À propos des flux de travail Rassembler les signatures

Les flux de travail inclus dans les produits SharePoint sont des fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour automatiser vos processus métier, ce qui les rend à la fois plus cohérents et plus efficaces. Vous pouvez utiliser un flux de travail De collecte de signatures SharePoint pour acheminer les documents créés dans Excel, Word ou InfoPath vers une ou plusieurs personnes pour leurs signatures.

Pour plus d’informations, voir Vue d’ensemble des flux de travail inclus avec SharePoint.

S’il vous suffit d’effectuer une tâche de flux de travail Collecter des signatures Accédez simplement au segment COMPLETE et développez-le. Vous n’avez peut-être pas besoin des autres segments pour l’instant.

Les flux de travail SharePoint sont les suivants :

• Efficace et cohérent Un workflow Collecter des signatures achemine automatiquement le document, attribue des tâches de signature et suit leur progression. L’activité dans le workflow peut être surveillée et ajustée à partir d’une page de status centrale, et l’historique des événements dans l’exécution du workflow est conservé pendant 60 jours après l’achèvement.
• Moins de travail pour vous Un flux de travail Collecter des signatures vous fait gagner du temps et des problèmes à vos collègues, tout en rationalise et normalise votre processus de signature.

Voici un diagramme d’une version très simple du workflow Collecter des signatures.

Conseils pour l’utilisation de cet article

Les informations contenues dans cet article sont présentées dans des segments extensibles.

S’il vous suffit d’effectuer une tâche de flux de travail Collecter des signatures Accédez simplement au segment COMPLETE et développez-le. Vous n’avez peut-être pas besoin des autres segments pour l’instant.

Si vous souhaitez ajouter, démarrer, surveiller et gérer des flux de travail Si vous n’êtes pas déjà familiarisé avec ces tâches, vous pouvez trouver utile de parcourir cet article, segment par segment, la première fois que vous concevez et ajoutez un workflow. Une fois que vous êtes familiarisé avec les informations et la disposition de l’article, vous serez en mesure d’accéder directement au segment dont vous avez besoin lors des visites de retour.

Remarque sur les graphiques Les images d’écran et les diagrammes conceptuels de cette série d’articles de flux de travail sont généralement basés sur le type de flux de travail Approbation. Toutefois, chaque fois que cela est nécessaire pour une clarté conceptuelle ou pédagogique, les images et diagrammes de cet article ont été personnalisés pour les flux de travail Collecter des signatures.

Un mot sur l’impression de cet article C’est un long article. Si vous souhaitez imprimer uniquement les segments sélectionnés, assurez-vous que seuls ces segments sont développés lors de l’impression. (En outre, si vous souhaitez inclure les graphiques complets dans votre copie imprimée, imprimez en orientation paysage et non en mode portrait.)

Et un mot sur la recherche Avant de rechercher un texte ou un terme dans cet article, assurez-vous que tous les segments dans lesquels vous souhaitez effectuer une recherche sont développés.

En savoir plus sur les workflows de collecte de signatures

Un flux de travail Collecter des signatures est une fonctionnalité de produits SharePoint qui achemine un document ou un formulaire créé dans Word, Excel ou InfoPath vers une ou plusieurs personnes pour leur signature. Le workflow automatise, rationalise et normalise l’ensemble du processus.

Le flux de travail Collecter des signatures de base inclus dans les produits SharePoint fonctionne comme un modèle. À l’aide de ce modèle, vous pouvez ajouter un ou plusieurs flux de travail Collecter des signatures à vos sites. Chaque flux de travail que vous ajoutez est une version unique du workflow de collecte de signatures de base, chacun avec sa propre méthode de travail spécialisée, en fonction des paramètres que vous spécifiez lorsque vous l’ajoutez.

Que peut faire un workflow Collecter des signatures pour moi ?

• Lorsque vous ajoutez pour la première fois un flux de travail Collecter des signatures à votre liste, bibliothèque ou collection de sites, vous pouvez spécifier le nombre de participants à inclure et indiquer si leurs tâches sont affectées les unes après les autres (en série) ou toutes à la fois (en parallèle). Vous pouvez même décider de diviser les tâches des participants en deux ou plusieurs phases distinctes. Chaque fois que vous démarrez le workflow manuellement sur un document, vous pouvez modifier l’un de ces paramètres.
• Le flux de travail affecte une tâche à chaque participant spécifié. Chaque participant choisit parmi plusieurs réponses possibles : signer (ou ne pas signer) le document, réaffecter la tâche de signature ou supprimer la tâche.
• Pendant l’exécution du flux de travail, vous pouvez surveiller la progression et effectuer des ajustements (si nécessaire) à partir d’une seule page d’état du flux de travail centrale.
• Pendant 60 jours après la fin du flux de travail, la liste de tous les événements de flux de travail qui se sont produits au cours de cette exécution (ou instance) du flux de travail est toujours disponible dans la page État du flux de travail, à titre de référence informelle.

Que ne peut pas faire un workflow Collecter des signatures ?

Le flux de travail Collecter des signatures n’est pas conçu pour collecter les approbations et les rejet d’un document, ni pour contrôler la publication d’une page web pour un site web. Si vous souhaitez ajouter un flux de travail dans lequel les participants approuvent ou rejettent le document qu’ils examinent, consultez l’article Tout sur les flux de travail d’approbation.

En outre, les workflows de collecte de signatures ne sont pas conçus pour collecter des commentaires. Si vous souhaitez utiliser un flux de travail pour collecter des commentaires sur un document, consultez l’article Tout sur la collecte des flux de travail de commentaires.

Vous pouvez également utiliser Microsoft SharePoint Designer 2013 pour personnaliser davantage les flux de travail inclus dans les produits SharePoint.

Qui peut utiliser ce type de workflow ?

Pour ajouter un workflowPar défaut, vous devez disposer de l’autorisation Gérer les listes pour ajouter un workflow. (Le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut ; ce n’est pas le cas du groupe Membres et du groupe Visiteurs.)

Pour démarrer un workflowPar défaut, vous devez également disposer de l’autorisation Modifier les éléments pour démarrer un workflow qui a déjà été ajouté. (Le groupe Membres et le groupe Propriétaires disposent tous deux de l’autorisation Modifier les éléments par défaut ; ce n’est pas le cas du groupe Visiteurs.)

Les propriétaires peuvent également choisir de configurer des flux de travail spécifiques afin qu’ils puissent être démarrés uniquement par les membres du groupe Propriétaires. (Pour ce faire, sélectionnez la zone Exiger des autorisations gérer les listes pour démarrer ce flux de travail case activée, dans la première page du formulaire d’association.)

Quels sont les avantages de l’utilisation des signatures numériques ?

De plus en plus de transactions commerciales sont effectuées par voie électronique. Par conséquent, les signatures numériques sont de plus en plus utilisées pour lier légalement les parties de confiance à leurs transactions. Une signature numérique est utilisée pour vérifier l’identité de la personne qui a signé le document et confirme que le contenu n’a pas été modifié après l’application de la signature numérique au document. Les signatures numériques fournissent une sécurité basée sur les technologies de chiffrement et aident à atténuer les risques associés aux transactions commerciales électroniques. Grâce aux améliorations apportées à la signature numérique, Office vise à répondre aux besoins de sécurité de l’information des entreprises et des entités du secteur public dans le monde entier.

Pour créer une signature numérique, vous devez disposer d’un certificat numérique, qui prouve votre identité aux parties de confiance et qui doit être obtenu auprès d’une autorité de certification (CA) digne de confiance. Si vous n’avez pas de certificat numérique, Microsoft a également des partenaires qui fournissent des certificats numériques ainsi que d’autres signatures avancées.

Comment planifier, ajouter, exécuter et gérer ce type de workflow ?

Voici les étapes de base :

• AVANT l’exécution du workflow (planifier, ajouter, démarrer)
  Avant d’ajouter un flux de travail, vous planifiez l’emplacement où vous souhaitez l’ajouter (pour une seule liste ou bibliothèque, ou pour l’ensemble de la collection de sites) et les détails de son fonctionnement. Une fois que vous avez ajouté et configuré le flux de travail, toute personne disposant des autorisations nécessaires peut démarrer le flux de travail sur un document spécifique. Le workflow peut également être configuré pour s’exécuter automatiquement. Les exécutions automatiques peuvent être activées en fonction de l’un ou l’autre des deux événements déclencheurs : lorsqu’un document est ajouté oucréé dans une liste ou une bibliothèque, ou lorsqu’un document d’une liste ou d’une bibliothèque est modifié.
• PENDANT l’exécution du flux de travail (terminer, surveiller, ajuster)
  Pendant l’exécution du flux de travail, les participants individuels effectuent les tâches qui leur sont assignées. Pendant ce temps, la progression du flux de travail peut être surveillée à partir d’une page d’état du flux de travail centrale pour ce instance particulier du flux de travail. Les ajustements du flux de travail pendant son exécution peuvent être effectués à partir de cette même page ; et, si nécessaire, le workflow peut être annulé ou arrêté à partir de là.
• APRÈS l’exécution du workflow (révision, rapport, modification)
  Une fois le flux de travail terminé, l’historique complet de cette exécution (ou instance) peut être examiné pendant jusqu’à 60 jours dans la page État du flux de travail. Si vous souhaitez modifier quelque chose concernant le fonctionnement du workflow, vous pouvez ouvrir et modifier le formulaire d’association que vous avez rempli lorsque vous avez ajouté le flux de travail pour la première fois.

L’organigramme suivant illustre ces étapes du point de vue de la personne qui ajoute un nouveau flux de travail.

Planifier un nouveau flux de travail Collecter des signatures

Dans ce segment, nous identifions les décisions que vous devez prendre et les informations que vous devez rassembler avant d’ajouter une version du workflow Collecter des signatures.

Si vous êtes déjà familiarisé avec l’ajout de ce type de flux de travail et que vous n’avez besoin que d’un rappel sur les étapes spécifiques, vous pouvez accéder directement au segment ADD approprié (Liste/bibliothèque ou Collection de sites) de cet article.

Modèles et versions

Les flux de travail inclus dans les produits SharePoint fonctionnent comme des modèles master sur lesquels les flux de travail individuels spécifiques que vous ajoutez à vos listes, bibliothèques et collection de sites sont basés.

Chaque fois que vous ajoutez un flux de travail Collecter des signatures, par exemple, vous ajoutez en fait une version du modèle de flux de travail Collect Signatures général. Vous attribuez à chaque version son propre nom et ses propres paramètres, que vous spécifiez dans le formulaire d’association lorsque vous ajoutez cette version particulière. De cette façon, vous pouvez ajouter plusieurs flux de travail, chacun étant une version basée sur le modèle de master de flux de travail Collecter des signatures, mais chaque version nommée et adaptée à la façon dont vous allez l’utiliser.

Dans cette illustration, trois flux de travail basés sur le modèle de flux de travail Approbation ont été ajoutés : un pour tous les types de contenu dans une seule bibliothèque, un pour un seul type de contenu dans une seule bibliothèque et un autre pour un seul type de contenu dans l’ensemble d’une collection de sites.

Présentation du formulaire d’association

Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle version de workflow basée sur l’un des modèles de flux de travail inclus, vous remplissez un formulaire d’association pour spécifier la façon dont vous souhaitez que votre nouvelle version fonctionne.

Dans la section suivante, vous trouverez une liste de questions qui vous prépareront à remplir le formulaire d’association. Tout d’abord, prenez un moment ou deux pour examiner le formulaire et ses champs.

Première page du formulaire d’association

Deuxième page du formulaire d’association

Les champs de cette deuxième page apparaissent également dans le formulaire d’initiation, qui est présenté chaque fois que le flux de travail est démarré manuellement et peut être modifié à ce moment-là pour cette seule exécution uniquement.

Neuf questions à répondre

Dès que vous avez les réponses à toutes les questions de cette section, vous êtes prêt à ajouter votre workflow.

S’agit-il du type de workflow approprié ?

Cet article concerne le modèle de flux de travail qui apparaît dans le menu en tant que Collecter des signatures – SharePoint 2010. Si vous n’êtes pas sûr que ce type de flux de travail soit le meilleur choix pour vous, reportez-vous au segment LEARN de cet article. Pour plus d’informations sur les autres modèles de flux de travail disponibles, consultez l’article À propos des flux de travail inclus avec SharePoint.

Il est important de savoir que les lignes de signature du type dont nous parlons ici ne peuvent être insérées que dans les documents créés dans Word, Excel ou InfoPath.

Une liste ou une bibliothèque, ou l’ensemble de la collection de sites ? (et) Un type de contenu ou tous les types de contenu ?

Qu’est-ce qu’un type de contenu ?

Chaque document ou autre élément stocké dans une liste ou une bibliothèque SharePoint appartient à un type de contenu ou à un autre. Un type de contenu peut être aussi simple et générique que Document ou Feuille de calcul Excel, ou aussi hautement spécialisé que Contrat juridique ou Spécification de conception de produit. Certains types de contenu sont disponibles dans les produits SharePoint par défaut, mais vous pouvez les personnaliser et en ajouter d’autres que vous créez vous-même.

Vous pouvez rendre votre nouvelle version du flux de travail Collecter des signatures disponible dans une seule liste ou bibliothèque, ou vous pouvez la rendre disponible dans toute la collection de sites.

• Si vous ajoutez le flux de travail pour une seule liste ou bibliothèque, vous pouvez le configurer pour qu’il s’exécute sur tous les types de contenu ou sur un seul type de contenu.
• Toutefois, si vous ajoutez le flux de travail pour l’ensemble de la collection de sites, vous devez le configurer pour qu’il s’exécute sur un seul type de contenu de site.
• Dans tous les cas, chaque document sur lequel un flux de travail Collecter des signatures est exécuté doit être un fichier créé dans Word, Excel ou InfoPath.

Qu’est-ce qu’un bon nom ?

Donnez un nom à votre version de workflow qui :

• Indique clairement à quoi il sert.
• Le distingue clairement des autres flux de travail.

Exemple

Imaginez que vous êtes membre d’un groupe d’éditeurs. Votre groupe souhaite utiliser deux flux de travail collecter des commentaires :

• Vous allez exécuter le premier workflow sur chaque document soumis par un membre de votre propre groupe. Ce flux de travail collecte uniquement les commentaires du responsable de votre groupe.
• Vous allez exécuter le deuxième workflow sur chaque document soumis par des personnes extérieures à votre propre groupe. Ce flux de travail collecte les commentaires des membres de votre groupe.

Vous pouvez nommer le premier flux de travail à l’intérieur des commentaires sur la soumission et le second en dehors des commentaires sur la soumission.

Listes de tâches et listes d’historique : existantes ou nouvelles ?

Votre flux de travail peut utiliser la liste des tâches et l’historique par défaut du site, utiliser d’autres listes existantes ou demander de nouvelles listes uniquement pour ce flux de travail.

• Si votre site comporte de nombreux flux de travail, ou si certains flux de travail impliquent de nombreuses tâches, envisagez de demander de nouvelles listes pour chaque flux de travail. (La gestion des listes trop longues est l’un des facteurs qui peuvent ralentir les performances. Il est plus rapide et plus facile pour le système de gérer plusieurs listes plus courtes qu’une liste très longue.)
• Si les tâches et l’historique de ce flux de travail contiennent des données sensibles ou confidentielles que vous souhaitez conserver séparées des listes générales, vous devez indiquer clairement que vous souhaitez de nouvelles listes distinctes pour ce flux de travail. Après avoir ajouté le flux de travail, assurez-vous que les autorisations appropriées sont définies pour les nouvelles listes.

Qui ajoute les lignes de signature et quand ?

Les lignes de signature peuvent être insérées dans le document à l’une ou l’autre des deux fois :

• Avant le démarrage du flux de travail sur le document.
• Après le démarrage du flux de travail, mais avant que le premier participant n’ajoute sa signature à une ligne de signature.

L’ajout d’une signature numérique à un document est un processus en deux étapes :

1. Tout d’abord, quelqu’un insère une ligne d’signature dans le corps du document.
   
2. Ensuite, une personne ajoute sa signature à la ligne insérée.
   

Gardez cela à l’esprit À partir du moment où le premier participant ajoute sa signature au document, le document est verrouillé contre toute modification. Toute autre modification apportée au document après ce point , à l’exception des autres signataires qui ajoutent leurs signatures, invalide ou supprime toutes les signatures qui ont été ajoutées. Et étant donné que l’insertion d’une ligne de signature compte comme une modification dans le document, toutes les lignes de signature doivent déjà être présentes dans le document avant que le premier participant ajoute sa signature réelle à l’une de ces lignes.

Il existe donc trois façons simples de répondre à cette question :

• Pour l’un ou l’autre type de démarrage Le document est basé sur un modèle ou un formulaire qui a déjà des lignes de signature en place, de sorte que personne n’ait à les ajouter pour chaque exécution de flux de travail individuelle.
• Pour un démarrage manuel La personne qui démarre le flux de travail insère toutes les lignes de signature nécessaires avant de démarrer le flux de travail.
• Pour un démarrage automatique Le premier participant qui ouvre le document insère toutes les lignes de signature nécessaires avant d’ajouter sa propre signature.

Voici un résumé graphique rapide du point principal.

Comment (et par qui) ce workflow peut-il être démarré ?

Un flux de travail peut être configuré pour être démarré manuellement uniquement, automatiquement, ou de l’une ou l’autre manière :

• Lorsque vous démarrez manuellement un workflow Collecter des signatures sur un document spécifique, un autre formulaire, le formulaire d’initiation, est présenté. Le formulaire d’initiation contient les paramètres de la deuxième page uniquement du formulaire d’association . De cette façon, si la personne qui démarre le flux de travail souhaite modifier l’un de ces paramètres (pour le instance actuel uniquement), elle peut le faire avant de cliquer sur Démarrer.
• Avec un démarrage automatique, bien sûr, il n’y a pas de possibilité de présenter un formulaire d’initiation, de sorte que les paramètres par défaut spécifiés dans le formulaire d’association sont utilisés sans aucune modification.

L’illustration suivante montre la différence entre les démarrages manuels et les démarrages automatiques.

Les modifications que vous apportez dans le formulaire d’initiation sont appliquées uniquement pendant la instance actuelle du flux de travail. Pour modifier les paramètres permanents par défaut du flux de travail, vous devez modifier le formulaire d’association d’origine, comme expliqué dans le segment CHANGE de cet article.

Démarrages manuels

Si vous autorisez les démarrages manuels, toute personne disposant des autorisations nécessaires peut démarrer le workflow sur n’importe quel document éligible à tout moment.

Les avantages d’un démarrage manuel sont que vous et vos collègues pouvez exécuter le workflow uniquement quand et si vous le souhaitez, et que chaque fois que vous l’exécutez, vous aurez la possibilité de modifier certains paramètres à l’aide du formulaire d’initiation.

Bien sûr, avec un démarrage manuel, quelqu’un doit se rappeler d’exécuter le workflow chaque fois qu’il est approprié de le faire.

Démarrages automatiques

Vous pouvez configurer le flux de travail pour qu’il démarre automatiquement par l’un des événements suivants ou par chacun des événements suivants :

• Un document est créé ou chargé dans la liste ou la bibliothèque.
• Un document déjà stocké dans la liste ou la bibliothèque est modifié.

L’avantage d’un démarrage automatique est que personne n’a à se rappeler de démarrer le workflow. Il s’exécute chaque fois qu’un événement de déclenchement se produit.

Considérations particulières pour les démarrages automatiques avec les workflows de collecte de signatures

Contrairement à certains des autres workflows inclus, il n’est pas possible d’ajouter d’autres tâches après le démarrage d’un workflow Collecter des signatures. Lorsque le workflow démarre automatiquement, il affecte uniquement les tâches de signature déjà spécifiées dans ses paramètres par défaut. Chacune de ces tâches peut en effet être réaffectée pendant l’exécution du workflow, mais aucune tâche supplémentaire ne peut être créée et affectée. En d’autres termes, un flux de travail Collecter des signatures ne doit s’exécuter automatiquement que lorsque l’identité, ou au moins le nombre, des participants est connue à l’avance.

Après un démarrage automatique, il est possible de supprimer ou d’annuler les tâches déjà affectées, mais notez que l’annulation d’une tâche ne supprime pas la ligne de signature associée du document.

Voici trois scénarios dans lesquels un démarrage automatique est utilisé. Notez que dans chaque scénario :

• Le flux de travail s’exécute sur une bibliothèque dans laquelle les personnes chargent des documents qui doivent être signés.
• L’ensemble des tâches de signature attribuées aux personnes est stable au fil du temps et n’a pas besoin d’être révisé ou modifié chaque fois que le workflow démarre.

Bien entendu, dans chacun de ces scénarios, si l’élément chargé est un document ou un formulaire qui contient déjà les lignes de signature appropriées, les participants au workflow n’ont pas besoin d’insérer des lignes de signature pendant l’exécution du flux de travail.

Scénario 1 : Tâche unique, signataire unique

Les nouvelles demandes de remboursement de frais doivent être signées par Anna. Anna crée donc une bibliothèque nommée Nouvelles demandes de remboursement de frais. Toute personne dans le organization peut créer ou charger une revendication.

Anna crée un flux de travail et lui donne le même nom : Nouvelles demandes de remboursement de frais. Le workflow s’exécute automatiquement sur chaque nouveau document, en n’affectant qu’une seule tâche de signature à Anna, bien sûr.

Scénario 2 : Plusieurs tâches, plusieurs signataires

Cette fois, les contrats doivent être signés par Anna et Sean et Frank , par les trois.

Sean crée une bibliothèque nommée Contracts for Signatures. Elle crée un flux de travail Collecter des signatures nommé Signatures (annaANDseanANDfrank). Le workflow s’exécute automatiquement sur chaque nouveau document, affectant une tâche de signature à chacune des trois personnes.

Le premier signataire à ouvrir le document insère les lignes de signature des trois signataires avant d’ajouter leur propre signature.

Scénario 3 : Tâches multiples, signature unique

Dans cette version, les contrats doivent être signés par Anna , Sean ou Frank , par un seul des trois.

Sean crée une bibliothèque nommée Contracts for Signature et un workflow nommé Signature (annaORseanORfrank). Elle crée également une liste de diffusion ou un groupe de distribution, également nommé annaORseanORfrank, qui comprend tous les trois.

Là encore, le workflow s’exécute automatiquement sur chaque nouveau document de la bibliothèque, mais cette fois, il n’affecte qu’une seule tâche de signature au groupe annaORseanORfrank .

Ce type de tâche est appelé tâche de groupe et fonctionne comme suit : le flux de travail envoie une notification de tâche par e-mail à chaque membre du groupe, mais crée une seule tâche, qu’un membre individuel du groupe peut revendiquer et effectuer au nom de l’ensemble du groupe.

Pour obtenir des instructions sur la revendication et l’exécution d’une tâche de groupe, consultez le segment COMPLETE de cet article.

Les types de contenu qui héritent de celui-ci obtiennent-ils également ce flux de travail ?

Lorsque vous ajoutez un flux de travail à un type de contenu pour l’ensemble de la collection de sites, vous avez également la possibilité d’ajouter le flux de travail à tous les autres types de contenu de la collection de sites qui héritent du type de contenu auquel vous ajoutez le flux de travail. (Notez que si vous ajoutez un flux de travail pour une seule liste ou bibliothèque, cette option n’apparaît pas.)

Participants : Quelles personnes, dans quel ordre ?

Vous devez fournir le nom ou l’adresse e-mail de chaque personne à laquelle une tâche de signature sera attribuée.

Tâches de groupe ou individuelles ? Si vous affectez une tâche à un groupe ou à une liste de distribution, une tâche de groupe sera affectée : chaque membre du groupe recevra une notification de tâche, mais un seul membre devra revendiquer et terminer la tâche. Pour obtenir des instructions sur la revendication et l’exécution d’une tâche de groupe, consultez le segment COMPLETE de cet article.

Une ou plusieurs phases ?Vous pouvez choisir d’avoir une seule étape des tâches de signature ou d’avoir plusieurs phases. Si vous avez plusieurs étapes, les étapes sont effectuées l’une après l’autre.

Révisions parallèles ou en série ?Pour les participants à une étape donnée, vous pouvez choisir d’attribuer toutes les tâches de signature en même temps (en parallèle) ou d’attribuer leurs tâches les unes après les autres (en série) dans l’ordre que vous indiquez. L’option série peut être utile si, par exemple, l’un des signataires est le véritable décideur concernant le document et qu’il n’est pas judicieux pour les autres signataires d’effectuer leurs tâches de signature si le décideur décide de ne pas signer.

Exemple

Ce scénario simple illustre quelques-uns des avantages de plusieurs phases et des affectations de tâches en série :

Imaginez que Frank ajoute un nouveau flux de travail Collecter des signatures pour une bibliothèque de contrats. Parce que Frank est le véritable décideur, il veut être la première personne à signer chaque contrat. S’il décide de ne pas signer, ni Anna ni Sean ne se verront attribuer une tâche de signature. Frank peut configurer cela de l’une des deux manières suivantes :

• À l’aide d’une révision en sérieFrank met en place une seule étape de série dans laquelle il est le premier participant et Anna et Sean sont le deuxième et le troisième.
  Voici comment Frank configure son examen en série en une seule étape.
  
• En utilisant deux étapesSi Frank souhaite qu’Anna et Sean se voient attribuer leurs tâches en même temps, afin que Sean n’ait pas à attendre qu’Anna ajoute sa signature avant de pouvoir ajouter la sienne, il peut configurer deux étapes dans le flux de travail. La première étape inclut uniquement sa propre tâche signature, et la seconde est une étape parallèle contenant les tâches d’Anna et Sean. Si la première étape n’est pas terminée, la deuxième étape ne démarre pas.
  Voici comment Frank configure son examen parallèle en deux étapes.
  

Voici des diagrammes des deux solutions. Dans les deux versions, si Frank n’effectue pas sa tâche de signature, les tâches ne sont jamais attribuées à Anna ni à Sean.

Qui doit être averti ?

Dans le champ CC , dans la deuxième page du formulaire d’association, vous pouvez entrer des noms ou des adresses pour toute personne qui doit être avertie chaque fois que ce flux de travail démarre ou se termine.

• L’entrée d’un nom ici n’entraîne pas l’affectation d’une tâche de flux de travail à cette personne.
• Lorsque le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir à être spécifiée dans ce champ.
• Lorsque le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l’a initialement ajouté reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir à être spécifiée dans ce champ.

Ajouter un flux de travail Collecter des signatures (pour une seule liste ou bibliothèque)

Si vous n’êtes pas encore familiarisé avec l’ajout de flux de travail, il peut être utile de passer en revue les segments LEARN et PLAN précédents dans cet article avant de poursuivre les étapes de ce segment.

Avant de commencer

Deux points doivent être en ordre avant de pouvoir ajouter un flux de travail :

Email Pour que le flux de travail envoie Notifications par e-mail, le courrier électronique doit être activé pour votre site SharePoint. Si vous n’êtes pas sûr que cette opération a déjà été effectuée, case activée avec votre administrateur SharePoint.

Autorisations Les paramètres par défaut des produits SharePoint nécessitent que vous disposiez de l’autorisation Gérer les listes pour ajouter des flux de travail pour des listes, des bibliothèques ou des collections de sites. (Le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut ; ce n’est pas le cas du groupe Membres et du groupe Visiteurs. Pour plus d’informations sur les autorisations, consultez le segment LEARN de cet article.)

Ajouter le flux de travail

Procédez comme suit :

1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez ajouter le flux de travail.

2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque .
   Le nom de l’onglet peut varier selon le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, cet onglet est nommé Calendar.

3. Dans le groupe Paramètres , cliquez sur Paramètres du flux de travail.

4. Dans la page Paramètres du flux de travail, spécifiez un type de contenu unique pour le flux de travail à exécuter ou Tous (pour tous les types de contenu), puis cliquez sur Ajouter un flux de travail.

   Remarque

   Les flux de travail Collect Signatures peuvent être exécutés uniquement sur les documents créés dans Word, Excel ou InfoPath.

   

   1. Remplissez la première page du formulaire d’association.
      (Les instructions suivent l’illustration.)

	Type de contenu Conservez la sélection par défaut sur All ou sélectionnez un type de contenu spécifique.
	Flux de travail Sélectionnez le modèle Collecter des signatures – SharePoint 2010 . Note: Si le modèle Collecter des signatures – SharePoint 2010 n’apparaît pas dans la liste, contactez votre administrateur SharePoint pour savoir s’il est activé pour votre collection de sites ou votre espace de travail. Si vous disposez d’autorisations de collection de sites, voir Activer les modèles de flux de travail SharePoint.
	Name (Nom) Tapez un nom pour ce flux de travail. Le nom identifie ce flux de travail pour les utilisateurs de cette liste ou bibliothèque. Pour obtenir des suggestions sur le nommage de votre workflow, consultez le segment PLAN de cet article.
	Liste des tâches Sélectionnez une liste de tâches à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste de tâches existante ou cliquer sur Tâches (nouveau) pour créer une nouvelle liste. Pour plus d’informations sur les raisons de la création d’une liste de tâches (par opposition au choix d’une liste existante), consultez le segment PLAN de cet article.
	Historique Sélectionnez une liste d’historique à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste d’historique existante ou cliquer sur Nouvelle liste d’historique pour créer une nouvelle liste. Pour plus d’informations sur les raisons de la création d’une liste d’historique (plutôt que d’en choisir une existante), consultez le segment PLAN de cet article.
	Options de démarrage Spécifiez la façon dont ce flux de travail peut être démarré. Pour plus d’informations sur les différentes options, consultez le segment PLAN de cet article.

1. Lorsque tous les paramètres de ce formulaire sont tels que vous le souhaitez, cliquez sur Suivant.
2. Remplissez la deuxième page du formulaire d’association.
   (Les instructions suivent l’illustration.)
   Les produits SharePoint vous présentent toutes les options de cette deuxième page du formulaire d’association chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement, afin que vous puissiez apporter des modifications à ces options pour une seule instance.

	Affecter à Entrez des noms ou des adresses pour les personnes auxquelles vous souhaitez que le flux de travail attribue des tâches. Si les tâches sont affectées une par une (en série) Entrez les noms ou adresses dans l’ordre dans lequel vous souhaitez attribuer les tâches. Si toutes les tâches sont affectées en même temps (en parallèle) L’ordre des noms ou adresses n’a pas d’importance. Si vous incluez un groupe ou une liste de distribution Une tâche de groupe sera affectée : chaque membre du groupe recevra une notification de tâche, mais un seul membre devra revendiquer et terminer la tâche. Pour obtenir des instructions sur la revendication et l’exécution d’une tâche de groupe, consultez le segment COMPLETE de cet article.
	ordre Spécifiez si les tâches doivent être affectées une par une (en série) ou toutes à la fois (en parallèle). Pour plus d’informations sur l’utilisation des phases série et parallèle, consultez le segment PLAN de cet article.
	Ajouter une nouvelle étape Ajoutez les phases souhaitées au-delà de la première que vous venez de configurer. Pour supprimer une étape entière, cliquez sur le champ Affecter à pour cette étape, puis appuyez sur Ctrl+Suppr. Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, consultez le segment PLAN de cet article.
	CC Entrez les noms ou les adresses e-mail de toute personne qui doit être avertie chaque fois que le flux de travail démarre ou se termine. L’entrée d’un nom ici n’entraîne pas l’affectation d’une tâche de flux de travail. Lorsque le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir à être spécifiée dans ce champ. Lorsque le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l’a initialement ajouté reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir à être spécifiée dans ce champ.

1. Lorsque vous avez tous les paramètres de cette page comme vous le souhaitez, cliquez sur Enregistrer pour créer le flux de travail.

Les produits SharePoint créent votre nouvelle version de flux de travail.

Quelles sont les prochaines étapes ?

Si vous êtes prêt à démarrer et à tester votre nouveau workflow, accédez au segment DÉMARRER de cet article.

Vous trouverez des instructions pour insérer des lignes de signature dans un document dans le segment INSERT de cet article.

Ajouter un flux de travail Collecter des signatures (pour l’ensemble d’une collection de sites)

Si vous n’êtes pas encore familiarisé avec l’ajout de flux de travail, il peut être utile de passer en revue les segments LEARN et PLAN de cet article avant de poursuivre les étapes de ce segment.

Avant de commencer

Deux points doivent être en ordre avant de pouvoir ajouter un flux de travail :

Email Pour que le flux de travail envoie Notifications par e-mail, l’e-mail doit être activé pour votre site. Si vous n’êtes pas sûr que cette opération a déjà été effectuée, case activée avec votre administrateur SharePoint.

Autorisations Les paramètres par défaut des produits SharePoint nécessitent que vous disposiez de l’autorisation Gérer les listes pour ajouter des flux de travail pour des listes, des bibliothèques ou des collections de sites. (Le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut ; ce n’est pas le cas du groupe Membres et du groupe Visiteurs. Pour plus d’informations sur les autorisations, consultez le segment LEARN de cet article.)

Ajouter le flux de travail

Procédez comme suit :

1. Accédez à la page d’accueil de la collection de sites (et non à la page d’accueil d’un site ou d’un sous-site dans la collection).

2. Cliquez sur l’icône Paramètres , puis cliquez sur Paramètres du site.
   Dans SharePoint dans Microsoft 365, cliquez sur le bouton Paramètres , puis cliquez sur Contenu du site. Dans Contenu du site, cliquez sur Paramètres du site.

3. Dans la page Paramètres du site, sous Galeries de conception web, cliquez sur Types de contenu de site.
   

4. Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur le nom du type de contenu de site pour lequel vous souhaitez ajouter un flux de travail.

   Remarque

   Les flux de travail Collect Signatures peuvent être exécutés uniquement sur les documents créés dans Word, Excel ou InfoPath.

   

   1. Dans la page du type de contenu sélectionné, sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.
      
   2. Dans la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Ajouter un flux de travail .
      
   3. Remplissez la première page du formulaire d’association.
      (Les instructions suivent l’illustration.)

	Flux de travail Sélectionnez le modèle Collecter des signatures – SharePoint 2010 . Note: Si le modèle Collecter des signatures – SharePoint 2010 n’apparaît pas dans la liste, contactez votre administrateur SharePoint pour savoir s’il est activé pour votre collection de sites ou votre espace de travail. Si vous disposez d’autorisations de collection de sites, voir Activer les modèles de flux de travail SharePoint.
	Name (Nom) Tapez un nom pour ce flux de travail. Le nom identifie ce flux de travail pour les utilisateurs de cette collection de sites. Pour obtenir des suggestions sur le nommage de votre workflow, consultez le segment PLAN de cet article.
	Liste des tâches Sélectionnez une liste de tâches à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste de tâches existante ou cliquer sur Tâches (nouveau) pour créer une nouvelle liste. Pour plus d’informations sur les raisons de la création d’une liste de tâches (par opposition au choix d’une liste existante), consultez le segment PLAN de cet article.
	Historique Sélectionnez une liste d’historique à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste d’historique existante ou cliquer sur Nouvelle liste d’historique pour créer une nouvelle liste. Pour plus d’informations sur les raisons de la création d’une liste d’historique (plutôt que d’en choisir une existante), consultez le segment PLAN de cet article.
	Options de démarrage Spécifiez la façon dont ce flux de travail peut être démarré. Pour plus d’informations sur les différentes options, consultez le segment PLAN de cet article.
	Mettre à jour les types de contenu de liste et de site ? Spécifiez si ce flux de travail doit être ajouté à tous les autres types de contenu de site et de liste qui héritent de ce type de contenu. L’opération qui effectue tous les ajouts supplémentaires peut prendre beaucoup de temps. Si l’héritage a été rompu pour les sites ou sous-sites où vous souhaitez ajouter ce flux de travail à l’héritage des types de contenu, vérifiez que vous êtes membre du groupe Propriétaires dans chacun de ces sites ou sous-sites avant d’exécuter cette opération.

1. Lorsque tous les paramètres de cette page sont tels que vous le souhaitez, cliquez sur Suivant.
2. Remplissez la deuxième page du formulaire d’association.
   (Les instructions suivent l’illustration.)
   Les produits SharePoint vous présentent toutes les options de cette deuxième page du formulaire d’association chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement, afin que vous puissiez apporter des modifications à ces options pour une seule instance.

	Affecter à Entrez des noms ou des adresses pour les personnes auxquelles vous souhaitez que le flux de travail attribue des tâches. Si les tâches sont affectées une par une (en série) Entrez les noms ou adresses dans l’ordre dans lequel vous souhaitez attribuer les tâches. Si toutes les tâches sont affectées en même temps (en parallèle) L’ordre des noms ou adresses n’a pas d’importance. Si vous incluez un groupe ou une liste de distribution Une tâche de groupe sera affectée : chaque membre du groupe recevra une notification de tâche, mais un seul membre devra revendiquer et terminer la tâche. Pour obtenir des instructions sur la revendication et l’exécution d’une tâche de groupe, consultez le segment COMPLETE de cet article.
	ordre Spécifiez si les tâches de cette étape doivent être affectées une par une (en série) ou toutes à la fois (en parallèle). Pour plus d’informations sur l’utilisation des phases série et parallèle, consultez le segment PLAN de cet article.
	Ajouter une nouvelle étape Ajoutez les phases souhaitées au-delà de la première que vous venez de configurer. Pour supprimer une étape entière, cliquez sur le champ Affecter à pour cette étape, puis appuyez sur Ctrl+Suppr. Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, consultez le segment PLAN de cet article.
	CC Entrez les noms ou les adresses e-mail de toute personne qui doit être avertie chaque fois que le flux de travail démarre ou se termine. L’entrée d’un nom ici n’entraîne pas l’affectation d’une tâche de flux de travail. Lorsque le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir à être spécifiée dans ce champ. Lorsque le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l’a initialement ajouté reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir à être spécifiée dans ce champ.

1. Lorsque vous avez tous les paramètres de cette page comme vous le souhaitez, cliquez sur Enregistrer pour créer le flux de travail.

Les produits SharePoint créent votre nouvelle version de flux de travail.

Quelles sont les prochaines étapes ?

Si vous êtes prêt à démarrer et à tester votre nouveau workflow, accédez au segment DÉMARRER de cet article.

Vous trouverez des instructions pour insérer des lignes de signature dans un document dans le segment INSERT de cet article.

Insérer des lignes de signature

Avant qu’un participant de workflow puisse ajouter sa signature, une ligne de signature doit être insérée dans le document. L’insertion de la ligne et l’ajout de la signature elle-même sont deux actions distinctes.

Il est important de se rappeler que :

• Une fois qu’une signature a été ajoutée à une ligne de signature, le document est verrouillé contre toutes les autres modifications, à l’exception de l’ajout de signatures supplémentaires aux lignes de signature déjà présentes.
• Si une modification est apportée après l’ajout de la première signature, toutes les signatures déjà ajoutées sont invalidées ou supprimées du document.
• Les insertions et les suppressions de lignes de signature sont traitées comme des modifications dans le document.
• Par conséquent, avant que le premier participant n’ajoute sa signature, tous les ajouts et suppressions de lignes de signature doivent déjà être terminés.

Voici un résumé graphique rapide de tout cela.

Insérer ou supprimer une ligne de signature (Word ou Excel)

Pour insérer une ligne de signature dans Word ou Excel :

1. Dans le document ou la feuille de calcul, cliquez pour localiser le curseur dans lequel vous souhaitez insérer une ligne de signature.

2. Sous l’onglet Insertion , dans le groupe Texte , cliquez sur Ligne de signature.

3. Dans la boîte de dialogue Configuration de la signature, renseignez un, tous ou aucun de ces quatre champs :

   • Signataire suggéré
     Nom complet du signataire.
     (Affiché dans la signature terminée.)
   • Fonction du signataire suggéré
     (Affiché dans la signature terminée.)
   • Adresse de courrier du signataire suggéré
     (Non affiché dans la signature terminée.)
   • Instructions pour le signataire
     Toute information utile ou nécessaire pour le signataire.
     (Non affiché dans la signature terminée.)
     

4. Toujours dans la même boîte de dialogue, sélectionnez ou désactivez les zones case activée suivantes :

   • Permettre au signataire d’ajouter des commentaires dans la boîte de dialogue Signer
     Autorisez le signataire à taper son objectif de signature.
     (Les types de signataires ne s’affichent pas dans la signature terminée.)
   • Afficher la date dans la ligne de signature
     Date à laquelle la signature est ajoutée.
     (Affiché dans la signature terminée.)

5. Cliquez sur OK.

Répétez la même procédure pour ajouter d’autres lignes de signature.

Pour supprimer une ligne de signature dans Word ou Excel :

1. Cliquez sur la ligne de signature pour la sélectionner.
2. Appuyez sur SUPPR.

Insérer ou supprimer une ligne de signature (InfoPath)

Pour insérer une ligne de signature dans InfoPath :

1. Dans le formulaire, cliquez pour localiser le curseur dans lequel vous souhaitez insérer une ligne de signature.

2. Sous l’onglet Accueil du ruban, dans le groupe Contrôles , cliquez sur Ligne de signature.

3. Cliquez sur la ligne de signature pour la sélectionner, cliquez dessus avec le bouton droit et, dans le menu contextuel, cliquez sur Propriétés de la ligne de signature.

4. Dans la boîte de dialogue Propriétés de la ligne de signature , sous l’onglet Général , renseignez un, tous ou aucun de ces quatre champs :

   • Message que les signataires verront avant de signer
     Toute information utile ou nécessaire pour le signataire.
     (Non affiché dans la signature terminée.)
   • Nom du signataire
     (Affiché dans la signature terminée.)
   • Titre du signataire
     (Affiché dans la signature terminée.)
   • Adresse e-mail du signataire
     (Non affiché dans la signature terminée.)
     

5. Effectuez les ajustements souhaités sous les onglets Taille et Avancé .

6. Cliquez sur OK.

Pour supprimer une ligne de signature dans InfoPath :

• Cliquez sur le contrôle pour le sélectionner, puis appuyez sur SUPPR.

Quelles sont les prochaines étapes ?

Si vous êtes prêt à tester votre nouveau workflow, accédez au segment START de cet article.

Si vous effectuez une tâche de flux de travail, accédez (ou revenez) au segment COMPLETE de cet article.

Démarrer un flux de travail Collecter des signatures

Un rappel sur le processus de signature : toutes les modifications doivent être apportées au document, y compris toutes les insertions et suppressions de lignes de signature , avant que le premier participant ajoute sa signature à une ligne de signature. (Pour plus d’informations, consultez le segment PLAN de cet article.)

Assurez-vous également que les personnes auxquelles le flux de travail attribuera des tâches comprennent comment ajouter leurs signatures et remplir leurs formulaires de tâche. Le segment COMPLETE de cet article peut être utile.

Deux façons de démarrer un workflow Un flux de travail peut être configuré pour être démarré manuellement uniquement, automatiquement, ou de l’une ou l’autre manière :

• Manuellement à tout moment, par toute personne disposant des autorisations nécessaires.
• Automatiquement chaque fois qu’un événement déclencheur spécifié se produit, autrement dit, chaque fois qu’un document est ajouté à la liste ou à la bibliothèque et/ou chaque fois qu’un document déjà dans la liste est modifié d’une manière ou d’une autre.
  (Le ou les événements déclencheurs sont spécifiés dans la première page du formulaire d’association, lors de l’ajout et de la configuration d’origine du flux de travail. Pour plus d’informations, consultez le segment PLAN de cet article.)

Un flux de travail ne peut pas démarrer sur un document actuellement extrait. (Un document peut être extrait une fois qu’un flux de travail a été démarré sur celui-ci ; mais une fois extrait, aucun autre flux de travail ne peut être démarré sur ce document jusqu’à ce qu’il soit ré-archivé.)

Démarrer automatiquement le workflow

Si le flux de travail est configuré pour démarrer automatiquement, chaque fois qu’un événement de déclenchement se produit, le workflow s’exécute sur le document qui l’a déclenché.

Lorsqu’il démarre, le flux de travail affecte la ou les premières tâches et envoie une notification de tâche à chaque destinataire. Pendant ce temps, il envoie également des notifications de démarrage (distinctes des notifications de tâche) à la personne qui a initialement ajouté le flux de travail et à toute personne répertoriée dans le champ CC de la deuxième page du formulaire d’association.

Si les lignes de signature nécessaires ne sont pas déjà présentes dans le document avant que l’action de déclenchement démarre le flux de travail, elles doivent être insérées avant l’ajout de la première signature au document.

Démarrer le workflow manuellement

Remarque sur les autorisations En règle générale, vous devez disposer de l’autorisation Modifier les éléments pour démarrer un workflow. (Par défaut, le groupe Membres et le groupe Propriétaires disposent tous deux de cette autorisation, mais pas le groupe Visiteurs. Toutefois, un propriétaire peut également choisir, sur une base de workflow par workflow, d’exiger l’autorisation Gérer les listes pour les personnes qui démarrent le flux de travail. En choisissant cette option, les propriétaires peuvent essentiellement spécifier que seuls eux et les autres propriétaires peuvent démarrer un flux de travail particulier. Pour plus d’informations, consultez le segment Learn de cet article.)

Deux endroits à partir duquel commencer

Vous pouvez démarrer un workflow manuellement à partir de l’un des deux emplacements suivants :

• À partir de la liste ou de la bibliothèque où le document est stocké.
• À partir de l’intérieur du document lui-même, ouvert dans le programme Microsoft Office dans lequel il a été créé. (Notez qu’il doit s’agir du programme complet et installé, et non d’une version d’application web.)

Les deux sections restantes de ce segment fournissent des instructions pour les deux méthodes.

Démarrer manuellement à partir de la liste ou de la bibliothèque

1. Ajoutez toutes les lignes de signature nécessaires au document ou organisez-les avec les participants du flux de travail pour vous assurer que toutes les lignes de signature sont présentes dans le document avant qu’un participant n’ajoute sa signature à l’une des lignes.

2. Accédez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle le document sur lequel vous souhaitez exécuter le workflow est stocké.

3. Cliquez sur l’icône devant le nom de l’élément pour sélectionner l’élément, puis, sous l’onglet Files du ruban, dans le groupe Flux de travail, cliquez sur Flux de travail.
    

4. Dans la page Flux de travail : Nom du document , sous Démarrer un nouveau flux de travail, cliquez sur le flux de travail que vous souhaitez exécuter.
   

5. Dans le formulaire d’initiation, apportez les modifications que vous souhaitez appliquer à cette instance spécifique du flux de travail.

   Remarque

   Les modifications apportées ici, dans le formulaire d’initiation, sont utilisées uniquement pendant la instance actuelle du flux de travail. Si vous souhaitez apporter des modifications qui s’appliquent à chaque exécution du flux de travail, ou si vous souhaitez modifier les paramètres de flux de travail qui n’apparaissent pas dans ce formulaire, consultez le segment CHANGE de cet article.

	Affecter à Apportez des modifications à la liste des personnes auxquelles vous souhaitez que le flux de travail attribue des tâches. Si les tâches sont affectées une par une Entrez les noms ou adresses dans l’ordre dans lequel les tâches doivent être attribuées. Si toutes les tâches sont affectées en même temps L’ordre des noms ou adresses n’a pas d’importance. Si vous incluez un groupe ou une liste de distribution Une tâche de groupe sera affectée : chaque membre du groupe recevra une notification de tâche, mais un seul membre devra revendiquer et terminer la tâche. Pour obtenir des instructions sur la revendication et l’exécution d’une tâche de groupe, consultez le segment COMPLETE de cet article.
	ordre Assurez-vous que les spécifications relatives à l’attribution des tâches dans chaque segment une à la fois (en série) ou toutes à la fois (en parallèle) correspondent à ce que vous souhaitez. Pour plus d’informations sur l’utilisation des phases série et parallèle, consultez le segment PLAN de cet article.
	Ajouter une nouvelle étape Ajoutez les phases souhaitées au-delà de celles actuellement configurées. Pour supprimer une étape entière, cliquez sur le champ Affecter à pour cette étape, puis appuyez sur Ctrl+Suppr. Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, consultez le segment PLAN de cet article.
	CC Effectuez les ajouts ou suppressions souhaités. N’oubliez pas que : L’entrée d’un nom ici n’entraîne pas l’affectation d’une tâche de flux de travail. Lorsque le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir à être spécifiée dans ce champ. Lorsque le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l’a initialement ajouté reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir à être spécifiée dans ce champ.

1. Lorsque vous avez tous les paramètres dans le formulaire d’initiation comme vous le souhaitez, cliquez sur Démarrer pour démarrer le flux de travail.

Le flux de travail affecte la ou les premières tâches et envoie entre-temps des notifications de démarrage à vous et à toute personne listée dans le champ CC du formulaire d’initiation.

Démarrer manuellement à partir d’un programme Microsoft Office

1. Ajoutez toutes les lignes de signature nécessaires au document ou organisez-les avec les participants du flux de travail pour vous assurer que toutes les lignes de signature sont présentes dans le document avant qu’un participant n’ajoute sa signature à l’une des lignes.

2. Ouvrez le document dans le programme Office installé sur votre ordinateur.

   Remarque

   Cette méthode ne peut pas être utilisée lorsque le document est ouvert dans une version d’application web du programme Microsoft Office. Il doit être ouvert dans la version installée complète du programme sur votre ordinateur.

3. Dans le document ouvert, cliquez sur l’onglet Fichier , sur Enregistrer & Envoyer, puis sur le flux de travail que vous souhaitez exécuter sur le document.

4. Si le message suivant vous indique que le flux de travail doit être archivé, cliquez sur le bouton Point.
   (Si ce message ne s’affiche pas, passez à l’étape 5.)

5. Cliquez sur le grand bouton Démarrer le flux de travail .

6. Dans la page Modifier un flux de travail, dans le formulaire d’initiation, apportez toutes les modifications que vous souhaitez appliquer à cette instance spécifique du flux de travail.

   Remarque

   Les modifications apportées ici, dans le formulaire d’initiation, sont utilisées uniquement pendant la instance actuelle du flux de travail. Si vous souhaitez apporter des modifications qui s’appliquent à chaque exécution du flux de travail, ou si vous souhaitez modifier les paramètres de flux de travail qui n’apparaissent pas dans ce formulaire, consultez le segment CHANGE de cet article.

	Affecter à Apportez des modifications à la liste des personnes auxquelles vous souhaitez que le flux de travail attribue des tâches. Si les tâches sont affectées une par une Entrez les noms ou adresses dans l’ordre dans lequel les tâches doivent être attribuées. Si toutes les tâches sont affectées en même temps L’ordre des noms ou adresses n’a pas d’importance. Si vous incluez un groupe ou une liste de distribution Une tâche de groupe sera affectée : chaque membre du groupe recevra une notification de tâche, mais un seul membre devra revendiquer et terminer la tâche. Pour obtenir des instructions sur la revendication et l’exécution d’une tâche de groupe, consultez le segment COMPLETE de cet article.
	ordre Assurez-vous que les spécifications relatives à l’attribution des tâches dans chaque segment une à la fois (en série) ou toutes à la fois (en parallèle) correspondent à ce que vous souhaitez. Pour plus d’informations sur l’utilisation des phases série et parallèle, consultez le segment PLAN de cet article.
	Ajouter une nouvelle étape Ajoutez les phases souhaitées au-delà de celles actuellement configurées. Pour supprimer une étape entière, cliquez sur le champ Affecter à pour cette étape, puis appuyez sur Ctrl+Suppr. Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs étapes, consultez le segment PLAN de cet article.
	CC Effectuez les ajouts ou suppressions souhaités. N’oubliez pas que : L’entrée d’un nom ici n’entraîne pas l’affectation d’une tâche de flux de travail. Lorsque le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir à être spécifiée dans ce champ. Lorsque le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l’a initialement ajouté reçoit les notifications de démarrage et d’arrêt sans avoir à être spécifiée dans ce champ.

1. Lorsque vous avez les paramètres dans le formulaire d’initiation comme vous le souhaitez, cliquez sur Démarrer pour démarrer le flux de travail.

Le flux de travail affecte la ou les premières tâches et envoie entre-temps des notifications de démarrage à vous et à toute personne listée dans le champ CC du formulaire d’initiation.

Quelles sont les prochaines étapes ?

• S’il s’agit de la première fois que ce flux de travail est exécuté, les autres participants auront-ils besoin d’informations et d’aide pour accomplir les tâches qui leur sont assignées ? (Ils peuvent trouver le segment COMPLETE de cet article utile.)
• En outre, il est judicieux de case activée si les participants reçoivent leur Notifications par e-mail, et en particulier que les notifications ne sont pas mal gérées par leurs filtres de courrier indésirable.
• Et bien sûr, vous pouvez avoir une ou plusieurs tâches de workflow à effectuer vous-même. Pour plus d’informations, accédez au segment COMPLETE de cet article.
• En attendant, pour savoir comment suivre la progression de la instance actuelle du flux de travail, accédez au segment MONITOR de cet article.

Effectuer une tâche de flux de travail Collecter des signatures

S’il s’agit de la première fois qu’une tâche vous est affectée dans un flux de travail Collecter des signatures, il peut être utile de consulter ce segment de l’article dans son intégralité avant d’effectuer votre tâche. De cette façon, vous serez conscient de toutes les options qui peuvent s’ouvrir à vous.

Tout d’abord, vérifiez que vous avez le bon article

Différents types de flux de travail nécessitent différentes actions de tâche.

Par conséquent, avant de commencer, assurez-vous que la tâche qui vous a été affectée est bien une tâche de flux de travail Collecter des signatures, et non une tâche pour un autre type de flux de travail.

Recherchez le texte Ce document nécessite votre signature dans l’un des emplacements suivants :

• Dans la ligne Objet de la notification de tâche
  
• Dans la barre des messages du document à examiner
  
• Dans le titre de la tâche dans la page État du flux de travail
  

Si vous ne voyez pas ce document nécessite votre texte de signature dans ces emplacements, case activée avec la personne qui a démarré ou ajouté initialement le flux de travail pour savoir sur quel modèle de flux de travail il est basé , ou s’il s’agit d’un flux de travail personnalisé.

Toutefois, si votre tâche est une tâche Collecter des signatures, continuez à lire !

Vue d’ensemble du processus

Lorsque vous êtes affecté à une tâche dans un flux de travail, vous découvrez généralement la tâche de l’une des trois manières suivantes :

• Vous recevez une notification de tâche par e-mail.
• Vous ouvrez un document Microsoft Office et voyez une barre de messages qui vous informe qu’une tâche associée vous a été affectée.
• Vous case activée le site SharePoint et découvrez qu’une ou plusieurs tâches vous sont actuellement attribuées.

Lorsque vous constatez qu’une tâche de flux de travail Collecter des signatures vous a été affectée, vous effectuez généralement deux opérations :

• Passer en revue le document Vous ouvrez et examinez le document, puis vous le signez (ou non).
• Terminer la tâche Vous remplissez et envoyez le formulaire de tâche.

Par conséquent, les trois éléments suivants sont souvent impliqués dans l’achèvement de la tâche :

• Le message de notification (que vous recevez sous forme d’e-mail)
• Le document soumis pour votre signature (que vous ouvrez, puis signez, ou non)
• Le formulaire de tâche (que vous ouvrez, complétez et envoyez)

Voici à quoi ressemblent ces trois éléments.

Accéder au document et au formulaire de tâche à partir du message de notification de tâche

(Notez que si la tâche n’est pas affectée personnellement, mais à un groupe ou à une liste de distribution dont vous êtes membre, vous devez revendiquer la tâche avant de l’effectuer. Pour plus d’informations, consultez la section Revendication d’une tâche de groupe avant de la terminer dans ce segment.)

Procédez comme suit :

1. Dans le message de notification de tâche, dans les instructions Pour effectuer cette tâche , cliquez sur le lien vers le document.
2. Dans le document ouvert, cliquez sur le bouton Ouvrir cette tâche dans la barre des messages.

Accéder au document et au formulaire de tâche à partir de la liste ou de la bibliothèque

(Notez que si la tâche n’est pas affectée personnellement, mais à un groupe ou à une liste de distribution dont vous êtes membre, vous devez revendiquer la tâche avant de l’effectuer. Pour plus d’informations, consultez la section Revendication d’une tâche de groupe avant de la terminer dans ce segment.)

Procédez comme suit :

1. Dans la liste ou la bibliothèque où le document à réviser est stocké, cliquez sur le lien En cours associé au document et au flux de travail.
2. Dans la page État du flux de travail, cliquez sur le titre de votre tâche.
3. Dans le formulaire de tâche, dans la barre Cette tâche de flux de travail s’applique aux messages, cliquez sur le lien vers le document.

Signer le document

Notez que si la tâche n’est pas affectée personnellement, mais à un groupe entier ou à une liste de distribution dont vous êtes membre, vous devez revendiquer la tâche avant de l’exécuter. Pour plus d’informations, consultez la section Revendication d’une tâche de groupe avant de la terminer dans ce segment.

Sachez également que si la ligne de signature est configurée pour un utilisateur spécifique et que vous la signez quand vous êtes connecté en tant qu’utilisateur différent , l’écart peut être visible dans la ligne de signature. Dans cet exemple, la ligne de signature a été configurée pour Frank Martinez, mais la signature a été ajoutée par une personne connectée en tant qu’Anna Lidman.

Dans l’exemple suivant, le document a été créé dans Word.

Notez les trois barres de messages jaunes en haut du document :

Marqué comme finalCette barre de messages vous indique qu’au moins une personne a déjà ajouté sa signature sur une ligne de signature.

Signatures Vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher les signatures pour ouvrir le volet Signatures . Sous Signatures demandées, cliquez sur la flèche en regard de votre nom, puis, dans le menu déroulant, cliquez sur Signer.

Si vous voyez un message sur les fournisseurs de services de signature numérique tiers, cliquez sur OK pour continuer. (Pour éviter de voir le message à l’avenir, sélectionnez la zone case activée.)

La boîte de dialogue Signer s’ouvre.

Pour signer le document, tapez simplement votre nom dans la zone en regard du grand X, cliquez sur Signer, puis cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Confirmation de signature .

N’oubliez pas : si votre nom apparaît plusieurs fois dans la liste Signatures demandées , vous pouvez ajouter votre signature à plusieurs lignes de signature. Utilisez cette même procédure pour ajouter chaque signature.

Tâche de flux de travailLorsque vous êtes prêt à terminer et à envoyer le formulaire de tâche, cliquez sur le bouton Ouvrir cette tâche dans la barre de messages tâche de flux de travail .

Remplir et envoyer le formulaire de tâche

Le formulaire de tâche d’une tâche de flux de travail Collecter des signatures ressemble à ceci.

Notez que les deux premiers contrôles (Supprimer l’élément et Cette tâche de flux de travail s’applique au titre du document) n’apparaissent pas dans le formulaire de tâche lorsqu’il est ouvert à partir de l’intérieur du document à signer. Ils s’affichent uniquement lorsque le formulaire de tâche est ouvert directement à partir du message de notification de tâche ou de la liste des tâches dans la page État du flux de travail.

	Supprimer l’élément Pour supprimer cette tâche de la instance actuelle du flux de travail, cliquez sur le lien ici. La suppression de la tâche ne supprime pas le document à signer. Une tâche qui a été supprimée n’apparaît plus dans la zone Tâches de la page État du flux de travail. (Toutefois, la suppression est toujours enregistrée dans la zone Historique de la page.) Note: Si vous n’avez pas démarré cette instance du flux de travail, vous souhaiterez peut-être case activée avec la personne qui l’a démarré (ou, si elle a démarré automatiquement, la personne qui l’a initialement ajoutée) avant de supprimer la tâche.
	Cette tâche de flux de travail s’applique au titre du document Pour ouvrir le document à signer, cliquez sur le lien ici.
	État, Demandé par, Commentaires consolidés, Date d’échéance Vous ne pouvez pas modifier ou modifier des entrées dans ces quatre champs, mais vous pouvez trouver les informations qu’ils contiennent utiles. Notez que la zone Commentaires consolidés contient tous les commentaires envoyés dans le formulaire par les participants qui ont déjà effectué leurs tâches dans cette même instance du flux de travail. De la même façon, après avoir envoyé votre propre formulaire, tout texte que vous incluez dans la zone Commentaires (4) s’affiche également dans la zone Commentaires consolidés pour les participants suivants.
	Commentaires Tout texte que vous entrez ici sera enregistré dans l’historique du flux de travail et apparaîtra également dans le champ Commentaires consolidés (3) pour les participants suivants.
	Signe Une fois que vous avez signé le document et que vous avez tapé les commentaires que vous souhaitez contribuer dans le champ Commentaires , cliquez sur ce bouton pour envoyer le formulaire et terminer votre tâche.
	Annuler Pour fermer le formulaire de tâche sans enregistrer de modifications ou de réponses, cliquez sur ce bouton. La tâche reste incomplète et vous sera attribuée.
	Réaffecter une tâche Pour réaffecter cette tâche à une autre personne, cliquez sur ce bouton. Pour obtenir une illustration de la page dans laquelle vous allez entrer les détails de la réaffectation, et pour obtenir des instructions supplémentaires, consultez la section 7 de ce segment , Réaffecter votre tâche à quelqu’un d’autre. Note: Cette option peut être désactivée pour certaines tâches de workflow.

Revendiquer une tâche de groupe avant de la terminer (facultatif)

Si une seule tâche est affectée à un groupe entier auquel vous appartenez, tout membre du groupe peut revendiquer et effectuer cette tâche unique au nom de l’ensemble du groupe.

Revendiquez la tâche avant d’ouvrir et de signer le document. Dès que vous revendiquez la tâche, elle vous est attribuée, et aucun autre membre du groupe ne peut la terminer. (De cette façon, une seule personne effectue le travail nécessaire.)

1. Dans la page État du flux de travail, pointez sur le nom de la tâche affectée à votre groupe jusqu’à ce qu’une flèche s’affiche.
2. Cliquez sur la flèche, cliquez sur Modifier l’élément , puis, dans le formulaire de tâche, cliquez sur le bouton Revendiquer la tâche .
   

Lorsque la page État du flux de travail est actualisée, vous pouvez voir que la tâche n’est plus affectée au groupe, mais désormais spécifiquement à vous.

Plus tard, si vous souhaitez libérer la tâche dans le groupe sans l’exécuter, utilisez les mêmes étapes pour revenir au formulaire de tâche, mais cliquez maintenant sur le bouton Libérer la tâche .

Réaffecter votre tâche à une autre personne (facultatif)

Si vous souhaitez qu’une autre personne effectue une tâche de flux de travail qui vous a été affectée, cliquez sur le bouton Réaffecter la tâche dans le formulaire de tâche de flux de travail.

Ce formulaire s’affiche.

	Réaffecter la tâche à Entrez le nom ou l’adresse de la personne à laquelle vous souhaitez attribuer cette tâche. Pour affecter cette tâche à la personne qui a démarré le flux de travail ou, si le flux de travail a démarré automatiquement, à la personne qui a initialement ajouté ce flux de travail, laissez ce champ vide.
	Nouvelle demande Fournissez toutes les informations nécessaires à la personne à qui vous attribuez la tâche pour effectuer la tâche. (Tout texte que vous entrez ici sera ajouté dans la zone Commentaires consolidés .)
	Nouvelle durée Effectuez l’une des trois opérations suivantes : Pour conserver la date d’échéance existante Laissez ce champ vide. Pour supprimer entièrement la date d’échéance Tapez le nombre 0. Pour spécifier une nouvelle date d’échéance Tapez un nombre ici, puis spécifiez les unités de durée dans le champ suivant. Prises ensemble, les deux entrées identifient la période précédant l’échéance de la tâche de modification. Notez que par défaut, les tâches Collecter les signatures ne se voient pas attribuer de dates d’échéance ou de durées de tâche.
	Nouvelles unités de durée Si vous spécifiez une nouvelle durée de tâche, utilisez ce champ conjointement avec le champ Nouvelle durée pour identifier la période précédant l’échéance de la tâche. (Par exemple : 3 jours ou 1 mois ou 2 semaines.)

Une fois le formulaire terminé, cliquez sur Envoyer. Votre tâche est marquée Comme terminée, une nouvelle tâche est affectée à la personne désormais responsable de la tâche et une notification de tâche est envoyée.

Toutes les nouvelles informations que vous avez fournies sont incluses dans le texte Délégué par dans la notification de nouvelle tâche (numéro 1 dans l’illustration suivante).

Pendant ce temps, toutes ces modifications sont suivies et visibles dans les sections Tâches et Historique de la page État du flux de travail, comme illustré ici.

Surveiller, ajuster ou arrêter un workflow collecter des signatures en cours d’exécution

L’emplacement central à partir duquel vous pouvez surveiller, ajuster ou arrêter un workflow en cours d’exécution est la page État du flux de travail pour ce instance du flux de travail.

Tout d’abord, nous allons vous montrer comment accéder à cette page, puis vous montrer comment utiliser les options et les informations que vous y trouverez. Enfin, nous allons vous montrer deux autres pages dans lesquelles vous pouvez obtenir des informations de surveillance supplémentaires.

Accéder à la page État du flux de travail

Dans la liste ou la bibliothèque où se trouve l’élément, cliquez sur le lien En cours pour l’élément et le flux de travail souhaités.

Dans cet exemple, l’élément est le document nommé Brouillon de présentation et le flux de travail est Approbation 3.

La page État du flux de travail s’ouvre.

• Si votre liste ou bibliothèque contient un grand nombre d’éléments, vous pouvez utiliser le tri et/ou le filtrage pour trouver l’élément que vous recherchez plus rapidement. Si vous constatez que vous triez et/ou filtrez à plusieurs reprises de la même façon, vous pouvez trouver utile de créer une vue personnalisée qui automatise cette disposition particulière.
• Pour accéder à la page État du flux de travail, vous pouvez également cliquer sur le lien Afficher le status de ce flux de travail dans une notification par e-mail « a démarré » ou sur le lien Afficher l’historique du flux de travail dans une notification par e-mail « a terminé » pour le instance spécifique qui vous intéresse.

Utiliser la page État du flux de travail pour surveiller la progression du flux de travail

Ici, sous l’illustration de chaque section de la page État du flux de travail, vous trouverez les questions de surveillance auxquelles la section répond.

Section Informations sur le flux de travail

Questions:

• Qui a démarré cette instance du workflow ?
• Quand cette instance a-t-elle commencé ?
• Quand la dernière action de cette instance s’est-elle produite ?
• Sur quel élément cette instance s’exécute-t-elle ?
• Quelle est la status actuelle de cette instance ?

Section Tâches

Questions:

• Quelles tâches ont déjà été créées et affectées, et quelles sont leurs status actuelles ?
• Quelles tâches ont déjà été effectuées et quel a été le résultat de chacune de ces tâches ?
• Quelle est la date d’échéance de chaque tâche qui a déjà été créée et affectée ? (Notez que par défaut, les tâches Collecter les signatures ne se voient pas attribuer de dates d’échéance ni de durées de tâche.)

Les tâches qui ont été supprimées et celles qui n’ont pas encore été affectées n’apparaissent pas dans cette section.

Section Historique des flux de travail

Questions:

• Quels sont les événements qui se sont déjà produits dans cette instance du workflow ?
• Notez que les tâches en retard et les notifications de tâches en retard n’apparaissent pas dans cette zone.

Annuler ou mettre fin à cette exécution de workflow

Il existe deux façons d’arrêter un workflow en cours d’exécution instance avant son achèvement normal :

• Annuler le flux de travail Toutes les tâches sont annulées, mais sont conservées dans la zone Tâches de la page État du flux de travail.
• Mettre fin à ce flux de travail Toutes les tâches sont annulées et supprimées de la zone Tâches de la page État du flux de travail. (Toutefois, elles sont toujours reflétées dans la zone Historique du flux de travail.)

Les instructions pour les deux méthodes suivent.

Annuler (toutes les tâches annulées mais conservées dans la liste des tâches et l’historique)

Si la instance actuelle d’un workflow n’est plus nécessaire, elle peut être annulée.

Par défaut, cette procédure peut être effectuée par la personne qui a démarré cette instance du flux de travail ou par toute personne disposant de l’autorisation Gérer les listes. (Là encore, le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut ; ce n’est pas le cas du groupe Membres et du groupe Visiteurs.)

• Dans la page État du flux de travail, dans la zone juste en dessous de la visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Annuler toutes les tâches de collecte de signatures .

Toutes les tâches en cours sont annulées et le flux de travail se termine par un status annulé. Les tâches annulées sont toujours répertoriées à la fois dans la zone Tâches et dans la zone Historique du flux de travail .

Fin (toutes les tâches supprimées de la liste des tâches mais conservées dans l’historique)

Si une erreur se produit ou si le flux de travail s’arrête et ne répond pas, il peut être mis fin.

Par défaut, cette procédure ne peut être effectuée que par une personne disposant de l’autorisation Gérer les listes. (Là encore, le groupe Propriétaires dispose de l’autorisation Gérer les listes par défaut ; ce n’est pas le cas du groupe Membres et du groupe Visiteurs.)

• Dans la page État du flux de travail, dans la zone juste en dessous de la visualisation du flux de travail, cliquez sur le lien Terminer ce flux de travail .

Toutes les tâches créées par le flux de travail sont annulées et supprimées de la zone Tâches de la page État du flux de travail, bien qu’elles soient toujours reflétées dans la zone Historique du flux de travail . Le flux de travail se termine par un status annulé.

Déterminer les workflows en cours d’exécution sur un élément

Dans la page Flux de travail de n’importe quel élément, vous trouverez la liste des flux de travail en cours d’exécution sur cet élément.

1. Accédez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké.
2. Pointez sur le nom de l’élément, cliquez sur la flèche qui s’affiche, puis cliquez sur Flux de travail dans le menu déroulant.
3. Dans la page Flux de travail : Nom de l’élément , sous Flux de travail en cours d’exécution, vous trouverez la liste des instances de flux de travail en cours d’exécution sur l’élément.

Surveiller les flux de travail pour l’ensemble de la collection de sites

Les administrateurs de collection de sites peuvent afficher en un coup d’œil :

• Le nombre de flux de travail basés sur chaque modèle de flux de travail existe actuellement dans la collection de sites.
• Indique si chaque modèle de workflow est actuellement actif ou inactif dans la collection de sites.
• Nombre d’instances de versions de workflow basées sur chaque modèle de workflow en cours d’exécution dans la collection de sites.

Voici comment procéder :

1. Ouvrez la page d’accueil de la collection de sites (et non la page d’accueil d’un site ou d’un sous-site au sein de la collection).
2. Cliquez sur le bouton Paramètres de l’icône Paramètres , puis cliquez sur Paramètres du site.
   Dans la page Paramètres du site, sous Administration du site, cliquez sur Flux de travail.
   

La page Flux de travail s’ouvre et affiche les informations.

Quelles sont les prochaines étapes ?

S’il s’agit de la première fois que cette version de workflow s’exécute, vous pouvez utiliser les instructions du segment RÉVISION de cet article pour afficher les événements dans le instance et découvrir si le flux de travail fonctionne comme vous le souhaitez.

Passer en revue les résultats du flux de travail Collecter des signatures et créer des rapports

Une fois votre instance de workflow terminée, vous pouvez passer en revue les événements enregistrés dans son historique. (Vous pouvez accéder à l’enregistrement pour n’importe quel instance jusqu’à 60 jours après la fin de la instance.)

Vous pouvez également exécuter des rapports sur les performances globales du workflow entre les instances.

Passer en revue les événements de la dernière instance

Tant qu’un élément reste dans la même liste ou bibliothèque, et tant que le même flux de travail n’est pas réexécuter sur ce même élément, l’historique des instance les plus récents est accessible à partir de la liste ou de la bibliothèque.

Pour afficher la page État du flux de travail des instance les plus récentes d’un flux de travail exécuté sur n’importe quel élément :

• Dans la liste ou la bibliothèque où se trouve l’élément, cliquez sur le lien status pour l’élément et le flux de travail souhaités.

Dans cet exemple, l’élément est le document intitulé Brouillon de présentation et le flux de travail est Approbation du nouveau document.

Dans la page État du flux de travail, la section Historique du flux de travail se trouve en bas.

Accéder à l’historique instance jusqu’à 60 jours

Que se passe-t-il si vous souhaitez consulter l’historique d’un instance après avoir réexécuté le même workflow sur le même élément ?

En fait, vous pouvez le faire pendant jusqu’à 60 jours, à partir de l’un des deux points d’entrée : la liste ou la bibliothèque, ou la notification d’achèvement du flux de travail. (Soixante jours correspond à la durée pendant laquelle les produits SharePoint conservent l’historique des tâches pour les flux de travail.)

À partir de la liste ou de la bibliothèque

1. Accédez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle l’élément est stocké.
2. Cliquez sur l’icône devant le nom de l’élément pour sélectionner l’élément, puis, sous l’onglet Files du ruban, dans le groupe Flux de travail, cliquez sur Flux de travail.
3. Dans la page Flux de travail : Nom de l’élément, sous Flux de travail terminés, cliquez sur le nom ou le status du instance de flux de travail que vous souhaitez examiner.
   
   La page État du flux de travail de cette instance s’ouvre.

À partir de la notification d’achèvement du flux de travail

• Ouvrez la notification d’achèvement du flux de travail pour le instance que vous souhaitez examiner, puis cliquez sur le lien Afficher l’historique du flux de travail.

La page État du flux de travail de cette instance s’ouvre.

Pour conserver toutes vos notifications d’achèvement, vous pouvez créer une règle Outlook. Configurez la règle pour copier tous les messages entrants dont le texte est terminé dans la ligne Objet dans leur propre dossier distinct. (Assurez-vous que votre règle Outlook copie les messages entrants et ne les déplace pas simplement, sinon ils n’apparaissent pas également dans votre boîte de réception.)

Créer des rapports de performances de flux de travail

Pour savoir comment l’une de vos versions de workflow fonctionne de manière générale, au fil du temps et sur plusieurs instances, vous pouvez créer l’un ou l’autre des deux rapports prédéfinis :

• Rapport de durée d’activité Utilisez ce rapport pour voir les moyennes du temps nécessaire à l’exécution de chaque activité au sein d’un workflow, ainsi que le temps nécessaire à chaque exécution ou instance de ce flux de travail.
• Rapport d’annulation et d’erreurs Utilisez ce rapport pour voir si un flux de travail est fréquemment annulé ou rencontre des erreurs avant l’achèvement.

Créer les rapports disponibles pour un workflow

1. Dans la liste ou la bibliothèque, dans la colonne État de ce flux de travail, cliquez sur n’importe quel lien d’informations status.
   
2. Dans la page État du flux de travail, sous Historique du flux de travail, cliquez sur Afficher les rapports de flux de travail.
   
3. Recherchez le flux de travail pour lequel vous souhaitez afficher un rapport, puis cliquez sur le nom du rapport que vous souhaitez afficher.
   
4. Dans la page Personnaliser, conservez ou modifiez l’emplacement où le fichier de rapport sera créé, puis cliquez sur OK.
   
   Le rapport est créé et enregistré à l’emplacement spécifié.
5. Une fois le rapport terminé, vous pouvez cliquer sur le lien indiqué dans l’illustration suivante pour l’afficher. Sinon, cliquez sur OK pour terminer et fermer la boîte de dialogue. (Plus tard, lorsque vous serez prêt à afficher le rapport, vous le trouverez à l’emplacement que vous avez spécifié à l’étape précédente.)
   

Quelles sont les prochaines étapes ?

Si votre workflow fonctionne comme vous le souhaitez, vous êtes prêt à l’utiliser.

Si vous souhaitez modifier quelque chose sur son fonctionnement, consultez le segment CHANGE de cet article.

Créer des rapports de performances de flux de travail

Pour savoir comment l’une de vos versions de workflow fonctionne de manière générale, au fil du temps et sur plusieurs instances, vous pouvez créer l’un ou l’autre des deux rapports prédéfinis :

• Rapport de durée d’activité Utilisez ce rapport pour voir les moyennes du temps nécessaire à l’exécution de chaque activité au sein d’un workflow, ainsi que le temps nécessaire à chaque exécution ou instance de ce flux de travail.
• Rapport d’annulation et d’erreurs Utilisez ce rapport pour voir si un flux de travail est fréquemment annulé ou rencontre des erreurs avant l’achèvement.

Créer les rapports disponibles pour un workflow

1. Dans la liste ou la bibliothèque, dans la colonne État de ce flux de travail, cliquez sur n’importe quel lien d’informations status.
   
2. Dans la page État du flux de travail, sous Historique du flux de travail, cliquez sur Afficher les rapports de flux de travail.
   
3. Recherchez le flux de travail pour lequel vous souhaitez afficher un rapport, puis cliquez sur le nom du rapport que vous souhaitez afficher.
   
4. Dans la page Personnaliser, conservez ou modifiez l’emplacement où le fichier de rapport sera créé, puis cliquez sur OK.
   
   Le rapport est créé et enregistré à l’emplacement spécifié.
5. Une fois le rapport terminé, vous pouvez cliquer sur le lien indiqué dans l’illustration suivante pour l’afficher. Sinon, cliquez sur OK pour terminer et fermer la boîte de dialogue. (Plus tard, lorsque vous serez prêt à afficher le rapport, vous le trouverez à l’emplacement que vous avez spécifié à l’étape précédente.)
   

Quelles sont les prochaines étapes ?

Si votre workflow fonctionne comme vous le souhaitez, vous êtes prêt à l’utiliser.

Si vous souhaitez modifier quelque chose sur son fonctionnement, consultez le segment CHANGE de cet article.

Modifier, désactiver ou supprimer un flux de travail Collecter des signatures

Après avoir exécuté la première instance de votre nouveau flux de travail Collecter des signatures et passé en revue les résultats, vous pouvez apporter une ou plusieurs modifications à la façon dont le flux de travail est configuré.

En outre, vous pouvez à différents moments à l’avenir souhaiter apporter d’autres modifications à la configuration.

Enfin, vous pouvez à un moment donné souhaiter désactiver le flux de travail pendant une période plus courte ou plus longue, mais pas le supprimer, ou vous pouvez, en effet, choisir de le supprimer entièrement.

Modifier les paramètres permanents d’un workflow

Pour apporter des modifications permanentes aux paramètres d’un flux de travail existant, ouvrez et modifiez le formulaire d’association qui a été utilisé à l’origine pour l’ajouter.

Si le flux de travail s’exécute dans une seule liste ou bibliothèque

1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle le workflow s’exécute.

2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque .

   Remarque

   Le nom de l’onglet peut varier selon le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, cet onglet est nommé Calendar.

3. Dans le groupe Paramètres , cliquez sur Paramètres du flux de travail.

4. Dans la page Paramètres du flux de travail, sous Nom du flux de travail (cliquez pour modifier les paramètres), cliquez sur le nom du flux de travail pour lequel vous souhaitez modifier les paramètres.

   Remarque

   Si le flux de travail Collecter les signatures souhaité n’apparaît pas dans la liste, il peut être associé à un seul type de contenu. Les flux de travail qui apparaissent dans cette liste sont contrôlés par le contrôle Afficher les associations de flux de travail de ce type , situé juste au-dessus de la liste. (Voir l’illustration.) Cliquez sur les options content-type dans le menu déroulant pour découvrir laquelle affiche le flux de travail souhaité. Lorsque le flux de travail souhaité s’affiche dans la liste, cliquez sur le nom du flux de travail.

5. Dans le même formulaire d’association de deux pages que celui utilisé à l’origine pour ajouter le flux de travail, effectuez et enregistrez les modifications souhaitées.
   Pour plus d’informations sur les champs et les contrôles du formulaire d’association, consultez le segment PLAN et le segment ADD approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Si le flux de travail s’exécute dans toutes les listes et bibliothèques de la collection de sites

1. Ouvrez la page d’accueil de la collection de sites (et non la page d’accueil d’un site ou d’un sous-site au sein de la collection).
2. Cliquez sur le bouton Paramètres de l’icône Paramètres , puis cliquez sur Paramètres du site.

Dans la page Paramètres du site, sous Galeries, cliquez sur Types de contenu de site.

1. Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur le nom du type de contenu de site sur lequel le flux de travail s’exécute.
   
2. Dans la page du type de contenu sélectionné, sousParamètres, cliquez surParamètres du flux de travail.
   
3. Dans la page Paramètres du flux de travail, sous Nom du flux de travail (cliquez pour modifier les paramètres), cliquez sur le nom du flux de travail pour lequel vous souhaitez modifier les paramètres.
4. Dans le même formulaire d’association de deux pages que celui utilisé à l’origine pour ajouter le flux de travail, effectuez et enregistrez les modifications souhaitées.
   Pour plus d’informations sur les champs et les contrôles du formulaire d’association, consultez le segment PLAN et le segment ADD approprié (liste/bibliothèque ou collection de sites) de cet article.

Désactiver ou supprimer un workflow

Si le flux de travail s’exécute dans une seule liste ou bibliothèque

1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle le workflow s’exécute.
2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque .
   Le nom de l’onglet peut varier selon le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, cet onglet est nommé Calendar.
3. Dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.
4. Dans la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Supprimer un flux de travail .
5. Utilisez le formulaire de la page Supprimer les flux de travail pour désactiver, réactiver ou supprimer des flux de travail.
   

Le formulaire comporte cinq colonnes :

• Workflow Nom du flux de travail.
• Cas Nombre d’instances du workflow en cours d’exécution sur les éléments.
• Permettre Option qui permet au flux de travail de continuer à fonctionner normalement.
• Aucune nouvelle instance Option qui autorise l’exécution de toutes les instances du flux de travail en cours d’exécution, mais désactive le flux de travail en le rendant indisponible pour exécuter de nouvelles instances. (Cette action est réversible. Pour réactiver le flux de travail ultérieurement, revenez à cette page et sélectionnez Autoriser.)
• Retirer Option qui supprime complètement le flux de travail de la liste ou de la bibliothèque. Toutes les instances en cours d’exécution sont immédiatement arrêtées et la colonne de ce flux de travail n’apparaît plus sur la page de la liste ou de la bibliothèque. (Cette action n’est pas réversible.)

Si le flux de travail s’exécute dans toutes les listes et bibliothèques de la collection de sites

1. Ouvrez la page d’accueil de la collection de sites (et non la page d’accueil d’un site ou d’un sous-site au sein de la collection).
2. Cliquez sur le bouton Paramètres du , puis cliquez sur Paramètres du site.
   Dans SharePoint dans Microsoft 365, cliquez sur le , cliquez sur Contenu du site, puis sur Paramètres du site.
3. Dans la page Paramètres du site, sous Galeries d’Designer web, cliquez sur Types de contenu de site.
   
4. Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur le nom du type de contenu de site sur lequel le flux de travail s’exécute.
   
5. Dans la page du type de contenu sélectionné, sousParamètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.
6. Dans la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur le lien Supprimer un flux de travail .
7. Utilisez le formulaire de la page Supprimer les flux de travail pour désactiver, réactiver ou supprimer des flux de travail.
   

Quelles sont les prochaines étapes ?

Si vous avez apporté des modifications, exécutez un test instance du workflow pour double case activée les effets des modifications.

Le formulaire comporte cinq colonnes :

• Workflow Nom du flux de travail.
• Cas Nombre d’instances du workflow en cours d’exécution sur les éléments.
• Permettre Option qui permet au flux de travail de continuer à fonctionner normalement.
• Aucune nouvelle instance Option qui autorise l’exécution de toutes les instances du flux de travail en cours d’exécution, mais désactive le flux de travail en le rendant indisponible pour exécuter de nouvelles instances. (Cette action est réversible. Pour réactiver le flux de travail ultérieurement, revenez à cette page et sélectionnez Autoriser.)
• Retirer Option qui supprime complètement le flux de travail de la collection de sites. Toutes les instances en cours d’exécution sont immédiatement arrêtées et la colonne de ce flux de travail n’apparaît plus sur la page de la liste ou de la bibliothèque. (Cette action n’est pas réversible.)

Personnalisation supplémentaire

Il existe un large éventail de façons de personnaliser davantage les flux de travail inclus avec les produits SharePoint.

Vous pouvez même créer des flux de travail personnalisés à partir de zéro.

Vous pouvez utiliser tout ou partie des programmes suivants :

• SharePoint Designer 2013 Personnaliser les formulaires, les actions et les comportements de flux de travail.
• Microsoft Visual Studio Créez vos propres actions de workflow personnalisées.

Pour plus d’informations, consultez le système d’aide MSDN (Microsoft Software Developer Network).