השיתוף ב- Outlook תלוי בתוכן שברצונך לשתף ובסוג הגישה שברצונך להעניק לאנשים שאיתם אתה משתף.
לדוגמה, באפשרותך לשתף תיבת דואר בודדת בין כמה אנשים, שבה כל הדואר הנכנס והיוצא מגיע מתיבת דואר זו. לחלופין, באפשרותך לשתף תיקיה אחת או יותר, או את תיבת הדואר כולה עם אנשים אחרים. תוכל גם לאפשר לאחרים לנהל את לוח השנה או תיבת הדואר שלך.
כאשר אתה מעניק למישהו הרשאה לניהול תיבת הדואר שלך, אתה מעניק לו הרשאות נציג. פעולה זו אינה חורצת מהרשאות עריכה והיא מאפשרת למישהו לשלוח פריטי דואר או פריטי לוח שנה או פריטי לוח שנה בשמך או להגיב להן. במקרים מיוחדים, באפשרותך אף לאפשר ניהול מלא של תיבת הדואר ולוח השנה שלך, כאשר לנציג שלך יש הרשאות לפעול כשאתה יוצר הודעות או אירועים או מגיב להם. לקבלת מידע נוסף אודות נציגים, ראה אודות נציגים: אפשר למישהו אחר לנהל את הדואר ואת לוח השנה שלך ב- Outlook.
אם והאופן שבו תוכל לגשת לאפשרויות שיתוף שונות אלה ב- Outlook תלוי גם בסוג החשבון שבו אתה משתמש. לדוגמה, אפשרויות שיתוף מסוימות מוגבלות לחשבון בעבודה או בבית ספר המשמשים בארגון. לאפשרויות אחרות, כגון שיתוף לוח שנה, יש גישה רחבה יותר ובאפשרותך לבצע גם עם חשבון אישי, כגון חשבון Outlook.com או Hotmail.com שלך.
עצה: כדי להבין עוד אודות חשבונות, ראה מה ההבדל בין חשבון Microsoft לבין חשבון בעבודה או בבית ספר?
דרכים שונות לשיתוף ב- Outlook
הטבלה הבאה מתארת את הדרכים השונות לשיתוף ב- Outlook, את סוג החשבון הנדרש, ואם אתה זקוק למנהל ה- IT של הארגון שלך כדי להגדיר זאת עבורך.
|
סוג שיתוף |
Description |
תרחישים לדוגמה |
סוג חשבון |
נדרשת הגדרת מנהל IT |
|
תיבת דואר משותפת |
תיבת דואר משותפת מספקת לקבוצה או לגישה אישית לתיבת הדואר כולה. הדבר כולל תוכן תיבת דואר כגון תיקיות, לוחות שנה ואנשי קשר. כאשר אדם בקבוצה משיב להודעה שנשלחה לתיבת הדואר המשותפת, נראה כי הדואר האלקטרוני הוא מהכתובת המשותפת, ולא ממשתמש בודד. הרשאות בתיבות דואר משותפות עשויות להיות שונות בין חברים. |
צוות שירות לקוחות מעוניין בתיבת דואר בודדת שבה כל הדואר האלקטרוני הנכנס והיוצא עובר info@contoso.com. כל חבר בצוות שירות הלקוחות בעל גישה לתיבת הדואר המשותפת יכול לקבל הודעות ולהגיב עליהן. תשובות נשלחות תמיד info@contoso.com ללא קשר למי מהקבוצה מגיבה להודעה. |
חשבונות בעבודה או בבית ספר |
כן, נדרשת הגדרת מנהל מערכת.מנהל המערכת יקצה הרשאות לכל המשתמשים הזדרושים גישה לתיבת הדואר המשותפת. |
|
לוחות שנה משותפים |
לוחות שנה משותפים מוגבלים לתיקיה לוח שנה בתוך תיבת הדואר שלך. באפשרותך לבחור לשתף את לוח השנה שלך עם אדם אחד או עם אנשים מרובים. ההרשאות עשויות להיות שונות בין האנשים שאיתם אתה משתף את לוח השנה שלך, והן תלויות בחשבון שבו אתה משתמש כדי לשתף את לוח השנה שלך. היבטים מסוימים של שיתוף לוחות שנה מוגבלים רק בחשבונות בעבודה או בבית הספר. |
ייתכן שתרצה לשתף לוחות שנה עם מתזמן, מנהלי מערכת בכירים, עמיתים לעבודה, חברים, בני משפחה או אנשים מהימנים אחרים. |
חשבונות בעבודה או בבית הספר ובחשבונות אישיים |
לא נדרשת הגדרת מנהל מערכת. ברוב המקרים, באפשרותך לבחור את לוח השנה שברצונך לשתף ולהקצות הרשאות מתוך Outlook. אם אתה משתמש בחשבון בעבודה או בבית ספר, באפשרותך להעניק הרשאות נציג המאפשרות לנציג לשלוח הזמנות לפגישה ולהגיב להן בשמך. |
|
תיקיות משותפות |
בחר לשתף תיקיה אחת או יותר בתיבת הדואר שלך עם אנשים אחרים בארגון שלך. באפשרותך להגדיר את רמת הגישה לכל אדם שעו אתה משתף על-ידי הענקת הרשאות הצגה בלבד, עריכה או הקצאה.קיימים שני סוגים של הרשאות הקצאה. באפשרותך לבחור שאנשים ישלחו בשמך, או לשלוח בשמך. |
תרחיש 1: ברצונך לשתף תיקיה עם הרשאות תצוגה בלבד. לדוגמה, אתה מנהל פרוייקט וברצונך להעניק למישהו בצוות שלך גישה לכל הודעות הדואר האלקטרוני בתיקיה זו. באפשרותך לאפשר לאדם זה להגיב להודעות, אך הוא יכול להגיב רק בתור עצמו, ולא בשמך.תרחיש 2: מנהל מקצה הרשאות נציג לעוזר שלו, כך שהעוזר יכול לנטר הודעות דואר אלקטרוני ולהגיב להן בשמו. לחלופין, הם רוצים שלעוזר יהיה ניהול מלא של תיבת הדואר שלו ויעניקו לו הרשאות 'שלח בתור'. בשני המופעים, המנהל יכול לבחור לשתף את תיבת הדואר כולה שלו (כולל לוח השנה שלו) או לשתף תיקיות נבחרות בלבד. |
חשבונות בעבודה או בבית ספר |
בהתאם לאופן שבו ברצונך שאנשים אחרים יוכלו לגשת, ייתכן שתידרש הגדרת מנהל מערכת. באפשרותך לשתף תיקיות עם אנשים אחרים בארגון שלך. הדבר כולל הוספת מישהו כנציג והענקת הרשאות 'שלח בשם '. עם זאת, כדי להעניק הרשאות 'שלח כ' למישהו, עליך לפנות למנהל ה- IT האחראי לניהול Outlook בארגון שלך כדי להגדיר זאת עבורך. |
מוכן להתחיל לשתף?
בחר מאמר להלן כדי ללמוד כיצד להתחיל לשתף.
