Sähköpostin lähettäminen työnkulussa

SharePoint Designer 2013:n avaaminen ja yhteyden muodostaminen SharePoint-sivustoon

SharePoint Designer 2013 asennetaan Office 2013 -sovelluksena. Voit avata SharePoint Designer 2013:n ja muodostaa yhteyden SharePoint-sivustoon seuraavasti:

1. Avaa SharePoint Designer 2013 valitsemalla se aloitusvalikosta. Valitse Aloituskuvake>Kaikki ohjelmat>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

2. Valitse SharePoint Designer 2013:n aloitussivulla Avaa sivusto.

3. Kirjoita SharePoint-sivusto, johon haluat muodostaa yhteyden, esimerkiksi http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

4. Avaa sivusto valitsemalla Avaa.

5. Anna pyydettäessä tunnistetietosi. (Jos suojausta ei ole integroitu tietokoneeseen, johon kirjauduit, sinua pyydetään antamaan tunnistetietosi.) Varmista, että käytät tunnistetietoja, joilla on SharePoint-sivuston käyttöoikeus.

Luettelotyönkulun luominen SharePoint-työnkulkuympäristön perusteella

1. Valitse siirtymisruudussa Työnkulun solmu.

2. Valitse Työnkulut-välilehdenUusi-osassaavattava Luettelotyönkulku-valikko.

3. Valitse luettelo , jonka haluat liittää uuteen työnkulkuun.

4. Kirjoita Luo luettelon työnkulku -valintaikkunassa työnkulun nimi ja kuvaus ja varmista, että ympäristön tyyppi -asetuksena on SharePoint 2013 -työnkulku.

5. Jos haluat luoda työnkulun, valitse OK.

Nyt kun työnkulku on luotu, voit luoda työnkulun lisäämällä toimintoja, ehtoja, vaiheita, vaiheita ja silmukoita. Nämä työnkulun osat ovat käytettävissä SharePoint Designer 2013 -valintanauhassa.

Lisätietoja käytettävissä olevasta työnkulun toimintojen luettelosta on ohjeaiheessa Myös.

Sähköpostiviestin lähetystoiminnon luominen

1. Valitse Toiminnot ja valitse sitten Lähetä sähköpostiviesti.

2. Valitse toiminnossa nämä käyttäjät.

3. Valitse Määritä sähköpostiviesti -valintaikkunassa käyttäjät olemassa olevista käyttäjistä ja Ryhmät tai kirjoita oma sähköpostiosoitteesi Vastaanottaja-kenttään.

   Huomautukset: 

   • Jotta voit lähettää sähköpostiviestin ulkoiseen sähköpostiosoitteeseen. sinun on pystyttävä noutamaan tietoja vastaavasta sähköpostipalvelimesta.

   • Sähköpostiviestin Vastaanottaja-osoite voi olla joko tietty staattinen osoite (esimerkiksi NORTHWINDTRADERS\junmin tai junmin@northwindtraders.com) tai työnkulun haku muuttujatietoihin. Lisätietoja työnkulun hakujen käyttämisestä työnkulusta lähetettyjen sähköpostiviestien dynaamiseen osoitteisiin staattisten osoitteiden käyttämisen sijaan on artikkelissa Käyttäjien tai ryhmien valitseminen dynaamisesti viestin vastaanottamista varten.

   • Hahmonnetun sähköpostin lähettäjän osoite on aina palvelimen järjestelmänvalvojan sähköpostiosoite, ellei palvelimen järjestelmänvalvoja muuta nykyisen verkkosovelluksen tai kaikkien verkkosovellusten lähettäjän osoitetta. Lisätietoja on artikkelissa Lähtevän sähköpostin määrittäminen tietylle verkkosovellukselle.

4. Kirjoita Aihe-kenttään sähköpostiviestin aihe tai määritä työnkulun haku tähän haluamaasi tekstiin valitsemalla Näytä tietojen sidonta .

   Huomautus: Jotta työnkulku käännetään oikein, sinun on tehtävä jokin merkintä Aihe-kenttään.

5. Kirjoita tai liitä sähköpostiviestin leipäteksti Aihe-kentän alla olevaan suureen ruutuun.

   

6. Valitse OK.

7. Valitse Toiminto>Siirry vaiheeseen.

8. Valitse Työnkulun päättyminen.

9. Valitse Julkaise.

Lisätietoja sähköpostin sisällön muokkaamisesta on seuraavissa osioissa.

Sivun alkuun

Mukautetun luettelon avulla voit tallentaa vastaanottajien osoitteet

Jos vastaanottajat muuttuvat säännöllisesti, mutta eivät niin usein, että ne on määritettävä aloituslomakkeessa aina, kun työnkulku käynnistetään, voit luoda mukautetun Vastaanottajat-luettelon, joka sisältää yhden luettelokohteen kullekin siihen viittaaville työnkuluille, ja luoda sitten sarakkeita, joihin voit tallentaa osoitteet, joihin kukin kunkin työnkulun sähköpostiviesti lähetetään. Kun minkä tahansa työnkulun viestin vastaanottajat muuttuvat, sinun täytyy vain muuttaa kyseisen työnkulun Vastaanottajat-luettelokohteen oikean kentän osoitteita.

Voit käyttää työnkulun hakua mukautettuun Vastaanottajaluetteloon seuraavasti:

1. Luo selaimessa Vastaanottajat-niminen mukautettu luettelo, joka sisältää seuraavat kolme saraketta:

   • Muuta oletusarvoisen Otsikko-sarakkeen nimeksi Työnkulun nimi. Jätä kaikki muut vaihtoehdot ennalle. Lisätietoja lisätietoja luettelon tai kirjaston sarakkeen muuttamisesta on ohjeaiheessa Katso myös.

   • Lisää Henkilö- tai Ryhmä-sarake nimeltään Vastaanottaja. Salli tässä sarakkeessa Henkilöiden ja Ryhmien valinta, mutta älä salli usean valinnan tekemistä. Jätä kaikki muut vaihtoehdot ennalle. Lisätietoja luettelon tai kirjaston sarakkeen luomisesta on ohjeaiheessa Katso myös.

   • Lisää Yksirivinen teksti -sarake nimeltään Kopio. Jätä kaikki muut vaihtoehdot ennalle.

2. Luo Vastaanottajat-luettelossa uusi kohde ja toimi sitten seuraavasti:

   • Kirjoita Työnkulun nimi - kenttään Asiakirjan tarkistus, joka on tässä käytetyn esimerkkityönkulun nimi.

   • Valitse Vastaanottaja-kentässäOsoitteisto- ja valitse sitten Valitse Ihmiset ja Ryhmät -valintaikkunassa yksittäinen henkilö tai ryhmä, jolle haluat osoiteta sähköpostiviestejä.

   • Kirjoita Kopio-kenttään niiden vastaanottajien sähköpostiosoitteet, joille haluat osoiteta kopioita, ja erota useita osoitteita puolipisteillä.

3. Luo uusi työnkulku.

4. Valitse Toiminnot ja valitse sitten Lähetä sähköpostiviesti.

5. Valitse Toiminto-kohdassa nämä käyttäjät.

6. Valitse Määritä sähköpostiviesti -valintaikkunan Vastaanottaja-ruudun lopussa Osoitteisto .

7. Valitse Valitse käyttäjät -valintaikkunan Tai valitse aiemmin luoduista käyttäjistä ja Ryhmät -luettelosta Työnkulun haku käyttäjälle ja valitse sitten Lisää.

8. Valitse Henkilön tai ryhmän haku -valintaikkunassa seuraavat asetukset:

   • Tietolähde: Vastaanottajat tai mukautetun luettelon nimi.

   • Kenttä lähteestä: Kohteeseen tai kenttä, joka sisältää haluamasi osoitteen Kohde-rivillä.

   • Palautuskenttä muodossa: Kirjautumisnimi. Tämä määrittää sähköpostin Vastaanottaja-kenttämuodon.

   • Kenttä: Vastaanottajat: Työnkulun nimi

   • Arvo: Kirjoita Asiakirjan tarkistus tai nykyisen työnkulun nimi.

     

     Tässä haussa lukee Vastaanottajat-luettelosta Vastaanottaja-kentän arvo, jossa Työnkulun nimi on asiakirjan tarkistus.

     Valintaikkunan yläosassa määritetään luettelo ja sarake. valintaikkunan alaosa määrittää rivin.

9. Valitse Henkilön tai ryhmän haku -valintaikkunassa OK.

10. Valitse sähköpostissa yksilöllisten hakujen varmistaminen OK.

11. Sulje Valitse käyttäjät -valintaikkuna valitsemalla ok uudelleen.

12. Valitse Määritä sähköpostiviesti -valintaikkunan KOPIO-kentän lopussa Osoitteisto .

13. Valitse Valitse käyttäjät -valintaikkunan Tai valitse aiemmin luoduista käyttäjistä ja Ryhmät -luettelosta Työnkulun haku käyttäjälle ja valitse sitten Lisää.

14. Valitse Määritä työnkulun haku -valintaikkunassa seuraavat asetukset:

    • Tietolähde: Vastaanottajat tai mukautetun luettelon nimi.

    • Kenttä lähteestä: Kopio tai kenttä, joka sisältää haluamasi osoitteen Kopio-rivillä.

    • Palautuskenttä muodossa: Kirjautumisnimi. Tämä määrittää sähköpostin Vastaanottaja-kenttämuodon.

    • Kenttä: Vastaanottajat: Työnkulun nimi

    • Arvo: Kirjoita Asiakirjan tarkistus tai nykyisen työnkulun nimi.

      

      Tässä haussa lukee "Valitse Vastaanottajat-luettelosta sen Kopio-kentän arvo, jossa Työnkulun nimi on Asiakirjan tarkistus".

15. Valitse OK ja valitse varoitusviestissä uudelleen OK .

16. Sulje Valitse käyttäjät -valintaikkuna valitsemalla OK.

Kun työnkulku lähettää tämän sähköpostiviestin, se lähettää sen osoitteisiin, jotka on lueteltu Asiakirjan tarkistaminen -kohteen Vastaanottaja- ja Kopio-kentissä mukautetussa Vastaanottajat-luettelossa. Voit muuttaa vastaanottajia helposti tekemällä haluamasi muutokset luetteloon.

Yksittäinen työnkulku voi lähettää useita sähköpostiviestejä, eikä kaikkia sähköpostiviestejä ehkä lähetetä samoille vastaanottajille. Jos haluat tallentaa muita osoitteita tämän työnkulun lähettämiin muihin sähköposteihin, voit lisätä luetteloon sarakkeita muiden osoitteiden tallentamista varten. Tässä tapauksessa voit nimetä sarakkeet esimerkiksi “Ensimmäinen viesti vastaanottajalle”, “Toinen viesti vastaanottajalle” ja niin edelleen.

Vaihtoehtoisesti voit suunnitella luettelon siten, että luot yhden kohteen kullekin työnkulun lähettämälle sähköpostiviestille yhden kohteen sijaan. Varmista tässä tapauksessa, että kunkin sähköpostiviestin tunnistamiseen käytetty nimi on yksilöllinen, jotta osoitteet noutavat haut palauttavat haluamasi yksilöllisen arvon.

Työnkulun aloituslomakkeen avulla voit määrittää vastaanottajat

Jos haluat määrittää vastaanottajat aina, kun työnkulku käynnistetään manuaalisesti, voit mukauttaa työnkulun aloituslomaketta ja kerätä osoitteet työnkulun käynnistävältä henkilöltä. Työnkulku voi sitten joko käyttää annettuja osoitteita suoraan tai kopioida ne nykyisen kohteen kenttiin, joissa ne ovat edelleen käytettävissä, kun työnkulku on suorittanut nykyisen esiintymänsä. Jos työnkulku on määritetty siten, että se käynnistyy myös automaattisesti, voit määrittää oletusosoitteet aloituslomakkeeseen aina, kun automaattinen käynnistys tapahtuu.

Sivun alkuun

Jos nykyinen kohde on asiakirja tiedostokirjastossa

Työnkulun käynnistämisilmoituksen esimerkin mukaisesti voit lisätä linkin suoraan uuteen asiakirjaan:

1. Kirjoita tai liitä staattinen teksti, jonka sisällä haluat linkin näkyvän.

2. Valitse teksti ja valitse Muokkaa hyperlinkkiä.

3. Valitse Muokkaa hyperlinkkiä -valintaikkunassa funktio (fx).

   Vihje: Kun olet lisännyt haun, et voi vetää sitä uuteen sijaintiin. (On kuitenkin mahdollista “siirtää haku toiseen paikkaan” vetämällä muuta tekstiä sen ympärille.) Vastaavasti hakua tai mitään haun sisältämää tekstiä ei ole mahdollista leikata, kopioida tai liittää.

4. Valitse Merkkijonon haku -valintaikkunan Tietolähde-kentästäNykyinen kohde.

5. Valitse Kenttä lähteestä -kentässä Koodattu absoluuttinen URL-osoite ja valitse sitten OK.

   

Kun sähköpostin vastaanottaja valitsee linkin, asiakirja avautuu tarkastelua tai muokkaamista varten.

Jos nykyinen kohde on luettelokohde

Kun luot linkin luettelokohteeseen , esimerkiksi ilmoitukseen tai kalenteritapahtumaan, voit määrittää linkin avaamaan joko näyttölomakkeen (DispForm.aspx) tai luettelokohteen muokkauslomakkeen (EditForm.aspx).

Luettelokohteen avaavan linkin luominen:

1. Siirry selaimessa luetteloon, johon haluat luoda tämän työnkulun.

2. Avaa minkä tahansa aiemmin luodun tiedoston luettelokohde kirjastossa käyttämällä Näytä kohde - toimintoa, jos haluat, että linkki avaa näyttölomakkeen, tai Muokkaa kohdetta , jos haluat linkin avaavan muokkauslomakkeen.

3. Kopioi osoite osoiterivillä alusta http: tai https: ensimmäisen yhtäläisyysmerkin (=) kautta.

   

4. ?ID= -teksti on kyselymerkkijonoparametri, joka ohjaa sivua näyttämään lomakkeen juuri sille kohteelle luettelossa tai kirjastossa, jolla on se luettelotunnus, joka näkyy yhtäläisyysmerkin perässä (=). Tässä esimerkissä se on nykyisen kohteen luettelotunnus, jonka työnkulun haku on tunnistanut.

   Huomautus: Jos nykyinen kohde on tehtävä, joka on luotu jollakin kolmesta työnkulun tehtävätoiminnosta ja jos haluat linkin avaavan mukautetun tehtävälomakkeen (eikä tehtäväluettelon oletusnäyttö- tai muokkauslomaketta), katso Artikkeli Jos nykyinen kohde on mukautettu tehtävälomake. Tarvitset ainoastaan tämänhetkisen toimenpiteen niille tehtäville, joita ei ole luotu työnkulun tehtävätoiminnolla sekä niidenkin tehtävien näyttömuodoille, jotka on luotu työnkulun tehtävätoiminnolla.

5. Kirjoita tai liitä Määritä sähköpostiviesti -valintaikkunaan staattinen teksti, johon haluat linkin näkyvän, esimerkiksi – Voit tarkastella luettelokohdetta napsauttamalla tätä.

6. Valitse teksti ja valitse Muokkaa hyperlinkkiä.

7. Valitse Muokkaa hyperlinkkiä -ruudun osoitekentässäMerkkijonon muodostin.

8. Liitä osoite Merkkijonon muodostin -valintaikkunassa.

9. Sijoita kohdistin suoraan yhtäläisyysmerkin (=) jälkeen ja valitse sitten Lisää tai Muuta hakua.

10. Valitse Merkkijonon haku -valintaikkunan Lähde-kentästäNykyinen kohde ja valitse Sitten Kenttälähteestä -kentästä TUNNUS.

    

11. Valitse OK.

    Merkkijonon muodostimen viimeisen merkkijonon pitäisi alkaa http:// tai https:// ja päättyä [%Current Item:ID%].

    Tärkeää: Vaikka nykyinen kohdetunnuksen haku on hyödyllinen, kun luodaan linkkejä nykyiseen luettelokohteeseen, seuraavat haut voivat aiheuttaa virheitä hahmonnetussa polussa, eikä niitä suositella sisällytettäväksi sähköpostilinkkeihin: Polku, Palvelimen suhteellinen URL-osoite, Lähteen URL-osoite ja URL-polku.

12. Valitse OK kahdesti.

Linkit näkyvät sinisessä tekstissä, jossa on alleviivaus sähköpostissa.

Jos aiot käyttää linkkiä useita kertoja, jatka seuraavaan osaan.

Luettelokohteen osoitteen tallentaminen työnkulun muuttujana

Voit tallentaa luettelokohteen näyttömuodon tai muokkausmuodon URL-osoitteen työnkulun muuttujaksi siten, että voit käyttää sitä useissa eri paikoissa samassa työnkulussa.

1. Valitse Työnkulun Designer -ikkunassa Toiminnot ja valitse sitten Pura alimerkkijono merkkijonoindeksistä.

   

2. Valitse vaiheessa merkkijono ja valitse kolme pistettä -painike [...].

3. Liitä Merkkijonon muodostin -valintaikkunassa URL-osoitteen staattinen tekstiosa (mutta ei nykyisen kohdetunnuksen hakua).

   

4. Aseta kohdistin yhtäläisyysmerkin (=) perään ja valitse sitten Lisää tai Muuta hakua.

5. Valitse Merkkijonon haku -valintaikkunan Tietolähde-kentästäNykyinen kohde ja valitse Kenttä lähteestä -kentästä TUNNUS.

   

6. Valitse OK.

   Haku lisätään valintaikkunan tekstiin.

   

7. Sulje Merkkijonon muodostin -valintaikkuna valitsemalla OK.

8. Valitse 0aloitusvalikosta 0 ja korvaa se 1:llä.

   Huomautus: Kun aloitusnäytön arvo on suurempi kuin 1, lopullisesta merkkijonosta on poistettu merkkejä.

9. Valitse Muuttuja: alimerkkijoittaminen tai Muuttuja: alimerkkijoittaminen1kohteessa Tulosmuuttuja: alimerkkijoittaminen.

10. Valitse luettelosta Luo uusi muuttuja ja kirjoita sitten Muokkaa muuttujaa -valintaikkunassa uuden muuttujan nimi.

11. Varmista, että Laji-asetuksena on Merkkijono, ja valitse sitten OK.

12. Valitse juuri luomasi toiminnon alapuolelta Jaa Lähetä sähköposti -toiminto Toiminnot-kohtaan ja valitse sitten nämä käyttäjät toiminnossa.

13. Jos haluat käyttää uutta muuttujaa Määritä sähköpostiviesti -valintaikkunassa, kirjoita tai liitä teksti, jonka sisällä haluat linkin näkyvän sähköpostiviestin tekstiosassa. Valitse teksti ja valitse muotoiluvalikosta Muokkaa hyperlinkkiä. Valitse [fx] -painike tai valitse kolme pistettä -painike [...], ja valitse sitten Lisää tai Muuta hakua.

14. Valitse Merkkijonon haku -valintaikkunan Tietolähde-ruutuluettelostaTyönkulun muuttujat ja parametrit.

15. Valitse Kenttälähteestä -luettelosta Muuttuja: muuttujan nimi, valitse OK ja valitse ok in seuraavasta ruudusta.

    

Voit nyt lisätä tämän muuttujan minne tahansa nykyiseen työnkulkuun.

Sivun alkuun

Perusvianmääritysvihjeet 

Seuraava kysymysluettelo voi auttaa määrittämään työnkulun luontiongelman syyn:

1. Pystytkö luomaan minkä tahansa muuntyyppisen työnkulun samaan luetteloon? Yritä esimerkiksi luoda hyväksyntätyönkulku.

2. Pystytkö luomaan saman työnkulun:

   • eri luettelossa samassa sivustossa?

   • toisessa sivustossa saman sivustokokoelman alla?

   • toisessa sivustokokoelmassa samassa verkkosovelluksessa?

   • toisessa verkkosovelluksessa?

   • Kirjauduitko sisään toisella tilillä?

   • käytätko toista tietokonetta?

 Vianmäärityksen lisävihjeet

Jos mikään perusvianmääritysvihje ei auta määrittämään työnkulun ongelman syytä, toimi seuraavasti:

1. Varmista, että sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet sivusto- ja työnkulkutasolla. Siirry kohtaan Sivuston asetukset>Sivuston käyttöoikeudet>Tarkista käyttöoikeudet/luetteloasetukset>tämän luettelon käyttöoikeudet ja varmista, että Tarkista käyttöoikeudet -tulokset vastaavat seuraavia:

   1. Työnkulun suunnittelun vähimmäisoikeudet (tallentaminen ja julkaiseminen):

      1. SharePoint sivustossa: Rakenne

      2. SharePoint-luettelossa: Muokkaa

   2. Työnkulun aloittamisen vähimmäisoikeudet:

      1. SharePoint-sivustossa: Vain tarkastelu/luku

      2. SharePoint-luettelossa: Osallistu

2. Varmista, että lähtevän sähköpostin asetukset on määritetty oikeaan Exchange palvelimeen.

   1. Avaa komentokehote järjestelmänvalvojana

   2. Suorita nslookup <Exchange palvelimen osoite>. Esimerkki: nslookup exch.contoso.com

   3. Tulosteessa pitäisi näkyä Exchange palvelimen ratkaistu IP-osoite. Jos näin ei ole, ota yhteyttä Exchange järjestelmänvalvojaan ja pyydä oikea Exchange täydellinen toimialuenimi.

3. Lähetä sähköpostia samalle henkilölle SPUtility-luokanSendEmail-funktiollaSharePoint Hallintaliittymän avulla seuraavien ohjeiden mukaisesti.

   1. Avaa SharePoint hallintaliittymä järjestelmänvalvojana. (Napsauta hiiren kakkospainikkeella SharePoint Management Shell>Suorita järjestelmänvalvojana)

   2. Suorita seuraava komentosarja. Jos komentosarja vastaa arvolla Tosi ja käyttäjä saa sähköpostiviestin SharePoint, SMTP on määritetty oikein SharePoint.

   $Site = "Your Site Name"
   $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
   $Subject = "Subject Line with the email"
   $Body = "Test Email Body"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
   
   # Below is the same script with sample data              
   $Site = "http://sp/"
   $Email = "User1@contoso.com"
   $Subject = "Test Email from SharePoint"
   $Body = "This is a Test Email"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)

4. Lähetä SMTP-toiminnolla sähköpostiviesti samalle käyttäjälle SharePoint palvelimesta. Testaa SMTP-viestintä telnetin avulla -kohdan ohjeiden mukaisesti.