Prise en main des groupes Office 365 dans Outlook

Vous avez déjà consulté les groupes Microsoft 365 et la façon de les utiliser dans Outlook, mais vous ne savez peut-être pas comment commencer. Dans cet article, nous allons vous présenter quelques étapes de base sur lesquelles vous et votre équipe pouvez commencer à utiliser les groupes Microsoft 365 dans Outlook. Nous vous donnerons également des liens vers des informations plus détaillées sur les situations où vous serez prêt.

Si vous n’êtes pas sûr des groupes, vous pouvez consulter d’abord des informations sur les groupes Microsoft 365 .

Pour tirer le meilleur parti des groupes Microsoft 365 dans Outlook, vous devez disposer d’un plan Microsoft 365 prenant en charge Exchange Online et SharePoint Online, tels que Business Premium, E3 ou E5.

Remarque : Pour pouvoir utiliser les groupes Microsoft 365 dans Outlook sur Windows, vous devez utiliser Outlook en mode Exchange mis en cache. Pour plus d’informations, voir activer le mode Exchange mis en cache.

Pour plus d’informations sur la mise en route de cette fonctionnalité, sélectionnez l’onglet ci-dessous.

Vous devez commencer par créer votre groupe. La création d’un groupe dans Outlook 2016 est un processus très simple. La version courte de l’histoire est la suivante :

  1. Dans la section groupes du ruban, cliquez sur nouveau groupe . Si vous utilisez Outlook sur le web au lieu de la version de bureau, vous pouvez démarrer ce processus en cliquant sur la flèche déroulante en regard de nouveau et en sélectionnant Grouper.

    Page d’informations Nouveau groupe dans Outlook
  2. Donnez un nom à votre groupe.

  3. Définissez le paramètre de confidentialité. Les groupes sont privés par défaut. En d’autres termes, ils ne peuvent être affichés que par les membres du groupe et nécessitent l’autorisation du propriétaire du groupe. Les groupes publics peuvent être affichés et réunis par quiconque au sein de votre organisation. Aucun paramètre n’expose vos groupes aux personnes externes à l’organisation, sauf si vous les invitez spécifiquement en tant qu’invités.

    Conseil : Les groupes sont privés par défaut lors de leur création à l’aide d’Outlook sur le Web. Dans les prochains mois, ils seront privés par défaut lors de leur création à l’aide de n’importe quelle application Outlook.

  4. Décidez si vous voulez que les nouveaux membres suivent le groupe (Options avancées). Les membres qui suivent le groupe obtiendront des copies de chaque message de groupe dans leur boîte de réception personnelle. Les membres qui sont simplement liés doivent accéder à la boîte de réception partagée du groupe pour pouvoir participer à des conversations de groupe.

En savoir plus :

Une fois que votre groupe est créé, vous pouvez ajouter des membres au groupe. Pour ajouter de nouveaux membres :

  1. Pour accéder à votre groupe dans Outlook 2016, recherchez-le dans le volet de navigation situé à gauche. Il doit être inférieur à votre boîte aux lettres dans la section groupes .

  2. Lorsque vous êtes dans votre groupe, cliquez sur Ajouter des membres dans le ruban. Si vous utilisez Outlook sur le web cliquez là où il indique le nombre de membres de votre groupe, dans la partie supérieure droite de la fenêtre, cliquez sur Ajouter des membres.

    Tapez les noms ou adresses de courrier des personnes que vous voulez ajouter au groupe, puis cliquez sur OK.
  3. Entrez le nom ou l’adresse de courrier de chaque personne que vous voulez ajouter dans le champ prévu à cet effet. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK pour l’ajouter. Chacun d’entre eux recevra un message électronique l’intégrant au groupe et lui donnera des liens pratiques pour accéder au contenu du groupe.

    Conseil : Pour ajouter tous les membres d’une liste de distribution existante, il vous suffit d’entrer le nom de la liste de distribution, qui sera ajouté en une seule étape.

En savoir plus :

Les conversations dans les groupes Microsoft 365 dans Outlook se produisent dans la boîte de réception partagée pour le groupe. Les utilisateurs peuvent lire les messages et y répondre, et les membres peuvent facilement rechercher ou faire défiler l’historique des messages pour se familiariser avec les éléments déjà abordés. La boîte de réception partagée ressemble beaucoup à la boîte de réception qu' Outlook 2016 les utilisateurs connaissent. Chaque conversation apparaît séparément dans la liste des messages à gauche, puis en cliquant sur l’un d’eux dans le volet de lecture.

La boîte de réception partagée de votre groupe Office 365 est l’endroit où les conversations se produisent.

Conseil : Les conversations d’un groupe Microsoft 365 dans Outlook apparaissent en pile, ce qui indique qu’il s’agit d’une publication unique à parcourir plutôt qu’un thread de messages individuels. Si vous préférez les afficher en tant que messages individuels, suivez le groupe et vous recevrez les messages individuels dans votre boîte de réception personnelle.

Maintenant que vous avez créé un groupe, commençons une nouvelle conversation. Vous pouvez publier un nouveau message en ouvrant la boîte de réception partagée pour le groupe, puis en cliquant sur nouvelle conversation sur le ruban. Vous pouvez également envoyer un message électronique à l’alias du groupe. Tous les membres du groupe pourront lire le nouveau message que vous avez publié, et tous les membres qui suivent le groupe recevront une copie de votre message dans leur boîte de réception personnelle.

En savoir plus :

Chaque groupe Microsoft 365 obtient une bibliothèque de fichiers partagés dans laquelle vous pouvez stocker, partager et collaborer sur des documents, des classeurs, des présentations ou sur n’importe quel type de fichier.

Accédez à la bibliothèque de fichiers en accédant à votre groupe dans Outlook (dans le volet de navigation de gauche) et cliquez sur fichiers dans le ruban. La bibliothèque de fichiers s’ouvre dans un navigateur et à partir de là, vous pouvez créer des fichiers, télécharger des fichiers à partir de votre ordinateur et à partir de n’importe quelle autre bibliothèque de documents SharePoint. Réfléchissez aux types de fichiers utiles pour les partager avec votre groupe et ne vous sentez pas limité aux fichiers Microsoft Office. Vous pouvez également partager des fichiers PDF, des photos ou d’autres types de fichiers pouvant être utiles par votre groupe.

Cliquez sur fichiers dans votre groupe Office 365 pour afficher la liste des fichiers et dossiers stockés dans votre groupe.

Pour télécharger ou supprimer un fichier, sélectionnez-le et ces options apparaissent sur la barre d’outils en haut.

En savoir plus :

Chaque groupe Microsoft 365 obtient son propre bloc-notes OneNote partagé, qui lui permet de recueillir des idées, de collaborer et de stocker des recherches.

Pour accéder à votre groupe dans OneNote 2016, recherchez-le dans le volet de navigation gauche ouOutlook sur le web en accédant à la vignette contacts. Dans le ruban, cliquez sur bloc-notes pour ouvrir le bloc-notes partagé du groupe.

Rassemblez et collaborez sur des notes et idées dans votre bloc-notes OneNote partagé

La première fois que vous ouvrez le bloc-notes partagé du groupe, il s’ouvre dans le navigateur de OneNote pour le web. Vous pouvez y apporter des modifications ou, si vous avez OneNote 2016 que vous préférez utiliser, cliquez simplement sur modifier dans OneNote dans le ruban. Une fois que vous l’avez ouvert dans OneNote 2016 le bloc-notes est synchronisé avec votre liste de blocs-notes ouverts dans OneNote 2016 et vous pouvez y accéder directement à partir de OneNote sans avoir besoin d’accéder au groupe en premier.

Essayez d’accéder au bloc-notes OneNote de votre groupe et de réfléchir à ce qui peut être utile pour le groupe pour recueillir des idées et collaborer dessus. Par exemple, vous pouvez avoir une section qui vous permet de collecter et de commenter le contenu Web et les articles pertinents pour votre équipe.

Remarque : Vous pouvez également accéder à votre bloc-notes de groupe sur votre smartphone ou votre tablette à l’aide de OneNote pour iOS ou Android.

En savoir plus :

Il est possible que votre groupe comporte des événements, des réunions, des jalons ou d’autres éléments susceptibles de l’intéresser. Chaque groupe Microsoft 365 dispose d’un calendrier partagé que tous les membres peuvent afficher et contribuer.

Calendrier de groupe affiché dans la version de bureau d’Outlook

L’utilisation du calendrier de votre groupe n’est pas différente de l’utilisation de votre calendrier personnel. Si vous sélectionnez le bouton calendrier dans le volet de navigation, vous verrez votre calendrier personnel ainsi que les calendriers partagés des groupes dont vous êtes membre. Vous pouvez activer les cases à cocher en regard de chaque calendrier que vous voulez afficher et afficher côte à côte ou Overlapped.

L’ajout d’un élément au calendrier partagé fonctionne de la même manière que sur votre calendrier personnel. Toutes les réunions que vous ajoutez au calendrier partagé inviteront les autres membres du groupe à cet événement, de sorte qu’ils puissent le faire dans leurs propres calendriers. Les rendez-vous ajoutés au calendrier de groupe partagé n’apparaissent pas dans les calendriers personnels des autres membres.

Maintenant que vous disposez de votre calendrier partagé, essayez d’ajouter des réunions à venir ou des événements auxquels votre groupe peut participer.

En savoir plus :

Maintenant que votre groupe est en cours d’exécution, où allez-vous y parvenir ?

Voir aussi

Vous avez des questions ?

Visitez le site Microsoft Tech Community pour publier des questions et participer aux conversations sur les groupes Microsoft Office 365.

Nous sommes à votre écoute

Jean Ben a examiné cet article le 21 juin 2019 suite à vos commentaires. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur les contrôles de commentaires ci-dessous et laissez-nous des commentaires constructifs pour que nous puissions continuer à l’améliorer. Merci !

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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