מבט כולל על ניהול מסמכים SharePoint

הרכיבים של מערכת ניהול מסמכים

פתרון יעיל לניהול מסמכים מציין את הפעולות הבאות:

• אילו סוגים של מסמכים ותוכן אחר ניתן ליצור בארגון.

• איזו תבנית להשתמש עבור כל סוג של מסמך.

• אילו מטה-נתונים יש לספק עבור כל סוג של מסמך.

• היכן לאחסן מסמך בכל שלב במחזור החיים שלו.

• כיצד לשלוט בגישה למסמך בכל שלב במחזור החיים שלו.

• כיצד להעביר מסמכים בתוך הארגון כאשר חברי צוות תורמים ליצירת המסמכים, לביקורות, לאישור, לפרסום ולנטייה של המסמכים.

SharePoint Foundation 2013 כולל תכונות המיישם את כל ההיבטים הללו של ניהול מסמכים. SharePoint Server 2016 כולל את אותן תכונות ומוסיף גם את הפעולות הבאות:

• אילו פריטי מדיניות יש להחיל על מסמכים כך שפעולות הקשורות למסמך ייבדקו, מסמכים נשמרים או סוללים מתוכן המתאים, והתוכן החשוב לארגון מוגן.

• כיצד לטפל במסמכים כהרשומות הארגוניות, אשר חייבות להישמר בהתאם לדרישות משפטיות ולקווים מנחים ארגוניים.

כדי לוודא שעובדי מידע יכולים לנצל בקלות יכולות אלה מבלי לצאת מהפעולות היום-יומיות וכלים המוכרים שלהם, יישומים ב- Microsoft Office System- כגון Microsoft Outlook ו- Word- כוללים גם תכונות התומכות בכל שלב במחזור החיים של מסמך.

תהליך התכנון

תהליך תכנון ניהול המסמכים מורכב מהשלבים העיקריים הבאים:

1. זיהוי תפקידי ניהול מסמכים      ודא שהתוכניות שלך משלבות את המשוב של בעלי העניין הראשיים של הארגון שלך, יש לך את הצוות הטוב ביותר ליישם את הפתרון, ואתה יודע מי ישתתף תהליכים של ניהול מסמכים.

2. ניתוח השימוש במסמך      לאחר שתזהה מי עובד על מסמכים, קבע את סוגי המסמכים איתם הם עובדים ואופן השימוש בהם. לקבלת מידע נוסף, ראה זיהוי משתמשים וניתוח השימוש במסמכים (SharePoint Server 2010).

3. תכנון ארגון המסמכים      באפשרותך לארגן מסמכים באוספים, אתרים וספריות של אתרים. SharePoint Server 2016 מציע מגוון תכונות כדי לעזור לארגן ולאחסן מסמכים, החל באתרים מיוחדים ועד לספריות מסמכים מובנות באופן רופף ליצירת מסמכים ולשיתוף פעולה מהירים. בתוך ספריה, באפשרותך גם לארגן תוכן בתיקיות ובתיקיות משנה. לקבלת מידע נוסף, ראה תכנון ספריית מסמכים (SharePoint Server 2010).

4. תכנון האופן בו התוכן עובר בין מיקומים      ייתכן שיהיה צורך להעביר או להעתיק מסמך מהאתר או מספריה אחת לאחרת בשלבים שונים של מחזור החיים שלו. לקבלת מידע נוסף, ראה "תכנון זרימת התוכן" בתכנון ספריית מסמכים (SharePoint Server 2010).

5. תכנון סוגי תוכן      השתמש בסוגי תוכן כדי לארגן מידע אודות מסמכים, כגון מטה-נתונים, תבניות מסמכים ותהליכי זרימת עבודה. זהו שלב חשוב שיעזור לך לארגן את המסמכים שלך ולאכוף עקביות ברחבי הארגון שלך. לקבלת מידע נוסף, ראה תכנון סוג תוכן וזרימת עבודה (SharePoint Server 2010).

6. תכנון זרימות עבודה      בעת תכנון זרימות עבודה עבור הארגון שלך, באפשרותך לשלוט ולעקוב אחר האופן בו מסמכים נעבור מחברי צוות אחד לאחר כאשר כל משתתף משתף פעולה במחזור החיים של מסמך. SharePoint Server 2016 כולל זרימות עבודה עבור משימות צוות נפוצות, כגון סקירה ואישור של מסמכים. SharePoint Server 2016 תומך גם ביצירה והתקנה של זרימות עבודה מותאמות אישית. לקבלת מידע נוסף, ראה תכנון סוג תוכן וזרימת עבודה (SharePoint Server 2010).

7. תכנון פיקוח על תוכן      באפשרותך לתכנן את מידת השליטה המתאימה המבוססת על סוג תוכן או מיקום אחסון. לדוגמה, ייתכן שתדרוש להוציא מסמכים בספריה מסוימת לפני שתוכל לערוך אותם. לקבלת מידע נוסף, ראה ניהול גירסאות, אישור תוכן ותכנון המחאה (SharePoint Server 2010).

8. תכנון פריטי מדיניות      עבור כל סוג תוכן, תכנן מדיניות ניהול מידע כדי לוודא שמסמכים מבוקרים, נשמרים ו מטופלים באופן אחר בהתאם לדרישות המוסדיות והמשפטיות של הארגון שלך. SharePoint Server 2016 כולל פריטי מדיניות המיישמים ביקורת, שמירת מסמכים וברקודים (כדי לוודא שתוכן מודפס יכול להיות מתואם לגירסאות אלקטרוניות תואמות). לקבלת מידע נוסף, ראה תכנון מדיניות ניהול מידע (SharePoint Server 2010).

   הערה: פריטי מדיניות אינם זמינים ב- SharePoint Foundation 2013.