תכנון ערכות מסמכים ב- SharePoint Server

חל על
SharePoint Server 2013

תקציר: למד אודות התכונה 'ערכת מסמכים' ב- SharePoint Server 2013, כיצד לנהל ערכות מסמכים ולתכנן עבור סוגי תוכן של ערכות מסמכים.

מאמר זה מתאר ערכות מסמכים ומספק הדרכה כיצד תוכל לשלב אותן עם פתרון ניהול המסמכים של SharePoint Server 2016 שברשותך.

במאמר זה:

אודות ערכות מסמכים

ערכות מסמכים הן תכונה ב- SharePoint Server 2016 המאפשרת לארגון לנהל תוצר יחיד, או מוצר עבודה, שיכול לכלול מסמכים או קבצים מרובים. ערכת מסמכים היא סוג מיוחד של תיקיה המשלבת תכונות ייחודיות של ערכת מסמכים, את התכונות ואופן הפעולה של תיקיות ומסמכים, ומספקת ממשק משתמש (UI), מטה-נתונים ורכיבי מודל אובייקטים המסייעים לנהל את כל ההיבטים של תוצר העבודה.

עבור צוותים ומשתמשים בארגונים רבים, יש צורך בערכת מסמכים או בתוצר עבודה כדי לנהל טוב יותר פרוייקט או תוצר. לדוגמה, ייתכן שצוות משפטי יצטרך לאסוף, ליצור ולנהל מסמכים, תמונות וקבצי שמע שונים הקשורים לתיק מסוים. לחלופין, ייתכן שצוות מכירות יצטרך להדר מסמכים ממקורות שונים כדי ליצור ולנהל בקשה להצעה (RFP) עבור לקוח פוטנציאלי. ערכות מסמכים מספקות לצוותים ולמשתמשים אלה את היכולת לנהל ערכות מסמכים אלה כאוסף, תוצר או מוצר עבודה יחיד. לאחר מכן, בעלי ערכת מסמכים יכולים ליצור דף פתיחה מותאם אישית שיכול להציג את הפריטים הכלולים ומידע חשוב אודות תוצר העבודה.

ב- SharePoint Server 2016, ארגונים המעוניינים ליצור ולנהל ערכות מסמכים באופן עקבי יכולים לקבוע תצורה של סוג תוכן של ערכת מסמכים עבור כל מוצר עבודה שהם יוצרים בדרך כלל. סוג תוכן של ערכת מסמכים יכול להגדיר לאחר מכן סוגי תוכן, תכונות, פריטי ברירת מחדל, עמודות, זרימות עבודה ופריטי מדיניות מאושרים. לאחר מכן ניתן ליצור סוגי תוכן מותאמים אישית נוספים של ערכת מסמכים מסוג תוכן האב, שכל אחד מהם יורש מאפיינים והגדרות מסוג התוכן של ערכת מסמך האב. לאחר הוספת סוג התוכן לספריה, המשתמשים יכולים ליצור ערכת מסמכים שיורשת את התכונות של סוג התוכן 'ערכת מסמכים' באמצעות הפקודה ' חדש '. סוג תוכן של ערכת מסמכים מספק הגדרות נוספות שמאפשרות לך לציין סוגי תוכן מותרים, תוכן ברירת מחדל, עמודות משותפות, עמודות של דף פתיחה ותצוגת דף פתיחה המהווה ברירת מחדל.

לקבלת מידע נוסף אודות סוגי תוכן, ראה תכנון סוגי תוכן וזרימות עבודה (SharePoint Server 2010).

לקבלת מידע נוסף אודות יצירה וניהול של ערכות מסמכים ב- SharePoint Server 2016, עיין ביצירה וקביעת תצורה של סוג תוכן חדש של ערכת מסמכים בעזרה של SharePoint Server 2016.

ניהול ערכות מסמכים

ערכות מסמכים ב- SharePoint Server 2016 משתפות רבות מאותן תכונות ומאפיינים כמו תיקיות. עם זאת, עליך להיות מודע לכמה שיקולים חשובים בעת תכנון פתרון של ערכת מסמכים.

  • אין מגבלה על מספר המסמכים שיכולים להתקיים בערכת מסמכים. עם זאת, זמני טעינת התצוגה עשויים להיות מוגבלים על-ידי סף תצוגת הרשימה, המוגדר כברירת מחדל ל- 5,000 פריטים. תיקיות מותרות בערכות מסמכים, אך לא ניתן להשתמש בניווט במטה-נתונים בערכת מסמכים. לכן, חשוב לשקול את האפשרות של חריגה מערכי סף תצוגת הרשימה ושיקולים של עיצוב ניווט בעת קביעת מספר הפריטים שצריכים להתקיים בערכת מסמכים. בנוסף, בעת השימוש בתכונה 'שלח אל ' עם ערכת מסמכים, הסכום עבור כל המסמכים בערכת מסמכים לא יכול להיות גדול מ- 50MB. עבור אוסף או מוצר עבודה עם מספר גדול מאוד של פריטים, מבנה תיקיות בספריית מסמכים עשוי להיות פתרון טוב יותר.
  • אין מגבלה על מספר ערכות המסמכים שיכולות להתקיים בספריית מסמכים. עם זאת, מספר ערכות המסמכים שיכולות להופיע ברשימות יוגבל על-ידי סף תצוגת הרשימה.
  • בעת שימוש במטה-נתונים משותפים, אם יש יותר מ- 10 פריטים שמשתמשים במטה-נתונים משותפים בערכת מסמכים, עדכוני המטה-נתונים יופעלו באמצעות משימת שעון עצר כל 15 דקות. לדוגמה, אם יש לך 10 מסמכים ברמה העליונה של הספריה, ומסמך אחד בערכת מסמכים עם מטה-נתונים משותפים, משימת הזמן לא תפעל. אך אם תוסיף ערכת מסמכים נוספת עם 9 מסמכים נוספים, משימת שעון העצר תפעל.
  • בעת שימוש בניתוב של ערכת מסמכים, ערכות מסמכים הנשלחות לסדרן תוכן יישארו בספריית השחרור ויועברו למיקום המתאים על-ידי משימת שעון העצר של העיבוד של סדרן התוכן, אשר כברירת מחדל פועלת מדי יום.

כדי להשתמש בערכות מסמכים באוסף אתרים, התכונה 'ערכות מסמכים' חייבת להיות זמינה.

כדי להפוך את התכונה 'ערכות מסמכים' לזמינה עבור אוסף אתרים

  1. בדף 'הגדרות האתר ', תחת 'ניהול אוסף אתרים', לחץ על 'תכונות אוסף אתרים'.
  2. בדף תכונות , עבור ערכות מסמכים, לחץ על הפעל.

לאחר הפיכת התכונה 'ערכות מסמכים' לזמינה, באפשרותך ליצור סוגי תוכן של ערכת מסמכים.

סוגי תוכן של ערכת מסמכי תכנון

באפשרותך לתכנן סוגי תוכן של ערכת מסמכים עבור הפתרון שלך באמצעות גליון העבודה 'ניתוח שימוש במסמכים', שאותו תוכל להשלים באמצעות המאמר זיהוי משתמשים וניתוח השימוש במסמכים ב- SharePoint 2013. לאחר מכן תוכל להשתמש בגליון העבודה 'סוג תוכן ' (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409) כדי לתעד את ההחלטות שלך לגבי כל סוג תוכן חדש של ערכת מסמכים שבו תשתמש בפתרון שלך.

כדי לתכנן סוגי תוכן של ערכת מסמכים באמצעות גליון העבודה 'סוג תוכן'

  1. הזן Document Set בשדה 'סוג תוכן ' של גליון העבודה 'סוג תוכן'.

  2. הזן את כתובת ה- URL של האתר שבה יוגדר סוג התוכן החדש של ערכת המסמכים. שים לב שסוגי התוכן זמינים באתר שבו הם מוגדרים ובכל האתרים שמתחת לאתר זה.

  3. קביעת סוג תוכן האב הזן את סוג התוכן של ערכת מסמכי האב בשדה 'סוג תוכן אב ' של גליון העבודה 'סוג תוכן'. סוג תוכן זה יהיה סוג תוכן ליבה של ערכת מסמכים או סוג תוכן מותאם אישית של ערכת מסמכים שכבר תכננת.

  4. קביעת הגדרות ערכת מסמכים קבע ולאחר מכן ציין את ההגדרות הבאות של ערכת המסמכים בגליון העבודה 'סוג תוכן':

    1. קביעת סוגי תוכן מותרים ציין את סוגי התוכן המוגדרים כברירת מחדל שיהיו מותרים בסוג תוכן ערכת מסמכים זה.
    2. קביעת תוכן ברירת מחדל אם סוג התוכן של ערכת המסמכים שאתה יוצר יוגדר ליצור באופן אוטומטי תוכן ברירת מחדל בעת יצירת מופע חדש של ערכת מסמכים, תוכל להוסיף קבצים לערכת המסמכים באופן ידני. ניתן להוסיף רק קבצים מסוגי התוכן המותרים עבור ערכת המסמכים.
    3. קביעת עמודות משותפות ציין אם יש לסנכרן באופן אוטומטי את ערכי העמודה של ערכת המסמכים עם כל המסמכים הכלולים בערכה.
    4. קביעת עמודות של דף פתיחה ציין אילו עמודות יוצגו בדף הפתיחה עבור כל ערכת מסמכים.
    5. קביעת תצוגת דף הפתיחה ציין את התצוגה להצגת התוכן של ערכת המסמכים בדף הפתיחה.

  5. קביעת העמודות וסדר העמודות בטבלה 'תכנן עמודות' של גליון העבודה 'סוג תוכן':

    1. הזן כל עמודה שעוברת בירושה מסוג תוכן האב. בעמודה חדש? , הקלד No עבור כל ערך.
    2. עבור כל עמודה נוספת, הזן את שם העמודה המוגדרת מראש או העמודה שתיצור. הזן את השמות של העמודות הנוספות ואת הסוגים שלהן, וציין אם הן חדשות.

  6. במקטע תבנית תוכנית של גליון העבודה, הקלד None.

  7. קביעת זרימות העבודה אם קיימת זרימת עבודה זמינה הרלוונטית לסוג התוכן 'ערכת מסמכים', תוכל לשייך אותה לסוג התוכן. לאחר מכן ניתן להפעיל את זרימת העבודה בכל פריט רשימה בעל סוג תוכן זה. לדיון מלא בנושא תכנון זרימת עבודה, ראה תכנון זרימות עבודה. לאחר סקירת זרימות העבודה וקביעת זרימות העבודה הזמינות, הזן כל זרימת עבודה לשיוך לסוג התוכן בטבלה 'תכנון זרימות עבודה' של גליון העבודה 'סוג תוכן'. אם זרימת העבודה אינה עוברת בירושה מסוג תוכן האב, הזן מידע זה בעמודה חדש? .

  8. קבע את המדיניות מדיניות היא מערכת כללים לסוג של תוכן; תכונות מדיניות מספקות את הפרטים של כל כלל, כגון אם פריטים מסוג תוכן ניתנים להדפסה או אילו פעולות בפריט צריכות לעבור ביקורת. לקבלת מידע נוסף אודות תכנון מדיניות, ראה תכנון מדיניות ניהול מידע ב- SharePoint Server 2013. לאחר סקירת פריטי מדיניות וקביעת תכונות המדיניות ותבניות המדיניות הזמינות, במקטע 'תכנון מדיניות ' של גליון העבודה 'סוג תוכן', בצע את הפעולות הבאות:

    1. אם לסוג תוכן האב יש הגדרות מדיניות, הן יחולו ללא שינוי בסוג התוכן החדש. פעולה זו מבטיחה שפריטי מדיניות, לאחר הגדרתם, ייאכפו בכל סוגי התוכן הרלוונטיים. אם סוג התוכן הנוכחי יורש את הגדרות המדיניות שלו מסוג האב שלו, במקטע 'תכנן מדיניות ' של גליון העבודה 'סוג תוכן', השב Yes על השאלה "האם המדיניות מוגדרת בסוג תוכן האב?".
    2. אם סוג התוכן הנוכחי יורש מדיניות המבוססת על סוג תוכן האב, בשדה רשום את שם המדיניות של המקטע תכנון מדיניות , הקלד את שם תבנית המדיניות. באופן דומה, אם סוג התוכן הנוכחי אינו יורש מדיניות וברצונך להחיל תבנית מדיניות, בשדה רשום את שם המדיניות של המקטע תכנן מדיניות , הקלד את שם תבנית המדיניות.
    3. אם סוג התוכן הנוכחי יורש תכונה בודדת אחת או יותר מסוג תוכן האב, הזן כל תכונה של מדיניות בטבלה 'תכונה' במקטע ' תכנון מדיניות' של גליון העבודה. לעומת זאת, אם סוג התוכן הנוכחי אינו יורש מדיניות וברצונך לשייך תכונות מדיניות לסוג התוכן הנוכחי, הזן תכונות מדיניות אלה בטבלת התכונות . שים לב שלא ניתן לשייך הן תכונות מדיניות בודדות והן מדיניות לפי שם לסוג תוכן.

גליונות עבודה

השתמש בגליונות העבודה הבאים כדי לתעד את המידע הנדון במאמר זה:

זיהוי משתמשים וניתוח השימוש במסמכים (SharePoint Server 2010)תכנון סוגי תוכן וזרימות עבודה (SharePoint Server 2010)