יצירה ושיתוף של לוח מחוונים עם Excel ו- Microsoft Groups

קבל את הנתונים שלך

1. באפשרותך להעתיק ולהדביק נתונים ישירות ב- Excel, או להגדיר שאילתה ממקור נתונים. עבור נושא זה, השתמשנו בשאילתה Sales Analysis מהתבנית Northwind Traders עבור Microsoft Access. אם ברצונך להשתמש בו, באפשרותך לפתוח את Access ול לעבור אל קובץ >חדש > חיפוש "Northwind" וליצור את מסד הנתונים של התבנית. לאחר שתסיים, תוכל לגשת לכל אחת מהשאילתות הכלולות בתבנית. כבר הצבנו נתונים אלה בחוברת העבודה של Excel עבורך, כך שאין צורך לדאוג אם אין לך Access.

2. ודא שהנתונים שלך מובנים כראוי, ללא שורות או עמודות חסרות. כל שורה אמורה לייצג רשומה או פריט בודדים. לקבלת עזרה בהגדרת שאילתה, או אם יש לטפל בנתונים שלך, ראה קבלת & המרה ב- Excel.

   

3. אם עדיין לא, עצב את הנתונים כטבלת Excel. בעת ייבוא מ- Access, הנתונים ייובאו לטבלה באופן אוטומטי.

יצירת טבלאות PivotTable

1. בחר תא כלשהו בטווח הנתונים ועבור אל הוסף > PivotTable > עבודה חדש. ראה יצירת PivotTable לניתוח נתוני גליון עבודה לקבלת פרטים נוספים.

2. הוסף את שדות ה- PivotTable הרצויים ולאחר מכן עצב לפי התשוקות. PivotTable זה יהיה הבסיס עבור אחרים, לכן עליך להקדיש זמן מה להתאמות הדרושות לסגנון, לפריסה של דוח ולעיצוב כללי כעת כדי שלא תצטרך לעשות זאת כמה פעמים. לקבלת פרטים נוספים, ראה: עיצוב הפריסה והעיצוב של PivotTable.

   במקרה זה, יצרנו סיכום ברמה העליונה של המכירות לפי קטגוריית מוצר, ממוינות לפי השדה 'מכירות' בסדר יורד.

   

   ראה מיון נתונים ב- PivotTable או ב- PivotChart לקבלת פרטים נוספים.

3. לאחר שיצרת את ה- PivotTable הראשי, בחר אותו ולאחר מכן העתק והדבק אותו כמה פעמים שנחוץ לאזורים ריקים בגליון העבודה. לדוגמה, טבלאות PivotTable אלה יכולות לשנות שורות, אך לא עמודות, כך שהוצבנו אותן באותה שורה עם עמודה ריקה בין כל אחת מהן. עם זאת, ייתכן שתצטרך למקם את טבלאות ה- PivotTable זו מתחת זו אם הן יוכלו להרחיב עמודות.

   חשוב: טבלאות PivotTable אינן יכולות לחפוף זו לזה, לכן ודא שהעיצוב שלך יאפשר די שטח ביניהן כדי לאפשר להן להרחיב ולכווץ כאשר הערכים מסוננים, מתווספים או מוסרים.

   בשלב זה, ייתכן שתרצה לתת לטבלאות PivotTable שמות בעלי משמעות, כדי שתדע מה הם עושים. אחרת, Excel יעדכן אותם ב- PivotTable1, ב- PivotTable2 וכן הלאה. באפשרותך לבחור כל אחד מהם ולאחר מכן לעבור אל כלי PivotTable > ניתוח > הזן שם חדש בתיבה שם PivotTable . זה יהיה חשוב כאשר מגיע הזמן לחבר את טבלאות ה- PivotTable שלך לפקדי כלי פריסה וציר זמן.

   

יצירת תרשימי PivotChart

1. לחץ במקום כלשהו ב- PivotTable הראשון ועבור אל כלי PivotTable> נתח >PivotChart > בחר סוג תרשים. בחרנו תרשים משולב עם תרשים מכירות כתרשים טורים מקובצים באשכולות, ו- % סכום כתרשים קו המותווים על הציר המשני.

   

2. בחר את התרשים ולאחר מכן שנה את הגודל והתבנית לפי התשוקתם מהכרטיסיה כלי PivotChart . לקבלת פרטים נוספים, עיין בסידרה שלנו בנושא עיצוב תרשימים.

3. חזור על פעולות אלה עבור כל אחת מטבלאות ה- PivotTable הנותרות.

4. כעת זה זמן טוב גם לשנות את שמות תרשימי ה- PivotChart שלך. עבור אל כלי PivotChart> נתח > הזן שם חדש בתיבה שם תרשים.

הוספת כלי פריסה וציר זמן

כלי פריסה וצירי זמן מאפשרים לך לסנן במהירות את טבלאות ה- PivotTable ותרשימי ה- PivotChart שלך, כך שתוכל לראות רק את המידע המתאים לך.

1. בחר כל PivotTable ועבור אל כלי PivotTable > ניתוח >סינון > הוסף כלי פריסה ולאחר מכן בדוק כל פריט שברצונך להשתמש בו עבור כלי פריסה. עבור לוח מחוונים זה, בחרנו קטגוריה, שם מוצר, עובד ו שם לקוח. בעת לחיצה על אישור, כלי הפריסה יתווספו לאמצע המסך, כשהם מוערמים זה על זה, כך שתצטרך לסדר אותם ולשנות את גודלם לפי הצורך.

   

2. אפשרויות כלי פריסה – אם תלחץ על כלי פריסה כלשהו, תוכל לעבור אל כלי > כלי פריסה ולבחור אפשרויות שונות, כגון סגנון וכמה עמודות יוצגו. באפשרותך ליישר כלי פריסה מרובים על-ידי בחירתם באמצעות Ctrl+לחיצה באמצעות לחצן העכבר השמאלי ולאחר מכן שימוש בכלי היישור בכרטיסיה כלי פריסה.

3. כלי Connections - כלי פריסה יהיו מחוברים רק ל- PivotTable שבו השתמשת כדי ליצור אותם, כך שעליך לבחור כל כלי פריסה ולאחר מכן לעבור אל כלי פריסה >אפשרויות > דוח Connections ובדוק אילו טבלאות PivotTable ברצונך להתחבר לכל אחת מהן. כלי פריסה וצירי זמן יכולים לשלוט בטבלאות PivotTable בכל גליון עבודה, גם אם גליון העבודה מוסתר.

   

4. הוסף ציר זמן – בחר PivotTable כלשהו ועבור אל כלי PivotTable > ניתוח >סינון > הוסף ציר זמן ולאחר מכן סמן כל פריט שבו ברצונך להשתמש. עבור לוח מחוונים זה, בחרנו תאריך הזמנה.

5. אפשרויות ציר זמן – לחץ על ציר הזמן ועבור אל כלי ציר זמן >אפשרויות ובחר אפשרויות כגון סגנון, כותרתעליונה והכיתוב. בחר את Connections הדוח כדי לקשר את ציר הזמן לטבלאות PivotTable שתבחר.

קבל מידע נוסף על כלי פריסה ופקדיציר זמן.

השלבים הבאים

לוח המחוונים שלך הושלם כעת באופן פונקציונלי, אך סביר להניח שעדיין עליך לסדר אותו באופן הרצוי ולבצע התאמות סופיות. לדוגמה, ייתכן שתרצה להוסיף כותרת דוח או רקע. עבור לוח המחוונים שלנו, הוספנו צורות מסביב לטבלאות PivotTable ובטלו את הכותרות וקווי הרשת מהכרטיסיה תצוגה.

הקפד לבדוק כל אחד מכלי הפריסה וצירי הזמן שלך כדי לוודא שטבלאות ה- PivotTable ותרשימי ה- PivotChart שלך מתאימים. ייתכן שתמצא מצבים שבהם בחירות מסוימות עשויות לגרום לבעיות אם PivotTable אחד מעוניין להתאים ולבצע חפיפה של טבלת PivotTable אחרת, דבר שאינו ניתן לבצע ויציג הודעת שגיאה. יש לתקן בעיות אלה לפני הפצת לוח המחוונים.

לאחר שתסיים להגדיר את לוח המחוונים, תוכל ללחוץ על הכרטיסיה 'שתף לוח מחוונים' בחלק העליון של נושא זה כדי ללמוד כיצד להפיץ אותו.