Gérer des listes et des bibliothèques de grande taille

Vous pouvez modifier des données sur votre ordinateur de bureau ou portable, puis, au moment de les remettre en ligne, synchroniser ces modifications et résoudre les conflits de manière simple et efficace. L’utilisation de listes volumineuses à l’aide de la synchronisation hors connexion pour « nettoyer », analyser ou rapporter des données permet de décharger l’activité de base de données et de réduire l’utilisation des ressources SharePoint.

Vous pouvez prendre les données de liste hors connexion, puis synchroniser les modifications lorsque vous vous reconnectez à l’aide de diverses applications Microsoft 365. Pour exporter vers ces applications, vous devez avoir installé les applications, Microsoft 365 ou Office.

Microsoft Access        Access pouvez gérer plus de lignes de données que SharePoint, et vous disposez de nombreux outils puissants pour manipuler ces données. L’utilisation de vos données dans Access et la synchronisation avec SharePoint peuvent vous permettre d’utiliser des jeux de données plus volumineux.

Vous pouvez lire et écrire sur la plupart des listes natives provenant de Access en créant des liaisons vers celles-ci, sachant que Access fonctionne correctement avec pratiquement tous les types de données SharePoint. Les liaisons vous permettent de vous connecter à des données dans une liste SharePoint, si bien que vous créez une connexion bidirectionnelle pour afficher et modifier les dernières données à la fois dans la liste SharePoint et dans votre base de données Access. Access crée une copie (ou une réplique) de la liste SharePoint dans une table Access. Une fois la table Access créée, vous pouvez utiliser des données de liste dans Access jusqu’à la limite Access de deux gigaoctets (à l’exception des pièces jointes qui ne sont pas stockées localement). De plus, Access met en cache les données de liste sur le client, utilise un cache à double écriture en mémoire, et transfère uniquement les éléments de liste modifiés. Tout cela permet d’accélérer considérablement les requêtes et les mises à jour. Une boîte de dialogue de résolution des conflits permet également de gérer les mises à jour conflictuelles en douceur.

Si la fonctionnalité Access Services est activée, vous pouvez travailler avec une quantité de données sensiblement supérieure au seuil d’affichage de liste, soit jusqu’à 50 000 éléments par défaut. Access traite automatiquement les données de liste ou de bibliothèque en petits lots, puis réassemblez les données, une technique qui permet d’utiliser beaucoup plus de données que le seuil d’affichage de liste, sans impact négatif sur les autres utilisateurs du site SharePoint.

Microsoft Excel       Vous pouvez exporter des listes SharePoint vers une table Excel qui crée une connexion de données unidirectionnelle entre la table Excel et la liste SharePoint.

Excel vous permet également d’utiliser des listes volumineuses sans bloquer. En outre, vous pouvez synchroniser Excel avec SharePoint et Access pour tirer parti des avantages de chaque plateforme.

Lorsque vous mettez à jour vos données à partir de la liste SharePoint et actualisez le tableau Excel, Microsoft Excel remplace les données Excel par les dernières données de la liste SharePoint, ce qui a pour effet de remplacer les modifications que vous avez apportées à ce tableau Excel.

Une fois que les données se trouvent dans la table de Excel, vous pouvez tirer parti des nombreuses fonctionnalités d’analyse des données de Excel, telles que des feuilles de calcul puissantes et flexibles, des rapports de tableau croisé dynamique, des graphiques d’aspect professionnel et des lignes spark, une mise en forme conditionnelle avec des icônes, des barres de données, des échelles de couleurs et des opérations d’analyse de scénario sophistiquées.

Si la fonctionnalité Access Services est activée, vous pouvez travailler avec une quantité de données sensiblement supérieure au seuil d’affichage de liste, soit jusqu’à 50 000 éléments par défaut.

Microsoft Outlook         À partir Outlook, vous pouvez lire et écrire des listes de contacts, de tâches, de calendrier et de discussion, ainsi que synchroniser les bibliothèques de documents. Par exemple, vous pouvez utiliser des listes de tâches standard et des listes de tâches de projet en mettant les listes de tâches hors connexion, en affichant, en mettant à jour et en affectant de nouvelles tâches, en les remettant en ligne et en les synchronisant sans quitter Outlook. Vous pouvez également stocker, partager et gérer SharePoint contacts plus efficacement dans Outlook.

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Dans Access, vous créez une base de données web basée sur Access Services en créant des tables basées sur des listes liées, ainsi que des requêtes, des formulaires, des états et des macros que vous avez publiés sur un site SharePoint. Comme ces bases de données web sont mises à niveau, vous pouvez toujours les utiliser et les modifier, et en créer de nouvelles à partir d’un modèle (mais pas à partir de Access 2013 ).

Vous pouvez créer une application Access dans SharePoint sans utiliser de code. En règle générale, une application SharePoint est une solution pointue et ciblée facile à distribuer et à commercialiser sur une place de marché. Il faut considérer une telle application comme une manière alternative pratique d’empaqueter, de distribuer, d’exécuter, d’analyser et de retirer une solution. Pour plus d’informations, consultez Créer une application Access.

Contrairement à une application de base de données web Access qui stocke des données dans des listes SharePoint, une application Access utilise une base de données SQL Server distincte des produits SharePoint pour stocker les données et n’est donc pas soumise au seuil d’affichage de liste SharePoint. Cela améliore considérablement la scalabilité des solutions Access et permet une gestion efficace de millions d’enregistrements potentiellement. Pour les utilisateurs SharePoint Server, la base de données SQL Server peut être configurée pour se trouver derrière le pare-feu de votre organisation. Pour les utilisateurs en ligne, la base de données est une base de données Azure SQL Server activée avec un compte gratuit et un stockage gratuit. Pour plus d’informations sur Azure, consultez la page d’accueil de Microsoft Azure.

Enfin, vous pouvez toujours synchroniser les données entre une liste de SharePoint et une table Access et maintenir à jour les deux jeux de données. Cette synchronisation est bidirectionnelle ou bidirectionnelle. Les modifications apportées à la liste de données dans Access sont chargées vers la liste SharePoint, et les modifications apportées à la liste SharePoint sont téléchargées dans Access sur votre ordinateur. Pour plus d’informations, voir Importer, lier ou déplacer des données vers SharePoint.

Il existe généralement deux zones de recherche sur une page SharePoint : la fonctionnalité de recherche sur le site en haut de la page, et la zone de recherche d’une liste ou d’une bibliothèque spécifiques. Lorsque vous utilisez la Zone de recherche d’une liste ou d’une bibliothèque, vous pouvez développer progressivement l’étendue de l’opération de recherche :

• Par défaut, l’étendue de la recherche repose initialement sur l’ensemble des éléments figurant dans l’affichage actif et sur les sous-dossiers éventuels. Les résultats s’affichent sous forme de colonnes que vous pouvez filtrer et trier plus avant. Si le seuil d’affichage de liste est actuellement dépassé, tous les résultats ne s’affichent pas.

• Si vous ne trouvez pas ce que vous recherchez, vous pouvez élargir l’étendue de votre recherche pour y inclure la liste entière, notamment l’ensemble des sous-dossiers, quel que soit l’affichage actif ou le seuil d’affichage de liste.

• Enfin, vous pouvez développer l’étendue pour effectuer une recherche sur l’ensemble du site. Dans ce cas, tous les résultats s’affichent dans la page du site de recherche standard. Vous pouvez affiner davantage les résultats via le panneau d’affinement en filtrant, par exemple, sur l’auteur d’un document ou la date de création d’un élément de liste. Vous pouvez même utiliser la syntaxe booléenne et des opérateurs logiques pour formuler des requêtes plus élaborées.

Un site Centre de documents permet de créer, gérer et stocker de grandes quantités de documents. Un Centre de documents est basé sur un modèle de site, et conçu pour faire office de référentiel centralisé pour la gestion de nombreux documents. Les fonctionnalités, telles que la navigation dans les métadonnées et les arborescences, les types de contenu et les composants WebPart, vous aident à organiser et à récupérer des documents de manière efficace et significative pour vos utilisateurs. Pour plus d’informations sur l’utilisation de modèles de site, voir Créer et utiliser des modèles de site dans les versions de SharePoint Server.

Les gestionnaires de contenu peuvent rapidement configurer la navigation pilotée par les métadonnées pour fonctionner correctement pour la plupart des bibliothèques sans créer explicitement d’index, mais également être assistés lors de la création d’index supplémentaires afin d’améliorer les performances sur un plus large éventail de filtres et de vues. Pour plus d’informations, consultez Qu’est-ce qu’un site Centre de documents ?

Vous pouvez utiliser un site Centre de documents comme un environnement de création ou un espace d’archivage de contenu :

• Dans un environnement de création, les utilisateurs archivent et extraient les fichiers de manière active, puis créent des structures de dossiers pour ces fichiers. Le contrôle de version est activé et il peut exister au moins 10 versions de chaque document. Les utilisateurs archivent et extraient souvent des documents et les flux de travail peuvent aider à automatiser des opérations effectuées sur les documents.

• Dans une archive de contenu ou de base de connaissances, très peu d’opérations de création ont lieu. Les utilisateurs affichent ou téléchargent uniquement les documents. En règle générale, les archives de contenu comportent des versions uniques des documents, et un site peut contenir plusieurs millions de fichiers. Par exemple, dans un cas typique de centre de support technique pour une grande organisation, 10 000 utilisateurs peuvent accéder au contenu, principalement pour le lire. Et un sous-ensemble de 3 000 à 4 000 utilisateurs peuvent charger de nouveaux contenus sur le site.

La fenêtre Temps quotidien permet aux administrateurs de spécifier une période de temps dédiée pour que tous les utilisateurs effectuent des opérations illimitées sans limites et est généralement planifiée pendant les heures creuses.

Si les affichages constituent le moyen principal d’extraire des éléments d’une liste ou d’une bibliothèque, d’autres commandes SharePoint et opérations sont mieux exécutées durant la fenêtre Délai quotidien.

Ces commandes et opérations peuvent échouer si elles dépassent les seuils et limites de site lors de l’extraction de données de liste pendant les heures normales. Leur exécution sans limite durant la fenêtre Délai quotidien permettent d’éviter l’échec et l’incidence sur d’autres utilisateurs.

La configuration de la fenêtre Délai quotidien nécessite la définition d’une heure de début et d’une durée. Lorsque vous définissez l’heure et la durée, sachez que si quelqu’un démarre une requête ou une opération de longue durée pendant la fenêtre, celle-ci se poursuit jusqu’à ce qu’elle se termine, qu’elle se trouve à l’intérieur de la fenêtre ou non.

1. En tant qu’administrateur, connectez-vous à l’administrateur central.

2. Accédez à Gestion des applications > Gérer les Applications web.

   

3. Sélectionnez l’application pour définir ou modifier le paramètre Fenêtre Délai quotidien.

4. Dans le ruban, dans Paramètres généraux pour accéder au menu, sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez Limitation des ressources.

   

5. Modifiez la fenêtre Heure quotidienne, puis définissez l’heure et la durée que vous souhaitez utiliser.

   

6. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK.

Si vous n’êtes pas développeur ou ne disposez pas d’un accès approprié à des ressources de développeur pour effectuer ces opérations à votre place, vous pouvez différer ces types d’opérations à la fenêtre Délai quotidien. Pour voir quand la fenêtre d’heure quotidienne est planifiée, contactez votre administrateur.

Le seuil d’affichage de liste (LVT) est en place pour fournir des performances aux utilisateurs et protéger le serveur contre une surcharge involontaire pendant les requêtes. Le LVT ne peut être modifié que dans les versions serveur de SharePoint par un administrateur dans l’application Administrateur central. Nous vous déconseillons de le modifier pour éviter une dégradation des performances. SharePoint ne permet pas aux administrateurs de modifier le LVT pour protéger les utilisateurs d’autres locataires contre les problèmes de performances lors de la récupération de jeux de données volumineux. Utilisez plutôt des index, filtres et dossiers pour gérer les requêtes.

Si vous n’avez que quelques requêtes qui nécessitent l’activation du LVT, envisagez plutôt d’utiliser la fenêtre Temps quotidien pendant les heures creuses.

Si vous souhaitez vraiment modifier le LVT, procédez comme suit. Ils sont standard deSharePoint 2016 bien que l’interface utilisateur puisse différer légèrement. L’application Administration centrale est séparée de votre site SharePoint, et il faut disposer de droits d’administrateur de batterie de serveurs pour pouvoir y accéder. Vous pouvez uniquement modifier le LVT dans les versions serveur de SharePoint.

1. En tant qu’administrateur, connectez-vous à l’administrateur central.

2. Accédez à Gestion des applications > Gérer les Applications web.

   

3. Sélectionnez l’application dont modifier le seuil d’affichage de liste.

4. Dans le ruban, dans Paramètres généraux pour accéder au menu, sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez Limitation des ressources.

   

5. Modifiez la valeur Seuil d’affichage de liste (tout d’abord dans la liste) en la définissant sur une valeur raisonnable.

6. Sélectionnez OK.

La page de limitation des ressources contient des paramètres supplémentaires que vous voudrez comprendre en tant qu’administrateur.

• Seuil d’affichage de liste pour les auditeurs et les administrateurs :    Il s’agit par défaut d’une « limite supérieure ». Les requêtes exécutées par un auditeur ou un administrateur, qui demandent spécifiquement (par programme) de remplacer le seuil d’affichage de liste, sont plutôt soumises à cette limite. Par défaut, il s’agit de 20 000 au lieu de 5 000 pour le LVT. L’augmentation de cette limite a les mêmes conséquences que l’augmentation du LVT. Lors de la modification de cette valeur, des modifications associées peuvent être nécessaires.

• Remplacement du modèle objet :    Si vous utilisez généralement du code personnalisé sur votre déploiement et que vous avez besoin de substituer le LVT à une limite plus élevée, il peut être judicieux d’autoriser le remplacement du modèle objet et d’accorder des autorisations d’auditeur ou d’administrateur à l’application qui effectuera les requêtes. Ce paramètre est activé par défaut, mais vous pouvez le désactiver si vous n’en avez pas besoin. À titre d’exemple, vous pouvez l’utiliser lorsque vous avez implémenté du code qui effectue une mise en cache d’un jeu plus volumineux de résultats souvent utilisés pendant plusieurs minutes. Si vous n’envisagez pas de mettre en cache le contenu et que vous envisagez d’exécuter ces requêtes souvent, nous vous déconseillons d’utiliser cette méthode pour contourner le LVT, car elle aura un impact négatif sur les performances de votre serveur. En bref : « tread lightly ».

• Seuil de recherche d’affichage de liste :    Cette fonctionnalité limite le nombre de jointures qu’une requête peut effectuer. Celui-ci équivaut au nombre de champs Recherche, Personne/groupe ou Statut du flux de travail inclus dans la requête. Par exemple, un affichage qui présente 6 colonnes de recherche, et filtre sur 3 autres colonnes de recherche distinctes utilise 9 recherches. Si le seuil de recherche d’affichage de liste est défini sur 8, cela génère une erreur. Augmenter ce nombre au-delà de 8 est déconseillé.

  Des tests approfondis menés par Microsoft ont révélé qu’une dégradation sérieuse et non progressive des performances se produit au-delà de 8 jointures. Non seulement le débit du serveur diminue considérablement à ce stade, mais la requête finit par utiliser une quantité disproportionnée de ressources SQL Server, ce qui affecte négativement tous les autres utilisateurs de cette même base de données. Pour plus d’informations, consultez la section Colonnes de recherche et affichages de liste des résultats et recommandations des tests de performances et de capacité.

• Fenêtre Délai quotidien pour les requêtes volumineuses :    Cette fonctionnalité permet de définir un période quotidienne pendant laquelle les utilisateurs peuvent utiliser des requêtes plus volumineuses sans atteindre de limites. Avant de définir cette période, vous devez prendre soigneusement en considération divers éléments :

  • Pour affecter le moins possible d’utilisateurs, vous devez choisir une période d’heures creuses, ou au cours de laquelle vous anticipez une charge minimale. Si vous choisissez une heure au milieu de la journée de travail pour la plupart de vos utilisateurs, même ceux qui n’utilisent pas la liste volumineuse peuvent être affectés négativement.

  • Essayez de définir un délai d’exécution raisonnable permettant aux utilisateurs d’organiser leurs listes sans devoir faire appel à l’administrateur.

  • Les opérations entamées pendant la fenêtre Délai ne sont pas abandonnées à l’issue de celle-ci. Prenez en considération le temps nécessaire si un utilisateur tente de supprimer une liste volumineuse juste avant l’heure limite.

  • Tenez compte des différents fuseaux horaires. Cela est particulièrement important si votre organisation ou vos clients sont très dispersés sur la plan géographique et partagent un serveur SharePoint hébergé de façon centralisée. La définition de la valeur 18:00 peut fonctionner pour votre propre emplacement, mais ne serait pas bénéfique, par exemple, Sydney, Australie.

• Seuil d’autorisations uniques de liste :    Il s’agit du nombre d’autorisations uniques autorisé par liste. Si vous avez un dossier sur lequel vous interrompez l’héritage pour les autorisations et définissez des autorisations pour celui-ci (et tous les éléments qu’il contient), cela compte pour 1 par rapport à votre seuil d’autorisations uniques de liste. Contrairement au LVT et à d’autres paramètres, ce seuil n’est pas déclenché en affichant le contenu ou en effectuant une autre opération sur celui-ci, mais explicitement lors de la modification des autorisations.

  Si vous pouvez vous le permettre, la réduction de ce nombre est recommandée. La valeur par défaut est de 50 000, soit un nombre considérable d’autorisations uniques. Étant donné qu’il est très probable que votre liste rencontre des problèmes liés aux autorisations avant d’atteindre ce nombre, il est recommandé de l’adapter préventivement de façon à ce qu’elle puisse fonctionner dans votre environnement.

Pour minimiser la contention de la base de données SQL Server, la base de données principale pour SharePoint utilise souvent une stratégie de verrouillage au niveau de la ligne afin de garantir la précision des mises à jour sans que cela nuise aux utilisateurs accédant à d’autres lignes. Toutefois, si une opération de lecture ou d’écriture de base de données (par exemple, une requête) entraîne le verrouillage simultané de plus de 5 000 lignes, il est plus efficace pour SQL Server de verrouiller temporairement la table toute entière, jusqu’à ce que l’opération de base de données soit terminée.

Lorsque la table entière est verrouillée, d’autres utilisateurs ne peuvent plus y accéder. Si cela se produit trop souvent, les utilisateurs subissent une dégradation des performances du système. Par conséquent, les seuils et limites sont essentiels pour minimiser l’incidence des opérations de base de données nécessitant de nombreuses ressources, ainsi que pour équilibrer les besoins de tous les utilisateurs.

Le diagramme suivant récapitule les points clés relatifs aux événements qui se produisent en arrière-plan lorsque vous accédez à de nombreux éléments dans une liste ou une bibliothèque.

1. Les données de liste ou de bibliothèque d’une collection de sites sont stockées dans une table de base de données SQL Server, qui utilise des requêtes, des index et des verrous pour maintenir les performances globales, le partage et la précision.

2. Les affichages filtrés avec index de colonnes (et d’autres opérations) créent des requêtes de base de données qui identifient un sous-ensemble de colonnes et de lignes, qui est ensuite renvoyé à votre ordinateur.

3. Les seuils et limites contribuent à limiter les opérations et à équilibrer les ressources pour de nombreux utilisateurs simultanés.

4. Les développeurs disposant des privilèges appropriés peuvent utiliser des remplacements du modèle objet afin d’élever temporairement les seuils et les limites pour des applications personnalisées avec les versions Server de SharePoint.

5. Les administrateurs peuvent spécifier des fenêtres Délai dédiées pour permettre à l’ensemble des utilisateurs d’effectuer des opérations non limitées durant les heures creuses avec les versions Server de SharePoint.

6. Les travailleurs de l’information peuvent utiliser des affichages, styles et limites de page appropriés pour accélérer l’affichage des données sur la page.

Les listes et bibliothèques ont des limites maximales spécifiques, comme illustré dans ce tableau.

Fonctionnalité	Limite maximale
Nombre d’éléments dans une liste ou une bibliothèque	30 millions
Taille d’un fichier ou d’une pièce jointe	10 gigaoctets

Le tableau suivant récapitule les informations que vous devez connaître concernant les limitations des ressources. Ces limitations sont définies dans la page Limitation de ressources de l’application Administration centrale avec les versions Server de SharePoint. Pour connaître les limites et les demandes spécifiques de votre site, contactez votre administrateur.

Seuil ou limite	Valeur par défaut	Description
Seuil d’affichage de liste	5 000	Spécifie le nombre maximal d’éléments de liste ou de bibliothèque qu’une opération de base de données (une requête, par exemple) peut traiter en une seule fois. Les opérations qui dépassent cette limite sont bloquées. Pour vous donner le temps d’effectuer d’autres plans, vous pouvez être averti sur la page Paramètres de liste lorsque votre liste a dépassé 3 000 éléments. L’avertissement contient un lien d’aide vers cette rubrique.
Limite Autorisations uniques	50 000	Spécifie le nombre maximal d’autorisations uniques pour une liste ou une bibliothèque. Chaque fois que vous interrompez l’héritage des autorisations pour un élément ou un dossier, il est compté comme une autorisation unique pour cette limite. Si vous essayez d’ajouter un élément qui entraînerait un dépassement de cette limite, vous ne pouvez pas le faire.
Taille limite des lignes	6	Spécifie le nombre maximal de lignes de table internes à la base de données, qui sont utilisées pour un élément de liste ou de bibliothèque. Pour les listes de grande taille comportant de nombreuses colonnes, chaque élément est renvoyé sur plusieurs lignes de table internes, à hauteur de 6 lignes et jusqu’à un total de 8 000 octets (à l’exclusion des pièces jointes). Par exemple, si vous avez une liste avec de nombreuses petites colonnes, une qui contient des centaines de colonnes Oui/Non, vous pouvez dépasser cette limite, auquel cas vous ne pouvez pas ajouter d’autres colonnes Oui/Non à la liste, mais vous pouvez toujours être autorisé à ajouter des colonnes d’un type différent. Les administrateurs ne peuvent définir cette limite qu’à l’aide du modèle objet et non via l’interface utilisateur.
Seuil de recherche d’affichage de liste	12	Spécifie le nombre maximal d’opérations de jointure, notamment celles basées sur les colonnes de recherche, les colonnes Personne/groupe ou les colonnes d’état des flux de travail. Si la requête utilise plus de 8 colonnes, l’opération est bloquée. Toutefois, il est possible de sélectionner par programmation les colonnes à utiliser à l’aide de la vue maximale, qui peut être définie via le modèle objet.
Taille du seuil d’affichage de liste pour les auditeurs et les administrateurs	20 000	Spécifie le nombre maximal d’éléments de liste ou de bibliothèque qu’une opération de base de données (une requête, par exemple) peut traiter en une seule fois lorsqu’elle est effectuée par un auditeur ou un administrateur disposant des autorisations appropriées. Ce paramètre fonctionne conjointement avec Autoriser le remplacement du modèle objet.
Autoriser le remplacement du modèle objet	Y	Indique si les développeurs peuvent exécuter des opérations de base de données, telles que des requêtes, qui nécessitent le remplacement du Seuil d’affichage de liste par la limite la plus élevée spécifiée par le Seuil d’affichage de liste pour les auditeurs et les administrateurs. Un administrateur doit activer un remplacement de modèle objet, puis les développeurs disposant de l’autorisation appropriée peuvent alors demander par programme que leur requête utilise le seuil d’affichage de liste plus élevé pour en tirer parti.
Fenêtre Délai quotidien	Aucun	Spécifie une période pendant laquelle les seuils et les limites des ressources sont ignorés. Un administrateur peut configurer une fenêtre de temps pendant les heures creuses par incréments de 15 minutes et jusqu’à 24 heures, par exemple de 18h00 à 22h00 ou de 13h30 à 5h15. Une opération ou une requête de base de données démarrée pendant la fenêtre de délai quotidien s’exécute jusqu’à son terme (ou son échec), même si elle ne se termine pas dans la fenêtre de temps spécifiée.