יצירה ושיתוף של תיקיה ציבורית Outlook

תיקיות ציבוריות Outlook לך מקום נהדר לאסוף, לארגן ולשתף מידע אודות נושאים או פרוייקטים מסוימים בתוך ארגון. "ציבורי" במקרה זה פירושו שכולם בארגון יכולים לראות אותם, ולא את העולם בכלל. בעת פרסום הודעה בתיקיה ציבורית, אינך מפרסם אותה בדואר אלקטרוני לאף אחד, כך שתיבת הדואר הנכנס של אף אחד לא תבלגן. במקום זאת, אנשים יכולים לבדוק את התיקיה בכל פעם שהם רוצים לחפש פרסומים מעניינים.

חשוב: דרושים לך Microsoft Exchange Server וחשבון דואר אלקטרוני של Exchange כדי להשתמש בתיקיות ציבוריות עם Outlook. רוב חשבונות הדואר האלקטרוני בבית ובחשבונות האישיים לא משתמשים Exchange.

שלב 1: בדוק עם מנהל המערכת Exchange שלך

ייתכן שהארגון שלך לא יאפשר תיקיות ציבוריות או שיש לו מדיניות לגבי אופן השימוש בהן. פנה למנהל המערכת כדי להיות במסלול הנכון. אם הארגון שלך מאפשר ותומך בשימוש בתיקיות ציבוריות, אך תיקיה ציבורית ברמה העליונה עדיין אינה קיימת, בקש ממנהל המערכת Exchange ליצור תיקיה.

כאשר התיקיה ברמה העליונה זמינה, פשוט הקש Ctrl + 6 כדי להציג אותה ואת התוכן שלה בחלונית Outlook התיקיות.

שלב 2: יצירה ותן שם לתיקיה שלך

  1. הקש Ctrl+6 כדי לראות תיקיות ציבוריות בחלונית התיקיות.

    חשוב: אם אינך רואה מקטע תיקיות ציבוריות בחלונית התיקיות, פנה למנהל הדואר האלקטרוני Exchange הדואר האלקטרוני המקומי. הם חייבים להגדיר אותו בשבילך.

  2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תיקיותציבוריות ולאחר מכן לחץ על תיקיה חדשה.

    תיקיות ציבוריות

  3. שם התיקיה ולחץ על אישור.

עצות: 

  • באפשרותך להוסיף תיקיה ציבורית לתיקיות המועדפים שלך. לאחר מכן, Outlook Web App, באפשרותך לבצע פונקציות מסוימות באותן תיקיות ציבוריות, כגון יצירה, עדכון או מחיקה של פריטים. ניתן לבצע פעולות אלה בתיקיות ציבוריות של לוח שנה, איש קשר, דואר ופרסום.

  • כדי להוסיף תיקיה ציבורית למועדפים, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה ולאחר מכן בחר הוסף למועדפים....

  • לקבלת מידע אודות אופן השימוש בתיקיות מועדפות ב- Outlook Web App, ראה עבודה עם תיקיות הודעות ב- Outlook Web App.

שלב 3: הגדרת הרשאות תיקיה עבור משתמשים וקבוצות

כברירת מחדל, Outlook מעניק לך הרשאות בלבד, כיוצר התיקיה הציבורית, ולכן עליך להעניק באופן ספציפי הרשאות לאנשים כדי שהם יכולים לקרוא ולפרסם תוכן בתיקיה. למד כיצד לשנות הרשאות עבור תיקיה ציבורית.

תחילת השימוש בתיקיות ציבוריות

להלן כמה דרכים אופייניות לשימוש בתיקיות ציבוריות בארגון:

דיונים מקוונים

אחסן כל נושא דיון בתיקיות משנה משלה. כנדרש, הגדר הרשאות עבור כל תיקיית משנה (ייתכן שתרצה להגביל את הגישה לתיקיות המכילות מידע סודי או רגיש). נושא יכול להיות מנחה משלו כדי לקבוע אם פריט יתפרסם, ולמחוק פרסומים שלא כוללים תקנים ארגוניים או להפר מדיניות.

שיתוף לוחות שנה, רשימות אנשי קשר ורשימות משימות

צרף לוחות שנה, אנשי קשר ומשימות או רשימות משימות לפרסומים כדי לשתף מידע עם אנשים שיש להם גישה לתיקיה. סוג זה של מיקום מרכזי מאפשר תקשורת ושיתוף פעולה בפרוייקטי צוות.

הבדלים בין תיקיות דואר לתיקיות ציבוריות

  • בעת מעבר מתיחת דואר אלקטרוני לתיקיה ציבורית, לחצן פרסום חדש מעל חלונית התיקיות משתנה לדואר אלקטרוני חדש מכיוון שאתה מפרסם בדרך כלל פריטים במקום לשלוח הודעות דואר אלקטרוני בתיקיה ציבורית.

  • כאשר אתה משיב לפרסום בתיקיה ציבורית, אין לחצן השב לכולם. כל מי שמפרסם את תוכן התיקיה יכול לראות את הפרסום שלך.

מידע נוסף על Outlook תיקיות

מעבר בין תיקיות של Outlook

שינוי הרשאות עבור תיקיה ציבורית

יצירת תיקיה ציבורית וציון הרשאות, תצוגות, טפסים וכללים

כדי ליצור תיקיה ציבורית, עליך להיות בעל הרשאה ליצירת תיקיות בתיקיה ציבורית קיימת. לקבלת מידע אודות האופן שבו ניתן להשיג הרשאה, פנה למנהל המערכת שלך.

  1. בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחרמכן לחץ על תיקיה.

  2. בתיבה שם, הזן שם עבור התיקיה.

  3. בתיבה תיקיה מכילה, לחץ על סוג התיקיה שברצונך ליצור.

  4. ברשימה בחר היכן למקם את התיקיות, לחץ על המיקום עבור התיקיה.

    כדי להתחיל במהירות תיקיה ציבורית עם פריטים קיימים:

    1. ברשימת התיקיות , בחלונית הניווט, לחץ על התיקיה שברצונך להעתיק.

    2. בתפריט קובץ, הצבע על תיקיה ולאחרמכן לחץ על העתק שם תיקיה.

    3. ברשימה, לחץ על המיקום שברצונך להעתיק לתיקיה.

  1. בתיבת רשימת תיקיות, בתפריט חלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה הציבורית שברצונך לשתף ולאחר מכן לחץ על מאפיינים בתפריט הקיצור.

    עליך להיות בעלים הרשאה עבור תיקיה ציבורית כדי להגדיר הרשאות שיתוף עבור התיקיה. באפשרותך להגדיר הרשאות עבור תיקיה אחת בלבד בכל פעם.

  2. לחץ על הכרטיסיה הרשאות.

  3. לחץ על הוסף.

  4. בתיבה חיפוש, הזן את שם האדם שברצונך להעניק לו הרשאות שיתוף.

  5. לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על אישור.

  6. ברשימה שם, לחץ על שם האדם שהוספת זה עתה.

  7. תחת הרשאות, בחר את ההגדרות הרצויות.

    הערה: באפשרותך להקצות לכל מי שיש לו גישה לתיקיה אותן הרשאות על-ידי לחיצה על ברירת מחדל ברשימה שם.

בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • יצירת תצוגה מאפס

    1. בתפריט תצוגה, הצבע על תצוגה נוכחית ולאחר מכן לחץ על הגדר תצוגות.

    2. לחץ על חדש.

    3. בתיבה שם תצוגה חדשה, הקלד שם.

    4. בתיבה סוג תצוגה, בחר את סוג תצוגה הרצוי.

    5. כדי לשנות את המיקום תצוגה יהיה זמין, לחץ על אפשרות תחת ניתן להשתמש ב-.

    6. לחץ על אישור.

    7. כדי להמשיך להתאים אישית את התצוגה, תחתתיאור , לחץ על לחצן ולאחר מכן בחר את האפשרויות הרצויות.

    8. כשתסיים לבחור אפשרויות, לחץ על אישור.

    9. כדי להשתמש בתצוגה באופן מיידי, לחץ על החל תצוגה.

  • יצירת תצוגה המבוססת על תצוגה רגילה

    1. עבור אל תצוגה שתרצה לבסס את התצוגה החדשה.

    2. בתפריט תצוגה, הצבע על תצוגה נוכחית ולאחר מכן לחץ על התאמה אישית של התצוגה הנוכחית.

    3. עבור כל סוג של שינוי שברצונך לבצע, תחת תיאור, לחץ על לחצן ולאחר מכן בחר את האפשרויות הרצויות.

    4. לאחר שתסיים לבצע שינויים, סגור את תיבת הדו-שיח התאמה אישית של תצוגה.

    5. בתפריט תצוגה, הצבע על תצוגה נוכחית ולאחר מכן לחץ על הגדר תצוגות.

    6. בתיבה תצוגות עבור שם תיקיה, לחץ על הגדרות תצוגה נוכחית.

    7. לחץ על העתק.

    8. בתיבה שם תצוגה חדשה, הקלד שם.

    9. כדי לשנות את המיקום שבו התצוגה תהיה זמינה, לחץ על אפשרות תחת ניתנת לשימוש.

      הערה: תצוגות חדשות מתווספות לתיבת תפריט משנה הנוכחית (בתפריט תצוגה, הצבע על סדר לפי).

כדי לשנות את תצוגת ברירת המחדל עבור תיקיה ציבורית, חייבת להיות לך הרשאת בעלים עבור התיקיה, ו חייבת להיות לפחות תצוגה מותאמת אישית אחת המוגדרת עבור התיקיה הגלויה לכולם.

  1. בתיבת רשימת תיקיות, בתפריט חלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה הציבורית ולאחר מכן לחץ על מאפיינים בתפריט הקיצור.

  2. לחץ על הכרטיסיה ניהול.

    אם הכרטיסיה ניהול אינה מופיעה, אין לך הרשאת בעלים.

  3. ברשימה תצוגה התחלתית של תיקיות, לחץ על התצוגה שברצונך שיופיעה בכל פעם שהתיקיה נפתחת.

    התצוגה Normal מציגה את תצוגת Outlook Microsoft המוגדרת כברירת מחדל עבור סוג הפריטים בתיקיה.

עליך להיות בעל הרשאת עורך, עורך פרסום או בעלים כדי להוסיף טפסים לתיקיה משותפת פרטית או לתיקיה ציבורית. אם התיקיה היא תיקיה ציבורית ויש לך הרשאת בעלים, באפשרותך להגביל את הטפסים הזמינים לאנשים אחרים המשתמשים בתיקיה.

  1. בתיבת רשימת תיקיות, בתפריט חלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה ולאחר מכן לחץ על מאפיינים בתפריט הקיצור.

  2. לחץ על הכרטיסיה טפסים.

  3. כדי להוסיף טופס לרשימת הטפסים המשויכים לתיקיה זו, לחץ על נהלולאחר מכן ציין את הטופס.

  4. לחץ על סגור.

  5. כדי להגביל את הטפסים שברצונך להיות זמינים עבור אנשים אחרים המשתמשים בתיקיה, לחץ על אפשרות תחת אפשר טפסים אלה בתיקיה זו.

עליך להיות בעלים הרשאה עבור תיקיה ציבורית כדי ליצור או לשנות כללים עבורה.

  1. בתיבת רשימת תיקיות, בתפריט חלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה הציבורית שברצונך ליצור או לשנות כללים עבורה ולאחר מכן לחץ על מאפיינים בתפריט הקיצור.

  2. לחץ על הכרטיסיה ניהול.

  3. לחץ על מסייע התיקיות.

  4. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי ליצור כלל, לחץ על הוסף כלל.

    • כדי לשנות כלל קיים, לחץ על כלל ברשימה ולאחר מכן לחץ על ערוך כלל.

  5. הזן את התנאים שהפריט חייב להזין כדי שהפעולה תתרחש. לקבלת תנאים נוספים, לחץ על מתקדם.

  6. תחת בצע פעולות אלה, בחר את האפשרויות הרצויות.

    הערה: בעת יצירת כלל, הוא פעיל כברירת מחדל.

בצע אחת מהפעולות הבאות:

  • שיתוף לוח שנה

    1. צור תיקיה חדשה ובחר פריטי לוח שנה ברשימה תיקיה מכילה.

    2. ברשימה בחר היכן למקם את התיקיות, לחץ על לוח שנהולאחר מכן לחץ על אישור.

    3. הוסף פגישות ואירועים לתיקיה.

  • שיתוף רשימת אנשי קשר

    1. צור תיקיה חדשה ובחר פריטי איש קשר ברשימה תיקיה מכילה.

    2. ברשימה בחר היכן למקם את התיקיות, לחץ על אנשי קשרולאחר מכן לחץ על אישור.

    3. הוסף אנשי קשר לתיקיה.

      הערה: רשימת אנשי הקשר המשותפת מופיעה Outlook הכתובות/אנשי הקשר.

  • שיתוף של רשימת משימות

    1. צור תיקיה חדשה ובחר פריטי משימה ברשימה תיקיה מכילה.

    2. ברשימה בחר היכן למקם את התיקיות, לחץ על משימות ולאחרמכן לחץ על אישור.

    3. הוסף משימות לתיקיה.

      הערה: למרות ש באפשרותך להעתיק רשימת משימות לתיקיה ציבורית, לא ניתן להעתיק בקשת משימה לתיקיה ציבורית או ליצור בקשת משימה מתיקיה ציבורית.

  • פרסום מידע בתיקיה ציבורית

    1. פתח את התיקיה הציבורית שבה ברצונך לפרסם מידע.

    2. כדי להשתמש בטופס ברירת המחדל לפרסום מידע, לחץ על תפריט קובץ, הצבע על חדשולאחר מכן לחץ על פרסם בתיקיה זו.

    3. בטופס, הזן את המידע שברצונך לפרסם.

    4. לחץ על פרסם.

יצירת תיקיה ציבורית מותנה

עליך להיות בעלים הרשאה עבור תיקיה ציבורית כדי להגדיר אותה כתיקיה מותנה.

  1. בתיבת רשימת תיקיות, בתפריט חלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה הציבורית ולאחר מכן לחץ על מאפיינים בתפריט הקיצור.

  2. בכרטיסיה ניהול, לחץ על תיקיה מותנה.

  3. בחר בתיבת הסימון הגדר תיקיה כתיקיה מותנה.

  4. בתיבה העבר פריטים חדשים אל, הזן את שם האדם המקבל הודעות נכנסות או את השם של תיקיה ציבורית חלופית שבה ההודעות מאוחסנות לסקירות. מנחה הביקורות מצוין בשלב 6.

  5. אופציונלי: כדי לשלוח תגובה באופן אוטומטי כאשר המתאם מקבל הודעה חדשה, בחר אפשרות תחת השב לפריטים חדשים באמצעות.

    בחר אחת מהאפשרויות הבאות:

    • תגובה סטנדרטית    

      "תודה על ההגשה שלך. שים לב כי הגשות לתיקיות או קבוצות דיון מסוימות נשאלות כדי לקבוע אם הן אמורות להיות זמינות לציבור. במקרים אלה, יהיה עיכוב לפני שאחרים יוכלו להציג הגשות מאושרות."

    • תגובה מותאמת אישית    

      לחץ על תגובה מותאמתאישית ולאחר מכן לחץ על תבנית. הקלד את הטקסט של התגובה המותאמת אישית שלך.

    מנחהים לא יקבלו אף אחת מהתגובות הללו בעת פרסום הודעות.

  6. כדי להוסיף או להסיר שמות של אנשים שהם מנחהים, לחץ על הוספה אוהסרה.

  7. אופציונלי: כדי להציג את המאפיינים של מנחה שנבחר, לחץ על מאפיינים.

לראש הדף

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×