תחילת העבודה עם קבוצות Microsoft 365 ב- Outlook

שמעת על קבוצות Microsoft 365 ואופן השימוש בהן ב- Outlook, אך ייתכן שאתה לא בטוח כיצד להתחיל בעבודה. במאמר זה נצעד לאורך כמה שלבים בסיסיים עבור האופן שבו אתה והצוות שלך יכולים להתחיל בעבודה עם קבוצות Microsoft 365 ב- Outlook. ניתן לך גם כמה קישורים לתוכן מעמיק יותר כאשר תהיה מוכן לעשות יותר.

אם אינך בטוח אילו קבוצות, ייתכן שתרצה לבקר תחילה ב-למד אודות Microsoft 365 קבוצות.

כדי לקבל את המ הרבה מ- Microsoft 365 Groups ב- Outlook עליך לקבל תוכנית של Microsoft 365 התומכת ב- Exchange באינטרנט וב- SharePoint באופן מקוון, כגון Business Premium, E3 או E5.

הערה: כדי להשתמש בקבוצות Microsoft 365 ב- Outlook ב- Windows עליך להשתמש ב- Outlook ב- Cached Exchange מצב. לקבלת מידע נוסף אודות כך, ראה הפעלת מצב Exchange Cached.

בחר כרטיסיה להלן כדי למצוא מידע נוסף אודות תחילת העבודה עם תכונה זו.

הדבר הראשון שתצטרך לעשות הוא ליצור את הקבוצה שלך. יצירת קבוצה Outlook היא תהליך פשוט מאוד. הגירסה הקצרה של הסיפור היא:

  1. לחץ על קבוצה חדשה ממקטע הקבוצות של רצועת הכלים. אם אתה משתמש ב- Outlook באינטרנט במקום בגרסת שולחן העבודה, באפשרותך להתחיל תהליך זה על-ידי לחיצה על חץ הרשימה לצד חדש ובחירה באפשרות קבוצה.

    עמוד פרטי קבוצה חדשה ב- Outlook
  2. תן לקבוצה שלך שם.

  3. הגדר את הגדרת הפרטיות. קבוצות הן פרטיות כברירת מחדל. משמעות הדבר היא שרק חברים בקבוצה יכולים להציג אותם ולדרוש הרשאה של בעל קבוצה להצטרף. כל אחד בארגון שלך יכול להציג קבוצות ציבוריות ולהצטרף אליהן. אף הגדרה אינה חושפת את הקבוצות שלך לאנשים מחוץ לארגון, אלא אם אתה מזמין אותם במיוחד כאורחים.

    עצה: קבוצות הן פרטיות כברירת מחדל בעת יצירת Outlook באינטרנט. בחודשים הקרובים, הם יהיו פרטיים כברירת מחדל בעת יצירתם באמצעות אחד Outlook היישומים.

  4. החלט אם ברצונך שקבוצה חדשה תעקוב אחר הקבוצה (אפשרויות מתקדמות). חברים שעוקבים אחר הקבוצה יתו עותקים של כל הודעה קבוצתית בתיבת הדואר הנכנס האישית שלהם. חברים שהצטרף רק יתונו לעבור אל תיבת הדואר הנכנס המשותפת של הקבוצה כדי להשתתף בשיחות קבוצתיות.

עשה עוד:

לאחר יצירת הקבוצה, באפשרותך להוסיף חברים לקבוצה. כדי להוסיף חברים חדשים:

  1. עבור לקבוצה שלך Outlook על-ידי איתורה בחלונית הניווט בצד ימין. היא אמורה להיות מתחת לתיבת הדואר שלך במקטע קבוצות.

  2. לאחר שאתה נמצא בקבוצה, לחץ על הוסף חברים ברצועת הכלים. אם אתה משתמש ב- Outlook באינטרנט לחץ במקום שבו כתוב כמה חברים יש לקבוצה שלך, ליד החלק השמאלי העליון של החלון ולאחר מכן לחץ על הוסף חברים.

    הקלד את השמות או כתובות הדואר האלקטרוני של אנשים שברצונך להוסיף לקבוצה ולחץ על אישור.
  3. הקלד את השם או כתובת הדואר האלקטרוני של כל אדם שברצונך להוסיף בשדה שסופק. לאחר סיימת, לחץ על אישור והם יתווספו. כל אחד מהם יקבל הודעת דואר אלקטרוני המקבלת אותם לקבוצה ונותן להם קישורים נוחים לגישה לתוכן הקבוצה.

    עצה: אם ברצונך להוסיף את כל החברים ברשימת תפוצה קיימת, פשוט הקלד את שם רשימת התפוצה, והם יתווספו בשלב אחד.

עשה עוד:

שיחות בקבוצות Microsoft 365 ב- Outlook מתרחשות בתיבת הדואר הנכנס המשותפת עבור הקבוצה. משתמשים יכולים לקרוא הודעות ולהשיב עליהן, וחברים יכולים בקלות לחפש או לגלול בחזרה לאורך היסטוריית ההודעות כדי להיתפס על מה שנדון בעבר. תיבת הדואר הנכנס המשותפת דומה מאוד לתיבת הדואר הנכנס Outlook שמשתמשים מכירים. כל שיחה מופיעה בנפרד ברשימת ההודעות מימין ולחיצה על שיחה אחת תפתח אותה בחלונית הקריאה.

תיבת הדואר הנכנס המשותפת עבור Office 365 שלך היא המקום שבו מתרחשות שיחות.

עצה: שינוי אחרון באופן התצוגה של הודעות, ונספר, ייתכן שהמספר שאתה רואה לצד שם הקבוצה שלך בחלונית הניווט Outlook הניווט. אם ברצונך לאפס מספר זה לאפס, באפשרותך ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקבוצה ולבחור סמן הכל כמספר שנקרא.

כעת, אם יצרת את הקבוצה שלך, בוא נתחיל שיחה חדשה. באפשרותך לפרסם הודעה חדשה על-ידי פתיחת תיבת הדואר הנכנס המשותפת עבור הקבוצה ולחיצה על שיחה חדשה ברצועת הכלים. לחלופין, באפשרותך פשוט לשלוח הודעת דואר אלקטרוני לכינוי של הקבוצה. כל החברים בקבוצה יוכלו לקרוא את ההודעה החדשה שפרסמת וכל החברים שעוקבים אחר הקבוצה יתו עותק של ההודעה שלך בתיבת הדואר הנכנס האישית שלהם.

עשה עוד:

כל קבוצת Microsoft 365 מקבלת ספריית קבצים משותפת שבה באפשרותך לאחסן, לשתף ולשתף פעולה במסמכים, חוברות עבודה, מצגות או כל סוג של קובץ.

Access את ספריית הקבצים על-ידי Outlook לקבוצה שלך (בחלונית הניווט הימנית) ולחץ על קבצים ברצועת הכלים. ספריית הקבצים תיפתח בדפדפן ומכאן תוכל ליצור קבצים חדשים, להעלות קבצים מהמחשב שלך ולהעלות קבצים מכל דבר אחר שספריית מסמכים SharePoint יכולה לעשות. חשוב אילו קבצים יהיו שימושיים לשיתוף עם הקבוצה שלך, ואל תמוגבל לקבצים Microsoft Office אחרים. באפשרותך גם לשתף קבצי PDF, תמונות או בערך כל סוג אחר של קובץ שהקבוצה שלך תמצא שימושית.

לחץ על קבצים Office 365 הקבוצה שלך כדי לראות את רשימת הקבצים והתיקיות המאוחסנים בקבוצה שלך

כדי להוריד או למחוק קובץ פשוט בחר אותו ואפשרויות אלה יופיעו בסרגל הכלים בחלק העליון.

עשה עוד:

כל קבוצת Microsoft 365 מקבלת מחברת משותפת משלה OneNote שבה הם יכולים לאסוף רעיונות, לשתף פעולה ולשתף פעולה ולאחסן מחקר.

עבור לקבוצה שלך Outlook על-ידי איתורה בחלונית הניווט הימנית, או בחלוניתOutlook באינטרנט על-ידי עבור אל האריח אנשים. לאחר שאתה נמצא שם, לחץ על מחברת ברצועת הכלים כדי לפתוח את המחברת המשותפת של הקבוצה.

אסוף ושתף פעולה בהערות וברעיונות במחברת OneNote שלך

בפעם הראשונה שתפתח את המחברת המשותפת של הקבוצה, היא תיפתח בדפדפן OneNote באינטרנט. באפשרותך לבצע פעולות עריכה שם, או אם יש לך Outlook, ואתה מעדיף להשתמש בלחיצה זו על ערוך ב- OneNote ברצועת הכלים. לאחר שפתחת אותה ב- OneNote 2016 המחברת תסונכרן עם רשימת המחברות הפתוחות שלך ב- OneNote 2016, ולגשת אליו ישירות מתוך OneNote מבלי לעבור תחילה לקבוצה.

נסה להגיע למחברת OneNote של הקבוצה שלך ותנסה לחשוב מה עשוי להיות שימושי עבור הקבוצה כדי לאסוף רעיונות ולשתף פעולה. לדוגמה, ייתכן שיש לך מקטע שאתה משתמש בו כדי לאסוף ולהגיב על תוכן אינטרנט ומאמרים הרלוונטיים לצוות שלך.

הערה: מחברת הקבוצה שלך זמינה גם לטלפון החכם או בטאבלט באמצעות OneNote עבור iOS או Android.

עשה עוד:

רוב הסיכויים שהקבוצה שלך כוללת אירועים, פגישות, אבני דרך או פריטים אחרים שיתנו תועלת מלוח שנה משותף. לכל קבוצת Microsoft 365 יש לוח שנה משותף שכל החברים יכולים לראות ולתרום לו.

לוח שנה של קבוצה מוצג Outlook שולחן העבודה

עבודה עם לוח השנה של הקבוצה אינה שונה מ עבודה עם לוח השנה האישי שלך. אם תבחר את לחצן לוח השנה בחלונית הניווט, תראה את לוח השנה האישי שלך, וכן את לוחות השנה המשותפים של כל הקבוצות שאתה חבר ן. באפשרותך לבדוק את התיבות לצד כל לוח שנה שברצונך לראות ולראות אותן זה לצד זה או עם לוחות שנה.

הוספת פריט ללוח השנה המשותף פועלת בדיוק כפי שהיא פועלת בלוח השנה האישי שלך. כל פגישה שאתה מוסיף ללוח השנה המשותף תזמין גם את החברים האחרים של הקבוצה לאירוע זה, כך שהם יכולים לקבל אותה בלוחות השנה שלהם. פעילויות שנוספו ללוח השנה של הקבוצה המשותפת לא מופיעות בלוחות השנה האישיים של חברים אחרים.

כעת, לאחר שלוח השנה המשותף שלך מנסה להוסיף פגישות או אירועים קרובים שהקבוצה שלך עשויה להשתתף כוללים.

עשה עוד:

אז עכשיו שהקבוצה שלך פועלת, לאן אתה הולך משם?

למידע נוסף

יש לך שאלות?

בקר בקהילת Microsoft Tech כדי לפרסם שאלות ולהשתתף בשיחות Microsoft 365 קבוצות.

אנחנו מקשיבים

בן עודכן לאחרונה מאמר זה ב- 16 באוקטובר 2020 בעקבות המשוב שלך. אם אתה חושב שהיא שימושית, ובפרט אם לא עשית זאת, לחץ על פקדי המשוב להלן והשאיר לנו כמה הערות בונה כדי שנוכל להמשיך לשפר אותה. תודה!

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

×