מבט כולל על ניהול מסמכים ב- SharePoint

תקציר: למד אודות הרכיבים של פתרון ניהול מסמכים ותהליך התכנון של ניהול המסמכים ב- SharePoint 2013.

מאמר זה מכיל תיאור ברמה גבוהה של הרכיבים השונים של פתרון ניהול מסמכים המבוסס על SharePoint Server 2016.

ניהול מסמכים שולט במחזור החיים של מסמכים בארגון שלך - כיצד הם נוצרים, נסקרים ומפורסמים וכיצד הם מסולקים או נשמרים בסופו של דבר. למרות שהמונח "ניהול" מרמז על כך שהמידע נשלט מראש הארגון, מערכת ניהול מסמכים יעילה צריכה לשקף את תרבות הארגון שמשתמש בה. הכלים שבהם אתה משתמש לניהול מסמכים צריכים להיות גמישים מספיק כדי לאפשר לך לשלוט באופן הדוק במחזור החיים של מסמך, אם הדבר מתאים לתרבות ולמטרות של הארגון שלך, אך גם לאפשר לך ליישם מערכת בעלת מבנה רופף יותר, אם היא מתאימה יותר לארגון שלך.

הרכיבים של מערכת ניהול מסמכים

פתרון יעיל לניהול מסמכים מציין את הרכיבים הבאים:

• אילו סוגים של מסמכים ותוכן אחר ניתן ליצור בארגון.
• באיזו תבנית להשתמש עבור כל סוג של מסמך.
• אילו מטה-נתונים יש לספק עבור כל סוג של מסמך.
• היכן לאחסן מסמך בכל שלב במחזור החיים שלו.
• כיצד לשלוט בגישה למסמך בכל שלב במחזור החיים שלו.
• אופן העברת מסמכים בתוך הארגון כאשר חברי צוות תורמים ליצירה, לסקירה, לאישור, לפרסום ולמסירת המסמכים.

SharePoint Foundation 2013 כולל תכונות המיישמות את כל ההיבטים הללו של ניהול מסמכים. SharePoint Server 2016 כולל את אותן התכונות, והוא גם מוסיף את התכונות הבאות:

• אילו פריטי מדיניות להחיל על מסמכים כדי שפעולות הקשורות למסמכים יעברו ביקורת, מסמכים נשמרים או מסולקים כראוי ותוכן החשוב לארגון מוגן.
• כיצד לטפל במסמכים כרשומות תאגידיות, אשר יש לשמור על פי דרישות החוק והנחיות החברה.

כדי לוודא שעובדי מידע יוכלו לנצל בקלות יכולות אלה מבלי לסטות מהפעולות היומיומיות ומהכלים המוכרים שלהם, יישומים ב- Microsoft Office System - כגון Microsoft Outlook ו- Word - כוללים גם תכונות התומכות בכל שלב במחזור החיים של המסמך.

תהליך התכנון

תהליך תכנון ניהול המסמכים מורכב מהשלבים העיקריים הבאים:

1. זיהוי תפקידי ניהול מסמכים ודא שהתוכניות שלך כוללות את המשוב מבעלי העניין המרכזיים בארגון שלך, שיש לך את הצוות הטוב ביותר ליישום הפתרון ואתה יודע מי ישתתף בתהליכי ניהול מסמכים.

2. ניתוח שימוש במסמך לאחר שתזהה מי עובד על מסמכים, קבע את סוגי המסמכים שעליהם הוא עובד וכיצד הוא משתמש בהם. לקבלת מידע נוסף, ראה זיהוי משתמשים וניתוח השימוש במסמכים (SharePoint Server 2010).

3. תכנון ארגון המסמכים באפשרותך לארגן מסמכים באוספי אתרים, באתרים ובספריות. SharePoint Server 2016 מציע מגוון תכונות המסייעות בארגון ובאחסון מסמכים, החל מאתרים ייעודיים וכלה בספריות מסמכים בעלות מבנה רופף לצורך יצירה ושיתוף פעולה מהירים של מסמכים. בתוך ספריה, ניתן בנוסף לארגן תוכן בתיקיות ובתיקיות משנה. לקבלת מידע נוסף, ראה תכנון ספריית מסמכים (SharePoint Server 2010).

4. תכנון האופן שבו תוכן עובר בין מיקומים ייתכן שתצטרך להעביר או להעתיק מסמך מאתר אחד או ספריה אחת לאחר בשלבים שונים של מחזור החיים שלו. לקבלת מידע נוסף, ראה "תכנון זרימת התוכן" ב'תכנון ספריית מסמכים' (SharePoint Server 2010).

5. סוגי תוכן של תוכנית השתמש בסוגי תוכן כדי לארגן מידע אודות מסמכים, כגון מטה-נתונים, תבניות מסמכים ותהליכי זרימת עבודה. זהו שלב חשוב שיעזור לך לארגן את המסמכים שלך ולאכוף עקביות ברחבי הארגון. לקבלת מידע נוסף, ראה סוג תוכן ותכנון זרימות עבודה (SharePoint Server 2010).

6. תכנון זרימות עבודה בעת תכנון זרימות עבודה עבור הארגון שלך, באפשרותך לשלוט ולעקוב אחר האופן שבו מסמכים עוברים מחבר צוות אחד למשנהו כאשר כל משתתף משתף פעולה במחזור החיים של המסמך. SharePoint Server 2016 כולל זרימות עבודה עבור משימות צוות נפוצות כגון סקירה ואישור של מסמכים. SharePoint Server 2016 תומך גם ביצירה והתקנה של זרימות עבודה מותאמות אישית. לקבלת מידע נוסף, ראה סוג תוכן ותכנון זרימות עבודה (SharePoint Server 2010).

7. תכנון פיקוח על תוכן באפשרותך לתכנן את מידת השליטה המתאימה בהתבסס על סוג התוכן או מיקום האחסון. לדוגמה, ייתכן שתדרוש הוצאה של מסמכים בספריה מסוימת לפני שניתן יהיה לערוך אותם. לקבלת מידע נוסף, ראה ניהול גירסאות, אישור תוכן ותכנון הוצאת קבצים (SharePoint Server 2010).

8. פריטי מדיניות של תוכנית עבור כל סוג תוכן, תכנן מדיניות ניהול מידע כדי לוודא שהמסמכים מבוקרים, נשמרים ומטופלים באופן אחר בהתאם לדרישות המוסדיות והחוקיות של הארגון שלך. SharePoint Server 2016 כולל פריטי מדיניות המיישמים ביקורת, שמירת מסמכים וברקודים (כדי לוודא שניתן לתאם בין תוכן מודפס לגירסאות אלקטרוניות מתאימות). לקבלת מידע נוסף, ראה תכנון מדיניות ניהול מידע (SharePoint Server 2010).

   הערה

   פריטי מדיניות אינם זמינים ב- SharePoint Foundation 2013.

זיהוי משתמשים וניתוח השימוש במסמכים (SharePoint Server 2010)

תכנון ספריית מסמכים (SharePoint Server 2010)

תכנון זרימות עבודה וסוג תוכן (SharePoint Server 2010)

ניהול גירסאות, אישור תוכן ותכנון הוצאות (SharePoint Server 2010)

תכנון מדיניות ניהול מידע (SharePoint Server 2010)

שימוש באתר מרכז המסמכים