הסרת נתונים מוסתרים ומידע אישי על-ידי בדיקת מסמכים, מצגות או חוברות עבודה

מה 'מפקח המסמכים' מוצא ומסיר Word מסמכים

הטבלה מפקח המסמכים מציגה כמה מפקחים שונים שיעזרו לך לחפש ולהסיר נתונים מוסתרים ומידע אישי במסמכים Word לפני השיתוף.

כדי לאתר ולהסיר במהירות נתונים ומידע::

1. ב'מפקח המסמכים', בחר או נקה את האפשרויות (כמתואר להלן) כדי להסיר או לשמור.

2. בחר בדוק.

3. סקור את תוצאות הבדיקה ובחר הסר הכל בכל הפריטים למחיקה.
   לקבלת אזהרה ומידע אודות הסרת מידע, ראה שימוש במפקח המסמכים.

4. בחר ספק מחדש או סגור.

סוגי נתונים מוסתרים ומידע אישי

Word המסמכים הבאים יכולים להכיל את הסוגים הבאים של נתונים מוסתרים ומידע אישי:

• הערות, סימוני תיקון מהדורה משינויים מסומנים, גירסאות וביאורי דיו    אם שיתפת פעולה עם אנשים אחרים כדי ליצור את המסמך, ייתכן שהמסמך מכיל פריטים כגון סימוני תיקון מהדורה משינויים מסומנים, הערות, ביאורי דיו או גירסאות. מידע זה יכול לאפשר לאנשים אחרים לראות את שמות האנשים שעבדו על המסמך שלך, הערות מבודקים ושינויים שבוצעו במסמך שלך, דברים שייתכן שאינך מעוניין לשתף מחוץ לצוות שלך.

• מאפייני מסמך ומידע אישי    מאפייני מסמך, או מטה-נתונים, כוללים פרטים אודות המסמך שלך, כגון מחבר, נושא וכותרת. מאפייני מסמך כוללים גם מידע שנשמר באופן אוטומטי על-ידי Microsoft 365, כגון שם האדם האחרון ששמר מסמך והתאריך שבו נוצר מסמך. אם השתמשת בתכונות ספציפיות, ייתכן שהמסמך יכיל גם סוגים נוספים של מידע המאפשר זיהוי אישי (PII), כגון כותרות דואר אלקטרוני, מידע של שליחה לבדיקה, תגיות ניתוב ושמות תבניות.

• כותרות עליונות, כותרות תחתונות    וסימני מיםWord יכולים להכיל מידע בכותרות עליונות ובכותרות תחתונות. בנוסף, ייתכן שהוספת סימן מים למסמך Word שלך.

• טקסט מוסתר    Word יכולים להכיל טקסט המעוצב כטקסט מוסתר. אם אינך יודע אם המסמך שלך מכיל טקסט מוסתר, באפשרותך להשתמש מפקח המסמכים כדי לחפש אותו.

• מאפייני שרת מסמכים    אם המסמך שלך נשמר במיקום בשרת ניהול מסמכים, כגון אתר סביבת עבודה של מסמך או ספריה המבוססת על Windows SharePoint Services, ייתכן שהמסמך מכיל מאפייני מסמך או מידע נוספים הקשורים למיקום שרת זה.

• נתוני XML מותאמים אישית    מסמכים יכולים להכיל נתוני XML מותאמים אישית שאינם גלויים במסמך עצמו. הטבלה מפקח המסמכים לאתר ולהסיר נתוני XML אלה.

חיפוש והסרה של נתונים מוסתרים ומידע אישי באמצעות מפקח המסמכים

1. פתח Word המסמך שברצונך לבדוק אם קיימים בו נתונים מוסתרים ומידע אישי.

2. בכרטיסיה קובץ , בחר שמירה בשם ולאחר מכן הקלד שם בתיבה שם הקובץ כדי לשמור עותק של המסמך המקורי.

3. בעותק של המסמך המקורי, בכרטיסיה קובץ , בחר מידע.

4. בחר בדוק אם יש בעיות ולאחר מכן בחר בדוק מסמך.

5. בתיבת הדו-שיח מפקח המסמכים, בחר בתיבות הסימון כדי לבחור את סוגי התוכן המוסתר שברצונך לבדוק.

6. בחר בדוק.

7. סקור את תוצאות הבדיקה בתיבת הדו-שיח מפקח המסמכים.

8. בחר הסר הכל לצד תוצאות הבדיקה עבור סוגי התוכן המוסתר שברצונך להסיר מהמסמך.

   חשוב: 

   • אם תסיר תוכן מוסתר מהמסמך, ייתכן שלא תוכל לשחזר אותו על-ידי בחירה באפשרות בטל.

   • אם ברצונך להסיר נתונים מוסתרים ומידע אישי ממסמכים שאתה שומר בתבנית OpenDocument Text (.odt), עליך להפעיל את מפקח המסמכים בכל פעם שאתה שומר את המסמך בתבנית זו.

מה 'מפקח המסמכים' מוצא ומסיר במסמכי Excel

טבלה זו מפרטת את סוגי הנתונים המוסתרים והמידע האישי מפקח המסמכים למצוא ולהסיר את חוברות העבודה שלך.

כדי לאתר ולהסיר במהירות נתונים ומידע:

1. ב'מפקח המסמכים', בחר או נקה את האפשרויות (כמתואר להלן) כדי להסיר או לשמור.

2. בחר בדוק.

3. סקור את תוצאות הבדיקה ובחר הסר הכל בכל הפריטים למחיקה.
   לקבלת אזהרה ומידע אודות הסרת מידע, ראה שימוש במפקח המסמכים.

4. בחר ספק מחדש או סגור.

לא כל המידע ניתן להסרה, לקבלת מידע נוסף, ראה מידע ש'מפקח המסמכים' מוצא אך אינו יכול להסיר.

איתור והסרה של נתונים מוסתרים ומידע אישי

מפקח המסמכים עוזר לך למצוא ולהסיר נתונים מוסתרים ומידע אישי Excel העבודה.

1. פתח את חוברת העבודה שבה ברצונך לבדוק אם ישנם נתונים מוסתרים ומידע אישי.

2. בכרטיסיה קובץ, בחר שמירה בשם והקלד שם אחר בתיבה שם הקובץ כדי לשמור עותק של חוברת העבודה המקורית.

3. בעותק של חוברת העבודה המקורית, בכרטיסיה קובץ , בחר מידע.

4. בחר בדוק אם יש בעיות ולאחר מכן בחר בדוק מסמך.

5. בתיבה מפקח המסמכים , סמן את התיבות של סוגי התוכן המוסתר שברצונך לבדוק. לקבלת מידע נוסף אודות המפקחים הבודדים, ראה מה מפקח המסמכים מוצא ומסיר במסמכי Excel.

6. בחר בדוק.

7. סקור את תוצאות הבדיקה בתיבה מפקח המסמכים.

8. בחר הסר הכל לצד תוצאות הבדיקה עבור סוגי התוכן המוסתר שברצונך להסיר מהמסמך.

   חשוב: 

   • אם תסיר תוכן מוסתר מחוברת העבודה, ייתכן שלא תוכל לשחזר אותו על-ידי בחירה באפשרות בטל.

   • אם תסיר שורות, עמודות או גליונות עבודה מוסתרים המכילים נתונים, אתה עשוי לשנות את תוצאות החישובים או הנוסחאות בחוברת העבודה. אם אינך יודע איזה מידע מכילות השורות, העמודות או גליונות העבודה המוסתרים, סגור את מפקח המסמכים, בטל את הסתרת השורות, העמודות או גליונות העבודה המוסתרים ולאחר מכן סקור את התוכן שלהן.

   • לא ניתן להשתמש במפקחים עבור הערות וביאורים, מאפייני מסמך ומידע אישי וכותרות עליונות וכותרות תחתונות בחוברת עבודה שנשמרה כחוברת עבודה משותפת (סקירה > שיתוף חוברת עבודה). הסיבה היא שחוברות עבודה משותפות משתמשות במידע אישי כדי לאפשר לאנשים שונים לשתף פעולה באותה חוברת עבודה. כדי להסיר מידע זה מחוברת עבודה משותפת, באפשרותך להעתיק את חוברת העבודה ולאחר מכן לבטל את שיתופה. כדי לבטל שיתוף של חוברת עבודה, בכרטיסיה סקירה, בחר שיתוף חוברת עבודה ונקה את האפשרות אפשר שינויים על-ידי יותר ממשתמש אחד בו-זמנית.

   • אם ברצונך להסיר נתונים מוסתרים ומידע אישי מגליונות אלקטרוניים שאתה שומר בתבנית OpenDocument Spreadsheet (.ods), עליך להפעיל את ה- מפקח המסמכים בכל פעם שאתה שומר את הגיליון האלקטרוני בתבנית זו.

סוגים של נתונים מוסתרים ומידע אישי ב- Excel

אלה הם כמה מהפריטים שעשויים להיות המקור לנתונים מוסתרים ומידע אישי בחוברת העבודה של Excel שלך:

• הערות וביאורי דיו    חוברת העבודה שלך עשויה להכיל פריטים כגון הערות או ביאורי דיו אם שיתפת פעולה עם אנשים אחרים כדי ליצור את חוברת העבודה שלך. מידע זה יכול לאפשר לאנשים אחרים לראות את שמות האנשים שעבדו על חוברת העבודה שלך, הערות מהבודקים והשינויים שבוצעו בחוברת העבודה שלך.

• מאפייני מסמך ומידע אישי    מטה-נתונים או מאפייני מסמך ב- Excel, בדיוק כמו ביישומים Microsoft 365 אחרים, כוללים פרטים כגון מחבר, נושא וכותרת. Microsoft 365 שומרת באופן אוטומטי את שם האדם ששמר לאחרונה חוברת עבודה, את התאריך שבו נוצר מסמך ומיקום מסמך. עשויים להיות סוגים נוספים של מידע המאפשר זיהוי אישי (PII), כגון כותרות דואר אלקטרוני, מידע של שליחה לסקירה, תגיות ניתוב, מאפייני מדפסת (לדוגמה, נתיב מדפסת וקוד סיסמה להדפסה מאובטח) ופרטי נתיב קובץ לפרסום דפי אינטרנט.

• כותרות עליונות ותחתונות    חוברות עבודה עשויות להכיל מידע בכותרות עליונות ותחתונות.

• שורות, עמודות וגליונות עבודה מוסתרים    חוברות עבודה עשויות לכלול שורות, עמודות וגליונות עבודה שלמים מוסתרים. אם אתה מפיץ עותק של חוברת עבודה המכילה שורות, עמודות או גליונות עבודה מוסתרים, אנשים אחרים עשויים לבטל את ההסתרה שלהם ולראות את הנתונים שהם מכילים.

• מאפייני שרת מסמכים    חוברות עבודה שנשמרות במיקום בשרת ניהול מסמכים, כגון אתר סביבת עבודה של מסמך או ספריה המבוססת על Windows SharePoint Services, עשויות להכיל מאפייני מסמך או מידע נוספים הקשורים למיקום השרת.

• נתוני XML מותאמים אישית    חוברות עבודה עשויות להכיל נתוני XML מותאמים אישית שאינם גלויים במסמך עצמו. הטבלה מפקח המסמכים לאתר ולהסיר נתוני XML אלה.

• תוכן בלתי נראה    חוברות עבודה יכולות לכלול אובייקטים שאינם גלויים מאחר שהם מעוצבים כבלתי נראים.

• קישורים חיצוניים    חוברות עבודה יכולות לכלול קישורים לנתוניםחוברות עבודה אחרות (קישורים חיצוניים). שמות גליונות העבודה המכילים נתונים אלה נשמרים לאחר מכן עם חוברות העבודה, אך ייתכן שלא יהיו גלויים.

• קבצים או אובייקטים מוטבעים    חוברות עבודה יכולות לכלול קבצים מוטבעים (כגון מסמך Microsoft 365 או מסמך טקסט) או אובייקטים מוטבעים (כגון תרשים או משוואה) שעשויים להכיל נתונים שאינם גלויים.

• פקודות מאקרו של קוד VBA    חוברות עבודה יכולות להכיל פקודות מאקרו, מודולי VBA, פקדי COM או ActiveX, Forms משתמש או פונקציות User-Defined (UDFs) שעשויות להכיל נתונים מוסתרים.

• פריטים שעשויים להכיל נתונים המאוחסנים במטמון    חוברות עבודה יכולות לכלול נתונים המאוחסנים במטמון עבור טבלאות PivotTable, תרשימי PivotChart, כלי פריסה, צירי זמן ונוסחאות קוביה שייתכן שלא יהיו גלויות.

• סקרי Excel    חוברות עבודה אינן Excel הסקר שהוזנו ב- Excel באינטרנט ונשמרו עם חוברת העבודה, אך אינן גלויות שם.

• תרחישי מנהל התרחישים    חוברות עבודה יכולות לכלול תרחישים שהוגדרו באמצעות מנהל התרחישים. תרחישים אלה עשויים להכיל נתונים המאוחסנים במטמון או מוסתרים.

• מסננים    חוברות עבודה עשויות לכלול מסננים אוטומטיים או מסנני טבלה פעילים שעלולים לגרום לנתונים המאוחסנים במטמון או מוסתרים להישמר עם חוברת העבודה.

• שמות מוסתרים    חוברות עבודה עשויות לכלול שמות מוסתרים שעשויים להיות המקור לנתונים מוסתרים.

מידע ש'מפקח המסמכים' מוצא אך אינו יכול להסיר

הטבלה מפקח המסמכים מזהה את הפריטים הבאים שעשויים להכיל נתונים שאינם גלויים בחוברת העבודה שלך. אין לו אפשרות להסיר פריטים אלה עבורך מאחר שהדבר עשוי לגרום לפעולה בלתי תקינה של חוברת העבודה. באפשרותך לבחון כל פריט שהמפקח מוצא ולקבוע אם ברצונך להסיר אותו ידנית או להחליף אותו בפריט שאינו מכיל נתונים מוסתרים, כגון תמונה סטטית.

מידע ש'מפקח המסמכים' מוצא ומסיר

טבלה זו מפרטת את סוגי הנתונים המוסתרים והמידע האישי מפקח המסמכים למצוא ולהסיר ממצגות PowerPoint שלך.

כדי לאתר ולהסיר במהירות נתונים ומידע:

1. ב'מפקח המסמכים', בחר או נקה את האפשרויות (כמתואר להלן) כדי להסיר או לשמור.

2. בחר בדוק.

3. סקור את תוצאות הבדיקה ובחר הסר הכל בכל הפריטים למחיקה.
   לקבלת אזהרה ומידע אודות הסרת מידע, ראה שימוש במפקח המסמכים.

4. בחר ספק מחדש או סגור.

לא ניתן להסיר את כל הנתונים והמידע המוסתרים באמצעות מפקח המסמכים. לקבלת מידע נוסף, ראה מידע ש'מפקח המסמכים' מוצא אך אינו יכול להסיר.

אם הארגון שלך מתאים אישית את מפקח המסמכים-ידי הוספת מודולי מפקח, ייתכן שתוכל לבדוק אם קיימים סוגים נוספים של מידע במצגות שלך.

איתור והסרה של נתונים מוסתרים ומידע אישי

1. פתח PowerPoint את המצגת שברצונך לבדוק אם קיימים נתונים מוסתרים ומידע אישי.

2. בכרטיסיה קובץ, בחר שמירה בשם ולאחר מכן הקלד שם בתיבה שם הקובץ כדי לשמור עותק של המצגת המקורית.

3. בעותק של המצגת המקורית, בכרטיסיה קובץ , בחר מידע.

4. בחר בדוק אם יש בעיות ובחר בדוק מסמך.

5. בתיבת הדו-שיח מפקח המסמכים, בחר בתיבות הסימון כדי לבחור את סוגי התוכן המוסתר שברצונך לבדוק. לקבלת מידע נוסף אודות המפקחים הבודדים, ראה הסרת נתונים מוסתרים ומידע אישי על-ידי בדיקת מסמכים, מצגות או חוברות עבודה.

6. בחר בדוק.

7. סקור את תוצאות הבדיקה בתיבת הדו-שיח מפקח המסמכים.

8. בחר הסר הכל לצד תוצאות הבדיקה עבור סוגי התוכן המוסתר שברצונך להסיר מהמסמך.

   • אם תסיר תוכן מוסתר מהמצגת, ייתכן שלא תוכל לשחזר אותו על-ידי בחירה באפשרות בטל.

   • אם ברצונך להסיר נתונים מוסתרים ומידע אישי ממצגות שאתה שומר בתבנית OpenDocument Presentation (.odp), עליך להפעיל את מפקח המסמכים בכל פעם שאתה שומר את המצגת בתבנית זו.

לאחר השימוש ב'מפקח המסמכים' להסרת מידע אישי, אם תמשיך לשנות את המצגת, PowerPoint ימשיך להסיר באופן אוטומטי את המידע האישי בעת שמירת קובץ זה. עם זאת, אם עריכה שיתופית יותר עדיין דרושה עבור מצגת זו (לדוגמה, עליך לשמור את שמות העורכים המשותפים המשויכים להערות שהם עזבו), אתה רשאי להפסיק את הסרת המידע האישי של PowerPoint באופן אוטומטי, על-ידי לחיצה על לחצן "שנה הגדרה" בהודעה "הסרת מידע אישי זמינה".

סוגי נתונים מוסתרים ומידע אישי

PowerPoint באפשרותך לשמור מספר סוגים של נתונים מוסתרים ומידע אישי. למרות שייתכן שמידע זה לא יהיה גלוי באופן מיידי, עדיין ניתן לאחזר אותו מהמצגת שלך.

מידע מוסתר יכול לכלול את הנתונים PowerPoint כדי לאפשר לך לשתף פעולה ביצירת המצגת עם אנשים אחרים. המידע המוסתר עשוי להכיל גם מידע שבאופן מכוון הגדרת כמוסתר.

PowerPoint עשויות להכיל את הסוגים הבאים של נתונים מוסתרים ומידע אישי:

• הערות וביאורי דיו    אם אתה משתף פעולה עם אנשים אחרים כדי ליצור את המצגת, ייתכן שהמצגת שלך מכילה פריטים כגון הערות או ביאורי דיו. מידע זה יכול לאפשר לאנשים אחרים לראות את השינויים שבוצעו ואת שמות המשתמשים שעבדו על המצגת שלך, יחד עם הערות של בודקים.

• נתוני מעקב אחר מהדורות   בעת שיתוף פעולה במסמך משותף המאוחסן בענן, PowerPoint 2016 for Microsoft 365 מאחסן נתונים לגבי המשתמש שביצע שינויים במסמך ומתי בוצעו השינויים.

• מאפייני מסמך ומידע אישי    מאפייני מסמך, שנקראים גם מטה-נתונים, כוללים פרטים אודות המצגת שלך, כגון מחבר, נושא וכותרת. מאפייני מסמך כוללים גם מידע שנשמר באופן אוטומטי על-ידי Microsoft 365, כגון שם האדם האחרון ששמר מסמך והתאריך שבו נוצר מסמך. אם השתמשת בתכונות ספציפיות, ייתכן שהמסמך שלך מכיל גם סוגים נוספים של מידע המאפשר זיהוי אישי (PII), כגון כותרות דואר אלקטרוני, מידע של שליחה לסקירה, תגיות ניתוב ופרטי נתיב קובץ לפרסום דפי אינטרנט.

• תוכן בלתי נראה בשקופית    ייתכן שהמצגת מכילה אובייקטים שאינם גלויים מאחר שהם מעוצבים כבלתי נראים.

• תוכן מחוץ לשקופית    PowerPoint מצגות יכולות להכיל אובייקטים שאינם גלויים באופן מיידי מאחר שהם נגררו מחוץ לשקופית אל האזור מחוץ לשקופית. תוכן זה מחוץ לשקופית יכול לכלול תיבות טקסט, פריטי אוסף תמונות, גרפיקה וטבלאות.

• הערות מצגת    המקטע 'הערות' של PowerPoint יכול להכיל טקסט שייתכן שאינך מעוניין לשתף באופן ציבורי, במיוחד אם ההערות נכתבו אך ורק עבור השימוש באדם שמעביר את המצגת.

• מאפייני שרת מסמכים    אם המצגת שלך נשמרה במיקום בשרת ניהול מסמכים, כגון אתר סביבת עבודה של מסמך או ספריה המבוססת על Windows SharePoint Services, ייתכן שהמצגת מכילה מאפייני מסמך או מידע נוספים הקשורים למיקום שרת זה.

• נתוני XML מותאמים אישית    מצגות יכולות להכיל נתוני XML מותאמים אישית שאינם גלויים במסמך עצמו. הטבלה מפקח המסמכים לאתר ולהסיר נתוני XML אלה.

מידע ש'מפקח המסמכים' מוצא אך אינו יכול להסיר

הטבלה מפקח המסמכים מזהה את הפריטים הבאים שעשויים להכיל נתונים שאינם גלויים במצגת שלך. מפקח המסמכים אין אפשרות להסיר פריטים אלה עבורך מאחר שהיא עלולה לגרום למצגת לא לפעול כראוי. באפשרותך לבחון כל פריט שהמפקח מוצא ולקבוע אם ברצונך להסיר אותו ידנית או להחליף אותו בפריט שאינו מכיל נתונים מוסתרים, כגון תמונה סטטית.

מפקח המסמכים והנתונים האישיים

נתוני מעקב אחר מהדורות, PowerPoint 2016 גירסת Build מס' 8403 Microsoft 365 Insider, ממחישה מגבלה של מפקח המסמכים. לדוגמה, Kelly ו- Linda משתפות פעולה במצגת A ב- Microsoft 365. נתוני מעקב אחר מהדורות (לדוגמה, שמות משתמשים והשעות שבהם הם ביצעו פעולות עריכה) נוספים למצגת. אם מוחמד פותח לאחר מכן את מצגת א' בגירסה קודמת של PowerPoint ומפעיל את מפקח המסמכים בקובץ כדי להסיר נתונים אישיים, מפקח המסמכים בגירסה זו של PowerPoint לא יוכל לזהות ולהסיר את נתוני המעקב אחר מהדורות שנוספו למצגת על-ידי הגירסה החדשה Microsoft 365 של PowerPoint המשמשת את Kelly ולינדה. לחמד אין אפשרות להסיר את נתוני המעקב אחר מהדורות מבלי לשדרג לגירסה הנוכחית של PowerPoint ולאחר מכן להפעיל מפקח המסמכים