Créer une alerte pour être averti de la modification d’un fichier ou dossier dans SharePoint

Créer une alerte pour être averti de la modification d’un fichier ou dossier dans SharePoint

Pour être mis à jour lorsque Microsoft SharePoint documents ou éléments de votre site change, créez des alertes. Vous pouvez configurer une alerte pour une liste, une bibliothèque, un dossier, un fichier ou un élément de liste. Par exemple, vous pouvez configurer une alerte pour un dossier spécifique dans une bibliothèque, sans recevoir d’alertes lorsque des modifications se produisent dans le reste de la bibliothèque.

Un autre moyen de recevoir des notifications de modification des éléments d’un fichier ou d’une liste consiste à utiliser Power automate avec le connecteur SharePoint.

Recevez des alertes sur les modifications apportées aux éléments dans SharePoint

Vous pouvez recevoir une alerte chaque fois qu’un fichier, un lien ou un dossier est modifié dans une bibliothèque de documents SharePoint. En fonction de l’élément (fichier, dossier, lien), vous pouvez voir d’autres options lorsque vous définissez une alerte.

  1. Accédez à la liste ou la bibliothèque.

  2. Sélectionnez le fichier, le lien ou le dossier pour lequel vous souhaitez recevoir une alerte.

  3. Dans la liste des options de la liste ou de la bibliothèque, sélectionnez les ... (points de suspension), puis sélectionnez m’avertir.

  4. Dans la boîte de dialogue m’avertir en cas de modification des éléments , sélectionnez et modifiez les options souhaitées. 

  5. Pour enregistrer, cliquez sur OK.

Recevez des alertes sur toutes les modifications d’une bibliothèque de documents dans SharePoint

  1. Accédez à la liste ou à la bibliothèque et assurez-vous qu’aucun élément n’est sélectionné.

  2. Dans la liste des options de la liste ou de la bibliothèque, sélectionnez les ... (points de suspension), puis sélectionnez m’avertir.

  3. Dans la boîte de dialogue m’avertir en cas de modification des éléments , modifiez ou complétez les options souhaitées.

  4. Sélectionnez OK.

Annuler les alertes dans SharePoint

  1. Pour afficher vos alertes à partir d’une page du site, dans la liste des options de la liste ou de la bibliothèque, sélectionnez les points de suspension ( ... ), puis gérer mes alertes.

    Bouton gérer les alertes de SharePoint Online
  2. Sélectionnez l’alerte que vous voulez supprimer.

  3. Sélectionnez Supprimer les alertes sélectionnées.

    Le gestionnaire d’alertes avec l’option Supprimer les alertes sélectionnées est mise en évidence
  4. Pour le supprimer, sélectionnez OK.

Afficher les mises à jour sans alertes par courrier électronique

Si vous préférez ne pas recevoir de courriers électroniques, mais que vous voulez continuer à suivre les modifications apportées aux bibliothèques de documents, consultez l’activité des fichiers dans une bibliothèque de documents.

Important : Pour pouvoir recevoir une alerte sous forme de message électronique, un administrateur de serveur doit configurer le courrier électronique sortant dans SharePoint administration centrale. De même, pour que vous puissiez recevoir une alerte sous forme de message texte, un administrateur de serveur doit activer les paramètres du service SMS/MMS dans l’administration centrale.

Définir une alerte dans SharePoint Server 2019, 2016, 2013 ou 2010

  1. Accédez à la SharePoint bibliothèque ou à la liste où vous voulez définir l’alerte. Si vous examinez un affichage de la liste ou de la bibliothèque sur une autre page, il est possible que vous deviez commencer par sélectionner le titre de la liste ou de la bibliothèque. Par exemple, pour accéder à la bibliothèque documents , il est possible que vous deviez sélectionner documents.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour définir une alerte pour la bibliothèque ou la liste entière, sélectionnez bibliothèque ou liste, puis sélectionnez m’avertir, puis sélectionnez définir une alerte pour cette bibliothèque.

      Onglet Bibliothèque avec l’onglet définir une alerte sur cette bibliothèque en surbrillance
    • Pour définir une alerte pour un document, sélectionnez le document, sélectionnez fichiers ou documents, sélectionnez m’avertir, puis sélectionnez définir une alerte sur ce document.

      Dans l’onglet fichiers, avec l’alerte définir une alerte sur ce document en surbrillance
    • Pour définir une alerte sur un élément de liste, sélectionnez-le, cliquez sur l’onglet éléments , sélectionnez m’avertir, puis sélectionnez définir une alerte pour cet élément.

      SharePoint 2016-définir une alerte sur un élément sur lequel un élément est sélectionné
  3. Sélectionnez les options souhaitées pour l’alerte. 

Remarque : Les noms exacts des onglets et des boutons dans les étapes 1 et 2 varient en fonction du type de bibliothèque ou de liste de tâches ou liste de calendriers. Par exemple, une liste de calendriers comporte des événements et des onglets de calendrier qui vous permettent de m’avertir.

En fonction de la configuration de votre site et de vos serveurs, l’utilisateur avec lequel vous avez créé une alerte peut recevoir un message électronique confirmant que vous avez créé une alerte. Le message d’alerte est susceptible de fournir des liens vers la liste ou la bibliothèque, les paramètres d’alerte, le nom de l’utilisateur qui a créé l’alerte, un affichage mobile, ainsi que d’autres informations et commandes.

Annuler des alertes dans SharePoint 2016, 2013 ou 2010

  1. Accédez à la SharePoint bibliothèque ou à la liste où vous voulez définir l’alerte. Si vous examinez un affichage de la liste ou de la bibliothèque sur une autre page, vous devrez éventuellement commencer par sélectionner le titre de la liste ou de la bibliothèque. Par exemple, vous devrez éventuellement sélectionner documents pour accéder à la bibliothèque de documents .

  2. Sélectionnez bibliothèque ou liste, cliquez sur m’avertir, puis sélectionnez gérer mes alertes.

    Option gérer l’alerte dans SharePoint 2016 mise en évidence

    Remarque : Les noms exacts des onglets varient en fonction de la liste de tâches ou de la liste de calendriers. Par exemple, une liste de calendriers comporte des événements et des onglets de calendrier qui vous permettent de m’avertir.

  3. À côté de l’alerte que vous souhaitez supprimer, activez la case à cocher.

  4. Sélectionnez Supprimer les alertes sélectionnées, puis cliquez sur OK.

    Le gestionnaire d’alertes avec l’option Supprimer les alertes sélectionnées est mise en évidence
  5. Sélectionnez OK.

Configuration de la messagerie électronique ou des services SMS

Pour plus d’informations sur la configuration du courrier électronique sortant ou du service SMS, voir configurer le courrier électronique sortant pour une batterie de serveurs SharePoint Server ou configurer un compte mobile (SharePoint Server 2010).

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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