לוח מחוונים הוא ייצוג חזותי של מדדים עיקריים המאפשר לך להציג ולנתח במהירות את הנתונים שלך במקום אחד. לוחות מחוונים לא רק מספקים תצוגות נתונים מאוחדות, אלא גם הזדמנות לבינה עסקית בשירות עצמי, שבה משתמשים יכולים לסנן את הנתונים כדי להציג רק את מה שחשוב להם. בעבר, דיווח Excel נדרש לעתים קרובות ליצור דוחות מרובים עבור אנשים או מחלקות שונים בהתאם לצרכים שלהם.
סקירה כללית
בנושא זה, נדון באופן השימוש בטבלאות PivotTable מרובות, בתרשימי PivotChart וכלי PivotTable מרובים כדי ליצור לוח מחוונים דינאמי. לאחר מכן, ניתן למשתמשים לסנן במהירות את הנתונים באופן הרצוי להם באמצעות כלי פריסה וציר זמן, המאפשרים לטבלאות PivotTable ולתרשימים להרחיב ולכווץ באופן אוטומטי את המידע שהמשתמשים רוצים לראות בלבד. בנוסף, באפשרותך לרענן במהירות את לוח המחוונים בעת הוספה או עדכון של נתונים. פעולה זו שימושית מאוד מכיוון שעליך ליצור את דוח לוח המחוונים פעם אחת בלבד.
בדוגמה זו, ניצור ארבע טבלאות PivotTable ותרשימים ממקור נתונים יחיד.
לאחר יצירת לוח המחוונים, נראה לך כיצד לשתף אותו עם אנשים על-ידי יצירת קבוצה של Microsoft. יש לנו גם חוברת עבודה אינטראקטיבית של Excel שבאפשרותך להוריד ולבצע שלבים אלה בעצמך.
הורד את חוברת העבודה של ערכת הלימוד של לוח המחוונים של Excel.
קבל את הנתונים שלך
-
באפשרותך להעתיק ולהדביק נתונים ישירות ב- Excel, או להגדיר שאילתה ממקור נתונים. עבור נושא זה, השתמשנו בשאילתה Sales Analysis מהתבנית Northwind Traders עבור Microsoft Access. אם ברצונך להשתמש בו, באפשרותך לפתוח את Access ול לעבור אל קובץ >חדש > חיפוש ובחיפוש, להזין "Northwind" וליצור את מסד הנתונים של התבנית. לאחר שתסיים, תוכל לגשת לכל אחת מהשאילתות הכלולות בתבנית. כבר הצבנו נתונים אלה בחוברת העבודה של Excel עבורך, כך שאין צורך לדאוג אם אין לך Access.
-
ודא שהנתונים שלך מובנים כראוי ללא שורות או עמודות חסרות. כל שורה אמורה לייצג רשומה או פריט בודדים. לקבלת עזרה בהגדרת שאילתה או אם יש לטפל בנתונים שלך, ראה קבלת & המרה ב- Excel.
-
אם עדיין לא, עצב את הנתונים כטבלת Excel. בעת ייבוא מ- Access, הנתונים ייובאו לטבלה באופן אוטומטי.
יצירת טבלאות PivotTable
-
בחר תא כלשהו בטווח הנתונים ועבור אל הוסף > PivotTable > עבודה חדש. ראה יצירת PivotTable לניתוח נתוני גליון עבודה לקבלת פרטים נוספים.
-
הוסף את שדות ה- PivotTable הרצויים ולאחר מכן עצב לפי התשוקות. PivotTable זה יהיה הבסיס עבור אחרים, לכן עליך להקדיש זמן מה להתאמות הדרושות לסגנון, לפריסה של דוח ולעיצוב כללי כעת, כך שלא תצטרך לעשות זאת כמה פעמים. לקבלת פרטים נוספים, ראה: עיצוב הפריסה והעיצוב של PivotTable.
במקרה זה, יצרנו סיכום ברמה העליונה של המכירות לפי קטגוריית מוצר, ממוינות לפי השדה 'מכירות' בסדר יורד.
ראה מיון נתונים ב- PivotTable או ב- PivotChart לקבלת פרטים נוספים.
-
לאחר שיצרת את ה- PivotTable הראשי, בחר אותו ולאחר מכן העתק והדבק אותו כמה פעמים שנחוץ לאזורים ריקים בגליון העבודה. לדוגמה, טבלאות PivotTable אלה יכולות לשנות שורות, אך לא עמודות, כך שהוצבנו אותן באותה שורה עם עמודה ריקה בין כל אחת מהן. עם זאת, ייתכן שתצטרך למקם את טבלאות ה- PivotTable זו מתחת זו אם הן יוכלו להרחיב עמודות.
חשוב: טבלאות PivotTable אינן יכולות לחפוף זו לזה, לכן ודא שהעיצוב שלך יאפשר די שטח ביניהן כדי לאפשר להן להרחיב ולכווץ כאשר הערכים מסוננים, מתווספים או מוסרים.
בשלב זה, ייתכן שתרצה לתת לטבלאות PivotTable שמות בעלי משמעות, כדי שתדע מה הם עושים. אחרת, Excel יעדכן אותם ב- PivotTable1, ב- PivotTable2 וכן הלאה. באפשרותך לבחור כל אחד מהם ולאחר מכן לעבור אל ניתוח PivotTable > PivotTable ולאחר מכן להזין שם חדש בתיבה שם PivotTable . זה יהיה חשוב כאשר מגיע הזמן לחבר את טבלאות ה- PivotTable שלך לפקדי כלי פריסה וציר זמן.
יצירת תרשימי PivotChart
-
לחץ במקום כלשהו ב- PivotTable הראשון ועבור אל ניתוח PivotTable > כלים > PivotChart ולאחר מכן בחר סוג תרשים. בחרנו תרשים משולבעם תרשים מכירות כתרשים טורים מקובצים באשכולות, ו- % סכום כתרשים קו המותווים על הציר המשני.
-
בחר את התרשים ולאחר מכן שנה את הגודל והעיצוב לפי התשוקות בכרטיסיות ניתוח, עיצובועיצוב שלPivotChart. לקבלת פרטים נוספים, עיין בסידרה שלנו בנושא עיצוב תרשימים.
-
חזור על פעולות אלה עבור כל אחת מטבלאות ה- PivotTable הנותרות.
-
זה זמן טוב גם לשנות את שמות תרשימי ה- PivotChart שלך. עבור אל ניתוח PivotChart > - PivotChart ולאחר מכן הזן שם חדש בתיבה שם תרשים.
הוספת כלי פריסה וציר זמן
כלי פריסה וצירי זמן מאפשרים לך לסנן במהירות את טבלאות ה- PivotTable ותרשימי ה- PivotChart שלך כדי שתוכל לראות רק את המידע המתאים לך.
-
בחר כל PivotTable ועבור אל ניתוח PivotTable > מסנן > כלי פריסה ולאחר מכן בדוק כל פריט שברצונך להשתמש בו עבור כלי פריסה. עבור לוח מחוונים זה, בחרנו קטגוריה, שם מוצר, עובד, שם לקוח. בעת לחיצה על אישור, כלי הפריסה יתווספו לאמצע המסך, כשהם מוערמים זה על זה, כך שתצטרך לסדר אותם ולשנות את גודלם לפי הצורך.
-
אפשרויות כלי פריסה: אם תלחץ על כלי פריסה כלשהו, תוכל לעבור אל הכרטיסיה כלי פריסה ולבחור אפשרויות שונות, כגון סגנון וכמה עמודות יוצגו. באפשרותך ליישר כלי פריסה מרובים על-ידי בחירתם באמצעות Ctrl+לחיצה באמצעות לחצן העכבר השמאלי ולאחר מכן שימוש בכלי היישור בכרטיסיה כלי פריסה.
-
כלי Connections: כלי פריסה יהיו מחוברים רק ל- PivotTable שבו השתמשת כדי ליצור אותם, כך שעליך לבחור כל כלי פריסה ולאחר מכן לעבור אל כלי פריסה > כליפריסה >דוח Connections ובדוק אילו טבלאות PivotTable ברצונך להתחבר לכל אחת מהן. כלי פריסה וצירי זמן יכולים לשלוט בטבלאות PivotTable בכל גליון עבודה, גם אם גליון העבודה מוסתר.
-
הוסף ציר זמן: בחר כל PivotTable ועבור אל ניתוח PivotTable > סינון > הוסף ציר זמן ולאחר מכן בדוק כל פריט שברצונך להשתמש בו. עבור לוח מחוונים זה, בחרנו תאריך הזמנה.
-
אפשרויות ציר זמן: לחץ על ציר הזמן ועבור אל הכרטיסיה ציר זמן ובחר אפשרויות כגון סגנון, כותרתעליונהוהכיתוב. בחר את Connections הדוח כדי לקשר את ציר הזמן לטבלאות PivotTable שתבחר.
קבל מידע נוסף על כלי פריסה ופקדיציר זמן.
השלבים הבאים
לוח המחוונים שלך הושלם כעת באופן פונקציונלי, אך סביר להניח שעדיין עליך לסדר אותו כפי שאתה רוצה ולבצע התאמות סופיות. לדוגמה, ייתכן שתרצה להוסיף כותרת דוח או רקע. עבור לוח המחוונים שלנו, הוספנו צורות מסביב לטבלאות PivotTable ובטלו את הכותרותוקווי הרשתמהכרטיסיה תצוגה.
הקפד לבדוק כל אחד מכלי הפריסה וצירי הזמן שלך כדי לוודא שטבלאות ה- PivotTable ותרשימי ה- PivotChart שלך יתנהגו באופן הרצוי לך. ייתכן שתמצא מצבים שבהם בחירות מסוימות עשויות לגרום לבעיות אם PivotTable אחד מעוניין להתאים ולבצע חפיפה של טבלת PivotTable אחרת, פעולה שלא ניתן לבצע ולהציג הודעת שגיאה. יש לתקן בעיות אלה לפני הפצת לוח המחוונים.
לאחר שתסיים להגדיר את לוח המחוונים, תוכל ללחוץ על הכרטיסיה שתף את לוח המחוונים בחלק העליון של נושא זה כדי ללמוד כיצד להפיץ אותו.
ברכות על יצירת לוח המחוונים! בשלב זה, נראה לך כיצד להגדיר קבוצת Microsoft כדי לשתף את לוח המחוונים שלך. מה שאנו הולכים לעשות הוא להצמיד את לוח המחוונים שלך לחלק העליון של ספריית המסמכים של הקבוצה שלך ב- SharePoint, כך שהמשתמשים שלך יוכלו לגשת אליה בקלות בכל עת.
הערה: אם עדיין לא הגדרת קבוצה, ראה יצירת קבוצה ב- Outlook
אחסן את לוח המחוונים שלך בקבוצה
אם עדיין לא שמרת את חוברת העבודה של לוח המחוונים בקבוצה, מומלץ להעביר אותה לשם. אם היא כבר נמצאת בספריית הקבצים של הקבוצה, באפשרותך לדלג על שלב זה.
-
עבור לקבוצה שלך ב- Outlook 2016 או Outlook באינטרנט.
-
לחץ על קבצים ברצועת הכלים כדי לגשת לספריית המסמכים של הקבוצה.
-
לחץ על לחצן העלה ברצועת הכלים והעלה את חוברת העבודה של לוח המחוונים לספריית המסמכים.
הוסף אותו לאתר הצוות של SharePoint Online של הקבוצה שלך
-
אם ניגשת לספריית המסמכים Outlook 2016, לחץ על בית בחלונית הניווט מימין. אם ניגשת לספריית המסמכים מ- Outlook באינטרנט, לחץ על >אתר מהקצה השמאלי של רצועת הכלים.
-
לחץ על מסמכים מחלונית הניווט מימין.
-
אתר את חוברת העבודה של לוח המחוונים ולחץ על מעגל הבחירה מימין ל שמה.
-
כאשר חוברת העבודה של לוח המחוונים נבחרה, בחר הצמד לחלק העליון ברצועת הכלים.
כעת, בכל פעם שהמשתמשים שלך מגיעים לדף 'מסמכים' של אתר הצוות של SharePoint Online, גליון העבודה של לוח המחוונים שלך יהיה שם בחלק העליון. הם יכולים ללחוץ עליו ולגשת בקלות לגירסה הנוכחית של לוח המחוונים.
עצה: המשתמשים שלך יכולים גם לגשת לספריית המסמכים של הקבוצה, כולל חוברת העבודה של לוח המחוונים, באמצעות אפליקציית Outlook קבוצות למכשירים ניידים.
