkuna.

  3. Valitse Lisää.

    Näyttöön tulee Valitse tiedosto -valintaikkuna.

  4. Etsi tietueeseen liitettävä tiedosto tai tiedostot Haku-luettelosta, valitse tiedosto tai tiedostot ja valitse sitten Avaa.

    Huomaa, että voit valita useita minkä tahansa tuetun tietotyypin tiedostoja.

  5. Lisää tiedostot taulukkoon valitsemalla Liitteet-valintaikkunassa OK.

    Access lisää tiedostot kenttään ja kasvattaa sitä numeroa, joka ilmaisee liitteet vastaavasti.

  6. Toista nämä vaiheet, kunnes olet lisännyt kaikki haluamasi tiedostot nykyiseen kenttään tai taulukon muihin kenttiin.

Lisätietoja liitekentistä on artikkelissa Tiedostojen ja kuvien liittäminen tietokannan tietueisiin.

Sivun alkuun

Kentän näyttökentän muuttaminen

Voit mukauttaa kentän ulkoasua, kun se näytetään. Voit esimerkiksi määrittää koko tietokannassa käytettävät näyttömuodot, kuten lomakkeet ja raportit, tai kun taulukko avataan taulukkonäkymässä. Voit määrittää näyttömuodon asettamalla kentän Muoto-ominaisuuden. Tämän jälkeen kentän Muoto-ominaisuus periytyy automaattisesti uusista lomakkeista ja raporteista, jotka luot.

Näyttömuodon määrittäminen taulukkonäkymässä

  1. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, joka sisältää kentän, jonka muotoilun haluat määrittää.
    Taulukko avataan taulukkonäkymässä.

  2. Napsauta kenttää, jonka näyttömuodon haluat määrittää.

  3. Napsauta Kentät-välilehdenMuotoilu-ryhmässä Muotoile-kohdan vieressä olevan avattavan luettelon nuolta ja valitse sitten muoto.

    Kenttä näkyy uudessa näyttömuodossa.

Näyttömuodon muuttaminen rakennenäkymässä

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, joka sisältää kentän, jonka näyttömuotoa haluat muuttaa, ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.

    Taulukko avataan rakennenäkymässä.

  2. Napsauta kenttää, jonka näyttömuodon haluat määrittää.

  3. Valitse Kentän ominaisuudet-kohdan Yleiset-välilehdessäMuotoile-ruutu.

  4. Napsauta avattavaa luetteloa ja valitse näyttömuoto.

  5. Tallenna muutokset valitsemalla pikatyökaluriviltä Tallenna.

Sivun alkuun

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Microsoft Office Insidersiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kuinka tyytyväinen olet käännöksen laatuun?
Mikä vaikutti kokemukseesi?

Kiitos palautteesta!

×