À propos des flux de travail d’approbation

Les flux de travail SharePoint peuvent vous aider à automatiser vos processus métier, les rendant à la fois plus cohérents et plus efficaces. Le flux de travail d’approbation vous permet d’acheminer des documents et d’autres éléments stockés dans SharePoint vers une ou plusieurs personnes pour approbation. 

Pour plus d’informations, consultez À propos des flux de travail inclus dans SharePoint. 

Si vous devez uniquement effectuer une tâche de flux de travail d’approbation Il suffit de faire défiler vers le bas jusqu’au segment Terminer et de le développer. Vous n’aurez peut-être pas besoin des autres segments pour le moment.

Les flux de travail SharePoint sont :

• Efficace et cohérent Un flux de travail d’approbation achemine automatiquement le document ou l’élément, affecte les tâches de révision et suit leur progression, et envoie des rappels et des notifications si nécessaire. L’activité d’un workflow peut être surveillée et ajustée à partir d’une page de status centrale, et l’historique des événements d’une exécution de workflow est conservé pendant 60 jours après son achèvement.
• Moins de travail pour vous Un flux de travail d’approbation vous fait gagner du temps, à vous et à vos collègues, et rationalise et standardise en même temps votre processus d’approbation.

Voici le diagramme d’une version très simple du flux de travail d’approbation.

Conseils d’utilisation de cet article

Les informations contenues dans cet article sont présentées en dix segments extensibles.

Cliquez ici pour obtenir quelques conseils pour tirer le meilleur parti de cet article

Si vous devez uniquement effectuer une tâche de flux de travail d’approbation Il suffit de faire défiler vers le bas jusqu’au segment Terminer et de le développer. Vous n’aurez peut-être pas besoin des autres segments pour le moment.

Si vous souhaitez ajouter, démarrer, surveiller et gérer des flux de travail Si vous n’êtes pas déjà familiarisé avec ces tâches, vous trouverez peut-être utile de parcourir cet article, segment par segment, la première fois que vous concevez et ajoutez un flux de travail. Une fois que vous vous serez familiarisé avec les informations et la mise en page de l’article, vous serez en mesure d’accéder directement au segment dont vous avez besoin lors de vos visites ultérieures.

Approbation de contenu et approbation de publication Vous pouvez avoir des listes ou des bibliothèques dans lesquelles vous voulez que les nouveaux éléments et/ou les nouvelles versions des éléments actuels soient examinés pour l’exactitude de leur contenu, ou pour la pertinence de leur forme et de leur style, avant qu’ils ne soient rendus visibles à tous les utilisateurs qui ont accès à la liste. Ce type de processus de révision est appelé approbation du contenu, et vous pouvez utiliser un flux d’approbation pour contrôler l’approbation du contenu dans une liste ou une bibliothèque. (Il existe également un flux de travail d’approbation de publication très similaire, créé spécialement pour une utilisation dans les sites SharePoint qui publient des pages web sur Internet.)

Un mot sur l’impression de cet article C’est un long article. Si vous souhaitez imprimer uniquement des segments sélectionnés, assurez-vous que seuls ces segments sont développés lors de l’impression. (En outre, si vous souhaitez inclure les graphiques complets dans votre copie imprimée, imprimez en orientation paysage et non en orientation portrait.)

Et un mot sur la recherche Avant de rechercher un texte ou un terme dans cet article, assurez-vous que tous les segments dans lesquels vous souhaitez effectuer la recherche sont développés.

En savoir plus sur les flux de travail d’approbation

Un flux de travail d’approbation est une fonctionnalité SharePoint qui achemine un document ou un autre élément stocké dans une liste ou une bibliothèque SharePoint vers une ou plusieurs personnes pour leur approbation ou leur rejet. Le flux de travail automatise, rationalise et standardise l’ensemble du processus.

Le flux de travail d’approbation de base inclus avec les produits SharePoint fonctionne comme un modèle. Ce modèle vous permet d’ajouter plusieurs flux d’approbation à vos sites. Chaque flux de travail que vous ajoutez est une version unique du flux de travail d’approbation de base, chacun ayant sa propre méthode de travail spécialisée, en fonction des paramètres que vous spécifiez lorsque vous l’ajoutez.

Sections de ce segment

1. Que peut faire un flux de travail d’approbation pour moi ?
2. Que ne peut pas faire un flux de travail d’approbation ?
3. Qui peut utiliser ce type de workflow ?
4. Comment planifiez-vous, ajoutez-vous, exécutez et gérez ce type de flux de travail ?

1. Que peut faire un workflow d’approbation pour moi ?

• Lorsque vous ajoutez pour la première fois un flux de travail d’approbation à votre liste, bibliothèque ou collection de sites, vous pouvez spécifier le nombre de participants à inclure et indiquer si leurs tâches sont affectées l’une après l’autre (en série) ou toutes en même temps (en parallèle). Vous pouvez même décider de diviser les tâches des participants en deux ou plusieurs étapes distinctes, ainsi que de spécifier une date d’échéance finale et/ou le temps alloué pour que chaque tâche soit réalisée. Et chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement sur un élément, vous pouvez modifier l’un de ces paramètres.
• Le workflow affecte une tâche à chaque participant spécifié. Chaque participant choisit parmi plusieurs réponses possibles : approuver ou rejeter l’élément, demander une modification de l’élément, réaffecter la tâche ou annuler ou supprimer la tâche.
• Pendant l’exécution du flux de travail, vous pouvez surveiller la progression et apporter des ajustements (si nécessaire) à partir d’une page d’état du flux de travail unique et centrale.
• Pendant 60 jours après la fin du workflow, la liste de tous les événements de workflow qui se sont produits au cours de cette exécution (ou de cette instance) du workflow reste disponible sur la page État du workflow, à des fins de référence informelle.

Vous pouvez également utiliser un workflow d’approbation pour gérer un processus d’approbation de contenu pour une liste ou une bibliothèque. Pour plus d’informations, consultez le segment Contrôle de cet article.

2. Que ne peut pas faire un flux de travail d’approbation ?

Les participants à un flux de travail d’approbation ne sont généralement pas autorisés à apporter des modifications à l’élément en cours de révision. Au lieu de cela, les participants peuvent demander que des modifications soient apportées à l’élément au cours de l’instance de flux de travail. Si vous souhaitez ajouter un flux de travail dans lequel les participants insèrent des commentaires et suivent les modifications dans l’élément lui-même, consultez l’article Tout savoir sur les flux de travail Recueillir les commentaires dans la section Voir également .

En outre, les flux de travail d’approbation ne sont pas conçus pour collecter des signatures. Si vous souhaitez utiliser un workflow pour collecter des signatures dans un document Microsoft Word, un classeur Microsoft Excel ou un formulaire Microsoft InfoPath, consultez l’article Tout savoir sur les workflows Collecter des signatures dans la section Voir aussi.

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3. Qui peut utiliser ce type de workflow ?

Pour ajouter un flux de travailPar défaut, vous devez disposer de l’autorisation Gérer les listes pour ajouter un flux de travail. (Le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, contrairement au groupe Membres et au groupe Visiteurs.)

Pour démarrer un workflowPar défaut, vous devez également disposer de l’autorisation Modifier les éléments pour démarrer un flux de travail qui a déjà été ajouté. (Le groupe Membres et le groupe Propriétaires disposent tous deux de l’autorisation Modifier les éléments par défaut, contrairement au groupe Visiteurs.)

Les propriétaires peuvent également choisir de configurer des flux de travail spécifiques afin qu’ils ne puissent être lancés que par les membres du groupe Propriétaires. (Pour ce faire, activez la case à cocher Exiger des autorisations de gestion des listes pour démarrer cette case activée dans la première page du formulaire d’association.)

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4. Comment planifiez-vous, ajoutez-vous, exécutez et gérez ce type de flux de travail ?

Voici les étapes de base :

• AVANT l’exécution du workflow (planifier, ajouter, démarrer)
  Avant d’ajouter un flux de travail, vous planifiez l’emplacement de son ajout (pour une seule liste ou bibliothèque, ou pour toute la collection de sites) et les détails de son fonctionnement. Une fois que vous avez ajouté et configuré le flux de travail, toute personne disposant des autorisations nécessaires peut démarrer le flux de travail sur un élément spécifique. Le flux de travail peut également être configuré pour s’exécuter automatiquement. Les exécutions automatiques peuvent être activées en fonction de l’un ou des deux événements déclencheurs : lorsqu’un élément est ajouté ou créé dans une liste ou une bibliothèque, ou lorsqu’un élément d’une liste ou d’une bibliothèque est modifié.
• PENDANT l’exécution du workflow (compléter, surveiller, ajuster)
  Pendant l’exécution du flux de travail, les participants individuels accomplissent les tâches qui leur sont assignées. Des rappels automatiques sont envoyés aux participants qui ne respectent pas les délais de tâche. Pendant ce temps, la progression du flux de travail peut être surveillée à partir d’une page centrale d’état du flux de travail pour cette instance particulière du flux de travail. Les ajustements du flux de travail pendant son exécution peuvent être effectués à partir de cette même page ; et, si nécessaire, le flux de travail peut être annulé ou arrêté à partir de là.
• AFTER the workflow runs (review, report, change)
  Une fois le flux de travail terminé, l’historique complet de cette exécution (ou instance) peut être examiné pendant 60 jours maximum sur la page État du flux de travail. À partir de la même page, des rapports statistiques sur les performances de cette version de workflow peuvent être créés. Enfin, si vous souhaitez modifier le fonctionnement du flux de travail, vous pouvez ouvrir et modifier le formulaire d’association que vous avez rempli lors de l’ajout du flux de travail.

L’organigramme suivant illustre ces étapes du point de vue de la personne qui ajoute un nouveau flux de travail.

PLANIFIER un nouveau workflow d’approbation

Dans ce segment, nous identifions les décisions que vous devez prendre et les informations que vous devez rassembler avant d’ajouter une version du flux de travail d’approbation.

Si vous êtes déjà familiarisé avec l’ajout de ce type de flux de travail et que vous n’avez besoin que d’un rappel sur les étapes spécifiques, vous pouvez passer directement à l’ajout approprié d’un segment (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Sections de ce segment

1. Modèles et versions
2. Présentation du formulaire d’association
3. Douze questions auxquelles vous devez répondre

1. Modèles et versions

Les flux de travail inclus avec les produits SharePoint fonctionnent comme master modèles sur lesquels sont basés les flux de travail individuels spécifiques que vous ajoutez à vos listes, bibliothèques et collections de sites.

Chaque fois que vous ajoutez un flux de travail d’approbation, par exemple, vous ajoutez en fait une version du modèle de flux de travail d’approbation générale. Vous donnez à chaque version son propre nom et ses propres paramètres, que vous spécifiez dans le formulaire d’association lorsque vous ajoutez cette version particulière. De cette façon, vous pouvez ajouter plusieurs flux de travail, toutes versions basées sur le modèle de flux de travail d’approbation master, mais chacune des versions nommée et adaptée à la façon spécifique dont vous l’utiliserez. Les versions nommées peuvent également être appelées instances de flux de travail.

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2. Présentation du formulaire d’association

Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle version de workflow basée sur l’un des modèles de workflow inclus, vous remplissez un formulaire d’association pour spécifier le fonctionnement souhaité de votre nouvelle instance.

Dans la section suivante, vous trouverez une liste de questions qui vous prépareront à remplir le formulaire d’association. Tout d’abord, prenez quelques instants pour examiner le formulaire et ses champs.

Première page du formulaire d’association

Deuxième page du formulaire d’association

Les champs de la zone rouge de cette deuxième page apparaissent également sur le formulaire d’initiation, qui est présenté chaque fois que le workflow est lancé manuellement et peut y être modifié pour cette seule exécution.

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3. Douze questions auxquelles vous devez répondre

Dès que vous avez la réponse à toutes les questions de cette section, vous êtes prêt à ajouter votre flux de travail.

1. Est-ce le bon type de flux de travail ?
2. Une liste, une bibliothèque ou toute la collection de sites ? et Un type de contenu, ou tous les types de contenu ?
3. Qu’est-ce qu’un bon nom ?
4. Listes de tâches et listes d’historique : existantes ou nouvelles ?
5. Comment (et par qui) ce flux de travail peut-il être démarré ?
6. Les types de contenu qui héritent de celui-ci bénéficient-ils également de ce flux de travail ?
7. Participants : Quelles personnes, dans quel ordre ?
8. De quels renseignements supplémentaires les participants ont-ils besoin ?
9. Quand les tâches doivent-elles être dues ?
10. Quand ce flux de travail se termine-t-il ?
11. Qui doit être averti ?
12. Ce flux de travail contrôlera-t-il l’approbation du contenu ?

01. Est-ce le bon type de flux de travail ?

Plusieurs modèles de workflow incluent le mot « Approbation » dans leur nom. Cet article concerne le modèle de workflow qui apparaît dans le menu Approbation – SharePoint 2010. Si vous n’êtes pas sûr que ce type de flux de travail soit la meilleure option pour vous, reportez-vous au segment LEARN de cet article. Pour plus d’informations sur les autres modèles de flux de travail disponibles, voir l’article À propos des flux de travail inclus dans SharePoint dans la section Voir également .

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02. Une liste, une bibliothèque ou toute la collection de sites ? (et) Un type de contenu ou tous les types de contenu ?

Vous pouvez rendre votre nouvelle version du flux de travail d’approbation disponible dans une seule liste ou bibliothèque, ou vous pouvez la rendre disponible dans l’ensemble de la collection de sites.

• Si vous ajoutez le workflow pour une seule liste ou bibliothèque, vous pouvez le configurer pour qu’il s’exécute soit sur tous les types de contenu , soit sur un seul type de contenu.
• Toutefois, si vous ajoutez le flux de travail à l’ensemble de la collection de sites, vous devez le configurer pour qu’il s’exécute uniquement sur un seul type de contenu de site.

Qu’est-ce qu’un type de contenu ?

Chaque document ou autre élément stocké dans une liste ou une bibliothèque SharePoint appartient à l’un ou l’autre type de contenu. Un type de contenu peut être aussi simple et générique qu’un document ou une feuille de calcul Excel, ou aussi hautement spécialisé qu’un contrat juridique ou une spécification de conception de produit. Certains types de contenu sont disponibles par défaut dans les produits SharePoint. Vous pouvez toutefois les personnaliser et en ajouter d’autres que vous créez vous-même. Pour plus d’informations, voir Créer ou personnaliser un type de contenu de site et Ajouter un type de contenu à une liste ou une bibliothèque.

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03. Qu’est-ce qu’un bon nom ?

Donnez un nom à votre version de workflow qui :

• Indique clairement à quoi il sert.
• le distingue clairement des autres flux de travail.

Exemple

Imaginez que vous êtes membre d’un groupe de rédacteurs. Votre groupe souhaite utiliser deux flux de travail d’approbation différents pour gérer les soumissions de documents provenant de contributeurs externes :

• Vous exécuterez le premier workflow sur chaque document soumis pour décider de l’accepter ou non pour le processus d’édition.
• Une fois que vous avez accepté et modifié un document envoyé, vous exécutez le deuxième workflow sur le brouillon modifié pour décider de l’accepter ou non comme final.

Vous pouvez nommer le premier workflow Accepter l’approbation de soumission et le second Approbation du brouillon final.

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04. Listes de tâches et listes d’historique : existantes ou nouvelles ?

Vous pouvez configurer votre flux de travail à l’aide de la liste des tâches et de l’historique par défaut du site, utiliser d’autres tâches et listes d’historique existantes, ou demander de nouvelles listes uniquement pour ce flux de travail.

• Si votre site comporte de nombreux flux de travail, ou si certains d’entre eux impliquent de nombreuses tâches, envisagez de demander de nouvelles listes pour chaque flux de travail. (La gestion de listes trop longues peut ralentir les performances. Il est plus rapide et plus facile pour le système de maintenir plusieurs listes plus courtes qu’une très longue.)
• Si les tâches et l’historique de ce flux de travail contiennent des données sensibles ou confidentielles que vous souhaitez séparer de la liste générale des tâches, vous devez absolument indiquer que vous souhaitez de nouvelles listes distinctes pour ce flux de travail. (Après avoir ajouté le flux de travail, assurez-vous que les autorisations appropriées sont définies pour les nouvelles listes.)

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05. Comment (et par qui) ce flux de travail peut-il être démarré ?

Un workflow peut être configuré pour être démarré manuellement uniquement, ou automatiquement uniquement, ou dans les deux sens :

• Lorsque vous démarrez manuellement un workflow d’approbation sur un document ou un élément spécifique, un autre formulaire, le formulaire d’initiation, est présenté. Le formulaire d’initiation contient la plupart des paramètres de la deuxième page du formulaire d’association . Ainsi, si la personne qui lance le workflow souhaite modifier l’un de ces paramètres (uniquement pour le instance en cours), elle peut le faire avant de cliquer sur Démarrer. Accéder à la liste > Menu > contextuel des éléments Flux de> travail Sélectionnez le workflow pour le démarrer manuellement.
• Avec un démarrage automatique, bien sûr, il n’y a pas de possibilité de présenter un formulaire d’initiation, de sorte que les paramètres par défaut spécifiés dans le formulaire d’association sont utilisés sans aucune modification.

L’illustration suivante montre la différence entre les démarrages manuels et les démarrages automatiques.

Toutes les modifications que vous apportez dans le formulaire d’initiation sont appliquées uniquement pendant l’instance actuelle du flux de travail. Pour modifier les paramètres permanents par défaut du flux de travail, vous devez modifier le formulaire d’association d’origine, comme expliqué dans la partie CHANGE de cet article.

Démarrages manuels

Si vous autorisez les démarrages manuels, toute personne disposant des autorisations nécessaires peut démarrer le workflow sur n’importe quel élément éligible à tout moment.

Les avantages d’un démarrage manuel sont que vous et vos collègues pouvez exécuter le flux de travail uniquement quand et si vous le souhaitez, et qu’à chaque fois que vous l’exécutez, vous aurez la possibilité de modifier certains paramètres à l’aide du formulaire d’initiation.

Exemple rapide Si vous souhaitez exécuter votre flux de travail uniquement sur des éléments créés par un rédacteur extérieur à votre équipe, son démarrage manuel l’empêchera de s’exécuter automatiquement sur les éléments créés par vous et vos coéquipiers. (Solution alternative : maintenez une liste ou une bibliothèque pour les éléments des auteurs de votre équipe, et une liste ou une bibliothèque distincte pour les éléments de tous les autres auteurs. De cette façon, vous pouvez exécuter le flux de travail automatiquement, mais uniquement dans la liste des auteurs externes. Une autre solution : ajoutez une condition SI et définissez Créé par à la personne spécifique.

Le principal inconvénient des démarrages manuels est que quelqu’un doit se souvenir d’exécuter le flux de travail chaque fois qu’il est approprié de le faire.

Démarrages automatiques

Vous pouvez configurer le workflow pour qu’il démarre automatiquement par l’un des événements suivants :

• Quelqu’un tente de publier une version majeure d’un élément.
• Un nouvel élément est créé dans ou téléchargé dans la liste ou la bibliothèque.
• Un élément déjà stocké dans la liste ou la bibliothèque est modifié.

L’avantage d’un démarrage automatique est que personne n’a besoin de se souvenir de lancer le flux de travail. Elle s’exécute chaque fois qu’un événement déclencheur se produit.

Exemple rapide Si vous êtes responsable de l’exactitude et de la pertinence des éléments d’une liste, vous pouvez ajouter un flux de travail d’approbation à cette liste et vous spécifier comme seul participant. Vous pouvez configurer le flux de travail pour qu’il démarre automatiquement chaque fois qu’un élément de la liste est modifié et chaque fois qu’un nouvel élément est ajouté. Ainsi, vous serez toujours à jour.

Deux inconvénients des démarrages automatiques :

• Vous ne pouvez pas empêcher le flux de travail de s’exécuter chaque fois qu’un événement déclencheur se produit.
• Vous ne pouvez modifier aucun paramètre au début de l’instance individuelle.

Pour plus d’informations sur l’exécution automatique de votre flux de travail d’approbation chaque fois qu’un utilisateur tente de publier une version majeure d’un élément, consultez le segment Contrôle de cet article.

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06. Les types de contenu qui héritent de celui-ci bénéficient-ils également de ce flux de travail ?

Ce n’est que lorsque vous ajoutez un flux de travail à un type de contenu pour l’ensemble de la collection de sites que vous avez la possibilité d’ajouter également le flux de travail à tous les autres types de contenu de la collection de sites qui héritent du type de contenu auquel vous ajoutez le flux de travail.

Notes

• L’opération qui accomplit tous les ajouts supplémentaires peut prendre beaucoup de temps.
• Si l’héritage est rompu pour les sites ou sous-sites où vous souhaitez ajouter ce flux de travail à l’héritage des types de contenu, assurez-vous d’être membre du groupe Propriétaires de chacun de ces sites ou sous-sites avant d’exécuter cette opération.

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07. Participants : Quelles personnes, dans quel ordre ?

Vous devez fournir le nom ou l’adresse e-mail de chaque personne à qui des tâches de révision seront attribuées.

Une ou plusieurs étapes ? Vous pouvez choisir d’avoir une seule étape de tâches de révision, ou d’avoir plusieurs étapes. Si vous avez plus d’une étape, les étapes seront effectuées l’une après l’autre.

Examens parallèles ou en série ? Pour les participants à une étape, vous pouvez choisir soit d’assigner leurs tâches de révision en même temps (en parallèle), soit d’assigner leurs tâches de révision l’une après l’autre (en série) dans l’ordre que vous indiquez. L’option série peut être utile si, par exemple, vous configurez le flux de travail pour qu’il se termine après le premier rejet, ou si vous souhaitez que les participants plus avancés puissent consulter les commentaires des participants précédents dans le contexte de leurs révisions.

Exemple

Ce scénario simple illustre quelques-uns des avantages des examens en plusieurs étapes et en série :

Imaginez que Frank ajoute un nouveau flux de travail d’approbation. Il veut que ses collègues Anna et Sean examinent d’abord chaque article, avant de l’examiner lui-même. Il souhaite également que le flux de travail se termine avant sa propre révision si Anna ou Sean rejette l’élément. Frank peut configurer cela de l’une des deux manières suivantes :

• À l’aide d’une révision en sérieFrank met en place une revue en série en une seule étape dans laquelle Anna et Sean sont les deux premiers participants et lui est le troisième ; et il sélectionne l’option Fin au premier rejet .
  Dans cet arrangement, Anna doit approuver l’élément avant que la tâche de Sean ne soit attribuée, puis Sean doit approuver l’élément avant que la tâche de Frank ne soit attribuée. Si Anna rejette l’article, ni Sean ni Frank ne se verront attribuer de tâche ; et si Anna approuve mais que Sean rejette, le flux de travail se termine toujours avant que la tâche de révision de Frank ne soit assignée.
  Voici comment Frank met en place sa revue en série en une seule étape.
  
  
• En utilisant deux étapesSi Frank veut qu’Anna et Sean se voient attribuer leurs révisions en même temps, afin que Sean n’ait pas à attendre qu’Anna ait terminé avant qu’elle puisse commencer, il peut mettre en place deux étapes dans le flux de travail : la première une étape parallèle pour les révisions d’Anna et Sean, et la seconde une étape séparée pour sa propre révision. Encore une fois, il sélectionne l’option Fin au premier rejet . La deuxième étape ne commencera pas tant que la première étape n’est pas terminée ; donc encore une fois, si Anna ou Sean rejette l’article, la tâche de révision de Frank ne sera jamais assignée.
  Voici comment Frank met en place son examen parallèle en deux étapes.
  
  

Voici les schémas des deux solutions.

Participants externes Il existe un processus spécial pour inclure les participants qui ne sont pas membres de votre organization SharePoint. Dans ce processus, un membre du site agit comme un mandataire pour le participant externe.

Voici un diagramme de ce processus :

Attribuer une tâche à chaque groupe entier ou une à chaque membre du groupe ? Si vous incluez une adresse de groupe ou une liste de distribution parmi les participants à votre flux de travail, vous pouvez faire en sorte que le flux de travail affecte une tâche à chaque membre du groupe ou affecter une seule tâche à l’ensemble du groupe (tout en envoyant une notification de cette tâche unique à chaque membre). Lorsqu’une seule tâche est affectée à l’ensemble du groupe, n’importe quel membre du groupe peut la revendiquer et l’accomplir. (Vous trouverez des instructions pour revendiquer une tâche de groupe dans la section complète de cet article.)

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08. De quels renseignements supplémentaires les participants ont-ils besoin ?

Le formulaire d’association comporte un champ de texte dans lequel vous pouvez fournir des instructions, des détails sur les besoins, les ressources, etc.

Vous pouvez inclure deux éléments :

• Coordonnées, au cas où les participants auraient des difficultés ou des questions.
• Si votre flux de travail n’affecte qu’une seule tâche à chaque groupe ou liste de distribution, veuillez mentionner ici qu’un seul membre de chacun de ces groupes doit réclamer la tâche avant de l’achever. De cette façon, les autres membres du groupe ne perdent pas de temps en commençant la même tâche. Vous trouverez les détails de la revendication d’une tâche de groupe dans la partie complète de cet article

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09. Quand les tâches doivent-elles être dues ?

Vous pouvez indiquer quand les tâches de workflow doivent être exécutées de l’une ou l’autre des deux manières suivantes :

Par date calendaire Vous pouvez spécifier une date calendaire unique à laquelle toutes les tâches doivent être effectuées.

• Si vous configurez votre workflow pour qu’il démarre automatiquement, vous ne devez généralement pas utiliser cette option. Cela est dû au fait que la valeur de date que vous spécifiez ne s’ajuste pas automatiquement par rapport à la date actuelle chaque fois que le flux de travail démarre automatiquement.

Par durée de tâche Vous pouvez spécifier un nombre de jours, de semaines ou de mois autorisés pour l’achèvement de chaque tâche, à partir de l’attribution de cette tâche.

• Une date d’échéance calendaire remplace une durée de tâche spécifiée. Autrement dit : si nous sommes aujourd’hui le 10 juin et que je reçois aujourd’hui une tâche d’une durée de trois jours, mais dont la date d’échéance calendaire est également le 11 juin, la tâche sera due le 11 juin (date d’échéance du calendrier) et non le 13 juin (fin de la durée de trois jours).

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10. Quand ce flux de travail se termine-t-il ?

Pour éviter de perdre du temps à effectuer des révisions inutiles, vous pouvez choisir de faire en sorte que le flux de travail se termine immédiatement (avant la date d’échéance spécifiée ou calculée) lorsque l’un des deux événements suivants se produit :

• Tout participant rejette l’élément.
• L’élément est modifié de quelque manière que ce soit.

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11. Qui doit être averti ?

Dans le champ CC , sur la deuxième page du formulaire d’association, vous pouvez saisir les noms ou adresses de toute personne qui doit être avertie chaque fois que ce flux de travail démarre ou se termine.

• La saisie d’un nom ici n’entraîne pas l’attribution d’une tâche de flux de travail à cette personne.
• Lorsque le workflow est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de début et de fin sans avoir besoin d’être spécifiée dans ce champ.
• Lorsque le workflow est démarré automatiquement, la personne qui l’a initialement ajouté reçoit les notifications de début et de fin sans avoir besoin d’être spécifiée dans ce champ.

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12. Ce flux de travail contrôlera-t-il l’approbation du contenu ?

Vous pouvez avoir des listes ou des bibliothèques dans lesquelles vous voulez que les nouveaux éléments et/ou les nouvelles versions des éléments actuels soient examinés pour l’exactitude de leur contenu, ou pour la pertinence de leur forme et de leur style, avant qu’ils ne soient rendus visibles à tous les utilisateurs qui ont accès à la liste. Ce type de processus de révision s’appelle l’approbation du contenu.

Dans les produits SharePoint, vous pouvez utiliser un flux d’approbation pour rendre le processus d’approbation du contenu encore plus simple et plus efficace. Pour plus d’informations, consultez le segment Contrôle de l’approbation du contenu de cet article.

Et maintenant ?

Si vous êtes prêt à ajouter votre nouveau flux de travail d’approbation à votre liste, bibliothèque ou collection de sites, accédez à l’ajout approprié segment (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Contrôler l’approbation du contenu à l’aide d’un workflow d’approbation

Vous pouvez avoir des listes et des bibliothèques dans lesquelles vous voulez que les nouveaux éléments et/ou les nouvelles versions des éléments actuels soient examinés pour l’exactitude de leur contenu ou la pertinence de leur forme et de leur style avant d’être rendus visibles à tous les utilisateurs qui ont accès à la liste. Ce type de processus de révision s’appelle l’approbation du contenu.

Dans les produits SharePoint, vous pouvez contrôler l’approbation du contenu manuellement, sans flux de travail ; Toutefois, un flux de travail d’approbation SharePoint peut rendre le processus encore plus facile et plus efficace.

Si vous n’êtes pas déjà familiarisé avec les fonctionnalités de contrôle de version et d’approbation de contenu dans les produits SharePoint, nous vous recommandons de commencer par passer en revue les articles suivants :

• Exiger l’approbation d’éléments dans une liste ou une bibliothèque de sites
• Approuver ou rejeter des éléments ou des fichiers d’une liste ou d’une bibliothèque de site
• Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque

Il existe deux façons pour un flux de travail d’approbation de contrôler le processus d’approbation du contenu, chaque façon étant associée à un contrôle unique dans les formulaires d’association que vous remplissez lorsque vous ajoutez le flux de travail. Vous pouvez utiliser votre flux de travail pour l’un ou l’autre ou les deux.

Contrôle de la publication des versions majeures

Dans la zone Options de démarrage de la première page du formulaire d’association, il existe une option pour Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d’une version majeure d’un élément. Vous devez tenir compte des éléments suivants :

• Cette option est disponible uniquement pour un flux de travail d’approbation qui s’exécute sur tous les types de contenu d’une seule liste ou bibliothèque, et non pour un flux de travail qui s’exécute uniquement sur des éléments d’un seul type de contenu.
• Pour que cette option soit disponible, l’approbation du contenu doit être activée pour la liste ou la bibliothèque sur la page Paramètres de contrôle de version, et l’option Créer des versions majeures et mineures (brouillon) doit être sélectionnée sur cette même page.
• Si vous sélectionnez cette option, les deux options qui suivent deviennent indisponibles : Démarrer ce workflow lorsqu’un nouvel élément est créé et Démarrer ce workflow lorsqu’un élément est modifié.
• Si vous sélectionnez cette option, votre flux de travail s’exécute automatiquement sur un élément uniquement lorsqu’une personne tente de publier une version majeure de cet élément.
• Dans une liste ou une bibliothèque, il ne peut y avoir qu’un seul workflow d’approbation utilisé pour approuver la publication des versions principales. Si vous tentez de désigner un deuxième workflow dans la même liste ou bibliothèque pour cette fonction, vous serez invité à choisir l’un ou l’autre.

Contrôle non basé sur le contrôle de version

Dans la zone Activer l’approbation du contenu de la deuxième page du formulaire d’association, il existe une option permettant de mettre à jour le status d’approbation une fois le flux de travail terminé (utilisez ce flux de travail pour contrôler l’approbation du contenu).

Cette option est disponible sous la forme où l’approbation du contenu est requise ou non dans la liste ou la bibliothèque. Dans les deux cas, la valeur du champ Approbation de l’article est mise à jour en fonction du résultat du flux de travail.

À l’aide de cette option, vous pouvez :

• Toujours exécuter le workflow manuellement, ou
• Sélectionnez une ou plusieurs des options de démarrage automatique dans la première page du formulaire association, ou
• Autoriser les démarrages manuels et automatiques

Contrôle du contenu pour les sites de publication web

Le contrôle de contenu est un processus spécialisé dans les sites qui publient des pages sur le web. Par conséquent, il existe un flux de travail d’approbation de publication spécialisé à utiliser dans les sites de publication, ainsi qu’un modèle de site (nommé Site de publication avec flux de travail) qui inclut une version de ce flux de travail déjà personnalisée pour une utilisation dans la publication web.

Et maintenant ?

Si vous êtes prêt à ajouter votre nouveau flux de travail d’approbation à votre liste, bibliothèque ou collection de sites, accédez à l’ajout approprié segment (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Ajouter un workflow d’approbation (pour une seule liste ou bibliothèque)

Si vous n’êtes pas encore familiarisé avec l’ajout de flux de travail, vous trouverez peut-être utile d’examiner à la fois les segments LEARN et PLAN dans cet article avant de poursuivre les étapes de ce segment.

Sections de ce segment

1. Avant de commencer
2. Ajouter le workflow

1. Avant de commencer

Deux éléments doivent être en ordre avant de pouvoir ajouter un flux de travail :

Email Pour que le flux de travail envoie des Notifications par e-mail et des rappels, le courrier doit être activé pour votre site SharePoint. Si vous n’êtes pas sûr que cela ait déjà été fait, contactez votre administrateur SharePoint en case activée. Voir également SharePoint 2013 étape par étape : Configuration du paramètre de Email sortant.

Autorisations Les paramètres par défaut de SharePoint nécessitent que vous disposiez de l’autorisation Gérer les listes pour ajouter des flux de travail pour des listes, des bibliothèques ou des collections de sites. (Le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, contrairement au groupe Membres et aux groupes Visiteurs. Pour plus d’informations sur les autorisations, reportez-vous au segment LEARN de cet article.)

Haut du segment

2. Ajouter le workflow

Procédez comme suit :

1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez ajouter le flux de travail.

2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque .

   Remarque

   Le nom de l’onglet peut varier selon le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, l’onglet est nommé Calendrier.

3. Dans le groupe Paramètres , cliquez sur Paramètres du flux de travail.

4. Sur la page Paramètres du flux de travail, sous Afficher les associations de flux de travail de ce type, indiquez si vous souhaitez que le flux de travail s’exécute sur le document, la liste ou un dossier, puis cliquez sur Ajouter un flux de travail.

5. Remplissez la première page du formulaire d’association.
   (Les instructions suivent l’illustration.)
   

   	Type de contenu Conservez la sélection par défaut sur Tout ou sélectionnez un type de contenu spécifique.
   	Modèle Sélectionnez le modèle Approbation - SharePoint 2010 . Remarque : Si le modèle Approbation - SharePoint 2010 n’apparaît pas dans la liste, contactez votre administrateur SharePoint pour savoir comment l’activer pour votre collection de sites ou votre espace de travail. Si vous êtes un administrateur, accédez à Paramètres> du siteFonctionnalités> de collection desites Activer la fonctionnalité Flux de travail.
   	Name (Nom) Tapez un nom pour ce flux de travail. Le nom identifie ce flux de travail pour les utilisateurs de cette liste ou bibliothèque. Pour obtenir des suggestions sur l’attribution d’un nom à votre flux de travail, reportez-vous au segment PLAN de cet article.
   	Liste des tâches Sélectionnez une liste de tâches à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste de tâches existante ou cliquer sur Nouvelle liste de tâches pour créer une nouvelle liste. Pour plus d’informations sur les raisons de la création d’une liste de tâches (par opposition au choix d’une liste existante), voir le segment PLAN de cet article.
   	Historique Sélectionnez une liste d’historique à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste d’historique existante ou cliquer sur Historique des workflows (nouveau) pour créer une nouvelle liste. Pour plus d’informations sur les raisons de la création d’une nouvelle liste d’historique (par opposition au choix d’une liste existante), reportez-vous à la section PLAN de cet article.
   	Options de démarrage Spécifiez la ou les manières dont ce flux de travail peut être démarré. Pour plus d’informations sur la sélection des options de démarrage, reportez-vous au segment PLAN de cet article. Pour plus d’informations sur l’utilisation du workflow pour contrôler l’approbation du contenu, y compris la publication des versions principales, consultez le segment Contrôle de cet article. Notez que l’option Démarrer ce flux de travail pour approuver la publication d’une version majeure d’un élémentn’apparaît pas si vous ajoutez le flux de travail pour un seul type de contenu. Notez également que si vous sélectionnez Démarrer ce workflow pour approuver la publication d’une version majeure d’un élément, les deux zones de case activée suivantes deviennent indisponibles.

6. Quand tous les paramètres de ce formulaire sont comme vous le souhaitez, cliquez sur Suivant.

7. Remplissez la deuxième page du formulaire d’association.
   (Les instructions suivent l’illustration.)

   Remarque

   Les produits SharePoint vous présentent les premières options de cette deuxième page du formulaire d’association (numéros un à sept dans l’illustration suivante, de Approbateurs à CC) chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement, afin que vous puissiez apporter des modifications à ces options pour cette seule instance.

   

   	Affecter à Entrez les noms ou les adresses des personnes auxquelles le flux de travail doit attribuer des tâches. Si les tâches sont affectées une par une (en série) Entrez les noms ou adresses dans l’ordre dans lequel les tâches doivent être affectées. Si toutes les tâches sont attribuées en même temps (en parallèle) L’ordre des noms ou des adresses n’a pas d’importance. Si vous affectez une tâche à une personne extérieure à votre organisation SharePoint Pour plus d’informations sur l’inclusion de participants externes, consultez la partie complète de cet article.
   	ordre Spécifiez si les tâches doivent être affectées une par une (en série) ou toutes en même temps (en parallèle). Pour plus d’informations sur l’utilisation de l’ordre en série et de l’ordre parallèle, reportez-vous à la section PLAN de cet article.
   	Ajouter une nouvelle scène Ajoutez les étapes souhaitées au-delà de la première que vous venez de configurer. Pour supprimer une étape entière, cliquez dans le champ Affecter à de cette étape, puis appuyez sur CTRL+SUPPR. Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir la partie PLAN de cet article.
   	Développer des groupes Pour qu’une tâche soit attribuée à chaque membre de chaque groupe que vous entrez dans le champ Affecter à, activez cette case activée. (Chaque membre du groupe recevra une notification de tâche, et chaque membre aura sa propre tâche à accomplir.) Pour qu’une seule tâche soit affectée à chaquegroupe entier que vous entrez dans le champ Affecter à, décochez cette case activée. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais n’importe quel membre peut revendiquer et terminer la tâche unique au nom de l’ensemble du groupe. Vous trouverez des instructions sur la revendication d’une tâche de groupe dans la section complète de cet article.)
   	Demander Tout texte que vous incluez ici sera inclus dans chaque notification de tâche envoyée par le flux de travail. N’oubliez pas d’inclure les instructions ou les ressources supplémentaires dont les participants pourraient avoir besoin, notamment : Coordonnées. Le cas échéant, une note sur les tâches uniques affectées à des groupes entiers ou à des listes de distribution. (Vous trouverez des instructions pour revendiquer une tâche de groupe dans la section complète de cet article.)
   	Dates d’échéance et durées des tâches Spécifiez une date d’échéance finale pour l’ensemble du flux de travail et/ou spécifiez le nombre de jours, de semaines ou de mois alloués pour l’achèvement de chaque tâche à partir du moment où elle est attribuée. Si ce flux de travail doit démarrer automatiquement, il est généralement judicieux de laisser le champ Date d’échéance de toutes les tâches vide et d’utiliser les deux champs de durée pour contrôler la date d’échéance. Vous pouvez toujours fournir une date d’échéance précise dans le formulaire d’initiation si et quand vous démarrez le flux de travail manuellement. Pour plus d’informations sur le moment d’utiliser les dates d’échéance et le moment d’utiliser les durées des tâches, consultez la section PLAN de cet article.
   	CC Entrez les noms ou adresses e-mail de toutes les personnes qui doivent être averties chaque fois que le flux de travail démarre ou se termine. La saisie d’un nom ici n’entraîne pas l’attribution d’une tâche de flux de travail. Lorsque le workflow est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir besoin d’être spécifiée dans ce champ. Lorsque le workflow est démarré automatiquement, la personne qui l’a initialement ajouté reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir besoin d’être spécifiée dans ce champ.
   	Fin du workflow Sélectionnez aucune de ces options, ni l’une ni l’autre, ni les deux. Pour plus d’informations sur ces options, voir le segment PLAN de cet article.
   	Activer l’approbation de contenu Cochez cette case case activée si vous utilisez ce workflow pour gérer l’approbation du contenu. Pour plus d’informations sur l’utilisation du workflow pour contrôler l’approbation du contenu, y compris la publication des versions principales, consultez le segment Contrôle de cet article.

8. Lorsque vous avez tous les paramètres de cette page comme vous le souhaitez, cliquez sur Enregistrer pour créer le flux de travail.

Ajouter un flux de travail d’approbation (pour toute une collection de sites)

Si vous n’êtes pas encore familiarisé avec l’ajout de flux de travail, vous trouverez peut-être utile d’examiner à la fois les segments LEARN et PLAN dans cet article avant de poursuivre les étapes de ce segment.

Sections de ce segment

1. Avant de commencer
2. Ajouter le workflow

1. Avant de commencer

Deux éléments doivent être en ordre avant de pouvoir ajouter un flux de travail :

Email Pour que le workflow envoie des Notifications par e-mail et des rappels, le courrier électronique doit être activé pour votre site. Si vous n’êtes pas sûr que cela ait déjà été fait, contactez votre administrateur SharePoint en case activée. Voir également SharePoint 2013 étape par étape : Configuration du paramètre de Email sortant.

Autorisations Les paramètres par défaut de SharePoint nécessitent que vous disposiez de l’autorisation Gérer les listes pour ajouter des flux de travail pour des listes, des bibliothèques ou des collections de sites. (Le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, contrairement au groupe Membres et aux groupes Visiteurs. Pour plus d’informations sur les autorisations, reportez-vous au segment LEARN de cet article.)

Haut du segment

2. Ajouter le workflow

Procédez comme suit :

1. Accéder à la page d’accueil de la collection de sites (et non la page d’accueil d’un site ou d’un sous-site au sein de la collection).

2. Cliquez sur l’icône Paramètres du , puis cliquez sur Paramètres du site.

3. Dans la page Paramètres du site, sous Galeries Web Designer, cliquez sur Types de contenu du site.

4. Sur la page Types de contenu du site, cliquez sur le nom du type de contenu du site pour lequel vous souhaitez ajouter un flux de travail.

   Remarque

   Un workflow ajouté à l’ensemble de la collection de sites doit être ajouté pour les éléments d’un seul type de contenu.

   

   1. Sur la page du type de contenu sélectionné, sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.
      
   2. Sur la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Ajouter un flux de travail .
      
   3. Remplissez la première page du formulaire d’association.
      (Les instructions suivent l’illustration.)

   

   	Modèle Sélectionnez le modèle Approbation - SharePoint 2010 . Remarque : Si le modèle Approbation - SharePoint 2010 n’apparaît pas dans la liste, contactez votre administrateur SharePoint pour savoir comment l’activer pour votre collection de sites ou votre espace de travail. Si vous êtes un administrateur, accédez à Paramètres> du site Fonctionnalités > de collection de sites Activer la fonctionnalité Flux de travail.
   	Name (Nom) Tapez un nom pour ce flux de travail. Le nom identifie ce flux de travail pour les utilisateurs de cette collection de sites. Pour obtenir des suggestions sur l’attribution d’un nom à votre flux de travail, reportez-vous au segment PLAN de cet article.
   	Liste des tâches Sélectionnez une liste de tâches à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste de tâches existante ou cliquer sur Nouvelle liste de tâches pour créer une nouvelle liste. Pour plus d’informations sur les raisons de la création d’une liste de tâches (par opposition au choix d’une liste existante), voir le segment PLAN de cet article.
   	Historique Sélectionnez une liste d’historique à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste d’historique existante ou cliquer sur Historique des workflows (nouveau) pour créer une nouvelle liste. Pour plus d’informations sur les raisons de la création d’une nouvelle liste d’historique (par opposition au choix d’une liste existante), reportez-vous à la section PLAN de cet article.
   	Options de démarrage Spécifiez la ou les manières dont ce flux de travail peut être démarré. Pour plus d’informations sur la sélection des options de démarrage, reportez-vous au segment PLAN de cet article.
   	Ajouter ce flux de travail aux types de contenu enfants ? Spécifiez si ce flux de travail doit être ajouté à (associé à) tous les autres types de contenu de site et de liste qui héritent de ce type de contenu. L’opération qui accomplit tous les ajouts supplémentaires peut prendre beaucoup de temps. Si l’héritage est rompu pour les sites ou sous-sites dans lesquels vous souhaitez ajouter ce workflow à l’héritage des types de contenu, veillez à bien être membre du groupe Propriétaires de chacun de ces sites ou sous-sites avant d’exécuter cette opération.

5. Quand tous les paramètres de cette page sont comme vous le souhaitez, cliquez sur Suivant.

6. Remplissez la deuxième page du formulaire d’association.
   (Les instructions suivent l’illustration.)

   Remarque

   Les produits SharePoint vous présentent les premières options de cette deuxième page du formulaire d’association (numéros un à sept dans l’illustration suivante, de Approbateurs à CC) chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement, afin que vous puissiez apporter des modifications à ces options pour cette seule instance.

   

   	Affecter à Entrez les noms ou adresses des personnes auxquelles le flux de travail doit attribuer des tâches. Si les tâches sont affectées une par une (en série) Entrez les noms ou adresses dans l’ordre dans lequel vous voulez que les tâches soient affectées. Si toutes les tâches sont attribuées en même temps (en parallèle) L’ordre des noms ou des adresses n’a pas d’importance. Si vous affectez une tâche à une personne extérieure à votre organisation SharePoint Pour plus d’informations sur l’inclusion de participants externes, consultez la partie complète de cet article.
   	ordre Spécifiez si les tâches doivent être affectées une par une (en série) ou toutes en même temps (en parallèle). Pour plus d’informations sur l’utilisation de l’ordre en série et de l’ordre parallèle, reportez-vous à la section PLAN de cet article.
   	Ajouter une nouvelle scène Ajoutez les étapes souhaitées au-delà de la première que vous venez de configurer. Pour supprimer une étape entière, cliquez dans le champ Affecter à de cette étape, puis appuyez sur CTRL+SUPPR. Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir la partie PLAN de cet article.
   	Développer des groupes Pour qu’une tâche soit attribuée à chaque membre de chaque groupe que vous entrez dans le champ Affecter à, activez cette case activée. (Chaque membre du groupe recevra une notification de tâche, et chaque membre aura sa propre tâche à accomplir.) Pour n’affecter qu’une seule tâche à un groupe entier que vous entrez dans le champ Affecter à, décochez cette case activée. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais n’importe quel membre peut revendiquer et terminer la tâche unique au nom de l’ensemble du groupe. Vous trouverez les instructions relatives à la revendication d’une tâche de groupe dans la section complète de cet article.)
   	Demander Tout texte que vous incluez ici sera inclus dans chaque notification de tâche envoyée par le flux de travail. N’oubliez pas d’inclure les instructions ou les ressources supplémentaires dont les participants pourraient avoir besoin, notamment : Coordonnées. Le cas échéant, une note sur les tâches uniques affectées à des groupes entiers ou à des listes de distribution. (Vous trouverez des instructions pour revendiquer une tâche de groupe dans la section complète de cet article.)
   	Dates d’échéance et durées des tâches Spécifiez une date d’échéance finale pour l’ensemble du flux de travail et/ou spécifiez le nombre de jours, de semaines ou de mois alloués pour l’achèvement de chaque tâche à partir du moment où elle est attribuée. Si ce flux de travail doit démarrer automatiquement, il est généralement judicieux de laisser le champ Date d’échéance de toutes les tâches vide et d’utiliser les deux champs de durée pour contrôler la date d’échéance. Vous pouvez toujours fournir une date d’échéance précise dans le formulaire d’initiation si et quand vous démarrez le flux de travail manuellement. Pour plus d’informations sur le moment d’utiliser les dates d’échéance et le moment d’utiliser les durées des tâches, consultez la section PLAN de cet article.
   	CC Entrez les noms ou adresses e-mail de toutes les personnes qui doivent être averties chaque fois que le flux de travail démarre ou se termine. La saisie d’un nom ici n’entraîne pas l’attribution d’une tâche de flux de travail. Lorsque le workflow est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir besoin d’être spécifiée dans ce champ. Lorsque le workflow est démarré automatiquement, la personne qui l’a initialement ajouté reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir besoin d’être spécifiée dans ce champ.
   	Fin du workflow Sélectionnez aucune de ces options, ni l’une ni l’autre, ni les deux. Pour plus d’informations sur ces options, voir le segment PLAN de cet article.
   	Activer l’approbation de contenu Cochez cette case case activée si vous utilisez ce workflow pour gérer l’approbation du contenu. Pour plus d’informations sur l’utilisation du workflow pour contrôler l’approbation du contenu, y compris la publication des versions principales, consultez le segment Contrôle de cet article.

7. Lorsque vous avez tous les paramètres de cette page comme vous le souhaitez, cliquez sur Enregistrer pour créer le flux de travail.

Et maintenant ?

Si vous êtes prêt, accédez au segment START de cet article et démarrez la première instance pour tester votre nouveau flux de travail.

Démarrer un workflow d’approbation

Un workflow peut être configuré pour être démarré manuellement uniquement, automatiquement uniquement ou dans les deux sens :

• Manuellement à tout moment, par toute personne disposant des autorisations nécessaires.
• Automatiquement chaque fois qu’un événement déclencheur spécifié se produit. autrement dit, lorsqu’un élément est ajouté à la liste ou à la bibliothèque, et/ou lorsqu’un élément de la liste est modifié de quelque manière que ce soit, et/ou lorsque quelqu’un tente de publier une version majeure d’un élément).
  (Le ou les événements déclencheurs sont spécifiés dans la première page du formulaire d’association, lors de l’association et de la configuration d’origine du workflow. Pour plus d’informations, voir le segment PLAN de cet article.)

Sections de ce segment

1. Démarrer automatiquement le workflow
2. Démarrer le workflow manuellement
3. Démarrer manuellement à partir de la liste ou de la bibliothèque
4. Démarrer manuellement à partir d’un programme Microsoft Office

1. Démarrer automatiquement le workflow

Si le workflow est configuré pour démarrer automatiquement, chaque fois qu’un événement déclencheur se produit, le workflow s’exécute sur l’élément qui l’a déclenché.

Lorsque le flux de travail démarre, il affecte la ou les premières tâches et envoie une notification de tâche à chaque personne affectée. Pendant ce temps, il envoie également des notifications de démarrage (distinctes des notifications de tâche) à la personne qui a initialement ajouté le workflow et à toute personne répertoriée dans le champ CC de la deuxième page du formulaire d’association.

Haut du segment

2. Démarrer le workflow manuellement

Remarque sur les autorisations En règle générale, vous devez disposer de l’autorisation Modifier les éléments pour démarrer un flux de travail. (Par défaut, le groupe Membres et le groupe Propriétaires ont tous deux cette autorisation, mais pas le groupe Visiteurs. Toutefois, un propriétaire peut également choisir, workflow par workflow, d’exiger l’autorisation Gérer les listes pour les personnes qui démarrent le workflow. En choisissant cette option, les propriétaires peuvent essentiellement spécifier qu’eux seuls et d’autres propriétaires peuvent démarrer un flux de travail particulier. Pour plus d’informations, consultez le segment Apprendre de cet article.)

Deux points de départ

Vous pouvez démarrer un workflow manuellement à partir de l’un des deux emplacements ci-après :

• À partir de la liste ou de la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké
• À partir de l’élément lui-même, ouvert dans le programme Microsoft Office dans lequel il a été créé. (Notez qu’il doit s’agir du programme installé et non d’une version d’application web).

Les deux autres sections de ce segment fournissent des instructions pour les deux méthodes.

Haut du segment

3. Démarrer manuellement à partir de la liste ou de la bibliothèque

1. Accédez à la liste ou à la bibliothèque où est stocké l’élément sur lequel vous souhaitez exécuter le flux de travail.

2. Cliquez sur les points de suspension en regard du nom de l’élément, puis dans la boîte de dialogue, cliquez sur les points de suspension pour ouvrir le menu de l’élément, puis cliquez sur Flux de travail dans le menu déroulant.

3. Dans la page Workflows : Nom de l’élément , sous Démarrer un nouveau workflow, cliquez sur le workflow que vous souhaitez exécuter.
   

4. Sur la page Modifier un flux de travail, dans le formulaire d’initiation, apportez les modifications que vous souhaitez appliquer à cette instance spécifique du flux de travail.

   Remarque

   Les modifications apportées ici, dans le formulaire d’initiation, ne sont utilisées que pendant l’instance actuelle du flux de travail. Si vous souhaitez apporter des modifications qui s’appliqueront à chaque exécution du flux de travail, ou si vous souhaitez modifier les paramètres du flux de travail qui n’apparaissent pas dans ce formulaire, consultez le segment MODIFIER de cet article.

   

   	Affecter à Apportez des modifications éventuelles à la liste des personnes auxquelles le flux de travail doit attribuer des tâches. Si les tâches sont affectées une à la fois Entrez les noms ou adresses dans l’ordre dans lequel les tâches doivent être affectées. Si toutes les tâches sont attribuées en même temps L’ordre des noms ou des adresses n’a pas d’importance. Si vous affectez une tâche à une personne extérieure à votre organisation SharePoint Pour plus d’informations sur l’inclusion de participants externes, consultez la partie complète de cet article
   	ordre Assurez-vous que les spécifications indiquant si les tâches doivent être affectées une par une (en série) ou toutes en même temps (en parallèle) correspondent à celles que vous souhaitez. Pour plus d’informations sur l’utilisation de l’ordre en série et de l’ordre parallèle, reportez-vous à la section PLAN de cet article.
   	Ajouter une nouvelle scène Ajoutez ou n’importe quelle étape souhaitée au-delà de celle ou de celles qui sont actuellement configurées. Pour supprimer une étape entière, cliquez dans le champ Affecter à de cette étape, puis appuyez sur CTRL+SUPPR. Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir la partie PLAN de cet article.
   	Développer les groupes Pour qu’une tâche soit attribuée à chaque membre de chaque groupe que vous entrez dans le champ Affecter à, activez cette case activée. (Chaque membre du groupe recevra la notification de tâche et chaque membre aura sa propre tâche à accomplir.) Pour qu’une seule tâche soit affectée à chaquegroupe entier que vous entrez dans le champ Affecter à, décochez cette case activée. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais n’importe quel membre peut revendiquer et terminer la tâche unique au nom de l’ensemble du groupe. Vous trouverez les instructions relatives à la revendication d’une tâche de groupe dans la section complète de cet article.)
   	Demander Tout texte que vous incluez ici sera inclus dans chaque notification de tâche envoyée par le flux de travail. N’oubliez pas d’inclure les instructions ou les ressources supplémentaires dont les participants pourraient avoir besoin, notamment : Coordonnées pour toute question ou problème Le cas échéant, une remarque sur les tâches uniques affectées à des groupes entiers ou à des listes de distribution (vous trouverez des instructions pour revendiquer une tâche de groupe dans la section complète de cet article.)
   	Dates d’échéance et durées des tâches Spécifiez une date d’échéance finale pour l’ensemble du flux de travail et/ou spécifiez le nombre de jours, de semaines ou de mois alloués pour l’achèvement de chaque tâche à partir du moment où elle est attribuée. Pour plus d’informations sur le moment d’utiliser les dates d’échéance et le moment d’utiliser les durées des tâches, consultez la section PLAN de cet article.
   	CC Apportez les ajouts ou les suppressions que vous souhaitez. N’oubliez pas que : La saisie d’un nom ici n’entraîne pas l’attribution d’une tâche de flux de travail. Étant donné que vous démarrez le workflow manuellement, vous recevrez les notifications de démarrage et d’arrêt, que vous soyez ou non répertorié dans ce champ.

5. Lorsque vous avez tous les paramètres du formulaire d’initiation comme vous le souhaitez, cliquez sur Démarrer pour démarrer le flux de travail.

Le workflow attribue la ou les premières tâches et, pendant ce temps, envoie des notifications de démarrage à vous et à toute personne répertoriée dans le champ CC du formulaire d’initiation.

Haut du segment

1. Ouvrez l’élément dans le programme Office installé sur votre ordinateur.

2. Dans l’élément ouvert, cliquez sur l’onglet Fichier , cliquez sur Enregistrer & envoyer, puis cliquez sur le workflow que vous souhaitez exécuter sur l’élément.

3. Si le message suivant s’affiche, vous indiquant que le flux de travail a besoin de l’archive, cliquez sur le bouton Point (Archiver).

4. Cliquez sur le gros bouton Démarrer le flux de travail .

5. Sur la page Modifier un flux de travail, dans le formulaire d’initiation, apportez les modifications que vous souhaitez appliquer à cette instance spécifique du flux de travail.

   Remarque

   Les modifications apportées ici, dans le formulaire d’initiation, ne sont utilisées que pendant l’instance actuelle du flux de travail. Si vous souhaitez apporter des modifications qui s’appliqueront à chaque exécution du flux de travail, ou si vous souhaitez modifier les paramètres du flux de travail qui n’apparaissent pas dans ce formulaire, consultez le segment MODIFIER de cet article.

   

	Affecter à Apportez des modifications éventuelles à la liste des personnes auxquelles le flux de travail doit attribuer des tâches. Si les tâches sont affectées une par une (en série) Entrez les noms ou adresses dans l’ordre dans lequel les tâches doivent être affectées. Si toutes les tâches sont attribuées en même temps (en parallèle) L’ordre des noms ou des adresses n’a pas d’importance. Si vous affectez une tâche à une personne extérieure à votre organisation SharePoint Pour plus d’informations sur l’inclusion de participants externes, consultez la partie complète de cet article.
	ordre Assurez-vous que les spécifications indiquant si les tâches doivent être affectées une par une (en série) ou toutes en même temps (en parallèle) correspondent à celles que vous souhaitez. Pour plus d’informations sur l’utilisation de l’ordre en série et de l’ordre parallèle, reportez-vous à la section PLAN de cet article.
	Ajouter une nouvelle scène Ajoutez ou n’importe quelle étape souhaitée au-delà de celle ou de celles qui sont actuellement configurées. Pour supprimer une étape entière, cliquez dans le champ Affecter à de cette étape, puis appuyez sur CTRL+SUPPR. Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, voir la partie PLAN de cet article.
	Développer des groupes Pour qu’une tâche soit attribuée à chaque membre de chaque groupe que vous entrez dans le champ Affecter à, activez cette case activée. (Chaque membre du groupe recevra la notification de tâche et chaque membre aura sa propre tâche à accomplir.) Pour qu’une seule tâche soit affectée à chaquegroupe entier que vous entrez dans le champ Affecter à, décochez cette case activée. (Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais n’importe quel membre peut revendiquer et terminer la tâche unique au nom de l’ensemble du groupe. Vous trouverez les instructions relatives à la revendication d’une tâche de groupe dans la section complète de cet article.)
	Demander Tout texte que vous incluez ici sera inclus dans chaque notification de tâche envoyée par le flux de travail. N’oubliez pas d’inclure les instructions ou les ressources supplémentaires dont les participants pourraient avoir besoin, notamment : Coordonnées pour toute question ou problème. Le cas échéant, une remarque sur les tâches uniques affectées à des groupes entiers ou à des listes de distribution. (Vous trouverez les instructions pour revendiquer une tâche de groupe dans la partie complète de cet article.)
	Dates d’échéance et durées des tâches Spécifiez une date d’échéance finale pour l’ensemble du flux de travail et/ou spécifiez le nombre de jours, de semaines ou de mois alloués pour l’achèvement de chaque tâche à partir du moment où elle est attribuée. Pour plus d’informations sur le moment d’utiliser les dates d’échéance et le moment d’utiliser les durées des tâches, consultez la section PLAN de cet article.
	CC Apportez les ajouts ou les suppressions que vous souhaitez. N’oubliez pas que : La saisie d’un nom ici n’entraîne pas l’attribution d’une tâche de flux de travail. Étant donné que vous démarrez le workflow manuellement, vous recevrez les notifications de démarrage et d’arrêt, que vous soyez ou non répertorié dans ce champ.

1. Lorsque les paramètres du formulaire d’initiation sont tels que vous le souhaitez, cliquez sur Démarrer pour démarrer le flux de travail.

Le workflow attribue la ou les premières tâches et, pendant ce temps, envoie des notifications de démarrage à vous et à toute personne répertoriée dans le champ CC du formulaire d’initiation.

Et maintenant ?

• S’il s’agit de la première fois que ce flux de travail est exécuté, les autres participants peuvent avoir besoin d’informations et d’assistance afin d’accomplir les tâches qui leur sont assignées. (Ils pourraient trouver la partie complète de cet article utile.)
• De plus, c’est une bonne idée de case activée si les participants reçoivent leur Notifications par e-mail, et en particulier que les notifications ne sont pas mal gérées par les filtres de courrier indésirable.
• Et bien sûr, vous devrez peut-être effectuer vous-même une ou plusieurs tâches de flux de travail. Accédez à la section Terminé de cet article pour plus d’informations sur la façon de les compléter.
• En attendant, pour plus d’informations sur la façon dont vous pouvez suivre la progression de l’instance actuelle du flux de travail, accédez au segment SURVEILLER de cet article.

Terminer une tâche de flux de travail d’approbation

Si une tâche vous est affectée pour la première fois dans un flux de travail d’approbation, vous trouverez peut-être utile de revoir cette partie de l’article dans son intégralité avant de terminer votre tâche. De cette façon, vous serez au courant de toutes les options qui peuvent s’offrir à vous.

Tout d’abord, assurez-vous que vous avez le bon article

Différents types de flux de travail nécessitent différentes actions de tâche.

Ainsi, avant de commencer, assurez-vous que la tâche qui vous a été affectée est bien une tâche de flux de travail d’approbation, et non une tâche pour un autre type de flux de travail.

Recherchez le texte Veuillez approuver dans l’un des emplacements suivants :

• Dans la ligne Objet de la notification de tâche
  
• Sur la barre des messages de l’élément à réviser
  
• Dans le titre de la tâche sur la page État du flux de travail
  

Si vous ne voyez pas le texte Veuillez approuver à ces emplacements, case activée avec la personne qui a démarré ou initialement ajouté le flux de travail pour savoir sur quel modèle de flux de travail il est basé ou s’il s’agit d’un flux de travail personnalisé. Vous trouverez des liens vers des articles sur l’utilisation des autres types de flux de travail inclus avec les produits SharePoint dans la section Voir aussi de cet article.

Si votre tâche est une tâche d’approbation, cependant, continuez à lire !

Sections de ce segment

1. Vue d’ensemble du processus
2. Accédez à l’élément et au formulaire de tâche à partir du message de notification de tâche
3. Accéder à l’élément et au formulaire de tâche à partir de la liste ou de la bibliothèque
4. Vérifier l’article
5. Remplir et envoyer le formulaire de tâche
6. Notifications en retard
7. Revendiquer et terminer une tâche de groupe (facultatif)
8. Demander une modification de l’article (facultatif)
9. Réaffecter votre tâche d’approbation à quelqu’un d’autre (facultatif)
10. Effectuer une tâche pour le compte d’un participant externe (facultatif)

1. Un aperçu du processus

Lorsqu’une tâche vous est assignée dans un flux de travail, vous la découvrez généralement de l’une des trois manières suivantes :

• Vous recevez une notification de tâche par courrier électronique.
• Vous ouvrez un document Microsoft Office et une barre des messages vous informe qu’une tâche connexe vous a été affectée.
• Vous consultez le site SharePoint dans une case activée et constatez qu’une ou plusieurs tâches vous sont actuellement attribuées.

Lorsque vous découvrez qu’une tâche de flux de travail d’approbation vous a été attribuée, vous effectuez généralement deux opérations :

• Vérifier l’article Déterminez si vous pouvez approuver l’élément dans son état actuel.
• Terminer votre tâche Utilisez le formulaire de tâche pour soumettre les résultats de votre révision.

Par conséquent, les trois éléments suivants sont souvent impliqués dans l’accomplissement de la tâche :

• Le message de notification (que vous recevez par courrier électronique)
• L’élément soumis à votre approbation (que vous ouvrez et examinez)
• Le formulaire de tâche (que vous ouvrez, remplissez et envoyez)

Voici à quoi ressemblent ces trois éléments.

Haut du segment

2. Accédez à l’élément et au formulaire de tâche à partir du message de notification de tâche

Procédez comme suit :

1. Dans le message de notification de tâche, dans la section Pour suivre les instructions de cette tâche, cliquez sur le lien vers l’élément.
2. Dans l’élément ouvert, cliquez sur le bouton Ouvrir cette tâche dans la barre des messages.

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3. Accéder à l’élément et au formulaire de tâche à partir de la liste ou de la bibliothèque

Procédez comme suit :

1. Dans la liste ou la bibliothèque où est stocké l’élément à vérifier, cliquez sur le lien En cours associé à l’élément et au flux de travail.
2. Sur la page État du flux de travail, cliquez sur le titre de votre tâche.
3. Dans le formulaire de tâche, dans la barre de message Cette tâche de workflow s’applique, cliquez sur le lien vers l’élément.

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4. Vérifier l’article

Dans cet exemple, l’élément est un document Microsoft Word.

Notez les deux barres de message jaunes en haut du document :

• Serveur en lecture seuleCe document est ouvert en mode lecture seule, c’est-à-dire que vous pouvez lire le document, mais vous ne pouvez y apporter aucune modification.
  (Notez que lors de l’exécution d’une tâche de flux de travail d’approbation, vous n’apportez généralement pas de modifications directement dans l’élément lui-même. Au lieu de cela, vous utilisez le formulaire de tâche pour enregistrer toutes vos réponses.)
• Tâche de workflowLorsque vous êtes prêt à enregistrer votre réponse dans le formulaire de tâche, cliquez sur le bouton Ouvrir cette tâche .

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5. Remplir et envoyer le formulaire de tâche

Le formulaire de tâche d’une tâche de flux de travail d’approbation ressemble à ceci.

Notez que les deux premiers éléments (Supprimer l’élément et Cette tâche de workflow s’applique au titre de l’élément) n’apparaissent pas dans le formulaire de tâche lorsqu’il est ouvert à partir de l’élément pour révision.

	Supprimer l’élément Pour supprimer cette tâche de l’instance actuelle du workflow, cliquez sur ce bouton. La suppression de la tâche ne supprime pas l’élément à examiner. Si vous supprimez la tâche, cette action fonctionne comme (et est enregistrée dans l’historique comme) un rejet du document. Par conséquent, si le flux de travail est configuré pour se terminer au premier rejet, la suppression de la tâche met fin au flux de travail. Une tâche qui a été supprimée n’apparaît plus dans la zone Tâches de la page État du flux de travail. (Cependant, la suppression et le rejet automatique qui en résulte sont toujours enregistrés dans la zone Historique de la page.)Si vous n’avez pas démarré cette instance du flux de travail, vous souhaiterez peut-être case activée avec la personne qui l’a fait avant de supprimer la tâche.
	Cette tâche de workflow s’applique au titre de l’élément Pour ouvrir l’article pour examen, cliquez sur le lien ici.
	État, Demandé par, Commentaires consolidés, Date d’échéance Vous ne pouvez pas modifier les entrées de ces quatre champs, mais les informations qu’ils contiennent pourraient vous être utiles. Notez que la zone Commentaires consolidés contient non seulement des instructions supplémentaires sur la façon d’effectuer votre tâche, mais également tous les commentaires soumis par les participants qui ont déjà terminé leurs tâches dans cette même instance du flux de travail. De la même manière, après avoir soumis votre propre formulaire, tous les commentaires que vous incluez dans la case Commentaires (4) apparaîtront également dans la case Commentaires consolidés pour les participants ultérieurs.
	Commentaires Tout texte que vous saisissez ici sera enregistré dans l’historique des flux de travail et apparaîtra également dans le champ Commentaires consolidés (3) pour les participants suivants.
	Approuver Pour approuver l’élément, tapez d’abord les commentaires que vous souhaitez apporter dans le champ Commentaires (4), puis cliquez sur ce bouton.
	Refuser Pour rejeter l’élément, tapez d’abord les commentaires que vous souhaitez apporter dans le champ Commentaires (4), puis cliquez sur ce bouton.
	Annuler Pour fermer le formulaire de tâche sans enregistrer les modifications ou les réponses, cliquez sur ce bouton. La tâche restera incomplète et vous sera assignée.
	Demander une modification Pour demander une modification de l’élément que vous révisez, cliquez sur ce bouton. Pour obtenir une illustration du formulaire dans lequel vous entrerez les détails de votre demande, et pour obtenir d’autres instructions, passez à la section 8 de ce segment, Demander une modification de l’élément. Remarque : Cette option peut être désactivée pour certaines tâches de flux de travail.
	Réaffecter la tâche Pour réaffecter la tâche d’approbation à quelqu’un d’autre, cliquez sur ce bouton. Pour obtenir une illustration de la page dans laquelle vous allez entrer les détails de la réaffectation, et pour obtenir des instructions supplémentaires, reportez-vous à la section 7 de ce segment, Réaffecter la tâche d’approbation à quelqu’un d’autre. Remarque : Cette option peut être désactivée pour certaines tâches de flux de travail.

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6. Notifications en retard

Si une tâche ou une instance entière du flux de travail est en retard pour achèvement, des notifications sont automatiquement envoyées à :

• La personne à qui la tâche est affectée
• La personne qui a démarré le workflow (ou, si le démarrage a été automatique, la personne qui a ajouté le workflow à l’origine)

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7. Revendiquer et terminer une tâche de groupe (facultatif)

Si une seule tâche est affectée à un groupe entier auquel vous appartenez, n’importe quel membre du groupe peut revendiquer et effectuer cette tâche unique au nom de l’ensemble du groupe.

Réclamez la tâche avant de vérifier l’élément. Dès que vous réclamez la tâche, elle vous est affectée et aucun autre membre du groupe ne peut la terminer. (De cette façon, une seule personne effectue le travail nécessaire.)

1. Sur la page État du flux de travail, pointez sur le nom de la tâche affectée à votre groupe jusqu’à ce qu’une flèche apparaisse
2. Cliquez sur la flèche, cliquez sur Modifier l’élément , puis, dans le formulaire de tâche, cliquez sur le bouton Tâche de réclamation .
   

Lorsque la page État du workflow est actualisée, vous pouvez voir que la tâche n’est plus affectée au groupe, mais spécifiquement à vous.

Plus tard, si vous souhaitez à nouveau libérer la tâche dans le groupe sans la terminer, utilisez les mêmes étapes pour revenir au formulaire de tâche, mais cliquez maintenant sur le bouton Libérer la tâche .

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8. Demander une modification de l’article (facultatif)

Avant de commencer ce processus, notez que le flux de travail peut être configuré pour se terminer immédiatement si une modification est apportée à l’élément. Il peut être judicieux de case activée avec la personne qui a démarré ou ajouté le flux de travail à l’origine, pour vous assurer que tout est correct pour qu’une modification soit apportée et que le flux de travail se termine à ce stade.

Nous allons illustrer l’option de demande de modification en la plaçant dans un scénario :

Tout d’abord, imaginez que vous vous appelez Frank.

Ensuite, imaginez qu’une collègue nommée Anne a démarré un flux de travail d’approbation sur un document qu’elle a créé.

Lorsque vous examinez le nouveau document d’Anna, vous avez l’impression que l’introduction est trop longue.

Vous cliquez sur le bouton Demander une modification en bas du formulaire de tâche de flux de travail, puis vous complétez ce formulaire.

	Demander une modification de Entrez le nom ou l’adresse e-mail de la personne pour laquelle vous demandez le changement. (Pour envoyer votre demande à la personne qui a lancé cette exécution du flux de travail ou, si le flux de travail a démarré automatiquement, à la personne qui a initialement ajouté ce flux de travail d’approbation, vous pouvez également laisser ce champ vide.)
	Nouvelle requête Décrivez la modification que vous souhaitez apporter et fournissez toutes les informations dont la personne qui apporte la modification aura besoin. (Tout texte que vous entrez ici sera ajouté dans la zone Commentaires consolidés .)
	Nouvelle durée Effectuez l’une des trois opérations suivantes : Pour conserver la date d’échéance existante Laissez ce champ vide. Pour supprimer entièrement la date d’échéance Tapez le chiffre 0. Pour spécifier une nouvelle date d’échéance Tapez ici un nombre, puis spécifiez les unités de durée dans le champ suivant. Ensemble, les deux entrées identifient la période précédant l’échéance de la tâche de modification.
	Nouvelles unités de durée Si vous spécifiez une nouvelle durée de tâche, utilisez ce champ conjointement avec le champ Nouvelle durée pour identifier la période précédant l’échéance de la tâche. (Par exemple : 3 jours , 1 mois ou 2 semaines.)

Lorsque vous avez toutes les entrées de formulaire comme vous le souhaitez, vous cliquez sur Envoyer et votre tâche en cours est marquée commeterminée. (Mais vous n’avez pas encore terminé. Une tâche d’approbation vous sera à nouveau affectée une fois qu’Anna aura terminé la tâche de modification).

Pendant ce temps, Anna reçoit la notification par e-mail suivante :

Anna peut dire après un simple coup d’œil à la ligne d’objet (numéro 1 dans l’illustration) qu’il ne s’agit pas d’une notification d’approbation ordinaire, mais plutôt d’une demande de modification de quelque chose sur l’élément. Elle trouve les informations sur la modification spécifique qui a été demandée dans le texte Modification demandée ( numéro 2).

Anna extrait l’élément, effectue les modifications demandées, puis enregistre ses modifications et réintègre l’élément.

Ensuite, elle accède à la page État du workflow et ouvre sa tâche de demande de modification à partir de la zone Tâches.

        

Anna ajoute les informations qu’elle souhaite dans le champ Commentaires , puis clique sur Envoyer la réponse. Le workflow effectue deux actions :

• La tâche de demande de modification d’Anna est marquée comme étant terminée.
• Il vous affecte une nouvelle tâche d’approbation (avec les commentaires d’Anna ajoutés dans le champ Commentaires consolidés ) et vous envoie une notification à ce sujet.

Vous pouvez maintenant poursuivre et terminer votre examen de l’élément modifié.

Pendant ce temps, toutes ces actions sont suivies et visibles dans la section Historique du workflow de la page État du workflow, comme illustré dans l’illustration suivante.

Voici un diagramme de l’ensemble du processus.

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9. Réaffecter votre tâche d’approbation à quelqu’un d’autre (facultatif)

Si vous souhaitez que quelqu’un d’autre effectue une tâche de flux de travail qui vous a été assignée, cliquez sur le bouton Réaffecter la tâche dans le formulaire de tâche de flux de travail.

Ce formulaire s’affiche.

	Réaffecter la tâche à Entrez le nom ou l’adresse de la personne à qui vous voulez confier cette tâche. Pour affecter cette tâche à la personne qui a lancé le flux de travail ou, si le flux de travail a démarré automatiquement, à la personne qui a initialement ajouté ce flux de travail, laissez ce champ vide.
	Nouvelle requête Fournissez toutes les informations dont la personne à qui vous affectez la tâche aura besoin pour la mener à bien. (Tout texte que vous entrez ici sera ajouté dans la zone Commentaires consolidés .)
	Nouvelle durée Effectuez l’une des trois opérations suivantes : Pour conserver la date d’échéance existante Laissez ce champ vide. Pour supprimer entièrement la date d’échéance Tapez le chiffre 0. Pour spécifier une nouvelle date d’échéance Tapez ici un nombre, puis spécifiez les unités de durée dans le champ suivant. Ensemble, les deux entrées identifient la période précédant l’échéance de la tâche de modification.
	Nouvelles unités de durée Si vous spécifiez une nouvelle durée de tâche, utilisez ce champ conjointement avec le champ Nouvelle durée pour identifier la période précédant l’échéance de la tâche. (Par exemple : 3 jours , 1 mois ou 2 semaines.)

Une fois le formulaire rempli, cliquez sur Envoyer. Votre tâche est marquée comme terminée, une nouvelle tâche est affectée à la personne désormais responsable de la tâche et une notification de tâche est envoyée.

Toutes les nouvelles informations que vous avez fournies sont incluses dans le texte Délégué par la notification de nouvelle tâche (numéro 1 dans l’illustration suivante).

Pendant ce temps, toutes ces modifications sont suivies et visibles dans les sections Tâches et Historique de la page État du flux de travail, comme illustré ici.

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10. Effectuer une tâche pour le compte d’un participant externe (facultatif)

Il existe un processus spécial pour inclure les participants qui ne sont pas membres de votre organization SharePoint. Dans ce processus, un membre du site agit comme mandataire pour le participant externe :

1. Incluez l’adresse électronique du participant externe à l’étape appropriée sur la deuxième page du formulaire d’association.
2. Le flux de travail affecte en fait la tâche du participant externe au membre du site qui démarre le flux de travail ou, si le flux de travail démarre automatiquement, au membre qui a ajouté le flux de travail à l’origine. Cette personne à qui la tâche est effectivement assignée agit comme mandataire pour le participant extérieur.
3. Ce membre du site reçoit une notification de tâche, avec des instructions pour envoyer une copie de l’élément pour révision au participant externe. (Pendant ce temps, le participant externe reçoit une copie de la notification de tâche, qui peut fonctionner comme une alerte ou un avertissement utile.)
4. Le membre du site auquel la tâche est réellement assignée envoie une copie de l’élément au participant externe.
5. Le participant externe examine l’élément et renvoie sa réponse au membre du site.
6. Lorsque la réponse du participant externe arrive, le membre du site termine la tâche au nom du participant externe.

Voici un diagramme du processus.

Superviser, ajuster ou arrêter un flux de travail d’approbation en cours d’exécution

L’emplacement central à partir duquel vous pouvez surveiller, ajuster ou arrêter un flux de travail en cours d’exécution est la page État du flux de travail pour cette instance du flux de travail.

Nous allons d’abord vous montrer comment accéder à cette page, puis nous vous montrerons comment utiliser les options et les informations qui s’y trouvent. Enfin, nous vous montrerons deux autres pages où vous pouvez obtenir des informations de surveillance supplémentaires.

Sections de ce segment

1. Accédez à la page État du workflow
2. Utiliser la page État du workflow pour surveiller la progression du workflow
3. Modifier les tâches actives (tâches déjà attribuées)
4. Modifier les tâches futures (tâches non encore affectées)
5. Annuler ou mettre fin à cette exécution du workflow
6. Découvrir quels workflows s’exécutent sur un élément
7. Surveiller les flux de travail pour l’ensemble de la collection de sites

1. Accédez à la page État du workflow

Dans la liste ou la bibliothèque où se trouve l’élément, cliquez sur le lien En cours pour l’élément et le flux de travail souhaités.

Dans cet exemple, l’élément est le document intitulé Brouillon de discours d’ouverture et le flux de travail est Approbation 3.

La page État du workflow s’ouvre.

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2. Utiliser la page État du workflow pour surveiller la progression du workflow

Ici, sous l’illustration de chaque section de la page État du flux de travail, vous trouverez les questions de surveillance auxquelles la section répond.

Section Informations sur le flux de travail

Questions répondues :

• Qui a lancé cette instance du flux de travail ?
• Quand cette instance a-t-elle été créée ?
• Quand la dernière action dans cette instance s’est-elle produite ?
• Sur quel élément cette instance s’exécute-t-elle ?
• Quel est le status actuel de cette instance ?

Section Tâches

Questions répondues :

• Quelles tâches ont déjà été créées et affectées, et quel est leur statut actuel ?
• Quelles tâches ont déjà été accomplies et quel a été le résultat de chacune de ces tâches ?
• Quelle est la date d’échéance pour chaque tâche déjà créée et affectée ?

Les tâches qui ont été supprimées et celles qui n’ont pas encore été attribuées n’apparaissent pas dans cette section.

Section Historique du workflow

Questions répondues :

• Quels événements se sont déjà produits dans cette instance du flux de travail ?
• Notez que les tâches en retard et les notifications de tâches en retard n’apparaissent pas dans cette zone.

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3. Modifier les tâches actives (tâches déjà attribuées)

Il existe deux façons de modifier les tâches qui sont déjà affectées mais pas encore terminées :

• Modifier une seule tâche active
• Modifier toutes les tâches actives

Modifier une seule tâche active

AutorisationsPour apporter des modifications à une tâche unique affectée à une personne autre que vous-même, vous devez disposer de l’autorisation Gérer les listes. (Le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, contrairement au groupe Membres et aux groupes Visiteurs. Il est donc possible, par exemple, d’avoir des autorisations qui vous permettent de démarrer un flux de travail, mais pas d’apporter des modifications à la tâche d’un autre participant.)

Si vous disposez des autorisations nécessaires :

1. Cliquez sur le titre de la tâche dans la liste Tâches .
   
2. Utilisez le formulaire de tâche pour terminer, supprimer ou réaffecter la tâche.

Pour obtenir des instructions plus détaillées sur l’utilisation du formulaire de tâche, consultez la section complète de cet article.

Modifier toutes les tâches actives

Autorisations Les quatre liens de commande de l’illustration suivante apparaissent sur la page État du workflow de toute personne disposant de l’autorisation Gérer les listes. Les trois premiers liens apparaissent sur la page de la personne qui a démarré l’instance de flux de travail, mais le lien Terminer ce flux de travailn’apparaît que si cette personne dispose également de l’autorisation Gérer les listes. (Là encore, le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, contrairement au groupe Membres et aux groupes Visiteurs.)

1. Dans la zone située juste en dessous de la visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Mettre à jour les tâches actives d’approbation .

2. Apportez vos modifications dans le formulaire qui s’ouvre, puis cliquez sur OK.

   • Des messages reflétant vos modifications sont envoyés aux personnes auxquelles des tâches sont actuellement attribuées dans cette exécution.
   • Les tâches déjà terminées ou supprimées et celles qui ne sont pas encore affectées ne sont pas affectées par les modifications que vous apportez dans ce formulaire.
   • Si vous souhaitez apporter des modifications à des tâches qui ne sont pas encore affectées, consultez la section suivante, Modifier les tâches futures.

durée par tâche, unités de durée Pour conserver la date d’échéance existante Laissez la durée par tâche vide et ne modifiez pas les unités de durée. Pour supprimer la date d’échéance afin qu’il n’y en ait pas Tapez le chiffre 0 dans Durée par tâche. Pour déplacer la date d’échéance en prolongeant la durée de la tâche Utilisez les deux champs de durée pour spécifier le nombre et le type d’unités dont vous souhaitez étendre la durée.

Demander Pour modifier le texte de la demande Apportez les modifications souhaitées dans la zone de texte.

1. Lorsque tous les champs du formulaire sont tels que vous le souhaitez, cliquez sur OK.

Toutes les tâches actives dans l’instance actuelle sont mises à jour.

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4. Modifier les tâches futures (tâches non encore affectées)

Autorisations Les quatre liens de commande de l’illustration suivante apparaissent sur la page État du workflow de toute personne disposant de l’autorisation Gérer les listes. Les trois premiers liens apparaissent sur la page de la personne qui a démarré l’instance de flux de travail, mais le lien Arrêter ce flux de travail maintenantn’apparaît que si cette personne dispose également de l’autorisation Gérer les listes. (Là encore, le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, contrairement au groupe Membres et aux groupes Visiteurs.)

1. Sur la page État du flux de travail, dans la zone située juste en dessous de la visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Ajouter ou mettre à jour des approbateurs d’approbation .

2. Apportez vos modifications dans le formulaire qui s’ouvre, puis cliquez sur METTRE À JOUR.

   Remarque

   Les tâches déjà créées et affectées ne sont pas affectées par les modifications que vous apportez dans ce formulaire.

	participants, ordre, développer les groupes Pour ajouter ou supprimer des participants, ou pour modifier l’ordre des tâches Ajoutez, supprimez et/ou réorganisez l’ordre des noms ou adresses des participants dans le champ Participants . Pour supprimer une étape entière, cliquez dans le champ Affecter à pour cette étape, puis appuyez sur CTRL+SUPPR. Remarque : Vous pouvez utiliser la zone Développer les groupes case activée pour spécifier si les groupes de distribution répertoriés doivent être affectés à une seule tâche pour l’ensemble du groupe ou à une tâche par membre. Pour plus d’informations sur l’utilisation de ces champs, voir le segment PLAN et l’ajout approprié segment (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.
	Demander Pour modifier le texte de la demande Apportez les modifications souhaitées au texte de la zone.
	Date d’échéance de toutes les tâches, durée par tâche, unités de durée Pour modifier ou supprimer la date d’échéance du calendrier Supprimez la date existante, puis fournissez-en une nouvelle ou, pour supprimer complètement la date d’échéance spécifique, laissez le champ vide. (Ne tapez pas de zéro dans ce champ. Ce champ doit contenir une date calendaire ou être vide.) Pour conserver la durée existante Laissez la durée par tâche vide et ne modifiez pas les unités de durée. Pour supprimer la durée afin qu’il n’y en ait aucune Tapez le chiffre 0 dans Durée par tâche. Pour prolonger la durée de la tâche Utilisez les deux champs de durée pour spécifier le nombre et le type d’unités dont vous souhaitez prolonger la durée. (Pour plus d’informations sur la définition de dates d’échéance et de durées, voir le segment PLAN de cet article.)

1. Lorsque tous les champs du formulaire sont tels que vous le souhaitez, cliquez sur OK.

Toutes les tâches futures dans l’instance actuelle refléteront vos modifications.

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5. Annuler ou mettre fin à cette exécution du workflow

Il existe deux façons d’arrêter l’exécution d’une instance de workflow avant qu’elle ne soit terminée :

• Annuler le workflow Toutes les tâches sont annulées, mais sont conservées dans la zone Tâches de la page État du flux de travail.
• Mettre fin au workflow Toutes les tâches sont annulées et sont supprimées de la zone Tâches de la page État du flux de travail. (Toutefois, ils sont toujours reflétés dans la zone Historique du flux de travail.)

Les instructions pour les deux méthodes sont suivantes.

Annuler (toutes les tâches annulées mais conservées à la fois dans la liste des tâches et dans l’historique)

Autorisations Les quatre liens de commande de l’illustration suivante apparaissent sur la page État du workflow de toute personne disposant de l’autorisation Gérer les listes. Les trois premiers liens apparaissent sur la page de la personne qui a démarré l’instance de flux de travail, mais le lien Terminer le flux de travailn’apparaît que si cette personne dispose également de l’autorisation Gérer les listes. (Là encore, le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, contrairement au groupe Membres et aux groupes Visiteurs.)

Si l’instance actuelle d’un flux de travail n’est plus nécessaire, elle peut être arrêtée.

• Sur la page État du flux de travail, dans la zone située juste en dessous de la visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Annuler toutes les tâches d’approbation .
• Cliquez sur Oui pour confirmer.

Toutes les tâches en cours sont annulées et le workflow se termine avec le status Annulé. Les tâches annulées sont toujours répertoriées dans la zone Tâches et dans la zone Historique des workflows .

Terminer (toutes les tâches supprimées de la liste des tâches mais conservées dans l’historique)

Autorisations Les quatre liens de commande de l’illustration suivante apparaissent sur la page État du workflow de toute personne disposant de l’autorisation Gérer les listes. Les trois premiers liens apparaissent sur la page de la personne qui a démarré l’instance de flux de travail, mais le lien Terminer ce flux de travailn’apparaît que si cette personne dispose également de l’autorisation Gérer les listes. (Là encore, le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut, contrairement au groupe Membres et aux groupes Visiteurs.)

Si une erreur se produit, ou si le workflow s’arrête et ne répond pas, elle peut être arrêtée.

Sur la page État du flux de travail, dans la zone située juste en dessous de la visualisation du flux de travail, cliquez sur Terminer ce flux de travail, puis cliquez sur Oui pour confirmer.

Toutes les tâches créées par le workflow sont annulées et sont supprimées de la zone Tâches de la page État du workflow, bien qu’elles soient toujours reflétées dans la zone Historique du workflow . Le workflow se termine avec le status Workflow annulé.

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6. Découvrir quels workflows s’exécutent sur un élément

Sur la page Workflows de n’importe quel élément, vous trouverez la liste des workflows en cours d’exécution sur cet élément.

1. Accédez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké.
2. Pointez sur le nom de l’élément, cliquez sur la flèche qui s’affiche, puis cliquez sur Flux de travail dans le menu déroulant.
3. Dans la page Workflows : Nom de l’élément , sous Workflows en cours d’exécution, vous trouverez une liste des instances en cours d’exécution sur l’élément.

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7. Surveiller les flux de travail pour l’ensemble de la collection de sites

Les administrateurs de collections de sites peuvent voir d’un coup d’œil :

• Nombre de workflows basés sur chaque modèle de workflow actuellement présents dans la collection de sites.
• Indique si chaque modèle de workflow est actuellement actif ou inactif dans la collection de sites.
• Le nombre d’instances de versions de flux de travail basées sur chaque modèle de flux de travail actuellement en cours d’exécution dans la collection de sites.

Voici comment procéder :

1. Ouvrez la page d’accueil de la collection de sites (et non la page d’accueil d’un site ou d’un sous-site au sein de la collection).
2. Cliquez sur l’icône Paramètres du , puis cliquez sur Paramètres du site.
3. Dans la page Paramètres du site, sous Administration du site, cliquez sur Flux de travail.

La page Workflows s’ouvre et affiche les informations.

Et maintenant ?

S’il s’agit de la première fois que cette version de workflow s’exécute, vous pouvez utiliser les instructions du segment REVIEW de cet article pour afficher les événements dans l’instance et découvrir si le workflow fonctionne comme vous le souhaitez.

EXAMINER les résultats du workflow d’approbation et créer des rapports

Une fois votre instance de workflow terminée, vous pouvez passer en revue les événements enregistrés dans son historique. (Vous pouvez accéder à l’enregistrement de n’importe quelle instance pendant 60 jours après l’achèvement de l’instance.)

Vous pouvez également exécuter des rapports sur les performances globales du flux de travail sur plusieurs instances.

Sections de ce segment

1. Examiner les événements dans l’instance la plus récente
2. Accéder à l’historique des instance jusqu’à 60 jours
3. Créer des rapports de performances de workflow

1. Examiner les événements de l’instance la plus récente

Tant qu’un élément reste dans la même liste ou bibliothèque, et jusqu’à ce que le même workflow soit réexécuté sur le même élément, l’historique de l’instance la plus récente est accessible à partir de la liste ou de la bibliothèque.

Pour afficher la page État du workflow de l’instance la plus récente d’un workflow exécuté sur n’importe quel élément :

• Dans la liste ou la bibliothèque où se trouve l’élément, cliquez sur le lien de statut de l’élément et du workflow souhaités.

Dans cet exemple, l’élément est le document intitulé Brouillon d’ouverture et le flux de travail est Approbation d’un nouveau document.

Sur la page État du flux de travail, la section Historique du flux de travail se trouve en bas.

Haut du segment

2. Accéder à l’historique des instance jusqu’à 60 jours

Que se passe-t-il si vous souhaitez revoir l’historique d’un instance après avoir réexécuté le même workflow sur le même élément ?

En fait, vous pouvez le faire pendant 60 jours maximum, à partir de l’un des deux points d’entrée : la liste ou la bibliothèque, ou la notification d’achèvement du flux de travail.

À partir de la liste ou de la bibliothèque

1. Accédez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké.
2. Pointez sur le nom de l’élément, cliquez sur la flèche qui s’affiche, puis cliquez sur Flux de travail dans le menu déroulant.
3. Sur la page Workflows : Nom de l’élément, sous Workflows terminés, cliquez sur le nom ou le status de l’instance de workflow que vous souhaitez examiner.
   
   La page État du workflow pour cette instance s’ouvre.

À partir de la notification de fin de workflow

• Ouvrez la notification de fin de workflow pour l’instance que vous souhaitez examiner, puis cliquez sur le lien Afficher l’historique du workflow.

La page État du workflow pour cette instance s’ouvre.

Afin de conserver toutes vos notifications d’achèvement, vous pouvez créer une règle Outlook. Configurez la règle pour copier tous les messages entrants dont le texte est terminé sur la ligne d’objet dans leur propre dossier distinct. (Assurez-vous que votre règle Outlook copie les messages entrants et ne les déplace pas simplement, sinon ils n’apparaîtront pas également dans votre boîte de réception.)

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3. Créer des rapports de performances de workflow

Pour connaître les performances générales de l’une des versions de votre flux de travail, au fil du temps et sur plusieurs instances, vous pouvez créer l’un ou l’autre des deux rapports prédéfinis, ou les deux :

• Rapport Durée de l’activité Utilisez ce rapport pour afficher la moyenne du temps nécessaire à chaque activité d’un flux de travail, ainsi que le temps nécessaire à chaque exécution complète ou instance de ce flux de travail.
• Rapport d’annulation et d’erreurs Ce rapport permet de voir si un workflow est fréquemment annulé ou s’il rencontre des erreurs avant son achèvement.

Créer les rapports disponibles pour un flux de travail

1. Dans la liste ou la bibliothèque, dans la colonne Statut de ce workflow, cliquez sur un lien d’informations de status.
   
2. Sur la page État du flux de travail, sous Historique du flux de travail, cliquez sur Afficher les rapports de flux de travail.
   
3. Recherchez le workflow pour lequel vous souhaitez afficher un rapport, puis cliquez sur le nom du rapport que vous souhaitez afficher.
   
4. Sur la page Personnaliser, conservez ou modifiez l’emplacement où le fichier de rapport sera créé, puis cliquez sur OK.
   
   Le rapport est créé et enregistré à l’emplacement spécifié.
5. Une fois le rapport terminé, vous pouvez cliquer sur le lien affiché dans l’illustration suivante pour l’afficher. Sinon, cliquez sur OK pour terminer et fermer la boîte de dialogue. (Plus tard, lorsque vous serez prêt à afficher le rapport, vous le trouverez à l’emplacement que vous avez spécifié à l’étape précédente.)
   

Et maintenant ?

Si votre flux de travail fonctionne exactement comme vous le souhaitez, vous êtes prêt à commencer à l’utiliser.

Si vous souhaitez modifier quelque chose à son fonctionnement, consultez le segment MODIFIER de cet article.

MODIFIER, désactiver ou supprimer un flux de travail d’approbation

Après avoir exécuté la première instance de votre nouveau workflow d’approbation et examiné les résultats, vous souhaiterez peut-être apporter une ou plusieurs modifications à la configuration du flux de travail.

En outre, vous souhaiterez peut-être à différents moments à l’avenir apporter d’autres modifications à la configuration.

Enfin, vous souhaiterez peut-être à un moment donné désactiver le flux de travail pendant une période plus ou moins longue, mais pas le supprimer, ou vous voudrez peut-être le supprimer complètement.

Sections de ce segment

1. Modifier les paramètres permanents d’un flux de travail
2. Désactiver ou supprimer un workflow

1. Modifier les paramètres permanents d’un flux de travail

Pour apporter des modifications permanentes aux paramètres d’un flux de travail existant, ouvrez et modifiez le formulaire d’association que vous avez utilisé à l’origine pour l’ajouter.

Si le workflow s’exécute dans une seule liste ou bibliothèque

1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle s’exécute le flux de travail.

2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque .

   Remarque

   Le nom de l’onglet peut varier selon le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, l’onglet est nommé Calendrier.

3. Dans le groupe Paramètres , cliquez sur Paramètres du flux de travail.

4. Sur la page Paramètres du flux de travail, sous Nom du flux de travail (cliquez pour modifier les paramètres), cliquez sur le nom du flux de travail pour lequel vous souhaitez modifier les paramètres.

   Remarque

   Si le flux d’approbation souhaité n’apparaît pas dans la liste, il est peut-être associé à un seul type de contenu. Les workflows qui apparaissent dans cette liste sont contrôlés par le Ces workflows sont configurés pour s’exécuter sur des éléments de ce type , situés juste en dessous de la liste. (Voir l’illustration.) Cliquez sur les options de type de contenu dans le menu déroulant pour découvrir celle qui affiche le flux de travail souhaité. Lorsque le workflow souhaité apparaît dans la liste, cliquez sur son nom.

5. Dans les deux mêmes pages du formulaire d’association qui ont été utilisées à l’origine pour ajouter le flux de travail, apportez et enregistrez les modifications souhaitées.
   Pour plus d’informations sur les champs et les contrôles du formulaire d’association, consultez le segment PLAN et l’ajout approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Si le flux de travail s’exécute dans toutes les listes et bibliothèques de la collection de sites

1. Ouvrez la page d’accueil de la collection de sites (et non la page d’accueil d’un site ou d’un sous-site au sein de la collection).
2. Cliquez sur l’icône Paramètres du , puis cliquez sur Paramètres du site.
3. Dans la page Paramètres du site, sous Galeries Web Designer, cliquez sur Types de contenu du site.
4. Sur la page Types de contenu du site, cliquez sur le nom du type de contenu du site sur lequel s’exécute le workflow.
   
5. Sur la page du type de contenu sélectionné, sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.
   
6. Sur la page Paramètres du flux de travail, sous Nom du flux de travail (cliquez pour modifier les paramètres), cliquez sur le nom du flux de travail pour lequel vous souhaitez modifier les paramètres.
   
7. Dans les deux mêmes pages du formulaire d’association qui ont été utilisées à l’origine pour ajouter le flux de travail, apportez et enregistrez les modifications souhaitées.
   Pour plus d’informations sur les champs et les contrôles du formulaire d’association, consultez le segment PLAN et l’ajout approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Haut du segment

2. Désactiver ou supprimer un workflow

Si le workflow s’exécute dans une seule liste ou bibliothèque

1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle s’exécute le flux de travail.

2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque .

   Remarque

   Le nom de l’onglet peut varier selon le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, l’onglet est nommé Calendrier.

3. Dans le groupe Paramètres , cliquez sur Paramètres du flux de travail.

4. Sur la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Supprimer, Bloquer ou Restaurer un flux de travail .

5. Utilisez le formulaire de la page Supprimer les flux de travail pour désactiver, réactiver ou supprimer des flux de travail.
   

Le formulaire comporte cinq colonnes :

• Flux de travail Nom du flux de travail.
• Instances Nombre d’instances du flux de travail en cours d’exécution sur les éléments.
• Autoriser Option qui permet au flux de travail de continuer à fonctionner normalement.
• Aucune nouvelle instance Option qui permet à toutes les instances en cours d’exécution du flux de travail de se terminer, mais désactive le flux de travail en le rendant indisponible pour l’exécution de nouvelles instances. (Cette action est réversible. Pour réactiver le workflow ultérieurement, revenez à cette page et sélectionnez Autoriser.)
• Supprimer Option qui supprime complètement le flux de travail de la liste ou de la bibliothèque. Toutes les instances en cours d’exécution sont immédiatement arrêtées et la colonne de ce workflow n’apparaît plus sur la page de la liste ou de la bibliothèque. (Cette action n’est pas réversible.)

Si le flux de travail s’exécute dans toutes les listes et bibliothèques de la collection de sites

1. Ouvrez la page d’accueil de la collection de sites (et non la page d’accueil d’un site ou d’un sous-site au sein de la collection).
2. Cliquez sur l’icône Paramètres du , puis cliquez sur Paramètres du site.
3. Dans la page Paramètres du site, sous Galeries, cliquez sur Types de contenu du site.
4. Sur la page Types de contenu du site, cliquez sur le nom du type de contenu du site sur lequel s’exécute le workflow.
   
5. Sur la page du type de contenu sélectionné, sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.
   
6. Sur la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Supprimer, Bloquer ou Restaurer un flux de travail .
7. Utilisez le formulaire de la page Supprimer les flux de travail pour désactiver, réactiver ou supprimer des flux de travail.
   

Le formulaire comporte cinq colonnes :

• Flux de travail Nom du flux de travail.
• Instances Nombre d’instances du flux de travail en cours d’exécution sur les éléments.
• Autoriser Option qui permet au flux de travail de continuer à fonctionner normalement.
• Aucune nouvelle instance Option qui permet à toutes les instances en cours d’exécution du flux de travail de se terminer, mais désactive le flux de travail en le rendant indisponible pour l’exécution de nouvelles instances. (Cette action est réversible. Pour réactiver le workflow ultérieurement, revenez à cette page et sélectionnez Autoriser.)
• Supprimer Option qui supprime complètement le flux de travail de la collection de sites. Toutes les instances en cours d’exécution sont immédiatement arrêtées et la colonne de ce workflow n’apparaît plus sur la page de la liste ou de la bibliothèque. (Cette action n’est pas réversible.)

Et maintenant ?

Si vous avez apporté des modifications, exécutez une instance de test du flux de travail pour case activée les effets des modifications.

Personnalisation supplémentaire

Il existe de nombreuses façons de personnaliser davantage les flux de travail inclus avec les produits SharePoint.

Vous pouvez même créer des flux de travail personnalisés à partir de zéro.

Vous pouvez utiliser tout ou partie des programmes suivants :

• Microsoft SharePoint Designer 2013 Personnalisez les formulaires, les actions et les comportements du flux de travail.
• Microsoft Visual Studio Créez vos propres actions de flux de travail personnalisées.

Pour plus d’informations, consultez le système d’aide MSDN (Microsoft Software Developer Network).