יצירת שטח שיתוף פעולה של פרוייקט ב- SharePoint

תכנון האתר - יום אחד או יותר

מייגן מתחילה ברעיונות של סיעור מוחות עם מנהל פרוייקט אחר שיצר אתר דומה בעבר. היא לומדת הדרכים הטובות ביותר להתחיל את אתר הפרוייקט שלה היא לבקש מהצוות שלה משוב לגבי האופן שבו הם מעדיפים לקיים תקשורת, לשתף פעולה ואת סוגי התכונות החשובים ביותר עבור אתר הפרוייקט החדש. מייגן מזהה את סדר העדיפויות של הצוותים שלה ומתחילה לאסוף מסמכים, תמונות ותוכן אחר.

מייגן קובעת כי אתר צוות של SharePoint יתאים באופן מיטבי לצרכים של הצוות והפרוייקט שלה. עם זאת, אתר צוות של SharePoint אינו מאפשר צ'אט בזמן אמת אלא אם אתה משלב את Microsoft Teams. מייגן עובדת לצד מנהל הדיירים של SharePoint כדי לוודא ש- Microsoft Teams זמין. היא לומדת שלארגון שלה כבר יש הרשאה להשתמש ב- Microsoft Teams וכל מה שהיא צריכה לעשות הוא לוודא שאתרת הצוות שלה מחוברת לקבוצה Office 365 זו.  

מייגן מוכנה להתחיל לבנות את Office 365 הפרוייקט ואת אתר הצוות.

בניית האתר - יום אחד או שני

מייגן בונה אתר צוות של SharePoint, מחברת את האתר Office 365, יוצרת צוות מחובר של Microsoft. על-ידי התחברות לקבוצה, היא מעניקה לצוות שלה באופן אוטומטי גישה למשאבים משותפים כגון לוח שנה של קבוצה, OneNote, Planner וכתובת דואר אלקטרוני.

• באמצעות ה Planner Web Part של הפרוייקט, הצוות יכול לעקוב אחר פרטי התקדמות הפרוייקט ולשתף אותם 

• ה - Web Part ' חדשות' עוזר להעביר לארגון עדכוני פרוייקט ואבני דרך

• לצוות יש גישה נוחה לזמינות זה של זה באמצעות ה- Web Part 'לוח שנה של קבוצה'

• באמצעות ה - Web Part 'קישורים מהירים', קישורים פנימיים נפוצים מסומנים לצורך גישה נוחה

• שילוב צוותים של Microsoft מאפשר דרכים חדשות לקיים תקשורת ולשתף פעולה באמצעות צ'אט בזמן אמת, שיחות ועידה בווידאו, אפשרויות לתיעד פגישות ואחסון משאבים משותפים באתר הצוות של SharePoint

ניהול האתר - מתמשך

• מדי שבוע, מייגן מפרסם עדכוני מצב של פרוייקטים בצורה של פרסומים חדשותית שניתן לחפש, להציג ב- Web Part חדשות, ופורסם באופן אוטומטי בערוץ Teams

• מייגן סוקרת את אתר הצוות חצי חודשי כדי לוודא שתאריך היעד והחדשות של הפרוייקט מעודכנים

• בעת השקת הפרוייקט, מייגן מתכננת לתקן חלקים מהתוכן ורכיבי ה- Web Part של האתר כדי להתאים את המקצב החדש של העסק של תמיכה במוצר

• חודשית, מייגן מארחת הפעלות Q&A המתארחות על-ידי Microsoft Stream, ומסונכרנות באופן אוטומטי Stream כרטיסיית ה- Stream בערוץ Teams