Vous avez entendu parler des groupes Microsoft 365 et de la manière dont vous pouvez les utiliser dans Outlook, mais peut-être ne savez-vous pas comment commencer. Cet article vous explique comment vous et votre équipe pouvez commencer à utiliser les groupes Microsoft 365 dans Outlook. Nous vous fournirons également des liens vers du contenu plus détaillé lorsque vous serez prêt à en faire plus.

Si vous ne savez pas quels groupes ils sont, consultez tout d’abord en savoir Microsoft 365 groupes.

Pour pouvoir obtenir le meilleur des groupes Microsoft 365 dans Outlook vous devez avoir une offre Microsoft 365 qui prend en charge Exchange Online et SharePoint online, comme Business Premium, E3 ou E5.

Remarque : Pour utiliser les groupes Microsoft 365 dans Outlook sur Windows vous devez utiliser Outlook en mode Exchange mis en cache. Pour plus d’informations, voir Activer le mode Exchange mis en cache.

Sélectionnez un onglet ci-dessous pour trouver plus d’informations sur la mise en place de cette fonctionnalité.

La première chose à faire est de créer votre groupe. La création d’un groupe Outlook est un processus très simple. La version courte de cette histoire est la suivante :

  1. Cliquez sur Nouveau groupe dans la section des groupes du ruban. Si vous utilisez Outlook sur le web à la place de la version de bureau, vous pouvez démarrer ce processus en cliquant sur la flèche de la flèche de flèche En forme de Nouveau et en sélectionnant Groupe.

    Page d’informations Nouveau groupe dans Outlook
  2. Donnez un nom à votre groupe.

  3. Définissez le paramètre de confidentialité. Par défaut, les groupes sont privés. Cela signifie qu’ils peuvent uniquement être vus par les membres du groupe et nécessitent l’autorisation d’un propriétaire de groupe pour rejoindre le groupe. Les groupes publics peuvent être vus et rejoints par toute personne de votre organisation. Aucun paramètre n’expose vos groupes à des personnes extérieures à l’organisation, sauf si vous les invitez spécifiquement en tant qu’invités.

    Conseil : Les groupes sont privés par défaut lorsqu’ils créent à l’aide de Outlook sur le web. Dans les mois à venir, ils seront privés par défaut lors de leur création à l’aide de l' Outlook applications disponibles.

  4. Décidez si vous voulez que les nouveaux membres suivent le groupe(Options avancées). Les membres qui suivent le groupe obtiennent une copie de chaque message de groupe dans leur boîte de réception personnelle. Les membres qui ne sont joints que doivent se rendre dans la boîte de réception partagée du groupe pour participer aux conversations de groupe.

Autres choses :

  • Pour plus d’informations sur la création d’un groupe, voir Créer un groupe dans Outlook.

  • Pour plus d’informations sur la jointation d’un groupe créé par un autre personne, voir Rejoindre un groupe dans Outlook.

  • Pour plus d’informations sur la façon d’arrêter de recevoir des messages de groupe dans votre boîte de réception ou de quitter un groupe, voir Quitter un groupe dans Outlook.

Une fois votre groupe créé, vous pouvez y ajouter des membres. Pour ajouter de nouveaux membres :

  1. Pour ce faire, dans Outlook groupe, recherchez-le dans le volet de navigation à gauche. Elle doit se trouverez sous votre boîte aux lettres dans la section Groupes.

  2. Une fois dans votre groupe, cliquez sur Ajouter des membres dans le ruban. Si vous utilisez une Outlook sur le web cliquez sur le nombre de membres de votre groupe, dans la partie supérieure droite de la fenêtre, puis cliquez sur Ajouter des membres.

    Tapez les noms ou adresses e-mail des personnes que vous voulez ajouter au groupe, puis cliquez sur OK.
  3. Tapez le nom ou l’adresse de courrier de chaque personne que vous souhaitez ajouter dans le champ fourni. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK pour les ajouter. Chacun d’eux reçoit un courrier leur offrant la bienvenue dans le groupe et leur donnant des liens pratiques pour accéder au contenu du groupe.

    Conseil : Si vous voulez ajouter tous les membres d’une liste de distribution existante, il vous suffit de taper le nom de la liste de distribution pour qu’ils soient tous ajoutés en une seule étape.

Autres choses :

  • Pour plus d’informations sur l’invitation d’invités de l’extérieur de votre entreprise à votre groupe, voir Accès invité dans Microsoft 365 groupes.

  • Pour plus d’informations sur l’ajout ou la suppression de membres de votre groupe, voir Ajouter et supprimer des membres de groupe dans Outlook.

Les conversations dans les groupes Microsoft 365 Outlook dans la boîte de réception partagée du groupe. Les utilisateurs peuvent lire les messages et y répondre, et les membres peuvent facilement parcourir l’historique des messages pour être pris au fait des discussions précédentes. La boîte de réception partagée ressemble beaucoup à la boîte de réception personnelle que Outlook utilisateurs connaissent. Chaque conversation apparaît séparément dans la liste des messages à gauche. Le fait de cliquer sur celle-ci l’ouvre dans le volet de lecture. Si un utilisateur marque un message ou une conversation, tel qu’il est lu, il n’a aucune incidence sur la manière dont les autres membres du groupe les affichent. Ainsi, vous n’avez pas à vous soucier que d’autres membres risquent de rater un message important.

Les conversations ont lieu dans la boîte Office 365 partagée de votre groupe.

Conseil : Une modification récente de la manière dont les messages sont affichés et comptés dansOutlook a peut-être réinitialisé le numéro qui s’affiche en regard du nom de votre groupe dans le Outlook navigation. Si vous voulez rétablir ce nombre à zéro, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le groupe et sélectionner Marquer tout comme lu.

Maintenant que votre groupe est créé, commençons une nouvelle conversation. Vous pouvez publier un nouveau message en ouvrant la boîte de réception partagée du groupe et en cliquant sur Nouvelle conversation dans le ruban. Vous pouvez également envoyer un message électronique à l’alias du groupe. Tous les membres du groupe pourront lire le nouveau message que vous avez publié et tous les membres qui suivent le groupe auront une copie de votre message dans leur boîte de réception personnelle.

Autres choses :

  • Si vous voulez utiliser cette Outlook sur le web une conversation de groupe dans Outlook.

Chaque groupe Microsoft 365 reçoit une bibliothèque de fichiers partagée dans laquelle vous pouvez stocker, partager et collaborer sur des documents, des classeeurs, des présentations ou tout type de fichier.

Accédez à la bibliothèque de fichiers en accédant à votre groupe dans Outlook (dans le volet de navigation gauche), puis cliquez sur Fichiers dans le ruban. La bibliothèque de fichiers s’ouvre dans un navigateur. À partir de cet écran, vous pouvez créer des fichiers, télécharger des fichiers à partir de votre ordinateur et faire à peu près tout ce qu’SharePoint bibliothèque de documents peut faire. Réfléchissez aux types de fichiers qu’il serait utile de partager avec votre groupe, et ne vous sentez pas limité Microsoft Office fichiers. Vous pouvez également partager des FICHIERS PDF, des photos ou tout autre type de fichier que votre groupe trouverait utile.

Cliquez sur Fichiers dans votre Office 365 pour voir la liste des fichiers et dossiers stockés dans votre groupe.

Pour télécharger ou supprimer un fichier, sélectionnez-le pour que ces options apparaissent dans la barre d’outils en haut.

Autres choses :

Chaque groupe Microsoft 365 possède son propre bloc-notes partagé OneNote dans lequel ils peuvent rassembler des idées, collaborer et stocker des recherches.

Pour ce faire, dans Outlook, dans le volet de navigation gauche, ou dansOutlook sur le web, recherchez-le sur la vignette Personnes. Lorsque vous y êtes, cliquez sur Bloc-notes dans le ruban pour ouvrir le bloc-notes partagé du groupe.

Recueillez et collaborez sur des notes et des idées dans votre bloc-notes OneNote partagé

La première fois que vous ouvrez le bloc-notes partagé du groupe, celui-ci s’ouvre dans le navigateur dans OneNote pour le web. Vous pouvez y apporter des modifications ou, si vous avez OneNote 2016 et que vous préférez l’utiliser, cliquez simplement sur Modifier dans OneNote du ruban. Une fois que vous l’avez ouvert dans OneNote le bloc-notes est synchronisé avec votre liste de blocs-notes ouverts et vous pouvez y accéder directement à partir d’OneNote sans accéder au groupe au départ.

Essayez d’aller dans le bloc-notes OneNote de votre groupe et réfléchissez à ce qui peut être utile pour le groupe afin de recueillir des idées et de collaborer. Par exemple, vous pouvez utiliser une section pour recueillir et commenter du contenu web pertinent pour votre équipe.

Remarque : Votre bloc-notes de groupe est également disponible sur votre smartphone ou tablette à l’aide de OneNote pour iOS ou Android.

Autres choses :

Il y a des chances que votre groupe ait des événements, des réunions, des jalons ou d’autres éléments qui pourraient tirer avantage d’un calendrier partagé. Chaque groupe Microsoft 365 dispose d’un calendrier partagé que tous les membres peuvent voir et sur qui ils peuvent contribuer.

Calendrier de groupe affiché dans Outlook bureau

L’utilisation du calendrier de votre groupe n’est pas différente de l’utilisation de votre calendrier personnel. Si vous sélectionnez le bouton Calendrier dans le volet de navigation, vous verrez votre calendrier personnel, ainsi que les calendriers partagés des groupes dont vous êtes membre. Vous pouvez cocher les cases en regard de chaque calendrier que vous voulez voir et afficher côte à côte ou superposé.

L’ajout d’un élément au calendrier partagé fonctionne comme dans votre calendrier personnel. Toute réunion que vous ajoutez au calendrier partagé invite également les autres membres du groupe à cet événement, afin qu’ils peuvent l’avoir dans leur propre calendrier. Les rendez-vous ajoutés au calendrier de groupe partagé n’apparaissent pas dans les calendriers personnels des autres membres.

Maintenant que votre calendrier partagé vous permet d’ajouter les réunions ou événements à venir que votre groupe peut participer.

Autres choses :

  • Pour plus d’informations sur l’utilisation du calendrier partagé de votre groupe, voir Planifier une réunion sur un calendrier de groupe dans Outlook.

Maintenant que votre groupe est opérationnel, où pouvez-vous aller à partir de là ?

Voir aussi

Vous avez des questions ?

Visitez le site Microsoft Tech Community pour publier des questions et participer aux conversations sur Microsoft 365 groupes.

Nous sommes à votre écoute

Ben a mis à jour cet article pour la dernière fois le 25 juin 2021 suite à vos commentaires. Si vous l’avez trouvé utile, ou au besoin si ce n’est pas le cas, cliquez sur les contrôles de commentaires ci-dessous et laissez-nous des commentaires pour nous aider à l’améliorer. Merci !

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