Créer un espace de collaboration de projet dans SharePoint

SharePoint permet aux organisations de trouver des solutions aux problèmes d’entreprise courants à l’aide de composants Web Parts et d’applications prêts à l’emploi. Vos scénarios d’entreprise uniques déterminent le type de site et les composants Web Parts qui seront utilisés.

Prenons l’exemple ci-dessous pour en savoir plus sur le processus de création de site. Utilisez les articles pour voir comment les différents types de rôles et départements au sein d’une organisation peuvent collaborer pour répondre aux besoins des utilisateurs et des objectifs de l’entreprise. Comprendre les étapes de création de site (planifier, créer et gérer) et les types de tâches à chaque étape. Ensuite, vous pouvez commencer à créer votre SharePoint site.

Envisagez d’utiliser et de personnaliser Project modèle de site de gestion de projets pour commencer rapidement.

Ressources plus inspirantes :

Découvrez ce que vous pouvez faire avec le carnet SharePoint’apparence
Obtenez des instructions détaillées sur la création d’un site grâce aux instructions détaillées
En savoir plus SharePoint création de sites

Scénario : une équipe de produit doit créer un espace partagé et sécurisé pour stocker des documents, partager des mises à jour d’état et communiquer

Megan est responsable de projet et responsable de la direction d’une équipe qui travaille au lancement d’un nouveau produit dans les 6 prochains mois. Elle sait qu’elle a besoin d’un endroit pour stocker des documents d’équipe, collaborer sur du contenu, partager des mises à jour sur les actualités du projet et communiquer avec l’équipe. Actuellement, l’équipe de Megan utilise le courrier électronique comme principal moyen de communication et certains documents de projet sont stockés dans un endroit partagé mais ne sont pas accessibles en toute sécurité en dehors du bureau ou sur un appareil mobile.

Nouveau site d’équipe :

Image d’un site d’équipe avec un timer de comptage vers le bas, un article d’actualités et le Planificateur

Objectifs du scénario :

Établir un seul endroit unifié pour les actualités du projet, la collaboration d’équipe et la communication sur les projets
Permet d’utiliser des méthodes de communication plus efficaces à l’aide de la conversation et de la vidéoconférence en temps réel
Unifier les ressources d’équipe telles qu’un calendrier d’équipe, une adresse de messagerie, un OneNoteet un outil de gestion des tâches
Stockez en toute sécurité les fichiers et dossiers dans un emplacement accessible à distance sur n’importe quel appareil

Étapes de création du site :

Planifier le site - 1/2 jour

Megan commence par réfléchir à des idées avec un autre responsable de projet qui a créé un site similaire par le passé. Elle apprend que la meilleure façon de démarrer son site de projet est de demander à son équipe des commentaires sur la manière dont elle préfère communiquer, collaborer et les types de fonctionnalités qui seront les plus précieuses pour le nouveau site de projet. Megan identifie les priorités principales de ses équipes et commence à collecter des documents, des images et d’autres contenus.

Megan détermine qu’un site SharePoint d’équipe s’adapte le mieux aux besoins de son équipe et de son projet. Toutefois, un site SharePoint d’équipe ne permet pas d’échanger en temps réel, sauf si vous intégrez Microsoft Teams. Megan collabore avec l’administrateur SharePoint client pour s’assurer Microsoft Teams est disponible. Elle apprend que son organisation est déjà autorisée à utiliser Microsoft Teams et doit s’assurer que son site d’équipe est connecté à un Office 365 groupe.

À présent, Megan est prête à commencer à construire son espace de projet connecté et Office 365 site d’équipe.

Créer le site - 1/2 jour

Megan crée un site d SharePoint d’équipe, connecte le site à un groupe Office 365 et crée une équipe Microsoft connectée. En se connectant au groupe, elle donne automatiquement à son équipe l’accès à des ressources partagées telles qu’un calendrier de groupe,une OneNote, un planificateur et une adresse e-mail.

À l’aide du partie Web Part planificateur,l’équipe peut suivre et partager les détails de l’avancement d’un projet
Le volet Web Actualités permet de communiquer les mises à jour et jalons d’un projet à l’organisation
L’équipe a accès facilement à la disponibilité des autres personnes à l’aide du partie Web Part Calendrier de groupe
Utilisation du partie Web Liens rapides, les liens internes fréquemment utilisés sont mis en évidence pour faciliter l’accès
L’intégration de Microsoft Teams permet de nouvelles façons de communiquer et de collaborer avec la conversation entemps réel, la vidéoconférence, les options d’enregistrement des réunions et de stocker des ressources partagées constituent le site d’équipe SharePoint’équipe

Gérer le site - Continu

Chaque semaine, Megan publie des mises à jour d’état de projet sous la forme de billets d’actualités qui peuvent faire l’effet d’une recherche, qui sont affichés dans le partie web Actualités et qui sont automatiquement publiés dans le Teams canal
Megane examine le site d’équipe semestr le pour s’assurer que les délais et les actualités du projet sont à jour
Au lancement du projet, Megan prévoit de réviser des parties du contenu et des composants Web Parts du site afin de s’adapter au nouveau rythme de prise en charge du produit
Tous les mois, Megan héberge des sessions de Q&en direct hébergées par Microsoft Streamet synchronisées automatiquement avec l’onglet Stream dans le Teams canal

Résultats :

Permet aux membres de l’équipe de rester en contact avec les mises à jour clés et d’étendre les conversations via une conversation permanente et une visioconférence
Augmentez la productivité de l’équipe en permettant aux membres de l’équipe de collaborer sur du contenu Teams ou SharePoint où qu’ils travaillent
Diminution du volume des réunions et du courrier électronique avant le lancement du site d’équipe en augmentant la connaissance des informations
Permet aux membres de l’équipe distante de travailler plus efficacement