תכנון ניהול גירסאות של מסמכים, אישור תוכן ופקדי הוצאה ב- SharePoint

סיכום: למד כיצד להשתמש ניהול גירסאות, אישור תוכן והוצאה ב- SharePoint 2013 כדי לשלוט בגירסאות המסמך לאורך מחזור החיים שלהן.

מאמר זה מתאר כיצד לתכנן להשתמש ניהול גירסאות, אישור תוכן והוצאה ב- SharePoint Server 2016 כדי לשלוט בגירסאות מסמכים לאורך מחזור החיים שלהם.

לפני קריאת מאמר זה, עליך להבין את תהליך תכנון ניהול המסמכים המתואר במאמר מבט כולל על ניהול מסמכים ב- SharePoint 2013.

במאמר זה:

• אודות ניהול גירסאות, אישור תוכן והוצאה
• תכנון ניהול גירסאות
• תכנון אישור תוכן
• תכנון של הוצאה ותבצע צ'ק-אין

אודות ניהול גירסאות, אישור תוכן והוצאה

SharePoint Server 2016 כולל את התכונות הבאות שעשויות לעזור לך לשלוט במסמכים בספריית מסמכים:

• ניהול גירסאות הוא השיטה שבה מספרות ונשמרות רציפות של מסמך.
• אישור תוכן הוא השיטה שבה חברי אתר בעלי הרשאות מאשר שולטים בפרסום התוכן.
• הוצאה והכנסה הן השיטות שבהן המשתמשים יכולים לשלוט בצורה טובה יותר בעת יצירת גירסה חדשה של מסמך וגם להעיר על שינויים שהם ביצעו בעת הכנסת מסמך.

עליך לקבוע הגדרות עבור תכונות הפיקוח על תוכן המתוארות במאמר זה בספריות מסמכים. כדי לשתף הגדרות אלה בין ספריות בפתרון שלך, באפשרותך ליצור תבניות של ספריית מסמכים הכוללות את הגדרות הפיקוח על התוכן שלך. פעולה זו מבטיחה שספריות חדשות ישקפו את החלטות הפיקוח על התוכן שלך.

לקבלת מידע נוסף אודות ניהול גירסאות, ראה הפעלה ותצורה של ניהול גירסאות עבור רשימה או ספריה.

תכנון ניהול גירסאות

פקד ניהול הגירסאות המוגדר כברירת מחדל עבור ספריית מסמכים תלוי בתבנית אוסף האתרים. עם זאת, באפשרותך לקבוע את התצורה של בקרת ניהול גירסאות עבור ספריית מסמכים בהתאם לדרישות הספציפיות שלך. לכל ספריית מסמכים יכול להיות פקד ניהול גירסאות שונה שמתאים בצורה הטובה ביותר למסמכים מסוג זה בספריה. SharePoint Server 2016 כולל שלוש אפשרויות של ניהול גירסאות:

• אין ניהול גירסאות מציין שלא יישמרו גירסאות קודמות של מסמכים. כאשר ניהול גירסאות אינו נמצא בשימוש, גירסאות קודמות של מסמכים אינן ניתנות לאחזור, וגם היסטוריית המסמכים אינה נשמרת מאחר שהערות הנלוות לכל אתחול של מסמך אינן נשמרות. השתמש באפשרות זו בספריות מסמכים המכילות תוכן או תוכן לא משמעותי שלעולם לא ישתנו.
• יצירת גירסאות ראשיות מציין כי גירסאות ממוספרות של מסמכים נשמרות באמצעות סכימת ניהול גירסאות פשוטה (כגון 1, 2, 3). כדי לשלוט בהשפעה על שטח האחסון, באפשרותך לציין כמה גירסאות קודמות לשמור, לספור לאחור מהגירסה הנוכחית.
  ניהול גירסאות ראשי, בכל פעם שגירסה חדשה של מסמך נשמרת, כל המשתמשים שיש להם הרשאות לספריית המסמכים יוכלו להציג את התוכן. השתמש באפשרות זו כאשר אינך מעוניין להבחין בין גירסאות טיוטה של מסמכים לגירסאות שפורסמו. לדוגמה, בספריית מסמכים המשמשת קבוצת עבודה בארגון, ניהול גירסאות ראשיות הוא אפשרות טובה אם כל חברי הצוות חייבים להיות מסוגלים להציג את כל ההאצות של כל מסמך.
• יצירת גירסאות ראשיות ומשניות (טיוטה) מציין כי גירסאות ממוספרות של מסמכים נשמרות באמצעות ערכת ניהול גירסאות ראשית ומשנית (כגון 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). גירסאות המסתיימים ב - .0 הן גירסאות ראשיות וגירסאות המסתיימים בהרחבות שאינן אפס הן גירסאות משניות. גירסאות ראשיות ומשניות קודמות של מסמכים נשמרות יחד עם הגירסאות הנוכחיות. כדי לשלוט בהשפעה על שטח האחסון, באפשרותך לציין כמה גירסאות ראשיות קודמות לשמור, לספור לאחור מהגירסה הנוכחית. באפשרותך גם לציין כמה גירסאות ראשיות יש לשמור כוללות את הגירסאות המשניות שלהן בהתאמה. לדוגמה, אם תציין שיש לשמר גירסאות משניות עבור שתי גירסאות ראשיות והגירסה הראשית הנוכחית היא 4.0, כל הגירסאות המשניות החל מ- 3.1 יישמרו.
  ניהול גירסאות ראשי ומשניות, כל משתמש בעל הרשאות קריאה יכול להציג גירסאות ראשיות של מסמכים. באפשרותך לציין אילו משתמשים יוכלו גם להציג גירסאות משניות. בדרך כלל, מומלץ להעניק הרשאות להצגה ולעבוד עם גירסאות משניות למשתמשים שיכולים לערוך פריטים, ולהגביל משתמשים בעלי הרשאות קריאה להצגת גירסאות ראשיות בלבד.
  השתמש ניהול גירסאות ראשי ומשניות כאשר ברצונך להבחין בין תוכן שפורסם שניתן להציג על-ידי קהל ותוכן טיוטה שאינו מוכן עדיין לפרסום. לדוגמה, באתר אינטרנט של משאבי אנוש המתאר את היתרונות הארגוניים, השתמש ניהול גירסאות ראשי ומשניות כדי להגביל את הגישה של העובדים לתיאורי יתרונות בזמן שהתיאורים מתוקנים.

תכנון אישור תוכן

השתמש באישור תוכן כדי להפוך תוכן לזמין לקהל ולשלוט בו. לדוגמה, ארגון שמפרסם תוכן באחד המוצרים או השירותים שלו עשוי לדרוש סקירה ואישור משפטיים לפני פרסום התוכן.

טיוטת מסמך הממתיינה לאישור תוכן נמצאת במצב ממתין. כאשר מאשר סוקר סוקר את המסמך ומאשר את התוכן, הוא הופך לזמין להצגה על-ידי משתמשים בעלי הרשאות קריאה. בעלים של ספריית מסמכים יכול להפוך אישור תוכן לזמין עבור ספריית מסמכים, ואם תרצה, לשייך זרימת עבודה לספריה כדי להפעיל את תהליך האישור.

האופן שבו מסמכים נשלחים לאישור משתנה בהתאם להגדרות ניהול הגירסאות בספריית המסמכים:

• אין ניהול גירסאות אם ניהול גירסאות אינו נמצא בשימוש והשינויים במסמך נשמרים, מצב המסמך הופך לממתין. SharePoint Server 2016 שומר את הגירסה הקודמת של המסמך כך שמשתמשים בעלי הרשאות קריאה עדיין יוכלו להציג אותו. לאחר אישור השינויים הממתינים, הגירסה החדשה של המסמך זמינה להצגה על-ידי משתמשים בעלי הרשאות קריאה והגירסה הקודמת אינה נשמרת.
  אם ניהול גירסאות אינו נמצא בשימוש ומסמך חדש מועלה לספריית המסמכים, הוא נוסף לספריה במצב 'ממתין' ולא ניתן להציג אותו על-ידי משתמשים בעלי הרשאות קריאה עד לאישורה.
• יצירת גירסאות ראשיות אם נעשה שימוש ניהול גירסאות ראשי והשינויים במסמך נשמרים, מצב המסמך הופך ל'ממתין' והגירסה הראשית הקודמת של המסמך הופכת לזמינה להצגה על-ידי משתמשים בעלי הרשאות קריאה. לאחר ששינויים במסמך אושרו, גירסה ראשית חדשה של המסמך נוצרת וזמינה למשתמשים בעלי הרשאות קריאה, והגירסה הראשית הקודמת נשמרת ברשימת ההיסטוריה של המסמך.
  אם נעשה שימוש ניהול גירסאות ראשי ומסמך חדש מועלה לספריית המסמכים, הוא נוסף לספריה במצב 'ממתין' ולא ניתן להציג אותו על-ידי משתמשים בעלי הרשאות קריאה עד לאישורו כגירסה 1.
• יצירת גירסאות ראשיות ומשניות (טיוטה) אם נעשה שימוש ניהול גירסאות ראשי ומשניות ושינויים במסמך נשמרים, למחבר יש אפשרות לשמור גירסה משנית חדשה של המסמך כטיוטה או ליצור גירסה ראשית חדשה, פעולה ש משנה את מצב המסמך ל'ממתין'. לאחר שהשינויים במסמך אושרו, נוצרת גירסה ראשית חדשה של המסמך וזמינה למשתמשים בעלי הרשאות קריאה. ניהול גירסאות ראשי ומשניות, הן בגירסאות ראשיות והן בגירסאות משניות של מסמכים נשמרים ברשימת ההיסטוריה של המסמך.
  אם נעשה שימוש ניהול גירסאות ראשי ומשניות ומסמך חדש מועלה לספריית המסמכים, ניתן להוסיף אותו לספריה במצב טיוטה כגירסה 0.1 או שהמחבר יכול לבקש אישור באופן מיידי. במקרה זה, מצב המסמך הופך לממתין.

תכנון של הוצאה ותבצע צ'ק-אין

באפשרותך לדרוש מהמשתמשים להוציא מסמכים מספריית מסמכים לפני עריכת המסמכים. היתרונות של דרישת הוצאה והוצאה כוללים את היתרונות הבאים:

• שליטה טובה יותר במתן יצירה של גירסאות מסמך. בעת הוצאת מסמך, המחבר יכול לשמור את המסמך מבלי להכניס אותו. משתמשים אחרים בספריית המסמכים לא יוכלו לראות שינויים אלה, ולא תיווצר גירסה חדשה. גירסה חדשה (גלויה למשתמשים אחרים) נוצרת רק כאשר מחבר בודק מסמך. פעולה זו מעניקה למחבר גמישות ושליטה רבה יותר.
• לכידה טובה יותר של מטה-נתונים. בעת הכנסת מסמך, המחבר יכול לכתוב הערות המתארות את השינויים שבוצעו במסמך. פעולה זו יוצרת רשומה היסטורית מתמשכת של השינויים שבוצעו במסמך.

אם הפתרון שלך דורש מהמשתמשים להכניס ולהו להוציא מסמכים כדי לערוך אותם, באפשרותך להשתמש בתכונות ביישומי לקוח של Office 2016 התומכים בפעולות אלה. המשתמשים יכולים להוציא מסמכים, לבטל הוצאה ולה להכניס מסמכים מיישומי לקוח של Office 2016.

כאשר מסמך הוצא, הוא נעול לעריכה בלעדית על-ידי המשתמש. כאשר המשתמש שומר פעולות עריכה בקובץ זה, השינויים מועלים ונשמרים בשרת. השינויים פרטיים למשתמש ולא גלויים לאחרים. כאשר המשתמש מוכן להכניס את המסמך, השינויים האחרונים יהיו גלויים לאחרים ויפורסמו.

מיישומי לקוח של Office 2016, המשתמשים יכולים גם לבחור להשאיר מסמכים שהוהוצאה בשרת על-ידי שינוי אפשרויות עריכת תוכן.

תכנון ניהול מסמכים ב- SharePoint 2013