תכנון ניהול גירסאות של מסמכים, אישור תוכן ופקדי הוצאה ב-SharePoint

אודות ניהול גירסאות, אישור תוכן והוצאה לשימוש

SharePoint Server 2016 כולל את התכונות הבאות שיכולות לסייע לך לשלוט במסמכים בספריית מסמכים:

• ניהול גירסאות הוא השיטה שבה ממוספרות איטראציות רצופות של מסמך ונשמרות.

• אישור תוכן הוא השיטה שלפיה חברי האתר בעלי הרשאות ' מאשר ' שולטים בפרסום התוכן.

• הצ-אאוט והצ- אין הם השיטות שבאמצעותן משתמשים יכולים לשלוט בצורה טובה יותר בעת יצירת גירסה חדשה של מסמך וגם הערות על שינויים שבוצעו כאשר הם בודקים מסמך ב-.

אתה קובע את תצורת ההגדרות עבור תכונות מנהל התוכן הנדונות במאמר זה בספריות מסמכים. כדי לשתף הגדרות אלה בין ספריות בפתרון שלך, באפשרותך ליצור תבניות של ספריית מסמכים הכוללות את הגדרות ממשל התוכן שלך. פעולה זו מוודאת שהספריות החדשות ישקפו את החלטות ממשל התוכן שלך.

לקבלת מידע נוסף אודות ניהול גירסאות, ראה הפיכת ניהול גירסאות לזמין וקביעת התצורה שלו עבור רשימה או ספריה.

תכנון ניהול גירסאות

ברירת המחדל של בקרת הגירסאות עבור ספריית מסמכים תלויה בתבנית אוסף האתרים. עם זאת, באפשרותך לקבוע את התצורה של פקד ניהול גירסאות עבור ספריית מסמכים בהתאם לדרישות הספציפיות שלך. כל ספריית מסמכים יכולה לכלול פקד ניהול גירסאות שונה המתאים ביותר לסוג המסמכים בספריה. SharePoint Server 2016 כולל שלוש אפשרויות ניהול גירסאות:

• ללא ניהול גירסאות      מציין שלא נשמרו גירסאות קודמות של מסמכים. כאשר לא נעשה שימוש בניהול גירסאות, גירסאות קודמות של מסמכים אינן ניתנות לאחזור והיסטוריית מסמכים אינה נשמרת גם מכיוון שהערות המלוות כל איטרציה של מסמך אינן נשמרות. השתמש באפשרות זו בספריות מסמכים המכילות תוכן לא חשוב או תוכן שלעולם לא ישתנה.

• יצירת גירסאות ראשיות      מציין שגירסאות ממוספרות של מסמכים נשמרות באמצעות ערכת גירסאות פשוטה (כגון 1, 2, 3). כדי לשלוט בהשפעה על שטח האחסון, באפשרותך לציין את מספר הגירסאות הקודמות שיישארו, כולל חזרה מהגירסה הנוכחית.

  בניהול גירסאות מרכזיות, בכל פעם שנשמרה גירסה חדשה של מסמך, כל המשתמשים שיש להם הרשאות לספריית המסמכים יוכלו להציג את התוכן. השתמש באפשרות זו כאשר אינך מעוניין להבחין בין גירסאות טיוטה של מסמכים וגירסאות שפורסמו. לדוגמה, בספריית מסמכים שנמצאת בשימוש על-ידי קבוצת עבודה בארגון, ניהול גירסאות ראשי מהווה בחירה טובה אם כל האנשים בצוות חייבים להיות מסוגלים להציג את כל האיטראציות של כל מסמך.

• יצירת גירסאות ראשיות ומשניות (טיוטות)      מציין שגירסאות ממוספרות של מסמכים נשמרות באמצעות ערכת גירסאות ראשיות ומשניות (כגון 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). גירסאות המסתיימות ב- .0 הן גירסאות וגירסאות ראשיות המסתיימות בהרחבות שאינן אפס הן גירסאות משניות. גירסאות ראשיות וגירסאות משניות קודמות של מסמכים נשמרות יחד עם הגירסאות הנוכחיות. כדי לשלוט באפקט של שטח אחסון, באפשרותך לציין את מספר הגירסאות הראשיות הקודמות שיישארו בחזרה מהגירסה הנוכחית. באפשרותך גם לציין כמה גירסאות ראשיות נשמרות אמורות לכלול את הגירסאות המשניות המתאימות שלהם. לדוגמה, אם תציין כי יש לשמור גירסאות משניות עבור שתי גירסאות ראשיות והגירסה הראשית הנוכחית היא 4.0, ולאחר מכן כל הגירסאות המשניות המתחילות ב-3.1 יישמרו.

  בניהול גירסאות ראשיות ומשניות, כל משתמש בעל הרשאות קריאה יכול להציג גירסאות ראשיות של מסמכים. באפשרותך לציין אילו משתמשים יוכלו גם להציג גירסאות משניות. בדרך כלל, מומלץ להעניק הרשאות להצגה ולעבודה עם גירסאות משניות למשתמשים שיכולים לערוך פריטים, ולהגביל משתמשים בעלי הרשאות קריאה להצגת גירסאות ראשיות בלבד.

  השתמש בניהול גירסאות ראשיות ומשניות כאשר ברצונך להבחין בין תוכן שפורסם שניתן להציג על-ידי קהל ולהעביר תוכן שאינו מוכן עדיין לפרסום. לדוגמה, באתר אינטרנט של משאבי אנוש המתאר את היתרונות הארגוניים, השתמש בניהול גירסאות ראשיות ומשניות כדי להגביל את גישת העובדים לתיאורי הטבות כאשר התיאורים מתוקנים.

תכנון אישור תוכן

השתמש באישור תוכן כדי למיסוד ולשלוט בהפיכת תוכן לזמין לקהל. לדוגמה, ארגון המפרסם תוכן כאחד מהמוצרים או השירותים שלו עשוי לדרוש סקירה משפטית ואישור לפני פרסום התוכן.

טיוטת מסמך הממתינה לאישור תוכן נמצאת במצב ממתין. כאשר המאשר סוקר את המסמך ומאשר את התוכן, הוא הופך לזמין להצגה על-ידי משתמשים בעלי הרשאות קריאה. בעלים של ספריית מסמכים יכול להפוך אישור תוכן לזמין עבור ספריית מסמכים, ובאפשרותך לשייך זרימת עבודה לספריה כדי להפעיל את תהליך האישור.

האופן שבו מסמכים נשלחים לאישור משתנה בהתאם להגדרות הניהול של הגירסאות בספריית המסמכים:

• ללא ניהול גירסאות      אם לא נעשה שימוש בניהול גירסאות ושינויים במסמך נשמרים, מצב המסמך הופך לממתין. SharePoint Server 2016 שומר את הגירסה הקודמת של המסמך כך שמשתמשים בעלי הרשאות קריאה יוכלו עדיין להציג אותו. לאחר שהשינויים הממתינים מאושרים, הגירסה החדשה של המסמך הופכת לזמינה להצגה על-ידי משתמשים בעלי הרשאות קריאה והגירסה הקודמת אינה נשמרת.

  אם לא נעשה שימוש בניהול גירסאות ומסמך חדש מועלה לספריית המסמכים, הוא נוסף לספריה במצב המתנה ואינו ניתן להצגה על-ידי משתמשים בעלי הרשאות קריאה עד לאישורו.

• יצירת גירסאות ראשיות      אם נעשה שימוש בניהול גירסאות מרכזי ושינויים במסמך נשמרים, מצב המסמך הופך להיות ממתין והגירסה הראשית הקודמת של המסמך מתבצעת להצגה על-ידי משתמשים בעלי הרשאות קריאה. לאחר שינויים במסמך מאושרים, נוצרת גירסה ראשית חדשה של המסמך והופכת לזמינה עבור משתמשים בעלי הרשאות קריאה, והגירסה הראשית הקודמת נשמרת ברשימת ההיסטוריה של המסמך.

  אם נעשה שימוש בניהול גירסאות ראשי ומסמך חדש מועלה לספריית המסמכים, הוא נוסף לספריה במצב המתנה ואינו ניתן להצגה על-ידי משתמשים בעלי הרשאות קריאה עד שהוא מאושר כגירסה 1.

• יצירת גירסאות ראשיות ומשניות (טיוטות)      אם נעשה שימוש בניהול גירסאות ראשיות ומשניות ושינויים במסמך נשמרים, המחבר מקבל את הבחירה של שמירת גירסה משנית חדשה של המסמך כטיוטה או יצירת גירסה ראשית חדשה, המשנה את מצב המסמך להמתנה. לאחר שהשינויים במסמך מאושרים, נוצרת גירסה ראשית חדשה של המסמך והופכת לזמינה עבור משתמשים בעלי הרשאות קריאה. בניהול גירסאות ראשיות ומשניות, גירסאות ראשיות ומשניות של מסמכים נשמרות ברשימת ההיסטוריה של מסמך.

  אם נעשה שימוש בניהול גירסאות ראשיות ומשניות, ומסמך חדש מועלה לספריית המסמכים, ניתן להוסיף אותו לספריה במצב הטיוטה כגירסה 0.1 או שהמחבר יכול לבקש אישור באופן מיידי. במקרה זה, המצב של המסמך הופך לממתין.

הוצאת התוכנית והצ-אין

באפשרותך לדרוש מהמשתמשים להוציא מסמכים מספריית מסמכים לפני עריכת המסמכים. היתרונות של דרישת הוצאת קבצים והצ-אין כוללים את הפרטים הבאים:

• שליטה טובה יותר במועד היצירה של גירסאות מסמך. כאשר מתבצעת הוצאה של מסמך, המחבר יכול לשמור את המסמך מבלי לבדוק אותו. משתמשים אחרים בספריית המסמכים לא יוכלו לראות שינויים אלה, וגירסה חדשה לא תיווצר. גירסה חדשה (גלויה למשתמשים אחרים) נוצרת רק כאשר מחבר מבצע בדיקה במסמך. פעולה זו מעניקה למחבר גמישות ושליטה נוספים.

• לכידה טובה יותר של מטה-נתונים. בעת הכנסת מסמך, המחבר יכול לכתוב הערות המתארות את השינויים שבוצעו במסמך. פעולה זו יוצרת רשומה היסטורית מתמשכת של השינויים שבוצעו במסמך.

אם הפתרון שלך מחייב משתמשים להכניס ולהוציא מסמכים כדי לערוך אותם, באפשרותך להשתמש בתכונות ביישומי לקוח Office 2016 התומכים בפעולות אלה. המשתמשים יכולים להוציא מסמכים, לבטל הוצאה ולהכניס מסמכים מיישומי לקוח של Office 2016.

כאשר מסמך מוצא, הוא נעול לעריכה בלעדית על-ידי המשתמש. כאשר המשתמש שומר עריכות בקובץ זה, השינויים מועלים ונשמרים בשרת. השינויים הם פרטיים למשתמש ולא גלויים לאחרים. כאשר המשתמש מוכן להכניס את המסמך, השינויים האחרונים מתבצעים גלויים לאנשים אחרים ומפורסמים.

מתוך יישומי לקוח Office 2016, משתמשים יכולים גם לבחור להשאיר מסמכים שהוצאו בשרת על-ידי שינוי אפשרויות עריכת תוכן.