בניית מסד נתונים של Access לשיתוף באינטרנט

במאמר זה

• מבט כולל

• יצירת מסד נתונים של אינטרנט

• פרסום וסינכרון של שינויים ביישום

מבט כולל

Access 2010 ו- Access Services (רכיב אופציונלי של SharePoint) מספקים פלטפורמה ליצירת מסדי נתונים שניתן להשתמש בהם באינטרנט. אתה מעצב ומפרסם מסד נתונים באינטרנט באמצעות Access 2010 ו- SharePoint, ואנשים שיש להם חשבונות SharePoint משתמשים במסד הנתונים באינטרנט בדפדפן אינטרנט.

כיצד זה פועל

בעת פרסום מסד נתונים של אינטרנט, Access Services יוצר אתר SharePoint המכיל את מסד הנתונים. כל האובייקטים והנתונים של מסד הנתונים עוברים לרשימות SharePoint באתר זה. סרטון הווידאו שלהלן מדגים את התהליך.

לאחר שתפרסם את מסד הנתונים, מבקרי ShartPoint יוכלו להשתמש בו, בהתבסס על ההרשאות שלהם עבור אתר ShartPoint.

• שליטה מלאה    אפשרות זו נותנת לך לבצע שינויים בנתונים ובעיצוב.

• השתתפות    אפשרות זו נותנת לך לבצע שינויים בנתונים, אך לא שינויי עיצוב.

• קריאה    אפשרות זו נותנת לך לקרוא נתונים, אך אין באפשרותך לשנות דבר.

באפשרותך לפתוח את מסד הנתונים של האינטרנט ב- Access, לתקן את העיצוב ולאחר מכן לסנכרן את השינויים באופן יעיל ולשמור אותם באתר SharePoint. סרטון הווידאו הבא מדגים את תהליך הביצוע של שינוי עיצוב לאחר פרסום מסד הנתונים באינטרנט.

באפשרותך גם להעביר את מסד הנתונים של האינטרנט למצב לא מקוון, להשתמש בגירסה הלא מקוונת ולאחר מכן לסנכרן את הנתונים ואת שינויי העיצוב כשתחזור למצב מקוון.

הערה: כדי לבנות מסד נתונים של אינטרנט, דרושות לך הרשאות 'שליטה מלאה' באתר SharePoint שבו ברצונך לפרסם את מסד הנתונים. לקבלת מידע נוסף על הרשאות SharePoint, עיין בסעיף למידע נוסף.

טפסים ודוחות פועלים בדפדפן

טפסים, דוחות ורוב פקודות המאקרו פועלים בתוך הדפדפן. הדבר מאפשר ל- Access לרענן נתונים במסך ללא צורך לרענן את הדף במלואו.

באפשרותך ליצור טופס כדי לסייע לאנשים לנווט ביישום שלך. הודות לפקד חדש, פקד הניווט, קל להוסיף לחצני ניווט רגילים בסגנון אינטרנט לטופס עבור מטרה זו.

הערה: חלונית הניווט (התכונה המשמשת אותך ב- Access לעיון באובייקטים במסד נתונים) אינה זמינה בדפדפן אינטרנט.

נתונים מאוחסנים ברשימות SharePoint

כל הטבלאות הופכות לרשימות SharePoint, והרשומות הופכות לפריטי רשימה. הדבר מאפשר לך להשתמש בהרשאות SharePoint כדי לשלוט בגישה למסד הנתונים באינטרנט, וכן לנצל יכולות נוספות של SharePoint.

הערת אבטחה:  מחרוזת החיבור עבור טבלאות מקושרות אינה מוצפנת, כולל שם המשתמש והסיסמה אם מידע זה נשמר (ויעד הקישור תומך בחשבונות משתמשים). במסד נתונים שיש לו קישור לרשימת SharePoint והקישור כולל את שם המשתמש והסיסמה, משתמש זדוני יכול לשנות את הרשימה שתהווה את יעד הקישור באמצעות האישורים השמורים. גם אם האישורים אינם שמורים יחד עם מחרוזת החיבור, משתמש זדוני יכול לשנות הרשאות באתר SharePoint בעזרת משתף פעולה שיש לו כבר הרשאות מספיקות. נקוט זהירות כשאתה משתף עותקים של מסד נתונים המכיל קישורים לרשימות במסד נתונים שפורסם באינטרנט.

שאילתות ופקודות מאקרו של נתונים פועלות בשרת

כל עיבוד ה- SQL מתרחש בשרת. הדבר מסייע בשיפור ביצועי הרשת על-ידי הגבלת התעבורה לערכות תוצאות.

אינטרא-נט או אינטרנט

באפשרותך לפרסם בשרת אינטרא-נט של SharePoint משלך, או באינטרנט. Microsoft מציעה פתרון SharePoint מתארח הפונה לאינטרנט.

לראש הדף

יצירת מסד נתונים של אינטרנט

סעיף זה מתאר תכונות מפתח חדשות ומספק שלבים עבור משימות העיצוב הבסיסיות שיש לבצע כדי ליצור מסד נתונים של אינטרנט.

בסעיף זה

• לפני שתתחיל

  • הבדלי עיצוב בין מסדי נתונים של שולחן עבודה לבין מסדי נתונים של אינטרנט

  • תכונות הקיימות בשולחן עבודה בלבד, ללא תכונות מקבילות ב- Access Services

• שקילת השימוש בתבנית

• תחילת העבודה עם מסד נתונים ריק של אינטרנט

• עיצוב טבלת אינטרנט

  • יצירת טבלת אינטרנט חדשה

  • הוספת שדה מגלריית השדות

  • הוספת שדה על-ידי לחיצה על גליון הנתונים

  • שינוי מאפייני שדה

• הוספת שדה מחושב

• הגדרה של כללי אימות נתונים

  • הגדרה של כלל אימות שדה והודעת אימות שדה

  • הגדרה של כלל אימות רשומה והודעת אימות רשומה

• יצירת קשר גומלין בין שתי טבלאות אינטרנט

  • יצירת שדה בדיקת מידע בתצוגת גליון נתונים

• שינוי שדה בדיקת מידע בתצוגת גליון נתונים

• שמירה על תקינות נתונים באמצעות פקודות מאקרו של נתונים

• יצירת שאילתת אינטרנט

• יצירת טופס אינטרנט

• יצירת דוח אינטרנט

• יצירת טופס ניווט והגדרתו כטופס ברירת המחדל להצגה בעת ההפעלה

לפני שתתחיל

ישנן כמה משימות שעליך לבצע לפני שתתחיל לעצב את מסד הנתונים עבור האינטרנט. בנוסף, קיימים הבדלים שעליך להכיר בין עיצוב מסדי נתונים באינטרנט לבין עיצוב מסדי נתונים של שולחן העבודה, במיוחד אם אתה מפתח Access מנוסה.

• קביעת המטרה של מסד הנתונים שלך    הכן תוכנית ברורה לצורך קבלת החלטות מוצלחות בעת עבודה על פרטי עיצוב.

• חיפוש וארגון של המידע הנדרש    אין באפשרותך להשתמש בטבלאות מקושרות במסד נתונים באינטרנט. עליך לייבא את כל הנתונים שבהם ברצונך להשתמש שמקורם אינו במסד הנתונים לפני הפרסום. אם תסדר בשורה את הנתונים לפני שתתחיל בעיצוב, יהיה באפשרותך להימנע מלשנות את העיצוב כדי להתאים אותו לאתגרים לא צפויים הקשורים בנתונים.

• זיהוי אתר SharePoint שישמש אותך לפרסום    לא ניתן לפרסם ללא SharePoint. אם ברצונך לבדוק את העיצוב בדפדפן בזמן שאתה מעצב את מסד הנתונים (רעיון לא רע), עליך לפרסם אותו תחילה.

• תכנון האבטחה    באפשרותך לנצל את אבטחת SharePoint כדי לשלוט בגישה למסד הנתונים שלך באינטרנט. תכנן את האבטחה בשלב מוקדם כך שתוכל לשלב אותה בתוך העיצוב שלך.

שקילת השימוש בתבנית

לאחר שתקבע את תפקיד היישום, שקול את השימוש בתבנית מסד נתונים. תבניות מסד נתונים הן יישומים שנבנו מראש, שניתן להשתמש בהם כפי שהם או לשנות אותם כך שיתאימו לצרכיך.

באפשרותך לעיין בתבניות הזמינות בכרטיסיה חדש בתצוגת Backstage. לקבלת מידע נוסף על התבניות הכלולות ב- Access 2010, עיין במאמר בחירה ושימוש בתבנית של Access.

תחילת העבודה עם מסד נתונים ריק של אינטרנט

• בכרטיסיה קובץ, לחץ על חדש.

  

הכרטיסיה קובץ פותחת את תצוגת Backstage, חלק חדש של ממשק Access שבו תמצא פקודות החלות על מסד נתונים שלם, כגון פרסם ל- SharePoint.

בתצוגת Backstage, הכרטיסיה חדש מכילה פקודות ליצירת מסד נתונים.

1. תחת תבניות זמינות, לחץ על מסד נתונים ריק של אינטרנט.

2. סקור את שם הקובץ המוצע בתיבה שם הקובץ ואת הנתיב עבור קובץ מסד הנתונים, הרשום ממש מתחתיו. באפשרותך לשנות את שם הקובץ על-ידי הקלדה בתיבה שם הקובץ.

3. כדי לשנות את הנתיב, לחץ על סמל התיקיה לצד התיבה שם הקובץ כדי לאתר מיקום שבו תמקם את קובץ מסד הנתונים.

4. לחץ על צור. מסד הנתונים החדש של האינטרנט ייפתח ויציג טבלה ריקה חדשה.

עיצוב טבלת אינטרנט

יש להשתמש בתצוגת גליון נתונים כדי לעצב טבלת אינטרנט.

בעת יצירת מסד נתונים ריק של אינטרנט בפעם הראשונה, Access יוצר טבלה חדשה ופותח אותה בתצוגת גליון נתונים. באפשרותך להשתמש בפקודות שבכרטיסיה 'שדות' ובכרטיסיה 'טבלה' כדי להוסיף שדות, אינדקסים, כללי אימות ופקודות מאקרו של נתונים —תכונה חדשה המאפשרת לך לשנות נתונים בהתבסס על אירועים.

לאחר שתערוך את הטבלה החדשה ותשתמש בה, ודאי תרצה ליצור טבלאות נוספות.

הוספת שדה מחושב

באפשרותך להוסיף שדה שמציג ערך המחושב מנתונים אחרים באותה טבלה. אין אפשרות להשתמש בנתונים מטבלאות אחרות כמקור עבור הנתונים המחושבים. ביטויים מסוימים אינם נתמכים על-ידי שדות מחושבים.

1. כשהטבלה פתוחה, לחץ על לחץ כדי להוסיף.

2. הצבע על שדה מחושב ולאחר מכן לחץ על סוג הנתונים הרצוי עבור השדה.

   בונה הביטויים נפתח.

3. השתמש בבונה הביטויים כדי ליצור את החישוב עבור השדה. זכור שבאפשרותך להשתמש בשדות אחרים מאותה טבלה בלבד כמקורות נתונים עבור החישוב. לקבלת עזרה בשימוש בבונה הביטויים, עיין במאמר שימוש בבונה הביטויים.

הגדרה של כללי אימות נתונים

באפשרותך להשתמש בביטוי כדי לאמת קלט עבור רוב השדות. באפשרותך גם להשתמש בביטוי כדי לאמת קלט עבור טבלה, פעולה שעשויה להועיל אם ברצונך לאמת קלט עבור שדה שאינו תומך באימות, או אם ברצונך לאמת קלט שדה בהתבסס על הערך של שדות אחרים בטבלה. לקבלת הסבר מעמיק יותר של אימות, עיין במאמר הגבלת קלט נתונים באמצעות כלל אימות.

באפשרותך גם לציין את ההודעה המוצגת כאשר כלל אימות מונע קלט, המוכרת כהודעת אימות.

יצירת קשר גומלין בין שתי טבלאות אינטרנט

כדי ליצור קשר גומלין במסד נתונים של אינטרנט, יש להשתמש באשף בדיקת המידע כדי ליצור שדה בדיקת מידע. שדה בדיקת המידע נכנס לטבלה שבצד הרבים של קשר הגומלין, ומצביע על הטבלה שבצד היחיד של קשר הגומלין.

שינוי שדה בדיקת מידע בתצוגת גליון נתונים

1. פתח את הטבלה הכוללת את שדה בדיקת המידע שברצונך לשנות.

2. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • בכרטיסיה שדות, בקבוצה מאפיינים, לחץ על שנה בדיקות מידע.

   • לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שדה בדיקת המידע ולאחר מכן לחץ על שנה בדיקות מידע.

3. בצע את השלבים באשף בדיקת המידע.

שמירה על תקינות נתונים באמצעות פקודות מאקרו של נתונים

באפשרותך ליישם עדכונים ומחיקות בהתאם להירארכיית קשרים באמצעות פקודות מאקרו של נתונים. באפשרותך להשתמש בפקודות שבכרטיסיה 'טבלה' כדי ליצור פקודות מאקרו מוטבעות המשנות נתונים. סרטון הווידאו הבא מראה את היסודות.

לקבלת מידע נוסף על יצירת פקודות מאקרו של נתונים, עיין במאמר יצירת מאקרו נתונים.

יצירת שאילתת אינטרנט

באפשרותך להשתמש בשאילתה כמקור הנתונים עבור טפסים ודוחות. השאילתות פועלות בשרת, ובכך מסייעות בצמצום תעבורת הרשת.

לדוגמה, נניח שאתה משתמש במסד נתונים באינטרנט כדי לעקוב אחר תרומות לצדקה. ברצונך לראות מי תרם כסף במהלך אירוע מסוים. באפשרותך להשתמש בשאילתה כדי לבחור את הנתונים ולהכין אותם לשימוש בטפסים ובדוחות.

1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה שאילתות, לחץ על שאילתה.

2. בתיבת הדו-שיח הצגת טבלה, לחץ פעמיים על כל טבלה שברצונך לכלול ולאחר מכן לחץ על סגור.

   בדוגמה זו, לחץ פעמיים על הטבלאות Constituents, ‏Donations,‏ Events ו- EventAttendees.

3. צור את כל הצירופים הדרושים על-ידי גרירת שדות מאובייקט אחד למשנהו בחלון עיצוב השאילתה.

   בדוגמה זו, גרור את השדה ID מהטבלה Constituents אל השדה DonorConstituentID שבטבלה Donations ולאחר מכן גרור את השדה DonorConstituentID מהטבלה Donations אל השדה ConstituentID שבטבלה EventAttendees.

4. הוסף את השדות שבהם ברצונך להשתמש. באפשרותך לגרור את השדות אל הרשת או ללחוץ פעמיים על שדה להוספתו.

   בדוגמה זו, הוסף את השדה Event מהטבלה Events, את השדה DonationDate מהטבלה Donations, ואת השדות Greeting, ‏FirstName ו- LastName מהטבלה Constituents.

5. הוסף את הקריטריונים שברצונך להחיל.

   בדוגמה זו, ברצונך להגביל את תאריך התרומה כך שיהיה בין תאריך ההתחלה לתאריך הסיום של האירוע. ברשת עיצוב השאילתה, בשורה קריטריונים תחת DonationDate, הקלד ‎>=[StartDate]‎ ‎And‎ ‎<=[EndDate]‎‏.

יצירת טופס אינטרנט

טפסים הם הדרך העיקרית להזנה ולעריכה של נתונים במסד הנתונים באינטרנט, והם שימושיים גם לסקירת נתונים. הטפסים פועלים בדפדפן, ובכך מסייעים במיטוב הביצועים. בעת פתיחת טופס, הדפדפן מאחזר את הנתונים הדרושים משרת SharePoint. באפשרותך למיין ולסנן את הנתונים בטופס ללא צורך לאחזר שוב את הנתונים מהשרת.

1. בחר טבלה או שאילתה שישמשו כמקור נתונים.

   הערה: אם ברצונך ליצור טופס לא מאוגד, דלג על שלב זה.

2. בכרטיסיה צור, בקבוצה טפסים, לחץ על אחד מהלחצנים הבאים:

   • טופס    צור טופס פשוט המציג רשומה אחת בכל פעם, תוך שימוש באובייקט שבחרת כמקור נתונים.

     הערה: אם אתה יוצר טופס לא מאוגד, לחצן זה אינו זמין.

   • פריטים מרובים    צור טופס המציג רשומות מרובות בו-זמנית, תוך שימוש באובייקט שבחרת כמקור נתונים.

     הערה: אם אתה יוצר טופס לא מאוגד, לחצן זה אינו זמין.

   • טופס ריק    צור טופס ריק מתוכן.

   • גליון נתונים    צור טופס שמראהו ואופן פעולתו זהים לאלה של גליון נתונים, תוך שימוש באובייקט שבחרת כמקור נתונים.

     הערה: אם אתה יוצר טופס לא מאוגד, לחצן זה אינו זמין.

יצירת דוח אינטרנט

דוחות הם הדרך העיקרית לסקירה או להדפסה של נתונים ממסד הנתונים שלך שבאינטרנט. הדוחות פועלים בדפדפן, ובכך מסייעים במיטוב הביצועים. בעת פתיחת דוח, הדפדפן מאחזר את הנתונים הדרושים משרת SharePoint. באפשרותך למיין ולסנן את הנתונים בדוח ללא צורך לאחזר שוב את הנתונים מהשרת.

1. בחר טבלה או שאילתה שישמשו כמקור נתונים.

2. בכרטיסיה צור, בקבוצה דוחות, לחץ על אחד מהלחצנים הבאים:

   • דוח    צור דוח בסיסי תוך שימוש באובייקט שבחרת כמקור נתונים.

   • דוח ריק    צור דוח ריק מתוכן.

יצירת טופס ניווט והגדרתו כטופס ברירת המחדל להצגה בעת ההפעלה

אנשים זקוקים לדרך לנווט ביישום שלך. זכור - חלונית הניווט אינה זמינה בדפדפן אינטרנט. כדי שתהיה לאנשים אפשרות להשתמש באובייקטי מסד הנתונים, עליך לספק להם את האמצעים לכך. באפשרותך ליצור טופס ניווט ולציין שהוא יוצג בכל פעם שמישהו פותח את היישום שלך בדפדפן אינטרנט. יתר על כן, אם לא תציין טופס שיוצג בעת הפעלת היישום, לא ייפתח אף טופס, דבר שיקשה על אנשים להשתמש ביישום.

1. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה צור.

2. בקבוצה טפסים, לחץ על ניווט ולאחר מכן בחר פריסת ניווט מהרשימה.

3. כדי להוסיף פריט, גרור אותו מחלונית הניווט לפקד הניווט.

   הערה: באפשרותך להוסיף טפסים ודוחות בלבד לפקד הניווט.

4. הוסף כל פקד שתרצה לגוף טופס הניווט. לדוגמה, ייתכן שתרצה לספק פונקציונליות חיפוש בכל הטפסים על-ידי הוספת כמה פקדים לטופס הניווט.

פרסום וסינכרון של שינויים ביישום