הכל אודות זרימות עבודה של איסוף חתימות

הכל אודות זרימות עבודה של איסוף חתימות

זרימות העבודה הכלולות במוצרי SharePoint הן תכונות שבהן ניתן להשתמש כדי להפוך את התהליכים העסקיים שלך לאוטומטיים, מה שהופך אותם לעקביים ויעילים יותר. באפשרותך להשתמש בזרימת עבודה של SharePoint לאיסוף חתימות כדי לנתב מסמכים שנוצרו ב- Excel, Word או InfoPath לאדם אחד או יותר עבור החתימות שלהם.

הערה: זרימות עבודה של SharePoint 2010 פרשו מאז ה-1 באוגוסט 2020 עבור דיירים חדשים והוסרו מדיירים קיימים ב-1 בנובמבר 2020.  אם אתה משתמש בזרימות עבודה של SharePoint 2010, מומלץ לבצע העברה ל-Power אוטומטיות או לפתרונות נתמכים אחרים. לקבלת מידע נוסף, ראה פרישה של זרימת עבודה של SharePoint 2010.

לקבלת מידע נוסף, ראה מבט כולל על זרימות עבודה הכלולות ב-SharePoint.

חשוב: כברירת מחדל, זרימת העבודה של איסוף חתימות אינה מופעלת ואינה מופיעה בתיבת הרשימה בחר תבנית זרימת עבודה של טופס השיוך. כדי להפוך אותו לזמין לשימוש, מנהל אתר חייב להפעיל אותם ברמת אוסף האתרים. אם יש לך הרשאות ברמת אוסף האתרים, ראה הפיכת תבניות זרימת עבודה של SharePoint לזמינות.

אם כל מה שעליך לעשות הוא להשלים משימת זרימת עבודה של ' איסוף חתימות '    פשוט עבור אל המקטע השלם והרחב אותו. ייתכן שלא תזדקק לאף אחד מהמקטעים האחרים בשלב זה.

השוואה של תהליך ידני עם זרימת עבודה אוטומטית

זרימות עבודה של SharePoint הן:

  • יעיל ועקבי    זרימת עבודה של ' איסוף חתימות ' מנתבת באופן אוטומטי את המסמך, מקצה משימות חתימה ומבצעת מעקב אחר ההתקדמות שלהם. ניתן לנטר את הפעילות בזרימת העבודה ולכוונן אותה מתוך דף מצב מרכזי, וההיסטוריה של אירועים בהפעלת זרימת העבודה תישמר במשך 60 ימים לאחר השלמתה.

  • פחות עבודה עבורך    זרימת עבודה של ' איסוף חתימות ' שומרת אותך ואת העמיתים שלך בזמן ובצרות, ובו מייעלת ומתקנן את תהליך החתימה שלך.

להלן דיאגרמה של גירסה פשוטה מאוד של זרימת העבודה של ' איסוף חתימות '.

תרשים זרימה של תהליך זרימת עבודה

עצות לשימוש במאמר זה

המידע במאמר זה מוצג במקטעים הניתנים להרחבה.

אם כל מה שעליך לעשות הוא להשלים משימת זרימת עבודה של ' איסוף חתימות '    פשוט עבור אל המקטע השלם והרחב אותו. ייתכן שלא תזדקק לאף אחד מהמקטעים האחרים בשלב זה.

אם ברצונך להוסיף, להפעיל, לנטר ולשמור זרימות עבודה    אם אינך מכיר כבר את הפעילויות האלה, ייתכן שיהיה לך שימושי לעשות זאת באמצעות מאמר זה, מקטע לפי מקטע, בפעם הראשונה שתעצב ותוסיף זרימת עבודה. לאחר שאתה מכיר את המידע ואת פריסת המאמר, תוכל לעבור ישירות למקטע הדרוש לך בביקורי החזרה.

הערה בגרפיקה    תמונות מסך ודיאגרמות מושגית בסידרה זו של מאמרי זרימת עבודה מבוססות בדרך כלל על סוג זרימת עבודה של אישור. בכל מקום הנחוץ לבהירות מושגית או הדרכה, עם זאת, תמונות ודיאגרמות במאמר זה הותאמו אישית עבור זרימות עבודה של איסוף חתימות.

מילה לגבי הדפסת מאמר זה    זהו מאמר ארוך. אם ברצונך להדפיס מקטעים נבחרים בלבד, ודא שרק מקטעים אלה מורחבים בעת ההדפסה. (בנוסף, אם ברצונך לכלול את הגרפיקה המלאה בעותק המודפס, הדפס בכיוון לרוחב ולא בכיוון לאורך).

ומילה לגבי חיפוש    לפני שתחפש טקסט או מונח במאמר זה, ודא שכל המקטעים שבהם ברצונך לבצע חיפוש מורחבים.

למד עוד אודות זרימות עבודה של איסוף חתימות

זרימת עבודה של ' איסוף חתימות ' היא תכונה של מוצרי SharePoint שמנתבת מסמך או טופס שנוצר ב- Word, Excel או InfoPath לאדם אחד או יותר לחתימה שלו. זרימת העבודה מתבצעת באופן אוטומטי, מייעל ומתקנן את התהליך כולו.

איור של ניתוב זרימת העבודה

זרימת העבודה הבסיסית ' איסוף חתימות ' הכלולה בפונקציות של מוצרי SharePoint כתבנית. באמצעות תבנית זו, באפשרותך להוסיף זרימות עבודה של איסוף חתימות אחת או יותר לאתרים שלך. כל זרימת עבודה שאתה מוסיף היא גירסה ייחודית של זרימת העבודה הבסיסית ' איסוף חתימות ', שכל אחת מהן מתמחה בעבודה מקצועית משלו, בהתבסס על ההגדרות שאתה מציין בעת הוספתה.

  • כאשר אתה מוסיף תחילה זרימת עבודה של ' איסוף חתימות ' לרשימה, לספריה או לאוסף האתרים, באפשרותך לציין את מספר המשתתפים שייכללו ולציין אם הפעילויות שלהם הוקצו אחת אחרי השניה (באופן טורי) או כולן בו (במקביל). באפשרותך גם להחליט אם לחלק את משימות המשתתפים לשני שלבים נפרדים או יותר. ובכל פעם שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני במסמך, באפשרותך לשנות הגדרות אלה.

  • זרימת העבודה מקצה משימה לכל משתתף שצוין. כל משתתף בוחר בין כמה תגובות אפשריות: כדי לחתום (או לא לחתום) על המסמך, כדי להקצות מחדש את משימת החתימה, או כדי למחוק את המשימה.

  • כאשר זרימת העבודה פועלת, באפשרותך לנטר את ההתקדמות ולערוך התאמות (במידת הצורך) מתוך דף מצב של זרימת עבודה מרכזית אחת.

  • עבור 60 ימים לאחר השלמת זרימת העבודה, רשימת כל אירועי זרימת העבודה שהתרחשו במהלך הפעלה זו (או מופעזה) של זרימת העבודה עדיין זמינה בדף ' מצב זרימת עבודה ', עבור הפניה בלתי פורמלית.

זרימת העבודה של איסוף חתימות אינה מיועדת לאיסוף אישורים ודחיות עבור מסמך, או כדי לשלוט בפרסום באינטרנט עבור אתר אינטרנט. אם ברצונך להוסיף זרימת עבודה שבה המשתתפים מאשרים או דוחים את המסמך שהם סוקרים, עיין במאמר הכל אודות זרימות עבודה של אישור.

בנוסף, זרימות עבודה של איסוף חתימות אינן מיועדות לאיסוף משוב. אם ברצונך להשתמש בזרימת עבודה כדי לאסוף משוב אודות מסמך, עיין במאמר הכל אודות זרימות עבודה של איסוף משוב.

באפשרותך גם להשתמש בMicrosoft Office SharePoint Designer 2013 כדי להתאים אישית את כל זרימות העבודה הכלולות במוצרי SharePoint.

כדי להוסיף זרימת עבודה   כברירת מחדל, עליך להיות בעל הרשאת ' ניהול רשימות ' כדי להוסיף זרימת עבודה. (הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' והקבוצה ' מבקרים ' אינם מופיעים.)

כדי להפעיל זרימת עבודה   כמו כן, כברירת מחדל, עליך להיות בעל הרשאת עריכת פריטים כדי להפעיל זרימת עבודה שכבר נוספה. (הקבוצה ' חברים ' והקבוצה ' בעלים ' מכילים את ההרשאה ' עריכת פריטים ' כברירת מחדל; הקבוצה ' מבקרים ' אינה מתבקשת.)

לחלופין, בעלים יכולים לבחור לקבוע תצורה של זרימות עבודה ספציפיות כדי שניתן יהיה להפעיל אותן רק על-ידי חברים בקבוצה ' בעלים '. (כדי לעשות זאת, בחר בתיבת הסימון דרוש הרשאות ניהול רשימות כדי להפעיל זרימת עבודה זו , בעמוד הראשון של טופס השיוך.)

מתבצעות באופן אלקטרוני יותר ויותר עסקאות עסקיות. כתוצאה מכך, נעשה שימוש בחתימות דיגיטליות יותר ויותר כדי לאגד באופן חוקי את הצדדים המסתמך על הטרנזקציות שלהם. נעשה שימוש בחתימה דיגיטלית כדי לאמת את זהות האדם שחתמו על המסמך ומאשר שהתוכן לא השתנה לאחר החלת החתימה הדיגיטלית על המסמך. חתימות דיגיטליות מספקות אבטחה המבוססת על טכנולוגיות הצפנה ועוזרות לצמצם את הסיכון המשויך לטרנזקציות עסקיות אלקטרוניות. עם שיפורים בחתימה דיגיטלית, Office שואפת לעמוד בדרישות אבטחת המידע של מפעלים וישויות של סקטור ציבורי ברחבי העולם.

כדי ליצור חתימה דיגיטלית, דרוש לך אישור דיגיטלי, המוכיח את זהותך להסתמך על משתתפים, ושיש להשיג אותו מרשות אישורים (CA) מוניטין. אם אין לך אישור דיגיטלי, Microsoft כוללת גם שותפים המספקים אישורים דיגיטליים וכן חתימות מתקדמות אחרות.

אלה הם השלבים הבסיסיים:

  • לפני שזרימת העבודה פועלת (תוכנית, הוספה, התחלה)   
    לפני שתוסיף זרימת עבודה, תתכנן היכן ברצונך להוסיף אותה (עבור רשימה או ספריה אחת, או עבור אוסף האתרים כולו) ואת הפרטים של אופן הפעולה שלהם. לאחר שהוספת וקבעת את התצורה של זרימת העבודה, כל אדם עם ההרשאות הנחוצות יכול להפעיל את זרימת העבודה במסמך ספציפי. ניתן גם להגדיר את זרימת העבודה לפעול באופן אוטומטי. ניתן להפעיל את ההפעלה האוטומטית בהתבסס על אחד משני האירועים המפעילים או את שניהם: כאשר כל מסמך נוסף או נוצר ברשימה או בספריה , או כאשר מסמך כלשהו ברשימה או בספריה משתנה.

  • כאשר זרימת העבודה פועלת (השלמה, ניטור, התאמה)   
    כאשר זרימת העבודה פועלת, משתתפים בודדים משלימים את המשימות שהוקצו להם. בינתיים, ניתן לנטר את ההתקדמות של זרימת העבודה מתוך דף מצב של זרימת עבודה מרכזית עבור מופע ספציפי זה של זרימת העבודה. ניתן לבצע התאמות לזרימת העבודה בזמן שהיא מופעלת מאותו עמוד; ובמידת הצורך, ניתן לבטל או להפסיק את זרימת העבודה משם.

  • לאחר שזרימת העבודה פועלת (סקירה, דוח, שינוי)   
    לאחר השלמת זרימת העבודה, ניתן לסקור את ההיסטוריה כולה של ההפעלה (או המופע) עבור עד 60 ימים בדף ' מצב זרימת עבודה '. אם יש משהו שברצונך לשנות לגבי אופן הפעולה של פונקציות זרימת העבודה, באפשרותך לפתוח ולערוך את טופס השיוך שהשלמת כאשר הוספת את זרימת העבודה בפעם הראשונה.

תרשים הזרימה הבא ממחיש שלבים אלה מנקודת המבט של האדם המוסיף זרימת עבודה חדשה.

תהליך זרימת עבודה

תכנון זרימת עבודה חדשה של ' איסוף חתימות '

במקטע זה, אנו מזהים את ההחלטות שעליך לקבל ואת המידע שעליך לאסוף לפני הוספת גירסה של זרימת העבודה של ' איסוף חתימות '.

אם אתה כבר מכיר את האופן שבו ניתן להוסיף סוג זה של זרימת עבודה ואתה זקוק לתזכורת לגבי השלבים הספציפיים, באפשרותך לעבור ישירות למקטע ההוספה המתאים (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) של מאמר זה.

זרימות העבודה הכלולות במוצרי SharePoint פועלות כתבניות בסיס שבהן זרימות העבודה הספציפיות והיחידות שאתה מוסיף לרשימות, לספריות ולאוסף האתרים שלך מבוססות.

בכל פעם שאתה מוסיף זרימת עבודה של ' איסוף חתימות ', לדוגמה, אתה מוסיף למעשה גירסה של תבנית זרימת העבודה ' איסוף חתימות כלליות '. אתה מעניק לכל גירסה שם והגדרות משלה, שאתה מציין בטופס השיוך בעת הוספת גירסה מסוימת זו. בדרך זו, באפשרותך להוסיף זרימות עבודה מרובות, כל אחת מהן גירסה המבוססת על תבנית הבסיס לזרימת עבודה של ' איסוף חתימות ', אך כל גירסה בשם ומותאמת אישית עבור הדרך הספציפית שבה תשתמש בה.

באיור זה, שלוש זרימות עבודה המבוססות על תבנית זרימת העבודה של אישור נוספו — אחת עבור כל סוגי התוכן בספריה בודדת, אחת עבור סוג תוכן יחיד בספריה אחת, ואחת עבור סוג תוכן יחיד באוסף אתריםשלם.

שלוש זרימות עבודה המבוססות על תבנית זרימת העבודה אישור

בכל פעם שאתה מוסיף גירסה חדשה של זרימת עבודה המבוססת על אחת מתבניות זרימת העבודה הכלולות, עליך למלא טופס שיוך כדי לציין את האופן שבו ברצונך שהגירסה החדשה תפעל.

במקטע הבא, תוכל למצוא רשימה של שאלות שיכינו אותך כדי להשלים את טופס השיוך. תחילה, בכל זאת, קח רגע או שניים כדי להסתכל על הטופס והשדות שלו.

העמוד הראשון של טופס השיוך

העמוד הראשון של טופס השיוך

העמוד השני של טופס השיוך

העמוד השני של טופס השיוך

השדות בעמוד שני זה מופיעים גם בטופס האתחול, אשר מוצג בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת באופן ידני, וניתן לערוך אותה באותו הזמן לצורך הפעלה יחידה זו בלבד.

תשע שאלות למענה

ברגע שתקבל את התשובות לכל השאלות במקטע זה, תהיה מוכן להוסיף את זרימת העבודה שלך.

מאמר זה נוגע לתבנית זרימת העבודה שמופיעה בתפריט כאוסף חתימות – SharePoint 2010. אם אינך בטוח שסוג זרימת עבודה זה הוא הבחירה הטובה ביותר עבורך, עיין בסעיף ' למד ' במאמר זה. לקבלת מידע נוסף על תבניות זרימת העבודה האחרות הזמינות, עיין במאמר אודות זרימות העבודה הכלולות ב-SharePoint.

חשוב לדעת ששורות החתימה של הסוג שאנחנו דנים כאן ניתנות להוספה רק במסמכים שנוצרו ב- Word, Excel או InfoPath.

מהו סוג תוכן?

כל מסמך או פריט אחר המאוחסנים ברשימה או בספריה של SharePoint שייכים לסוג תוכןאחד או אחר. סוג תוכן יכול להיות בסיסי וכללי כגיליון אלקטרוני שלמסמך או Excel, או כגון מפרט מיוחד של חוזה משפטי או עיצוב מוצר. סוגי תוכן מסוימים זמינים במוצרי SharePoint כברירת מחדל, אך באפשרותך להתאים אישית אלה ולהוסיף אחרים שאתה יוצר בעצמך.

באפשרותך להגדיר את הגירסה החדשה של זרימת העבודה של ' איסוף חתימות ' זמינה ברשימה או בספריה אחת בלבד, או לאפשר לה להיות זמינה בכל אוסף האתרים כולו.

  • אם אתה מוסיף את זרימת העבודה עבור רשימה או ספריה אחת, באפשרותך להגדיר אותה לפעול בכל סוגי התוכן או בסוג תוכן יחיד בלבד.

  • עם זאת, אם תוסיף את זרימת העבודה עבור אוסף האתרים כולו , עליך להגדיר אותה כך שתפעל בסוג תוכן של אתר יחיד בלבד.

  • בכל המקרים, כל מסמך שבו זרימת עבודה של ' איסוף חתימות ' מופעל חייב להיות קובץ שנוצר ב- Word, Excel או InfoPath.

3 דרכים להוספת מפת אוסף האתרים

תן לגירסה של זרימת העבודה שם:

  • מציין בבירור למה הוא משמש.

  • מבדיל אותה בבירור מזרימות עבודה אחרות.

דוגמה

תאר לעצמך שאתה חבר בקבוצה של עורכים. הקבוצה שלך רוצה להשתמש בשתי זרימות עבודה שונות של איסוף משוב:

  • תפעיל את זרימת העבודה הראשונה בכל מסמך שנשלח על-ידי חבר בקבוצה שלך. זרימת עבודה זו אוספת משוב רק ממנהל הקבוצה שלך.

  • תפעיל את זרימת העבודה השניה בכל מסמך שנשלח על-ידי אנשים מחוץ לקבוצה שלך. זרימת עבודה זו אוספת משוב מכלחבר בקבוצה שלך.

אתה עשוי להכנות לזרימת העבודה הראשונה בתוך משוב שליחה והשני מחוץ לתור משוב שליחה.

עצה: כרגיל, מומלץ לקבוע מוסכמות עקביות למתן שמות, ולוודא שכל המעורבים בזרימות העבודה שלך מכירים את המוסכמות האלה.

באפשרותך להפעיל את זרימת העבודה שלך ברשימת המשימות המוגדרת כברירת מחדל של האתר וברשימת ההיסטוריה, להשתמש ברשימות קיימות אחרות , או לבקש רשימות חדשות עבור זרימת עבודה זו בלבד.

  • אם האתר שלך כולל זרימות עבודה רבות, או אם זרימות עבודה מסוימות כוללות משימות רבות, שקול לבקש רשימות חדשות עבור כל זרימת עבודה. (ניהול רשימות באורך ארוך הוא אחד הדברים שיכולים להאט את הביצועים. היא מהירה וקלה יותר עבור המערכת כדי לשמור על כמה רשימות קצרות יותר מאשר אחת ארוכה מאוד.)

  • אם המשימות וההיסטוריה של זרימת עבודה זו יכילו נתונים רגישים או סודיים שברצונך להפריד מהרשימות כלליות, עליך לציין בוודאות שברצונך להפריד רשימות חדשות עבור זרימת עבודה זו. לאחר שתוסיף את זרימת העבודה, ודא שהרשאות מתאימות מוגדרות עבור הרשימות החדשות.

ניתן להוסיף שורות חתימה למסמך באחת משתי הפעמים הבאות:

  • לפני שזרימת העבודה מופעלת במסמך.

  • לאחר שזרימת העבודה מופעלת, אך לפני שהמשתתף הראשון מוסיף את החתימה שלו לשורת חתימה.

הוספת חתימה דיגיטלית למסמך היא תהליך בן שני שלבים:

  1. תחילה , מישהומוסיף קוsignaניקלאוס בגוף המסמך.
    שורת חתימה שנוספה אך עדיין לא נחתמה

  2. לאחר מכן, מישהו מוסיף את החתימה שלו לשורה שנוספה.
    שורת חתימה שנוספה לאחר הוספת החתימה

זכור זאת    מרגע שהמשתתף הראשון מוסיף את החתימה שלו למסמך, המסמך נעול כנגד עריכה. שינוי נוסף שלניו יורק למסמך לאחר נקודה זו — למעט מחותמים אחרים המוסיפים את החתימות שלהם-ללא תוקף או מחיקה של כל החתימות שנוספו. ומאחר שהוספת שורת חתימה סופרת כשינוי במסמך, כל שורות החתימה חייבות להיות קיימות כבר במסמך לפני שהמשתתף הראשון מוסיף את החתימה הממשית לאחת מהשורות האלה.

לכן, קיימות שלוש דרכים פשוטות לענות על שאלה זו:

  • עבור סוג התחלה אחד    המסמך מבוסס על תבנית או טופס שכבר כוללים שורות חתימה, כך שאף אחד לא צריך להוסיף אותן עבור כל זרימת עבודה בודדת.

  • עבור התחלה ידנית    האדם שמפעיל את זרימת העבודה מוסיף את כל שורות החתימה הדרושות לפני הפעלת זרימת העבודה.

  • עבור התחלה אוטומטית    המשתתף הראשון שפותח את המסמך מוסיף את כל שורות החתימה הדרושות לפני הוספת חתימה משלו.

להלן סיכום גרפי מהיר של הנקודה הראשית.

מסמך ללא חתימה ראשונה, שכתוצאה מכך עדיין פתוח לשינויים

מסמך עם החתימה הראשונה שנוספה, שכתוצאה מכן נעול מפני שינויים

ניתן להגדיר זרימת עבודה כך שתופעל באופן ידני בלבד, באופן אוטומטי בלבד, או בכל מקרה:

  • כאשר אתה מפעיל באופן ידני זרימת עבודה של איסוף חתימות במסמך ספציפי, טופס אחר, טופס האתחולמוצג. טופס האתחול מכיל את ההגדרות מהעמוד השני בלבד של טופס השיוך . בדרך זו, אם האדם שמפעיל את זרימת העבודה מעוניין לשנות הגדרות אלה (עבור המופע הנוכחי בלבד), הוא יכול לעשות זאת לפני שתלחץ על התחל.

  • עם התחלה אוטומטית, כמובן, אין הזדמנות להציג טופס אתחול, כך שהגדרות ברירת המחדל שצוינו בטופס השיוך ישמשו ללא שינוי.

האיור הבא מציג את ההבדל בין הפעלה ידנית לבין הפעלה אוטומטית.

השוואת טפסים להפעלה ידנית ולהפעלה אוטומטית

כל השינויים שתבצע בטופס האתחול יוחלו רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. כדי לשנות את ההגדרות הקבועות, המוגדרות כברירת מחדל של זרימת העבודה, עליך לערוך את טופס השיוך המקורי, כפי שמוסבר במקטע שינוי של מאמר זה.

הפעלה ידנית

אם תאפשר הפעלה ידנית, כל מי שיש לו את ההרשאות הדרושות יוכל להפעיל את זרימת העבודה בכל מסמך זכאי בכל עת.

היתרונות של התחלה ידנית הם שאתה והעמיתים שלך יכולים להפעיל את זרימת העבודה רק מתי ואם תבחר, ושבכל פעם שתפעיל אותה תהיה לך הזדמנות לשנות הגדרות מסוימות באמצעות טופס האתחול.

כמובן, עם התחלה ידנית, מישהו צריך לזכור להפעיל את זרימת העבודה בכל פעם שהוא מתאים.

הפעלה אוטומטית

באפשרותך להגדיר את זרימת העבודה לפעול באופן אוטומטי על-ידי אחד מהאירועים הבאים או כל אחד מהם:

  • מסמך חדש נוצר או מועלה לרשימה או לספריה.

  • מסמך שכבר מאוחסן ברשימה או בספריה משתנה.

היתרון של התחלה אוטומטית הוא שאף אחד לא צריך לזכור להפעיל את זרימת העבודה. היא פועלת בכל פעם שמתרחש אירוע מפעיל.

שיקולים מיוחדים להפעלה אוטומטית בזרימות עבודה של ' איסוף חתימות '

בניגוד לחלק מזרימות העבודה האחרות הכלולות , לא ניתןt להוסיף משימות נוספות לאחר הפעלת זרימת עבודה של ' איסוף חתימות '. כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, היא מקצה רק את משימות החתימה שכבר צוינו בהגדרות ברירת המחדל. ניתן להקצות מחדש כל אחת ממשימות אלה במהלך הפעלת זרימת העבודה, אך לא ניתן ליצור ולהקצות משימות נוספות . במילים אחרות, זרימת עבודה של איסוף חתימות צריכה לפעול באופן אוטומטי רק כאשר הזהות, או לפחות המספר, המשתתפים מוכרים מראש.

מה אפשרי לאחר התחלה אוטומטית היא למחוק או לבטל משימות שכבר הוקצו — אך שים לב שביטול משימה לא יסיר את שורת החתימה המשויכת מהמסמך.

להלן שלושה תרחישים שבהם נעשה שימוש בהפעלה אוטומטית. שים לב שבכל תרחיש:

  • זרימת העבודה פועלת בספריה שבה אנשים מעלים מסמכים שיש לחתום עליהם.

  • קבוצת האנשים שהוקצו להם משימות חתימה היא יציבה לאורך זמן, ואין צורך לסקור או לערוך אותה בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת.

כמובן, בכל אחד מתרחישים אלה, אם הפריט שהועלה הוא מסמך או טופס שכבר מכיל את שורות החתימה המתאימות, אין צורך שמשתתפי זרימת העבודה יוסיפו שורות חתימה במהלך הפעלת זרימת העבודה.

תרחיש 1: משימה בודדת, חותם בודד

יש לחתום על תביעות הוצאות חדשות על-ידי אנה, ולכן אנה יוצרת ספריה בשם תביעות הוצאות חדשות. כל אדם בארגון יכול ליצור או להעלות תביעה.

אנה יוצרת זרימת עבודה ומעניקה לה שם זהה: טענות הוצאות חדשות. זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי בכל מסמך חדש, תוך הקצאת משימת חתימה אחת בלבד – לאנה, כמובן.

תרשים זרימה עבור זרימת העבודה

תרחיש 2: משימות מרובות, כחותמים מרובים

הפעם, החוזים צריכים להיות חתומים על-ידי אנה ושוןופרנק – על-ידי כל השלושה.

שון יוצר ספריה בשם ' חוזים ' עבור חתימות. היא יוצרת זרימת עבודה של ' איסוף חתימות ' בשם ' חתימות ' (annaANDseanANDfrank). זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי בכל מסמך חדש, תוך הקצאת משימת חתימה אחת לכל אחד משלושת האנשים.

החותם הראשון שפותח את המסמך מוסיף את שורות החתימה עבור כל שלושת החותמים לפני הוספת החתימה שלו.

תרשים זרימה עבור זרימת העבודה

תרחיש 3: משימות מרובות, חותם בודד

בגירסה זו, החוזים צריכים להיות חתומים על-ידי אנה או שון או פרנק — על-ידי אחד משלושת השלושה.

שון יוצר ספריה בשם ' חוזים לחתימה ' וזרימת עבודה בשם ' חתימה ' (annaORseanORfrank). היא גם יוצרת רשימת דיוור או קבוצת תפוצה, שנקראת גם annaORseanORfrank, הכוללת את כל שלושת השמות.

שוב זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי בכל מסמך חדש בספריה, אך הפעם היא מקצה משימת חתימה אחת בלבד, לקבוצה annaORseanORfrank .

משימה זו נקראת משימה קבוצתית, והיא פועלת כך: זרימת העבודה שולחת הודעת משימת דואר אלקטרוני לכל חבר בקבוצה, אך יוצרת משימה אחת בלבד, שכל חבר בקבוצה יכול לתבוע ולהשלים בשמו של הקבוצה כולה.

תרשים זרימה עבור זרימת העבודה

לקבלת הוראות לגבי דרישה והשלמה של משימה קבוצתית, עיין במקטע השלם במאמר זה.

בעת הוספת זרימת עבודה לסוג תוכן עבור אוסף האתרים כולו, ניתנת לך האפשרות להוסיף גם את זרימת העבודה לכל סוגי התוכן האחרים באוסף האתרים היורשים מסוג התוכן שאליו אתה מוסיף את זרימת העבודה. (שים לב שאם אתה מוסיף זרימת עבודה עבור רשימה או ספריה אחת בלבד, אפשרות זו לא תופיע.)

הערות: 

  • השלמת הפעולה שמבצעת את כל ההוספה הנוספת עשויה להימשך זמן רב.

  • אם הירושה הועברה עבור אתרים או אתרי משנה שבהם ברצונך להוסיף זרימת עבודה זו לירושה של סוגי תוכן, ודא שאתה חבר בקבוצה ' בעלים ' בכל אחד מהאתרים או אתרי משנה אלה לפני הפעלת פעולה זו.

יהיה עליך לספק את השם או את כתובת הדואר האלקטרוני עבור כל אדם שאליו יוקצו משימת חתימה.

לקבץ פעילויות או אדם בודד?    אם תקצה משימה לקבוצה או לרשימת תפוצה, משימה קבוצתית תוקצה: כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, אך רק חבר אחד יצטרך לתבוע ולהשלים את המשימה. לקבלת הוראות לגבי דרישה והשלמה של משימה קבוצתית, עיין במקטע השלם במאמר זה.

שלב אחד או שלבים מרובים?   באפשרותך לבחור לבצע שלב אחד בלבד של משימות חתימה, או לקבל שלבים מרובים. אם יש לך יותר משלב אחד, השלבים יבוצעו אחד אחרי השני.

סקירות מקבילות או סקירות טוריות?   עבור המשתתפים בשלב אחד, באפשרותך לבחור שמשימות החתימה שלהם יוקצו בו (באופן מקבילי) או כדי להקצות את המשימות שלהם אחת אחרי השניה (באופן טורי) בסדר שאתה מציין. האפשרות הטורית יכולה להיות שימושית אם, לדוגמה, אחד החותמים הוא מפיק ההחלטות האמיתי בנוגע למסמך, ואין זה הגיוני שהחותמים האחרים ישלימו את משימות החתימה שלו אם יוצר ההחלטות מחליט שלא להחתים.

דוגמה

תרחיש פשוט זה ממחיש כמה מהיתרונות של שלבים מרובים והקצאות פעילויות טוריות:

תאר לעצמך שפרנק מוסיף זרימת עבודה חדשה של ' איסוף חתימות ' עבור ספריית חוזים. מכיוון שפרנק הוא מפיק ההחלטות האמיתי, הוא רוצה להיות האדם הראשון שחותם על כל חוזה. אם הוא יחליט שלא להחתים, גם לאנה וגם לשון לא יוקצו משימת חתימה. פרנק יכול להגדיר זאת באחת משתי דרכים:

  • באמצעות סקירה טורית   פרנק מגדיר שלב סדרתי אחד שבו הוא המשתתף הראשון ואנה ושון הם השני והשלישי.
    כך פרנק מגדיר את הסקירה הטורית בשלב אחד.
    ערכים המוצגים בטופס

  • על-ידי שימוש בשני שלבים   אם פרנק מעוניין שאנה ושון יוקצה משימות בו, כך ששון לא יצטרך להמתין שאנה תוסיף את החתימה שלה לפני שתוכל להוסיף את החתימה שלה, הוא יוכל להגדיר שני שלבים בזרימת העבודה. השלב הראשון כולל רק את משימת החתימה שלו, והשני הוא שלב מקביל המכיל את המשימות של Anna ושון. אם השלב הראשון אינו מושלם, השלב השני אינו מופעל.
    כך פרנק מגדיר את הסקירה המקבילית של שני השלבים.
    הגדרות מוצגות בטופס

להלן דיאגרמות של שני הפתרונות. בשתי הגירסאות, אם פרנק אינו משלים את משימת החתימה שלו, משימות אף פעם לא יוקצו לאנה או לשון.

תרשימי זרימה של שתי הגירסאות

בשדה עותק , בעמוד השני של טופס השיוך, באפשרותך להזין שמות או כתובות עבור כל מי שאמור לקבל הודעה בכל פעם שזרימת עבודה זו מתחילה או מסתיימת.

  • הזנת שם כאן אינה גורמת להקצאה של משימת זרימת עבודה לאדם זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותו מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

הוספת זרימת עבודה של ' איסוף חתימות ' (עבור רשימה או ספריה אחת בלבד)

אם אינך מכיר עדיין את הוספת זרימות העבודה, ייתכן שיהיה לך שימושי לסקור את המקטעים הקודמים ללימודולתכנון במאמר זה לפני שתמשיך בשלבים במקטע זה.

יש להתקין שני נושאים לפני שתוכל להוסיף זרימת עבודה:

דואר אלקטרוני    כדי שזרימת העבודה תשלח הודעות דואר אלקטרוני, עליך להפוך את הדואר האלקטרוני לזמין עבור אתר SharePoint שלך. אם אינך בטוח שזהו כבר בוצע, בדוק עם מנהל SharePoint שלך.

רשאות    הגדרות ברירת המחדל של מוצרי SharePoint מחייבות את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כדי להוסיף זרימות עבודה עבור רשימות, ספריות או אוספי אתרים. (הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' וקבוצת המבקרים אינם. לקבלת מידע נוסף אודות הרשאות, ראה מקטע הלמידה במאמר זה.)

בצע שלבים אלה:

  1. פתח את הרשימה או את הספריה שעבורן ברצונך להוסיף את זרימת העבודה.

  2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה .

    שם הכרטיסיה יכול להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימת לוח השנה, כרטיסיה זו נקראת ' לוח שנה'.

  3. בקבוצה הגדרות , לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

  4. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', ציין סוג תוכן יחיד שזרימת העבודה תפעל או כולה (עבור כל סוגי התוכן) ולאחר מכן לחץ על הוסף זרימת עבודה.

    הערה: ניתן להפעיל זרימות עבודה של ' איסוף חתימות ' רק במסמכים שנוצרו ב- Word, Excel או InfoPath.

    הפקודה 'הוסף זרימת עבודה' עם סוג התוכן 'מסמך' מסומן

    1. השלם את העמוד הראשון של טופס השיוך.
      (הוראות מתבצעות בהתאם לאיור).

העמוד הראשון של טופס שיוך עבור רשימה או ספריה בודדת

הסבר מספר אחת

סוג תוכן

שמור את בחירת ברירת המחדל כולה, או בחר סוג תוכן ספציפי.

הסבר מספר שתיים

זרימת עבודה

בחר את התבנית איסוף חתימות – SharePoint 2010 .

הערה: אם התבנית איסוף חתימות – SharePoint 2010 אינה מופיעה ברשימה, פנה למנהל SharePoint כדי לברר כיצד להפעיל אותו עבור אוסף האתרים או סביבת העבודה שלך. אם יש לך הרשאות אוסף אתרים, ראה הפיכת תבניות זרימת עבודה של SharePoint לזמינות.

הסבר מספר שלוש

Name

הקלד שם עבור זרימת עבודה זו. השם יזהה זרימת עבודה זו למשתמשי רשימה או ספריה זו.

לקבלת הצעות אודות מתן שם לזרימת העבודה שלך, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

רשימת משימות

בחר רשימת משימות לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת פעילויות קיימת או ללחוץ על משימות (חדשה) כדי ליצור רשימה חדשה.

לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת משימות חדשה (בניגוד לבחירת אחת קיימת), עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר חמש

רשימת היסטוריה

בחר רשימת היסטוריה לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת היסטוריה קיימת או ללחוץ על רשימת היסטוריה חדשה כדי ליצור רשימה חדשה.

לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת היסטוריה חדשה (בניגוד לבחירת אחת קיימת), עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שש

אפשרויות התחלה

ציין את הדרך או הדרכים שבהן ניתן להפעיל זרימת עבודה זו.

לקבלת מידע אודות האפשרויות השונות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

  1. כאשר כל ההגדרות בטופס זה הן באופן הרצוי לך, לחץ על הבא.

  2. השלם את העמוד השני של טופס השיוך.
    (הוראות מתבצעות בהתאם לאיור).

    מוצרי SharePoint מציגים את כל האפשרויות בעמוד השני של טופס השיוך בכל פעם שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני, כך שתוכל לבצע שינויים באפשרויות אלה רק עבור מופע אחד זה.

העמוד השני של טופס השיוך עם האפשרויות מוצגות

הסבר מספר אחת

הקצה ל

הזן שמות או כתובות עבור האנשים שאליהם ברצונך שזרימת העבודה תקצה משימות.

  • אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם (בטור)   
    הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו ברצונך להקצות את הפעילויות.

  • אם כל המשימות יוקצו בו (במקביל)   
    סדר השמות או הכתובות לא משנה.

  • אם אתה מכליל קבוצה או רשימת תפוצה   
    משימה קבוצתית תוקצה: כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, אך רק חבר אחד יצטרך לתבוע ולהשלים את המשימה. לקבלת הוראות לגבי דרישה והשלמה של משימה קבוצתית, עיין במקטע השלם במאמר זה.

הסבר מספר שתיים

Order

ציין אם יש להקצות את המשימות אחת בכל פעם (באופן טורי) או כולן בו (במקביל).

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים טוריים ומקבילים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שלוש

הוספת שלב חדש

הוסף את כל השלבים הרצויים מעבר לשלב הראשון שזה עתה קבעת.

  • כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור אותו שלב ולאחר מכן הקש CTRL + delete.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

עותק

הזן את השמות או כתובות הדואר האלקטרוני של כל מי שאמור לקבל הודעה בכל פעם שזרימת העבודה מתחילה או מסתיימת.

  • הזנת שם כאן אינהגורמת להקצאה של משימת זרימת עבודה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותו מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  1. כאשר כל ההגדרות בדף זה מתבצעות באופן הרצוי לך, לחץ על שמור כדי ליצור את זרימת העבודה.

מוצרי SharePoint יוצרים את גירסת זרימת העבודה החדשה שלך.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן להתחיל ולבדוק את זרימת העבודה החדשה, עבור למקטע התחל במאמר זה.

תוכל למצוא הוראות להוספת שורות חתימה למסמך במקטע הוספה של מאמר זה.

הוספת זרימת עבודה של ' איסוף חתימות ' (עבור אוסף אתרים שלם)

אם אינך מכיר עדיין את הוספת זרימות העבודה, ייתכן שתצטרך לסקור את מקטעי הלמידהוהתכנון במאמר זה לפני שתמשיך בשלבים המפורטים במקטע זה.

יש להתקין שני נושאים לפני שתוכל להוסיף זרימת עבודה:

דואר אלקטרוני   כדי שזרימת העבודה תשלח הודעות דואר אלקטרוני, עליך להפוך את הדואר האלקטרוני לזמין עבור האתר שלך. אם אינך בטוח שזהו כבר בוצע, בדוק עם מנהל SharePoint שלך.

רשאות    הגדרות ברירת המחדל של מוצרי SharePoint מחייבות את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כדי להוסיף זרימות עבודה עבור רשימות, ספריות או אוספי אתרים. (הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' וקבוצת המבקרים אינם. לקבלת מידע נוסף אודות הרשאות, ראה מקטע הלמידה במאמר זה.)

בצע שלבים אלה:

  1. עבור אל דף הבית של אוסף האתרים (לא על דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. לחץ על הגדרות סמל 'הגדרות' ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

    ב- SharePoint ב- Microsoft 365, לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות' של SharePoint 2016 בפס הכותרת ולאחר מכן לחץ על תוכן אתר. מתוכן האתר, לחץ על הגדרות האתר.

  3. בדף ' הגדרות האתר ', תחת גלריות עיצוב אתרים, לחץ על סוגי תוכן של אתר.
    הקישור 'סוגי תוכן של אתר' תחת 'גלריות'

  4. בדף ' סוגי תוכן של אתר ', לחץ על השם של סוג תוכן האתר שעבורו ברצונך להוסיף זרימת עבודה.

    הערה: ניתן להפעיל זרימות עבודה של ' איסוף חתימות ' רק במסמכים שנוצרו ב- Word, Excel או InfoPath.

    סוגי תוכן של מסמכים עם סימון סוג

    1. בדף עבור סוג התוכן שנבחר, תחת הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.
      הקישור 'הגדרות זרימת עבודה' במקטע 'הגדרות'

    2. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', לחץ על הקישור הוסף זרימת עבודה .
      הוספת קישור זרימת עבודה

    3. השלם את העמוד הראשון של טופס השיוך.
      (הוראות מתבצעות בהתאם לאיור).

העמוד הראשון של טופס השיוך עם האפשרויות מוצגות

הסבר מספר אחת

זרימת עבודה

בחר את התבנית איסוף חתימות – SharePoint 2010 .

הערה: אם התבנית איסוף חתימות – SharePoint 2010 אינה מופיעה ברשימה, פנה למנהל SharePoint כדי לברר כיצד להפעיל אותו עבור אוסף האתרים או סביבת העבודה שלך. אם יש לך הרשאות אוסף אתרים, ראה הפיכת תבניות זרימת עבודה של SharePoint לזמינות.

הסבר מספר שתיים

Name

הקלד שם עבור זרימת עבודה זו. השם יזהה זרימת עבודה זו למשתמשים באוסף אתרים זה.

לקבלת הצעות אודות מתן שם לזרימת העבודה שלך, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שלוש

רשימת משימות

בחר רשימת משימות לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת פעילויות קיימת או ללחוץ על משימות (חדשה) כדי ליצור רשימה חדשה.

לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת משימות חדשה (בניגוד לבחירת אחת קיימת), עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

רשימת היסטוריה

בחר רשימת היסטוריה לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת היסטוריה קיימת או ללחוץ על רשימת היסטוריה חדשה כדי ליצור רשימה חדשה.

לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת היסטוריה חדשה (בניגוד לבחירת אחת קיימת), עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר חמש

אפשרויות התחלה

ציין את הדרך או הדרכים שבהן ניתן להפעיל זרימת עבודה זו.

לקבלת מידע אודות האפשרויות השונות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שש

עדכון סוגי תוכן של רשימה ואתר?

ציין אם יש להוסיף זרימת עבודה זו ל-(משויכת ל) כל סוגי תוכן האתר והרשימה האחרים היורשים מסוג תוכן זה .

  • השלמת הפעולה שמבצעת את כל ההוספה הנוספת עשויה להימשך זמן רב.

  • אם הירושה הועברה עבור אתרים או אתרי משנה שבהם ברצונך להוסיף זרימת עבודה זו לירושה של סוגי תוכן, ודא שאתה חבר בקבוצה ' בעלים ' בכל אחד מהאתרים או אתרי משנה אלה לפני הפעלת פעולה זו.

  1. כאשר כל ההגדרות בדף זה מוגדרות באופן הרצוי לך, לחץ על הבא.

  2. השלם את העמוד השני של טופס השיוך.
    (הוראות מתבצעות בהתאם לאיור).

    מוצרי SharePoint מציגים לך את כל האפשרויות בעמוד השני של טופס השיוך בכל פעם שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני, כך שתוכל לבצע שינויים באפשרויות אלה רק עבור מופע אחד זה.

העמוד השני של טופס השיוך עם האפשרויות מוצגות

הסבר מספר אחת

הקצה ל

הזן שמות או כתובות עבור האנשים שאליהם ברצונך שזרימת העבודה תקצה משימות.

  • אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם (בטור)   
    הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו ברצונך להקצות את הפעילויות.

  • אם כל המשימות יוקצו בו (במקביל)   
    סדר השמות או הכתובות לא משנה.

  • אם אתה מכליל קבוצה או רשימת תפוצה   
    משימה קבוצתית תוקצה: כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, אך רק חבר אחד יצטרך לתבוע ולהשלים את המשימה. לקבלת הוראות לגבי דרישה והשלמה של משימה קבוצתית, עיין במקטע השלם במאמר זה.

הסבר מספר שתיים

Order

ציין אם יש להקצות את המשימות בשלב זה אחת בכל פעם (באופן טורי) או כולן בו (במקביל).

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים טוריים ומקבילים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שלוש

הוספת שלב חדש

הוסף את כל השלבים הרצויים מעבר לשלב הראשון שזה עתה קבעת.

  • כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור אותו שלב ולאחר מכן הקש CTRL + delete.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

עותק

הזן את השמות או כתובות הדואר האלקטרוני של כל מי שאמור לקבל הודעה בכל פעם שזרימת העבודה מתחילה או מסתיימת.

  • הזנת שם כאן אינהגורמת להקצאה של משימת זרימת עבודה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותו מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  1. כאשר כל ההגדרות בדף זה מתבצעות באופן הרצוי לך, לחץ על שמור כדי ליצור את זרימת העבודה.

מוצרי SharePoint יוצרים את גירסת זרימת העבודה החדשה שלך.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן להתחיל ולבדוק את זרימת העבודה החדשה, עבור למקטע התחל במאמר זה.

תוכל למצוא הוראות להוספת שורות חתימה למסמך במקטע הוספה של מאמר זה.

הוספת שורות חתימה

לפני שמשתתף בזרימת העבודה יכול להוסיף את החתימה שלו, יש להוסיף שורת חתימה למסמך. הוספת השורהוהוספת החתימה עצמה הן שתי פעולות נפרדות.

חשוב לזכור כי:

  • לאחר הוספת חתימה לשורת חתימה כלשהי, המסמך נעול מכל השינויים הנוספים, למעט הוספת חתימות נוספות לשורות חתימה שכבר קיימות.

  • אם שינוי כלשהו מתבצע לאחר הוספת החתימה הראשונה, כל החתימות שכבר נוספו בתוקף או יוסרו מהמסמך.

  • הוספות ומחיקות של שורות חתימה מטופלות כשינויים במסמך.

  • לכן, לפני שהמשתתף הראשון מוסיף את החתימהשלו, כל התוספות והמחיקות של שורות החתימה חייבות להיות מלאות.

הנה סיכום גרפי מהיר של כל אלה.

מסמך ללא חתימה ראשונה, שכתוצאה מכך עדיין פתוח לשינויים

מסמך עם החתימה הראשונה שנוספה, שכתוצאה מכן נעול מפני שינויים

כדי להוסיף שורת חתימה בWord או Excel:

  1. במסמך או בגליון העבודה, לחץ כדי לאתר את הסמן במקום שבו ברצונך להוסיף שורת חתימה.

  2. בכרטיסיה הוספה , בקבוצה טקסט , לחץ על שורת חתימה.

  3. בתיבת הדו הגדרת חתימה , השלם את כל השדות או אף אחד מארבעת השדות הבאים:

    • חותם   
      מוצע השם המלא של החותם.
      (מוצג בחתימה שהושלמה.)

    • כותרת החותם המוצע   
      (מוצג בחתימה שהושלמה.)

    • כתובת הדואר האלקטרוני של החותם המוצע   
      (לא מוצג בחתימה שהושלמה.)

    • הוראות לחותם   
      כל מידע שימושי או נדרש עבור החותם.
      (לא מוצג בחתימה שהושלמה.)
      תיבת הדו-שיח 'הגדרת חתימה'

  4. עדיין באותה תיבת דו-שיח, בחר או נקה את תיבות הסימון הבאות:

    • אפשר לחותם להוסיף הערות בתיבת הדו ' חתימה '   
      אפשר לחותם להקליד את מטרתם לחתימה.
      (מה שסוגי החותמים לא יוצגו בחתימה שהושלמה.)

    • ההצגה של תאריך החתימה בשורת חתימה   
      התאריך שבו החתימה נוספת.
      (מוצג בחתימה שהושלמה.)

  5. לחץ על אישור.

חזור על אותו הליך כדי להוסיף שורות חתימה נוספות.

כדי למחוק שורת חתימה בWord או Excel:

  1. לחץ על שורת החתימה כדי לבחור אותה.

  2. הקש DELETE.

חשוב: ניתן להוסיף שורות חתימה רק בטפסי מילוי של InfoPath.

כדי להוסיף שורת חתימה בInfoPath:

  1. בטופס, לחץ כדי לאתר את הסמן במקום שבו ברצונך להוסיף שורת חתימה.

  2. בכרטיסיה בית ברצועת הכלים, בקבוצה פקדים , לחץ על שורת חתימה.

  3. לחץ על שורת החתימה כדי לבחור אותה ולאחר מכן לחץ עליה באמצעות לחצן העכבר הימני ולאחר מכן, בתפריט הקיצור, לחץ על מאפייני שורת חתימה.

  4. בתיבת הדו מאפייני שורת חתימה , בכרטיסיה כללי , השלם כל אחד או אף אחד מארבעת השדות הבאים:

    • הודעה שהחותמים יראו לפני החתימה   
      כל מידע שימושי או נדרש עבור החותם.
      (לא מוצג בחתימה שהושלמה.)

    • שם   
      החותם (מוצג בחתימה שהושלמה.)

    • כותרת חותם   
      (מוצג בחתימה שהושלמה.)

    • כתובת הדואר האלקטרוני של החותם   
      (לא מוצג בחתימה שהושלמה.)
      תיבת הדו-שיח 'מאפייני חתימה'

  5. ערוך את כל ההתאמות הרצויות בכרטיסיה גודל ובכרטיסיה מתקדם .

  6. לחץ על אישור.

כדי למחוק שורת חתימה בInfoPath:

  • לחץ על הפקד כדי לבחור אותו ולאחר מכן הקש DELETE.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן לבדוק את זרימת העבודה החדשה, עבור למקטע התחל במאמר זה.

אם אתה משלים משימת זרימת עבודה, עבור למקטע השלם במאמר זה.

הפעלת זרימת עבודה של ' איסוף חתימות '

תזכורת לגבי תהליך החתימות: יש לבצע את כל השינויים במסמך – כולל כל התוספות והמחיקות של שורות החתימה – לפני שהמשתתף הראשון מוסיף את החתימה שלו לשורת חתימה. (לקבלת פרטים נוספים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.)

כמו כן, ודא שהאנשים שעבורם זרימת העבודה מקצות משימות מבינים כיצד להוסיף את החתימות שלהם ולהשלים את טפסי המשימות שלהם. הם עשויים למצוא את המקטע השלם במאמר זה שימושי.

שתי דרכים להפעלת זרימת עבודה    ניתן להגדיר זרימת עבודה כך שתופעל באופן ידני בלבד, באופן אוטומטי בלבד, או בכל מקרה:

  • באופן ידני בכל עת, על-ידי כל מי שיש לו את ההרשאות הנחוצות.

  • באופן אוטומטי בכל פעם שמתרחשת מאורע של הגורם המפעיל – כלומר, בכל פעם שמסמך נוסף לרשימה או לספריה ו/או בכל פעם שמסמך כלשהו נמצא ברשימה משתנה באופן כלשהו.
    (האירוע או האירועים המפעילים מצוינים בעמוד הראשון של טופס השיוך, במהלך ההוספה והקביעת התצורה המקוריים של זרימת העבודה. לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע תכנון במאמר זה.)

לא ניתן להתחילt זרימת עבודה במסמך כלשהו שהוצא. (ניתן להוציא מסמך לאחר שזרימת עבודה הופעלה עליו; אך לאחר הוצאת ההודעה , לא ניתן להפעיל זרימות עבודה נוספות במסמך זה עד לבדיקה חוזרת.)

אם זרימת העבודה מוגדרת לפעול באופן אוטומטי, ולאחר מכן, בכל פעם שיתרחש אירוע מפעיל, זרימת העבודה תפעל במסמך שהפעיל אותה.

כאשר היא מופעלת, זרימת העבודה מקצה את המשימה או המשימות הראשונות ושולחת הודעת משימה לכל הקצאה. בינתיים, היא גם שולחת הודעות התחלה (הנבדלות מהודעות הפעילות) לאדם שהוסיף את זרימת העבודה במקור ולכל מי שמופיע בשדה עותק של העמוד השני של טופס השיוך.

אם שורות החתימה הנדרשות אינן נמצאות כבר במסמך לפני שפעולת ההפעלה מפעילה את זרימת העבודה, עליך להוסיף אותן לפני הוספת החתימה הראשונה למסמך.

הערה בנושא הרשאות    בדרך כלל, עליך להיות בעל הרשאת ' עריכת פריטים ' כדי להפעיל זרימת עבודה. (כברירת מחדל, הקבוצה ' חברים ' וקבוצת הבעלים הם בעלי הרשאה זו, אך הקבוצה ' מבקרים ' אינה מקבלת. עם זאת, בעלים יכול גם לבחור, בבסיס זרימת עבודה-לפי-זרימת עבודה, כדי לדרוש את ההרשאה ' ניהול רשימות ' עבור אנשים שמפעילים את זרימת העבודה. על-ידי בחירה באפשרות זו, בעלים יכולים למעשה לציין שרק הם ובעלים אחרים יכולים להתחיל זרימת עבודה מסוימת. לקבלת פרטים נוספים, עיין בסעיף ' למד ' במאמר זה.

שני מקומות שבהם יש להתחיל

באפשרותך להפעיל זרימת עבודה באופן ידני מאחד משני מקומות:

  • מתוך הרשימה או הספריה שבה מאוחסן המסמך.

  • מתוך המסמך עצמו, נפתח בתוכנית Microsoft Office שבה היא נוצרה. (שים לב שזוהי חייבת להיות התוכנית המלאה, המותקנת ולא גירסת יישום אינטרנט.)

שני המקטעים הנותרים במקטע זה מספקים הוראות עבור שתי השיטות.

  1. הוסף את כל שורות החתימה הדרושות למסמך, או סדר עם משתתפי זרימת העבודה כדי לוודא שכל שורות החתימה נמצאות במסמך לפני שמשתתף מוסיף את החתימה שלו לאחד מהקווים.

  2. עבור אל הרשימה או אל הספריה שבה המסמך שבו ברצונך להפעיל את זרימת העבודה מאוחסן.

  3. לחץ על הסמל לפני שם הפריט כדי לבחור את הפריט ולאחר מכן, בכרטיסיה קבצים ברצועת הכלים, בקבוצה זרימות עבודה , לחץ על זרימות עבודה.
     

  4. בזרימות העבודה: הדף שםמסמך , תחת הפעלת זרימת עבודה חדשה, לחץ על זרימת העבודה שברצונך להפעיל.
    קישור להפעלת זרימת עבודה

  5. בטופס האתחול, בצע את השינויים שברצונך להחיל על מופע ספציפי זה של זרימת העבודה.

    הערה: שינויים שבוצעו כאן, בטופס האתחול, משמשים רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. אם ברצונך לבצע שינויים שיחולו בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת, או אם ברצונך לשנות הגדרות זרימת עבודה שאינן מופיעות בטופס זה, עיין במקטע שינוי במאמר זה.

העמוד השני של טופס השיוך עם האפשרויות מוצגות

הסבר מספר אחת

הקצה ל

בצע שינויים ברשימת האנשים שאליהם ברצונך שזרימת העבודה תקצה משימות.

  • אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם   
    הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו יש להקצות את המשימות.

  • אם כל המשימות יוקצו בו   
    סדר השמות או הכתובות לא משנה.

  • אם אתה מכליל קבוצה או רשימת תפוצה   
    משימה קבוצתית תוקצה: כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, אך רק חבר אחד יצטרך לתבוע ולהשלים את המשימה. לקבלת הוראות לגבי דרישה והשלמה של משימה קבוצתית, עיין במקטע השלם במאמר זה.

הסבר מספר שתיים

Order

ודא שהמפרטים הנוגעים להקצאת המשימות בכל מקטע אחת בכל פעם (באופן טורי) או כולם בבת אחת (במקביל) הם האופן שבו אתה מעוניין בכך.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים טוריים ומקבילים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שלוש

הוספת שלב חדש

הוסף את כל השלבים הרצויים מעבר לאחד או לאלה המוגדרים כעת.

  • כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור אותו שלב ולאחר מכן הקש CTRL + delete.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

עותק

צור כל הוספה או הסרה רצויה. זכור כי:

  • הזנת שם כאן אינהגורמת להקצאה של משימת זרימת עבודה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותו מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  1. כאשר יש לך את כל ההגדרות בטופס האתחול באופן הרצוי לך, לחץ על התחל כדי להפעיל את זרימת העבודה.

זרימת העבודה מקצה את המשימה או המשימות הראשונות, ובינתיים שולחת הודעות הפעלה עבורך ועבור כל מי שמופיע בשדה עותק של טופס האתחול.

  1. הוסף את כל שורות החתימה הדרושות למסמך, או סדר עם משתתפי זרימת העבודה כדי לוודא שכל שורות החתימה נמצאות במסמך לפני שמשתתף מוסיף את החתימה שלו לאחד מהקווים.

  2. פתח את המסמך בתוכנית Office המותקנת במחשב שלך.

    הערה: לא ניתן להשתמש בשיטה זו כאשר המסמך פתוח בגירסתיישום אינטרנט של תוכנית Microsoft Office. היא חייבת להיות פתוחה בגירסה המלאה והמותקנת של התוכנית במחשב שלך.

  3. במסמך הפתוח, לחץ על הכרטיסיה קובץ , לחץ על שמור & Sendולאחר מכן לחץ על זרימת העבודה שברצונך להפעיל במסמך.

  4. אם אתה רואה את ההודעה הבאה, המציינת שזרימת העבודה צריכה להיות מסומנת, לחץ על לחצן הכנס .
    (אם אינך רואה הודעה זו, המשך לשלב 5.)

  5. לחץ על לחצן ' הפעל זרימת עבודה גדולה '.

  6. בדף ' שינוי זרימת עבודה ', בטופס האתחול, בצע את השינויים שברצונך להחיל על מופע ספציפי זה של זרימת העבודה.

    הערה: שינויים שבוצעו כאן, בטופס האתחול, משמשים רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. אם ברצונך לבצע שינויים שיחולו בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת, או אם ברצונך לשנות הגדרות זרימת עבודה שאינן מופיעות בטופס זה, עיין במקטע שינוי במאמר זה.

העמוד השני של טופס השיוך עם האפשרויות מוצגות

הסבר מספר אחת

הקצה ל

בצע שינויים ברשימת האנשים שאליהם ברצונך שזרימת העבודה תקצה משימות.

  • אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם   
    הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו יש להקצות את המשימות.

  • אם כל המשימות יוקצו בו   
    סדר השמות או הכתובות לא משנה.

  • אם אתה מכליל קבוצה או רשימת תפוצה   
    משימה קבוצתית תוקצה: כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, אך רק חבר אחד יצטרך לתבוע ולהשלים את המשימה. לקבלת הוראות לגבי דרישה והשלמה של משימה קבוצתית, עיין במקטע השלם במאמר זה.

הסבר מספר שתיים

Order

ודא שהמפרטים הנוגעים להקצאת המשימות בכל מקטע אחת בכל פעם (באופן טורי) או כולם בבת אחת (במקביל) הם האופן שבו אתה מעוניין בכך.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים טוריים ומקבילים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שלוש

הוספת שלב חדש

הוסף את כל השלבים הרצויים מעבר לאחד או לאלה המוגדרים כעת.

  • כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור אותו שלב ולאחר מכן הקש CTRL + delete.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

עותק

צור כל הוספה או הסרה רצויה. זכור כי:

  • הזנת שם כאן אינהגורמת להקצאה של משימת זרימת עבודה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותו מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  1. כאשר יש לך את ההגדרות בטופס האתחול באופן הרצוי לך, לחץ על התחל כדי להפעיל את זרימת העבודה.

זרימת העבודה מקצה את המשימה או המשימות הראשונות, ובינתיים שולחת הודעות הפעלה עבורך ועבור כל מי שמופיע בשדה עותק של טופס האתחול.

מה השלב הבא?

  • אם זו הפעם הראשונה שזרימת עבודה זו הופעלה, האם המשתתפים האחרים יצטרכו מידע וסיוע כדי להשלים את המשימות שהוקצו להם? (הם עשויים למצוא את המקטע השלם במאמר זה שימושי.)

  • כמו כן, מומלץ לבדוק אם המשתתפים מקבלים את הודעות הדואר האלקטרוני שלהם, ובמיוחד שהדיווחים אינם מטופלים על-ידי מסנני דואר הזבל שלהם.

  • וכמובן, ייתכן שתצטרך להשלים משימות זרימת עבודה אחת או יותר. עבור אל המקטע השלם במאמר זה עבור הפרטים.

  • בינתיים, כדי לגלות כיצד באפשרותך לעקוב אחר ההתקדמות של המופע הנוכחי של זרימת העבודה, עבור אל מקטע הצג במאמר זה.

השלמת משימת זרימת עבודה של ' איסוף חתימות '

אם זו הפעם הראשונה שהקצית לך משימה בזרימת עבודה של ' איסוף חתימות ', ייתכן שתצטרך לסקור מקטע זה במאמר מלא לפני שתשלים את המשימה. באופן זה, תהיה מודע לכל האפשרויות שעשויות להיות פתוחות עבורך.

הערה: אם ידוע לך שהוקצתה לך משימת זרימת עבודה, אך הודעת ההודעה לא הופיעה בתיבת הדואר הנכנס של הדואר האלקטרוני שלך, ודא שההודעה לא misrouted על-ידי מסנן דואר הזבל שלך. אם כן, התאם את הגדרות המסנן בהתאם.

תחילה, ודא שקיבלת את המאמר הנכון

סוגים שונים של זרימות עבודה דורשים פעולות שונות של פעילויות.

לפני שתתחיל, ודא שהמשימה שהוקצתה לך היא אכן משימת זרימת עבודה של ' איסוף חתימות ', ולא משימה עבור סוג אחר של זרימת עבודה.

חפש את הטקסט שמסמך זה מחייב את החתימה שלך באחד מהמיקומים הבאים:

  • בשורת הנושא של הודעת המשימה
    זיהוי טקסט בהודעת משימה

  • בסרגל ההודעות במסמך שיש לסקור
    זיהוי טקסט בפריט לבדיקה

  • בכותרת המשימה בדף ' מצב זרימת עבודה '
    זיהוי טקסט בכותרת המשימה בדף 'מצב זרימת העבודה'

אם אינך רואה את המסמך מחייב את טקסט החתימה שלך במיקומים אלה, פנה לאדם שהתחיל או הוסיף את זרימת העבודה במקור כדי לברר באיזו תבנית זרימת עבודה היא מבוססת — או אם היא זרימת עבודה מותאמת אישית.

עם זאת, אם המשימה שלך היא משימה של ' איסוף חתימות ', המשך לקרוא!

כאשר מוקצית לך משימה בזרימת עבודה, בדרך כלל אתה מגלה אודות הפעילות באחת משלוש הדרכים הבאות:

  • אתה מקבל הודעה על משימת דואר אלקטרוני.

  • אתה פותח מסמך של Microsoft Office ורואה סרגל הודעות המיידע אותך על כך שהקצית לך משימה קשורה.

  • אתה בודק את אתר SharePoint ומגלה שמשימה אחת או יותר מוקצית לך כעת.

כאשר אתה מגלה שהוקצתה לך משימת זרימת עבודה של ' איסוף חתימות ', בדרך כלל אתה מבצע שתי פעולות:

  • סקירת המסמך    אתה פותח ומסקור את המסמך ולאחר מכן חותם עליו (או לא).

  • השלמת המשימה    עליך להשלים ולשלוח את טופס המשימה.

לכן, לעתים קרובות, שלושת הפריטים הבאים מעורבים בהשלמת המשימה:

  • הודעת הדיווח (שאתה מקבל כדואר אלקטרוני)

  • המסמך שנשלח לחתימה שלך (שאתה פותח ולאחר מכן מחתים או לא)

  • טופס המשימה (שאתה פותח, משלים ושולח)

כך נראים שלושת הפריטים האלה.

הערה: לחצן ' פתח משימה זו ' ברצועת הכלים בהודעת הדיווח של המשימה מופיע רק כאשר ההודעה נפתחת בגירסה המלאה והמותקנת של outlook, ולא בעת פתיחתה ביישום האינטרנט של outlook web Access.

הודעת דיווח המשימה, הפריט לסקירה וטופס המשימה

הערה: לחצן ' פתח משימה זו ' ברצועת הכלים בהודעת הדיווח של המשימה מופיע רק כאשר ההודעה נפתחת בגירסה המלאה והמותקנת של outlook, ולא בעת פתיחתה ביישום האינטרנט של outlook web Access.

(שים לב שאם המשימה אינה מוקצית לך באופן אישי, אך לקבוצה שלמה או לרשימת תפוצה שאתה חבר בה, עליך לדרוש את המשימה לפני שתשלים אותה. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר דרישת משימה קבוצתית לפני השלמת מקטע זה במקטע זה.)

בצע שלבים אלה:

  1. בהודעת הודעת המשימה, בהוראות המשימה כדי להשלים את המשימה , לחץ על הקישור למסמך.

  2. במסמך הפתוח, לחץ על לחצן פתח משימה זו בסרגל ההודעות.

גישה לפריט ולטופס המשימה מתוך הודעת הדיווח בדואר אלקטרוני

הערה: לחצן ' פתח משימה זו ' ברצועת הכלים בהודעת הדיווח של המשימה (מוצג באיור בחלק העליון של החץ השחור) מופיע רק כאשר ההודעה נפתחת בגירסה המלאה והמותקנת של outlook, ולא בעת פתיחתה ביישום האינטרנט של outlook web Access.

(שים לב שאם המשימה אינה מוקצית לך באופן אישי, אך לקבוצה שלמה או לרשימת תפוצה שאתה חבר בה, עליך לדרוש את המשימה לפני שתשלים אותה. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר דרישת משימה קבוצתית לפני השלמת מקטע זה במקטע זה.)

בצע שלבים אלה:

  1. ברשימה או בספריה שבה המסמך לסקירה מאוחסן, לחץ על הקישור בביצוע המשויך למסמך ולזרימת העבודה.

  2. בדף ' מצב זרימת עבודה ', לחץ על הכותרת של המשימה.

  3. בטופס המשימה, בתוך משימת זרימת עבודה זו חלה על סרגל ההודעות, לחץ על הקישור למסמך.

גישה לפריט ולטופס המשימה מתוך רשימה או ספריה

שים לב שאם המשימה אינה מוקצית לך באופן אישי, אך לקבוצה שלמה או לרשימת תפוצה שאתה חבר בה, עליך לדרוש את המשימה לפני שתשלים אותה. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר דרישת משימה קבוצתית לפני השלמת מקטע זה במקטע זה.

כמו כן, שים לב שאם שורת החתימה מוגדרת עבור משתמש ספציפי, ואתה חותם אותו כאשר אתה מחובר כמשתמש אחר , הפער עשוי להיות גלוי בשורת החתימה. בדוגמה זו, שורת החתימה הוגדרה עבור פרנק מרטינז, אך החתימה נוספה על-ידי מישהו שנרשם בתור Anna חזן.

שורת חתימה המציגה חותם אחר

בדוגמה הבאה, המסמך נוצר ב- Word.

הפריט לסקירה עם שלושה סרגלי הודעות

שים לב לשלושת סרגלי ההודעות הצהובים בחלק העליון של המסמך:

מסומן כסופי   סרגל הודעות זה מורה לך שלפחות אדם אחד כבר הוסיף את חתימתו בשורת חתימה.

חשוב: מנקודה זו והלאה, כל שינוי במסמך שאינו הוספת חתימות להצגת שורות חתימה שכבר מופיע בתוך ההסרה או חוסר התוקף של כל החתימות שכבר נוספו. (כלומר, ההוספה או המחיקה של שורות חתימה אינם מותרים בשלב זה, רק הוספת החתימות עצמן.)

חתימות    באפשרותך ללחוץ על לחצן ' הצג חתימות ' כדי לפתוח את החלונית חתימות . תחת חתימות מבוקשים, לחץ על החץ לצד שמך ולאחר מכן, בתפריט הנפתח, לחץ על חתימה.

הערות: 

  • אם שמך מופיע יותר מפעם אחת ברשימת החתימות המבוקשות , יש יותר משורת חתימה אחת כדי שתוכל להוסיף לה חתימה. השתמש בהליך זה כדי להוסיף כל חתימה.

  • אם אינך רואה את שמך ברשימת החתימות המבוקשת , פנה לאדם שהפעיל את זרימת העבודה-או, אם הוא הופעל באופן אוטומטי, פנה לאדם שהוסיף אותו במקור.

  • לטפסי InfoPath אין חלונית חתימות או רשימת חתימות מבוקשת . ודא שחתמת את כל שורות החתימה שלך לפני שתשמור את המסמך ותשלים את המשימה.

פריט עם החלונית 'חתימות' פתוחה

אם אתה רואה הודעה אודות ספקי שירותי חתימה דיגיטלית של ספקים חיצוניים, לחץ על אישור כדי להמשיך. (כדי להימנע מלראות את ההודעה בעתיד, בחר בתיבת הסימון).

תיבת הדו ' חתימה ' נפתחת.

תיבת הדו-שיח 'חתימה'

כדי להחתים את המסמך, פשוט הקלד את שמך בתיבה שלצד Xהגדול, לחץ על סימןולאחר מכן לחץ על אישור בתיבת הדו אישור חתימה .

זכור: אם שמך מופיע יותר מפעם אחת ברשימת החתימות המבוקשות , יש יותר משורת חתימה אחת כדי שתוכל להוסיף את החתימה שלך אליה. השתמש בהליך זה כדי להוסיף כל חתימה.

משימת זרימת עבודה   כשתהיה מוכן להשלים ולשלוח את טופס המשימה, לחץ על לחצן פתח משימה זו בסרגל ההודעות של משימת זרימת העבודה .

טופס המשימה עבור משימת זרימת עבודה של ' איסוף חתימות ' נראה בערך כך.

טופס משימה עם האפשרויות מוצגות

שים לב ששני הפקדים הראשונים (מחיקת פריטומשימת זרימת עבודה זו חלים על כותרת המסמך) אינם מופיעים בטופס המשימה כאשר הוא נפתח מתוך המסמך כדי להחתים אותו. הם מופיעים רק כאשר טופס המשימה נפתח ישירות מתוך הודעת הדיווח של הפעילות או מרשימת המשימות בדף ' מצב זרימת עבודה '.

הסבר מספר אחת

מחיקת פריט

כדי למחוק משימה זו מהמופע הנוכחי של זרימת העבודה, לחץ על הקישור כאן.

  • מחיקת המשימה אינה מוחקת את המסמך שייחתם.

  • משימה שנמחקה אינה מופיעה עוד באזור ' משימות ' בדף ' מצב זרימת עבודה '. (עם זאת, המחיקה עדיין מוקלטת באזור ההיסטוריה של הדף.)

הערה: אם לא הפעלת מופע זה של זרימת העבודה, מומלץ לבדוק עם האדם שהתחיל אותו-או, אם הוא הופעל באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותו במקור-לפני שתמחק את המשימה.

הסבר מספר שתיים

משימת זרימת עבודה זו חלה על כותרת המסמך

כדי לפתוח את המסמך לחתימה, לחץ על הקישור כאן.

הסבר מספר שלוש

מצב, מבוקש על-ידי, הערות מאוחדות, תאריך יעד

אין באפשרותך לערוך או לשנות ערכים בארבעת השדות האלה, אך ייתכן שתמצא את המידע המשמש אותם.

שים לב שהתיבה הערות מאוחדות מכילה את כל ההערות שנשלחו בטופס על-ידי משתתפים שכבר השלימו את הפעילויות שלהם באותו מופע של זרימת העבודה.

באותו אופן, לאחר שליחת טופס משלך, כל טקסט שאתה כולל בתיבה הערות (4) יופיע גם בתיבה הערות מאוחדות עבור המשתתפים הבאים.

הסבר מספר ארבע

הערות

כל טקסט שתזין כאן יירשם בהיסטוריית זרימת העבודה ויופיע גם בשדה הערות מאוחדות (3) עבור המשתתפים הבאים.

הסבר מספר חמש

סימן

לאחר שחתמת על המסמך והקלדת כל משוב שברצונך לתרום בשדה הערות , לחץ על לחצן זה כדי לשלוח את הטופס ולהשלים את המשימה.

הסבר מספר שש

ביטול

כדי לסגור את טופס המשימה מבלי לשמור שינויים או תגובות, לחץ על לחצן זה. המשימה תישאר לא מלאה ותוקצה לך.

הסבר מספר שבע

הקצאה מחדש של משימה

כדי להקצות משימה זו לאדם אחר, לחץ על לחצן זה.

לקבלת איור של הדף שבו תזין את פרטי ההקצאה מחדש ולקבלת הוראות נוספות, עבור אל סעיף 7 במקטע זה, הקצה מחדש את המשימה לאדם אחר.

הערה: ייתכן שאפשרות זו מבוטלת עבור משימות זרימת עבודה מסוימות.

אם רק משימה בודדת מוקצית לקבוצה שלמה שאליה אתה שייך, כל חבר בקבוצה יכול לתבוע ולהשלים משימה בודדת זו בשם הקבוצה כולה.

דרוש את המשימה לפני פתיחת המסמך וחתימתו. ברגע שאתה תובע את המשימה, היא מוקצית לך, ואין חבר אחר בקבוצה יכול להשלים אותה. (בדרך זו, רק אדם אחד מבצע את העבודה הנדרשת).

  1. בדף ' מצב זרימת עבודה ', הצבע על שם המשימה שהוקצתה לקבוצה שלך עד להופעת חץ.

  2. לחץ על החץ, לחץ על ערוך פריט ולאחר מכן, בטופס המשימה, לחץ על לחצן משימת תביעה .
    כיצד לדרוש משימה קבוצתית

כאשר הדף ' מצב זרימת עבודה ' עובר רענון, באפשרותך לראות שהמשימה אינה מוקצית עוד לקבוצה, אך כעת באופן ספציפי עבורך.

מאוחר יותר, אם ברצונך לשחרר שוב את הפעילות לקבוצה מבלי להשלים אותה, השתמש באותם שלבים כדי לחזור לטופס המשימה, אך כעת לחץ על לחצן המשימה הפצה .

לחצן 'שחרר משימה' בטופס המשימה

אם ברצונך שמישהו אחר ישלים משימת זרימת עבודה שהוקצתה לך, לחץ על לחצן הקצה מחדש משימה בטופס המשימה של זרימת העבודה.

טופס זה מוצג.

טופס הקצאה מחדש של משימה

הסבר מספר אחת

הקצאה מחדש של משימה ל

הזן את השם או הכתובת של האדם שברצונך להקצות לו משימה זו.

כדי להקצות משימה זו לאדם שהפעיל את זרימת העבודה-או, אם זרימת העבודה הופעלה באופן אוטומטי, לאדם שהוסיף במקור זרימת עבודה זו-השאר שדה זה ריק.

הסבר מספר שתיים

בקשה חדשה

ספק את כל המידע שהאדם שאליו אתה מקצה את המשימה יצטרכו להשלים את המשימה. (כל טקסט שתזין כאן יתווסף באזור ההערות המאוחדות .)

הסבר מספר שלוש

משך חדש

בצע אחת משלוש הפעולות הבאות:

  • כדי לשמור על תאריך היעד הקיים   השאר שדה זה ריק.

  • כדי להסיר את תאריך היעד לגמרי   הקלד את המספר 0.

  • כדי לציין תאריך יעד חדש   הקלד מספר כאן ולאחר מכן ציין את יחידות המשך בשדה הבא. יחד עם זאת, שני הערכים מזהים את התקופה לפני שהמשימה ' שינוי ' מגיעה לתוקף.

שים לב שכברירת מחדל, משימות של ' איסוף חתימות ' אינן מוקצות תאריכי יעד או משכי זמן של משימות.

הסבר מספר ארבע

יחידות משך חדשות

אם אתה מציין משך פעילות חדש, השתמש בשדה זה בשילוב עם השדה ' משך חדש ' כדי לזהות את התקופה לפני שהמשימה מגיעה ליעד. (לדוגמה: שלושה ימים או חודש אחד או שבועיים או חודשיים.)

לאחר השלמת הטופס, לחץ על שלח. המשימה מסומנת כמשימה שהושלמה, משימה חדשה מוקצית לאדם האחראי כעת למשימה, והודעת משימה נשלחת.

כל מידע חדש שסיפקת כלול בטקסט שהוקצה על-ידי הודעת המשימה החדשה (מספר 1 באיור הבא).

הודעת משימה עבור המשימה המוקצית מחדש

בינתיים, כל השינויים הללו מסומנים וגלויים במקטעים משימותוהיסטוריה של הדף ' מצב זרימת עבודה ', כפי שמוצג כאן.

האזורים 'משימות' ו'היסטוריה' בדף 'מצב זרימת עבודה' עבור המשימה המוקצית מחדש

ניטור, התאמה או הפסקה של זרימת עבודה מסוג ' איסוף חתימות '

המיקום המרכזי שממנו באפשרותך לנטר, להתאים או להפסיק זרימת עבודה פועלת הוא הדף ' מצב זרימת עבודה ' עבור מופע זה של זרימת העבודה.

תחילה נראה לך כיצד להגיע לדף זה, ולאחר מכן נראה לך כיצד להשתמש באפשרויות ובמידע שתמצא שם. לבסוף, נראה לך שני עמודים אחרים שבהם תוכל לקבל מידע נוסף על ניטור.

ברשימה או בספריה שבה הפריט ממוקם, לחץ על הקישור בביצוע עבור הפריט וזרימת העבודה הרצויים.

בדוגמה זו, הפריט הוא המסמך בשם ' טיוטת מפתח ' וזרימת העבודה היא ' אישור 3 '.

לחיצה על קישור מצב זרימת עבודה

הדף ' מצב זרימת עבודה ' נפתח.

  • אם הרשימה או הספריה שלך מכילות מספר גדול של פריטים, באפשרותך להשתמש במיון ו/או בסינון כדי למצוא את הפריט שאתה מחפש במהירות רבה יותר. אם אתה מגלה שאתה ממיין שוב ושוב או מסנן באותו אופן, ייתכן שתוכל ליצור תצוגה מותאמת אישית שתהפוך את הסידור לאוטומטי.

  • כדי להגיע לדף ' מצב זרימת עבודה ', באפשרותך גם ללחוץ על האפשרות הצג את המצב של קישור זרימת עבודה זה ב-"התחלת" הודעת דואר אלקטרוני או הצגת הקישור ' היסטוריית זרימת עבודה ' בהודעת דואר אלקטרוני "הושלמה" עבור המופע הספציפי שאתה מעוניין בו.

כאן, תחת האיור של כל מקטע של הדף ' מצב זרימת עבודה ', תוכל למצוא את שאלות הניטור שהמקטע עונה עליהן.

המקטע ' פרטי זרימת עבודה '

מקטע 'מידע זרימת עבודה' בדף 'מצב זרימת עבודה'

שאלות שנענו:

  • מי התחיל מופע זה של זרימת העבודה?

  • מתי התחיל מופע זה?

  • מתי הפעולה האחרונה במופע זה מתרחשת?

  • באיזה פריט פועל מופע זה?

  • מהו המצב הנוכחי של מופע זה?

המקטע ' משימות '

אזור 'משימות' בדף 'מצב זרימת עבודה'

שאלות שנענו:

  • אילו משימות כבר נוצרו והוקצו ואת מצבם הנוכחי?

  • אילו משימות כבר הושלמו, ומה הייתה התוצאה עבור כל אחת מהמשימות?

  • מהו תאריך היעד עבור כל משימה שכבר נוצרה והוקצתה? (שים לב שכברירת מחדל, משימות של ' איסוף חתימות ' אינן מוקצות תאריכי יעד או משכי זמן של פעילויות.)

משימות שנמחקו ומשימות שעדיין לא הוקצו אינן מופיעות במקטע זה.

המקטע ' היסטוריית זרימת עבודה '

מקטע 'היסטוריית זרימת עבודה' בדף 'מצב זרימת עבודה'

שאלות שנענו:

  • אילו אירועים כבר התרחשו במופע זה של זרימת העבודה?

  • שים לב שמשימות שלא הועברו במועד והודעות שמועד היעד שלהן חלף אינן מופיעות באזור זה.

קיימות שתי דרכים שבהן באפשרותך להפסיק מופע של זרימת עבודה פועלת לפני השלמתה הרגילה:

  • ביטול זרימת העבודה    כל המשימות מבוטלות, אך נשמרות באזור ' משימות ' בדף ' מצב זרימת עבודה '.

  • סיום זרימת עבודה זו    כל המשימות מבוטלות ונמחקות מהאזור ' משימות ' בדף ' מצב זרימת עבודה '. (עם זאת, הם משתקפים עדיין באזור היסטוריית זרימת העבודה).

הוראות עבור שתי השיטות עוקבות.

ביטול (כל המשימות מבוטלות אך נשמרות ברשימת המשימות ובהיסטוריה)

אם המופע הנוכחי של זרימת עבודה אינו נחוץ עוד, ניתן לבטל אותו.

כברירת מחדל, ניתן לבצע הליך זה על-ידי האדם שהתחיל מופע זה של זרימת העבודה או על-ידי כל מי שיש לו הרשאת ' ניהול רשימות '. (שוב, הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' וקבוצת המבקרים אינם.)

  • בדף ' מצב זרימת עבודה ', באזור ממש מתחת לפריט החזותי של זרימת העבודה, לחץ על הקישור בטל את כל משימות איסוף החתימות .

כל הפעילויות הנוכחיות מבוטלות וזרימת העבודה מסתיימת במצב מבוטל. המשימות שבוטלו עדיין מפורטות הן באזור המשימות והן באזור היסטוריית זרימת העבודה .

End (כל המשימות נמחקות מרשימת המשימות אך נשמרות בהיסטוריה)

אם מתרחשת שגיאה, או אם זרימת העבודה מפסיקה ואינה מגיבה, ניתן לסיים אותה.

כברירת מחדל, ניתן לבצע הליך זה רק על-ידי אדם בעל הרשאת ' ניהול רשימות '. (שוב, הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' וקבוצת המבקרים אינם.)

  • בדף ' מצב זרימת עבודה ', באזור ממש מתחת לפריט החזותי של זרימת העבודה, לחץ על הקישור סיים זרימת עבודה זו .

כל המשימות שנוצרו על-ידי זרימת העבודה מבוטלות ונמחקות מהאזור ' משימות ' בדף ' מצב זרימת עבודה ', אך הן עדיין משתקפות באזור היסטוריית זרימת העבודה . זרימת העבודה מסתיימת במצב ' מבוטל'.

בדף ' זרימות עבודה ' עבור כל פריט, תוכל למצוא רשימה של זרימות העבודה הפועלות כעת בפריט זה.

  1. עבור אל הרשימה או אל הספריה שבה הפריט מאוחסן.

  2. הצבע על שם הפריט, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה בתפריט הנפתח.

  3. בדף ' זרימות עבודה: שם פריט ', תחת זרימות עבודה פועלות, תוכל למצוא רשימה של מופעי זרימת עבודה שפועלים כעת בפריט.

הערה: שים לב שמופעים מרובים של גירסת זרימת עבודה יחידה אינם יכולים לפעול באותו פריט בו. לדוגמה: שתי זרימות עבודה, שתיהן מבוססות על התבנית ' איסוף חתימות ', נוספו. האחת נקראת ' משוב תוכנית ' והאחר נקרא ' משוב בתקציב '. בכל פריט אחד בכל פעם, ניתן להפעיל מופע אחד שכל אחד מהם מקבל משוב תוכנית ומשוב תקציב, אך לא שני מופעים של זרימת העבודה.

מנהלי אוסף אתרים יכולים להציג במבט מהיר:

  • כמה זרימות עבודה המבוססות על כל תבנית זרימת עבודה קיימות כעת באוסף האתרים.

  • אם כל תבנית זרימת עבודה עצמה פעילה או לא פעילה כעת באוסף האתרים.

  • כמה מופעים של גירסאות זרימת עבודה המבוססים על כל תבנית זרימת עבודה פועלים כעת באוסף האתרים.

כך ניתן לעשות זאת:

  1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא את דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. לחץ על סמל ההגדרות לחצן 'הגדרות אתר האינטרנט הציבורי' של SharePoint Online ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.
    בדף ' הגדרות האתר ', תחת ניהול האתר, לחץ על זרימות עבודה.
    הקישור 'זרימות עבודה' תחת הכותרת 'ניהול האתר'

הדף ' זרימות עבודה ' נפתח, ומציג את המידע.

מה השלב הבא?

אם זוהי הפעם הראשונה שבה מופעלת גירסת זרימת עבודה זו, מומלץ להשתמש בהוראות במקטע ' סקירה ' של מאמר זה כדי להציג את האירועים במופע ולגלות אם הפונקציות של זרימת העבודה בהתאם לרצונך.

סקירת תוצאות זרימת העבודה של ' איסוף חתימות ' ויצירת דוחות

לאחר השלמת מופע זרימת העבודה, באפשרותך לסקור את האירועים המתועדים בהיסטוריה שלו. (באפשרותך לגשת לרשומה עבור כל מופע של עד 60 ימים לאחר השלמת המופע.)

חשוב: שים לב שהיסטוריית זרימת העבודה מוצעת לעיון בלתי פורמלי בלבד. לא ניתן להשתמש בו עבור ביקורת רשמית או עבור מטרה משפטית אחרת כלשהי.

באפשרותך גם להפעיל דוחות אודות הביצועים הכוללים של זרימת העבודה בין מופעים.

כל עוד פריט נשאר באותה רשימה או ספריה, וכאשר אותה זרימת עבודה מופעלת שוב על אותו פריט, ניתן לגשת להיסטוריה של המופע העדכני ביותר מתוך הרשימה או הספריה.

כדי להציג את הדף ' מצב זרימת עבודה ' עבור המופע האחרון ביותר של זרימת עבודה המופעלת על פריט כלשהו:

  • ברשימה או בספריה שבה הפריט ממוקם, לחץ על קישור המצב עבור הפריט וזרימת העבודה הרצויים.

בדוגמה זו, הפריט הוא המסמך בשם ' טיוטת מפתח ' וזרימת העבודה היא אישור מסמך חדש.

לחץ על קישור מצב זרימת עבודה

בדף ' מצב זרימת עבודה ', המקטע היסטוריית זרימת העבודה ממוקם ליד החלק התחתון.

מקטע 'היסטוריית זרימת עבודה' בדף 'מצב זרימת עבודה'

מה אם ברצונך לסקור את ההיסטוריה של מופע לאחר שהפעלת את אותה זרימת עבודה שוב באותו פריט?

למעשה, באפשרותך לעשות זאת עד 60 ימים, מאחת משתי נקודות הכניסה: הרשימה או הספריה או הודעת ההשלמה של זרימת העבודה. (60 ימים מייצג את משך הזמן שבו מוצרי SharePoint שומרים על היסטוריית פעילויות עבור זרימות עבודה.)

מתוך הרשימה או הספריה

  1. עבור אל הרשימה או אל הספריה שבה הפריט מאוחסן.

  2. לחץ על הסמל לפני שם הפריט כדי לבחור את הפריט ולאחר מכן, בכרטיסיה קבצים ברצועת הכלים, בקבוצה זרימות עבודה , לחץ על זרימות עבודה.

  3. בדף ' זרימות עבודה: שם פריט ', תחת זרימות עבודה שהושלמו, לחץ על השם או המצב של מופע זרימת העבודה שברצונך לסקור.
    רשימת זרימות עבודה שהושלמו בדף 'זרימות עבודה' עבור פריט
    הדף ' מצב זרימת עבודה ' עבור מופע זה נפתח.

מתוך הודעת ההשלמה של זרימת העבודה

  • פתח את ההודעה על השלמת זרימת העבודה עבור המופע שברצונך לסקור ולאחר מכן לחץ על הקישור הצג את היסטוריית זרימת העבודה .

הודעה על השלמת זרימת העבודה עם סימון קישור היסטוריה
הדף ' מצב זרימת עבודה ' עבור מופע זה נפתח.

כדי לשמור את כל הודעות ההשלמה שלך, ייתכן שתרצה ליצור כלל של Outlook. הגדר את הכלל להעתקת כל ההודעות הנכנסות שבהן הטקסט הושלם בשורת הנושא בתוך התיקיה הנפרדת שלו. (ודא שכלל Outlook שלך מעתיק את ההודעות הנכנסות ואינו פשוט מעביר אותן, או שהוא לא מופיע גם בתיבת הדואר הנכנס.)

כדי ללמוד כיצד אחת מגירסאות זרימת העבודה שלך מתבצעת באופן כללי – לאורך זמן ולאורך מופעים מרובים — באפשרותך ליצור אחד משני הדוחות המוגדרים מראש או את שניהם:

  • הדוח ' משך פעילות '    השתמש בדוח זה כדי לראות ממוצעים של משך הזמן שהוא מקבל עבור כל פעילות בתוך זרימת עבודה, וכן את משך הזמן שנדרש לכל ההפעלה או המופע של זרימת העבודה המלאה.

  • ביטול ודוח שגיאות    השתמש בדוח זה כדי לראות אם זרימת עבודה מבוטלת לעתים קרובות או נתקלת בשגיאות לפני השלמתה.

יצירת הדוחות הזמינים עבור זרימת עבודה

  1. ברשימה או בספריה, בעמודה מצב עבור זרימת עבודה זו, לחץ על קישור מידע אודות מצב.
    לחיצה על מצב זרימת עבודה

  2. בדף ' מצב זרימת עבודה ', תחת היסטוריית זרימת עבודה, לחץ על הצג דוחות זרימת עבודה.
    לחיצה על קישור הצג דוחות זרימת עבודה במקטע היסטוריית זרימת עבודה

  3. אתר את זרימת העבודה שעבורה ברצונך להציג דוח ולאחר מכן לחץ על שם הדוח שברצונך להציג.
    לחיצה על קישור עבור דוח משך פעילות

  4. בדף התאמה אישית, שמור או שנה את המיקום שבו ייווצר קובץ הדוח ולאחר מכן לחץ על אישור.
    לחיצה על 'אישור' במיקום שמירת קובץ
    הדוח נוצר ונשמר במיקום שצוין.

  5. לאחר השלמת הדוח, באפשרותך ללחוץ על הקישור המוצג באיור הבא כדי להציג אותו. אחרת, לחץ על אישור כדי לסיים וסגור את תיבת הדו. (מאוחר יותר, כשתהיה מוכן להציג את הדוח, תוכל למצוא אותו במיקום שציינת בשלב הקודם.)
    לחיצה על קישור כדי להציג דוח

מה השלב הבא?

אם זרימת העבודה שלך פועלת בדיוק כפי שרצית, אתה מוכן להתחיל להשתמש בו.

אם יש משהו שברצונך לשנות לגבי אופן הפעולה שלה, עיין במקטע שינוי במאמר זה.

יצירת דוחות ביצועים של זרימת עבודה

כדי ללמוד כיצד אחת מגירסאות זרימת העבודה שלך מתבצעת באופן כללי – לאורך זמן ולאורך מופעים מרובים — באפשרותך ליצור אחד משני הדוחות המוגדרים מראש או את שניהם:

  • הדוח ' משך פעילות '    השתמש בדוח זה כדי לראות ממוצעים של משך הזמן שהוא מקבל עבור כל פעילות בתוך זרימת עבודה, וכן את משך הזמן שנדרש לכל ההפעלה או המופע של זרימת העבודה המלאה.

  • ביטול ודוח שגיאות    השתמש בדוח זה כדי לראות אם זרימת עבודה מבוטלת לעתים קרובות או נתקלת בשגיאות לפני השלמתה.

יצירת הדוחות הזמינים עבור זרימת עבודה

  1. ברשימה או בספריה, בעמודה מצב עבור זרימת עבודה זו, לחץ על קישור מידע אודות מצב.
    לחיצה על מצב זרימת עבודה

  2. בדף ' מצב זרימת עבודה ', תחת היסטוריית זרימת עבודה, לחץ על הצג דוחות זרימת עבודה.
    לחיצה על קישור הצג דוחות זרימת עבודה במקטע היסטוריית זרימת עבודה

  3. אתר את זרימת העבודה שעבורה ברצונך להציג דוח ולאחר מכן לחץ על שם הדוח שברצונך להציג.
    לחיצה על קישור עבור דוח משך פעילות

  4. בדף התאמה אישית, שמור או שנה את המיקום שבו ייווצר קובץ הדוח ולאחר מכן לחץ על אישור.
    לחיצה על 'אישור' במיקום שמירת קובץ
    הדוח נוצר ונשמר במיקום שצוין.

  5. לאחר השלמת הדוח, באפשרותך ללחוץ על הקישור המוצג באיור הבא כדי להציג אותו. אחרת, לחץ על אישור כדי לסיים וסגור את תיבת הדו. (מאוחר יותר, כשתהיה מוכן להציג את הדוח, תוכל למצוא אותו במיקום שציינת בשלב הקודם.)
    לחיצה על קישור כדי להציג דוח

מה השלב הבא?

אם זרימת העבודה שלך פועלת בדיוק כפי שרצית, אתה מוכן להתחיל להשתמש בו.

אם יש משהו שברצונך לשנות לגבי אופן הפעולה שלה, עיין במקטע שינוי במאמר זה.

שינוי, השבתה או הסרה של זרימת עבודה של איסוף חתימות

לאחר שתפעיל את המופע הראשון של זרימת העבודה החדשה של ' איסוף חתימות ' ותבחן את התוצאות, ייתכן שתרצה לבצע שינוי אחד או יותר באופן שבו מוגדרת זרימת העבודה.

בנוסף, ייתכן שלעתים קרובות בעתיד תרצה לבצע שינויים נוספים בתצורה.

לבסוף, ייתכן שתרצה להפוך את זרימת העבודה לבלתי זמינה לפרק זמן קצר או ארוך יותר, אך לא להסיר אותה — או שאכן, באפשרותך לבחור להסיר אותה לחלוטין.

כדי לבצע שינויים קבועים בהגדרות של זרימת עבודה קיימת, עליך לפתוח ולערוך את טופס השיוך ששימש במקור להוספתו.

אם זרימת העבודה פועלת ברשימה או בספריה אחת בלבד

  1. פתח את הרשימה או את הספריה שבה זרימת העבודה פועלת.

  2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה .

    הערה: שם הכרטיסיה יכול להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימת לוח השנה, כרטיסיה זו נקראת ' לוח שנה'.

  3. בקבוצה הגדרות , לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

  4. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', תחת שם זרימת עבודה (לחץ כדי לשנות הגדרות), לחץ על שם זרימת העבודה שעבורה ברצונך לשנות את ההגדרות.

    הערה: אם זרימת העבודה של איסוף חתימות שאתה מעוניין בה אינה מופיעה ברשימה, ייתכן שהיא משויכת לסוג תוכן אחד בלבד. אילו זרימות עבודה מופיעות ברשימה זו נשלטות על-ידי הצגת שיוכי זרימת העבודה של פקד סוג זה , הממוקמת ממש מעל הרשימה. (עיין באיור.) לחץ על אפשרויות סוג התוכן בתפריט הנפתח כדי לגלות איזה מהם מציג את זרימת העבודה הרצויה. כאשר זרימת העבודה הרצויה מופיעה ברשימה, לחץ על שם זרימת העבודה.

  5. באותו טופס שיוך בן שני עמודים ששימש במקור להוספת זרימת העבודה, בצע ושמור את השינויים הרצויים.

    לקבלת מידע נוסף אודות השדות והפקדים בטופס השיוך, עיין במקטע תכנון ובמקטע המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) של מאמר זה.

אם זרימת העבודה פועלת בכל הרשימות והספריות באוסף האתרים

  1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא את דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. לחץ על סמל ההגדרות לחצן 'הגדרות אתר האינטרנט הציבורי' של SharePoint Online ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

בדף ' הגדרות האתר ', תחת גלריות, לחץ על סוגי תוכן של אתר.
הקישור 'סוגי תוכן של אתר' תחת 'גלריות'

  1. בדף ' סוגי תוכן של אתר ', לחץ על השם של סוג תוכן האתר שבו זרימת העבודה פועלת.
    סוגי תוכן של מסמכים עם סימון סוג

  2. בדף עבור סוג התוכן שנבחר, תחת הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.
    הקישור 'הגדרות זרימת עבודה' במקטע 'הגדרות'

  3. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', תחת שם זרימת עבודה (לחץ כדי לשנות הגדרות), לחץ על שם זרימת העבודה שעבורה ברצונך לשנות את ההגדרות.

  4. באותו טופס שיוך בן שני עמודים ששימש במקור להוספת זרימת העבודה, בצע ושמור את השינויים הרצויים.

    לקבלת מידע נוסף אודות השדות והפקדים בטופס השיוך, עיין במקטע תכנון ובמקטע המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) של מאמר זה.

אם זרימת העבודה פועלת ברשימה או בספריה אחת בלבד

  1. פתח את הרשימה או את הספריה שבה זרימת העבודה פועלת.

  2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה .

    שם הכרטיסיה יכול להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימת לוח השנה, כרטיסיה זו נקראת ' לוח שנה'.

  3. בקבוצה הגדרות , לחץ על הגדרות זרימת עבודה

  4. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', לחץ על הקישור הסרת זרימת עבודה .

  5. השתמש בטופס בדף ' הסרת זרימות עבודה ' כדי להפוך זרימות עבודה ללא זמינות, להפוך אותן שוב לזמינות או להסיר אותן.
    טופס בדף 'הסרת זרימות עבודה'

קיימות חמש עמודות בטופס:

  • זרימת עבודה    שם זרימת העבודה.

  • ופעים    מספר המופעים של זרימת העבודה שפועלים כעת בפריטים.

  • אפשר    אפשרות המאפשרת לזרימת העבודה להמשיך לפעול כרגיל.

  • אין מופעים חדשים    אפשרות המאפשרת להשלים מופעים מופעלים של זרימת העבודה, אך הופך את זרימת העבודה ללא זמינה על-ידי הפיכתם לבלתי זמינים להפעלת מופעים חדשים. (פעולה זו היא הפיכה . כדי להפעיל מחדש את זרימת העבודה במועד מאוחר יותר, חזור לדף זה ובחר אפשר.)

  • הסר    אפשרות המסירה את זרימת העבודה מהרשימה או מהספריה לגמרי. כל המופעים הפועלים מסתיימים באופן מיידי, והעמודה עבור זרימת עבודה זו אינה מופיעה עוד בדף עבור הרשימה או הספריה. (פעולה זו אינה הפיכהt .)

  1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא את דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות אתר האינטרנט הציבורי' של SharePoint Online ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

    ב- SharePoint ב- Microsoft 365, לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות אתר האינטרנט הציבורי' של SharePoint Online , לחץ על תוכן אתרולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. בדף הגדרות האתר, תחת גלריות מעצב אתרים, לחץ על סוגי תוכן של אתר.
    הקישור 'סוגי תוכן של אתר' תחת 'גלריות'

  4. בדף ' סוגי תוכן של אתר ', לחץ על השם של סוג תוכן האתר שבו זרימת העבודה פועלת.
    סוגי תוכן של מסמכים עם סימון סוג

  5. בדף עבור סוג התוכן שנבחר, תחת הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

  6. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', לחץ על הקישור הסרת זרימת עבודה .

  7. השתמש בטופס בדף ' הסרת זרימות עבודה ' כדי להפוך זרימות עבודה ללא זמינות, להפוך אותן שוב לזמינות או להסיר אותן.
    טופס בדף 'הסרת זרימות עבודה'

מה השלב הבא?

אם ביצעת שינויים, הפעל מופע בדיקה של זרימת העבודה כדי לבדוק כפול את ההשפעות של השינויים.

  • זרימת עבודה    שם זרימת העבודה.

  • ופעים    מספר המופעים של זרימת העבודה שפועלים כעת בפריטים.

  • אפשר    אפשרות המאפשרת לזרימת העבודה להמשיך לפעול כרגיל.

  • אין מופעים חדשים    אפשרות המאפשרת להשלים מופעים מופעלים של זרימת העבודה, אך הופך את זרימת העבודה ללא זמינה על-ידי הפיכתם לבלתי זמינים להפעלת מופעים חדשים. (פעולה זו היא הפיכה . כדי להפעיל מחדש את זרימת העבודה במועד מאוחר יותר, חזור לדף זה ובחר אפשר.)

  • הסר    אפשרות המסירה את זרימת העבודה מאוסף האתרים לגמרי. כל המופעים הפועלים מסתיימים באופן מיידי, והעמודה עבור זרימת עבודה זו אינה מופיעה עוד בדף עבור הרשימה או הספריה. (פעולה זו היאn't הפיך.)

קיימות מגוון רחב של דרכים להתאמה אישית נוספת של זרימות העבודה הכלולות במוצרי SharePoint.

באפשרותך גם ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית מאפס.

באפשרותך להשתמש בכל אחת מהתוכניות הבאות או בכולן:

  • SharePoint Designer 2013    התאמה אישית של טפסי זרימת עבודה, פעולות ואופני פעולה.

  • Microsoft Visual Studio    בניית פעולות זרימת עבודה מותאמות אישית משלך.

לקבלת מידע נוסף, עיין במערכת העזרה של Microsoft Software Developer Network (MSDN).

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×