Suodattaminen vähentää näkymässä näytettävien kohteiden määrän vain niihin tietoihin, jotka haluat nähdä. Suodatin valitsee kohteet, jotka vastaavat tiettyjä ehtoja, kuten sijaintia, kohdetyyppiä tai hintahaarukkaa. Kun suodatin on käytössä, luettelossa näkyvät vain ne luettelokohteet, joita haluat tarkastella määrittämiesi ehtojen mukaisesti.
Jos luettelokohteita on paljon (mikä ylittää luettelonäkymän raja-arvon, joka on 5 000 kohdetta), voit parantaa suodatusta indeksoimalla aiemmin luotuja sarakkeita. Lisätietoja on artikkelissa Indeksin lisääminen luettelon tai kirjaston sarakkeeseen.
Suodatettujen näkymien poistaminen
Suodattimet vähentävät palautettavien tietojen määrää valitsemalla kohteita operaatioiden (kuten suurempi kuin tai pienempi kuin) perusteella ja täsmäämällä tietoja. Kun luot suodatetun näkymän, suodatinlausekkeen ensimmäisen indeksoidun sarakkeen pitäisi pienentää tietojoukkoa eniten. Esimerkiksi suodattaminen tila- tai päivämääräkentän perusteella voi usein pienentää tietojoukkoa huomattavasti. Jos sinulla on 15 000 kohdetta, haluat ensimmäisen indeksin palauttavan alle 5 000 kohdetta. Vaikka tietojoukossasi ei olisi yli 5 000 kohdetta, tämä on silti hyvä käytäntö.
SharePoint valitsee kyselyn ensimmäisen indeksoidun sarakkeen ja käyttää sitten muita sarakkeita tietojen valitsemiseen. Muut näkymäsuodattimessa määritetyt sarakkeet voidaan indeksoida tai jättää indeksoimatta. Näkymä ei käytä näitä indeksejä, vaikka suodatetun näkymän tulos palauttaisi kohteita luettelonäkymän raja-arvoa vähemmän.
Sinulla voi olla esimerkiksi seuraava kysely: koko = suuri JA väri = punainen. Luettelossa kokoa ei ole indeksoitu, mutta väri on. Jos luettelossa on alle 5 000 "punaista" kohdetta, kysely onnistuu suuressa luettelossa. Jos sinulla kuitenkin on kysely, jossa koko = suuri TAI väri = punainen, tietokannasta voidaan löytää kaikki punaiset kohteet, mutta kyselyn on luettava koko luettelo, jotta kaikki suuret kohteet löydetään. Jos palautettavia kohteita on yli 5 000, kyselyä rajoitetaan.
Jos käytät suodatinlausekkeessa vähintään kahta saraketta, määräävässä indeksissä tai määräävissä indekseissä tulisi olla JA-operaattori. Oletetaan esimerkiksi, että haluat etsiä koirat suuresta eläinten luettelosta. Sinulla on indeksoimaton sarake nimeltä Laji, jossa Koira on arvona. Jos teet kyselyn Laji = Koira, kyselyä rajoitetaan. Jos sinulla on indeksoitu sarake nimeltä Luokka, kysely on muodossa Luokka = Nisäkkäät JA Laji = Koira. Voit etsiä kissat ja koirat myös kyselyllä Luokka = Nisäkkäät JA (Laji = KOIRA TAI Laji = Kissat). Toinen kysely valitsee kaikki Nisäkkäät ja suodattaa sitten Koirat ja Kissat.
Huomautus
Jos siirrät kohteita roskakoriin, kyseiset kohteet lasketaan yhä mukaan määritettäessä sitä, ylittääkö suodatinlauseke Luettelonäkymän raja-arvo -asetuksen. Jos tyhjennät roskakorin, kohteita ei enää lasketa mukaan. Lisätietoja on artikkelissa Roskakorin tyhjentäminen tai tiedostojen palauttaminen.
Suodattimien ja näkymien luominen, muokkaaminen ja poistaminen
Jos suodattamiseen käyttämissäsi sarakkeissa ei ole indeksejä, kannattaa aloittaa luomalla indeksit. Lisätietoja on artikkelissa Indeksin lisääminen SharePoint-sarakkeeseen.
Voit suodattaa luettelon tietoja sarakkeiden avulla, ja voit luoda näkymän. Sen jälkeen voit muokata näkymää ja poistaa suodattimia. Piilotettujen sarakkeiden avulla voidaan myös lajitella luetteloa, vaikka ne eivät näy.
Näkymän luominen
Avaa luettelo tai kirjasto, johon haluat luoda näkymän.
Napsauta suodatettavan sarakkeen otsikkoa ja valitse valikkovaihtoehdoista Suodatusperuste.
Valitse sivun oikeaan reunaan avautuvasta suodatusruudusta sarakearvo(t), joiden mukaan haluat suodattaa luettelon. Kun olet valmis, valitse Käytä-painike .
Sinun pitäisi nyt huomata, että sarakeotsikon vieressä on suodatinkuvake, joka ilmaisee, että luettelosi suodatetaan kyseisen sarakkeen arvojen mukaan.
Jos haluat lisätietoja suodatinruudusta ja suodattamisesta useisiin eri sarakkeisiin tallennettujen arvojen perusteella, lue artikkeli Mikä on luetteloiden ja kirjastojen suodattimien ruutu?
Toista vaiheet 1 ja 2 muissa sarakkeissa, joiden mukaan haluat suodattaa.
Katso Näkymät-valikkoa luettelon tai kirjaston oikeassa yläkulmassa. Sinun pitäisi nähdä nykyisen näkymän nimi ja sen vieressä tähti (*), joka ilmaisee, että näkymää ei ole tallennettu. Voit luoda uuden näkymän valitsemalla nykyisen näkymän nimen ja valitsemalla sitten valikkovaihtoehdoista Tallenna näkymä muodossa .
Kirjoita näkyviin tulevaan Tallenna nimellä -ruutuun näkymän uusi nimi. (Jos haluat, että kaikki voivat nähdä näkymän, jätä Tee tämä julkiseksi näkymäksi -valinta. Poista muussa tapauksessa valinta, jotta näkymä näkyy vain sinulle.) Luo uusi näkymä napsauttamalla Tallenna-painiketta .
Näkyviin pitäisi nyt tulla määritetyn nimen mukainen luettelon tai kirjaston suodatettu näkymä.
Huomautus
Luetteloa tai kirjastoa voi suodattaa tallentamatta sitä näkymäksi.
Suodattimen poistaminen
Nykyiset suodattimet näkyvät luettelon otsikon alapuolella. Voit poistaa suodattimen valitsemalla suodattimen luettelon otsikon alta. Jos haluat poistaa kaikki suodattimet kerralla, valitse oikealta Tyhjennä suodattimet .
Näkymän muokkaaminen
Avaa luettelo tai kirjasto, johon haluat luoda näkymän.
- Tee näkymään lisämuutoksia, kuten lajittele tai ryhmittele tiedot tai lisää suodattimia.
- Noudata Näkymän luominen -kohdan vaiheiden 3 ja 4 ohjeita, mutta älä muuta näkymän nimeä tällä kertaa. Napsauta Tallenna-painiketta. Tämä päivittää olemassa olevan näkymän.
Jos haluat hallita näkymääsi tarkemmin, voit sen sijaan muokata näkymää perinteisellä näkymäeditorilla. Voit tehdä tämän valitsemalla nykyisen näkymän nimen Näytä-valikosta ja valitsemalla valikkovaihtoehdoista Muokkaa nykyistä näkymää ja noudattamalla sitten alla olevia ohjeita.
Näkymän muokkaaminen perinteisessä näkymäeditorissa
- Vieritä alaspäin Suodattimet-osioon ja valitse Näytä kohteet vain silloin, kun jokin seuraavista täyttyy.
- Voit lisätä lausekkeita, jotka määrittävät, minkä sarakkeen tai sarakkeiden mukaan haluat suodattaa.
Jos sinulla on Tai-lauseita , määritä ne ensin. Lisää sitten tarvittavat Ja-lauseet . - Jos haluat lisätä toisen merkinnän suodattimen määritelmään, valitse alhaalla oikealla Näytä lisää sarakkeita . Suodatinmääritelmässä voi olla enintään 10 lauseketta.
- Kun olet valmis , tallenna näkymä valitsemalla OK sivun ylä- tai alareunassa.
Muokkaa näkymää -sivu sulkeutuu ja sen korvaa määrittämäsi näkymä.
Suodattimien määrittäminen
Kun kohteita on hyvin paljon, niiden nopea suodattaminen näkymässä edellyttää, että ensimmäinen suodattimessa oleva sarake indeksoidaan. Muut näkymän suodattimessa määritetyt sarakkeet voidaan indeksoida tai jättää indeksoimatta, mutta näkymä ei käytä näitä indeksejä. Suodattimen ensimmäisen sarakkeen tulisi palauttaa luettelonäkymän raja-arvoa vähemmän kohteita.
Jos ensimmäisen sarakkeen suodatin palauttaa enemmän kohteita kuin luettelonäkymän raja-arvoksi on määritetty, voit käyttää vähintään kaksi saraketta sisältävää suodatinta. Jos määrität suodatetun näkymän, jossa käytetään vähintään kahta saraketta, palautettavien hakutulosten kokonaismäärää voidaan rajoittaa JA-operaattorilla. Myös siinä tapauksessa sinun on määritettävä suodattimen ensimmäiseksi sarakkeeksi sarake, joka todennäköisesti palauttaa pienimmän tietomäärän. TAI-suodattimen käyttäminen lisää aina palautettavien kohteiden määrää, joten se ei toimi tässä tilanteessa.
Lisätietoja näkymistä on artikkelissa Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen.
Tärkeää
Voit parantaa suorituskykyä indeksoimalla yksittäisen hakusarakkeen, mutta indeksoitua hakusaraketta ei voi käyttää luettelonäkymän raja-arvon ylittämiseen. Käytä ensisijaisena tai toissijaisena indeksinä erityyppistä saraketta.
Tärkeää
Jos aiot suodattaa luettelon indeksoidun kentän perusteella, tarkista, onko roskakorissa luettelosta tai kirjastosta poistettuja kohteita. Roskakorissa olevia kohteita verrataan luettelonäkymän raja-arvoon, ja ne poistetaan taustatietokannasta vasta, kun ne on poistettu roskakorista. Jos luettelossa olevien suodatettujen kohteiden ja roskakorissa olevien kohteiden yhteismäärä ylittää luettelon raja-arvon, tulokset saattavat olla puutteellisia tai sinut saatetaan estää. Lisätietoja on artikkelissa Roskakorin tyhjentäminen tai tiedostojen palauttaminen.
Suodattaminen dynaamisten päivämäärien tai nykyisen käyttäjän perusteella
On olemassa kaksi avainsanaa, joita voit käyttää suodattamiseen nykyisen päivän perusteella [tänään] tai nykyisen käyttäjän perusteella [minä]. Nämä ovat dynaamisia, sillä ne muuttuvat käyttäjän tai päivämäärän mukaan.
Huomautus
[Tänään]- tai [Minä]-suodattimia ei voida käyttää suodatettaessa sarakeotsikoita. Sinun on käytettävä perinteistä näkymäeditoria, jotta voit suodattaa sarakkeet näiden avainsanojen avulla.
Avainsana [minä] voi olla hyödyllinen, kun haluat vain nähdä tiedostosi suuressa kirjastossa. [Minä] toimii ihmispohjaisissa sarakkeissa, kuten Tekijä tai Muokkaaja. Jos esimerkiksi haluat nähdä kaikki luomasi tiedostot, määritä Tekijä-sarakkeeseen suodatin, joka on yhtä suuri kuin [minä]. Jos olet tekstintarkistaja ja haluat nähdä viimeksi käsittelemäsi tiedostot, määritä Muokkaaja-sarakkeeseen suodatin, joka on yhtä suuri kuin [minä]. Jos haluat nähdä molemmat, luo kaksi suodatinta, joita yhdistää operaattori Tai.
![Suodattimia, joissa on käytössä [minä]](../media/sp16-filter-with-me.png)
Avainsana [tänään] toimii päivämääräpohjaisissa sarakkeissa. Voit saada nykyisen päivämäärän mukaan muuttuvia päivämäärävälejä laskutoimitusten avulla. Jos haluat esimerkiksi nähdä kaikki tiedostot, joita on muokattu viime 30 päivän aikana, voit luoda Päivämäärä-sarakkeeseen suodattimen, joka on suurempi tai yhtä suuri kuin [tänään] – 30. Jos haluat jättää nykyisen päivämäärän pois, määritä Päivämäärä-sarakkeeseen toinen suodatin, joka on pienempi kuin [tänään], ja yhdistä ne Ja-suodattimella.
![Suodattimia, joissa on käytössä [tänään]](../media/sp16-filter-with-today.png)
Hallittujen metatietojen suodattaminen
Voit suodattaa SharePoint-luettelon, jossa on metatietosarake.
Metatietosarakkeen lisääminen luetteloon
Siirry luetteloon ja valitse +Lisää sarake.
Valitse Lisää...
, valitse Hallitut metatiedot -valintanappi ja valitse sitten OK.
Kun olet luonut Hallitut metatiedot -sarakkeen ja lisännyt kohteita luetteloon, voit myös ottaa käyttöön metatietotunnisteita napsauttamalla tunnistekuvaketta 
Muokkaa luettelokohdetta -ruudussa.
Käytä metatietotunnisteita puunäkymäruudussa .
Hallittujen metatietojen tunnisteiden suodattaminen
Valitse suodatinkuvake
, jotta pääset suodatinruutuun.
Huomautus
Voit valita Puunäkymä-vaihtoehdon ruudun yläosassa olevasta avattavasta luettelosta, joka tarjoaa hierarkkisen näkymän valittuun sarakkeeseen liittyvistä termeistä.
Valitse suodatettava(t) metatietotunnisteet.
Jos Hallitut metatiedot -sarakkeeseen on määritetty vähintään viisi arvoa, voit tarkastella suodatinruutua valitsemalla Näytä kaikki -linkin.
Valitse suodatettava(t) metatietotunnisteet ja valitse Käytä.
Tyypillisiä suodatettuja näkymiä
Seuraavassa on ehdotuksia yleisiksi näkymiksi, jotka toimivat hyvin indeksoitujen sarakkeiden kanssa:
| Suodatusperuste: | Indeksoitava kohde: | Esimerkki: |
|---|---|---|
| Viimeksi muutetut kohteet | Muokattu-sarake | Jos haluat näyttää vain edellisen viikon aikana muutetut kohteet, käytä suodatinta Muokattuon suurempi kuin[tänään]-7. |
| Uudet kohteet | Luotu-sarake | Jos haluat näyttää vain ne kohteet, jotka on lisätty viime viikon aikana, käytä suodatinta Luotu on suurempi kuin[Tänään]-7. |
| Omat kohteet | Tekijä-sarake | Jos haluat näyttää vain itse lisäämäsi kohteet, käytä suodatinta Tekijä on yhtä suuri kuin[minä]. |
| Kohteet, joiden määräpäivä on tänään | Määräpäivä-sarake (itse luetteloon tai kirjastoon luomasi) | Jos haluat näyttää vain kohteet, joiden määräpäivä on tänään, käytä suodatinta Määräpäivä on yhtä suuri kuin[tänään]. |
| Keskustelupalstan päivitykset | Viimeksi päivitetty ‑sarake | Jos haluat näyttää vain viimeisen kuukauden aikana päivitetyt keskustelut, käytä suodatinta Viimeksi päivitetty on suurempi kuin[tänään]-30. |
| Tiedostokirjaston tiedostojen arkistointi | Muokkauspäivämäärä | Jos haluat näyttää tiedostot, joita ei ole muutettu vuoden 2016 jälkeen (ja jotka haluat arkistoida), käytä suodatinta Muokkauspäivämäärä on pienempi kuin 31.12.2016. |
| Taloudellisten tietojen alijoukon etsiminen | Alue, Vuosi (kahtena yksinkertaisena indeksinä) | Jos haluat luoda näkymän koillisen alueen taloudellisista tiedoista vuonna 2015, käytä suodatinta Alue on yhtä suuri kuin NE (koillinen) JA Vuosi on yhtä suuri kuin 2015. Käytä tätä suodatinta, koska Alue-sarakkeessa on luultavasti vähemmän arvoja kuin Vuosi-sarakkeessa. |
| Metatiedot | Hallitut metatiedot -sarake | Voit luoda hallittujen metatietojen näkymän käyttämällä suodatinta, joka perustuu luetteloiden ja kirjastojen suodatinruudussa määrittämiisi metatietotunnisteisiin. Lisätietoja on artikkelissa Mikä on luetteloiden ja kirjastojen suodattimien ruutu? |
Huomautus
Myös silloin, kun luot suodatetun näkymän sarakeindeksien perusteella ja ole luettelonäkymän raja-arvon yläpuolella, jotkin toiminnot saatetaan estää, koska ne edellyttävät koko luettelon tai kirjaston käyttämistä. Tällaisia toimintoja ovat seuraavat: indeksin lisääminen tai poistaminen, lajittelun luominen näkymän määritykseen, sarakkeen summan näyttäminen sekä laskettujen kenttien lisääminen, päivittäminen ja poistaminen. Jos näin käy, suorita toiminto ruuhkattomana aikana, kun rajoitukset on poistettu.
Indeksoinnin ja suodatuksen tuetut ja ei-tuetut sarakkeet
Tuetut saraketyypit
|
Saraketyypit, joita ei tueta
|
|---|
Olemme valmiita auttamaan
Oliko tästä artikkelista apua? Jos oli, kerro siitä tämän sivun alareunassa. Jos ei ollut apua, kerro, mitä pidit vaikeana tai mitä puuttui. Nimeä käyttämäsi SharePoint-versio, käyttöjärjestelmä ja selain. Käytämme palautettasi tosiasioiden tarkistukseen, lisäämme tietoja ja päivitämme artikkelin.
Katso myös
Näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen
SharePoint-näkymän muokkaaminen lajittelun avulla
SharePoint-näkymän muokkaaminen ryhmittelyn avulla
2010 – 2019
Suodatettujen näkymien poistaminen
Suodattimet vähentävät palautettavien tietojen määrää valitsemalla kohteita operaatioiden (kuten suurempi kuin tai pienempi kuin) perusteella ja täsmäämällä tietoja. Kun luot suodatetun näkymän, suodatinlausekkeen ensimmäisen indeksoidun sarakkeen pitäisi pienentää tietojoukkoa eniten. Esimerkiksi suodattaminen tila- tai päivämääräkentän perusteella voi usein pienentää tietojoukkoa huomattavasti. Jos sinulla on 15 000 kohdetta, haluat ensimmäisen indeksin palauttavan alle 5 000 kohdetta. Jos tietojoukossasi ei ole yli 5 000 kohdetta, tämä on silti hyvä käytäntö.
SharePoint valitsee kyselyn ensimmäisen indeksoidun sarakkeen ja käyttää sitten muita sarakkeita tietojen valitsemiseen. Muut näkymäsuodattimessa määritetyt sarakkeet voidaan indeksoida tai jättää indeksoimatta. Näkymä ei käytä näitä indeksejä, vaikka suodatetun näkymän tulos palauttaisi kohteita luettelonäkymän raja-arvoa vähemmän.
Sinulla voi olla esimerkiksi seuraava kysely: koko = suuri JA väri = punainen. Luettelossa kokoa ei ole indeksoitu, mutta väri on. Jos luettelossa on alle 5 000 "punaista" kohdetta, kysely onnistuu suuressa luettelossa. Jos sinulla kuitenkin on kysely, jossa koko = suuri TAI väri = punainen, tietokannasta voidaan löytää kaikki punaiset kohteet, mutta kyselyn on luettava koko luettelo, jotta kaikki suuret kohteet löydetään. Jos palautettavia kohteita on yli 5 000, kyselyä rajoitetaan.
Jos käytät suodatinlausekkeessa vähintään kahta saraketta, määräävässä indeksissä tai määräävissä indekseissä tulisi olla JA-operaattori. Oletetaan esimerkiksi, että haluat etsiä koirat suuresta eläinten luettelosta. Sinulla on indeksoimaton sarake nimeltä Laji, jossa Koira on arvona. Jos teet kyselyn Laji = Koira, kyselyä rajoitetaan. Jos sinulla on indeksoitu sarake nimeltä Luokka, kysely on muodossa Luokka = Nisäkkäät JA Laji = Koira. Voit etsiä kissat ja koirat myös kyselyllä Luokka = Nisäkkäät JA (Laji = KOIRA TAI Laji = Kissat). Toinen kysely valitsee kaikki Nisäkkäät ja suodattaa sitten Koirat ja Kissat.
Huomautus
Jos siirrät kohteita roskakoriin, kyseiset kohteet lasketaan yhä mukaan määritettäessä sitä, ylittääkö suodatinlauseke Luettelonäkymän raja-arvo -asetuksen. Jos tyhjennät roskakorin, kohteita ei enää lasketa mukaan. Lisätietoja on artikkelissa Roskakorin tyhjentäminen tai tiedostojen palauttaminen.
Sarakeindeksien perusteella suodatettujen näkymien luominen tai muokkaaminen
Jos suodattamiseen käyttämissäsi sarakkeissa ei ole indeksejä, aloita luomalla indeksit. Lisätietoja on artikkelissa Indeksin lisääminen SharePoint-sarakkeeseen.
Kun olet indeksoinut sarakkeen, voit lisätä sen näkymän luomisen tai muokkaamisen yhteydessä ja suodattaa näkymän sitten sen avulla. Lajitteleminen, ryhmitteleminen ja suodattaminen toimivat monipuolisemmin, kun lisäät luetteloon sarakkeita ennen näkymän luomista. Voit valita lajittelua ja suodattamista varten sarakkeet, jotka sisältyvät tietojoukkoon, mutta jotka eivät ole näkyvissä.
Näkymän luominen
Avaa luettelo tai kirjasto, johon haluat luoda näkymän.
Valitse Luettelo - tai Kirjasto-välilehti ja valitse sitten Luo näkymä.
Valitse Näkymän tyyppi -sivulla näkymä, jota haluat käyttää. Jos et ole varma, valitse Vakionäkymä.
Kirjoita näkymän nimi.
Muokkaa näkymän verkko-osoitetta tai hyväksy oletusarvo. Voit muuttaa tätä myöhemmin.
Valitse Suodatin-kohdasta Näytä kohteet vain silloin, kun seuraava on tosi ja määritä, kuinka kohteet on tarkoitus suodattaa jonkin indeksoidun sarakkeen perusteella.
Jos esimerkiksi haluat luoda näkymän vain kohteista, jotka ovat muuttuneet kuluvan päivän aikana, valitse Muokattu (Indeksoitu) -sarake ja sitten on yhtä suuri kuin -ehto ja kirjoita [tänään].
Huomautus
Jos sellaisia sarakkeita ei ole näkyvissä, joiden nimen jäljessä lukee (Indeksoitu), indeksoituja sarakkeita ei ole käytettävissä tässä luettelossa tai kirjastossa. Sinun on tässä tapauksessa luotava yksinkertainen indeksi tai yhdistelmäindeksi.
Voit rajoittaa kullakin sivulla näytettävien kohteiden määrää selaamalla alaspäin Kohderajoitus-kohtaan ja määrittämällä Näytettävien kohteiden määrä -arvon. Kun luot näkymän, näytettävä oletusarvoinen kohteiden määrä on 30.
Käytettävissäsi on kaksi asetusta, kun määrität sivun kohderajoitusta:
-
Näytä kohteet määritetyn kokoisissa joukoissa luo sivukohtaisen tietojen näyttämisen. Tämä on hyödyllinen ratkaisu, kun selaat tietoja vuorovaikutuksettomalla tavalla.
Jos kohteiden määrä ylittää raja-arvon, näyttö sivutetaan.
- Rajoita palautettavien tulosten määrä määritettyyn määrään luo ehdottoman rajoituksen, joka saattaa palauttaa kaikki suodatustoiminnon tulokset tai olla palauttamatta niitä. Tästä voi olla hyötyä näkymän testaamisessa, prototyypin luomisessa tai kun halutaan noutaa vain näkymän ylimmät arvot.
-
Näytä kohteet määritetyn kokoisissa joukoissa luo sivukohtaisen tietojen näyttämisen. Tämä on hyödyllinen ratkaisu, kun selaat tietoja vuorovaikutuksettomalla tavalla.
Valitsemalla Tyyli-kohdassa Esikatseluruutu saat näkyviin kaikki luettelon kohteiden tiedot pystyruudussa. Esikatseluruutu on yksi näkymätyyleistä, jotka voit valita Tyyli-kohdassa muokatessasi tai luodessasi näkymää.
Voit hakea tietoja nopeammin pitämällä hiiren osoitinta kohteen nimen päällä sivun vasemman reunan selausalueella, jolloin nykyisen kohteen kaikkien sarakkeiden arvot näytetään luettelona sivun oikealla puolella. Näkyvissä on vähemmän aloitustietoja, joten näkymä voidaan näyttää nopeammin. Tämä tyyli on erittäin käytännöllinen myös silloin, jos leveän tai useita sarakkeita sisältävän luettelon tiedot olisi muuten vieritettävä näkyviin.
Valitse OK.
Voit tehdä näkymän avulla muutakin, mutta tämä riittää luettelonäkymän raja-arvon ylittävien tietojen tarkasteluun, jos sinut estetään. Voit myös lajitella, ryhmitellä, määrittää summia, laajentaa kansioita ja optimoida näkymän katselun mobiililaitteessa.
Näkymän muokkaaminen
Avaa luettelo tai kirjasto, johon haluat luoda näkymän.
Valitse Luettelo- tai Kirjasto-välilehti , valitse näkymä Nykyinen näkymä -kohdasta ja valitse sitten Muokkaa näkymää.
Vieritä alaspäin Näkymät-osaan ja valitse sitten näkymä.
Sen jälkeen voit muuttaa asetuksia Näkymän luominen -kohdan vaiheissa 5–9 kuvatulla tavalla.
Valitse OK.
Suodattimien määrittäminen
Kun kohteita on hyvin paljon, niiden nopea suodattaminen näkymässä edellyttää, että ensimmäinen suodattimessa oleva sarake indeksoidaan. Muut näkymän suodattimessa määritetyt sarakkeet voidaan indeksoida tai jättää indeksoimatta, mutta näkymä ei käytä näitä indeksejä. Suodattimen ensimmäisen sarakkeen tulisi palauttaa luettelonäkymän raja-arvoa vähemmän kohteita.
Jos ensimmäisen sarakkeen suodatin palauttaa enemmän kohteita kuin luettelonäkymän raja-arvoksi on määritetty, voit käyttää vähintään kaksi saraketta sisältävää suodatinta. Jos määrität suodatetun näkymän, jossa käytetään vähintään kahta saraketta, palautettavien hakutulosten kokonaismäärää voidaan rajoittaa JA-operaattorilla. Myös siinä tapauksessa sinun on määritettävä suodattimen ensimmäiseksi sarakkeeksi sarake, joka todennäköisesti palauttaa pienimmän tietomäärän. TAI-suodattimen käyttäminen lisää aina palautettavien kohteiden määrää, joten se ei toimi tässä tilanteessa.
Lisätietoja näkymistä on artikkelissa Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen.
Tärkeää
Voit parantaa suorituskykyä indeksoimalla yksittäisen hakusarakkeen, mutta indeksoitua hakusaraketta ei voi käyttää luettelonäkymän raja-arvon ylittämiseen. Käytä ensisijaisena tai toissijaisena indeksinä erityyppistä saraketta.
Tärkeää
Jos aiot suodattaa luettelon indeksoidun kentän perusteella, tarkista, onko roskakorissa luettelosta tai kirjastosta poistettuja kohteita. Roskakorissa olevia kohteita verrataan luettelonäkymän raja-arvoon, ja ne poistetaan taustatietokannasta vasta, kun ne on poistettu roskakorista. Jos luettelossa ja roskakorissa olevien suodatettujen kohteiden yhteismäärä ylittää luettelon raja-arvon, tulokset saattavat olla puutteellisia tai ne saatetaan estää. Lisätietoja on artikkelissa Roskakorin tyhjentäminen tai tiedostojen palauttaminen.
Suodattaminen dynaamisten päivämäärien tai nykyisen käyttäjän perusteella
On olemassa kaksi avainsanaa, joita voit käyttää suodattamiseen nykyisen päivän perusteella [tänään] tai nykyisen käyttäjän perusteella [minä]. Nämä ovat dynaamisia, sillä ne muuttuvat käyttäjän tai päivämäärän mukaan.
Huomautus
[Tänään]- tai [Minä]-suodattimia ei voida käyttää suodatettaessa sarakeotsikoita. Sinun on käytettävä perinteistä näkymäeditoria, jotta voit suodattaa sarakkeet näiden avainsanojen avulla.
Avainsana [minä] voi olla hyödyllinen, kun haluat vain nähdä tiedostosi suuressa kirjastossa. [Minä] toimii ihmispohjaisissa sarakkeissa, kuten Tekijä tai Muokkaaja. Jos esimerkiksi haluat nähdä kaikki luomasi tiedostot, määritä Tekijä-sarakkeeseen suodatin, joka on yhtä suuri kuin [minä]. Jos olet tekstintarkistaja ja haluat nähdä viimeksi käsittelemäsi tiedostot, määritä Muokkaaja-sarakkeeseen suodatin, joka on yhtä suuri kuin [minä]. Jos haluat nähdä molemmat, luo kaksi suodatinta, joita yhdistää operaattori Tai.
Avainsana [tänään] toimii päivämääräpohjaisissa sarakkeissa. Voit saada nykyisen päivämäärän mukaan muuttuvia päivämäärävälejä laskutoimitusten avulla. Jos haluat esimerkiksi nähdä kaikki tiedostot, joita on muokattu viime 30 päivän aikana, voit luoda Päivämäärä-sarakkeeseen suodattimen, joka on suurempi tai yhtä suuri kuin [tänään] – 30. Jos haluat jättää nykyisen päivämäärän pois, määritä Päivämäärä-sarakkeeseen toinen suodatin, joka on pienempi kuin [tänään], ja yhdistä ne Ja-suodattimella.
Hallittujen metatietojen suodattaminen
Voit suodattaa SharePoint-luettelon, jossa on metatietosarake.
Metatietosarakkeen lisääminen luetteloon
Siirry luetteloon ja valitse +Lisää sarake.
Valitse Lisää... , valitse Hallitut metatiedot -valintanappi ja valitse sitten OK.
Kun olet luonut Hallitut metatiedot -sarakkeen ja lisännyt kohteita luetteloon, voit myös ottaa käyttöön metatietotunnisteita napsauttamalla tunnistekuvaketta Muokkaa luettelokohdetta -ruudussa.
Käytä metatietotunnisteita puunäkymäruudussa .
Hallittujen metatietojen tunnisteiden suodattaminen
Valitse suodatinkuvake
, jotta pääset suodatinruutuun.
Huomautus
Voit valita Puunäkymä-vaihtoehdon ruudun yläosassa olevasta avattavasta luettelosta, joka tarjoaa hierarkkisen näkymän valittuun sarakkeeseen liittyvistä termeistä.
Valitse suodatettava(t) metatietotunnisteet.
Jos Hallitut metatiedot -sarakkeeseen on määritetty vähintään viisi arvoa, voit tarkastella suodatinruutua valitsemalla Näytä kaikki -linkin.
Valitse suodatettava(t) metatietotunnisteet ja valitse Käytä.
Tyypillisiä suodatettuja näkymiä
Seuraavassa on ehdotuksia yleisiksi näkymiksi, jotka toimivat hyvin indeksoitujen sarakkeiden kanssa:
| Suodatusperuste: | Indeksoitava kohde: | Esimerkki: |
|---|---|---|
| Viimeksi muutetut kohteet | Muokattu-sarake | Jos haluat näyttää vain edellisen viikon aikana muutetut kohteet, käytä suodatinta Muokattuon suurempi kuin[tänään]-7. |
| Uudet kohteet | Luotu-sarake | Jos haluat näyttää vain ne kohteet, jotka on lisätty viime viikon aikana, käytä suodatinta Luotu on suurempi kuin[Tänään]-7. |
| Omat kohteet | Tekijä-sarake | Jos haluat näyttää vain itse lisäämäsi kohteet, käytä suodatinta Tekijä on yhtä suuri kuin[minä]. |
| Kohteet, joiden määräpäivä on tänään | Määräpäivä-sarake (itse luetteloon tai kirjastoon luomasi) | Jos haluat näyttää vain kohteet, joiden määräpäivä on tänään, käytä suodatinta Määräpäivä on yhtä suuri kuin[tänään]. |
| Keskustelupalstan päivitykset | Viimeksi päivitetty ‑sarake | Jos haluat näyttää vain viimeisen kuukauden aikana päivitetyt keskustelut, käytä suodatinta Viimeksi päivitetty on suurempi kuin[tänään]-30. |
| Tiedostokirjaston tiedostojen arkistointi | Muokkauspäivämäärä | Jos haluat näyttää tiedostot, joita ei ole muutettu vuoden 2016 jälkeen (ja jotka haluat arkistoida), käytä suodatinta Muokkauspäivämäärä on pienempi kuin 31.12.2016. |
| Taloudellisten tietojen alijoukon etsiminen | Alue, Vuosi (kahtena yksinkertaisena indeksinä) | Jos haluat luoda näkymän koillisen alueen taloudellisista tiedoista vuonna 2015, käytä suodatinta Alue on yhtä suuri kuin NE (koillinen) JA Vuosi on yhtä suuri kuin 2015. Käytä tätä suodatinta, koska Alue-sarakkeessa on luultavasti vähemmän arvoja kuin Vuosi-sarakkeessa. |
| Metatiedot | Hallitut metatiedot -sarake | Voit luoda hallittujen metatietojen näkymän käyttämällä suodatinta, joka perustuu luetteloiden ja kirjastojen suodatinruudussa määrittämiisi metatietotunnisteisiin. Lisätietoja on artikkelissa Mikä on luetteloiden ja kirjastojen suodattimien ruutu? |
Huomautus
Myös silloin, kun luot suodatetun näkymän sarakeindeksien perusteella ja ole luettelonäkymän raja-arvon yläpuolella, jotkin toiminnot saatetaan estää, koska ne edellyttävät koko luettelon tai kirjaston käyttämistä. Tällaisia toimintoja ovat seuraavat: indeksin lisääminen tai poistaminen, lajittelun luominen näkymän määritykseen, sarakkeen summan näyttäminen sekä laskettujen kenttien lisääminen, päivittäminen ja poistaminen. Jos näin käy, suorita toiminto ruuhkattomana aikana, kun rajoitukset on poistettu.
Indeksoinnin ja suodatuksen tuetut ja ei-tuetut sarakkeet
Tuetut saraketyypit
|
Saraketyypit, joita ei tueta
|
|---|
Olemme valmiita auttamaan
Oliko tästä artikkelista apua? Jos oli, kerro siitä tämän sivun alareunassa. Jos ei ollut apua, kerro, mitä pidit vaikeana tai mitä puuttui. Nimeä käyttämäsi SharePoint-versio, käyttöjärjestelmä ja selain. Käytämme palautettasi tosiasioiden tarkistukseen, lisäämme tietoja ja päivitämme artikkelin.
Katso myös
Näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen
SharePoint-näkymän muokkaaminen lajittelun avulla