ארכיון מקוון – שנקרא גם תיבת דואר של ארכיון – הוא מקום שבו ניתן לאחסן הודעות דוא"ל ישנות כדי שהן לא יתפסו שטח בתיבת הדואר הראשית. מנהל ה- IT או מנהל המערכת של Microsoft 365 יוצר עבורך את תיבת הדואר של הארכיון.
הערה
כדי שתיבת הדואר של הארכיון תעבוד עם Outlook עבור Mac הארכיון ותיבות הדואר הראשיות שלך חייבות להיות ב- Exchange Server (מקומי) או ב- Exchange Online Microsoft 365 (ענן). אם תיבת הדואר הראשית שלך נמצאת ב- Exchange Server, לדוגמה, וחשבון הארכיון שלך נמצא ב- Exchange Online ב- Microsoft 365, לא תוכל להשתמש בארכיון המקוון שלך. פנה למנהל ה- IT או למנהל המערכת של Microsoft 365 לגבי איתורם המשותפים.
שיטות עבודה מומלצות להעברת דואר לארכיון
למרות שניתן להעביר הודעות בודדות מ- Outlook עבור Mac לתיבת הדואר של הארכיון בזה אחר זה (לא ניתן להעביר או להעתיק פריטים מרובים בו-זמנית), הדרך היעילה יותר לוודא שההודעות שלך נאחסנות בארכיון היא להשתמש במדיניות שמירה ואחסון בארכיון של Outlook Web App.
ארכיון ומדיניות שמירה מוגדרות על-ידי מנהל ה- IT או מנהל המערכת של Microsoft 365. מדיניות אחסון בארכיון קובעת את משך הזמן שבו הודעות יישארו בתיקיית דוא"ל לפני העברתן לארכיון; מדיניות שמירה קובעת את משך הזמן שבו יישמרו ההודעות. למרות שמנהלי מערכת קובעים את המדיניות עבור הארגון כולו, באפשרותך לעקוף את המדיניות בהתאם לצרכיך. לקבלת הוראות, ראה מדיניות שמירה ואחסון בארכיון ב- Outlook Web App.
אם ברצונך לאחסן הודעות מרובות בארכיון בו-זמנית, ולא קיימות מדיניות שמירה או ארכיון, השתמש ב- Outlook Web App כדי להעביר את ההודעות מתיבת הדואר הראשית שלך לארכיון. לא תוכל להעביר תיקיות, אך תוכל להעביר את כל ההודעות שבתיקיה בבת אחת.
סמן את התיבה לצד כל ההודעות שברצונך לאחסן בארכיון.
גרור אותם אל התיקיה בחלונית הניווט עם התווית אישי ארכיון - <שמך>.
הערה
אם תיקיות, פריטי לוח שנה, אנשי קשר, משימות או פתקים הועברו לארכיון שלך בכל גירסה אחרת של Outlook, כגון Outlook עבור Windows, לא תוכל להעביר אותם או להציג אותם בתיבת הדואר של הארכיון באמצעות Outlook עבור Mac.
עצות נוספות
- כדי לבצע חיפוש בתוך הארכיון, בחר תיקיית ארכיון בחלונית התיקיות. לא ניתן לחפש בתיבת הדואר שלך ובארכיונים בו-זמנית.
- ניתן ליצור כללים של תיבת דואר נכנס כדי לתייק הודעות באופן אוטומטי בתיקיות, להקצות הודעות לקטגוריות או לנתב מחדש הודעות לחשבון אחר. עם זאת, כללים אלה אינם חלים על תיבת הדואר של הארכיון, ולא ניתן לנתב מחדש הודעות לארכיון באמצעות כלל של תיבת דואר נכנס.