תכנון סוגי תוכן וזרימות עבודה ב- SharePoint

תקציר: למד כיצד לשלב סוגי תוכן וזרימות עבודה בפתרון ניהול המסמכים של SharePoint 2013.

מאמר זה מתאר סוגי תוכן וזרימות עבודה ומספק הנחיות לגבי אופן התכנון לשילובם בפתרון ניהול המסמכים של SharePoint Server 2016. סוג תוכן הוא אוסף הניתן לשימוש חוזר של מטה-נתונים (עמודות), זרימת עבודה, אופן פעולה והגדרות אחרות עבור קטגוריית פריטים או מסמכים ברשימה או בספריית מסמכים או ברשימה או בספריית מסמכים של SharePoint Server 2016. סוגי תוכן מאפשרים לך לנהל את ההגדרות עבור קטגוריית מידע באופן מרכזי הניתן לשימוש חוזר. זרימת עבודה מאפשרת לך לצרף תהליך עסקי לפריטים ב- SharePoint Server 2016.

במאמר זה:

• מבט כולל על סוג תוכן
• תכנון סוגי תוכן של מסמך
• תכנון סוגי תוכן של רשימה
• תכנון זרימות עבודה
• גליון עבודה

לפני השימוש בגליון העבודה ' סוג תוכן ותכנון זרימת עבודה ' (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) הכלול במאמר זה כדי לתכנן את זרימות העבודה וסוגי התוכן שלך, ודא שקראת את זיהוי משתמשים וניתוח השימוש במסמכים ב- SharePoint 2013 והשלמת את גליונות העבודה "ניתוח השימוש במסמכים" ו"משתתפים במסמך" המשויכים למאמר זה.

מבט כולל על סוג תוכן

סוג תוכן מגדיר את התכונות של פריט רשימה, מסמך או תיקיה. כל סוג תוכן יכול לציין את הפרטים הבאים:

• מאפיינים לשיוך לפריטים מסוגו.
• מטה-נתונים שיש לשייך לפריטים מסוגם.
• זרימות עבודה שניתן להפעיל מפריטים מסוגו.
• מדיניות ניהול מידע לשיוך לפריטים מסוגו.
• תבניות מסמך (עבור סוגי תוכן של מסמכים).
• תכונות מותאמות אישית.

ניתן לשייך סוג תוכן לרשימה או לספריה. בעת ביצוע פעולה זו, אתה מציין שהרשימה או הספריה יכולה להכיל פריטים מסוג תוכן זה, וכי הפקודה 'חדש ' ברשימה או בספריה זו תאפשר למשתמשים ליצור פריטים חדשים מסוג זה.

ספריות מסמכים ורשימות מסמכים יכולות להכיל סוגי תוכן מרובים. לדוגמה, ספריה יכולה להכיל הן את המסמכים והן את הגרפיקה הקשורים לפרוייקט. כאשר רשימה או ספריה מכילה סוגי תוכן מרובים, חלים התנאים הבאים:

• כברירת מחדל, הפקודה 'חדש ' ברשימה או בספריה זו מאפשרת למשתמשים לבחור מתוך כל סוגי התוכן הזמינים בעת יצירת פריט חדש. הבעלים של סוג התוכן יכול לקבוע את התצורה של הפקודה 'חדש ' כך שתציג סוגי תוכן מסוימים בלבד.
• העמודות המשויכות לכל סוגי התוכן הזמינים מוצגות.

באפשרותך להגדיר סוגי תוכן מותאמים אישית בגלריית סוגי התוכן של אתר. סוג תוכן מותאם אישית חייב להיות נגזר, במישרין או בעקיפין, מסוג תוכן מרכזי כגון מסמך או פריט. לאחר שהוא מוגדר באתר, סוג תוכן מותאם אישית הופך לזמין באתר זה ובכל האתרים שמתחת לאתר זה. כדי להפוך סוג תוכן לזמין באופן נרחב ביותר בכל אוסף אתרים, הגדר אותו בגלריית סוגי התוכן של האתר ברמה העליונה. ב- SharePoint Server 2016, באפשרותך גם ליצור סוג תוכן מותאם אישית בתוך רכזת סוגי תוכן המוגדרת במופע של שירות מטה-נתונים מנוהלים. כאשר הוא נוצר ברכזת של סוגי תוכן, סוג התוכן יהיה זמין לאוספי אתרים אחרים המהווים חלק מיישומי אינטרנט המשויכים למופע זה של שירות מטה-נתונים מנוהלים.

לדוגמה, אם הארגון שלך משתמש בתבנית חוזה מסוימת, בגלריית סוגי התוכן של האתר ברמה העליונה באוסף אתרים, באפשרותך ליצור סוג תוכן המגדיר את המטה-נתונים עבור חוזה זה, את תבנית החוזה ואת זרימות העבודה הדרושות לסקירה ולהשלמה של החוזה. לאחר מכן, כל ספריית מסמכים באוסף האתרים שאליה אתה משייך את סוג התוכן 'חוזה' תכלול את כל התכונות הללו ותאפשר למחברים ליצור חוזים חדשים המבוססים על התבנית.

באתרים המבוססים על SharePoint Server 2016, לכל פריט רשימה או פריט ספריה המהווה ברירת מחדל, כגון 'איש קשר', 'משימה' או 'מסמך', יש סוג תוכן ליבה תואם בגלריית סוגי התוכן של האתר. בעת תכנון סוגי תוכן, באפשרותך להשתמש בהגדרות אלה של סוגי תוכן מרכזיים כנקודות התחלה ולבסס סוגי תוכן חדשים על סוגי תוכן קיימים לפי הצורך.

סוגי תוכן מאורגנים בהירארכיה המאפשרת לסוג תוכן אחד לרשת את המאפיינים שלו מסוג תוכן אחר. ירושה זו מאפשרת למחלקות מסמכים לשתף מאפיינים ברחבי ארגון, והיא מאפשרת לצוותים להתאים אישית מאפיינים אלה עבור אתרים או רשימות מסוימים.

לדוגמה, כל המסמכים הניתנים למסירה על-ידי המשתמש בארגון עשויים לדרוש ערכה של מטה-נתונים, כגון מספר חשבון, מספר פרוייקט ומנהל פרוייקט. על-ידי יצירת סוג תוכן 'תוצר לקוח' ברמה העליונה, שממנו יורשים כל סוגי המסמכים האחרים הניתנים לתצורת לקוח, אתה מוודא שהמידע הנדרש, כגון מספרי חשבון ומספרי פרוייקט, ישויך לכל המשתנים של מסמכי תוצר הלקוח בארגון שלך. שים לב שאם הבעלים של סוג התוכן מוסיף עמודה נדרשת נוספת לסוג התוכן 'תוצר לקוח' ברמה העליונה, הבעלים של סוג התוכן יכול להפיץ את השינויים לכל סוגי התוכן היורשים ממנו, מה שיוסיף את העמודה החדשה לכל מסמכי התוצר של הלקוח.

שילוב מאפיינים עם Office 2016

ב- Microsoft Office System, כאשר משתמש עורך מסמך משרת ניהול מסמכים של SharePoint Server 2016, לוח פרטי מסמך מוצג בחלק העליון של המסמך. לוח פרטי המסמך מציג תבנית הניתנת לעריכה של מאפייני המסמך בשרת.

SharePoint Server 2016 מקל עליך להתאים אישית את טופס המאפיין עבור סוג תוכן. בעת קביעת תצורה של סוג תוכן, באפשרותך להפעיל את InfoPath 2016, אשר יוצר טופס מאפיין המהווה ברירת מחדל המבוסס על מאפייני סוג התוכן. טופס ברירת המחדל כולל את אותם פקדים, פריסה וסכימה שבהם היה משתמש InfoPath 2016 אם לא הוגדר טופס מותאם אישית. לאחר מכן, תוכל להתאים אישית ולפרוס את הטופס כפי שהיית עושה עם כל טופס אחר ב- InfoPath 2016. לדוגמה, באפשרותך להוסיף את סמל החברה שלך, גופנים וערכת צבעים לטופס; לחבר אותו למקור נתונים מותאם אישית; להוסיף לוגיקה מותנית; ועיצוב תכונות טפסים הזמינות למשתמשים בהתבסס על תפקידיהם.

בנוסף לעריכת המאפיינים בלוח פרטי המסמך, מחברים המשתמשים ב- Word 2016 יכולים להוסיף למסמכים שלהם מאפיינים שהוגדרו בשרת. לדוגמה, אם מאפייני המסמך כוללים שם של מנהל פרוייקט, ניתן להוסיף שם זה לעמוד השער, לכותרת התחתונה או לכל מקום אחר שבו נעשה שימוש בשם המסמך. אם מנהל פרוייקט חדש מוקצה לפרוייקט, ניתן לעדכן את המאפיין 'מנהל פרוייקט' בשרת ניהול המסמכים. שם מנהל הפרוייקט המעודכן ישתקף בכל מופע של מאפיין זה שנוסף למסמך.

שימוש במטה-נתונים עם סוגי תוכן

מטה-נתונים הם מידע אודות מסמך המשמש לסיווג ולסיווג של התוכן שלך. מטה-נתונים משויכים לסוג תוכן כעמודה. מטה-נתונים יכולים לספק מידע הקשרי על המסמך שלך על-ידי שיוכו למחבר, לנושא, לקהל, לשפה וכן הלאה. בניגוד למאפיינים, מטה-נתונים מאוחסנים כעמודות ומנוע החיפוש של SharePoint יכול לכלול אותם באינדקס ולחפש בהם.

ניתן לשייך מטה-נתונים המתווספים ברמת אוסף האתרים לסוגי תוכן. על-ידי שימוש במטה-נתונים עם סוגי תוכן, כל סוגי התוכן המאוחרים יותר יכולים לרשת חלק מהמטה-נתונים או את כולם מסוג תוכן האב ברמת אוסף האתרים. לאחר מכן ניתן להוסיף מטה-נתונים נוספים ברמה נמוכה יותר, כגון מסמך יחיד.

תבניות עמודה

כל פריט מטה-נתונים המשויך לסוג תוכן הוא עמודה, המהווה מיקום ברשימה לאחסון מידע. רשימות או ספריות מוצגות לעתים קרובות בצורה גרפית כעמודות מידע. עם זאת, בהתאם לתצוגה המשויכת לרשימה, העמודות יכולות להופיע בצורות אחרות, כגון ימים בתצוגת לוח שנה. בטפסים המשויכים לרשימה או לספריה, העמודות מוצגות כשדות.

באפשרותך להגדיר עמודות לשימוש בסוגי תוכן מרובים. לשם כך, צור אותן בגלריית תבניות עמודה. בכל אתר באוסף אתרים קיימת גלריית תבניות עמודה. בדומה לסוגי תוכן, עמודות המוגדרות בגלריה 'תבניות עמודה' של אתר זמינות באתר זה ובכל האתרים שמתחתיו.

סוגי תוכן של תיקיה

סוגי תוכן של תיקיה מגדירים את המטה-נתונים המשויכים לתיקיה ברשימה או בספריה. בעת החלת סוג תוכן של תיקיה על רשימה או ספריה, הפקודה 'חדש ' ברשימה או בספריה זו תכלול את סוג התוכן של התיקיה, דבר המאפשר למשתמשים ליצור תיקיות מסוג זה.

באפשרותך להגדיר תצוגות ברשימה או בספריה שיהיו זמינות רק בתיקיות של סוג תוכן מסוים. פעולה זו שימושית כאשר ברצונך שתיקיה תכיל סוג מסוים של מסמך, וברצונך שהתצוגות בתיקיה זו יציגו רק עמודות הרלוונטיות לסוג המסמך הכלול בתיקיה זו.

באמצעות מודל האובייקטים של מוצרי SharePoint, באפשרותך להתאים אישית את הפקודה 'חדש ' עבור סוג תוכן תיקיה כך שכאשר משתמש יוצר תיקיה חדשה מסוג זה, התיקיה מאוכלסת מראש בקבצים ובמסמכים מרובים בהתבסס על תבניות המאוחסנות בשרת. אפשרות זו שימושית, לדוגמה, ליישום סוג מסמך מורכב הדורש שקבצים מרובים יוכלו לתרום למסמך תוצר יחיד.

ערכות מסמכים היא תכונה ב- SharePoint Server 2016 המאפשרת לך להשתמש ב- Office 2016 לניהול תוצרים המתפרסים על-פני מסמכים מרובים. ערכות מסמכים הן סוגים מיוחדים של תיקיות המשמשות לניהול תוצר יחיד, או מוצר עבודה, שיכול לכלול מסמכים מרובים במיקומים מרובים. יצירת ערכות מסמכים מתבצעת באמצעות תבניות ניתנות להרחבה המסופקות עם SharePoint Server 2016. באפשרותך גם להתאים אישית תבניות של ערכות מסמכים כדי לייצג את תוצרי העבודה הרלוונטיים לארגון שלך. ערכות מסמכים כוללות גם בקרת גירסאות, המאפשרת לך לתעד את המצב של ערכת המסמכים השלמה בנקודות שונות במחזור החיים שלה. לקבלת מידע נוסף אודות ערכות מסמכים, ראה תכנון ערכות מסמכים (SharePoint Server 2010).

תכנון סוגי תוכן של מסמך

השלב הראשון בתכנון סוגי תוכן של מסמכים הוא סקירת כל סוג מסמך המופיע בגליון העבודה 'ניתוח שימוש במסמך ' (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) כדי לקבוע אם סוג תוכן קיים מתאים לסוג זה של מסמך. כל סוג תוכן של מסמך אמור לרשת את ההגדרות שלו ישירות מסוג תוכן הליבה 'מסמך' או מסוג תוכן שמקורו בסוג התוכן 'מסמך'. פעולה זו מבטיחה שהעמודות הבסיסיות עבור סוגי המסמכים שלך, כגון 'כותרת' ו'נוצר על-ידי', קיימות ושניתן לשייך תבנית לסוג התוכן. אם סוג תוכן ליבה (כגון מסמך) מספיק, הזן את שם סוג התוכן בעמודה סוג תוכן של גליון העבודה "ניתוח שימוש במסמך".

לקבלת מידע אודות שינוי סוגי תוכן הליבה, הורד את הסקירה הטכנית "הדרכה לעריכה של סוגי תוכן מוגדרים מראש ועמודות אתר" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

תכנון סוגי תוכן של רשימה

הרכיבים של סוג תוכן רשימה כוללים את העמודות של מטה-נתונים המשויכים לסוג התוכן ואת זרימות העבודה שיכולות לפעול בפריטים מסוג תוכן זה. השתמש בסוג תוכן רשימה כדי להגדיר סוג של פריט רשימה ייחודי לפתרון שלך. לדוגמה, בפתרון של מוקד שירות לקוחות, שבו מומחי תמיכה חוקרים ופותרים בעיות טכניות של לקוחות, ניתן להשתמש בסוג תוכן רשימה כדי לתקנן את הנתונים עבור כל אירוע תמיכה וכדי לעקוב אחר האירוע באמצעות זרימת עבודה.

תכנון זרימות עבודה

זרימות עבודה מיישמות תהליכים עסקיים במסמכים, בדפי אינטרנט, בטפסים ובפריטי רשימה ב- SharePoint Server 2016. ניתן לשייך אותם לספריות, לרשימות או לסוגי תוכן.

בניהול מסמכים, השתמש בזרימות עבודה כדי לנתב מסמכים מאדם לאדם כדי שכל אחד מהם יוכל להשלים את משימות ניהול המסמכים שלו, כגון סקירת מסמכים, אישור הפרסום או ניהול המחיקה שלו. בנוסף, השתמש בזרימות עבודה מותאמות אישית כדי להעביר מסמכים מאתר או ספריה אחת לאחרת. לדוגמה, באפשרותך לעצב זרימת עבודה להעתקת מסמך מאתר אחד לאתר אחר כאשר המסמך מתוזמן לאחסון בארכיון.

SharePoint Server 2016 כולל זרימת עבודה של שלושה מצבים, שבה באפשרותך להשתמש כדי לנהל תהליכים עסקיים העוקבים אחר המצב של פריט בשלושה מצבים או שלבים. SharePoint Server 2016 כולל גם את זרימות העבודה הבאות העונות על צרכי ניהול המסמכים:

• איסוף משוב שליחת מסמך לבדיקה.
• אישור שליחת מסמך לאישור, לעתים קרובות כתנאי מוקדם לפרסומו.
• נטייה מנהל תפוגת ומחיקה של מסמכים.
• איסוף חתימות ניתוב מסמך לחתימות.

שייך זרימת עבודה לסוג תוכן כאשר ברצונך להפוך זרימת עבודה זו לזמינה כאשר סוג תוכן זה נמצא בשימוש. לדוגמה, סוג תוכן של הזמנת רכש עשוי לדרוש אישור של מנהל לפני שניתן יהיה להשלים את העסקה. כדי לוודא שזרימת העבודה מסוג 'אישור' זמינה תמיד בעת הפעלת הזמנת רכש, צור סוג תוכן של הזמנת רכש ושייך אליו את זרימת העבודה של האישור. לאחר מכן, הוסף את סוג התוכן 'הזמנת רכש' לכל ספריות המסמכים שבהן יאוחסנו הזמנות רכש.

כדי לתכנן זרימות עבודה עבור פתרון ניהול המסמכים שלך, נתח כל סוג תוכן מסמך שבכוונתך ליישם וזהה את התהליכים העסקיים שצריכים להיות זמינים להפעלה בתוכן מסוג זה. לאחר מכן, זהה את זרימות העבודה שיהיה עליך להפוך לזמינות עבור תוכן זה.

להלן טבלה לדוגמה המנתחת זרימות עבודה עבור סוג תוכן של חוזה.

תהליך חוזה	זרימת עבודה בחוזה
סקירת טיוטות.	איסוף משוב
קבל אישור מהמנהל ומהיועץ המשפטי.	אישור
פתור בעיות פתוחות.	מעקב אחר נושאים
קבל חתימות.	איסוף חתימות

לקבלת מידע נוסף, ראה זרימת עבודה ב- SharePoint 2013.

Worksheet

השתמש בגליון העבודה הבא כדי לתעד את המידע המתאר במאמר זה:

• גליון עבודה לתכנון סוגי תוכן וזרימת עבודה (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)

זרימת עבודה ב- SharePoint 2013קביעת תצורה של זרימת עבודה ב- SharePoint Server 2013SharePoint 2013 עבור מומחי IT