תקציר: למד כיצד להשתמש בניהול גירסאות, אישור תוכן והוצאת קבצים ב- SharePoint 2013 כדי לשלוט בגירסאות מסמכים לאורך מחזור החיים שלהן.
מאמר זה מתאר כיצד לתכנן להשתמש בניהול גירסאות, אישור תוכן והוצאת קבצים ב- SharePoint Server 2016 כדי לשלוט בגירסאות מסמכים לאורך מחזור החיים שלהן.
לפני קריאת מאמר זה, עליך להבין את תהליך תכנון ניהול המסמכים המתואר במבט כולל על ניהול מסמכים ב- SharePoint 2013.
במאמר זה:
אודות ניהול גירסאות, אישור תוכן והוצאות
SharePoint Server 2016 כולל את התכונות הבאות שיכולות לעזור לך לשלוט במסמכים בספריית מסמכים:
- ניהול גירסאות הוא השיטה שבאמצעותה ממוספרות ונשמרות גירסאות חוזרות של מסמך.
- אישור תוכן הוא השיטה שבאמצעותה חברי אתר בעלי הרשאות מאשר שולטים בפרסום התוכן.
- הוצאהוהכנסה הן השיטות שבאמצעותן משתמשים יכולים לשלוט בצורה טובה יותר בעת יצירת גירסה חדשה של מסמך וכן להעיר הערה על שינויים שהם ביצעו בעת הכנסת מסמך.
עליך לקבוע הגדרות עבור תכונות הפיקוח על תוכן הנדונות במאמר זה בספריות מסמכים. כדי לשתף הגדרות אלה בין ספריות בפתרון שלך, באפשרותך ליצור תבניות ספריית מסמכים הכוללות את הגדרות הפיקוח על התוכן שלך. פעולה זו מבטיחה שספריות חדשות ישקפו את החלטות הפיקוח על התוכן שלך.
לקבלת מידע נוסף על ניהול גירסאות, ראה הפעלה וקביעת תצורה של ניהול גירסאות עבור רשימה או ספריה.
ניהול גירסאות של תוכנית
פקד ניהול הגירסאות המהווה ברירת מחדל עבור ספריית מסמכים תלוי בתבנית אוסף האתרים. עם זאת, באפשרותך לקבוע את התצורה של בקרת ניהול גירסאות עבור ספריית מסמכים בהתאם לדרישות הספציפיות שלך. לכל ספריית מסמכים יכול להיות פקד ניהול גירסאות שונה המתאים ביותר לסוג המסמכים בספריה. SharePoint Server 2016 כולל שלוש אפשרויות של ניהול גירסאות:
- ללא ניהול גירסאות מציין שלא יישמרו גירסאות קודמות של מסמכים. כאשר לא נעשה שימוש בניהול גירסאות, גירסאות קודמות של מסמכים אינן ניתנות לאחזור, וגם היסטוריית המסמכים אינה נשמרת מאחר שהערות הנלוות לכל איטרציה של מסמך אינן נשמרות. השתמש באפשרות זו בספריות מסמכים המכילות תוכן לא חשוב או תוכן שלעולם לא ישתנה.
-
יצירת גירסאות ראשיות מציין שגירסאות ממוספרות של מסמכים נשמרות באמצעות סכימת ניהול גירסאות פשוטה (כגון 1, 2, 3). כדי לשלוט בהשפעה על שטח האחסון, באפשרותך לציין כמה גירסאות קודמות יש לשמור, תוך ספירה לאחור מהגירסה הנוכחית.
בניהול גירסאות ראשיות, בכל פעם שנשמרת גירסה חדשה של מסמך, כל המשתמשים בעלי הרשאות לספריית המסמכים יוכלו להציג את התוכן. השתמש באפשרות זו כאשר אינך מעוניין להבדיל בין גירסאות טיוטה של מסמכים לבין גירסאות שפורסמו. לדוגמה, בספריית מסמכים הנמצאת בשימוש על-ידי קבוצת עבודה בארגון, ניהול גירסאות ראשיות הוא אפשרות טובה אם לכולם בצוות נדרשת היכולת להציג את כל האיטראציות של כל מסמך. -
יצירת גירסאות ראשיות ומשניות (טיוטה) מציין כי גירסאות ממוספרות של מסמכים נשמרות באמצעות סכימת ניהול גירסאות ראשיות ומשניות (כגון 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). גירסאות המסתיימות ב - .0 הן גירסאות ראשיות וגירסאות שמסתיימות בהרחבות שאינן אפס הן גירסאות משניות. גירסאות ראשיות ומשניות קודמות של מסמכים נשמרות יחד עם הגירסאות הנוכחיות. כדי לשלוט בהשפעה על שטח האחסון, באפשרותך לציין כמה גירסאות ראשיות קודמות יש לשמור, תוך ספירה לאחור מהגירסה הנוכחית. באפשרותך גם לציין כמה גירסאות ראשיות שנשמרות צריכות לכלול את הגירסאות המשניות שלהן. לדוגמה, אם תציין שיש לשמור גירסאות משניות עבור שתי גירסאות ראשיות והגירסה הראשית הנוכחית היא 4.0, כל הגירסאות המשניות החל מ- 3.1 יישמרו.
בניהול גירסאות ראשיות ומשניות, כל משתמש בעל הרשאות קריאה יכול להציג גירסאות ראשיות של מסמכים. באפשרותך לציין אילו משתמשים יוכלו להציג גם גירסאות משניות. בדרך כלל, מומלץ להעניק הרשאות הצגה ועבודה עם גירסאות משניות למשתמשים שיכולים לערוך פריטים, ולהגביל משתמשים בעלי הרשאות קריאה להצגת גירסאות ראשיות בלבד.
השתמש בניהול גירסאות ראשיות ומשניות כאשר ברצונך להבחין בין תוכן שפורסם שהקהל יכול להציג לבין תוכן טיוטה שעדיין אינו מוכן לפרסום. לדוגמה, באתר משאבי אנוש המתאר הטבות ארגוניות, השתמש בניהול גירסאות ראשיות ומשניות כדי להגביל את הגישה של העובדים לתיאורי הטבות בעת עריכת שינויים.
הערה
בעת יצירת גירסה חדשה של מסמך, השינויים המצטברים מאוחסנים ב- SQL Server, במקום עותק חדש ומוחלט של המסמך. פעולה זו מספקת את שטח האחסון היעיל ביותר ועוזרת להפחית את דרישות האחסון הכוללות.
תכנון אישור תוכן
השתמש באישור תוכן כדי להפוך תוכן לרשמי ולשלוט בהפיכת תוכן לזמין לקהל. לדוגמה, ארגון המפרסם תוכן כאחד מהמוצרים או השירותים שלו עשוי לדרוש בדיקה ואישור משפטיים לפני פרסום התוכן.
טיוטת מסמך הממתינה לאישור תוכן נמצאת במצב 'ממתין לאישור'. כאשר מאשר בודק את המסמך ומאשר את התוכן, הוא הופך לזמין להצגה על-ידי משתמשים בעלי הרשאות קריאה. בעלים של ספריית מסמכים יכול להפוך אישור תוכן לזמין עבור ספריית מסמכים, ובאופן אופציונלי, יכול לשייך זרימת עבודה לספריה כדי להפעיל את תהליך האישור.
האופן שבו מסמכים נשלחים לאישור משתנה בהתאם להגדרות ניהול הגירסאות בספריית המסמכים:
-
ללא ניהול גירסאות אם לא נעשה שימוש בניהול גירסאות ונשמרים שינויים במסמך, מצב המסמך הופך ל'ממתין'. SharePoint Server 2016 שומר את הגירסה הקודמת של המסמך כך שמשתמשים בעלי הרשאות קריאה יוכלו עדיין להציג אותו. לאחר אישור השינויים הממתינים, הגירסה החדשה של המסמך הופכת לזמינה להצגה על-ידי משתמשים בעלי הרשאות קריאה, והגירסה הקודמת אינה נשמרת.
אם לא נעשה שימוש בניהול גירסאות ומסמך חדש מועלה לספריית המסמכים, הוא מתווסף לספריה במצב 'ממתין' ומשתמשים שיש להם הרשאות קריאה אינם יכולים להציג אותו עד לאישורו. -
יצירת גירסאות ראשיות אם נעשה שימוש בניהול גירסאות ראשיות ונשמרים שינויים במסמך, מצב המסמך הופך ל'בהמתנה' והגירסה הראשית הקודמת של המסמך הופכת לזמינה להצגה על-ידי משתמשים בעלי הרשאות קריאה. לאחר אישור השינויים במסמך, גירסה ראשית חדשה של המסמך נוצרת והופכת לזמינה עבור משתמשים בעלי הרשאות קריאה, והגירסה הראשית הקודמת נשמרת ברשימת ההיסטוריה של המסמך.
אם נעשה שימוש בניהול גירסאות ראשיות ומסמך חדש מועלה לספריית המסמכים, הוא מתווסף לספריה במצב 'ממתין' ומשתמשים בעלי הרשאות קריאה אינם יכולים להציג אותו עד לאישורו כגירסה 1. -
יצירת גירסאות ראשיות ומשניות (טיוטה) אם נעשה שימוש בניהול גירסאות ראשיות ומשניות ונשמרים שינויים במסמך, למחבר יש אפשרות לבחור בין שמירת גירסה משנית חדשה של המסמך כטיוטה או יצירת גירסה ראשית חדשה, פעולה המשנה את מצב המסמך ל'ממתין'. לאחר אישור השינויים במסמך, נוצרת גירסה ראשית חדשה של המסמך שהופכת לזמינה עבור משתמשים בעלי הרשאות קריאה. בניהול גירסאות ראשיות ומשניות, גירסאות ראשיות ומשניות של מסמכים נשמרות ברשימת ההיסטוריה של המסמך.
אם נעשה שימוש בניהול גירסאות ראשיות ומשניות ומועלית מסמך חדש לספריית המסמכים, ניתן להוסיף אותו לספריה במצב טיוטה כגירסה 0.1, או שהמחבר יכול לבקש אישור באופן מיידי. במקרה זה, מצב המסמך הופך ל'ממתין'.
תכנון הוצאה והכנסה
באפשרותך לדרוש מהמשתמשים להוציא מסמכים מספריית מסמכים לפני שהם עורכים את המסמכים. היתרונות של דרישת צ'ק-אאוט וצ'ק-אין כוללים את הדברים הבאים:
- שליטה טובה יותר במועד היצירה של גירסאות מסמכים. כאשר מתבצעת הוצאה של מסמך, המחבר יכול לשמור את המסמך בלי להכניס אותו. משתמשים אחרים של ספריית המסמכים לא יוכלו לראות שינויים אלה, ולא תיווצר גירסה חדשה. גירסה חדשה (הגלויה למשתמשים אחרים) נוצרת רק כאשר מחבר מכניס מסמך. זה נותן למחבר יותר גמישות ושליטה.
- לכידה טובה יותר של מטה-נתונים. כאשר מסמך מוכנס, המחבר יכול לכתוב הערות המתארות את השינויים שבוצעו במסמך. פעולה זו יוצרת תיעוד היסטורי מתמשך של השינויים שבוצעו במסמך.
אם הפתרון שלך דורש ממשתמשים להכניס ולהוציא מסמכים כדי לערוך אותם, באפשרותך להשתמש בתכונות ביישומי לקוח Office 2016 התומכים בפעולות אלה. משתמשים יכולים להוציא מסמכים, לבטל הוצאות ולהכניס מסמכים מיישומי לקוח של Office 2016.
בעת הוצאת מסמך, הוא ננעל לעריכה בלעדית של המשתמש. כאשר המשתמש שומר פעולות עריכה בקובץ זה, השינויים מועלים ונשמרים בשרת. השינויים הם פרטיים למשתמש ואינם גלויים לאחרים. כשהמשתמש מוכן להכניס את המסמך, השינויים האחרונים הופכים לגלויים לאנשים אחרים ומתפרסמים.
מתוך יישומי הלקוח של Office 2016, המשתמשים יכולים גם לבחור להשאיר מסמכים שהוצאו בשרת על-ידי שינוי אפשרויות עריכת התוכן.
הערה
אין להוציא מסמך בעת שימוש בפונקציונליות של עריכה משותפת.