Vous pouvez suivre et gérer les informations au fil du temps grâce au contrôle de version dans les listes et les bibliothèques, ainsi qu’afficher et récupérer les versions précédentes à partir de l’historique de l’élément.
Lorsque cette option est activée, les nouvelles versions sont ajoutées à l’historique d’un élément après l’enregistrement des modifications. Le nombre de versions stockées et la visibilité des versions brouillons ou mineures peuvent être modifiés pour chaque liste et bibliothèque.
Activer et configurer le contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque
Ouvrez la liste ou la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez activer le contrôle de version.
Sélectionnez le
, puis sélectionnez Paramètres de liste ou Paramètres de bibliothèque.
Dans la page Paramètres , sélectionnez Paramètres du contrôle de version.
Dans la page Paramètres de version , vous disposez des paramètres suivants :
Pour une bibliothèque de documents :
Exiger l’approbation du contenu pour les éléments envoyés.
Créez une version chaque fois que vous modifiez un fichier dans cette bibliothèque de documents en utilisant soit les versions majeures uniquement, soit les versions majeures et mineures.
Limitez le nombre de versions et de brouillons à conserver.
Définir qui peut voir les éléments brouillons.
Exiger que les documents soient extraits avant de pouvoir être modifiés.
Pour une liste :
Exiger l’approbation du contenu pour les éléments envoyés.
Créez une version chaque fois que vous modifiez un élément de la liste.
Limitez le nombre de versions et de brouillons à conserver.
Définir qui peut voir les éléments de brouillon dans la liste.
Sélectionnez OK.
Pour afficher, restaurer ou supprimer une version antérieure dans une liste ou une bibliothèque
Ouvrez la liste ou la bibliothèque contenant l’élément ou le document dont vous souhaitez afficher l’historique.
En regard de l’élément dont vous souhaitez afficher l’historique, sélectionnez le ... (points de suspension).
Sélectionnez Historique des versions.
Si Historique des versions ne s’affiche pas, sélectionnez Plus, puis sélectionnez Historique des versions.
Dans la boîte de dialogue Historique des versions , passez votre souris sur le lien de date sur une version antérieure et, pour afficher le menu, sélectionnez la flèche vers le bas.
Dans le menu, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
- Afficher le document actuel. Une boîte de dialogue s’affiche dans laquelle vous pouvez restaurer ou supprimer une version précédente, ainsi que consulter le status d’approbation actuel. Vous pouvez également modifier la version actuelle à partir de cette boîte de dialogue.
- Restaurez le document. Une boîte de dialogue s’affiche pour vous demander si vous souhaitez en faire le document actuellement approuvé. Il l’ajoutera comme une nouvelle version.
- Supprimez le document. Une boîte de dialogue s’affiche pour vous demander si vous êtes sûr de vouloir envoyer l’élément à la Corbeille.
- Rejetez cette version. Apparaît uniquement sur les documents approuvés, plutôt que sur Supprimer.
Lorsque vous avez terminé, dans le coin supérieur droit, sélectionnez X.
Autres paramètres qui affectent le contrôle de version
Vous pouvez configurer d’autres paramètres qui affectent le contrôle de version. Dans les listes et les bibliothèques, vous pouvez exiger l’approbation du contenu. Dans les bibliothèques, vous pouvez exiger que les fichiers soient extraits.
Pour plus d’informations sur ces paramètres et plus, voir Comment fonctionne le contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque ?