בנית רשימה של אנשי קשר ונתונים אחרים שבהם ברצונך להשתמש עבור Word דואר. אם מקור הנתונים שלך הוא גיליון אלקטרוני קיים של Excel, עליך רק להכין את הנתונים למיזוג דואר. אך אם מקור הנתונים שלך הוא קובץ מופרד באמצעות טאבים (.txt) או קובץ ערכים המופרדים באמצעות פסיק (.csv), תחילה עליך לייבא את הנתונים ל- Excel ולאחר מכן להכין אותם למיזוג דואר.
שלב 1: הגדרת מקור הנתונים ב- Excel
אם אתה משתמש בגיליון אלקטרוני של Excel כמקור הנתונים שלך עבור מיזוג דואר ב- Word, דלג על שלב זה. אם מקור הנתונים הוא קובץ .txt או .csv, יבא אותו ל- Excel.
לאחר שייבאת בהצלחה קובץ .txt או .csv, עבור לשלב 2.
אם אתה משתמש ב- Microsoft 365 של Excel
- פתח את Excel.
- עבור אל נתונים>מטקסט/CSV.
- בחר את .csv או .txt הקובץ.
- בתצוגה המקדימה של הייבוא, הגדר את העמודה מיקוד לטקסט.
- כדי להשלים את הייבוא, בחר טען (או יבא) בתצוגה המקדימה של הייבוא. לאחר מכן, Excel מוסיף את הנתונים לגליון עבודה.
- השתמש בגיליון זה כמקור הנתונים עבור מיזוג הדואר שלך.
אם אתה משתמש ב-Excel 2016
פתח את Excel.
Excel 2016 עבור אל נתונים קבלת>נתונים חיצוניים>מטקסט.
בחר את קובץ ה- .txt או קובץ ה- .csv הרצוי ולאחר מכן בחר ייבוא.
באשף ייבוא הטקסט, בחלונית סוג נתונים מקורי, בחר מופרד.
בחר ב-הנתונים שלי כוללים כותרות שמעל לחלונית תצוגה מקדימה אם הקובץ שאתה מייבא כולל כותרות ולאחר מכן בחר הבא.
בחלונית מפרידים, בחר בתיבת הסימון התואמת את המפריד (כגון טאב או פסיק) שבו משתמשים הנתונים שלך ולאחר מכן בחר הבא.
תחת תצוגה מקדימה של נתונים, בחר את העמודה המכילה מיקודים, ותחת תבנית נתוני עמודה, בחר טקסט.
הערה
בכל פעם שתחיל תבנית נתונים — כללי, טקסט או תאריך — על עמודה, השם של התבנית יופיע בכותרת הטבלה עבור אותה עמודה.
חזור על שלב 7 לפי הצורך, ובחר את העמודה שברצונך לשנות ואת תבנית הנתונים שברצונך להחיל.
בחר סיום.
בתיבת הדו-שיח ייבוא נתונים, קבל את הגדרת ברירת המחדל של גליון העבודה הקיים ואת כתובת התא ולאחר מכן בחר אישור.
זהירות
כתובת התא בתיבת הדו-שיח ייבוא נתונים מציגה את התא הנוכחי שנבחר. הנתונים מיובאים החל מכתובת התא בעל השם.
שמור את הגיליון האלקטרוני עם שם קובץ חדש.
שלב 2: הכנת מקור הנתונים שלך
במקור הנתונים של Excel שבו תשתמש עבור רשימת דיוור במיזוג דואר של Word, הקפד לעצב כראוי עמודות של נתונים מספריים. עצב עמודה עם מספרים, לדוגמה, כך שתתאים לקטגוריה ספציפית, כגון מטבע.
אם תבחר אחוז כקטגוריה, שים לב לכך שתבנית האחוזים תכפיל את ערך התא ב- 100. עצב עמודה של אחוזים כטקסט אם ברצונך להימנע מפקטור כפל זה.
יש לעצב עאת העמודה המכילה מיקודים ומיקודי דואר כטקסט כדי לשמר את הנתונים במהלך מיזוג דואר. אם לא עשית זאת בעת הייבוא, עצב אותה כעת. אפסים מובילים — לדוגמה, 00399 — בקודים מושמטים במהלך מיזוג דואר אם הם לא מעוצבים כטקסט.
- בחר את העמודה המכילה את המיקודים, מיקודי הדואר, או נתונים אחרים שיש לעצב.
- עבור אל בית, ובקבוצה מספר, בחר את החץ למטה בתיבה תבנית מספר ולאחר מכן בחר אפשרות ברשימה (כגון טקסט).
הקפד להוסיף את הסימן המתאים לפני או אחרי שדה מיזוג. לדוגמה, כך ייראה ערך של מטבע ושל אחוז אם תשמיט סימנים.
אם תכלול את הסימנים, המספרים יהיו הגיוניים יותר.
במסמך מיזוג הדואר שלך, עליך להוסיף את הסימנים לפני או אחרי שדות המיזוג באופן הבא:
