פרוייקטים יכולים להגיע לידי ביטוי במהירות. בלי שתשים לב, פרוייקט בנייה פשוט הופך לקולאז' של פרויקטים קטנים יותר, כגון תכנון, חפירה, יסודות ושיווק. תוכל לקבל שליטה רבה יותר על הפרוייקט שלך על-ידי יצירת פרוייקטים קטנים יותר ב- Project ולאחר מכן קישורם לקובץ Project יחיד כדי להראות היכן הם מתאימים לפרוייקט האב שלך.
במאמר זה
- מבט כולל על פרוייקטי אב
- עבודה עם תת פרוייקטים בפרוייקט אב
- כיצד משאבים מושפעים בעת שילוב קבצים
- דרכים אחרות לשילוב קבצים
מבט כולל על פרוייקטי אב
ניתן לחשוב על פרוייקט אב כאוסף של פרוייקטים מאוחדים המציגים הירארכיה בין כמה פרוייקטים קשורים. פרוייקטים המתווספים לפרוייקט אב נקראים תת פרוייקטים.
בעת הוספת תת פרוייקט, סמל קטן של Project מבדיל אותו מפעילויות ערסל המהוות חלק מפרוייקט האב.
בפרוייקט האב, תת פרוייקטים מופיעים כפעילויות ערסל שניתן לסדר בקלות בחלוקה לרמות.
לחץ על סימן החיבור לצד תת פרוייקט כדי להרחיב את הפעילויות של תת פרוייקט זה להצגה.
כל תת פרוייקט מייצג שלב אחר או קבוצה פונקציונלית אחרת בפרוייקט הראשי.
בעת הוספת תת פרוייקט לפרוייקט האב, שני הפרוייקטים מקושרים זה לזה ובאפשרותך להציג את כל המידע בתת הפרוייקט מתוך פרוייקט האב.
בעת עדכון תת פרוייקט מתוך פרוייקט האב, הוא מתעדכן גם בקובץ המקור שלו. אם עליך רק לשלב קבצים כדי ליצור דוח או להדפיס תצוגה של מידע פרוייקט משולב, באפשרותך גם לאחד אותם באופן זמני בתצוגה.
יצירת פרוייקט אב ותת פרוייקטים מאפשרת לך לפצל פרוייקט גדול ולהקצות את חלקיו לאנשים הדרושים. במונחים של ניהול פרוייקטים, הקצאת תת-פרוייקטים באופן זה נותנת אחריות למי שעושה את העבודה ומתאימה בין סמכות לאחריות. במונחים של Project, יצירת תת פרוייקטים בפרוייקט אב מסייעת למנהלי פרוייקטים לקבל גישה לחלקים שלהם בלוח הזמנים ולשלוט בהם.
כדי להחליט אם עליך לפצל פרוייקט גדול לפרוייקט אב ותת פרוייקטים, שקול את הנקודות הבאות:
- הפרוייקט שלך גדול ומפורט מאוד. אם הפרוייקט שלך מכיל יותר מכמה מאות פעילויות, חלוקתו לתת-פרוייקטים עשויה להקל על ניהולו. אם חלקים מסוימים של הפרוייקט מכילים עבודה המחולקת לפרטים רבים יותר מחלקים אחרים, ייתכן שיהיה הגיוני להפוך חלקים אלה לתת-פרוייקטים כך שרוב המשתמשים יראו רק תיאור מסוכם של תת הפרוייקט, אך בעלי עניין יוכלו להציג אותו ביתר פירוט. קובץ אחד הוא כמעט תמיד החלופה המהירה יותר, אך היכולת להתמקד רק בחלק מהפרוייקט עשויה להיות שווה את התמורה.
- הארגון שלך אינו ריכוזי. בארגון מבוזר או מבוזר, פרוייקט אב ותת פרוייקטים מעניקים לעובדים שליטה רבה יותר על עבודתם מאשר קובץ פרוייקט מרכזי אחד.
- ברצונך להגביר את היעילות של שיטות התכנון של הארגון שלך. אם מנהלים בדרג נמוך אחראים ויודעים אילו פעילויות נדרשות בפרוייקט, הגיוני יותר לאפשר להם לתכנן את עבודת הצוותים שלהם ולאחר מכן לאחד את קבצי הפרוייקט שלהם לפרוייקט אב. אם תכנון מלמעלה למטה הוא הנורמה, מומלץ לארגן מחדש את התוכנית הראשונית בתתי פרוייקטים עם יישומה, כך שלמנהלי פרוייקטים או צוותים מסוימים תהיה גישה ללוחות הזמנים שלהם ולשליטה עליהם.
- אתה עובד על פרוייקטים מרובים. מנהלי פרוייקטים עשויים לנהל קבוצה של פרוייקטים שהם עובדים עליהם כל הזמן, בין אם הפרוייקטים קשורים זה לזה ובין אם לאו. במקום לפתוח אותם בזה אחר זה, באפשרותך לפתוח את כל תת הפרוייקטים בו-זמנית בעת פתיחת פרוייקט האב. גישה זו גם מקלה עליך ליצור דוחות על פרוייקטים מרובים. אם הפרוייקטים קשורים זה לזה, מנהל הפרוייקט יכול ליצור יחסי תלות בין פעילויות בפרוייקטים שונים. יצירת יחסי תלות בין פרוייקטים מקלה על מנהלי פרוייקטים שונים לראות כיצד העבודה של מנהלי פרוייקטים אחרים משפיעה על לוחות הזמנים שלהם.
- פרויקטים מסוימים כפופים לאחרים. באפשרותך לשקף במדויק את ההירארכיה של פרוייקטים מרובים על-ידי הוספת פרוייקטים שונים לקבצים אחרים. המבנה המתקבל של תת פרוייקטים צריך לשקף את סדרי העדיפויות ותחומי האחריות של חברי הצוות שלך, וכן את קשרי הגומלין בין פעילויות בתחומים שונים ואת תאריך היעד הכולל.
- כמה אנשים יכולים לשנות את הפרוייקט שלך. באופן אידיאלי, קובץ פרוייקט נמצא בבעלותו, מנוהל ומשתנה על-ידי מנהל פרוייקט יחיד. אך לעתים קרובות פרוייקט מהווה חלק מתוכנית גדולה יותר שמנהלים בכירים עשויים להזדקק לניהול. חברי צוות הפרוייקט יכולים להתמקד בעבודתם על-ידי הצגתה כקובץ נפרד, ומנהל הפרוייקט השולט בפרוייקט האב יכול לתאם את לוח הזמנים של כל צוות תת פרוייקט.
ייתכן שיהיה הגיוני לקבוע שאבני הדרך של פרוייקט האב יובילו לאבני הדרך של כל צוות תת פרוייקט כדי לשמור על תיאום לוחות הזמנים לתאריך היעד. באפשרותך לתאם אבני דרך על-ידי יצירת יחס תלות בין אבני הדרך או על-ידי העתקה והדבקה של פעילויות אבני הדרך מפרוייקט האב לכל תת פרוייקט. - לפרוייקט שלך יש בעלי עניין מרובים שחשובים להם חלקים שונים של הפרוייקט. כאשר אנשים רוצים לראות פרטים שונים, מנהלי פרוייקט יכולים להעביר את כל קבצי הפרוייקט לשרת ולהתאים אישית תצוגות שונות עבור בעלי עניין שונים. אותו קובץ פרוייקט יכול לשמש כתת פרוייקט בפרוייקטי אב שונים לשם התאמה אישית של המידע המוצג.
- ברצונך להגדיר את תת הפרוייקטים לקריאה בלבד. באפשרותך לקבל שליטה נוספת בחלקים של הפרוייקט על-ידי העברת פעילויות לתת-פרוייקט והגבלת הגישה לאנשים מסוימים.
- ברצונך לנתח את הנתיב הקריטי עבור כל שלב בנוסף לפרוייקט כולו. כל פרוייקט בודד מכיל נתיב קריטי. איחוד פרוייקטים מרובים לפרוייקט אב אחד מקל עליך לראות את התמונה הכוללת כנתיבים קריטיים מרובים בפרוייקט האב, תוך שמירה על נתיבים קריטיים נפרדים עבור כל תת פרוייקט.
מידע נוסף
עבודה עם תת פרוייקטים בפרוייקט אב
בעת הוספת תת פרוייקט לפרוייקט אב, תת הפרוייקט מיוצג כפעילות ערסל ברשימת הפעילויות ומחוון סמל פרוייקט מופיע בשדה מחוונים . תת הפרוייקט מוסט פנימה ברמת החלוקה של השורה שבה הוא מוסיף, אך באפשרותך להסיט אותו פנימה או החוצה כפי שהיית מוסיף כל פעילות אחרת. מאחר שתת הפרוייקט מוצג כפעילות ערסל, לא ניתן לערוך את מידע הערסל שלו, אך באפשרותך להרחיב את החלוקה לרמות כדי להציג את הפעילויות של תת הפרוייקט ולערוך את המידע אודות הפרוייקט בקובץ פרוייקט האב.
הערה
כל עיצוב שהחלת על פעילויות ערסל או מייצגי פעילויות בתת פרוייקט אינו מופיע בפרוייקט האב. מידע עיצוב מאוחסן בכל קובץ ויש להחיל אותו בנפרד על פרוייקט האב.
בעת שמירת פרוייקט האב, שינויים בתת הפרוייקט נשמרים גם בקובץ המקור של תת הפרוייקט. אם ברצונך לעבוד ישירות בקובץ המקור מבלי לפתוח את קובץ פרוייקט האב, שינויים בקובץ המקור של תת הפרוייקט מתעדכנים באופן אוטומטי בקובץ של פרוייקט האב.
הערה
אם אינך צריך עוד לסנכרן את פרוייקט האב ותת הפרוייקט, באפשרותך לבטל את הקישור ביניהם. לאחר מכן, אם מתבצעים שינויים בתת הפרוייקט או בפרוייקט האב, הקובץ האחר נותר ללא שינוי.
מידע נוסף
כיצד משאבים מושפעים בעת שילוב קבצים
לאחר איחוד קבצים לקובץ פרוייקט אב, המשאבים עבור שני הקבצים נשארים נפרדים, בדיוק כפי שהפעילויות בתת פרוייקט נשארות בתת הפרוייקט. באפשרותך לשנות מידע אודות משאבים בפרוייקט האב, והשינויים ישוכפלו בקובץ המקור של תת הפרוייקט. באפשרותך להציג את כל המשאבים בפרוייקט האב ובתת הפרוייקטים יחד בתצוגה ' גיליון משאבים ', אך לא ניתן להקצות משאב לפרוייקט אחר מלבד תת הפרוייקט שממנו הוא הגיע.
הערה
אם אותם משאבים נמצאים בשימוש בתתי פרוייקטים מרובים, תראה שמות משאבים כפולים מכיוון שהמשאבים אינם משולבים. עם זאת, אם ברצונך להקצות את המשאבים בתתי פרוייקטים שונים ולפענח שמות משאבים כפולים, באפשרותך לשלב אותם במאגר משאבים ולהפוך אותם לזמינים לקבצים האחרים.
דרכים אחרות לשילוב קבצים
פרוייקטי אב ותת פרוייקטים מאפשרים לך ליצור הירארכיה של פרוייקטים המשקפת את קשרי הגומלין ביניהם, ובמקרים מסוימים, גם את מבנה הארגון שלך. אך ייתכן שיהיו סיבות אחרות לאיחוד קבצי פרוייקט. לדוגמה, ייתכן שתרצה לשלב אותם באופן זמני לצורך סקירה מהירה או לצורך הדפסה.
איחוד קבצים לא קשורים
השתמש בקבצים מאוחדים אם יש לך קבצים מרובים שברצונך לשלב בחלון אחד, בין אם הקבצים קשורים זה לזה ובין אם לאו. שילוב קבצים לא קשורים בפרוייקט מאוחד מקל עליך לראות מידע מפרוייקטים מרובים בתצוגות שונות ולהדפיס אותם. תוכל לאחד קבצי פרוייקט אם עליך לעקוב אחר פרוייקטים מתמשכים רבים, למשל כאשר אתה מפתח מוצרים שונים בו-זמנית. באפשרותך למיין ולקבץ לפי שמות מוצרים, תאריכי יעד של פרוייקטים ומנהלים כדי לחפש ולהעריך את המידע הספציפי הדרוש לך. לדוגמה, באפשרותך להדפיס תצוגת תרשים גנט הכוללת את כל הפרוייקטים שלך.
יצירת סביבת עבודה של Groove
חלופה לאיחוד פרוייקטים היא ליצור סביבת עבודה המכילה קבצי פרוייקט בודדים, שכל אחד מהם פתוח בחלון משלו. השתמש בסביבת עבודה אם אתה עובד עם אותם קבצי פרוייקט לעתים קרובות ואינך מעוניין לאחד אותם לפרוייקט אחד גדול.
כאשר אתה פותח את הקבצים ולאחר מכן שומר אותם כסביבת עבודה, Project שומר את הקבצים ואת ההגדרות הנוכחיות שלהם בקובץ סביבת עבודה יחיד. לאחר מכן, כאשר תפתח את קובץ סביבת העבודה, תוכל לפתוח את כל הקבצים הכלולים בו-זמנית. לכל פרוייקט יש לחצן משלו בשורת המשימות, דבר המקל עליך לעבור מפרוייקט אחד למשנהו.
כדי ליצור סביבת עבודה, בחר או פתח את קבצי הפרויקט ולאחר מכן בחר File>Save Workspace.