השיתוף ב- Outlook תלוי בתוכן שברצונך לשתף ובסוג הגישה שברצונך להעניק לאנשים שעמם אתה משתף.
לדוגמה, באפשרותך לשתף תיבת דואר בודדת בין כמה משתמשים כאשר כל הדואר הנכנס והיוצא מגיעים מתיבת דואר זו. לחלופין, באפשרותך לשתף תיקיה אחת או יותר, או את תיבת הדואר כולה עם אנשים אחרים. תוכל גם לאפשר לאחרים לנהל את לוח השנה או את תיבת הדואר שלך.
כאשר אתה מעניק למישהו הרשאה לנהל את תיבת הדואר שלך, אתה מעניק לו הרשאות נציג. פעולה זו חורגת מהרשאות עריכה, ומאפשרת למישהו לשלוח או להגיב לדואר או לפריטי לוח שנה בשמך. במקרים מיוחדים, תוכל אף לאפשר ניהול מלא של תיבת הדואר ולוח השנה שלך, כאשר לנציג שלך יש הרשאות לפעול כמוך בעת יצירת הודעות או אירועים או מענה להן. לקבלת מידע נוסף אודות נציגים, ראה אודות נציגים: אפשר למשתמש אחר לנהל את הדואר ואת לוח השנה שלך ב- Outlook.
השאלה אם וכיצד תוכל לגשת לאפשרויות השיתוף השונות האלה ב- Outlook תלויה גם בסוג החשבון שבו אתה משתמש. לדוגמה, חלק מאפשרויות השיתוף מוגבלות לחשבונות בעבודה או בבית ספר שנמצאים בשימוש בארגון. לאפשרויות אחרות, כגון שיתוף לוח שנה, יש גישה רחבה יותר וניתן לבצע אותן גם באמצעות חשבון אישי כגון חשבון Outlook.com או חשבון Hotmail.com.
עצה
לקבלת מידע נוסף אודות חשבונות, ראה מה ההבדל בין חשבון Microsoft לחשבון בעבודה או בבית ספר?
דרכים שונות לשיתוף ב- Outlook
הטבלה שלהלן מתארת את הדרכים השונות לשיתוף ב- Outlook, את סוג החשבון הנדרש ואם אתה זקוק ל- מרכז הניהול ה- IT של הארגון כדי להגדיר זאת עבורך.
| סוג השיתוף | תיאור | תרחישים לדוגמה | סוג חשבון | נדרשת הגדרה של מנהל IT |
|---|---|---|---|---|
| תיבת דואר משותפת | תיבת דואר משותפת מספקת גישה קבוצתית או בודדת לתיבת הדואר כולה. הדבר כולל תוכן תיבת דואר, כגון תיקיות, לוחות שנה ואנשי קשר. כשאדם בקבוצה משיב להודעה שנשלחה לתיבת הדואר המשותפת, הודעת הדואר האלקטרוני תיראה כאילו נשלחה מהכתובת המשותפת, ולא ממשתמש פרטי. הרשאות בתיבות דואר משותפות עשויות להשתנות בין חברים. |
צוות שירות לקוחות מעוניין בתיבת דואר אחת שאליה עוברות info@contoso.comכל הדואר האלקטרוני הנכנס והיוצא. כל חבר בצוות שירות הלקוחות שיש לו גישה לתיבת הדואר המשותפת יכול לקבל הודעות ולהגיב להן. תשובות נשלחות תמיד מאנשים info@contoso.com בקבוצה שהגיבו להודעה. |
חשבונות בעבודה או בבית ספר | כן, נדרשת הגדרת מנהל מערכת. מנהל המערכת יקצה הרשאות לכל המשתמשים הזקוקים לגישה לתיבת הדואר המשותפת. |
| לוחות שנה משותפים | לוחות שנה משותפים מוגבלים לתיקיית לוח השנה שבתיבת הדואר שלך. באפשרותך לבחור לשתף את לוח השנה שלך עם אדם אחד או עם מספר אנשים. ההרשאות עשויות להשתנות בין אנשים שעמם אתה משתף את לוח השנה שלך, וגם תלויות בחשבון שבו אתה משתמש כדי לשתף את לוח השנה שלך. היבטים מסוימים של שיתוף לוחות שנה מוגבלים לחשבונות בעבודה או בבית ספר בלבד. |
ייתכן שתרצה לשתף לוחות שנה עם מתזמנים, מנהלים בכירים, עמיתים לעבודה, חברים, בני משפחה או אנשים מהימנים אחרים. | חשבונות בעבודה או בבית ספר וחשבונות אישיים | לא נדרשת הגדרת מנהל מערכת. ברוב המקרים, באפשרותך לבחור את לוח השנה שברצונך לשתף ולהקצות הרשאות מתוך Outlook. אם אתה משתמש בחשבון בעבודה או בבית ספר, באפשרותך להעניק הרשאות נציג, המאפשרות לנציג לשלוח ולהגיב להזמנות לפגישות בשמך. |
| תיקיות משותפות | בחר לשתף תיקיה אחת או יותר בתיבת הדואר שלך עם אנשים אחרים בארגון. באפשרותך להגדיר את רמת הגישה לכל אדם שעמו אתה משתף על-ידי הענקת הרשאות הצגה בלבד, עריכה או הקצאה. קיימים שני סוגים של הרשאות הקצאה. באפשרותך לבחור שאנשים ישלחו בשמך, או שישלחו בשמך. |
תרחיש 1: ברצונך לשתף תיקיה עם הרשאות תצוגה בלבד. לדוגמה, אתה מנהל פרוייקט וברצונך להעניק למישהו בצוות שלך גישה לכל הודעות הדואר האלקטרוני בתיקיה זו. תוכל לאפשר לאדם זה להגיב להודעות, אך הוא יוכל להגיב רק בתור עצמו, ולא בשמך. תרחיש 2: מנהל מקצה הרשאות נציג לעוזר שלו, כך שהעוזר יכול לנטר ולהגיב להודעות דואר אלקטרוני בשמו. או שהוא מעוניין שהעוזר יקבל ניהול מלא של תיבת הדואר שלו ויעניק לו הרשאות 'שלח כ'. בשני המקרים, המנהל יכול לבחור לשתף את תיבת הדואר כולה (כולל לוח השנה שלו) או לשתף תיקיות נבחרות בלבד. |
חשבונות בעבודה או בבית ספר | בהתאם לאופן שבו תרצה שאחרים יוכלו לגשת, ייתכן שתידרש הגדרת מנהל מערכת. באפשרותך לשתף תיקיות עם אנשים אחרים בארגון שלך. אפשרות זו כוללת הוספת מישהו כנציג והענקת הרשאות 'שלח בשם '. עם זאת, כדי להעניק הרשאות 'שלח כ ' למישהו, עליך לפנות למנהל ה- IT האחראי לניהול Outlook בארגון שלך כדי שיגדיר זאת עבורך. |
מוכן להתחיל לשתף?
בחר מאמר להלן לקבלת מידע לגבי האופן והתוכן שברצונך לשתף.