Gérer des listes et des bibliothèques de grande taille

Gérer des listes et des bibliothèques de grande taille

Vous pouvez stocker jusqu’à 30 millions d’éléments ou de fichiers dans une liste ou une bibliothèque. Les affichages filtrés de grandes listes ont une expérience similaire à celle des autres listes. Toutefois, lorsqu’un affichage de liste affiche plus de 5 000 éléments, vous risquez de lire une erreur de seuil d’affichage de liste.

Conseil : Regardez ces vidéos YouTube sur les listes de Microsoft Creators. Ces vidéos sur les bibliothèques peuvent également vous être utiles.

Utiliser moderne

Les affichages montrant de nombreux éléments fonctionnent le mieux dans l’expérience moderne. Pour éviter les erreurs que vous pourriez voir dans l’expérience classique, utilisez l’expérience moderne.

Ajouter des index

Lorsque vous filtrez ou tiez sur une colonne qui ne comprend pas d’index, une boîte de dialogue d’erreur peut s’affiche. Pour corriger cela, voir Ajouter un index manuellement à partir de la liste Paramètres dans le menu paramètres, puis colonnes indexées.

Les index sont créés automatiquement dans les deux situations suivantes :

  1. Les colonnes des affichages enregistrés sont utilisées pour le tri ou le filtrage.

  2. Lors du tri dans l’expérience moderne.

Remarque : La création automatique d’index lors du tri dans l’expérience moderne est limitée aux listes et bibliothèques de moins de 20 000 éléments.

Modifier l’affichage de liste

Si une erreur se produit lorsque vous travaillez sur une liste de grande taille, modifiez votre affichage de liste.

Les quatre modifications suivantes suppriment les erreurs du seuil d’affichage de liste. A apporter les quatre modifications nécessaires pour supprimer toutes les erreurs.

Supprimer le tri pour l’affichage de liste

  • À partir des deux colonnes, trier d’abord sur la colonne, puis trier sur la colonne, sélectionnez Aucune.

Remarque : Les colonnes avec des types de colonnestelles que les personnes, la recherche ou les métadonnées gérées peuvent provoquer des erreurs de seuil d’affichage de liste lors du tri. Toutefois, vous pouvez utiliser du texte, un nombre, une date et d’autres types de colonnes dans le premier tri.

Supprimer le regroupement en affichage Édition

  • À partir des deux grouper d’abord sur la colonne et grouper ensuite par colonne, sélectionnez Aucun.

Autres modifications pour l’affichage de liste

  • Pour toutes les colonnes de la section Totaux, sélectionnez Aucune.

  • Dans la section Colonnes, effacer toutes les colonnes à des fin d’affichage.

Remarque : L’affichage de 12 colonnes ou plus des types suivants peut entraîner une erreur de seuil d’affichage de liste : personnes, recherche et métadonnées gérées. L’affichage de colonnes d’autres types ne s’affiche pas. 

Formulaires de liste

Lorsque SharePoint les formulaires de liste, tous les champs disponibles pour l’élément de liste sont récupérés à partir de la base de données. Les listes avec un grand nombre de colonnes de recherche peuvent entraîner des instructions de recherche complexes SQL potentiellement intensives. SharePoint vérifiera la longueur de l’instruction complète SQL et affichera ce message d’erreur au cas où la longueur maximale autorisée était dépassée :

« L’élément de liste n’a pas pu être affiché/ajouté, car la longueur des champs était trop longue. Raccourcissez les nouvelles entrées ou supprimez certains champs de cette liste ».

Pour résoudre ce problème, réduisez le nombre de colonnes de la liste spécifique.

Remarques : 

  • Outre les colonnes de recherche standard, les métadonnées gérées à valeur unique, les métadonnées gérées à valeurs multiples, les personnes à valeur unique et les colonnes de groupe, ainsi que les personnes à valeurs multiples et les colonnes de groupe comptent sous forme de colonnes de recherche.

  • Chaque colonne de recherche dans un affichage de liste entraîne une jointage avec une autre table. Chaque colonne de recherche supplémentaire augmente la complexité et la taille intrinsèque de la SQL requête.

Il existe de nombreuses manières d’utiliser ou d’interroger une liste ou une bibliothèque SharePoint sans recevoir d’avertissement de seuil d’affichage de liste. En utilisant les idées suivantes, vous pouvez obtenir les informations dont vous avez besoin et rester sous le seuil d’affichage de liste de 5 000 éléments. Pour plus d’informations sur le seuil d’affichage de liste, voir Vue d’ensemble des listes et bibliothèques avec de nombreux éléments.

Utilisation de la limite du seuil d’affichage de liste

SharePointlimitations relatives aux ressources qui régissent la quantité de données et le débit qui peuvent être gérés. Le seuil d’affichage de liste est fixé par défaut à environ 5 000 éléments et est fixé pour permettre aux utilisateurs de travailler sur des listes de grande taille, tout en maintenant de bonnes performances. Vous avez le seuil d’affichage de liste de trois manières :

  • Pour toutes les versions de SharePoint, gérez le nombre d’éléments renvoyés à l’aide des index, des filtres, des dossiers et des données hors connexion.

  • Pour les versions Server de SharePoint, utilisez un administrateur planifié fenêtre Délai quotidien dans lequel les limites sont relevées.

  • Pour les versions Server de SharePoint, un administrateur réseau peut lever la limite du seuil d’affichage de liste.

Par SharePoint, cette limite ne peut pas être modifiée et est en place 24 x 7 pour permettre aux utilisateurs sur des clients partagés de toujours avoir de bonnes performances sur les requêtes. Pour contourner la limite, nous avons décrit certaines mesures que vous pouvez prendre pour maintenir vos requêtes dans la limite.

Remarque : Il est possible que vous constatiez un nombre d’éléments renvoyés plus important dans les affichages générés par le système.

  • Indexation et filtrage    La planification et la création d’index, et leur utilisation dans des filtres peuvent conserver le nombre d’éléments sous le seuil d’affichage de liste. Pour plus d’informations, voir Ajouter un index à SharePoint colonne ou utiliser le filtrage pour modifier un SharePoint données.

  • Utilisation de dossiers pour organiser    Vous pouvez utiliser des dossiers pour organiser les données de façon efficace, même si vous devez veiller à ne pas avoir de requête sur le dossier qui retourne un nombre d’éléments supérieur au seuil d’affichage de liste. Pour plus d’informations, voir Créer un dossier dans une liste ou Créer un dossier dans une bibliothèque de documents.

  • Utilisation du site Centre de documents    Un Centre de documents est un modèle permettant de créer un site avec des fonctionnalités destinées à la recherche, au stockage et à la manipulation de documents. Avec des autorisations adéquates, ce modèle permet de créer un site ou sous-site. Pour plus d’informations, voir Utiliser un site Centre de documents.

  • Données synchronisées et hors connexion    Prendre des données hors connexion vous permet d’utiliser Excel ou Access pour interroger les données de votre liste sans limites. Lors de la synchronisation d’un dossier de documents, vous pouvez travailler localement sur votre ordinateur, tandis que les modifications sont mises à jour automatiquement sur le serveur. Pour plus d’informations, voir Configurer votre ordinateur pour synchroniser vos fichiers SharePoint Server ou Synchroniser vos SharePoint avec la nouvelle OneDrive de synchronisation.

Avec les serveurs SharePoint Server (SharePoint 2016, 2013 et 2010), le seuil d’affichage de liste de 5 000 éléments est également fixé par défaut. Toutefois, en raison du contrôle plus important dont disposent les administrateurs réseau, il est possible de définir une fenêtre Délai quotidien dans laquelle les limites sont effectivement supprimées, ce qui permet d’exécuter des requêtes de grande ampleur ainsi que des opérations sur une grande quantité de données. Une telle période est généralement planifiée en soirée, lorsque la plupart des utilisateurs n’utilisent pas le système. L’administrateur peut également élever la limite si nécessaire.

Le dernier choix, également avec les versions Server de SharePoint, consiste à Modifier la limite de. Ce risque est risqué car une limite supérieure accroît la possibilité d’affecter les performances pour certains ou tous les utilisateurs.

Pour déterminer la version de SharePoint dont vous disposez, voir Quelle est la version de SharePoint que j’utilise ?

Si vous êtes bloqué par le seuil d’affichage de liste, mais que votre nombre total d’éléments est inférieur à 20 000, vous pouvez ajouter des index aux colonnes dans SharePoint 2019. Sur toutes les versions de SharePoint, vous pouvez créer un affichage filtré avec un index de colonne afin de réduire le nombre de résultats lorsque vous travaillez avec des listes et bibliothèques de grande taille. La création d’un affichage filtré avec une colonne indexée est un processus en deux étapes : créer un index pour une colonne, puis créer un affichage qui utilise la colonne indexée pour filtrer l’affichage.

Pour plus d’informations sur l’indexation des colonnes, voir Ajouter un index à SharePoint colonne.

Pour plus d’informations sur le filtrage des colonnes, voir Utiliser le filtrage pour modifier SharePoint vue.

Bien que des dossiers ne soient pas obligatoires pour utiliser des listes et bibliothèques de grande taille, vous pouvez toujours vous en servir pour organiser vos données et améliorer l’efficacité de votre accès à celles-ci. La création de dossier est activée par défaut dans les bibliothèques de documents, mais pas dans les listes. Pour plus d’informations, voir Créer un dossier dans une liste ou Créer un dossier dans une bibliothèque de documents.

Remarque : Avec SharePoint, si vous utilisez la commande Déplacer vers ou glisser-déplacer, les métadonnées existantes sont également déplacées.

Lorsque vous créez un dossier, vous créez un index interne en arrière-plan. Cet index interne est également créé pour le dossier racine, ou le niveau supérieur d’une bibliothèque ou d’une liste. Lorsque vous accédez à des éléments d’un dossier, vous utilisez en fait cet index interne pour accéder aux données. N’oubliez pas que, si un dossier contient des sous-dossiers, chacun d’eux est comptabilisé comme un élément (mais pas les éléments contenus dans ce sous-dossier).

Même lorsque le nombre total d’éléments d’une liste ou d’une bibliothèque est très élevé, l’affichage d’un dossier unique est au moins aussi rapide qu’un affichage qui filtre le nombre total d’éléments via une colonne indexée. Dans certains cas, il est possible de répartir tous les éléments d’une liste ou bibliothèque dans plusieurs dossiers de sorte qu’aucun dossier ne compte plus de 5 000 éléments.

Il est important de tenir compte des points suivants lorsque vous utilisez des dossiers pour organiser une grande liste ou une grande bibliothèque :

  • Un dossier peut contenir plus d’éléments que le seuil d’affichage de liste, mais pour éviter tout blocage, vous devrez peut-être utiliser un affichage filtré à partir d’index de colonnes.

  • Si vous choisissez l’option Afficher tous les éléments sans dossiers dans la section Dossiers lorsque vous créez ou modifiez un affichage dans cette liste ou bibliothèque, vous devez ensuite utiliser un filtre basé sur un index afin de vous assurer que vous n’atteignez pas le Seuil d’affichage de liste.

  • Il est souvent utile de faire en sorte que l’affichage par défaut présente tous les dossiers disponibles sans filtrage, afin que les utilisateurs puissent choisir le dossier approprié lorsqu’ils insèrent de nouveaux éléments. L’affichage de l’ensemble des dossiers réduit également le risque d’ajout incorrect d’éléments hors des dossiers de la liste ou de la bibliothèque. Contrairement aux bibliothèques, il n’existe aucun moyen automatique de déplacer des éléments entre les dossiers d’une liste.

Remarque : Si vous déplacez des éléments vers SharePoint corbeille, ceux-ci sont comptabilisés pour déterminer si l’expression de filtre dépasse le seuil d’affichage de liste. Si vous videz la Corbeille, ces éléments ne sont plus comptabilisés. Pour plus d’informations, voir Vider la Corbeille ou restaurer vos fichiers.

Pour déplacer des fichiers entre des dossiers au sein d’une bibliothèque, voir Déplacer ou copier un dossier, un fichier ou un lien dans une bibliothèque de documents.

La suppression de listes de grande taille nécessite des ressources de base de données qui peuvent être bloquées par le seuil d’affichage de liste. Pour éviter tout blocage, essayez de supprimer les listes de grande taille pendant la fenêtre Délai quotidien. N’oubliez pas que, si le processus de suppression prend plus de temps que celui alloué par la fenêtre, il se poursuit jusqu’à la fin, indépendamment de l’activité d’autres utilisateurs. Prévoyez un temps suffisant.

Pour plus d’informations sur la suppression d’une liste, voir Supprimer une liste dans SharePoint.

Synchronisation hors connexion, données externes et gestion des données d’accès

Prendre les données hors connexion est souvent plus pratique et efficace lors de la synchronisation avec votre ordinateur. Vous pouvez utiliser Excel, Access ou Outlook, en fonction des données de liste que vous utilisez. Vous pouvez également utiliser une gestion des données externes sans limites avec des systèmes de gestion intégrée (ERP), OData et des services web, selon votre service SharePoint.

Vous pouvez modifier des données sur votre ordinateur de bureau ou portable, puis, au moment de les remettre en ligne, synchroniser ces modifications et résoudre les conflits de manière simple et efficace. L’utilisation de listes de grande taille à l’aide de la synchronisation hors connexion pour la « lecture à voix réduite », l’analyse ou le rapport de données contribue à réduire la charge de l’activité de base de données et à réduire l’utilisation SharePoint ressources.

Vous pouvez prendre les données de liste hors connexion, puis synchroniser les modifications lorsque vous vous reconnectez à l’aide de diverses applications Microsoft Office. Pour exporter vers ces applications, celles-ci doivent être installées, soit Microsoft 365, soit Office bureau.

Microsoft Access       Access peut traiter plus de lignes de données que SharePoint, et vous disposez de nombreux et puissants outils pour manipuler ces données. Utiliser vos données dans Access et synchroniser avec SharePoint vous permet d’utiliser des jeux de données plus volumineux.

Vous pouvez lire et écrire sur la plupart des listes natives provenant de Access en créant des liaisons vers celles-ci, sachant que Access fonctionne correctement avec pratiquement tous les types de données SharePoint. Les liaisons vous permettent de vous connecter à des données dans une liste SharePoint, si bien que vous créez une connexion bidirectionnelle pour afficher et modifier les dernières données à la fois dans la liste SharePoint et dans votre base de données Access. Access crée une copie (ou une réplique) de la liste SharePoint dans une table Access. Une fois la table Access créée, vous pouvez utiliser les données de liste dans Access jusqu’à la limite Access de deux gigaoctets (à l’exception des pièces jointes qui ne sont pas stockées localement). De plus, Access met en cache les données de liste sur le client, utilise un cache à double écriture en mémoire, et transfère uniquement les éléments de liste modifiés. Tout cela permet d’accélérer considérablement les requêtes et les mises à jour. Une boîte de dialogue de résolution des conflits permet également de gérer les mises à jour conflictuelles en douceur.

Si la fonctionnalité Access Services est activée, vous pouvez travailler avec une quantité de données sensiblement supérieure au seuil d’affichage de liste, soit jusqu’à 50 000 éléments par défaut. Access traite automatiquement les données de liste ou de bibliothèque par petits lots, puis les réassemble, technique qui permet de travailler avec une quantité de données nettement plus importante que le seuil d’affichage de liste, sans avoir d’impact négatif sur les autres utilisateurs sur le site SharePoint. Pour plus d’informations, voir Utiliser Access Services.

Microsoft Excel        Vous pouvez exporter SharePoint listes vers une table Excel création d’une connexion de données à sens simple entre la table Excel et la SharePoint données.

Bouton Exporter vers Excel en évidence sur le ruban de SharePoint

Excel vous permet également d’travailler avec des listes de grande taille sans blocage. En outre, vous pouvez synchroniser Excel avec SharePoint et Access pour tirer parti des avantages de chaque plateforme.

Lorsque vous mettez à jour vos données à partir de la liste SharePoint et actualisez le tableau Excel, Microsoft Excel remplace les données Excel par les dernières données de la liste SharePoint, ce qui a pour effet de remplacer les modifications que vous avez apportées à ce tableau Excel.

Liste SharePoint Online avec l’option Exporter vers Excel en surbrillance

Une fois les données dans le tableau Excel, vous pouvez tirer parti des nombreuses fonctionnalités d’analyse de données de Microsoft Excel, telles que les feuilles de calcul puissantes et flexibles, les rapports de tableau croisé dynamique, les graphiques professionnels et les traits d’éclat, la mise en forme conditionnelle avec icônes, barres de données et échelles de couleurs, et des opérations d’analyse de cas sophistiquées.

Si la fonctionnalité Access Services est activée, vous pouvez travailler avec une quantité de données sensiblement supérieure au seuil d’affichage de liste, soit jusqu’à 50 000 éléments par défaut. Pour plus d’informations, voir Utiliser Access Services.

Microsoft Outlook        À partir Microsoft Outlook, vous pouvez lire et écrire des listes de contacts, de tâches, de calendriers et de discussion, ainsi que synchroniser des bibliothèques de documents. Par exemple, vous pouvez travailler à la fois avec des listes de tâches standard et des listes de tâches de projet en mettant des listes de tâches hors connexion, en visualisant, en mettant à jour et en attribuant de nouvelles tâches, en les mettant en ligne et en les synchronisant sans quitter d' Outlook; vous pouvez également stocker, partager et gérer plus efficacement SharePoint contacts dans Outlook.

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Dans Access, vous créez une base de données web basée sur Access Services, en générant des tables reposant sur des listes liées, ainsi que sur des requêtes, formulaires, états et autres macros, que vous avez publiés sur un site SharePoint. Ces bases de données web étant mises à niveau, vous pouvez continuer à les utiliser et à les modifier, ainsi qu’en créer de nouvelles à partir d’un modèle, mais pas à partir d’Access 2013.

Vous pouvez créer une application Access dans SharePoint sans utiliser de code. En règle générale, une application SharePoint est une solution pointue et ciblée facile à distribuer et à commercialiser sur une place de marché. Il faut considérer une telle application comme une manière alternative pratique d’empaqueter, de distribuer, d’exécuter, d’analyser et de retirer une solution. Pour plus d’informations, voir Créer une application Access.

Contrairement à une application de base de données web Access qui stocke des données dans des listes SharePoint, une application Access utilise une base de données SQL Server distincte des Produits SharePoint pour stocker des données et n’est donc pas soumise au seuil d’affichage de liste SharePoint. Cela améliore considérablement l’évolutivité des solutions Access et permet une gestion efficace des millions d’enregistrements potentiellement. Pour SharePoint Server, la base de données SQL Server peut être configurée de manière à vivre derrière le pare-feu de votre organisation. Pour les utilisateurs en ligne, la base de données est SQL Server base de données Azure activée avec un compte gratuit et un stockage gratuit. Pour plus d’informations sur Azure, voir Microsoft Azure page d’accueil.

Enfin, vous pouvez toujours synchroniser les données entre SharePoint liste d’utilisateurs et une table Access, et tenir les deux ensembles de données à jour. Cette synchronisation est bi-directionnelle. Les modifications apportées à la liste de données dans Access sont chargées vers la liste SharePoint, et les modifications apportées à la liste SharePoint sont téléchargées dans Access sur votre ordinateur. Pour plus d’informations, voir Importer à partir d’uneliste d’SharePoint données ou lier des données à SharePoint données.

Solutions de zone de recherche et de Centre de documents SharePoint

Une autre méthode pour rechercher des documents ou des éléments dans une bibliothèque ou une liste de grande taille consiste à utiliser la zone de recherche de la liste ou de la bibliothèque pour entrer un mot clé ou une expression. SharePoint La recherche possède ses propres mécanismes d’indexation et n’est pas soumise au seuil d’affichage de liste ou à d’autres limites associées.

Une autre solution de gestion de bibliothèques volumineuses consiste à créer et à utiliser un site Centre de documents. Conçu pour la gestion des documents, un site Centre de documents offre des fonctionnalités telles que l’archivage et l’extraction de fichiers, des flux de travail, des filtres et des affichages.

Il existe généralement deux zones de recherche sur une page SharePoint : la fonctionnalité de recherche sur le site en haut de la page, et la zone de recherche d’une liste ou d’une bibliothèque spécifiques. Lorsque vous utilisez la Zone de recherche d’une liste ou d’une bibliothèque, vous pouvez développer progressivement l’étendue de l’opération de recherche :

  • Par défaut, l’étendue de la recherche repose initialement sur l’ensemble des éléments figurant dans l’affichage actif et sur les sous-dossiers éventuels. Les résultats s’affichent sous forme de colonnes que vous pouvez filtrer et trier plus avant. Si le seuil d’affichage de liste est dépassé, tous les résultats ne s’affichent pas.

  • Si vous ne trouvez pas ce que vous recherchez, vous pouvez élargir l’étendue de votre recherche pour y inclure la liste entière, notamment l’ensemble des sous-dossiers, quel que soit l’affichage actif ou le seuil d’affichage de liste.

  • Enfin, vous pouvez étendre la recherche au site entier. Dans ce cas, tous les résultats s’affichent dans la page du site de recherche standard. Vous pouvez affiner davantage les résultats via le panneau d’affinement en filtrant, par exemple, sur l’auteur d’un document ou la date de création d’un élément de liste. Vous pouvez même utiliser la syntaxe booléenne et des opérateurs logiques pour formuler des requêtes plus élaborées.

Remarques : 

  • La zone de recherche n’est disponible que pour les listes et bibliothèques qui apparaissent sous la mesure d’affichages côté client. Bien que le comportement par défaut consiste à afficher la Zone de recherche, celle-cipeut être masquée par la propriété de Composant WebPart Affichage de liste Zone de recherche dans la section Divers du volet des outils. Pour plus d’informations sur les propriétés du pièce web, voir Utiliser la liste et d’composants WebPart.

  • Propriété de liste « Afficher la zone de recherche » sous Divers

Un site Centre de documents permet de créer, gérer et stocker de grandes quantités de documents. Un Centre de documents est basé sur un modèle de site et est conçu pour faire office de référentiel centralisé pour la gestion de nombreux documents. Des fonctionnalités telles que la navigation dans les métadonnées et l’arborescence, les types de contenu et les composants WebPart vous aident à organiser et à récupérer les documents de manière efficace et explicite pour vos utilisateurs. Pour plus d’informations sur l’utilisation des modèles de site, voir Créer et utiliser des modèles de site.

Les gestionnaires de contenu peuvent rapidement configurer la navigation pilotée par les métadonnées de manière à être performants pour la plupart des bibliothèques sans créer explicitement d’index, mais ils sont également assistés lors de la création d’index supplémentaires pour améliorer les performances sur un plus grand nombre de filtres et d’affichages. Pour plus d’informations, voir Utiliser un site Centre de documents.

Vous pouvez utiliser un site Centre de documents comme un environnement de création ou un espace d’archivage de contenu :

  • Dans un environnement de création, les utilisateurs archivent et extraient les fichiers de manière active, puis créent des structures de dossiers pour ces fichiers. Le contrôle de version est activé et il peut exister au moins 10 versions de chaque document. Les utilisateurs archivent et extraient souvent des documents et les flux de travail peuvent aider à automatiser des opérations effectuées sur les documents.

  • Dans une archive de contenu ou de base de connaissances, très peu d’opérations de création ont lieu. Les utilisateurs affichent ou téléchargent uniquement les documents. En règle générale, les archives de contenu comportent des versions uniques des documents, et un site peut contenir plusieurs millions de fichiers. Par exemple, dans un cas typique de centre de support technique pour une grande organisation, 10 000 utilisateurs peuvent accéder au contenu, principalement pour le lire. Et un sous-ensemble de 3 000 à 4 000 utilisateurs peuvent charger de nouveaux contenus sur le site.

Utiliser des affichages personnels, des listes relationnelles et des flux RSS

Pour vous améliorer davantage les performances globales du système et éviter d’atteindre un seuil ou une limite de ressources, vous pouvez envisager d’utiliser des affichages personnels, des listes relationnelles ou des flux RSS.

Affichages personnels    La création d’affichages utilisant correctement un index de colonne est plus complexe si vous utilisez des listes et bibliothèques de grande taille, vous pouvez supprimer l’autorisation Gérer les affichages personnels attribuée à des collaborateurs pour de telles listes ou bibliothèques. En supprimant cette autorisation, vous empêchez les utilisateurs de créer un affichage qui répertorie tous les éléments, ce qui risque de nuire aux performances du reste du site. Pour plus d’informations sur les autorisations, voir Modifier les autorisations pour une liste ou une bibliothèque.

Listes relationnelles     Lorsque vous créez des relations de liste à l’aide de colonnes de recherche, de colonnes uniques et d’un comportement relationnel appliqué (également appelé intégrité référentielle), vous pouvez atteindre le seuil d’affichage de liste et être éventuellement bloqué dans les circonstances suivantes :

  • Vous rendez une colonne unique dans une liste existante comportant plus d’éléments que le seuil d’affichage de liste (notez que l’ajout d’un élément à cette liste pour en faire une liste dépassant le seuil d’affichage de liste est une opération qui n’est pas systématiquement bloquée).

  • Une liste comporte plus d’éléments que le seuil d’affichage de liste, et vous activez l’option Suppression en cascade (ou Suppression limitée) pour un champ de recherche de cette liste.

Flux RSS     Une fois la prise en charge des flux RSS activée dans l’Administration centrale et au niveau de la collection de sites, vous pouvez ensuite l’activer et la configurer pour les nombreux types de listes et de bibliothèques. Lorsque les utilisateurs accèdent au flux RSS d’une liste ou d’une bibliothèque, les données sont récupérées à partir de la liste. L’affichage d’un flux RSS par défaut limite le nombre d’éléments retournés, en fonction de la date de la dernière modification de l’élément via un filtre appliqué à la colonne Modifié. Si la liste ou la bibliothèque comporte de nombreux éléments et si les utilisateurs accèdent au flux RSS, il est conseillé d’indexer la colonne Modifié. Vous pouvez également réduire le nombre des éléments récupérés en modifiant le nombre d’éléments et le nombre de jours pour lesquels les modifications sont incluses dans un flux RSS.

Pour plus d’informations sur la gestion des flux RSS, voir Gérer les flux RSS pour un site ou une collection de sites. Pour plus d’informations sur l’ajout d’un flux RSS, voir Créer une alerte ou s’abonner à un flux RSS.

SharePoint Administrateurs de serveurs uniquement

Ces opérations peuvent être réalisées uniquement par des administrateurs SharePoint ou des administrateurs réseau, et des administrateurs de batterie de serveurs sur les versions Server de SharePoint.

La fenêtre Délai quotidien permet aux administrateurs de spécifier une période de temps dédiée pendant laquelle tous les utilisateurs peuvent effectuer des opérations illimitées, et est généralement planifiée pendant les heures creuses.

Si les affichages constituent le moyen principal d’extraire des éléments d’une liste ou d’une bibliothèque, d’autres commandes SharePoint et opérations sont mieux exécutées durant la fenêtre Délai quotidien.

Ajout et suppression d’un index

Ajout et modification d’une colonne de liste

Suppression et copie de dossiers

Modification des paramètres de sécurité d’une liste ou d’une bibliothèque

Enregistrement d’une liste avec son contenu en tant que modèle

Suppression d’un site web

Restauration ou suppression d’éléments de la Corbeille

Ces commandes et opérations peuvent échouer si elles dépassent les seuils et limites de site lors de l’extraction de données de liste pendant les heures normales. Leur exécution sans limite durant la fenêtre Délai quotidien permettent d’éviter l’échec et l’incidence sur d’autres utilisateurs.

La configuration de la fenêtre Délai quotidien nécessite la définition d’une heure de début et d’une durée. Lors de la définition de l’heure et de la durée, vous comprenez que, si quelqu’un lance une requête ou une opération de longue durée pendant la fenêtre, elle continue jusqu’à la fin, que celle-ci s’insère dans la fenêtre ou non.

  1. En tant qu’administrateur, connectez-vous à l’administration centrale.

  2. Accédez à Gestion des applications > Gérer les Applications web.

    Administration centrale avec l’option Gérer les applications web sélectionnée
  3. Sélectionnez l’application pour définir ou modifier le paramètre Fenêtre Délai quotidien.

  4. Dans le ruban, dans la Paramètres général pour accéder au menu, sélectionnez la flèche vers le bas, puis la limitation de ressources.

    Option Limitation de ressources sélectionnée dans l’Administration centrale.
  5. Modifiez la fenêtre Délai quotidien, puis définissez l’heure et la durée que vous souhaitez utiliser.

    Page des paramètres d’application de l’Administration centrale avec la fenêtre Délai quotidien en évidence
  6. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK.

Si vous n’êtes pas développeur ou ne disposez pas d’un accès approprié à des ressources de développeur pour effectuer ces opérations à votre place, vous pouvez différer ces types d’opérations à la fenêtre Délai quotidien. Pour voir quand la fenêtre Délai quotidien est prévue, contactez votre administrateur.

Remarque : SharePoint ne prend pas en charge la modification du seuil d’affichage de liste.

Le seuil d’affichage de liste est en place pour offrir des performances aux utilisateurs et protéger le serveur contre une surcharge involontaire pendant les requêtes. Le LVT peut uniquement être modifié dans les versions Server de SharePoint par un administrateur dans l’application Administration centrale. nous vous déconseillons de le modifier pour éviter toute dégradation des performances. SharePoint ne permet pas aux administrateurs de modifier le LVT pour protéger les utilisateurs sur d’autres clients contre les problèmes de performances lors de la récupération de jeux de données de grande taille. Utilisez plutôt des index, filtres et dossiers pour gérer les requêtes.

Si vous n’avez que quelques requêtes nécessitant une augmentation de la durée de vie (LVT), envisagez plutôt d’utiliser la fenêtre Délai quotidien pendant les heures d’inser.

Avertissement : Nous vous déconseillons de modifier le LVT si vous avez d’autres utilisateurs, car des valeurs plus importantes dégradent les performances. La création d’une valeur trop élevée peut entraîner une latence élevée ou des défaillances pour les utilisateurs, voire l’arrêt d’un serveur.

Remarque : L’application Administration centrale est disponible uniquement avec des installations Server de SharePoint.

Si vous souhaitez vraiment modifier le LVT, suivez ces étapes. Celles-ci sont standard de SharePoint 2010 à SharePoint 2016, même si l’interface utilisateur peut légèrement différer. L’application Administration centrale est séparée de votre site SharePoint, et il faut disposer de droits d’administrateur de batterie de serveurs pour pouvoir y accéder. Vous pouvez uniquement modifier le LVT dans les versions Server des SharePoint.

  1. En tant qu’administrateur, connectez-vous à l’administration centrale.

  2. Accédez à Gestion des applications > Gérer les Applications web.

    Administration centrale avec l’option Gérer les applications web sélectionnée
  3. Sélectionnez l’application dont modifier le seuil d’affichage de liste.

  4. dans le ruban, dans la Paramètres général pour accéder au menu, sélectionnez la flèche vers le bas, puis la limitation de ressources.

    Option Limitation de ressources sélectionnée dans l’Administration centrale.
  5. Modifiez la valeur Seuil d’affichage de liste (tout d’abord dans la liste) en la définissant sur une valeur raisonnable.

  6. Sélectionnez OK.

En tant qu’administrateur, vous devez comprendre certains paramètres supplémentaires de la page de limitation de ressources.

  • Seuil d’affichage de liste pour les auditeurs et les administrateurs :    Il s’agit par défaut d’une « limite supérieure ». Les requêtes exécutées par un auditeur ou un administrateur, qui demandent spécifiquement (par programme) de remplacer le seuil d’affichage de liste, sont plutôt soumises à cette limite. Par défaut, il s’agit de 20 000 plutôt que de 5 000 pour la valeur du LVT. L’augmentation de cette limite a les mêmes conséquences que l’augmentation de la VT. La modification de cette valeur peut nécessiter l’apport de modifications associées.

  • Remplacement du modèle objet :    Si vous utilisez couramment du code personnalisé dans le cadre de votre déploiement et que vous avez besoin de remplacer le LVT par une limite supérieure, il peut s’il s’agit d’autoriser le remplacement du modèle objet et d’accorder des autorisations d’auditeur ou d’administrateur à l’application qui exécutera les requêtes. Ce paramètre est activé par défaut, mais vous pouvez le désactiver si vous n’en avez pas besoin. À titre d’exemple, vous pouvez l’utiliser lorsque vous avez implémenté du code qui effectue une mise en cache d’un jeu plus volumineux de résultats souvent utilisés pendant plusieurs minutes. Si vous ne prévoyez pas de mettre en cache le contenu et que vous envisagez d’utiliser souvent ces requêtes, nous vous déconseillons d’utiliser cette méthode pour contourner le LVT, car cela a une incidence négative sur les performances de votre serveur. En bref : « Soyez léger ».

  • Seuil de recherche d’affichage de liste :    Cette fonctionnalité limite le nombre de jointures qu’une requête peut effectuer. Celui-ci équivaut au nombre de champs Recherche, Personne/groupe ou Statut du flux de travail inclus dans la requête. Par exemple, un affichage qui présente 6 colonnes de recherche, et filtre sur 3 autres colonnes de recherche distinctes utilise 9 recherches. Si le seuil de recherche d’affichage de liste est défini sur 8, cela génère une erreur. Augmenter ce nombre au-delà de 8 est déconseillé.

    Des tests approfondis menés par Microsoft ont révélé qu’une dégradation sérieuse et non progressive des performances se produit au-delà de 8 jointures. Non seulement le débit du serveur chute considérablement à ce stade, mais la requête fini par utiliser une part excessive des ressources SQL Server, ce qui affecte négativement toute autre personne utilisant cette même base de données. Pour plus d’informations, voir la section Colonnes de recherche et affichages de liste des résultats et recommandations des tests de performances et de capacité.

  • Fenêtre Délai quotidien pour les requêtes volumineuses :    Cette fonctionnalité permet de définir un période quotidienne pendant laquelle les utilisateurs peuvent utiliser des requêtes plus volumineuses sans atteindre de limites. Avant de définir cette période, vous devez prendre soigneusement en considération divers éléments :

    • Pour affecter le moins possible d’utilisateurs, vous devez choisir une période d’heures creuses, ou au cours de laquelle vous anticipez une charge minimale. Si vous choisissez une période au milieu de la journée de travail de la plupart de vos utilisateurs, même ceux qui n’utilisent pas la liste longue peuvent en être affectés.

    • Essayez de définir un délai d’exécution raisonnable permettant aux utilisateurs d’organiser leurs listes sans devoir faire appel à l’administrateur.

    • Les opérations entamées pendant la fenêtre Délai ne sont pas abandonnées à l’issue de celle-ci. Prenez en considération le temps nécessaire si un utilisateur tente de supprimer une liste volumineuse juste avant l’heure limite.

    • Tenez compte des différents fuseaux horaires. Cela est particulièrement important si votre organisation ou vos clients sont très dispersés sur la plan géographique et partagent un serveur SharePoint hébergé de façon centralisée. Le réglage à 18h00 peut fonctionner pour votre propre emplacement, mais ne serait pas bénéfique, par exemple, Sydney, Australie.

  • Seuil d’autorisations uniques de liste :    Il s’agit du nombre d’autorisations uniques autorisé par liste. Si vous avez un dossier auquel vous décidez de ne pas appliquer les règles d’héritage des autorisations et pour lequel (et pour les éléments duquel) vous définissez des autorisations, ce dossier compte pour une unité en relation avec votre seuil d’autorisations uniques de liste. Contrairement au LVT et à d’autres paramètres, ce seuil n’est pas déclenché par l’affichage du contenu ou l’opération d’une autre opération sur celui-ci, mais par modification explicite des autorisations.

    Si vous pouvez vous le permettre, la réduction de ce nombre est recommandée. La valeur par défaut est de 50 000, soit un nombre considérable d’autorisations uniques. Étant donné qu’il est très probable que votre liste rencontre des problèmes liés aux autorisations avant d’atteindre ce nombre, il est recommandé de l’adapter préventivement de façon à ce qu’elle puisse fonctionner dans votre environnement.

Vue d’ensemble des listes et bibliothèques comprenant de nombreux éléments

Le LVT est en place pour vous aider à obtenir des performances cohérentes pour tous les utilisateurs avec des requêtes sur la base de données principale. Voici quelques informations sur les limites, son fonctionnement et la modification de la valeur de LVT.

Important : Le LVT ne peut pas être modifié dans SharePoint. Il n’est pas non plus possible de créer une fenêtre Délai quotidien sur SharePoint. Ces fonctionnalités sont disponibles uniquement dans SharePoint2016, SharePoint 2013 et SharePoint2010.

Pour minimiser la contention de la base de données SQL Server, la base de données principale pour SharePoint utilise souvent une stratégie de verrouillage au niveau de la ligne afin de garantir la précision des mises à jour sans que cela nuise aux utilisateurs accédant à d’autres lignes. Toutefois, si une opération de lecture ou d’écriture de base de données (par exemple, une requête) entraîne le verrouillage simultané de plus de 5 000 lignes, il est plus efficace pour SQL Server de verrouiller temporairement la table toute entière, jusqu’à ce que l’opération de base de données soit terminée.

Remarque : Notez que le chiffre réel n’est pas toujours 5 000 et peut varier en fonction de votre site, du volume d’activité dans la base de données et de la configuration de votre site.

Lorsque la table entière est verrouillée, d’autres utilisateurs ne peuvent plus y accéder. Si cela se produit trop souvent, les utilisateurs font l’expérience d’une dégradation des performances du système. Par conséquent, les seuils et limites sont essentiels pour minimiser l’incidence des opérations de base de données nécessitant de nombreuses ressources, ainsi que pour équilibrer les besoins de tous les utilisateurs.

Le diagramme suivant récapitule les points clés relatifs aux événements qui se produisent en arrière-plan lorsque vous accédez à de nombreux éléments dans une liste ou une bibliothèque.

Listes et bibliothèques de grande taille

  1. Les données de liste ou de bibliothèque d’une collection de sites sont stockées dans une table de base de données SQL Server qui utilise des requêtes, des index et des verrous pour maintenir de manière globale les performances, le partage et la précision des informations.

  2. Les affichages filtrés avec index de colonnes (et d’autres opérations) créent des requêtes de base de données qui identifient un sous-ensemble de colonnes et de lignes, qui est ensuite renvoyé à votre ordinateur.

  3. Les seuils et limites contribuent à limiter les opérations et à équilibrer les ressources pour de nombreux utilisateurs simultanés.

  4. Les développeurs disposant des privilèges appropriés peuvent utiliser des remplacements du modèle objet afin d’élever temporairement les seuils et les limites pour des applications personnalisées avec les versions Server de SharePoint.

  5. Les administrateurs peuvent spécifier des fenêtres Délai dédiées pour permettre à l’ensemble des utilisateurs d’effectuer des opérations non limitées durant les heures creuses avec les versions Server de SharePoint.

  6. Les travailleurs de l’information peuvent utiliser des affichages, styles et limites de page appropriés pour accélérer l’affichage des données sur la page.

Les listes et bibliothèques ont des limites maximales spécifiques, comme illustré dans ce tableau.

Fonctionnalité

Limite maximale

Nombre d’éléments dans une liste ou une bibliothèque

30 millions

Taille d’un fichier ou d’une pièce jointe

10 gigaoctets

Le tableau suivant récapitule les informations que vous devez connaître concernant les limitations des ressources. Ces limitations sont définies dans la page Limitation de ressources de l’application Administration centrale avec les versions Server de SharePoint. Pour les limites et demandes spécifiques de votre site, contactez votre administrateur.

Remarque : À des fins de gestion, l’administrateur n’est pas soumis aux limitations suivantes des ressources.

Remarque : Tous ces paramètres ne sont pas accessibles via l’interface utilisateur, et certains sont uniquement disponibles dans les versions Server de SharePoint.

Seuil
ou limite

Valeur
par défaut

Description

Seuil d’affichage de liste

5 000

Spécifie le nombre maximal d’éléments de liste ou de bibliothèque qu’une opération de base de données (une requête, par exemple) peut traiter en une seule fois. Les opérations qui dépassent cette limite sont bloquées.

Pour vous laisser le temps de modifier vos plans, il se peut que la page Paramètres de la liste affiche un avertissement lorsque votre liste dépasse 3 000 éléments. L’avertissement contient un lien d’aide vers cette rubrique.

Limite Autorisations uniques

50 000

Spécifie le nombre maximal d’autorisations uniques pour une liste ou une bibliothèque.

Chaque fois que vous arrêtez l’héritage des autorisations pour un élément ou un dossier, cela est comptabilisé comme une autorisation unique menant à cette limite. Si vous essayez d’ajouter un élément susceptible d’entraîner un dépassement de cette limite, votre action est bloquée.

Taille limite des lignes

6

Spécifie le nombre maximal de lignes de table internes à la base de données, qui sont utilisées pour un élément de liste ou de bibliothèque. Pour les listes de grande taille comportant de nombreuses colonnes, chaque élément est renvoyé sur plusieurs lignes de table internes, à hauteur de 6 lignes et jusqu’à un total de 8 000 octets (à l’exclusion des pièces jointes).

Par exemple, si vous disposez d’une liste qui comporte de nombreuses petites colonnes, en l’occurrence une liste qui contient des centaines de colonnes Oui/Non, vous risquez de dépasser cette limite, auquel cas vous ne pourrez pas ajouter de colonnes Oui/Non supplémentaires à la liste, mais pourrez toujours ajouter des colonnes d’un autre type.

Les administrateurs ne peuvent définir cette limite qu’à l’aide du modèle objet et non via l’interface utilisateur.

Seuil de recherche d’affichage de liste

12

Spécifie le nombre maximal d’opérations de jointure, notamment celles basées sur les colonnes de recherche, les colonnes Personne/groupe ou les colonnes d’état des flux de travail.

Si la requête utilise plus de huit colonnes, l’opération est bloquée. Toutefois, il est possible de sélectionner par programme les colonnes à utiliser via l’affichage maximal, lequel peut être défini à l’aide du modèle objet.

Taille du seuil d’affichage de liste pour les auditeurs et les administrateurs

20 000

Spécifie le nombre maximal d’éléments de liste ou de bibliothèque qu’une opération de base de données (une requête, par exemple) peut traiter en une seule fois lorsqu’elle est effectuée par un auditeur ou un administrateur disposant des autorisations appropriées. Ce paramètre fonctionne conjointement avec Autoriser le remplacement du modèle objet.

Autoriser le remplacement du modèle objet

Y

Indique si les développeurs peuvent exécuter des opérations de base de données, telles que des requêtes, qui nécessitent le remplacement du Seuil d’affichage de liste par la limite la plus élevée spécifiée par le Seuil d’affichage de liste pour les auditeurs et les administrateurs. Un administrateur doit activer le remplacement du modèle objet afin que les développeurs disposant des autorisations appropriées puissent demander par programme que leur requête utilise le seuil d’affichage de liste le plus élevé afin de tirer parti de celui-ci.

Fenêtre Délai quotidien

Aucun

Spécifie une période pendant laquelle les seuils et les limites des ressources sont ignorés. Un administrateur peut configurer une fenêtre de temps pendant les heures « creuses » par incréments de 15 minutes sur une période maximale de 24 heures, par exemple, de 18:00 à 22:00 ou de 01:30 à 05:15.

Une opération ou une requête de base de données démarrée pendant la fenêtre de délai quotidien s’exécute jusqu’à son terme (ou son échec), même si elle ne se termine pas dans la fenêtre de temps spécifiée.

Formulaires de liste

Lorsque SharePoint les formulaires de liste, tous les champs disponibles pour l’élément de liste sont récupérés à partir de la base de données. Les listes avec un grand nombre de colonnes de recherche peuvent entraîner des instructions de recherche complexes SQL potentiellement intensives. SharePoint vérifiera la longueur de l’instruction complète SQL et affichera ce message d’erreur au cas où la longueur maximale autorisée était dépassée :

« L’élément de liste n’a pas pu être affiché/ajouté, car la longueur des champs était trop longue. Raccourcissez les nouvelles entrées ou supprimez certains champs de cette liste ».

Pour résoudre ce problème, réduisez le nombre de colonnes de la liste spécifique.

Remarques : 

  • Outre les colonnes de recherche standard, les métadonnées gérées à valeur unique, les métadonnées gérées à valeurs multiples, les personnes à valeur unique et les colonnes de groupe, ainsi que les personnes à valeurs multiples et les colonnes de groupe comptent sous forme de colonnes de recherche.

  • Chaque colonne de recherche dans un affichage de liste entraîne une jointage avec une autre table. Chaque colonne de recherche supplémentaire augmente la complexité et la taille intrinsèque de la SQL requête.

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