Utiliser le modèle de site de gestion de projet SharePoint

Tout d’abord, suivez les instructions sur la façon d’ajouter le modèle à un site nouveau ou existant.

Explorez le contenu du site prérempli, les composants WebPart et les pages, et déterminez les personnalisations de site qui seront nécessaires pour s’aligner sur la marque, la voix et l’objectif commercial global de votre organisation. 

Contenu de modèle de publication de site, de liste et d’actualité prérempli :

• Page d’accueil : fournit un emplacement d’accueil permettant aux équipes de partager facilement du contenu, de collaborer et d’obtenir des mises à jour pour le projet

• Calendrier : affiche le calendrier Outlook de l’équipe

• Liste r de suivi du projet : effectuez le suivi de toutes les progressions du travail liées au projet à venir. Personnalisez ce modèle de liste en modifiant les champs de texte de liste.

• Liste de suivi des problèmes : effectuez le suivi des problèmes susceptibles d’entraîner le projet.  Personnalisez ce modèle de liste en modifiant les champs de texte de liste.

• Bibliothèque de documents - Accès facile et sécurisé aux fichiers projet

• Corbeille : permet d’accéder au contenu lié au projet récemment ignoré 

• Modèle de rapport d’état - Utilisez ce modèle prêt à l’emploi pour publier facilement des rapports d’état de projet dans votre équipe. Personnalisez ce modèle de publication d’actualités en modifiant les composants WebPart Texte et Image de liste.

Une fois que vous avez ajouté le modèle de site de gestion de projet, il est temps de le personnaliser et de le personnaliser. 

Vérifier l’état du projet et les listes de suivi des problèmes : utilisez le composant WebPart Hero pour tenir les membres de l’équipe à jour sur l’état du projet. Compte à rebours jusqu’au lancement du projet : utilisez le composant WebPart Compteur à rebours pour informer les membres de l’équipe du temps restant pour se préparer au lancement du projet. Mettre en surbrillance les ressources fréquemment utilisées : utilisez le composant WebPart Bibliothèque de documents pour fournir un accès rapide aux ressources et aux fichiers d’équipe.  Passer en revue l’activité récente du site d’équipe : utilisez le composant WebPart Activité du site pour afficher le contenu récemment consulté par d’autres membres de l’équipe. Afficher une liste de planifications et d’échéances de projet : utilisez le composant WebPart Événements pour créer une liste d’échéances d’équipe importantes. Partager des actualités et des annonces d’équipe : utilisez le composant WebPart Actualités pour publier des annonces d’équipe et des opportunités d’événements. Fournir une liste des outils fréquemment utilisés : utilisez le composant WebPart Liens rapides pour simplifier la collaboration en compilant une liste d’outils fréquemment utilisés pour le projet.  Fournir l’accès aux contacts clés : utilisez le composant WebPart Contacts pour répertorier les principaux points de contact pour la gestion de projet.

Personnalisez l’apparence, la navigation du site, les composants WebPart et le contenu de votre site en fonction des besoins de vos utilisateurs et de l’organisation. Lorsque vous effectuez des personnalisations, vérifiez que le site est en mode édition en sélectionnant Modifier en haut à droite du site. Au fur et à mesure que vous travaillez, enregistrez en tant que brouillon ou republiez les modifications pour rendre les modifications visibles pour les visionneuses.

1. Utiliser le composant WebPart Hero pour mettre en évidence l’état du projet

1. Commencez par sélectionner le composant WebPart Hero et choisissez Modifier les propriétés ().

2. Ensuite, choisissez les options Couche et Vignette qui répondent le mieux aux besoins de l’organisation.

Consultez différentes dispositions et apprenez-en davantage sur la modification ducomposant WebPart Hero.

2. Utilisez le composant WebPart Compteur à rebours pour informer les membres de l’équipe du temps restant

1. Commencez par sélectionner le composant WebPart Compteur à rebours et choisissez Modifier les propriétés ().

2. Ajoutez la date et l’heure de l’événement. 

3. Sélectionnez le Format pour l’affichage du minuteur.

4. Ajoutez un appel à l’action en modifiant le texte de superposition et ajoutez un lien vers plus d’informations.

5. Personnalisez l’image d’arrière-plan du composant WebPart en sélectionnant Modifier, en choisissant une source d’image et en sélectionnant Insérer.  

En savoir plus sur l’utilisation du composant WebPart Compteur à rebours.

3. Utiliser le composant WebPart Bibliothèque de documents pour fournir un accès rapide aux ressources

1. Pour modifier la source de l’affichage ou du dossier pour le composant WebPart Bibliothèque de documents, sélectionnez Modifier les propriétés ().

2. Pour modifier les dossiers, les étiquettes et le contenu de la bibliothèque de documents, accédez à la bibliothèque dans Contenu du site. Apportez vos modifications et votre contenu sera mis à jour dans le composant WebPart.

En savoir plus sur l’utilisation du composant WebPart Bibliothèque de documents.

4. Utiliser le composant WebPart Activité du site pour rester à jour sur l’activité de l’équipe

1. Commencez par sélectionner le composant WebPart Activité du site, puis sélectionnez Modifier les propriétés ().

2. Entrez un nombre dans la boîte à outils sous Afficher ce nombre d’éléments à la fois.

En savoir plus sur l’utilisation du composant WebPart Activité du site.

5. Utiliser le composant WebPart Événements pour effectuer le suivi des dates et des échéances

1. Commencez par sélectionner le composant WebPart Événements et choisissez Modifier les propriétés ().

2. Sélectionnez la source.

3. Ensuite, sélectionnez la plage de dates qui doit être affichée sur le site. 

4. Ensuite, sélectionnez La disposition.

5. Sélectionnez le nombre maximal d’éléments qui doivent être répertoriés dans ce composant WebPart. 

En savoir plus sur lecomposant WebPart Événements.

6. Utilisez le composant WebPart Actualités pour mettre en évidence les annonces de l’équipe de projet et les opportunités d’événements.

1. Commencez par sélectionner le composant WebPart Actualités et choisissez Modifier les propriétés ().

2. Ensuite, sélectionnez la source d’actualités qui contient les informations que vous souhaitez afficher.

3. Sélectionnez les options Disposition, Affichage et Filtre qui affichent le mieux les membres de l’équipe de l’organisation.

4. Dans la section Organiser , déterminez l’ordre dans lequel les actualités doivent être affichées.

En savoir plus sur l’utilisation du composant WebPart Actualités.

7. Utilisez le composant WebPart Liens rapides pour compiler une liste des outils fréquemment utilisés pour le projet.

1. Accédez au composant WebPart Liens rapides et sélectionnez le lien, puis Modifier les propriétés ().

2. Modifiez le lien, le titre, l’icône et la description si nécessaire.

3. Pour ajouter un lien, sélectionnez + Ajouter des liens.

Consultez différents types de dispositions et d’options d’édition pour le composant WebPart Liens rapides.

8. Utiliser le composant WebPart Contacts pour répertorier les principaux points de contact pour les projets

1. Commencez par supprimer l’image du composant WebPart Contacts.

2. Recherchez la boîte à outils () à droite. Sélectionnez Afficher tous les composants WebPart, puis sélectionnez ou glisser-déplacer Contacts dans la liste des composants WebPart.

3. Sélectionnez Modifier les propriétés () dans le composant WebPart Contacts.

4. Entrez le nom d’une personne ou d’un groupe, puis sélectionnez Enregistrer.

En savoir plus sur le composant WebPart Contacts.

Personnalisez les pages suivantes dans le site : 

• Liste r de suivi du projet : effectuez le suivi de toutes les progressions du travail liées au projet à venir. Personnalisez ce modèle de liste en modifiant les champs de texte de liste.

• Liste de suivi des problèmes : effectuez le suivi des problèmes susceptibles d’entraîner le projet.  Personnalisez ce modèle de liste en modifiant les champs de texte de liste.

• Modèle de rapport d’état - Accédez à ce modèle dans Paramètres , puis contenu du site. Utilisez ce modèle prêt à l’emploi pour publier facilement des rapports d’état de projet dans votre équipe. Personnalisez ce modèle de publication d’actualités en modifiant les composants WebPart Texte et Image de liste.

Personnaliser l’apparence et la navigation du site

Avant de partager votre site avec d’autres personnes, apportez la touche finale à votre site en vous assurant que les utilisateurs peuvent trouver le site, naviguer facilement dans les liens et les pages et accéder rapidement au contenu du site.

• Modifiez les bibliothèques de documents en mettant à jour les noms des dossiers et en chargeant des ressources.

• Modifier et personnaliser la navigation du site.

• Modifiez l’apparence de votre site en personnalisant le thème, le logo, les dispositions d’en-tête et l’apparence de votre site.

• Ajouter ou supprimer des pages à ce site ou à la navigation du site pour prendre en charge le contenu existant.

• Choisissez d’associer ce site à un site hub au sein de votre organisation ou d’ajouter ce site à la navigation d’un site hub existant si nécessaire.

Partagez votre site avec d’autres personnes après avoir personnalisé votre site, l’avoir examiné et publié le brouillon final. 

1. Sélectionnez Paramètres , puis Autorisations du site.

2. Sélectionnez ensuite Inviter des personnes, puis Ajouter des membres au groupe , puis Ajouter pour accorder un accès complet au contenu du site d’équipe, aux ressources partagées telles que le calendrier Outlook de l’équipe et aux droits de modification sur le site.

3. Sélectionnez ensuite Inviter des personnes , puis Partager le site uniquement, puis Enregistrer pour partager le site, mais pas les ressources partagées ou les droits de modification de site.

En savoir plus sur la gestion des paramètres, des informations et des autorisations du site d’équipe.

Une fois que vous avez créé et lancé votre site, la phase importante suivante est la maintenance du contenu du site. Vérifiez que vous avez un plan pour maintenir le contenu et les composants WebPart à jour. 

Bonnes pratiques pour la maintenance du site :

• Planifier la maintenance du site : établissez un calendrier pour passer en revue le contenu du site aussi souvent que nécessaire pour vous assurer que le contenu est toujours précis et pertinent.

• Publiez régulièrement des actualités : distribuez les dernières annonces, informations et états au sein de l’organisation.  Découvrez comment ajouter un billet d’actualité sur un site d’équipe ou un site de communication, et montrer à d’autres personnes qui publieront des annonces comment utiliser les actualités SharePoint.

• Vérifier les liens et les composants WebPart : conservez les liens et les composants WebPart à jour pour vous assurer que vous tirez pleinement parti de la valeur de votre site.

• Utiliser analytique pour améliorer l’engagement : affichez l’utilisation du site à l’aide du rapport de données d’utilisationintégré pour obtenir des informations sur le contenu populaire, les visites de sites, etc.

• Examinez régulièrement les paramètres de votre site : une fois que vous avez créé un site dans SharePoint, vous pouvez modifier les paramètres, les informations du site et les autorisations du site.