מבט כולל על ניהול מסמכים ב- SharePoint

סיכום: למד אודות הרכיבים של פתרון ניהול מסמכים ותהליך תכנון ניהול המסמכים ב- SharePoint 2013.

מאמר זה מכיל תיאור ברמה גבוהה של הרכיבים השונים של פתרון ניהול מסמכים המבוסס על SharePoint Server 2016.

ניהול מסמכים שולט במחזור החיים של מסמכים בארגון שלך - האופן שבו הם נוצרים, נבדקים ופורסמו, וכיצד בסופו של דבר הם מוסולפים או נשמרים. על אף המונח "ניהול" מרמז על כך שהמידע נשלט מראש הארגון, מערכת ניהול מסמכים יעילה צריכה לשקף את תרבות הארגון המשתמש בו. הכלים שבהם אתה משתמש לניהול מסמכים צריכים להיות גמישים מספיק כדי לאפשר לך לשלוט באופן הדוק במחזור החיים של מסמך, אם זה מתאים לתרבות וליעדים של הארגון, אך גם כדי לאפשר לך ליישם מערכת מובנית יותר, אם זה מתאים יותר לארגון שלך.

הרכיבים של מערכת ניהול מסמכים

פתרון יעיל לניהול מסמכים מציין את האפשרויות הבאות:

• אילו סוגים של מסמכים ותוכן אחר ניתן ליצור בארגון.
• באיזו תבנית יש להשתמש עבור כל סוג של מסמך.
• אילו מטה-נתונים יש לספק עבור כל סוג של מסמך.
• היכן לאחסן מסמך בכל שלב במחזור החיים שלו.
• כיצד לשלוט בגישה למסמך בכל שלב במחזור החיים שלו.
• כיצד להעביר מסמכים בתוך הארגון כאשר חברי צוות תורמים ליצירה, לסקירה, לאישור, לפרסום ולפריט של המסמכים.

SharePoint Foundation 2013 כולל תכונות המיישמים את כל ההיבטים הללו של ניהול מסמכים. SharePoint Server 2016 כולל את אותן תכונות ומוסיף גם את התכונות הבאות:

• אילו פריטי מדיניות יש להחיל על מסמכים כדי לבצע ביקורת על פעולות הקשורות למסמכים, מסמכים נשמרים או מוסולפים בהתאם, ותוכן החשוב לארגון מוגן.
• כיצד לטפל במסמכים כרשומות ארגוניות, שיש לשמור לפי דרישות משפטיות וקווים מנחים ארגוניים.

כדי לוודא שעובדי מידע יוכלו לנצל בקלות יכולות אלה מבלי שתצטרך לצאת מהפעולות היום-יומיות וכלים המוכרים שלהם, יישומים במערכת Microsoft Office - כגון Microsoft Outlook ו- Word – כוללים גם תכונות התומכות בכל שלב במחזור החיים של מסמך.

תהליך התכנון

תהליך תכנון ניהול המסמכים כולל את השלבים העיקריים הבאים:

1. זיהוי תפקידי ניהול מסמכים ודא שהתוכניות שלך משלבות את המשוב של בעלי העניין העיקריים בארגון שלך, יש לך את הצוות הטוב ביותר ליישם את הפתרון, ואתה יודע מי ישתתף בתהליכים של ניהול מסמכים.

2. ניתוח השימוש במסמך לאחר שתזהה מי עובד על מסמכים, קבע את סוגי המסמכים שבהם הם עובדים וכיצד הם משתמשים בהם. לקבלת מידע נוסף, ראה זיהוי משתמשים וניתוח השימוש במסמכים (SharePoint Server 2010).

3. תכנון ארגון המסמכים באפשרותך לארגן מסמכים באוספים, אתרים וספריות של אתרים. SharePoint Server 2016 מציע מגוון תכונות שיעזרו לך לארגן ולאחסן מסמכים, החל מאתרים מיוחדים וכלה בספריות מסמכים מובנות באופן רפוי ליצירת מסמכים ולשיתוף פעולה מהירים. בתוך ספריה, באפשרותך בנוסף לארגן תוכן בתיקיות ובתיקיות משנה. לקבלת מידע נוסף, ראה תכנון ספריית מסמכים (SharePoint Server 2010).

4. תכנון האופן שבו תוכן עובר בין מיקומים ייתכן שיהיה צורך להעביר או להעתיק מסמך מאתר או ספריה אחת לאחרת בשלבים שונים של מחזור החיים שלו. לקבלת מידע נוסף, ראה "תכנון זרימת התוכן" בתכנון ספריית מסמכים (SharePoint Server 2010).

5. תכנון סוגי תוכן השתמש בסוגי תוכן כדי לארגן מידע אודות מסמכים, כגון מטה-נתונים, תבניות מסמך ותהליכי זרימת עבודה. זהו שלב חשוב שסייע לך לארגן את המסמכים שלך ולאכוף עקביות ברחבי הארגון. לקבלת מידע נוסף, ראה תכנון סוג תוכן וזרימת עבודה (SharePoint Server 2010).

6. תכנון זרימות עבודה כאשר אתה מתכנן זרימות עבודה עבור הארגון שלך, באפשרותך לשלוט באופן העברת המסמכים מחבר צוות אחד לאחר ולעקוב אחריו כאשר כל משתתף משתף פעולה במחזור החיים של מסמך. SharePoint Server 2016 כולל זרימות עבודה עבור משימות צוות נפוצות כגון סקירה ואישור של מסמכים. SharePoint Server 2016 תומך גם ביצירה והתקנה של זרימות עבודה מותאמות אישית. לקבלת מידע נוסף, ראה תכנון סוג תוכן וזרימת עבודה (SharePoint Server 2010).

7. תכנון פיקוח על תוכן באפשרותך לתכנן את מידת הפקד המתאימה המבוססת על סוג תוכן או מיקום אחסון. לדוגמה, ייתכן שתדרוש הוצאת מסמכים בספריה מסוימת לפני שניתן יהיה לערוך אותם. לקבלת מידע נוסף, ראה ניהול גירסאות, אישור תוכן ותכנון הוצאה (SharePoint Server 2010).

8. מדיניות תוכנית עבור כל סוג תוכן, תכנן מדיניות לניהול מידע כדי לוודא שהמסמכים מביקורת, נשמרים ומטפלים בדרך אחרת בהתאם לדרישות המוסדיות והדרישות המשפטיות של הארגון שלך. SharePoint Server 2016 כולל פריטי מדיניות המיישמים ביקורת, שמירת מסמכים וב בקודים (כדי לוודא שניתן להתאים תוכן מודפס לגירסאות אלקטרוניות תואמות). לקבלת מידע נוסף, ראה תכנון מדיניות ניהול מידע (SharePoint Server 2010).

   הערה

   פריטי מדיניות אינם זמינים ב- SharePoint Foundation 2013.

זיהוי משתמשים וניתוח השימוש במסמכים (SharePoint Server 2010)

תכנון ספריית מסמכים (SharePoint Server 2010)

תכנון סוגי תוכן וזרימת עבודה (SharePoint Server 2010)

ניהול גירסאות, אישור תוכן ותכנון הוצאה (SharePoint Server 2010)

תכנון מדיניות ניהול מידע (SharePoint Server 2010)

שימוש באתר מרכז המסמכים