Exiger l’approbation d’éléments dans une liste ou une bibliothèque

Spécifier que les éléments d’une liste nécessitent une approbation

1. Accédez à la liste dont vous voulez demander l’approbation.

2. Sélectionnez Paramètres puis répertoriez les paramètres.

3. Dans la section Paramètres généraux , sélectionnez Paramètres de contrôle de version.

4. Dans la section Approbation du contenu , sélectionnez Oui en réponse à Exiger l’approbation du contenu pour les éléments soumis ?

5. Dans la section Historique des versions d’élément , indiquez si vous souhaitez créer des versions chaque fois qu’un élément est modifié. Vous pouvez également choisir de limiter le nombre de versions conservées.

6. Dans la section Sécurité des éléments de brouillon , déterminez les utilisateurs qui peuvent voir les éléments de brouillon dans la liste.

   Conseil

   Si vous exigez l’approbation du contenu d’une liste ou d’une bibliothèque qui contient déjà des éléments, tous les éléments de la bibliothèque sont marqués comme approuvés.

7. Vous pouvez choisir l’une des options suivantes :

   • Nombre maximal d’utilisateurs pouvant lire les éléments d’une liste.
   • Seuls les utilisateurs peuvent modifier les éléments de la liste.
   • Seuls les utilisateurs qui peuvent approuver les éléments de la liste et l’auteur de l’élément.

8. Sélectionnez OK.

Status d’approbation

Si une personne soumet un élément à une liste ou une bibliothèque qui nécessite des approbations, il est en attente de l’avoir mis en état jusqu’à ce qu’une personne (disposant au moins du niveau d’autorisation Gérer les listes) l’approuve. En attendant son approbation, il reste en attente de status.

En règle générale, lorsqu’un élément figure dans un status En attente, seuls l’auteur de l’élément et les personnes autorisées à gérer les listes et les bibliothèques peuvent le voir. Une fois que son état est passé de En attente à Approuvé, il devient visible pour toute personne autorisée à afficher la liste ou la bibliothèque.

Les articles rejetés restent dans la liste ou la bibliothèque jusqu’à ce que l’auteur, ou une autre personne disposant des autorisations nécessaires, les supprime. Tous les éléments ou fichiers qui existent déjà dans la liste ou la bibliothèque bénéficient automatiquement du statut Approuvé.

Spécifier les éléments d’une bibliothèque SharePoint qui nécessitent une approbation

1. Accédez à la bibliothèque SharePoint pour laquelle vous voulez exiger l’approbation.

2. Sélectionnez Paramètresbibliothèque.
   Si vous ne voyez pas ces éléments de menu, sélectionnez Bibliothèque, puis dans le groupe Paramètres, sélectionnez
   Paramètres de bibliothèque.

3. Pour ouvrir la page Paramètres de contrôle de version , sous Paramètres généraux, sélectionnez Paramètres de contrôle de version.

   

4. Dans la section Approbation du contenu , sélectionnez Oui en réponse à la question Exiger l’approbation du contenu pour les éléments soumis ? Dans la section Historique des versions du document , indiquez si vous souhaitez que SharePoint crée des versions lors de la modification d’un fichier. Vous pouvez également choisir de limiter le nombre de versions conservées.

5. Dans la section Sécurité des éléments brouillons , déterminez les utilisateurs qui peuvent voir les éléments brouillons dans la bibliothèque de documents.

   

   Conseil

   Si vous exigez l’approbation du contenu d’une liste ou d’une bibliothèque qui contient déjà des éléments, tous les éléments de la bibliothèque sont marqués comme approuvés.

6. Vous pouvez choisir l’une des options suivantes :

   • Nombre maximal d’utilisateurs pouvant lire les éléments d’une liste.
   • Seuls les utilisateurs peuvent modifier les éléments de la liste.
   • Seuls les utilisateurs qui peuvent approuver les éléments de la liste et l’auteur de l’élément.

7. Sélectionnez OK.

Spécifier que des éléments ou des fichiers d’une liste ou d’une bibliothèque nécessitent une approbation

Si une personne soumet un élément ou un fichier à une liste ou une bibliothèque qui nécessite des approbations, il est en attente de l’avoir mis en état jusqu’à ce qu’une personne disposant des autorisations nécessaires pour le faire l’approuve. En attendant son approbation, il reste en attente de status.

En règle générale, lorsqu’un élément ou un fichier est en état En attente, seuls l’auteur de l’élément ou du fichier et les personnes autorisées à gérer les listes et les bibliothèques peuvent le voir. Une fois que son état est passé de En attente à Approuvé, il devient visible pour toute personne autorisée à afficher la liste ou la bibliothèque. Les articles rejetés restent dans la liste ou la bibliothèque jusqu’à ce que l’auteur, ou une autre personne disposant des autorisations nécessaires, les supprime. Tous les éléments ou fichiers qui existent déjà dans la liste ou la bibliothèque bénéficient automatiquement du statut Approuvé.

Seules les personnes disposant d’autorisations Contrôle total ou Conception peuvent modifier les paramètres de liste ou de bibliothèque.

Pour configurer l’approbation requise des éléments ou des fichiers

1. Si la liste ou la bibliothèque de sites n’est pas déjà ouverte, dans le volet Lancement rapide, sélectionnez son nom.
2. Dans le ruban, sélectionnez l’onglet Bibliothèque dans le groupe Outils de bibliothèque ou Outils de liste .
3. Si vous travaillez dans une bibliothèque, sélectionnez Paramètres de la bibliothèque. Si vous travaillez dans une liste, sélectionnez Paramètres de la liste. Dans cet exemple, la page Paramètres de la bibliothèque s’ouvre.
   
4. Sous Paramètres généraux, sélectionnez Paramètres de contrôle de version. La page Paramètres de contrôle de version s’ouvre.
   
5. Dans la section Approbation du contenu, sélectionnez Oui en réponse à la question Exiger l’approbation du contenu pour les éléments soumis ?
6. Dans la section Sécurité des éléments brouillons , déterminez les utilisateurs qui peuvent voir les éléments brouillons dans la bibliothèque de documents. Dans cet exemple, seuls les utilisateurs qui peuvent approuver les éléments (et l’auteur de l’élément) sont sélectionnés.
7. Sélectionnez OK.
   L’exemple suivant montre les éléments approuvés dans une bibliothèque après que l’option Exiger l’approbation du contenu a été définie sur Oui. Étant donné que ces fichiers se trouvaient déjà dans la bibliothèque, ils ont été approuvés automatiquement.
   

Supprimer une exigence d’approbation d’une liste ou d’une bibliothèque de sites

Votre organisation pourrait finir par trouver gênant ou inutile d’exiger l’approbation de chaque élément de fichier d’une liste ou d’une bibliothèque particulière. Cette exigence exige non seulement du temps de la personne qui doit accorder ou refuser l’approbation, mais elle empêche également les gens de collaborer facilement sur un fichier ou un élément. Si vous déterminez que votre organisation n’a plus besoin que chaque élément ou fichier soit approuvé, vous pouvez supprimer l’exigence.

Pour supprimer la nécessité d’approuver des éléments ou des fichiers d’une liste ou d’une bibliothèque

1. Si la liste ou la bibliothèque de sites n’est pas déjà ouverte, dans le volet Lancement rapide, sélectionnez son nom.
2. Dans le ruban, sélectionnez l’onglet Bibliothèque dans le groupe Outils de bibliothèque ou l’onglet Liste dans le groupe Outils de liste .
3. Si vous travaillez dans une bibliothèque, sélectionnez Paramètres de la bibliothèque. Si vous travaillez dans une liste, sélectionnez Paramètres de la liste. Dans cet exemple, la page Paramètres de la bibliothèque s’ouvre.
   
4. Sous Paramètres généraux, sélectionnez Paramètres de contrôle de version. La page Paramètres de contrôle de version s’ouvre.
5. Dans la section Approbation du contenu, sélectionnez Non en réponse à la question Exiger l’approbation du contenu pour les éléments soumis ? Une boîte de dialogue d’avertissement s’affiche.
   
6. Pour fermer le message, sélectionnez OK.
7. Pour fermer la boîte de dialogue Paramètres de contrôle de version, sélectionnez OK. Lorsque vous revenez à votre liste ou bibliothèque, l’état d’approbation n’est plus disponible sur la page. Tous les utilisateurs autorisés à afficher la liste ou la bibliothèque peuvent afficher tout le contenu qui y réside.