Les mots mal orthographiés, les espaces de fin têtus, les préfixes indésirables, les cas incorrects et les caractères non imprimables font une mauvaise première impression. Et ce n’est même pas une liste complète des façons dont vos données peuvent se salir. Retroussez vos manches. Il est temps de nettoyer vos feuilles de calcul à l’aide de Microsoft Excel.

Vous n’avez pas toujours le contrôle sur le format et le type de données que vous importez à partir d’une source de données externe, telle qu’une base de données, un fichier texte ou une page Web. Avant de pouvoir analyser les données, vous devez souvent les nettoyer. Heureusement, Excel dispose de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à obtenir des données au format précis souhaité. Parfois, la tâche est simple et il existe une fonctionnalité spécifique qui effectue le travail pour vous. Par exemple, vous pouvez facilement utiliser le vérificateur orthographique pour nettoyer les mots mal orthographiés dans les colonnes qui contiennent des commentaires ou des descriptions. Ou, si vous souhaitez supprimer des lignes en double, vous pouvez le faire rapidement à l’aide de la boîte de dialogue Supprimer les doublons .

À d’autres moments, vous devrez peut-être manipuler une ou plusieurs colonnes à l’aide d’une formule pour convertir les valeurs importées en nouvelles valeurs. Par exemple, si vous souhaitez supprimer les espaces de fin, vous pouvez créer une colonne pour nettoyer les données à l’aide d’une formule, remplir la nouvelle colonne, convertir les formules de cette nouvelle colonne en valeurs, puis supprimer la colonne d’origine.

Les étapes de base pour nettoyer les données sont les suivantes :

  1. Importez les données à partir d’une source de données externe.

  2. Créez une copie de sauvegarde des données d’origine dans un classeur distinct.

  3. Vérifiez que les données sont dans un format tabulaire de lignes et de colonnes avec : des données similaires dans chaque colonne, toutes les colonnes et lignes visibles, et aucune ligne vide dans la plage. Pour obtenir de meilleurs résultats, utilisez une table Excel.

  4. Effectuez des tâches qui ne nécessitent pas de manipulation de colonnes en premier, telles que la vérification orthographique ou l’utilisation de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer .

  5. Ensuite, effectuez des tâches qui nécessitent une manipulation de colonnes. Les étapes générales de manipulation d’une colonne sont les suivantes :

    1. Insérez une nouvelle colonne (B) en regard de la colonne d’origine (A) qui doit être nettoyée.

    2. Ajoutez une formule qui transformera les données en haut de la nouvelle colonne (B).

    3. Renseignez la formule dans la nouvelle colonne (B). Dans une table Excel, une colonne calculée est automatiquement créée avec des valeurs renseignées.

    4. Sélectionnez la nouvelle colonne (B), copiez-la, puis collez-la en tant que valeurs dans la nouvelle colonne (B).

    5. Supprimez la colonne d’origine (A), qui convertit la nouvelle colonne de B en A.

Pour nettoyer régulièrement la même source de données, envisagez d’enregistrer une macro ou d’écrire du code pour automatiser l’ensemble du processus. Il existe également un certain nombre de compléments externes écrits par des fournisseurs tiers, répertoriés dans la section Fournisseurs tiers, que vous pouvez envisager d’utiliser si vous n’avez pas le temps ou les ressources nécessaires pour automatiser le processus vous-même .

Informations supplémentaires

Description

Recopier automatiquement des données dans les cellules d’une feuille de calcul

Montre comment utiliser la commande Fill .

Créer et mettre en forme des tables

Redimensionner une table en ajoutant ou en supprimant des lignes et des colonnes

Utiliser des colonnes calculées dans une table Excel

Montrez comment créer une table Excel et ajouter ou supprimer des colonnes ou des colonnes calculées.

Créer une macro

Montre plusieurs façons d’automatiser les tâches répétitives à l’aide d’une macro.

Vous pouvez utiliser un vérificateur orthographique pour non seulement rechercher des mots mal orthographiés, mais aussi pour rechercher des valeurs qui ne sont pas utilisées de manière cohérente, telles que les noms de produits ou d’entreprise, en ajoutant ces valeurs à un dictionnaire personnalisé.

Informations supplémentaires

Description

Vérifier la grammaire et l’orthographe

Montre comment corriger les mots mal orthographiés dans une feuille de calcul.

Utiliser des dictionnaires personnalisés pour ajouter des mots au vérificateur d’orthographe

Explique comment utiliser des dictionnaires personnalisés.

Les lignes en double sont un problème courant lorsque vous importez des données. Il est judicieux de filtrer d’abord les valeurs uniques pour vérifier que les résultats sont ce que vous voulez avant de supprimer les valeurs en double.

Informations supplémentaires

Description

Filtrer des valeurs uniques ou supprimer des doublons

Montre deux procédures étroitement liées : comment filtrer des lignes uniques et comment supprimer des lignes en double.

Vous pouvez supprimer une chaîne de début commune, telle qu’une étiquette suivie d’un signe deux-points et d’un espace, ou un suffixe, tel qu’une phrase parenthèse à la fin de la chaîne qui est obsolète ou inutile. Pour ce faire, recherchez des instances de ce texte, puis remplacez-la par un texte ou un autre texte.

Informations supplémentaires

Description

Vérifier si une cellule contient du texte (sans respect de la casse)

Vérifier si une cellule contient du texte (respect de la casse)

Montrez comment utiliser la commande Rechercher et plusieurs fonctions pour rechercher du texte.

Supprimer les caractères de texte

Montre comment utiliser la commande Remplacer et plusieurs fonctions pour supprimer du texte.

Rechercher ou remplacer du texte et des nombres dans une feuille de calcul

Montrez comment utiliser les boîtes de dialogue Rechercher et remplacer .

FIND, FINDB

SEARCH, SEARCHB

REPLACE, REPLACEB

SUBSTITUT

LEFT, LEFTB

DROITE, DROITE

LEN, LENB
MID, MIDB

Il s’agit des fonctions que vous pouvez utiliser pour effectuer diverses tâches de manipulation de chaîne, telles que la recherche et le remplacement d’une sous-chaîne dans une chaîne, l’extraction de parties d’une chaîne ou la détermination de la longueur d’une chaîne.

Parfois, le texte vient dans un sac mixte, en particulier lorsque le cas du texte est concerné. À l’aide d’une ou plusieurs des trois fonctions Case, vous pouvez convertir du texte en lettres minuscules, telles que des adresses de messagerie, des lettres majuscules, telles que des codes de produit, ou une casse appropriée, comme des noms ou des titres de livres.

Informations supplémentaires

Description

Modifier la casse d’un texte

Montre comment utiliser les trois fonctions Case.

LOWER

Convertit toutes les lettres majuscules d’une chaîne de texte en lettres minuscules.

BON

Met en majuscule la première lettre de chaque chaîne de caractères et toute lettre d’un texte qui suit un caractère non alphabétique. Toutes les autres lettres sont converties en lettres minuscules.

UPPER

Convertit le texte en lettres majuscules.

Parfois, les valeurs de texte contiennent des caractères de début, de fin ou de plusieurs espaces incorporés (Unicode valeurs de jeu de caractères 32 et 160) ou des caractères non imprimables (valeurs de jeu de caractères Unicode 0 à 31, 127, 129, 141, 143, 144 et 157). Ces caractères peuvent parfois entraîner des résultats inattendus lorsque vous triez, filtrez ou recherchez. Par exemple, dans la source de données externe, les utilisateurs peuvent effectuer des erreurs typographiques en ajoutant par inadvertance des espaces supplémentaires, ou les données de texte importées à partir de sources externes peuvent contenir des caractères non imprimables incorporés dans le texte. Étant donné que ces caractères ne sont pas facilement visibles, les résultats inattendus peuvent être difficiles à comprendre. Pour supprimer ces caractères indésirables, vous pouvez utiliser une combinaison des fonctions TRIM, CLEAN et SUBSTITUTE.

Informations supplémentaires

Description

CODE

Renvoie le numéro de code du premier caractère du texte.

PROPRE

Supprime les 32 premiers caractères non imprimables du code ASCII 7 bits (valeurs 0 à 31) du texte.

TRIM

Supprime le caractère d’espace ASCII 7 bits (valeur 32) du texte.

SUBSTITUT

Vous pouvez utiliser la fonction SUBSTITUTE pour remplacer les caractères Unicode de valeur supérieure (valeurs 127, 129, 141, 143, 144, 157 et 160) par les caractères ASCII 7 bits pour lesquels les fonctions TRIM et CLEAN ont été conçues.

Il existe deux problèmes principaux liés aux nombres qui peuvent vous obliger à nettoyer les données : le nombre a été importé par inadvertance sous forme de texte et le signe négatif doit être remplacé par la norme pour votre organisation.

Informations supplémentaires

Description

Convertir les nombres stockés en tant que texte en nombres

Montre comment convertir des nombres mis en forme et stockés dans des cellules sous forme de texte, ce qui peut entraîner des problèmes avec les calculs ou produire des ordres de tri déroutants, au format numérique.

DOLLAR

Convertit un nombre au format texte et applique un symbole monétaire.

TEXT

Convertit une valeur en texte dans un format de nombre spécifique.

RÉSOLU

Arrondit un nombre au nombre spécifié de décimales, met en forme le nombre au format décimal à l’aide d’un point et de virgules, puis retourne le résultat sous forme de texte.

VALUE

Convertit en nombre une chaîne de caractères représentant un nombre.

Étant donné qu’il existe un grand nombre de formats de date différents, et que ces formats peuvent être confondus avec des codes de parties numérotées ou d’autres chaînes contenant des barres obliques ou des traits d’union, les dates et les heures doivent souvent être converties et reformatées.

Informations supplémentaires

Description

Modifier le système de dates, le format ou l’interprétation de l’année à deux chiffres

Décrit le fonctionnement du système de dates dans Office Excel.

Convertir des heures

Montre comment effectuer une conversion entre différentes unités de temps.

Convertir les dates stockées en tant que texte en dates

Montre comment convertir des dates mises en forme et stockées dans des cellules sous forme de texte, ce qui peut entraîner des problèmes avec les calculs ou produire des ordres de tri déroutants, au format de date.

DATE

Retourne le numéro de série séquentiel qui représente une date particulière. Si le format de cellule était Standard avant que la fonction ne soit entrée, le résultat est mis en forme en tant que date.

DATEVAL

Convertit une date représentée par du texte en numéro de série.

TIME

Renvoie le nombre décimal d’une heure précise. Si le format de cellule était Standard avant que la fonction ne soit entrée, le résultat est mis en forme en tant que date.

TEMPSVAL

Renvoie le nombre décimal de l’heure représentée par une chaîne de texte. Le nombre décimal est une valeur comprise entre 0 (zéro) et 0,999999999, représentant les heures comprises entre 0:00:00 (12:00:00) et 23:59:59 (11:59:59 P.M.).

Une tâche courante après l’importation de données à partir d’une source de données externe consiste à fusionner au moins deux colonnes en une ou à fractionner une colonne en deux colonnes ou plus. Par exemple, vous pouvez fractionner une colonne qui contient un nom complet en prénom et nom. Vous pouvez également fractionner une colonne qui contient un champ d’adresse en colonnes de code postal, de ville, de région et de rue distinctes. L’inverse peut également être vrai. Vous pouvez fusionner une colonne Prénom et Nom dans une colonne Nom complet ou combiner des colonnes d’adresse distinctes en une seule colonne. Les valeurs courantes supplémentaires qui peuvent nécessiter une fusion dans une colonne ou un fractionnement en plusieurs colonnes incluent les codes de produit, les chemins d’accès aux fichiers et les adresses IP (Internet Protocol).

Informations supplémentaires

Description

Combiner les prénoms et les noms

Combiner du texte et des nombres

Combiner du texte avec une date ou une heure

Combiner au moins deux colonnes à l’aide d’une fonction

Affichez des exemples classiques de combinaison de valeurs à partir de deux colonnes ou plus.

Fractionner du texte en plusieurs colonnes à l’aide de l’Assistant Conversion

Montre comment utiliser cet Assistant pour fractionner des colonnes en fonction de différents délimiteurs courants.

Fractionner du texte en plusieurs colonnes en utilisant des fonctions

Montre comment utiliser les fonctions LEFT, MID, RIGHT, SEARCH et LEN pour fractionner une colonne de nom en deux colonnes ou plus.

Combiner ou fractionner le contenu des cellules

Montre comment utiliser la fonction CONCATENATE, l’opérateur & (ampersand) et l’Assistant Conversion de texte en colonnes.

Fusionner des cellules ou fractionner des cellules fusionnées

Montre comment utiliser les commandes Fusionner des cellules, Fusionner et Fusionner et Centrer .

CONCATENER

Joint au moins deux chaînes de texte en une seule chaîne de texte.

La plupart des fonctionnalités d’analyse et de mise en forme de Office Excel supposent que les données existent dans une seule table à deux dimensions plate. Il peut arriver que vous souhaitiez que les lignes deviennent des colonnes et que les colonnes deviennent des lignes. Dans d’autres cas, les données ne sont même pas structurées dans un format tabulaire, et vous avez besoin d’un moyen de transformer les données d’un format nontabulaire en format tabulaire.

Informations supplémentaires

Description

TRANSPOSE

Renvoie une plage verticale de cellules sous forme de plage horizontale, ou inversement.

Parfois, les administrateurs de base de données utilisent Office Excel pour rechercher et corriger les erreurs de correspondance lorsque deux tables ou plus sont jointes. Cela peut impliquer la réconciliation de deux tables à partir de feuilles de calcul différentes, par exemple, pour voir tous les enregistrements des deux tables ou pour comparer des tables et rechercher des lignes qui ne correspondent pas.

Informations supplémentaires

Description

Rechercher des valeurs dans une liste de données

Présente les méthodes courantes pour rechercher des données à l’aide des fonctions de recherche.

RECHERCHE

Retourne une valeur à partir d’une plage d’une ligne ou d’une colonne ou d’un tableau. La fonction LOOKUP a deux formes de syntaxe : la forme vectorielle et la forme de tableau.

RECHERCHE DE H

Recherche une valeur dans la ligne supérieure d’une table ou un tableau de valeurs, puis retourne une valeur dans la même colonne à partir d’une ligne que vous spécifiez dans la table ou le tableau.

RECHERCHEV

Recherche une valeur dans la première colonne d’un tableau de tables et retourne une valeur dans la même ligne à partir d’une autre colonne du tableau de tables.

INDEX

Retourne une valeur ou la référence à une valeur à partir d’une table ou d’une plage. Il existe deux formes de la fonction INDEX : le formulaire de tableau et le formulaire de référence.

MATCH

Retourne la position relative d’un élément dans un tableau qui correspond à une valeur spécifiée dans un ordre spécifié. Utilisez la fonction EQUIV plutôt qu’une des fonctions RECHERCHE lorsque vous avez besoin de la position d’un élément dans une plage et non de l’élément en tant que tel.

COMPENSER

Renvoie une référence à une plage qui correspond à un nombre déterminé de lignes et de colonnes d’une cellule ou plage de cellules. La référence qui est renvoyée peut être une cellule unique ou une plage de cellules. Vous pouvez spécifier le nombre de lignes et de colonnes à renvoyer.

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