שימוש בתיבת דואר של אתר כדי לשתף פעולה ולתאם דואר אלקטרוני של צוות

שימוש בתיבת דואר של אתר כדי לשתף פעולה ולתאם דואר אלקטרוני של צוות

ארגונים וצוותים בתוך ארגונים, כוללים לעתים קרובות כמה שרשורי דואר אלקטרוני שונים בכל פעם. במצב זה, פעמים רבות נחצים גבולות, מידע הולך לאיבוד או לא מטופל, והתקשורת מתנתקת. תיבות דואר של אתר יכולות לעזור לך לרכז ולאחסן דואר אלקטרוני הקשור לצוות או לפרוייקט במקום אחד, כך שכל חברי הצוות יוכלו לראות את כל פריטי התקשורת.

חשוב: תכונת תיבת הדואר של האתר SharePoint אינה בשימוש החל מ- מרץ 2017. תכונה זו תוסר לחלוטין במהדורה עתידית. לארגונים SharePoint אין עוד גישה לתכונת תיבת הדואר של האתר. לארגונים SharePoint אין עוד אפשרות ליצור תיבות דואר חדשות של אתר. כל תיבת דואר של אתר שהוגדר ונפרסה לפני מרץ 2017 תמשיך לפעול.
אנו נספק תהליך שיסייע לך להעביר את אתרי תיבות הדואר הקיימים של האתר לקבוצתMicrosoft 365 בספטמבר 2017. אם אתה משתמש כעת בתכונת תיבת הדואר של האתר ב- SharePoint, עליך לשקול לשנות ל- קבוצות Microsoft 365 כדי לתמוך בתרחישי הדואר האלקטרוני שלך בשיתוף פעולה. לקבלת מידע נוסף, ראה שימוש בקבוצות Microsoft 365 תיבות דואר של אתר.

הערה: תכונת תיבת הדואר של האתר תישאר נתמכת, אך לא תפורסם SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 ומוצרי SharePoint Server 2010 אחרים. מומלץ ללקוחות לסייר בתיבות דואר משותפות בתור חלופה לתיבות דואר של אתר.

בהפעלה המהירה, לחץ על תיבת דואר.

תיבת דואר בהפעלה המהירה

תיבת הדואר של האתר נפתחת כמבנה נפרד של תיבת דואר נכנס ותיקיה לצד חשבון הדואר האלקטרוני האישי שלך. דואר שנשלח אל חשבון תיבת הדואר של האתר ומנו ממנו משותף בין כל האנשים שיש להם הרשאות משתתף באתר SharePoint שלך.

הגדרת תיבת הדואר של האתר שלך

באפשרותך להוסיף תיבת דואר של אתר לנמען דואר, לשלוח דואר מתיבת הדואר או להוסיף אותה למועדפים שלך. כדי להוסיף תיבת דואר לאתר, ראה הוספת יישום תיבת דואר של אתר כדי לשמור על הקשר של דואר אלקטרוני באתר. יש להפוך את האתר שלך לזמין. אם הוא אינו פנה למנהל המערכת שלך.

בעת הכללת תיבת הדואר של האתר בהליך משנה חשוב של דואר אלקטרוני, עותק של המידע בהליך משנה זה מאוחסן במיקום שכל אחד בצוות יכול לגשת אליו.

הוסף את תיבת הדואר של האתר בשורהאל , עותקאו עותק מוסתר של הודעת דואר אלקטרוני.

הודעת דואר אלקטרוני עם תיבת דואר של אתר הכלולה בשדה 'עותק'.

באפשרותך להוסיף את כתובת הדואר האלקטרוני של תיבת הדואר של האתר לכל קבוצות אנשי קשר או רשימות תפוצה של צוות. כך, דואר אלקטרוני רלוונטי יאוחסן באופן אוטומטי בתיבת הדואר של האתר השייכת לצוות.

בעת כתיבה ושליחה של דואר אלקטרוני מתיבת הדואר של האתר, היא מופיעה כאילו היא הגיעה ממך.

כל האנשים עם הרשאות משתתף באתר יכולים לגשת לתיבת הדואר של האתר, כך שאנשים אחדים יכולים לעבוד יחד כדי לנסח הודעת דואר אלקטרוני.

כדי לחבר הודעה, לחץ על דואר חדש.

לחצן דואר חדש עבור תיבות דואר של אתר.

פעולה זו פותחת הודעה חדשה בתיבת הדואר של האתר שלך.

הוספת כתובות לדואר אלקטרוני בתיבת הדואר של האתר

אם אתה משתמש ברשימת המועדפים ב- Outlook, ייתכן שתרצה לכלול תיקיות מתיבת הדואר של האתר ברשימת המועדפים שלך.

ב- Outlook, ניתן ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תיקיה בתיבת דואר של אתר, כגון תיבת דואר נכנס וללחוץ על הצג במועדפים. אם יש לך שתי תיקיות ברשימת המועדפים עם שם זהה (לדוגמה, שתי תיבות דואר נכנס), Outlook מוסיף באופן אוטומטי את שם תיבת הדואר לשם התיקיה (לדוגמה, "תיבת דואר נכנס – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com") כדי שתוכל לזהות איזו תיקיה היא זו.

לקבלת מידע נוסף על Outlook מועדפים, ראה שמור תיקיות דואר הנמצאות בשימוש תכוף ב'מועדפים'.

שיתוף פעולה עם הצוות שלך באמצעות תיבת הדואר של האתר

הצוות שלך יכול להשתמש בתיבת דואר של אתר כדי לשתף פעולה על חיבור הודעת דואר אלקטרוני חשובה או לאסוף שיחות דואר אלקטרוני רלוונטיות ברמת הצוות. הצוות שלך יכול גם לשתף מסמכים חשובים באופן מאובטח באמצעות תיבת דואר של אתר.

לאחר הגדרת תיבת דואר של אתר עבור האתר שלך,נוצר חשבון דואר אלקטרוני חדש באמצעות שם האתר שלך. לדוגמה, אתר צוות משתמש בכתובת ה- URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. כתובת הדואר האלקטרוני עבור תיבת דואר זו של אתר HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.

אריח Web Part

צוותים רבים כוללים שיחות באמצעות הודעות דואר אלקטרוני על בסיס קבוע. לעתים קרובות שיחות אלה התוצאה היא מידע אשר יכול להיות הפניה שימושית במקום כלשהו בשורה. באפשרותך להעביר את הדואר האלקטרוני השימושי ביותר בתוך רצף המשנה לתיבת הדואר של האתר שלך כדי לשמר אותה. כל מי שיש לו הרשאות תרומה לאתר שלך יוכל לאחר מכן לפתוח את תיבת הדואר של האתר ול להציג הודעה זו. חברי צוות יכולים מאוחר יותר לפתוח את תיבת הדואר של האתר, לחפש בדואר שנלכד בחשבון זה ולראות את היסטוריית הבעיה הנשאלת.

רעיון נוסף לאיסוף שיחות דואר אלקטרוני ברמת הצוות הוא CC לכתובת הדואר האלקטרוני של תיבת הדואר של האתר בעת שליחת הודעת דואר אלקטרוני לצוות. באפשרותך גם להוסיף את כתובת הדואר האלקטרוני של תיבת הדואר של האתר לקבוצת אנשי קשר או לרשימת תפוצה, כך שהיא תיכלל באופן אוטומטי בכל פעם שתשלח דואר לצוות שלך.

הודעת דואר אלקטרוני עם תיבת דואר של אתר הכלולה בשדה 'עותק'.

אם אתה מאחסן את מסמכי הצוות שלך באתר SharePoint, באפשרותך לנצל את האפליקציה 'תיבת דואר של אתר' כדי לשתף מסמכים אלה עם אנשים שיש להם גישה לאתר.

חשוב: כאשר משתמשים רואים תיבת דואר של אתר Outlook, הם רואים רשימה של כל המסמכים בספריות המסמכים של אתר זה. תיבות דואר של אתר מציגות אותה רשימת מסמכים לכל המשתמשים, כך שחלק מהמשתמשים עשויים לראות מסמכים שאין להם גישה לפתוח.

אם אתה משתמש ב- Exchange, המסמכים שלך מופיעים גם בתיקיה ב- Outlook, כך שקל יותר להעביר מסמכים לאחרים.

העברת מסמך מתוך תיבת הדואר של האתר

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

×