Prise en main des groupes Microsoft 365 dans Outlook

Si votre équipe utilise des listes de distribution, le partage de fichiers et la mise en route des notes collaboratives, vous allez adorer Groupes Microsoft 365 dans Outlook. Groupes Microsoft 365 est une plate-forme puissante et productive qui rassemble les conversations et le calendrier de Outlook, des fichiers de SharePoint, des tâches de Planificateur et un bloc-notes partagé OneNote dans un espace de collaboration unique pour votre équipe.

Lorsque vous suivez un groupe, tous les messages électroniques et les invitations à une réunion sont envoyés directement à votre boîte de réception. Ils sont également stockés dans le dossier de votre groupe. Par conséquent, ne vous inquiétez pas d’effacer accidentellement un message ou de créer une règle pour déplacer le courrier de votre boîte de réception vers un dossier privé. Supprimez-le de votre boîte de réception après l’avoir lu et savoir qu’une copie est toujours en sécurité dans le dossier du groupe à rechercher. en fait, tous les messages depuis le début du groupe sont stockés dans le dossier du groupe. Même si vous n’étiez pas membre au début, vous pouvez voir l’historique complet une fois que vous avez rejoint.

Conseil : Si vous n’avez pas encore commencé avec Groupes Microsoft 365 vous voudrez peut-être tout d’abord lire la partie commencer à utiliser les groupes Microsoft 365 dans Outlook .

Conseils pour profiter au maximum des Groupes Microsoft 365 dans Outlook

  1. Utiliser des groupes comme des listes de distribution    Les nouveaux messages électroniques et les demandes de réunion arrivent dans votre boîte de réception, et tout ce que vous envoyez au groupe est remis à tous les membres du groupe, comme avec une liste de distribution. Toutes les versions de Outlook ou Outlook sur le web fonctionneront. Tapez simplement l’adresse de messagerie du groupe dans la ligne à de votre message électronique pour commencer à communiquer.

    Remarque : Lorsque vous créez un groupe, activez la case à cocher Envoyer des conversations de groupe pour que tous les membres reçoivent des copies des messages électroniques du groupe dans leur boîte de réception.

  2. « Favori » votre groupe pour un accès rapide    Dans Outlook, les groupes dont vous êtes propriétaire et/ou dont le membre est membre figureront dans la partie inférieure du volet de navigation. Cliquez avec le bouton droit sur un groupe, puis sélectionnez Ajouter aux favoris pour le déplacer vers le haut de votre volet de navigation pour y accéder facilement.

    Liste des favoris avec deux groupes mis en évidence

    L’ajout aux favoris vous permet également d’accéder au contenu lorsque vous êtes en mode hors connexion.

  3. Aucun besoin de déplacer des messages vers un dossier privé    Lorsque vous suivez un groupe, tous les messages électroniques et les invitations à une réunion sont envoyés directement à votre boîte de réception. Ils sont également stockés dans le dossier de votre groupe. Par conséquent, ne vous inquiétez pas d’effacer accidentellement un message ou de créer une règle pour déplacer le courrier de votre boîte de réception vers un dossier privé. Supprimez-le de votre boîte de réception après l’avoir lu et savoir qu’une copie est toujours en sécurité dans le dossier du groupe à rechercher. en fait, tous les messages depuis le début du groupe sont stockés dans le dossier du groupe. Même si vous n’étiez pas membre au début, vous pouvez voir l’historique complet une fois que vous avez rejoint.

    Si vous ne voulez pas que le message soit envoyé dans votre boîte de réception, il vous suffit d' arrêter le suivi du groupe (mais de rester joint). Le courrier sera toujours remis dans le dossier de votre groupe, mais pas dans votre boîte de réception.

  4. Planifiez facilement des réunions de groupe    Chaque fois que vous sélectionnez l’un de vos groupes dans le volet de navigation, vous verrez un ruban de groupes spécial dans la partie supérieure de l’écran. Ouvrez le calendrier pour afficher toutes les réunions de groupe planifiées pour le mois. Pour ouvrir le calendrier de groupe dans :

  5. Partager facilement des fichiers avec tout le monde dans le groupe     Vous pouvez facilement charger des fichiers partagés ou joindre des fichiers à partir de la bibliothèque dans vos messages électroniques. Étant donné que les autorisations appropriées sont déjà définies et appliquées à tous les membres du groupe, vous n’avez pas besoin de gérer les autorisations sur les fichiers partagés. Pour ouvrir l’espace de fichier de votre groupe dans le ruban groupes de :

  6. Accéder rapidement au bloc-notes d’équipe    Utilisez-le pour capturer des notes concernant les discussions, réunions, plans et activités de votre équipe. Pour ouvrir le bloc-notes de votre groupe dans le ruban groupes de :

    • Outlook, sélectionnez accueil > bloc-notes.

    • Outlook sur le web, sélectionnez bloc-notes.

  7. Trouver ce que vous cherchez    Vous recherchez toutes les réunions d’un certain sujet ? Vous voulez rechercher les notes du sac marron de la semaine précédente ? Les conversations de groupe, le calendrier, les fichiers et les blocs-notes peuvent être recherchés, et les autorisations sont automatiquement définies de sorte que tous les membres du groupe puissent Rechercher ce qu’ils cherchent.

  8. Utiliser les mentions j’aime et @mentions    Vous aimez l’idée d’un membre du groupe ? C’est ça. C’est simple et rapide (et vous pouvez dire qu’il est préférable de l’ancien « + 1 »). Vous voulez attirer l’attention d’une personne ? Utilisez un @mention dans un message électronique et ce message s’affichera dans la boîte de réception du membre du groupe pour qu’il puisse suivre.

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