כאשר תוכן האתר מאורגן בצורה לוגית וקל לאיתור, קל יותר לתחזק ולנהל אותו, ומשתמשי האתר פרודוקטיביים יותר. כמנהל אוסף אתרים או כבעלים של אתר, ייתכן שתרצה לתכנן את אסטרטגיית האתר שלך לפני יצירת האתר שלך. במאמר זה, אנו חוקרים את:
- איזה סוג תוכן יהיה לך באתרים?
- כיצד יוכלו המשתמשים שלך למצוא תוכן ולגשת אליו?
- מה משתמשים צריכים לעשות עם תוכן?
איזה סוג תוכן יהיה לך באתרים?
לאחר שתחשב על המספר וסוג האתרים הרצויים, תתכנון מסוים עבור התוכן שמאוחסן באתרים אלה. המטרה של תכנון תוכן זה היא לקבוע:
- אילו סוגים של רשימות, ספריות או דפים ברצונך ליצור באתרים לארגון תוכן ניתן להשתמש בספריות לאחסון מסמכים וקבצים אחרים, בעוד שרשימות יכולות להיות שימושיות למעקב אחר משימות או בעיות. דפים הם פריטים בודדים בתוך אתר שבו באפשרותך להציג תוכן, יישומים, קישורים ועוד.
- אילו סוגים של אפליקציות ברצונך לכלוליישומים מוכללים של SharePoint כגון ספריות מסמכים ורשימות, אך באפשרותך גם ליצור יישומים משלך או לקנות יישומים מספקים חיצוניים בחנות SharePoint.
- אם ברצונך ליצור סוגי תוכן סוגי תוכן עוזרים לך להתאים אישית את האופן שבו אתה מטפל בסוגי תוכן ספציפיים ולעקוב אחריהם.
ייתכן שהארגון שלך רוצה לנהל תכנון מסוג זה באופן מרכזי (במיוחד עבור סוגי תוכן), אך זהו גם סוג התכנון שעליך לעודד בעלי אתרים בודדים לבצע בעת התאמה אישית של אתרים שעבורם הם אחראים.
אילו סוגים של יישומים ברצונך להוסיף?
בנוסף למחשבה על סוגי תוכן, ייתכן שתרצה לחשוב על סוגי המידע האחרים המאוחסנים באתרים, או סוגי המשימות שאנשים בארגון שלך רוצים להשתמש באתרים לניהול. פעולה זו תעזור לך לתכנן את הסוגים השונים של יישומים שייתכן שתרצה להוסיף לאתרים כדי להתחיל בעבודה. לדוגמה, אם אתה יודע שברצונך מקום לאחסון מסמכים, סביר להניח שתרצה להוסיף ספריית מסמכים. אם אתה יודע שברצונך לעקוב אחר תאריכים חשובים, סביר להניח שתרצה לוח שנה.
אין צורך להוסיף מיד את כל היישומים שייתכן שתידרש להם באופן מיידי. בעלי אתרים יכולים להוסיף ולהסיר יישומים חדשים לאורך זמן, כאשר הצרכים העסקיים משתנים. אך תכנון מוקדם על האופן שבו ברצונך להתאים אישית את התוכן באתרים שלך יכול לסייע להבטיח שאתרים שימושיים באופן מיידי למשתמשים.
SharePoint כולל יישומים מוכללים שימושיים עבור מגוון מטרות עסקיות, החל מאחסון וניהול של מסמכים, וכלה בניהול פרוייקטים ומעקב אחר פרוייקטים וכלה בתקשורת. באפשרותך להוסיף מופעים מרובים של סוגים אלה של יישומים לאתר. באפשרותך גם לקנות ולהוסיף יישומים של ספקים חיצוניים מחנות SharePoint לאתר שלך.
לקבלת מידע נוסף, ראה הוספת יישום לאתר ורכישהשל יישום מחנות SharePoint.
האם עליך להגדיר סוגי תוכן?
סוגי תוכן מאפשרים למשתמשים באתר ליצור במהירות סוגים מיוחדים של תוכן באמצעות הפקודה פריט חדש או מסמך חדש ברשימה או בספריה. סוגי תוכן שימושיים מאחר שהם מספקים לבעלי אתרים דרך להבטיח שהתוכן יהיה עקבי בכל האתרים. סוגי תוכן גם מאפשרים לרשימה או לספריה אחת להכיל סוגי פריטים מרובים או סוגי מסמכים מרובים. בעלי אתרים יכולים לקבוע מראש את התצורה של פרטים ספציפיים לגבי התוכן בעת הגדרת סוגי תוכן עבור אתר, רשימה או ספריה.
בעלי אתרים יכולים להגדיר סוגי תוכן עבור פריטי רשימה, מסמכים או תיקיות.
ייתכן שיהיה שימושי להגדיר סוגי תוכן עבור חלק מהתוכן שלך אם התוכן שלך עומד בכל אחד מהקריטריונים הבאים:
| אם הדבר נכון: | סוגי תוכן עשויים להיות שימושיים עבורך בדרכים הבאות: |
|---|---|
| יש לך סוגים ספציפיים של מסמכים בעלי תבנית או מטרה סטנדרטית וברצונך שהם יהיו עקביים ברחבי הארגון שלך. | קבע תצורה של סוגי תוכן אתר עבור סוגים אלה של מסמכים ברמת אתר הצוות כך שהם יהיו זמינים לשימוש בכל אתרי המשנה של אתר הצוות. באופן זה, כל המשתמשים בארגון שלך יצירו מסמכים אלה בדרכים עקביות. |
| יש לך תבניות ספציפיות שאנשים חייבים להשתמש בהן עבור סוגים ספציפיים של מסמכים. | הוסף תבניות מסמך אלה לסוגי התוכן הרלוונטיים כך שכל המסמכים החדשים שנוצרו מסוג התוכן ישתמשו בתבנית. |
| קיימת ערכה סטנדרטית של מידע שברצונך לעקוב אחריו עבור סוגים ספציפיים של מסמכים או פריטים. | הוסף עמודות לסוג התוכן שלך כדי לעקוב אחר מידע זה. אם חלק מהמידע חיוני במיוחד, באפשרותך להגדיר עמודות אלה כצורך. באפשרותך גם לספק ערכי ברירת מחדל עבור עמודות ספציפיות בעת קביעת התצורה של סוג התוכן. |
| קיים תהליך עסקי מוגדר עבור האופן בו סוגים ספציפיים של מסמכים מטופלים תמיד או נבדקים. | שקול להגדיר זרימות עבודה עבור סוגי תוכן ספציפיים. באפשרותך להשתמש בזרימות עבודה כדי לנהל תהליכים עסקיים כגון סקירת מסמכים או אישור. |
לאחר שתזהה תוכן שעבורו ייתכן שתרצה להגדיר סוגי תוכן, עליך לחשוב על המקום שבו ברצונך להגדיר סוגי תוכן. אם תגדיר סוגי תוכן אתר ברמת אתר הצוות, הם יהיו זמינים לשימוש חוזר ברשימות ובספריות בתוך כל אתרי המשנה של אתר הצוות שלך. בעלי אתר בודדים יכולים גם להגדיר סוגי תוכן אתר עבור האתרים שלהם, על אף וסוגי תוכן אלה יהיו זמינים לשימוש ברשימות ובספריות רק באתר זה ובאתרים שתחתיו.
ייתכן שיהיה כדאי ליצור גיליון אלקטרוני או טבלה הלוכדים את המידע שברצונך לכלול בעת הגדרת סוגי התוכן שלך. לדוגמה, באפשרותך להתחיל ביצירת פריט בסיסי כמו הטבלה שלהלן, ולאחר מכן להתאים אותו כך שיכלול את כל המידע הנוסף שעשוי להיות שימושי למעקב עבורך, כגון האתרים או הצוותים שישתתמו בסוגי התוכן:
| סוג תוכן חדש | סוג תוכן אב | עמודות | תבנית מסמך | זרימות עבודה |
|---|---|---|---|---|
| ציין את שם סוג התוכן שברצונך ליצור. | ציין את סוג תוכן האב ממנו הוא ייווצר. | הצג רשימה של העמודה החדשה או הקיימת שברצונך להוסיף לסוג התוכן. | ציין אם תהיה תבנית מסמך המשויכת לסוג התוכן. | ציין אם יהיו זרימות עבודה המשויכות לסוג התוכן. |
לקבלת מידע נוסף אודות עבודה עם סוגי תוכן, ראה יצירה או התאמה אישית של סוג תוכן.
כיצד יוכלו המשתמשים שלך למצוא תוכן ולגשת אליו?
חשוב על האופן שבו משתמשי אתר יוכלו למצוא את התוכן באתרי SharePoint שלך ולהשתמש בו. תכנון מסוג זה יעזור לך לקבל החלטות לגבי אופן קביעת התצורה של הניווט וחיפוש אתר הצוות ואתרי המשנה שלו.
אילו אתרים ברצונך לכלול בניווט הכללי שלך?
כדי לתכנן את הניווט, כדאי ליצור דיאגרמה של האתרים בהירארכיית האתרים שלך. אם כבר יצרת דיאגרמה בעת תכנון אתרים, באפשרותך להתחיל בדיאגרמה זו ולשנות אותה. כלול את כל אתרי המשנה של אתר הצוות שלך. ייתכן שתרצה לכלול גם רשימות או ספריות חשובות הקיימות באתר הצוות ואתרי המשנה שלו. פעולה זו תסייע לך לזהות במבט מהיר את היעדים החשובים שמשתמשי האתר עשויים למצוא אם הם מתחילים בדף הבית של אתר הצוות שלך.
הניווט העליון באתר מספק את מה שנקרא ניווט כללי.
כברירת מחדל, כל אתר משתמש בניווט העליון שלו, אך באפשרותך להחליט לאפשר לאתרים לקבל בירושה ניווט עליון מאתר האב כך שת חוויית הניווט עקבית בכל האתרים. באפשרותך לקבוע אילו אתרים יופיעו בניווט העליון. באפשרותך גם לכלול קישורים לכל כתובת URL אחרת שתרצה, למקרה שתרצה לשלב קישורים למשאבים חיצוניים בניווט האתר שלך. לקבלת מידע נוסף אודות התאמה אישית של הניווט העליון, ראה התאמה אישית של הניווט באתר הצוות שלך.
אם יש לך אתרי משנה רבים עבור אתר הצוות שלך, ייתכן שלא תרצה לחשוף את כולם בסרגל הקישורים העליון משום שזה עלול להיות הלם עבור משתמשי האתר. אך גם אינך מעוניין להפוך אתרים חשובים או תוכן לזמינים לגילוי. השתמש בדיאגרמת הירארכיית האתרים שלך כדי לזהות את אתרי המפתח שברצונך לחשוף בניווט הכללי.
כיצד אנשים ינווטו בתוך אתרים?
בנוסף לניווט העליון, אתרים מציגים גם רכיב ניווט בצד הימני של הדף שנקרא 'הפעלה מהירה'.
בדרך כלל, ההפעלה המהירה מציגה קישורים ספציפיים לאתר הנוכחי, ובאפשרותך להשתמש בהם כדי לסמן את התוכן החשוב ביותר. בעת יצירת רשימה או ספריה חדשה, קישור חדש יופיע באופן אוטומטי תחת אחרון בהפעלה המהירה. רק חמשת הקישורים החדשים ביותר מופיעים במקטע אחרון.
באפשרותך להתאים אישית את ההפעלה המהירה כדי להוסיף או להסיר קישורים לרשימות ולספריות באתר. באפשרותך גם לקבץ קישורים תחת כותרות מותאמות אישית. אם תבחר שכל אתרי המשנה יקבלו בירושה את הניווט הכללי, חשוב לבעלי אתרים להתאים אישית את הניווט בהפעלה המהירה, מכיוון שהיא תהיה הדרך העיקרית שבה המשתמשים יוכלו למצוא תוכן בתוך אתר כאשר הם יבקרו בו. אם תחליט שלא לאפשר לאתרי משנה לקבל בירושה ניווט כללי מאתר הצוות, המשתמשים יוכלו להשתמש הן בסרגל הקישורים העליון והן בהפעלה המהירה באתר משנה כדי למצוא את התוכן בתוכו. לקבלת מידע נוסף אודות עריכת הקישורים בהפעלה המהירה, ראה התאמה אישית של הניווט באתר הצוות שלך.
מה עליך לחשוב בעת תכנון חיפוש?
יש להניח שהמשתמשים שלך רוצים להשתמש ב- SharePoint כאשר הם יכולים למצוא בקלות את המידע הדרוש להם. על-ידי שימוש בתכונות תוכן כגון סוגי תוכן, או על-ידי הוספת עמודות מטה-נתונים לרשימות ולספריות, באפשרותך לסייע בהפיכת התוכן לניתן לגילוי יותר באמצעות חיפוש.
מנהלי אוסף אתרים ומנהלי אתרים יכולים לבצע מספר תצורות כדי להתאים אישית את חוויית החיפוש עבור משתמשים.
| לשם כך: | עיין בנושא זה: |
|---|---|
| התאם אישית את ההטיה וההגדרות המשפיעות על תוצאות החיפוש, באפשרותך להתאים אישית את מרכז החיפוש ואת רכיבי ה- Web Part המשמשים בדפים של מרכז החיפוש. | ניהול מרכז החיפוש ב- SharePoint |
| צור כללי שאילתה כדי לשפר את האופן שבו החיפוש מגיב לכוונת המשתמש. | ניהול כללי שאילתה |
| התאם אישית את מקורות התוצאות עבור חיפושים. | ניהול מקורות של תוצאות |
| הצג, צור או שנה מאפיינים מנוהלים או מפה מאפיינים סרוקים למאפיינים מנוהלים. | ניהול סכימת החיפוש ב- SharePoint |
| כדי לייצא ולייבא הגדרות תצורה מותאמות אישית של חיפוש בין אתרים. ההגדרות שאתה מייצא וייבוא כוללות את כל כללי השאילתה המותאמים אישית, מקורות התוצאות, סוגי התוצאות, מודלי הדירוג והגדרות החיפוש באתר. | ייצוא וייבוא של הגדרות תצורה מותאמות אישית של חיפוש |
כיצד התוכן הופך לזמין בחיפוש
שירות החיפוש מתוזמן לסרוק תוכן של SharePoint כל חמש דקות. לאחר הוספת פריט לאתר SharePoint, תתווסף תקופת זמן לפני הוספתו לאינדקס והחזרתו בתוצאות החיפוש. משך זמן זה משתנה בהתאם לפעילויות המשתמש הנוכחיות. משימות כגון העברת אתרים, שדרוג ותחזוקה מגדילות את העומס על צינור יצירת האינדקס. פריטי תוכן חדשים אמורים בדרך כלל להופיע בתוצאות החיפוש תוך שעה.
מה משתמשים צריכים לעשות עם תוכן?
אם תישאל כמה שאלות בסיסיות לגבי הפעולות שמשתמשי אתר צריכים לעשות עם תוכן, תוכל לקבוע כיצד ייתכן שתצטרך לקבוע תצורה של אתרים, רשימות או ספריות ספציפיים, וכן באילו תכונות ספציפיים ייתכן שמשתמשי אתר יצטרכו להשתמש.
| שאלות לעיון: | שיקולים לגבי תצורת תוכן: |
|---|---|
| האם עליך לעקוב אחר גירסאות של סוגים ספציפיים של מסמכים או פריטי רשימה? |
|
| האם משתמשי האתר יצטרכו את היכולת לעבוד או לשתף פעולה בו-זמנית על סוגים ספציפיים של מסמכים? |
|
| בצע סוגים ספציפיים של תוכן שיש לאשר לפני שהם יהיו נגישים באופן נרחב |
|
| האם סוגים מסוימים של מסמכים כפופים לתהליכים עסקיים ספציפיים או לזרימות עבודה אנושיות? |
|
| האם אתה משתמש ברשימות כדי לנהוג או לנהל תהליכים |
|
| האם יהיה תוכן רגיש באתרים שיש להגביל אותם מגישה כללית |
|
| האם המשתמשים יצטרכו לקבל עדכונים לגבי שינויי תוכן? |
|