אחזור נתוני PivotTable באמצעות פריט מסנן דוחות אחד בכל פעם

1. ודא שהפקודה אשף PivotTable ו- PivotChart נמצאת בסרגל הכלים לגישה מהירה. אם אינך רואה אותה, בצע את הפעולות הבאות:

   היכן נמצא סרגל הכלים לגישה מהירה?

   1. לחץ על החץ ליד סרגל הכלים ולאחר מכן לחץ על פקודות נוספות.

   2. תחת בחר פקודות מתוך, בחר כל הפקודות.

   3. ברשימה, בחר אשף PivotTable ו- PivotChart, לחץ על הוספה ולאחר מכן לחץ על אישור.

2. כעת לחץ על סמל אשף PivotTable ו- PivotChart בסרגל הכלים לגישה מהירה.

3. בעמוד שלב 1 של האשף, בחר מקור נתונים חיצוני ולאחר מכן לחץ על הבא.

4. בעמוד שלב 2 של האשף, לחץ על קבל נתונים.

5. התחבר למקור נתונים.

   לקבלת מידע נוסף אודות אופן החיבור למקור נתונים של ODBC, ראה שימוש ב - Microsoft Query לאחזור נתונים חיצוניים.

6. בעמוד שלב 3 של האשף, לחץ על פריסה.

7. בתיבת הדו-שיח פריסה, גרור שדה אחד או יותר לאזור מסנן דוחות .

8. עבור כל שדה מסנן דוחות, בצע את הפעולות הבאות:

   1. לחץ פעמיים על השדה.

      תיבת הדו-שיח אפשרויות מתקדמות של שדה PivotTable מופיעה.

   2. כדי לאחזר רק נתונים מעודכנים ממקור הנתונים בכל פעם שאתה בוחר פריט חדש במסנן דוחות, לחץ על שאילתה על מקור נתונים חיצוני בעת בחירת כל פריט שדה של מסנן דוחות (דורש פחות זיכרון).

      כדי למנוע העברה של שדה מסנן דוחות לאזור תוויות שורה, תוויות עמודה או ערכים, בחר בתיבת הסימון הפוך סידור ציר של שדה זה ללא זמין (מומלץ).

      כדי לחזור אל פעולת ברירת המחדל, מאחזר את כל הנתונים ממקור הנתונים בכל פעם שאתה בוחר פריט חדש במסנן דוחות, לחץ על אחזר נתונים חיצוניים עבור כל פריטי שדות מסנן הדוחות (ביצועים מהירים יותר).

באפשרותך לקבוע תצורה של מסנן דוחות לאחזור הנתונים שנבחרו ממקור הנתונים של PivotTable באמצעות תיבת הדו-שיח אפשרויות מתקדמות של שדה PivotTable באשף PivotTable ו- PivotChart. כברירת מחדל, Microsoft Office Excel מאחזר את כל נתוני המקור עבור PivotTable, הכולל נתונים המסוננים החוצה (ולכן אינם מוצגים בדוח), בעת יצירה או רענון של הדוח. בעת קביעת תצורה של מסנן דוחות לאחזור נתונים רק עבור הפריט שאתה מציין במסנן, באפשרותך לאחזר כמויות קטנות יותר של נתונים לפי הצורך. בכל פעם שאתה מציג פריט אחר במסנן, רק קבוצת המשנה של הנתונים עבור הפריט החדש מאוחזרת. באפשרותך לקבוע את התצורה של מסנני דוחות רבים ככל שתרצה ולאחר מכן להחיל אותם לפי הצורך.

כיצד הביצועים מושפעים

כאשר מסנן דוחות מוגדר לאחזור נתונים עבור פריט אחד או יותר (אך לא עבור כולם), הפריט (הכל) המסכם את ערכת הנתונים המלאה אינו זמין (מעומעם), והפקודה הצג עמודי מסנן דוחות (בכרטיסיה אפשרויות, בקבוצה PivotTable, בעת לחיצה על החץ לצד אפשרויות) אינה זמינה אף היא. בכל פעם שאתה בוחר פריט אחר, אתה מאחזר פחות נתונים, אך עדיין עליך להמתין לאחזור הנתונים. אם המחשב שלך מתנתק ממקור הנתונים החיצוני, לא תוכל לבחור פריט אחר עד שתוכל להתחבר מחדש למקור הנתונים. עם זאת, אפשרות זו מאפשרת לך לעבוד עם כמויות גדולות הרבה יותר של נתונים מכפי שהיית עושה אחרת.

אם אתה מאחזר את כל הנתונים עבור כל הפריטים, פעולת אחזור הנתונים הראשונית עשויה להימשך זמן רב יותר, אך לאחר מכן תוכל לבחור פריטים חדשים במסנן הדוחות ללא השהיה מאחר שכל הנתונים הדרושים לך נטענים לזיכרון במחשב שלך. באפשרותך גם לפתוח סיכום של ערכת הנתונים המלאה על-ידי בחירת הפריט (הכל) וארגן מחדש את הדוח כדי להשתמש במסנני הדוחות באזורים אחרים. האפשרות (הכל) מספקת לך את הרב-תכליתיות ביותר כאשר הכמות הכוללת של נתונים לאחזור נמצאת במגבלות הזיכרון הזמינות של המחשב שלך.

מעביר מסנני דוחות

אם תגרור מסנן דוחות שתצורתו נקבעה לאחזר את כל הנתונים עבור כל הפריטים למיקום אחר, לדוגמה, אם תנסה להפוך אותו לתווית שורה, Excel ינסה לאחזר את הנתונים עבור כל הפריטים, וייתכן שלא יהיה לך יותר משאבי מחשב. עם זאת, באפשרותך למנוע ממשתמש לבצע פעולה זו. לקבלת מידע נוסף, עיין בסעיף אחזור נתוני מסנן דוחות עבור כל פריט או עבור כל הפריטים.

אחזור נתונים עבור פריטים כאשר מסנן דוחות אינו זמין

יכולת זו להשתמש בתכונה זו אינה זמינה בנסיבות הבאות:

• דוחות המבוססים על נתוני מקור OLAP נתונים אוטומטיים של שאילתות עבור נתונים לפי הצורך, ולכן אינם משתמשים בתכונה זו.

• ה- PivotTable משתף את מטמון הנתונים עם טבלת PivotTable אחרת אחת או יותר.

• מנהל ההתקן של ODBC עבור מסד הנתונים החיצוני שאתה עורך בו שאילתה אינו תומך בשאילתות פרמטר. מנהלי ההתקנים של ODBC שסופקו עם Microsoft Office כל שאילתות פרמטר התמיכה. באפשרותך לפנות לספקי מנהלי התקנים של ספקים חיצוניים כדי לקבוע אם תמיכה זו תינתן למנהלי ההתקנים שלהם.